Hoe verlos ik mijn bedrijf van de boekhouding?

Door 70% van je administratie te automatiseren

eenvoudig in 5 stappen

Stap 1 Voor boekhoudvrij ondernemen

Bedenk eens hoeveel tijd je overhoudt wanneer je helemaal geen boekhouding meer hoeft te doen! Tel daarbij de kosten van een traditionele boekhouder op en je weet dat je bedrijf van je boekhouding verlost moet worden. En wel zo snel mogelijk! Waarom zou ik dit stappenplan lezen? Bespaar je de moeite, in 5 stappen In 5 stappen laten we je zien hoe je helemaal van je boekhouding afkomt waardoor je jezelf een hoop tijd, geld en frustratie gaat besparen!

Tijd overhouden Als ondernemer wil je ondernemen en niet je tijd verliezen aan administratie. Wat zou het dan mooi zijn als de administratie gewoon vanzelf verliep. In deze handige serie lees je hoe je dat heel eenvoudig, in 5 stappen voor elkaar krijgt.

Uitstel kost geld De reden dat we dit stappenplan hebben geschreven is dat we ons zo ongelooflijk verbazen over (lees: ergeren aan) het feit dat nog steeds zoveel ondernemers extra moeten betalen voor ouderwetse, tekort schietende boekhoudpraktijken! Dus willen we alle ondernemers laten zien hoe makkelijk het is om geld en tijd te besparen met automatische administraties. Je betaalt dus extra geld, zolang je de stap naar online administratie blijft uitstellen. Concurrentievoordeel In deze roerige tijd waarin je je als ondernemer continu bezig moeten houden met de veranderende vraag van klanten, kan en mag het niet zo zijn dat je beslissingen neemt op basis van achterhaalde, onvolledige of zelfs mogelijk foutieve informatie over je bedrijf. Zodra je administratie automatisch verloopt en je met volledig up to date, eenvoudige overzichten naar je cijfers kunt kijken, worden cijfers stuurinformatie. Deze laat je zien waar je kunt besparen, welke elementen het meest succesvol zijn en waar je moet bijsturen. Rustig slapen Uit een onderzoek van Boekhouden in Excel blijkt dat dit de grootste angsten zijn van ondernemers met betrekking tot hun boekhouding: gebrek aan inzicht, onverwachte belastingschulden, te afhankelijk zijn van een accountant, hoge rekening van een accountant, te veel regels, geldproblemen krijgen, lage gemoedsrust.

Bron: onderzoek 2014 van Boekhouden in Excel met 328 ondernemers als respondent

Noot van de makers Is een eBook of stappenplan als dit niet altijd gewoon reclame van het bedrijf? Ja, natuurlijk. Gaan we je met OAMKB platknuffelen? Nee hoor, we willen je wel graag inspireren en een stuk kennis meegeven waar je echt iets aan hebt. Ben je hier blij mee? Help ons dan en like ons op Facebook OAMKB staat voor OMDENKEN in administratie voor het MKB Omdenken betekent dat je elk probleem tot jouw voordeel kunt maken. Veel ondernemers zien hun administratie als een noodzakelijk kwaad. Dat terwijl juist je administratie de kansen en verbeteringen blootlegt! Nu weten we natuurlijk dat ondernemers hun administratie vaak tijdrovend, saai en frustrerend vinden. Daarom streven we ernaar administraties volledig te automatiseren. Dit lukt inmiddels al tot 70%!

Vervolgens maken van de cijfers stuurinformatie waar je als ondernemer een concurrentievoordeel mee kunt behalen. Denk alleen al aan de besparing op de boekhoudkosten en het scherper kunnen inkopen door overzicht van je inventaris. Onze ondernemers halen al snel meer winst dan hun concurrenten die met ouderwetse boekhoudpakketten/systemen werken. We hopen dat je veel aan dit stappenplan hebt en het met plezier zult lezen!

Stap 1 Kies het beste online boekhoudpakket 1

Allereerst heb je een online boekhoudpakket nodig. Heb je die nog niet, vergelijk dan goed. Er komen steeds meer online boekhoudpakketten op de markt dus kijk naar wat je nodig hebt, maar vooral ook naar wat je niet nodig hebt. Reeleezee kun je bijvoorbeeld al gratis krijgen tot 5 mutaties per maand. Een volledig pakket is er al vanaf €25,- per maand. Zorg ook dat er een facturenmodule in zit. Wat online boekhouden je oplevert: je kunt overal, 24/7 bij je cijfers. Met 1 druk op de knop heb je je winst-verlies rekening. Je kunt directe vergelijkingen maken tussen jaaromzetten, seizoensomzetten, totale kosten van een product en opbrengsten per klant bijvoorbeeld. Snel en makkelijk overzicht dus!

