Versie 1.4 ~ 27 juni 2012

Slimmernetwerk

Doetanks Gereedschapskist

Vernieuwing bij de overheid wordt niet alleen beter, maar ook eenvoudiger, goedkoper en efficiënter als mensen slim gebruik maken van de juiste methoden en instrumenten. Vanuit deze Doetank gereedschapskist maak je kennis met een groeiend aantal gratis beschikbare ‘tools’ die zich inmiddels bewezen hebben in andere sectoren en netwerken.

Gedeelde instrumenten

Slimmernetwerk

Doetanks Gereedschapskist

Versie 1.4Juni 2012

Colophon:

Ontwerp: Jonas Piet & Slimmernetwerk (2012)Deze set groeit constant; download de laatste versie hier: www.slimmernetwerk.nl / doetanks

Inhoudsopgave

Communicatie

Communicatie

Communicatie

Communicatie

Communicatie

Visueel Denken

Visueel Denken

Visueel Denken

Visueel Denken

Visueel Denken

Idee generatie

Idee generatie

Idee generatie

Onderzoek

Business Case

Business Case

Prototyping

Prototyping

Prototyping

Prototyping

Planning

Slimmernetwerk.nl

Linkedin-groepen

Google docs

Blogs: Wordpress.com

Online video: Vimeo

LEGO Serious Play

Vraagstuk verhelderen

Actoren kaart

Persona’s

Journey Map

Actoren bril

Rapid ideation

Action Priority Matrix

Video interview

Input / Output model

Propositie testen

Papieren prototype

Rollenspel

Interventie

Desktop walkthrough

Actieplanner

Wat is het?

De Slimmernetwerk website is de thuisbasis voor alle activiteiten en informatiestromen binnen het Slimmernetwerk. De website verbindt organisaties en personen die zich bezighouden met vernieuwing bij de overheid. Tevens is het een podium voor de verspreiding van vernieuwende initiatieven. Als Doetank heb je een eigen ruimte op de website, waar we alle ontwikkelingen rond de Doetank presenteren.

De Slimmernetwerk Website

Slimmernetwerk

Slimmernetwerk Website

Communicatie

Hoe werkt het?

Je kan al je communicatie-uitingen samenbrengen op je eigen Doetank pagina op de Slimmernetwerk Website. Je krijgt begeleiding van de webredacteur voor het plaatsen van verschillende soorten media bestanden, zoals blogs, video’s, verslagen, maar ook je uiteindelijke business case. De begeleiding kan je inschakelen bij zowel het plaatsen als het ontwikkelen van het materiaal. (“Hoe schrijf ik een goed stukje?”, “Hoe maak ik een sterk video interview?”).

Wat heb je eraan?

Deze Website is een veilige plek om materiaal te delen, te archiveren en online beschikbaar te houden op één centrale plek. Na afloop van de Doetank zal jouw pagina gebruikt worden om resultaten van je Doetank beschikbaar te houden.

Meer informatie

Ga naar www.slimmernetwerk.nl om te zien wat de website vor jou kan betekenen. Zoek ook contact met Thomas van Andel: ta@kl.nl voor het up to date houden van jouw Doetank pagina en het opstellen van een online communicatiestrategie.

Communicatie

Slimmernetwerk Website

Slimmernetwerk

Doetanks Gereedschapskist

Wat is het?

De LinkedIn-groep van het Slimmernetwerk is het grootste online overheidsplatform dat zich uitsluitend richt op vernieuwingsvraagstukken bij de overheid. Lidmaatschap is vrij voor iedereen die zich verbonden voelt met dit thema en aan de slag wil. Vanuit de LinkedIn-groep kan je meer dan 2000 professionals, bestuurders en adviseurs in het Openbaar Bestuur op de hoogte houden en actief betrekken bij je Doetank.

De LinkedIn-groep

Comunicatie

LinkedIn-groep: Slimmer Werken in de Publieke Sector

Communicatie

Hoe werkt het?

