E-government in desociale sector:

de multifunctionele aangifte

Frank RobbenAdministrateur-generaalKruispuntbank Sociale Zekerheid

Koen Snyders Adjunct-administrateur-generaalRijksdienst voor Sociale Zekerheid

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

2

Structuur van de uiteenzetting

netwerk van de sociale sector doelstellingen en strategie principes inzake strategisch informatiebeheer multifunctionele aangifte

- doelstellingen- 3 onderdelen

portaalsite als communicatieplatform contact center ERANOVA kritische succesfactoren

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

3

Netwerk van de sociale sector

R

FW

R

GebruikersGebruikers

FW

FW

FW

RR

RPortaalPortaal

RFTPFTP

RIsabelIsabel

Vocale serverVocale server

FW

R

R

BackboneBackbone

R

FW

R

KSZ

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

4

Doelstellingen

een dienstverlening- aan sociaal verzekerden en ondernemingen- die effectief, efficiënt en gebruikersgericht is- met een minimum aan administratieve lasten

een effectieve en efficiënte beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de omgang met gegevens

een ondersteuning van het sociaal beleid met geïntegreerde informatie

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

5

Strategie

een gecoördineerde herziening van alle processen en relaties- binnen elke actor in de sociale sector- tussen actoren in de sociale sector onderling- tussen actoren in de sociale sector enerzijds en sociaal

verzekerden en ondernemingen anderzijds

met een maximale inzet van moderne technologieën uitgaande van een duidelijke visie inzake strategisch

informatiebeheer afdoende standaardisatie van begrippen en

procedures doorheen de hele sociale sector eenvormige instructies naar werkgevers en sociaal

verzekerden

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

6

Strategie

eenmalige opvraging van informatie bij de werkgever en de sociaal verzekerde en hergebruik door alle actoren in de sociale sector van deze informatie via het gebruik van het netwerk

uitbouw van waardeketens afgestemd op de leefwereld van de gebruikers

maximale mogelijkheid tot elektronische aangifte, verbetering en raadpleging van informatie, bij voorkeur van toepassing tot toepassing

neutraliteit - inzake uitkeringen voor sociaal verzekerden

- inzake loonkosten voor ondernemingen

- geen verlies van informatie in vergelijking met de huidige situatie

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

7

Visie strategisch informatiebeheer

modellering van informatie eenmalige inzameling en hergebruik van informatie beheer van informatie elektronische uitwisseling van informatie beveiliging van informatie

Informatie wordt gecoördineerd beheerd als een strategische productiefactor met naleving van een aantal vaste principes inzake

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

8

Modellering van informatie informatie wordt gemodelleerd op een wijze die zo

nauw mogelijk aansluit bij de feitelijke realiteit- definitie van informatie-elementen- definitie van kenmerken van informatie-elementen- definitie van relaties tussen informatie-elementen

de modellering houdt rekening met zoveel mogelijk voorzienbare gebruiksbehoeften van de informatie

het informatiemodel kan flexibel worden uitgebreid en aangepast indien de feitelijke realiteit of de gebruiksbehoeften wijzigen (verminderen of vermeerderen)

de fysische implementatie van het informatiemodel wordt afgestemd op de bestaande gebruiksbehoeften van de informatie

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

9

Inzameling en hergebruik

informatie wordt enkel ingezameld voor welbepaalde doeleinden en in de mate dat ze proportioneel is met deze doeleinden

informatie wordt slechts één keer ingezameld, zo dicht mogelijk bij de authentieke bron

de inzameling geschiedt via een kanaal gekozen door degene waarbij de informatie wordt ingezameld, maar bij voorkeur elektronisch, en met uniforme basisdiensten (single sign on, ontvangstmelding per bestand, notificatie per bericht, …)