1.1 De 4 algemene voordelen op een rij Online boekhouden heeft eigenlijk alleen maar voordelen. Mocht je ze nog niet allemaal kennen, dan vind je hier nog even kort de belangrijkste opgesomd van elk online boekhoudpakket.

1 Wanneer je bij OAMKB zit (al v.a. €95,- per maand), helpen we je het juiste pakket te kiezen, die nemen we op in de vaste maandprijs. Uiteraard zetten we je huidige administratie voor je over en geven jouw personeel gratis training.

I. Wereldwijd 24/7 inzicht in je cijfers Je kunt als ondernemer vanaf elke plek, ook vanaf je telefoon en tablet, op vakantie, op elk tijdstip je cijfers en de gegevens van je leveranciers en klanten inzien. Geen gesleep meer met spullen, maar alles bij de hand als je bij je notaris, bank, klant of leverancier zit. Nog even die openstaande factuur bekijken of de details van het contract.

II. Tijd besparend De software staat online, dus er hoeft niets geïnstalleerd te worden. Je kunt direct aan de slag door eenvoudig in te loggen. De meeste banken kunnen gekoppeld worden aan je online boekhouding, zodat je (medewerker) die gegevens niet meer zelf hoeft in te boeken. Een aantal online boekhoudsystemen heeft de mogelijkheid facturen automatisch te herkennen en in te boeken. Je (medewerker) hoeft de facturen dan alleen door te mailen en je bent weer helemaal bij met je boekhouding. Doordat gegevens binnen het systeem gemakkelijk te koppelen zijn, heb je met 1 druk op de knop een herinnering verstuurd (kan ook automatisch ingesteld worden) en kan bijvoorbeeld van een offerte een factuur gemaakt worden.

III. Veilig en betrouwbaar De online software staat op beveiligde servers van de de softwareleverancier. Ook daarvan worden back-ups gemaakt en beveiligd. Daarmee zijn je gegevens veiliger dan op kantoor. Computers maken geen fouten. Mensen wel. De digitaal verwerkte gegevens zijn altijd foutloos en volledig.

IV. Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk De online boekhouding is zo gemaakt, dat een leek er makkelijk mee kan werken. In de meeste systemen kun je vragen stellen bij een specifiek onderdeel, die dan binnen 48 uur worden beantwoord. De telefonische helpdesk is ook goed bereikbaar voor vragen. De overzichten zijn met 1 druk op de knop op te vragen. Zo heb je direct, een up-to-date overzicht van bijvoorbeeld je verlies-winst; je openstaande facturen of je winst per klant. 1.2 Welke pakketten zijn er? Ienemienemutte Er zijn (vooralsnog) 31 pakketten. Op alfabetische volgorde: Accountview, Acumulus, Asperion, Bizzcounter, Cash, ClearBooks, Conscribo, Davilex, Digitaal Kantoor, eboekhouden.nl, Easyadmin, Emuis, Exact, Ficsbook, King, Kleisteen, KPG7, Mamut, MoneyMonk, Minox, Offective, Reeleezee, Rompslomp, Snelstart, Sportlink, Tinq, Twinfield, Unit4multivers, Yoursminc, Yuki.

De prijzen variëren van €0,- tot €179,95 per maand. Keuze uit tientallen factuurapplicaties Er zijn minstens zoveel applicaties, alleen voor het versturen van facturen: MoneyBird, Factuursturen, Q-invoice, WeFact, efactuurdirect, Earny.nl, Workspace. Wellicht denk je nu: “Ik ga geen 2 verschillende pakketten nemen, dat werkt natuurlijk nooit met elkaar samen.” Dat is ook de essentie van het eerste criterium. Voor jouw informatie: wij gebruiken vooral Yuki, Exact, Twinfield en Reeleezee omdat zij al een tijd bestaan (dus zijn de kinderziektes eruit); ze volledig zijn en goed te combineren zijn met andere financiële applicaties (prognosticeren in Visionplanner; projectmanagement, sales administratie, CRM (Customer Relationship Management) en urenregistratie in Simplicate; personeelsplanningen in L1nda).