Elke Doetank krijgt een Doetank account, vergelijkbaar met een persoonlijk LinkedIn account. Leden van de LinkedIn-groep weten wat Doetanks doen, en worden graag betrokken. Je kan het netwerk raadplegen voor vragen die je tegenkomt bij het ontwikkelen van oplossingen of voor hulp bij het uitdiepen van het probleem waar je aan werkt. Ook via twitter kan je ervaringen delen: @slimmernetwerk | #slimnet

Wat heb je eraan?

Hoe meer je het netwerk betrekt, des te groter is de kans dat een Slimmernetwerker je kan introduceren bij een organisatie, of informatie kan delen over het onderwerp waar jouw Doetank aan sleutelt.

Meer informatie

Ga naar de de LinkedIngroep en start de conversatie met het netwerk: www.linkedin.com/groups?gid=2679801Neem voor begeleiding en ondersteuning contact op met Thomas van Andel: ta@kl.nl

LinkedIn-groep: Slimmer Werken in de Publieke Sector

Wat is het?

Een slimme manier om samen te werken aan documenten en spreadsheets is Google Docs. Met een Google account kan je documenten online opstellen en opslaan. Je kunt andere Doetankleden uitnodigen om gelijktijdig en samen aan het document te werken. Google Docs is een typische tool die je vooral binnen je eigen Doetank gebruikt.

Programma’s rond Google Docs

Communicatie

Google Docs

Communicatie

Hoe werkt het?

Je kunt op drie manieren een Google document beginnen: schrijf het direct in Google Docs, importeer een bestaand bestand (bijvoorbeeld uit word), of plak een tekst in een Google Document. Als eigenaar kan je vervolgens mensen uitnodigen om mee te kijken, of om mee te schrijven. Gebruik het voor ‘to-do’ lijsten, gespreksverslagen, interviews en andere documenten die gezamenlijk geschreven worden. Om het te gebruiken moet je een Google account aanmaken.

Wat heb je eraan?

Door ‘realtime’ in documenten te werken met alle anderen, voorkom je verschillende versies van hetzelfde document. Tevens is het een goede plek om documenten op te slaan die je met de leden van je Doetank wilt delen.

Meer informatie

Ga naar www.google.nl om een account aan te maken, of bekijk de instructievideo: www.youtube.com/watch?v=-xqBcBdWI_MHeb je behoefte aan begeleiding of tips? Neem contact dan op met Thomas van Andel: ta@kl.nl

Google docs

Wat is het?

Een blog is een simpele website waarop je een logboek kan bijhouden van je Doetank. Een goed voorbeeld is Wordpress.com, dat volledig gratis is. het heeft allerlei handige functies. Zo kan je eenvoudig foto- en videofragmenten plaatsen en van commentaar voorzien, en bovendien zien wie er op je site komen.

Beginscherm van Wordpress.com

Communicatie

Blogs: Wordpress.com

Communicatie

Hoe werkt het?

Ga naar www.wordpress.com om voorbeelden te zien. Klik “Get started here”, kies een naam en maak je eigen blog aan in een paar minuten. Je kan het uiterlijk van je blog helemaal aanpassen door te kiezen uit ‘templates’. Je kan je blog publiek zichtbaar maken (of juist niet). Andere Doetankleden kunnen ook ‘posts’ plaatsen. Zo’n post hoeft niet een lange tekst te zijn, meerdere korte posts zijn leesbaarder. Het kunnen ook alleen foto’s of video interviews zijn

Wat heb je eraan?

Met een blog laat je anderen (de rest van de wereld of alleen je opdrachtgever) zien wat je doet. Dat is een goede manier om steun te verzamelen en om reacties te krijgen.

Meer informatie

Goede blogsites zijn www.wordpress.com en www.blogger.com. Deze blogs hebben ook uitgebreide hulp-pagina’s. Je kan ook altijd contact opnemen met Thomas van Andel via ta@kl.nl

Blogs:Wordpress.com

Wat is het?

Vimeo is een online videokanaal dat veel wegheeft van Youtube. Het grote voordeel van Vimeo is dat je beter aan kunt geven met wie je beeldmateriaal wilt delen. Oorspronkelijk werd het vooral gebruikt door filmmakers en kunstenaars. Tegenwoordig gebruiken ook veel professionele organisaties dit kanaal om videomateriaal te delen.