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

10

Inzameling en hergebruik

de inzameling geschiedt op basis van het informatiemodel en op basis van zo eenvormig en eenvoudig mogelijke instructies

met de mogelijkheid tot kwaliteitscontrole door degene waarbij de informatie wordt ingezameld vóór de informatie-overdracht

de ingezamelde informatie wordt binnen de sociale sector één keer gevalideerd overeenkomstig een vastgelegde taakverdeling, door de instelling die daartoe over de meeste competenties beschikt of daarbij het meest belang heeft

en dan gedeeld met en hergebruikt door gemachtigde gebruikers

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

11

Beheer van informatie

een functionele taakverdeling is afgesproken omtrent welke instelling welke informatie in authentieke vorm opslaat, beheert en toegankelijk stelt voor alle gemachtigde gebruikers

de informatie wordt bewaard overeenkomstig het informatiemodel

de informatie kan flexibel worden geaggregeerd in functie van de wijzigende wettelijke begrippen

afspraken worden gemaakt inzake de toepassing van de nodige maatregelen voor het behoud van de integriteit en de consistentie van de informatie

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

12

Beheer van informatie elke instelling is verplicht om vermoede onjuistheden van de

informatie te melden aan de instelling die ze dient te valideren overeenkomstig de vastgelegde taakverdeling

elke instelling die informatie overeenkomstig de vastgelegde taakverdeling moet valideren, is verplicht om de gemelde vermoede onjuistheden te onderzoeken, zo nodig te verbeteren en de verbeterde informatie ter beschikking te stellen van de gekende belanghebbende instellingen

informatie wordt enkel beheerd zolang dat nodig is in functie van de bedrijfsbehoeften, het beleid of de regelgeving, of nog, bij voorkeur geanonimiseerd of gecodeerd, zolang ze relevante historische of archiefwaarde heeft

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

13

Uitwisseling van informatie

eenmaal ingezameld en gevalideerd, wordt de informatie zoveel mogelijk elektronisch opgeslagen, beheerd en uitgewisseld, om manuele heringave te vermijden

informatie wordt enkel uitgewisseld wanneer dat nodig is in functie van de bedrijfsbehoeften, het beleid of de regelgeving

de elektronische uitwisseling van informatie geschiedt op initiatief van- de instantie die over de informatie beschikt of- de instantie die de informatie nodig heeft of- de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

14

Uitwisseling van informatie

de elektronische uitwisseling van informatie geschiedt aan de hand van een functioneel en technisch interoperabiliteitsframework, dat geleidelijk, maar permanent mee-evolueert met open marktstandaarden, en onafhankelijk is van de gebruikte techniek van informatie-uitwisseling

de beschikbare informatie wordt pro-actief gebruikt voor- de automatische toekenning van rechten- de voorinvulling bij informatie-inzameling- de informatieverstrekking aan de betrokkenen

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

15

Beveiliging van informatie

persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor doeleinden die verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze zijn ingezameld

persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor daartoe gemachtigde instellingen en gebruikers in functie van de bedrijfsbehoeften, de regelgeving of de toepassing van het beleid

de machtiging voor de toegang tot persoonsgegevens wordt verleend door het door het Parlement benoemde Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid, nadat is vastgesteld dat aan de hogervermelde voorwaarden is voldaan

de toegangsmachtigingen zijn publiek

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

16

Beveiliging van informatie

elke concrete elektronische uitwisseling van persoonsgegevens wordt preventief getoetst op conformiteit met de geldende toegangsmachtigingen door een andere instantie dan degene die de informatie ter beschikking stelt of de informatie nodig heeft, in casu door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en/of de beheersinstelling van een sectoraal netwerk

elke elektronische uitwisseling van persoons-gegevens wordt gelogd, in casu door de KSZ en/of de beheersinstelling van een sectoraal netwerk, om eventueel oneigenlijk gebruik ex post te kunnen traceren

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

17

Beveiliging van informatie

telkens de informatie wordt gebruikt voor een beslissing wordt aan de betrokkene de gebruikte informatie meegedeeld bij de mededeling van de beslissing

elke persoon heeft recht op toegang en, in geval de gegevens onjuist zijn, op verbetering van zijn eigen persoonsgegevens

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

18

Multifunctionele aangifte doelstellingen

- waarborgen van een eenmalige elektronische aangifte door de werkgevers van alle gegevens nodig voor

• de berekening en inning van socialezekerheidsbijdragen op arbeidsinkomsten van werknemers, inclusief bijdrageverminderingen, door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO)

• de berekening van alle loon- en arbeidstijdgerelateerde uitkeringen van sociale zekerheid

- maximale onderlinge gegevensuitwisseling tussen de actoren in de sociale sector via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)

3 onderdelen- de elektronische aangifte van het begin en einde van een

arbeidsrelatie (DIMONA)

