Economie en Ondernemen keuzedeel secretarieel · Web viewMin-stage secretarieel. 2016/2017....

Economie en Ondernemen keuzedeel secretarieel

Keuzedeel secretarieel en officemanagement 2016/2017Min-stage secretarieel

Begindatum: 11 januari 2017Einddatum: 22 februari 2017

Verslag inleveren: 29 februari 2017

InleidingPraktijkopdracht 1.1: Vragenlijst

Praktijkopdracht 1.2: Agenda beheer

Praktijkopdracht 1.3: Bezoekers ontvangen

Praktijkopdracht 1.4: Organiseren van een bijeenkomst

Praktijkopdracht 1.5: Telefoongesprek voeren

Praktijkopdracht 1.6: Post verwerken

Praktijkopdracht 1.7: Woordenlijst

Praktijkopdracht 1.8: De receptiebalie

Praktijkopdracht 1.9 Telefoonalfabet oefenen

Praktijkopdracht 2.0 Verslag schrijven

2016/2017Economie en Ondernemen keuzedeel secretarieel

Praktijkopdracht 1.1: Vragenlijst

Vragenlijst secretarieel Vragenlijst Welkom bij de vragenlijst ‘secretariële beroepen’. Met deze vragenlijst willen Schoevers, Management Support en ECABO zicht krijgen op verschillen in secretariële functies, loopbaanwensen van secretaresses en trends en ontwikkelingen in het secretaressevak.

De vragenlijst is opgebouwd in thema’s. Allereerst willen we meer weten over de organisatie waar je werkt, jouw werkervaring, taken en opleidingsachtergrond. Daarna zoomen we in op jouw waardering van het beroep en je loopbaanwensen. Ter afsluiting willen we graag weten welke trends en ontwikkelingen jij signaleert in de secretariële beroepspraktijk.

Functiebenaming

1. Werkt u op dit moment een secretariële functie. Ja/Nee Indien ‘Nee’, dan de tekst: Als u niet meer in een secretariële functie werkt, maar wel recente werkervaring hebt in een secretariële functie (< 6 maanden), dan kunt u deze vragenlijst ook invullen. Ga voor het beantwoorden van de vragen uit van u laatste werkgever / opdracht.

2. Wat is de naam van uw functie (één antwoord mogelijk)? o Junior secretaresse o Secretaresse o Seniorsecretaresse o Juridisch secretaresse o Medisch secretaresse o Management assistant o Project secretaresse o Directiesecretaresse o Officemanager o Executive secretary/assistant o Personal assistant o Assistant to the manager o Anders, namelijk (tekstveld)

Organisatie 3. Hoeveel personen werken er op de vestiging van het bedrijf waar u werkzaam bent?

o 2 – 5o 5 – 10o 10 – 20o 20 – 50

o 50 – 100o 100 - 150o 150 – 200o 200 – 250

o 250 – 300o 500 – 1000o 1000 –

meer

4. Hoeveel personen werken er in een secretariële functie op de vestiging van het bedrijf waar u werkzaam bent? (numeriek vak)

5. Wie ondersteun je in de organisatie? (meerdere antwoorden mogelijk) o Afdeling. Hoeveel mensen? (numeriek veld) o Directie / MT. Hoeveel mensen? (numeriek veld)


o Anders, namelijk (open veld)

6. Wat is het vereiste werken denkniveau van je huidige functie? o Vmbo o Mbo o Mbo/hbo o Hbo o Wo

Werkervaring en arbeidsrelatie 7. Hoeveel werkervaring heb je in een secretariële functie?

o Minder dan 1 jaar o Tussen 1 en 5 jaar o Tussen 5 en 10 jaar o Tussen 10 en 15 jaar o Tussen 15 en 20 jaar o Langer dan 20 jaar

8. Op basis van welke soort overeenkomst ben je werkzaam? o Op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd o Op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd o Op basis van een tijdelijke uitzendovereenkomst o Op basis van een detacheringovereenkomst o Ik ben werkzaam als zelfstandige (freelancer / zzp’er) (door naar vraag 11) o Anders, namelijk………………………………………………………………………………………….