1.3 Waar let je op bij de aanschaf Tot zover had je de informatie ook kunnen Googlen. De kunst zit hem niet in het kopen van de ingrediënten, maar in het juist bereiden van je maaltijd. Welke online boekhouding is het beste en heeft wat jij nodig hebt, zonder dat je voor mogelijkheden hoeft te betalen die je niet gebruikt. Wat voor informatie wil je uit je boekhouding halen? Niet alleen een winst-verlies rekening bekijken is mogelijk, je kunt je hele inkoop- en verkoopstrategie eruit halen. Maar hoe? Welke systemen kun je koppelen? De keuze is reuze...cruciaal! Wanneer je eenmaal de hele administratie in een systeem hebt, stap je niet meer zo makkelijk over namelijk. Gegevens zijn niet zomaar in te lezen uit een ander systeem en moeten dan handmatig overgezet worden. OAMKB onthult hier het geheim de chef. Wanneer je dan een financieel adviseur kiest die het voor je organiseert, weet je waar je op moet letten. Dus stel jezelf de volgende vragen:

I. Hoeveel wil ik uitbesteden/automatiseren? Mogelijkheden variëren van het zelf invoeren van alle bonnetjes tot een volledig geautomatiseerde finance&control systeem waarbij de financial controller je alleen nog de betalingen voor akkoord aan je voorlegt en jou met maandelijkse overzichten op de hoogte houdt.

Ons advies is: je financieel adviseur (althans de onze kunnen dat) vragen je administratie tot 70% volledig automatisch te laten verlopen. Dit is inbegrepen bij de kosten van je financieel adviseur (althans bij ons) en bespaart je heel veel tijd en energie! Hiervoor is het handig een breed pakket te kiezen dat gemakkelijk uit te breiden is met modules als facturering, salarisadministratie, CRM, sales, begroting ed. Koppelingen tussen webapps worden gemaakt door middel van een API (application programming interface). Wanneer een systeem een ‘open-API’ heeft, kan er makkelijk gekoppeld worden met andere systemen, zodat die met elkaar kunnen ‘praten’.

II. Welke informatie heb ik nodig?

Mogelijkheden voor het genereren van (stuur)informatie variëren van het totaal af te dragen BTW tot het signaleren van betaalachterstanden en afwijkingen van begrote omzet ten opzichte van werkelijke omzet. Aangezien er geen boekhoudsoftware is die alle informatie die je zoekt op maat kan aanleveren, zul je pakketten moeten kunnen koppelen. Ze moeten dus elkaars ‘taal’ verstaan.

Je begint bij het basispakket (voor de inkoop- en verkoopfacturen inboeken, bankkoppelingen en de btw aangifte) en welke pakketten kunnen ‘praten’ met je basispakket. Kies een pakket dat gemakkelijk uit te breiden is met meer functionaliteiten/modules die je aan kunt zetten.

III. Hoe betrouwbaar is het boekhoudsoftware? Er komen steeds meer boekhoudsoftwarepakketten op de markt. Dat is mooi, want dit houdt de prijs van de grote aanbieders ook scherp. Ons advies is eerst goed te kijken naar de grootte en historie van de organisatie.

- Zet de organisatie jouw gegevens op goed beveiligde servers? - Zit er groot kapitaal achter zodat ze ook in de verre toekomst nog bestaan? - Is het een innovatieve club, die het pakket steeds weer wil en ook kan (financieel

technisch) verbeteren?

- Is de technische helpdesk goed geregeld?

IV. Hoe gebruiksvriendelijk is het? Heb je veel boekhoudkundige ervaring, dan kun je bijvoorbeeld heel goed overweg met uitgebreide pakketten als Exact online. Heb je dat niet, maar wil je wel snappen waar je mee bezig bent, dan is Yuki een heel geschikt pakket.

V. De kleine lettertjes

Sommige boekhoudsoftwarepaketten laten je betalen voor installatie, updates, onderhoud, hosting, betalen per ingeboekte factuur en/of voor elke minuut bij de helpdesk. Hoe makkelijk is het op te zeggen? Hoe lang is het opzegtermijn? Heb je een proeftermijn? Hoe is de aansprakelijkheid bij calamiteiten geregeld? 1.4 Ons advies aan de ZZP’er Je hebt alleen de officiële aangiften nodig. Je wilt zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan je administratie, maar wel overzicht houden. Je moet vooral weten welk bedrag je voor de BTW en inkomstenbelasting opzij moet zetten. Jouw pakket moet tenminste aan deze voorwaarden voldoen:

1. Het pakket moet jouw te betalen en betaalde facturen voor je kunnen inboeken. 2. Je moet er offertes in kunnen maken, 3. die eenvoudig omgezet kunnen worden in verkoopfacturen, 4. die weer eenvoudig te herinneren zijn. 5. Het pakket moet jouw bankgegevens automatisch kunnen inlezen. 6. Digitaal je btw aangifte kunnen doen. 7. De prijs/kwaliteit moet goed zijn en geen verrassingen verbergen