Communicatie

Online video: Vimeo

Een Vimeo kanaal

Communicatie

Hoe werkt het?

Elke Doetank krijgt beschikking over een simpele video camera en een eigen Doetank kanaal. Dit kanaal kan jij met je Doetank gebruiken om videomateriaal, zoals Video interviews te uploaden en zo te delen met andere Doetankleden, je coach of een breed publiek. Van een Doetank wordt verwacht om wekelijks iets te delen. Ook is het mogelijk de andere kanalen van het Slimmernetwerk in te zetten voor promotie van jouw Vimeo kanaal: Twitter, de website en de LinkedIn-groep.

Wat heb je eraan?

Beeld zegt vaak meer dan grote lappen tekst. Gebruik het Vimeo kanaal om interviews, persoonlijke boodschappen en onderzoeksmateriaal op één plek samen te brengen en toegankelijk te maken.

Meer informatie

Ga naar de website: www.vimeo.com en zie hoe anderen ervan gebruik maken. Voor begeleiding bij het gebruik van Vimeo, neem contact op met Thomas van Andel: ta@kl.nl

Online video:Vimeo

Wat is het?

Bij LEGO Serious Play gebruik je LEGO als communicatiemiddel in een groepssessie. Dat helpt om de denkkracht van je Doetank beter in te zetten bij verschillende typen discussies, zoals: het doorlopen van een complex proces, het ontwikkelen van strategische plannen, het in kaart brengen van verschillende belangen, en het vormen van je team.

Afvalverwerkingssysteem ontwikkeld door beleidsmakers

Visueel denken

LEGO Serious Play

Hoe werkt het?

Meestal wordt eerst aan alle deelnemers een individuele opdracht gegeven. Nadat deelnemers een eigen bouwwerk hebben gemaakt en toegelicht, bouwt het team gezamenlijk aan verbindingen. Een LEGO set bestaat uit een grondplaat, een berg stenen, verschillende onderdelen en wat poppetjes. Het is belangrijk om het doel van de oefening duidelijk te maken om te vermijden dat de oefening als kinderachtig wordt gezien.

Wat heb je eraan?

Serious Play helpt om eerder tot de kern van een uitdaging te komen, om sneller beslissingen te maken, om op een creatieve manier de expertise in je team te gebruiken en om commitment voor gezamenlijke doelen te verkrijgen.

Meer informatie

Toepassingsvoorbeelden zijn te vinden op www.seriousplay.com. Case studies, ontwerpen voor sessies en up to date informatie over trainingen vind je in de online community http://seriousplaypro.com

Visueel denken

LEGOSerious Play

Wat is het?

Met de Vraagstuk kaart kan je een Doetank vraagstuk uitpluizen op verschillende niveaus. Het is een nuttige aanvulling op het Input/ output model voor die Doetanks die bezig zijn met het uitdiepen van een vraagstuk. De vraagstuk kaart helpt vooral bij het aanbrengen van structuur bij het brainstormen.

Een vraagstuk in de Doetank Masterclass

Visueel denken

Vraagstuk Verhelderen

Hoe werkt het?

Met kaart onderscheidt 5 niveaus in het Doetank vraagstuk: beleving, inzicht, ontwikkeling, leren en systeem. Eerst schrijft iedereen op welke uitdagingen zij zien op de verschillende niveaus, en plaatst dit op de kaart. Vervolgens deelt iedereen zijn/ haar uitdagingen, waardoor overlap zichtbaar wordt. Daarna geef je samen aan waar het al wel goed gaat, dmv (inter)nationale ‘good practices’ of praktische handigheden.

Wat heb je eraan?

Een Vraagstuk kaart wordt toegepast aan het begin van een Doetank om gedeeld begrip te krijgen van het vraagstuk. Het helpt om gesprekken tussen doetankers met verschillende achtergronden productiever te maken.

Meer informatie

Voor vragen over Vraagstuk verheldering kan je contact opnemen met je Doetank-coach.Een voorbeeld van een toepassing vind je hier: www.beacon-learningnetwork.blogspot.com (workshop 1).