9. Hoeveel uur per week bedraagt het dienstverband gemiddeld bij je huidige werkgever? ………… uur

10. Hoeveel tijd besteed je aan overwerk (gemiddeld per week)? o …………………..uur o Niet van toepassing.

Taken 11. Maken onderstaande taken deel uit van je werkzaamheden? En zo ja, hoe vaak voer je deze taken uit. (Meerdere antwoorden mogelijk)

Taken vaak, regelmatig, soms, nietAgendabeheerNotulen uitwerken en afhandelenBezoekers ontvangenRelatienetwerk onderhoudenBijeenkomsten organiserenVergaderruimten en faciliteiten regelenReizen en (hotel)accommodaties regelen(Digitale) post en archief verzorgenZakelijke correspondentie verzorgenHR takenFinanciële takenFacilitaire takenTaken marketing en communicatieTaken voor intranet of websiteTaken ICTSocial media bijhouden voor de managerCoördinerende taken


Leidinggevende taken

12. Indien je nog andere taken uitvoert dan de hier genoemde taken, welke taken zijn dat dan?……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Pop-up : HR taken. • Afhandelen van verlofregistratie • Afhandelen van verzuimregistratie • Afhandelen van urenregistratie • Aan- en afwezigheidsregistratie • Afhandelen van declaraties (bv. dienstreizen, overwerk of scholingsregelingen) • (Voor)selectie van nieuw personeel • Werkzaamheden t.b.v. de salarisadministratie • Nieuwe werknemers informeren over P&O zaken (bv. rechtspositie, arbeidsvoorwaarden, bedrijfs- en cao-regelingen) • Management overzichten maken • Beheren van contracten

Financiële taken • Beheer budget kleine projecten • Beheer budget van de afdeling • Offertes aanvragen • Offertes afhandelen • Tekst voor het jaarverslag aanleveren • Taken rondom contracten • Aankoop klein materiaal b.v. kantoorartikelen, catering • Werkzaamheden t.b.v. in en/of uitgaande facturen

Facilitaire taken • Logistieke zaken regelen (zoals ‘storingen’, onderhoud apparatuur etc.) • Catering verzorgen • Kantoorvoorraad bijhouden

Taken marketing en communicatie • Registreren van klanten, leveranciers en personeel • PR taken uitvoeren (zoals mailingen verzorgen, attenties versturen etc.) • Redigeren van teksten • Ondersteunen bij beurzen en congressen • Regelen van drukwerk/promotie materiaal • Regelen van relatiegeschenken

Taken voor intranet of website • Beheer van (delen) intranet of website • Schrijven en/of redigeren van teksten voor intranet of website

Taken ICT • Vraagbaak voor specifieke/specialistische (software) toepassingen • ‘Super-user’ met extra rechten/taken op systemen of pakketten • Functioneel beheer van een portal, crm systeem of een andere ICT toepassing

Coördinerende taken • Zorgen dat verschillende werkzaamheden door verschillende personen worden gedaan • Zonder hiërarchische bevoegdheden

Leidinggevende taken


• Met hiërarchische bevoegdheden zoals het voeren van beoordelingsgesprekken

13. Heeft jouw organisatie de afgelopen tijd te maken gehad met reorganisaties of bezuinigingen? Ja/Nee Indien Ja: Heeft dit effect gehad op jouw takenpakket? Ja / Nee Indien Ja: Welk effect? (meerdere antwoorden mogelijk)

o Omvang takenpakket is groter geworden o Omvang takenpakket is kleiner geworden o Ik werk voor meer mensen o Ik voer andere, niet secretariële, taken uit. Welke taken zijn dat? (tekstveld) o Anders, namelijk (tekstveld)

Taal 14. (Vraag 14 alleen in te vullen door secretaresses met meer dan 5 jaar werkervaring (vraag 6) en wanneer het antwoord op vraag 4 groter is dan 1) 15. Werken er in jouw organisatie secretaresses met een secretariële mbo opleiding die hun diploma nog niet zo lang geleden hebben behaald (< 5 jaar)? Ja / Nee / Onbekend

Indien Ja: Hoe beoordeel jij hun beheersing van de Nederlandse taal?

Taalbeheersing goed, redelijk, matig, slecht, weet ik nietSchriftelijkMondeling

Wanneer ‘matig’ of ‘slecht’ is geantwoord: Waaruit blijkt dat? (tekstvak)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

De volgende vragen gaan over het gebruik van moderne vreemde talen. 16. Stelling: Voor mijn werk is het belangrijk dat ik één of meerdere vreemde talen beheers. (helemaal eens / eens/ oneens / helemaal oneens)

Indien (helemaal) eens: 17. Welke moderne vreemde talen zijn dat (meerdere antwoorden mogelijk)

o Engels o Duits o Frans o Spaans o Een andere dan bovengenoemde taal, namelijk (tekstveld)

Per aangekruiste taal bij vraag 16, de volgende vervolgvragen: 18. Voer je gesprekken in het <taal vraag 16>? Dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder, niet

19. Schrijf je in het <taal vraag 16>? Dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder, niet

De volgende vragen gaan over opleidingsachtergrond, waardering van het beroep en loopbaanwensen.

