Duurzame inzetbaarheid

Bijeenkomst 27 november 2018

Wat staat er op de agenda deze middag

1) Waar staan we

2) De activiteiten

3) Planning

4) Administratie gedurende het project:• Inhuur derden

• Bijeenkomsten en communicatie

• Uren bijhouden

5) Tot slot

Vragen, stel ze ook gerust tussendoor

Waar staan we

Aanvraag is ingediend

Aanvraag is ingediend. Doel van het project is ervaringen delen om DI meer prioriteit te geven. Voorlopers delen kennis om anderen te inspireren en verder te helpen.

• Start: 1 november 2018 t/m 31 mei 2021

• Budget: 500.000 (voor 1 miljoen aan kosten)

Regionaal component:

• Actie 1: Onderzoek over DI in de regio (A1)

• Actie 2: Delen van inzet en ervaringen (B2)

Individueel component:

• Actie 3: Pilots in twee sporen (B1)

Deelnemende organisaties

• CNV: aanvrager

• ZorgZijn Werkt: hoofduitvoerder

• Careyn

• Directzorg

• Florence

• HWW Zorg

• Ipse de Bruggen

• Parnassia Groep

• RIWB Fonteynenburg,

• Saffier

• WZH

Rol CNV

• Als aanvrager eindverantwoordelijk

• Grotere betrokkenheid

• De CNV academie

De activiteiten

Waarom inzetten op duurzame inzetbaarheid?

Vraagstukken

• Arbeidsmarkt

– Tekorten, verzuim, uitstroom, behoud

• Veel factoren in zorg en welzijn zijn van invloed enzetten de inzetbaarheid onder druk

– werkdruk en –stress, mantelzorg,

Daarom, 2 speerpunten:

1. Regionaal aandacht vragen voor duurzame inzetbaarheid

2. Bestuurders meer aanhaken

Inhoudelijke focus

• Persoonlijke vitaliteit

• Werk-privé

• Arbeidsmarkt vitaliteit

• Grensoverschrijdend gedrag

• Werkdruk en –stress

• …

Alles wat de inzetbaarheid van

een werknemer versterkt

Regionale activiteiten

Actie 1: Onderzoek over DI in de regio (A1)

• Zorgzijn Werkt doet 1x per jaar een online-meting (quick-scan, 10 minuten), wij verwachten ieders medewerking.

• Aan het eind van het project, terugblik op resultaten.

Actie 2: Regionaal delen van ervaringen (B2)

• Pilot beschrijvingen, op 3 momenten (start, halverwege, eind)

• 1x nieuwsbericht per pilot voor de regio (vormvrij)

• Bijeenkomst 1x per halfjaar (aanwezigheid en voorbereiding)

De eigen pilots

Actie 3: Pilots in twee sporen (B1)

• Spoor 1: Inzet pilots en eigen activiteiten

• Spoor 2: ondersteuning bij ontwikkeling van duurzame inzetbaarheid

Planning

Planning op hoofdlijnen

Uitvoering pilots in 2 blokken: 2019 en 2020

1. Opstartfase eind 2018

2. 2 pilotrondes: 2019 en 2020

3. Afrondende fase begin 2021

Opstartfase (eind 2018)

• Eind van het jaar: vragen vanuit het Agentschap

• Inrichting werk- en verantwoordingsproces (contracten, privacy)

• Kosten met terugwerkende kracht subsidiabel (vanaf 1 november 2018)

• Scherper krijgen van:

– Te maken kosten voor de pilots (spoor 1)

– Inventariseren van de behoefte aan ondersteuning (spoor 2)

Pilotfase 2019

Q1 2019

• Start activiteiten

• Opstellen pilotbeschrijvingen

Q2 2019

• Regionaal onderzoek

Q3 2019

• Regionale bijeenkomst

Q4 2019

• Stand van zaken opmaken van realisatie

• Regionale bijeenkomst over duurzame inzetbaarheid

• Indienen nieuwe aanvragen voor 2020

Pilotfase 2020

Q1 2020

• Start activiteiten

• Opstellen nieuwe pilotbeschrijvingen

Q2 2020

• Regionaal onderzoek

Q3 2020

• Regionale bijeenkomst

Q4 2020

• Stand van zaken opmaken van realisatie

• Regionale bijeenkomst over duurzame inzetbaarheid

Afrondende fase (begin 2021)