Visueel denken

Vraagstuk Verhelderen

Wat is het?

Een Actoren kaart is een overzicht van betrokkenen en belanghebbenden bij het Doetank vraagstuk: professionals, organisaties en (groepen) burgers. Vaak wordt kleurcodering toegepast voor verschillende typen actoren. Je kan dit alleen doen of met een groep mensen - het enige wat nodig is pen en (gekleurd) papier!

Een Actoren kaart in een Doetank

Visueel denken

Actoren kaart

Visueel denken

Hoe werkt het?

Een Actoren kaart is vaak opgebouwd uit concentrische cirkels. Kies dan eerst wat je in het midden plaatst. Dat kan een persoon of groep zijn, zoals een gezin met schulden. Maar het kan een ook een onderwerp of probleem zijn, zoals ‘Het nieuwe werken’. Plaats hieromheen de actoren in de huidige situatie. Plaats belangrijkere (of dichtbij staande) actoren meer centraal. Geef vervolgens aan wie er mist in het plaatje, en wie bij de Doetank betrokken zouden moeten worden.

Wat heb je eraan?

In kaart brengen wie er betrokken zijn bij je vraagstuk is belangrijk om te weten op welke organisaties en mensen je een oplossing moet toespitsen. De Actoren kaart is een snelle manier om dit op een overzichtelijke manier te doen. Tevens is de kaart nuttig om onderlinge relaties tussen actoren in kaart te brengen.

Meer informatie

Je Doetank-coach kan meer uitleg geven. Zie ook: www.servicedesigntools.org/tools/36

Actoren kaart

Wat is het?

Een persona is een (fictief) personage die een grotere groep representeert. Ze worden door organisaties als Philips en de Belastingdienst gebruikt om rekening houden met belangen, behoeften en beweegredenen van individuele betrokkenen. Goede persona’s zijn gebaseerd op echte mensen en hebben eigenschappen die richtinggevend zijn in een project.

Een Persona set (bron: www.weizhoudesign.com)

Visueel denken

Persona’s

Visueel denken

Hoe werkt het?

Persona’s worden geconstrueerd op basis van gegevens van ‘echte mensen’, vaak op basis van interviews. Ze worden zo gekozen dat ze samen de belangrijkste gedragskenmerken en motivaties van betrokkenen afdekken - denk aan ‘tech savyness’ of aan eetpatronen. In de Doetank Masterclass gebruiken we elementen van persona’s om in te gaan op individuele belangen van betrokkenen - bijvoorbeeld om een aansprekend verhaal te construeren voor een opdrachtgever.

Wat heb je eraan?

Persona’s helpen om je in te leven in andere betrokkenen. Het helpt om je met een team van verschillende organisaties te focussen op de ‘eindgebruiker’: “Maar hoe helpt deze vernieuwende oplossing de familie Versteeg?”

Meer informatie

Er zijn veel voorbeelden te vinden online. Een klassieker is dit artikel van Pruitt en Grudin: “Personas: Practice and Theory” (2003). Je kan ook contact opnemen met je Coach.

Persona’s

Visueel denken

Een Journey Map illustreert een casus: het toont belangrijke gebeurtenissen en interacties met verschillende instanties. Deze momenten zijn weergegeven in de tijd (horizontale as) en hoe positief of negatief ze beleefd werden (verticale as). Op de poster is in één oogopslag te zien is waar dingen misgaan, wat daaraan vooraf ging en wie daaraan te pas kwam.

Wat is het?

Ervaringen rondom werkeloosheid met diverse instanties

Journey Map

Visueel denken

Journey Map

Hoe werkt het?

Teken een een tijdlijn op een groot vel en kies het perspectief van de burger/ klant/medewerker die de meeste last heeft. Beschrijf dan de ervaringen van die persoon en plaats deze langs de tijdlijn, al naar gelang het positieve of negatieve momenten waren. Vaak werkt het makkelijker om in het heden te beginnen en daarna terug te werken. Wanneer je de belangrijkste gebeurtenissen op papier hebt, verbind ze dan met een lijn die emotionele pieken en dalen laat zien.

Wat heb je eraan?