Opleidingsachtergrond


20. Wat is je hoogste afgeronde (voor)opleiding: o Vmbo/mavo o Havo/mms o Vwo/hbs o Mbo Indien mbo, dan venster: Mbo

secretarieel o Andere mbo opleiding. Welke mbo

opleiding (tekstvak)o Hbo Indien hbo, dan venster: Welke

hbo opleiding (tekstvak) o Wo Indien wo, dan venster: Welke wo

opleiding (tekstvak) o Anders, namelijk (tekstvak)

Waardering van het beroep 21. Kun je van de volgende onderdelen aangeven of je ze belangrijk vindt en of je daarover tevreden bent in je huidige functie?

Flexibele werktijden Parttime werken Zelfstandigheid Salaris Reistijd Thuis werken (Collegiale) contacten / Sfeer Scholingsmogelijkheden Loopbaanmogelijkheden Uitdagingen Weinig stress Waardering Breedte takenpakket Verstandhouding met baas/opdrachtgever Coördinerende taken Leidinggevende taken Anders, namelijk (tekstveld)

22. Stelling: Ik ben over het algemeen tevreden met mijn huidige functie? (helemaal eens / eens/ neutraal / oneens / helemaal oneens)

Loopbaanwensen 23. Welke loopbaanwensen/ambities heb je voor de komende twee jaar? (meerdere antwoorden mogelijk)

o Geen (doorgaan naar vraag 25) o Andere secretariële functie o Niet secretariële functie nl. (tekstvak) o Meer werkzaamheden P&O o Meer werkzaamheden communicatie en voorlichting o Meer werkzaamheden in- en verkoop o Meer werkzaamheden financiële administratie o Meer werkzaamheden intranet of website o Meer taken ICT o Meer leiding geven o Meer coördinerende taken o Meer verantwoordelijkheden. Toelichting (tekstvak)


Heel belangrijk/ belangrijk/onbelangrijk heel onbelangrijk (vierpuntschaal)

heel tevreden/ tevreden/ niet tevreden niet ontevreden/ ontevreden/ heel ontevreden (vijfpuntschaal)

o Meer zelfstandigheid. Toelichting (tekstvak) o Opleiding of cursus volgen. Wat voor opleiding of cursus? (tekstvak) o Anders, namelijk (tekstvak)

24. Hoe pak je het aan om je loopbaanwensen / ambities te realiseren? (meerdere antwoorden mogelijk) Ik ben daar (nog) niet actief mee bezig Ik overleg hierover met mijn werkgever / leidinggevende Is onderdeel van de beoordelings-/functioneringsgesprekken Ik oriënteer mij via internet Via social media Anders, namelijk (tekstvak) 25. Krijg je van je werkgever de mogelijkheid om een opleiding of cursus te volgen? Ja / Nee / Onbekend

26. Heeft jouw organisatie budget voor opleidingen gereserveerd? Ja / Nee / Onbekend Indien Ja: Hoeveel is dat per persoon per jaar? <numeriek veld> en <onbekend>

Social media Netwerken is het leggen en onderhouden van contacten die je verder kunnen helpen in je werk, je carrière en je privé leven. Voor netwerken is het gebruik van social media, zoals Twitter, Facebook en LinkedIn niet meer weg te denken. 27. Maak je voor je werk gebruik van social media? Ja / Nee

Indien Ja: Van welke sociale netwerken maak je voor je werk gebruik? (meerdere antwoorden mogelijk)

o LinkedIn o Twitter o Facebook o Blogs o Anders, namelijk (tekstvak)

(Alleen in te vullen door respondenten die in vraag 27 ‘Ja’ hebben geantwoord)

28. Wat is het doel van het gebruik van sociale netwerken voor je werk (meerdere antwoorden mogelijk

o Goed op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen o Specifieke vragen stellen o Specifieke vragen beantwoorden o Klanten vinden o In contact blijven met klanten en leveranciers o Netwerken o Bijhouden van social media voor de manager o Monitoren van wat er over de eigen organisatie online wordt gezegd (webcare) o Anders, namelijk (tekstvak)