- de driemaandelijkse, elektronische, multifunctionele aangifte van loon- en arbeidstijdgegevens (DMFA)

- de elektronische aangiften van sociale risico’s (ASR) - 23 scenario’s

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

19

DIMONA

onmiddellijke aangifte van het ontstaan of de beëindiging van een arbeidsrelatie tussen een werkgever en een werknemer

kan enkel elektronisch, 24/7 gebeuren via- het portaal van de sociale zekerheid- FTP/MQSeries- het Isabelnetwerk- een vocale server

bij ontvangst wordt de identiteit van de werknemer geverifieerd, zodat een juiste en eenvormige identificatiesleutel m.b.t. werknemer wordt gebruikt door alle actoren in de sociale sector

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

20

DIMONA

de aangegeven gegevens zijn elektronisch beschikbaar, via het netwerk van de KSZ, voor alle actoren in de sociale sector die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun opdrachten (45,9 miljoen gegevensuitwisselingen in 2002)

geeft de werkgever het recht, m.b.t. de betrokken werknemer en gedurende het bestaan van de arbeidsrelatie, tot on line raadpleging en verbetering- van de DIMONA-gegevensbank en zijn eigen

personeelsbestand- van de kwartaalaangiften van de loon- en

arbeidstijdgegevens en de afgeleide gegevensbanken (mits het gebruik van een elektronisch certificaat)

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

21

DIMONA

Personeels-register

SpeciaalPersoneels-

register

Individueeldocument

Studenten-contract

Arbeidscontract

De vereenvoudigingDe vereenvoudiging

OnlineOnlineraadplegingraadpleging

RSZ

Personeels-bestand

Inspectie

KSZ

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

22

basisbegrippen (loon, arbeidstijd, met arbeidstijd gelijkgestelde tijd, referteperiode, …) zijn uniform gemodelleerd doorheen de hele sociale sector

loon- en arbeidstijdgegevens van de werknemers worden door de werkgevers driemaandelijks meegedeeld aan de RSZ of de RSZPPO

kan enkel elektronisch, 24/7 gebeuren via- het portaal van de sociale zekerheid- FTP/MQSeries- het Isabelnetwerk

Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

23

Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden

de aangegeven gegevens zijn elektronisch beschikbaar, via het netwerk van de KSZ, voor alle actoren in de sociale sector die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun opdrachten (61,1 miljoen elektronische gegevensuitwisselingen in 2002)

kan, mits een elektronisch certificaat, achteraf on line door de werkgever worden geraadpleegd en verbeterd m.b.t. zijn werknemers en hun periode van tewerkstelling bij hem

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

24

Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden

RSZ

RVP

RJV

Werkgever

Pensioen

VakantiegeldKSZ

RVA

RIZIV

RKW

FAO

FBZ

De vereenvoudigingDe vereenvoudigingActiviteit 3

Activiteit 2Activiteit 1

1 elektronischeaangifte

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

25

Aangiften sociale risico’s

van meervoudige opvraging van informatie via diverse, complexe, niet-gecoördineerde papieren formulieren

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

26

Aangiften sociale risico’s

naar- de beperking van de ingezamelde informatie tot de nog niet

in het netwerk van de sociale sector beschikbare informatie (afschaffing of minstens vereenvoudiging van formulieren)

- gestandaardiseerd over alle actoren in de sociale sector heen (arbeidsongeschiktheid, geneeskundige verzorging, moederschap, arbeidsongeval, beroepsziekte, werkloosheid, pensioen, gezinsbijslagen, jaarlijkse vakantie)

- aangifte kan gebeuren• op papier (tijdelijk)• elektronisch (24/7) via

– het portaal van de sociale zekerheid– FTP/MQSeries– het Isabelnetwerk

- overeenkomstig eenvormige instructies

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

27

Aangiften sociale risico’s

één aangifte = één scenario 3 mogelijke aangiftemomenten

- aanvang van het sociaal risico- herhaling of verderzetting van het sociaal risico (bv.

maandelijks)- einde van het sociaal risico

structuur van de aangifte- identificatiegegevens- eventueel loon- en arbeidstijdgegevens die nog niet zijn

aangegeven via een kwartaalaangifte (= mini-aangifte)- specifieke gegevens m.b.t. het sociaal risico