Een Journey Map kan helpen om betrokkenen met verschillende belangen overtuigen van de urgentie om in te grijpen. Het helpt om momenten te kiezen waarop het beste ingegrepen kan worden en om ideeën te genereren hoe het beter kan.

Meer informatie

Toepassingsvoorbeelden door Britse overheden: http://alturl.com/4nugfAls je vragen hebt, stuur een maltje naar jonas.piet@gmail.com

Idee generatie

De actoren bril is een workshoptechniek die lijkt op de ‘Six Thinking Hats’ van Edward de Bono. In plaats van verschillende denkwijzen, representeren ze actoren in het project. De brillen helpen om in de schoenen te kruipen van deze mensen en zo hun belangen niet uit het oog te verliezen bij het ontwerpen van een oplossing.

Wat is het?

Badges met actoren perspectieven

Actoren bril

Hoe werkt het?

Benoem de belangrijkste actoren, een actoren kaart kan hierbij helpen. Maak voor iedere belangrijke actor een persona: wat zijn zijn/ haar beweegredenen? Hoe kan jouw project voor hem/haar interessant zijn? Verdeel vervolgens deze rollen / brillen. Een persona bril hoeft uiteraard geen echte bril te zijn, maar het helpt wel om het op een of andere manier fysiek te maken. Een badge of naambordje werkt ook. Houd je rol vast gedurende de workshop.

Wat heb je eraan?

Met een actoren brill bekijk je een oplossing vanuit verschillende perspectieven - ook wanneer de betrokken actoren zelf niet aanwezig zijn. Hierdoor is een betere oplossing te ontwerpen, en is een betere argumentatie te maken.

Meer informatie

Meer informatie over de Six Thinking Hats: www.debonothinkingsystems.com/tools.Stuur voor vragen een email naar ta@kl.nl.

Actoren brilIdee generatie

Dit is een serie getekende kaartjes die op een simpele manier verschillende situaties uitbeelden. Denk aan een burger die geholpen wordt aan de balie, een wijk-initiatief, een vergadering, etc. Deze kaartjes worden toegepast in workshops om creativiteit te stimuleren en veel verschillende ideeën te bedenken binnen beperkte tijd.

Idee generatie

Rapid ideation

Wat is het?

Een idee kaartje van de Doetank Masterclass

Idee generatie

Rapid ideation

Hoe werkt het?

Veel mensen ervaren een natuurlijke drempel om te gaan tekenen. In een workshop is daar geen tijd voor. Omdat op de kaartjes al een beginnetje is gemaakt (op enigszins slordige) wijze, is het gemakkelijker om aan te vullen. Bovendien kunnen de tekeningetjes associaties en nieuwe ideeën oproepen. De tekeningen zijn allemaal onaf en ambigu genoeg om op verschillende manieren te interpreteren. De set moet voor iedere workshop wel weer even aangevuld worden.

Wat heb je eraan?

Met gebruik van de Idee kaartjes bedenk je snel veel verschillende ideeën. Bovendien zijn bedachte ideeën eenvoudig verder ordenen omdat ze op losse kaartjes staan.

Meer informatie

Voor een goed voorbeeld, zie Touchpoint Templates in de Silk Method Deck:http://socialinnovation.typepad.com/silk/2008/10/touchpoint-temp.html

Een veelheid en diversiteit aan ideeën maakt de kans op een goede en vernieuwende oplossing groter. Maar dan moeten er wel geschikte manieren zijn om de meest veelbelovende ideeën hieruit te kiezen. Met deze matrix (opbrengsten / kosten) kan je in kaart brengen welke acties of ideeen het beste passen gegeven de beschikbare middelen.

Idee generatie

Wat is het?

Ideeën geplaatst op de matrix, hier in de hoek ‘hoge kosten’ en ‘hoge opbrengst’

Action Priority Matrix

Idee generatie

Action Priority Matrix

Hoe werkt het?

Wanneer je ideeën hebt bedacht, plaats ze dan op de matrix. Het gaat om relatieve kosten (verticale as) en opbrengsten (horizontale as). Dit kan op een kwalitatieve manier, op basis van gezond verstand en op gevoel. Het kan ook met meetbare criteria, gebaseerd op je doelstellingen. Voorbeelden van opbrengsten: hogere klanttevredenheid, en een betere werksfeer. Voorbeelden van kosten: risico, tijd en moeite. Vergeet niet de betrokkenheid van andere actoren!