Tot slot hebben wij nog vier vragen 29. Wat is je leeftijd? Jonger dan 20 jaar 20 tot 30 jaar 30 tot 40 jaar 40 tot 50 jaar 50 tot 60 jaar 60 jaar of ouder


30. Tot welke sector behoort het bedrijf waar je werkzaam bent? o Landbouw en visserij o Industrie en nutsbedrijven o Bouwnijverheid o Handel en reparatie o Horeca o Vervoer en opslag o Informatie en communicatie

o Financiële dienstverlening o Zakelijke dienstverlening o Overheid o Onderwijs o Zorg en welzijn o Cultuur, recreatie en overige dienstverlening o Weet ik niet o Anders, nl (tekstveld)

31. Ik ben werkzaam in postcodegebied: <numeriek veld> (viercijferige postcode)

32. Wat is de hoogte van je bruto maandsalaris (bij een volledige werkweek; exclusief overwerk)? o Minimumloon tot € 1500,- o € 1500,- tot € 2000,- o € 2000,- tot € 2500,- o € 2500,- tot € 3000,- o € 3000,- tot € 3500,- o € 3500,- tot € 4000,- o € 4000,- tot € 5000,- o € 5000,- en hoger o Weet ik niet

33. Dit wil ik nog kwijt (tekstvak)


Praktijkopdracht 1.2: Agenda beheer

Agendabeheer

In deze lesbrief:

soorten agenda

digitale agenda

beheren van digitale agenda

Soorten agendaIntroductie: Bekijk instructiefilmpje.

Op het bureau van iedere secretaresse lag een aantal jaren geleden nog een papieren agenda. Regelmatig moest ze een afspraak doorkrassen, omdat een afspraak niet doorging. Tegenwoordig werken ze met een digitale agenda in een e-mailprogramma. Ook op een smartphone of tablet kan een digitale agenda bekeken worden.


http://www.youtube.com/watch?v=wVAG26RhgII

Opdracht 1: Onderzoek de voor- en nadelen van een digitale agenda Werk in groepjes van 2. Begin een nieuw, leeg document in Word. Bedenk vier voordelen van een digitale agenda. Bedenk vier nadelen van een digitale agenda. Neem de onderstaande tabel over en vul hem in. Jullie mogen er 10 minuten aan werken. Dan moet de tabel gevuld zijn. Sla het document op onder de naam Uitwerking lesbrief agendabeheer.

Digitale agenda

Voordelen Nadelen


Digitale agenda De digitale agenda is een onderdeel van een e-mailprogramma. Het meest gebruikt wordt Outlook. Maar er wordt ook steeds meer gebruik gemaakt van de Googleagenda. Met een e-mailprogramma kun je e-mail lezen, versturen en beheren. Maar je kunt ook een agenda, contactpersonen en werkactiviteiten beheren. Een secretaresse kan meerdere accounts beheren, dus van een manager en die van haarzelf. Op deze manier heeft ze alles bij elkaar.

In de digitale agenda van Outlook kun je verschillende items invoegen.

Functie Betekenis Icoon Hoe invoegen in de agenda?

Afspraak maken Dit is een activiteit waarvoor geen andere mensen worden uitgenodigd.

- Klik op Agenda.- Klik op de button Nieuwe afspraak.- Typ bij Onderwerp de naam van de afspraak.

- Typ bij Locatie de plaats waar de afspraak is.

- Selecteer de begintijd en eindtijd in.- Klik op Opslaan en sluiten.

Taak maken Dit is een werkactiviteit die op een bepaald moment af moet zijn.

- Klik op Taken.- Klik op de button Nieuwe taak.- Typ bij Onderwerp de naam voor de taak. Bijvoorbeeld Btw-aangifte controleren of aan-en afwezigheidslijst invullen.


- Klik op Opslaan.

Vergadering maken

Dit is een activiteit waarvoor andere mensen worden uitgenodigd.

- Klik op Agenda.- Klik op de button Nieuw Vergaderverzoek.- Typ bij Onderwerp de naam van de afspraak.

- Typ bij Locatie de plaats waar de afspraak is.

- Selecteer de begintijd en eindtijd in.- Klik op Anderen toevoegen. - Selecteer de genodigden uit het adresboek.

- Klik op Verzenden.