Q1 2021

• Afronden alle activiteiten

Q2 2021

• Regionale bijeenkomst

• Inhoudelijk en administratief afronden voor de verantwoording

Een vraag tussendoor

Wat zou je willen …

… weten over duurzame inzetbaarheid in het algemeen?

… hebben aan cijfers over duurzame inzetbaarheid?

… weten van andere organisaties?

Administratie gedurende het project:Inhuur derden

Administratie gedurende het project:

Inhuur van een externe partij?

Marktconforme externe kosten

• Uurtarief onder de 100 euro (excl. btw): geen eisen– Ander, bij meer dan 15.000 totaal: prijzen vergelijken

– Anders, bij meer dan 50:000: volledige offerte procedure

• Let op: meerdere trajecten bij 1 partij? Tel alles bij elkaar op!

Kosten transparant

• Facturen, tip, zet hen aan het werk door de volgende eisen te stellen:– Zet op de offerte en factuur: werkzaamheden voor het ESF-project ‘samen verder

werken aan DI’

– Laat ze een specificatie op de factuur (of als bijlage) erbij met daarop een uur specificatie (datum, besteedde tijd, uurtarief)

Administratie gedurende het project:

Inkoop organiseren, doorloop de stappen

1. Opstellen vraag en criteria

2. Uitvraag mailen en offertes ontvangen

3. Beoordeling (formulier invullen)

4. Goed- en afkeuring (mail)

5. Factuur datum na dit proces

ZZW denkt en helpt mee!

Formulierprijsvergelijking

Administratie gedurende het project:Bijeenkomsten en communicatie

Administratie gedurende het project:

Aanwezigheid bijeenkomsten bijhouden

• Gebruik format (groepen en individuen)

• Indien aanwezig: ook een diploma

• Vul formulier digitaal in, let op de leesbaarheid!

• Tip: bij externe partijen, schrijf voor:

– bijhouden van een presentielijst conform format

– Uren specificatie (wie, wanneer, wat, welk uurtarief)

Voorbeeld presentielijst

Communicatie aan werknemers

• Zet het op het intranet

• Gebruik logo, en benoem het project/esf

• Prinstcreen is meer dan voldoende

Administratie gedurende het project:Uren bijhouden

Administratie gedurende het project:

Uren bijhouden (sluitende uren registratie)

• Realistisch: hier zit werk in en het is foutgevoelig

• Weekstaten, maand moet sluitend zijn

• Salarisstrook van de 1e maand dat deze persoon uren boekt op dit project

• Uren van: P&O en eigen coaches

• Tip: hoe minder personen hoe makkelijker

• Maar: het kan aantikken met een grote groep van eigen coaches.

• Excel-format is beschikbaar

Voorbeeld uren

Tot slot

Een vraag aan jullie:

Betrokkenheid bestuurders

– Hoe ervaar je deze op dit moment?

– Kan dit beter of anders?

Risico’s en aandachtspunten

• Subsidieaanvraag kan worden afgekeurd

• Bekendmaking goedkeuring: begin 2019

• Volledige voorfinanciering

• < 60% realisatie = geen subsidie

• Verantwoording vraag tijd een aandacht!

• Afhaken van individuele partijen

• Niet combineren met SectorplanPlus

• Geleerde lessen: extra sturen op realisatie van kosten

Tussentijdse monitoring

• Tussentijds verantwoorden en opleveren stukken (jaarlijks? halfjaarlijks?)

• Rol WeCreate

Zijn er nog vragen?

Tot slot, een laatste vraag:

Behoefte aan tussentijdse bevoorschotting?

– Ja/nee/misschien/moet ik navragen