Wat heb je eraan?

Door ideeën op de matrix te plaatsen, creeër je onderscheid tussen ‘quick wins’, aantrekkelijke en minder aantrekkelijke kansen. Het stimuleert een discussie over kosten en opbrengsten, dit sluit aan bij het Input / Output model. Het toont waar gezocht moet worden naar ‘slimme’ oplossingen.

Meer informatie

Voor ondersteuning kan je bij je coach terecht. Een toepassingsvoorbeeld bij Britse overheden: http://alturl.com/4nugf

Wat is het?

Het video interview is de snelste manier om te documenteren wat je doet. Het duurt per keer ongeveer 5 minuten. Het vereist twee mensen - een verslaggever die gerichte vragen stelt en de persoon die de vragen beantwoordt. Van elke Doetank wordt verwacht dat ze wekelijks een video uploaden op Vimeo om elkaar op de hoogte te houden en het leerproces in kaart te brengen.

Een simpele video camera in gebruik voor Doetanks(afbeelding: www.taxibrousse.wordpress.com)

Video interview

Onderzoeken

Onderzoeken

Hoe werkt het?

Begin met een makkelijke vraag die het onderwerp aangeeft, zoals “Kan je vertellen wie je bent en wat je doet?”. Dit helpt de geïnterviewde om op gang te komen. Vraag dan door naar specifieke aspecten en eindig met een actiegerichte vraag. Zorg dat het geheel niet langer is dan 3 minuten - dat zijn al snel 500 woorden(!). Als het niet goed gaat, doe het dan gewoon over. Upload vervolgens je clip op Vimeo of Youtube. En draai de rollen ook eens om!

Wat heb je eraan?

Door wekelijks een video op te nemen, kan je snel je voortgang documenteren. Het helpt bij (zelf)reflectie en het delen van ervaringen met je coach en Slimmernetwerkers.

Meer informatie

Goede tips: www.creativetriage.com/2010/07/28/16-flip-camera-interview-tips-for-community-hospital-videos/Je kan direct aan de slag, er zijn camera’s beschikbaar. Kom je er niet uit, mail ta@kl.nl

Video interviews

- Reputatie: de gemeente loopt risico als het mis gaat (=kwalitatief)

- 12 halve dagen & kosten van een cursus (=kwantitatief)

(geschatte)

OUTPUT:(verwachte)

INPUT:

√ Een gezin uit de problemen (=kwalitatief)

√ De gemeente positief in het nieuws (=kwalitatief)

√ Wekelijks ca. 4 uur minder kwijt met langs elkaar heen werken (=kwantitatief)

Wat is het?

Dit is een denkkader voor productiviteit door te kijken naar input (investeringen) en output (beoogde resultaten). Het is van belang dat Doetanks zowel over kwalitatieve als kwantitatieve aspecten nadenken. Vernieuwen gaat immers niet alleen over efficienter werken, maar vooral ook over wat het oplevert voor de burger. Het model werkt op het niveau van Doetank, organisatie, en maatschappij.

Input/ Output model toegepast op organisatie niveau

Business Case

Input / Output model

Business Case

Hoe werkt het?

Voor startende Doetanks is het nuttig om input en output van de Doetank zelf te formuleren. “Wat wil je dat je Doetank uiteindelijk oplevert? En welke input is daarvoor nodig “(tijd, middelen, mensen)? Deze vragen helpen om richting te geven aan het Doetank-proces en om oplossingen toe te snijden op specifieke situaties. Gebruik het model ok om te formuleren wat er niet goed gaat in de huidige situatie. Het model voorkomt dat ideeën gaan “zweven”.

Wat heb je eraan?

Het model helpt om zakelijke argumentaties te ontwikkelen, om organisaties te vinden waar de oplossing kunnen worden toegepast. Het biedt houvast voor het meten van resultaten achteraf.