Als je de vergadering vervolgens wilt wijzigen, open dan de vergadering. Pas de vergadering vervolgens aan en klik op OK.

Vergadering annuleren

- Open de geplande vergadering.- Klik op de button Vergadering annuleren.

Vergadering verwijderen

- Open de geplande vergadering.- Klik op de button Verwijderen.

Opdracht 2: Zet je weekplanning in digitale agenda. Werk in groepjes van 2. Pak je lesrooster. Open een digitale agenda. Ga na volgende week in de agenda. Zet je lessen in de agenda. Voeg sportlessen en wedstrijden toe in je agenda. Voeg eventuele andere afspraken in. Voeg eventuele verjaardagen in. Jullie mogen er 20 minuten aan werken. Dan moet de agenda zijn ingevuld.


Beheren van de agendaEen belangrijke taak van een secretaresse is het bijhouden van de agenda van een manager of leidinggevende. Het gaat dan om maken, wijzigen of verwijderen van afspraken. Alle gemaakte afspraken moeten in de agenda staan. Ook moet ze voorkomen dat haar leidinggevende gaat klagen over zijn bomvolle agenda.

Opdracht 3: Beheer een digitale agenda Werk in groepjes van 2. Ga verder in het document Uitwerking lesbrief agendabeheer. Open de digitale agenda van schooldirecteur Hans Zet. Ga in de agenda naar week 21 in 2015. Wijzig de onderstaande vergaderingen in de agenda. Maak een print screen van de digitale agenda van Hans Zet. Plak de print screen in het document. Jullie mogen er 30 minuten aan werken. Dan moet de opdracht klaar zijn. Sla het document op onder dezelfde naam.

In praktijkopdracht 1.2 leer je hoe je in de digitale en papieren agenda kan werken. De digitale agenda is niet meer weg te denken. De agenda vormt de spil in het secretaressevak. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de agenda, niet alleen van jezelf, maar ook voor je leidinggevende(n). Het plannen van afspraken doe je bijvoorbeeld ten behoeve van het houden van bijeenkomsten, vergaderingen, evenementen. Maar ook voor het plannen van afspraken voor relaties en klanten zowel in- als extern alsook buitenlandse gasten. Opdracht 1: Overzichtelijk agendabeheer 1. Kies voor een goed overzicht in je agenda, bijvoorbeeld voor alleen één hele dag inzien of werk met een week- of maandschema.


2. Ga na of je gemachtigd bent ook de agenda van je manager bij te houden. Zo ja, werk vanuit de agenda van je manager als het gaat om uitnodigingen en afspraken.

3. Houd zonodig de digitale agenda bij op meerdere apparaten b.v. mobiele telefoon, Ipad.

4. Zorg dat alle afspraken synchroon lopen met je digitale agenda.

5. Neem samen met je manager (b.v. aan het begin van iedere werkdag) de eventuele veranderingen in de agenda door.

6. Zorg dat je de agenda up-to-date houdt voor het invoeren, wijzigen of verwijderen van afspraken.

Opdracht 2: Afspraken plannen 1. Zorg dat je gemachtigd bent om alle afspraken van je manager te beheren.

2. Plan de afspraken en de verzoeken tot wijzigingen die in- en extern binnenkomen.

3. Zorg bij het plannen van een vergadering of bijeenkomst dat iedereen op de afgesproken tijd aanwezig is. Doe dit bijvoorbeeld met behulp van de datumprikker.nl of afspreken.nl

4. Houd met het invoeren van de afspraak voor je manager rekening met reistijd, pauzes en eventueel tijd voor de voorbereiding op de afspraak. Zorg voor het plannen van de afspraken dat je de locatie/reistijd goed inschat.

5. Voer wijzigingen in de agenda van je manager ook door in je eigen agenda.


6. Zorg dat de gemaakte afspraken helder en duidelijk weergegeven worden.

7. Voeg bij de omschrijving van de afspraak indien nodig b.v. een link in welke met de afspraak te maken heeft.

8. Koppel regelmatig terug met je manager of collega om de agenda door te nemen in verband met wijzigingen. Maak een kopie van de agenda voor de bespreking.

9. Maak zonodig dagelijks een afdruk van de afspraken die voor de betreffende dag in de agenda van de manager genoteerd staan.

Opdracht 3: Afspraken voorbereiden Met het voorbereiden van de afspraken voor je manager breng je de daaruit voortvloeiende activiteiten in kaart. 1. Denk bij elke afspraak wat jij moet doen om te zorgen dat je alle werkzaamheden hiervoor hebt uitgevoerd.