Vanuit de gegeven adviezen in punt 1 t/m 4 passen de applicaties op volgorde van geschiktheid: Yuki (va €25,- per maand), Ficsus (speciaal voor ZZP’ers), Reeleezee, Exact (va €29,- per maand). De financieel adviseur doet voor jou de officiële aangiftes en staat je bij in beslissingen over bijvoorbeeld investeringen, verzekeringen en bankzaken. Je kunt bij hem/haar ook terecht met al je ondernemers vragen. Denk aan: “Is het voordeliger om mijn privé auto

op de zaak te zetten?” Een goede adviseur (althans de onze) wijst je tevens op zaken waar je zelf nog niet aan had gedacht. Denk aan: “Je hebt dit jaar zo weinig kosten gemaakt, je kunt best nog een nieuwe computer aanschaffen. Door het belastingvoordeel is die computer 75% goedkoper dan normaal. “Voor de ondernemersaftrek is het goed je uren bij te houden. Dit is een geschikte app voor jou.” 1.5 Ons advies voor de MKB ondernemer Je hebt niet alleen officiële aangiften en personeelsadministratie nodig, maar ook stuurinformatie om de strategie van je bedrijf te optimaliseren. Jouw pakket moet tenminste aan deze voorwaarden voldoen:

1. De gehele financiële administratie moet geautomatiseerd kunnen worden (inclusief signaleringen).

2. Relevante overzichten zijn met 1 druk op de knop te zien

3. Een relatiebestand erin kunnen bijhouden, of kunnen koppelen of integreren.

4. Het pakket moet een meekijkfunctie hebben voor je financieel adviseur.

5. Het pakket moet meerdere gebruikers kunnen toestaan met verschillende bevoegdheden.

6. Goed kunnen koppelen met andere software applicaties zoals begrotingen, inventarisbeheer, wagenparkbeheer, inkoopscanners, salarisadministratie.

7. De prijs/kwaliteit moet goed zijn en geen verrassingen verbergen.

Vanuit de gegeven adviezen in punt 1 t/m 4 passen de applicaties op volgorde van geschiktheid: Yuki, Exact, Reeleezee, Twinfield…..Omdat Yuki vooral heel gebruiksvriendelijk is en je alleen een foto hoeft te kunnen maken om dit systeem te gebruiken. Vanuit de gegeven adviezen in punt 1 t/m 7 passen de applicaties op volgorde van geschiktheid: Exact, Yuki, Reeleezee, Twinfield… Omdat Exact meer inzicht geeft als je een boekhouding begrijpt en makkelijker te koppelen is aan geavanceerde andere webapplicaties en meer speciale functionaliteiten biedt. En nu? Nu schaf je je softwarepakket aan (of laat je adviseren door je OAMKB’er).

We kunnen niet genoeg benadrukken hoeveel invloed je keuze van het pakket in combinatie met de inrichting leidt tot een automatisch verlopende administratie van 70%. Dat wil zeggen dat er nauwelijks mensenwerk in jouw bedrijf gedaan hoeft te worden aan administratie. 1x goed ingericht maatwerk van je administratie levert jarenlang profijt op. In stap twee leggen we je uit hoe je digitale facturen maakt, verschillende templates en aanmaningen. 1x goed opzetten en daarna is factureren in enkele minuten gedaan. Aanmanen/herinneren kost enkele seconden. Ook laten we zien hoe de digitale inkoopfacturen automatisch ingelezen worden in je boekhouding.

Stap 2: Wat je accountant je niet vertelt Stap 3: Wat je accountant je ook niet vertelt

Stap 4: Ondernemers zijn er niet om boekhouders te spekken

Stap 5: Weg met die administratieve rompslomp!

Achterover leunen Bedenk eens hoeveel tijd je gaat overhouden om eens lekker achterover te leunen. Met je handen achter je hoofd eens uitgebreid naar je cijfers kijken en nieuwe strategieën bedenken die je ambities waar gaan maken. Er komt weer tijd om te sparren en te brainstormen. Daar zijn we bij OAMKB heel goed in.

Actie aanbod van OAMKB Omdat je de moeite hebt genomen tot hier te lezen, bieden we je een brainstorm sessie aan met de OAMKB financial bij jou in de buurt voor ter waarde van €150,- aan voor €95,-. Niet gratis? Wel hoor, als je daarna meteen klant wordt bij OAMKB, is de brainstorm gratis. OAMKB installeert je hele administratie in de voor jou meest geschikte digitale applicatie én gaan we verder je administratie automatiseren en finetunen door jou goed te vragen welke informatie je nodig hebt om (nog) beter je bedrijf te besturen, zonder dat je er moeite voor hoeft te doen. Dit is een investering die we doen in jou als klant. Bovendien bespreken we bij een maandabonnement doorlopend al je ambities en bekijken hoe je die zo snel mogelijk kunt waarmaken. Natuurlijk zorgen we ook dat je voldoet aan alle verplichtingen die de overheid stelt. Voor meer informatie of een gratis intakegesprek: mail info@oamkb.nl, bel 085 - 30 30 794 of klik door naar Stap 2: Wat je accountant je niet vertelt.