Meer informatie

Meer informatie is te vinden op: www.slimmernetwerk.nl/doetanksVoor ondersteuning, mail: wouter.vandertorre@tno.nl

Input / Output Model

Wat is het?

Het is goed mogelijk om al voor de eigenlijke ontwikkeling van een Doetank-idee een beeld te krijgen van de aantrekkelijkheid ervan voor verschillende actoren. Neem een sprong vooruit, doe alsof je idee er al is, en probeer het maar eens aan de man te brengen. Dit levert in een vroeg stadium feedback op die helpt om te beslissen welke ideeën het meest kansrijk zijn.

Testen van nieuwe service proposities op de markt

Business Case

Propositie testen

Business Case

Hoe werkt het?

Met een naam, slogan en flyer probeer je je idee als een ‘echt product’ voor te stellen. Welke ‘features’ staan op de verpakking, en wat biedt het precies? Maak varianten en probeer daarmee je doelgroep te interesseren. Vanzelfsprekend heb je nog geen ‘echt product’ om te verkopen, wel kan je mensen zich laten inschrijven om betrokken te blijven, bijv. in een focusgroep. Kies manieren om snel mensen te vinden die feedback kunnen geven en gebruik je eigen netwerk.

Wat heb je eraan?

Het geeft een beter beeld van voordelen gezien door de ogen van organisaties, cliënten en andere actoren. Het is een ‘reality check’ van outputs van je Input / Output Model. Je leert over de omvang van de vraag en wat de ‘haakjes’ zijn om mensen te interesseren.

Meer informatie

Leer en leen van bestaande advertenties en/of vraag advies aan iemand die goed is in het ontwerpen van communicatiemiddelen.

Propositie testen

Papieren prototypes zijn schetsen van de interface van een ontwerp, zoals tekeningen van een website. Door vroegtijdig een voorstelling te maken van functionaliteit en gebruik, zijn oplossingen te ontwikkelen die beter aansluiten bij behoeften en ervaringen van gebruikers. De techniek wordt veel gebruikt voor websites en apps, maar ook voor fysieke producten, formulieren, etc.

Prototyping

Prototypen van communicatie tussen client en hulpverlener

Wat is het?

Papieren prototype

Prototyping

Hoe werkt het?

Zodra de functie voor een ontwerp gekozen is, kan je de interface schetsen. Het is handig om deze prototypes op te bouwen uit onderdelen die je afzonderlijk kunt aanpassen. Zo kun je feedback krijgen van gebruikers over de bruikbaarheid en wenselijkheid van verschillende functies. Vaak ondergaat zo’n prototype een aantal verbeteringscycli (ontwerpen, maken, testen, reflecteren) om tot een realistisch, uitvoerbaar concept te komen.

Wat heb je eraan?

Binnen Doetanks zorgen papieren prototypes voor een gedeeld begrip over oplossingen. Bij tests neigen deelnemers eerder tot het geven van eerlijke feedback vanwege de schetsmatige ‘look’. Zo identificeer je problemen eerder en voorkom je hoge kosten voor aanpassingen later.

Meer informatie

Een interview met een papieren prototype: www.youtube.com/watch?v=9wQkLthhHKAAndere toepassingsvoorbeelden zijn hier te zien: www.servicedesigntools.org/tools/30

Papieren prototype

Met het rollenspel speel je ‘interacties’ tussen mensen na om nieuwe omgangsvormen uit te proberen. Denk aan een experimentele vorm van vergaderen of een gesprek tussen oudere en jongere werknemers. Dat kan binnen je eigen team om een nieuwe scenario te verkennen, maar ook daarbuiten om het met andere betrokkenen te testen. Rollenspellen worden ook gebruikt voor interventies.

Prototyping

Rollenspel

Rollenspel met klant en medewerker [www.vimeo.com/15969083]

Wat is het?

Prototyping

Hoe werkt het?

Net als bij toneel is er de regisseur, die acteurs instrueert en regelmatig het spel stil zet om te reageren op de uitgespeelde situatie. Simpele rekwisieten helpen om je in te leven (en zijn abstract genoeg om niet af te leiden van het rollenspel). Het is belangrijk om deelnemers op hun gemak te stellen, bijvoorbeeld door een ijsbreker oefening. Als een groep een hoge drempel heeft om te acteren kunnen poppetjes gebruikt worden (zoals Playmobil).