2. Informeer bij twijfel even of je alle verzoeken voor je manager hebt ingewilligd ter voorbereiding.

3. Zorg dat alle stukken gereed liggen op het juiste moment voor de afspraak van je manager zoals de agenda, een verslag, presentatie, laptop, routebeschrijving, voor de NS reis- en overstaptijden.

4. Check je e-mail nog even of je wijzigingen hebt ontvangen met betrekking tot de afspraak en geef die door.

5. Herinner bij twijfel je manager aan de afspraak en de daaruit voorvloeiende werkzaamheden voor jou en je manager.

6. Trek eventueel aan het begin van iedere werkdag een kwartiertje uit om samen met je manager de dag door te nemen zodat eventuele veranderingen met betrekking tot de afspraak bekend zijn.

Opdracht 4: Regelmatig terugkerende afspraken 1. Noteer de regelmatig terugkerende activiteiten in de agenda, zoals bijvoorbeeld een directie-overleg in de agenda zodra de data en tijdstippen bekend zijn.

2. Stem met je manager af of er bepaalde dagdelen zijn waarop hij geen afspraken wil. Voer deze terugkerende afspraak door in beide agenda’s.

3. Voer terugkerende afspraken maar één keer in.

4. Werk zonodig met kleuren om bepaalde items te laten opvallen. 30


Opdracht 5: Afspraken wijzigen/verwijderen in de agenda 1. Zorg wanneer je een afspraak annuleert of wijzigt dat je de manager en de betreffende collega’s/relaties die je hebt uitgenodigd op de hoogte brengt. Zorg ervoor dat je deze optie hebt ingesteld.

2. Verwijder de afspraak uit de agenda en verzend de annulering naar iedereen die je hebt uitgenodigd.

3. Zorg ook dat een afspraak niet verdwijnt of juist blijft staan wanneer de elektronische agenda op meerdere hulpmiddelen draait. Spreek met je manager af dat bevestigen en updates van afspraken alleen gedaan mogen worden op kantoor en niet thuis of onderweg.

4. Accepteer of weiger altijd een vergaderverzoek/afspraak vanuit postbak IN.

5. Stel de juiste prioriteiten wanneer er dubbele afspraken binnenkomen. Los dit op!

6. Voer dit ook door in de andere hulpmiddelen.

Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega’s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om?

2. Welke standaardafspraken heeft de persoon voor wie je de agenda bijhoudt?

3. Op welke tijdstippen wil jouw manager de agenda altijd vrij houden voor bepaalde werkzaamheden?

4. Hoe zelfstandig kun je afspraken regelen voor de manager(s) voor wie je de agenda bijhoudt?

5. Welk programma wordt gebruikt voor agendabeheer? 31


6. Kun je in het digitale agendaprogramma een item markeren als persoonlijk? Zo ja, hoe doe je dat?

7. Stel: je gaat twee weken op vakantie. Hoe kun je met de mogelijkheden uit het agendaprogramma waarover je beschikt aan anderen laten weten dat je er niet bent? Noem minstens twee acties die je kunt uitvoeren.

Tips - Trek aan het begin van iedere werkdag een kwartiertje of halfuurtje uit om samen met je manager de dag door te nemen zodat eventuele veranderingen bekend zijn.

- Houd altijd een slag om de arm bij het maken van nieuwe afspraken, vooral als je niet zeker weet waar je manager is, vergeet vooral niet om altijd een telefoonnummer te noteren. Mochten er dan wijzigingen optreden of mocht je manager in de file staan, dan kun je nog even snel bellen.

- Bevestig gemaakte afspraken altijd, bij voorkeur via de e-mail/SMS dan komt je manager ook nooit voor verrassingen te staan.

- Met een markeerfunctie in Outlook kun je in de agenda diverse soorten activiteiten aangeven, bijvoorbeeld: rood voor belangrijke zaken, groen voor routine afspraken en weer een andere kleur voor interne of externe besprekingen.

- Zorg ervoor dat er geen overlap in de planning optreedt, maar houd er rekening mee dat de reistijd wat kan uitlopen, pauzes en tijd voor het inlezen van stukken.

- Stukken die gelezen of besproken moeten worden tijdens een afspraak kun je aan de afspraak toevoegen, zodat je manager ze altijd snel kan vinden.

