E-Team 2005

Voortgang Mozaiek

Erasmus Universiteit, 20 mei 2005

1.Mozaiek

2.Projectaanpak

3.Aandachtspunten en

aanbevelingen

E-Team 2005

MOZAIEK• m id• o ffice• za ken• i nformatie • e n• k ennis

De naam voor het nieuwe systeem waarmee we gaan werken

E-Team 2005

Doelstellingen

in 2005:

Documenten op intranet (mappenfunctionaliteit)

+

Post digitaal

+

Starten met zaken

Uitgangspunten• Gericht op zowel de interne organisatie als de burger• Oplossen multichanneling• Document- en contentmanagement via intranet (webbased)

Mozaiek

E-Team 2005

Documenten op intranet

Vroeger:• Documenten in verschillende omgevingen (novell, backofficesysteem,

div-dossier, email-berichten)

• Alle vergunningen bedrijf x?

• Documenten komen meerdere keren voor

• Welke versie van document?

• Lastig plaatsen document op intranet

• Moeilijk zoeken en vinden

Nu en later:• Document in één omgeving (ook email-berichten)

• Alle vergunningen bedrijf x!

• Document komt nog maar één keer voor

• Altijd laatste versie van document!

• Makkelijk plaatsen document op intranet

• Makkelijk zoeken en vinden

E-Team 2005

Post digitaal

Vroeger:• Handmatige bezorging (langzaam)

• Raadplegen papieren dossiers (DIV)

• Routering o.b.v. organisatie-indeling

• Geadresseerden ontvangen poststuk één-voor-één

Nu en straks:• Digitale bezorging (snel)

• Raadplegen digitale dossiers (intranet)

• Routering o.b.v. werkproces / zaaktype

• Geadresseerden ontvangen poststuk tegelijk

E-Team 2005

ZAAKDOSSIERS

KENNISMAPPEN

overigezaak

Scannen en en routen naar

bekendzaaktype

inbak afdeling

inbak medewerker

ter afhandeling

ter kennisname

Uitgangspunten m.b.t. postverwerking

E-Team 2005

Project Papier P@ssé MOZAIEK - PRO

2004 2005 2005…

Dec Jan Feb Maart/April Apr t/m Aug =====>

Fase A Fase B Fase C

Bijvoorbeeld:uitgaande post digitaal

(inclusief digitale handtekening)

trefwoorden/zoekwoorden-beheer en thesaurus

abonnementen op mappen en documenten in relatie tot

de bibliotheekzaken koppelen aan andere

registraties uit het gegevensmagazijn

verschil tussen versies van documenten worden

geautomatiseerdterughalen verwijderde documenten en mappen door applicatiebeheerder

Documentbeheer op werkplek Evaluatie fase A Functionaliteit Mozaïek (zaak) gereed

100 zaaktypen Testen, opleiding en instructie

5 pilot zaken digitaal

Novell schijven via intranetPost digitaal naar de werkplekken

Status on-line alle intakes web + post

Test + opleiding + instructieEvaluatie fase B

Inventarisatie procesgang DIVTesten, opleiding en instructie

Nulmeting DIVEvaluatie fase C

Inzicht klanten DIV

E-Team 2005

Dagelijkse documentverwerking Dordrecht

E-mails Poststukken Web-Intakes Faxen

Tjip vraagt na

? 1180 61

4,35

Buiten-locaties

PostkamerBalie/

receptie

6000 ˜ 1180

?

3,6DIV

1,3 113

104

Docman

104

Medewerker (sectoren)

Post gereg.: ˜ 65

extern

E-Team 2005

Organisatie

E-Team 2005

ProjectgroepSjoerd Bruinsma (pl)

Mark Voogd (pm)Jan Boeije

Corné Dekker- AD-hoc uit te breiden -

OpdrachtgeverMark Voogd (programmamanager)

Stuurgroep E-Government

WerkgroepArchivering & wet- en

regelgeving Sjoerd Bruinsma

Charges JuergensJan Boeije

Eveline BomasBob Rutte/Johan Welbergen (ntb)

Ad van Heijst

WerkgroepCommunicatie

Carola van GinkelBianca Lander

Ilse Luijsterburg

WerkgroepOpleiding en

implementatiebegeleidingRolf Gerritsen

Roland van OuwerkerkAda van Hoven

WerkgroepFunctionaliteitCorne Dekker

Ton RaaijmakersRolf Gerritsen

Bastiaan Klooster (usability)

ProjectondersteuningAd van Heijst (advies)

Kees Jan van Vliet (projectcontrol)

Projectorganisatie Mozaiek per april 2005

WerkgroepProces- en

informatieanalyse en AOSjoerd Bruinsma

Tjip PasmaWisselend:

Medewerker(s) afdelingMedewerker(s) DIV

WerkgroepBeheer

Willeke KooimanMedewerker ICT

Medewerker TMWMedewerker DIV

KlankbordgroepSjoerd Bruinsma

Jan Hein van den BerghEveline BomasRonald van DijkEdith van DijkRob Koppelaar

Anja LodderJoyce PrinsHans Slager

Minca VerboomHans Visser

Johan Welbergen

InteressegroepenTbv Klankbord, feedback, informeren,

input, afgeven signalen•Scanproces•Postintake

•Autorisaties•Voortgangsbewaking

•Archiveringsprocedure•Wet- en regelgeving

•Communicatie•Nieuwe DIV'er

Voorzitter

Ambassadeurs

Belangrijke afhankelijkheden

Concernjurist

E-Team 2005

• Menskant niet uit het oog verliezen

• Nazorg essentieel

• Gehele proces op de afdeling verandert

• Planning van implementatie realistisch houden

• Aanloopproblemen registratie post

Aandachtspunten

E-Team 2005

• Tijd nemen om de implementatieplanning op te stellen

• Eindplaatje in gedachten houden

• Oog voor de achterblijvers

• Begeleiding van de afdelingen, voorafgaand, tijdens maar

vooral ook na de implementatie

• Vasthouden van momentum, aandacht niet verslappen

• Aandacht voor veranderend proces, zowel aan de DIV-, als

aan de afdelingskant.

Aanbevelingen

E-Team 2005

Vragen?

E-Team 2005

A. Definitieve begroting Papier Passé € 473.000 B. Oorspronkelijke begroting Papier Passé € 393.000 ======== B. Nieuwe componenten € 80.000 AD A: Opbouw kosten Papier Passé: 1. Rechtstreeks aan het project gerelateerde kosten € 353.000 2. Vaste kosten € 65.000 3. Algemeen te verdelen € 55.000 ======== € 473.000 1. Rechtstreeks aan het project gerelateerde kosten Projectleiding 158.000 BPR 68.000 Extern advies 10.000 Capaciteitsondersteuning afd. DIV 30.000 Communicatie 15.000 Systeemcomponenten 40.000 Ontwikkeling 40.000 ======== Totaal € 353.000 2. Vaste kosten Deze kosten bedragen voor het project Papier Passé: Programmamanagement 25.000 ICT adviseur 25.000 Afd. Ondersteuning 7.500 Communicatie Personeel 7.500 ======== Totaal € 65.000 3. Algemeen te verdelen Huisvesting, ingehuurd personeel en overige kosten € 55.000 AD B: Opbouw nieuwe componenten: 1. Extern Advies € 10.000 2. Capaciteitsondersteuning DIV € 30.000 3. Aanschaf ICT Component € 40.000 ======== € 80.000