11 scenario’s zijn operationeel, 12 andere zijn ingepland

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

28

Aangiften sociale risico’s

Identificatiegegevensblok natuurlijk persoonsommige gegevens van:• blok werkgever• werknemerslijn• tewerkstellingslijn

15.03.2005 :datum dat hetsociaal risicozich voordoet

eerstetrimester

2005Deel 1

Sociaal Risico+ 1 maand,+ 2 maand, ... Einde risico

Eventueel mini= lonen en arbeidstijden= mini kwartaalaangifte voor de periode die nog niet werd aangegeven en die de periode dekt tussen de vorige kwartaalaangifte en het sociaal risico

Specifieke gege-vens, eigen aan het

sociaal risico

Deel 3

Identificatiegegevens blok natuurlijk persoonsommige gegevens van:• blok werkgever• werknemerslijn• tewerkstellingslijn

Specifieke gegevens - werkrooster - aard van de dag - …

Identificatiegegevens blok natuurlijk persoonsommige gegevens van:• blok werkgever• werknemerslijn• tewerkstellingslijn

Specifieke gegevens

Deel 1

Deel 3

Deel 3

Deel 1

Deel 2

Scenarioaanvang Scenario

herhalingScenario

einde risico

laatstetrimester

2004

kwartaal-aangifteaan RSZ

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

29

De vereenvoudiging

eenvormige looncodes- 8 looncodes historisch loon- 3 looncodes gemiddeld dagloon

eenvormige begrippen arbeidstijd en daarmee gelijkgestelde tijd- van 101 naar 50 begrippen

eenvormige regels i.v.m. de referteperiodes afwijkende begripsdefinities zijn van rechtswege nietig begripsdefinities kunnen enkel worden aangepast

mits naleving van een strikte procedure eenvormige procedures en instructies eenmalige inzameling en verificatie van informatie

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

30

De vereenvoudiging

50 formulieren zijn afgeschaft en 1,1 miljoen aangiften per jaar worden vermeden

27 formulieren, die samen 4,6 miljoen maal per jaar gebruikt worden, zijn vereenvoudigd tot gemiddeld 1/3 van de rubrieken

de overmaking van 318.000 studentencontracten per jaar door 32.000 ondernemingen wordt vermeden

het personeelsregister is afgeschaft voor alle ondernemingen

geharmoniseerde personeelsadministratie bij de Belgische ondernemingen

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

31

Portaalsite

transacties (o.a. DIMONA, DMFA en aangiften sociale risico’s)

algemene informatie over sociale zekerheid links naar andere sites instructies aan de werkgevers technische informatie glossaria maquettes - demo versies handleidingen gestructureerde bijlagen FAQ’s

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

32

Contactcenter Eranova

ondersteuning via telefoon, e-mail, contact portaal (later fax), aan de hand van een customer relation management tool

RSZ-dimona

RSZ-informatie-

dienst

Andere

TelefoonE-mail

Internet@

Contactcenter Eranova

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

33

Kritische succesfactoren e-government als een structureel hervormingsproces

- re-engineering van processen binnen en over actoren heen- integratie van de back-offices als basis voor hergebruik van

informatie en de automatische toekenning van rechten- geïntegreerde en gepersonaliseerde front-office dienstverlening

ondersteuning van en toegang tot beleidsvormers tot op het hoogste niveau

samenwerking tussen alle betrokken actoren gebaseerd op een taakverdeling eerder dan op een centralisering van de taken

quick wins in combinatie met een visie op lange termijn focus op een meer efficiënte en effectieve dienstverlening eerder

dan op de strijd tegen fraude inachtneming van de wettelijke bevoegdheidsverdeling tussen

de actoren wettelijk kader oprichting van een instelling die bevordert en coördineert

KSZ-BCSSRSZ-ONSS

34

Voor meer informatie

portaal van de sociale zekerheid- https://www.socialsecurity.be/default.htm

website Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid- http://www.ksz.fgov.be

website Rijksdienst voor Sociale Zekerheid- http://www.onssrszlss.fgov.be/onssrsz/index.htm

persoonlijke website Frank Robben- http://www.law.kuleuven.ac.be/icri/frobben

D@nk u voor de aandacht !

Vragen ?

KSZ-BCSSRSZ-ONSS