- Onder ‘Opmerkingen’ kun je altijd extra informatie plaatsen. Anderen kunnen deze informatie niet zien.

- Maak ook gebruik van de moderne middelen zoals SMS/Whatsapp./MSN om berichten aan je manager door te spelen. In samenspraak met je manager kun je hierover zelf ook afspraken maken.

Praktijkopdracht 1.3: Bezoekers ontvangen

Je ontvangt bij de receptiebalie de bezoekers die binnenkomen.Vraag of jij een tijdje de bezoekers die aan de balie komen, mag ontvangen.Vraag je collega wat je moet doen als er bezoekers komen. Vaak moet je de volgendedingen doen:• Bezoekers inschrijven en een pasje geven.• De collega voor wie de bezoeker komt, waarschuwen.• Je collega vragen of hij de bezoeker komt ophalen. Of jij wijst de bezoeker hoe hij naar dejuiste kamer of zaal kan lopen.• Als dat nodig is, de bezoeker laten wachten (vertel de bezoeker dat je collega hem zo komtophalen).• Eventueel koffie of thee aanbieden en serveren.• De bezoekers die weggaan uitschrijven en hun pasje innemen.


Bereid je ook goed voor op het doorverwijzen.• Zorg dat je de telefoonnummers van collega’s bij de hand hebt.• Zorg dat je een overzicht hebt van de kamers en afdelingen in het gebouw.Ontvang de bezoekers die aan de balie komen.• Behandel alle bezoekers vriendelijk en netjes.• Let op je taalgebruik.Vraag hulp van je collega als dat nodig is.Wat ging goed? ……………………………………………………………………………………...............…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................En wat kan beter? ……………………………………………………………………………………...........…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................……………………………………………………………………………………........................................

Praktijkopdracht 1.4: Organiseren van een bijeenkomst

Praktijkopdracht 1.5: Telefoongesprek voeren

Je gaat binnenkomende telefoontjes aannemen en mensen doorverbinden.Vraag eerst aan een collega hoe je de telefoon opneemt, wat je moet zeggen en hoe jemensen doorverbindt. Maak aantekeningen over wat je moet doen.Oefen hoe je telefoontjes moet doorverbinden, zonder dat de telefoon echt gaat.• Zeg hardop wat je doet.• Zeg de standaardzinnen hardop, zo kun je alvast een beetje oefenen.

Wat ging goed? ……………………………………………………………………………………...............…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................En wat kan beter? ……………………………………………………………………………………...........…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................


Praktijkopdracht 1.6: Post verwerken

In deze opdracht ga je poststukken verzenden.Vraag je praktijkopleider om een aantal poststukken die verzonden moeten worden.Vraag hoe je poststukken klaar maakt om te verzenden.Moeten poststukken geregistreerd worden? Als dat moet, vraag dan ook hoe dat werkt.Maak de poststukken helemaal klaar om te verzenden.Laat ter controle aan je praktijkopleider zien wat je gedaan hebt.Als iets niet helemaal goed is, verbeter dat dan.Leg de poststukken klaar voor verzending of breng ze weg.Vraag aan je praktijkopleider of je nog meer poststukken mag verzenden.Wat ging goed? ……………………………………………………………………………………...............…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................En wat kan beter? ……………………………………………………………………………………...........…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................……………………………………………………………………………………........................................

Je verwerkt de post die in het bedrijf of op de afdeling binnenkomt.Vraag aan je praktijkopleider of je binnengekomen post mag verwerken.Luister goed naar de instructies of kijk hoe dit werk wordt gedaan.Voer alle handelingen uit:• Openen van de post.• Inschrijven van de poststukken.• Digitaliseren of kopiëren als dat moet (vraag eerst hoe dat werkt).• Sorteren.• Misschien ook rondbrengen.Laat je werk aan de praktijkopleider zien.Vraag of je nog meer binnengekomen post mag verwerken.Wat ging goed? ……………………………………………………………………………………...............…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................


En wat kan beter? ……………………………………………………………………………………...........…………………………………………………………………………………….........................................…………………………………………………………………………………….........................................……………………………………………………………………………………........................................

Praktijkopdracht 1.7: Woordenlijst

Schrijf in je eigen woorden op wat deze woorden betekenen.Aangetekend versturen …………………………………………………………………........................Postbusnummer …………………………………………………………………........................Telefoonnotitie …………………………………………………………………........................Antwoordnummer …………………………………………………………………........................Fax …………………………………………………………………........................Per expresse versturen …………………………………………………………………........................Representatief …………………………………………………………………........................Digitaliseren …………………………………………………………………........................Welke nieuwe woorden ben je zelf nog tegengekomen in het leerbedrijf?Vul in:Woord 1: …………………………………………………………………........................Betekenis: …………………………………………………………………........................Woord 2: …………………………………………………………………........................Betekenis: …………………………………………………………………........................Woord 3: …………………………………………………………………........................Betekenis: …………………………………………………………………........................Woord 4: …………………………………………………………………........................Betekenis: …………………………………………………………………........................

Praktijkopdracht 1.8: De receptiebalie

Je gaat bij de receptiebalie zitten om te kijken hoe het werk gaat..Kijk mee hoe je collega de klanten te woord staat. Luister goed naar wat je collega zegt enwat de klant daarop antwoordt. Wat valt je op? Blijf aan de receptiebalie zitten zodat je eenaantal klanten kunt zien.Wat valt je op aan het werken bij de receptiebalie?……………………………………………………………………………………................................……………………………………………………………………………………................................……………………………………………………………………………………................................Wat wil je weten over de receptie? Stel jouw vragen aan de collega die aan het werk was aande receptie.Jouw vraag over de receptie: Het antwoord:1 .……………………………………… 1 .…………………………………………2 .……………………………………… 2 …………………………………………3 ………………………………………… 3 .…………………………………………4 ………………………………………… 4 .…………………………………………


5 ………………………………………… 5 .…………………………………………

Praktijkopdracht 1.9 Telefoonalfabet oefenen

Oefen met de volgende familienamen:

De jong VerhoevenRamautar BrouwerMahabier PolatKaraca De witHenriquez Dijkstra


https://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjz_ZLU8_HQAhVSN1AKHQwwD3AQjRwIBw&url=https://www.youtube.com/watch?v%3DZvtEao6hAu8&psig=AFQjCNFr055ow5sL_LEjAvGH2ERu9UitAw&ust=1481743642620383

Geerman De graafAksoy Van de HeijdenEl Idrissi Kramer

Praktijkopdracht 2.0 Verslag schrijven

Eisen voor het inleveren van het verslag:

Schrijf een zo goed mogelijk verslag.

Onder bijlagen wordt verstaan de ingevulde beoordelingsformulieren van verkoopgesprekken en de cd-rom met je PowerPoint presentatie.

Hoe ziet je verslag eruit?De volgende gegevens zitten minimaal in je verslag:

1. Voorkant.2. - Naam van het bedrijf;

- Adresgegevens van het bedrijf;- Telefoonnummer van het bedrijf;- E-mailadres van het bedrijf;- Naam van de bedrijfsleider;- Naam van de stagebegeleider;

3. Beoordeling verkoopgesprek + ondertekening door stagebegeleider.4. Foto’s ingepakte cadeaus e.d. + beoordeling + ondertekening door

stagebegeleider;


5. Bijlagen (beoordelingsformulier(en) verkoopgesprek(ken) + Cd-rom met PowerPoint presentatie).

Let nog op de volgende punten bij het maken van je verslag:

● Zorg voor een nette en mooie voorkant;● Gebruik geen tipp-ex want dit is niet netjes. Vul je opdrachten eerst

in met potlood en verbeter ze daarna met pen;● Stop alle opdrachten en verslagen in een plastic mapje

(snelhechter);● Geef steeds een bundeltje met opdrachten aan je stagebegeleider

zodat je stagebegeleider weet welke opdrachten je moet uitvoeren;● Maak zoveel mogelijk vragen en opdrachten thuis. De vragen waar

je geen antwoord op hebt, kun je dan vragen aan je stagebegeleider;

● Indien je problemen hebt met bepaalde opdrachten ga dan op tijd uitleg vragen en wacht niet tot de laatste dag want dan zal men minder snel bereid zijn om je nog te helpen;

● Lever je stagemap op tijd in bij je stagebegeleider om hem/haar de tijd te geven om het te controleren. Maak dus tijdig een afspraak met je begeleider;

Je stagebegeleider dient je stagemap te controleren op fouten en ondertekent je stagemap indien hij/zij akkoord gaat met de inhoud.


Economie en Ondernemen keuzedeel secretarieel · Web viewMin-stage secretarieel. 2016/2017....

Documents

Transcript of Economie en Ondernemen keuzedeel secretarieel · Web viewMin-stage secretarieel. 2016/2017....