Wat heb je eraan?

Door naspelen en improvisatie ervaar je direct hoe scenario’s kunnen worden aangepast om gewenste reacties te stimuleren. Hierbij kunnen ook mensen van goed betrokken worden. Wanneer acteurs andere betrokkenen spelen leren ze daarmee een ander perspectief kennen.

Meer informatie

In deze video wordt een rollenspel gespeeld met een boze klant en een baliemedewerker www.vimeo.com/15969083 Meer voorbeelden: www.servicedesigntools.org/tools/42

Rollenspel

Interventies zijn ingrepen om een (gedrags)verandering te bewerkstelligen in een bestaande situatie. Vaak om aan te tonen dat problemen anders aangepakt kunnen of moeten worden om opgelost te worden. Interventies kunnen een besloten karakter hebben (rollen omdraaien in een gesprek tussen ambtenaar en burger) of juist de publieke aandacht zoeken (visueel onderzoek naar overlast door hondenpoep).

Prototyping

Interventie

Instructies voor het maken van ‘mos graffiti’ [www.destructables.org]

Wat is het?

Prototyping

Hoe werkt het?

Bedenk wat je wil veranderen of leren met je interventie en leer je doelgroep kennen voor zoveel mogelijk effect. Je ingreep moet goed uitgewerkt en geloofwaardig zijn om mensen te bereiken. Humor, controversie, provocatie en verrassing zijn tactieken die je kunt toepassen. Creatief activisme levert inspirerende voorbeelden. Omdat interventies vaak op het randje zitten van wat acceptabel is, leer / verander je meer door vergiffenis te vragen achteraf, dan door toestemming te vragen vooraf.

Wat heb je eraan?

Een interventie kan helpen om een situatie vlot te trekken, om te tonen dat het anders kan, om betrokkenen tot andere inzichten te brengen, om publieke aandacht te genereren of om een thema te agenderen.

Meer informatie

Praktische instructies (zoals voor mos graffiti)vind je op www.destructables.org en bekijk ook eens de inspirerende Interviews en onderzoeken op http://artisticactivism.org

Interventie

Verken en test je Doetank oplossing in een vroeg stadium door uit te spelen wat er in de opeenvolgende stappen zou kunnen gebeuren. Anders dan bij het rollenspel ligt de nadruk bij een desktop walkthrough op het hele proces en aansluitingen tussen onderdelen, en minder op details van een individuele situatie. Je acteert niet zelf, maar maakt gebruik van poppetjes.

Prototyping

Een transportsysteem doorlopen met een Desktop walkthrough

Wat is het?

Desktop walkthrough

Prototyping

Hoe werkt het?

Een typische walkthrough heeft een klant, een medewerker en getekende interactiepunten op een vel papier. Je loopt letterlijk met poppetjes door opeenvolgende momenten, waarbij je foto’s neemt en je voorstelt wat de verschillende actoren doen, zeggen en voelen. Het is nuttig om dit niet alleen te doen, en om een walkthrough verschillende keren te doorlopen met verschillende persona’s. Hierna kan je een lijst van acties opstellen voor de verdere ontwikkeling van je oplossing.

Wat heb je eraan?

Je krijgt een beter begrip van de ‘choreografie’ van elementen van je oplossing, en inzicht in waar de vage punten en knelpunten zitten. Deze techniek levert ook een reeks foto’s op die je kan gebruiken voor een storyboard en het brengt sfeer in een bespreking.

Meer informatie

De bovenstaande uitleg is deels gebaseerd op een beschrijving van Engine Service Design www.enginegroup.co.uk/service_design/methods/

Desktop walkthrough

Wat is het?

Doetanks zijn gericht op ‘doen door samenwerken’. Een Actieplanner is een grote poster om gezamenlijk te plannen wat ‘in ieder geval’ moet gebeuren, en waarvoor en wanneer de groep bij elkaar komt. De opzet van de poster dwingt ook om na te denken wat er nu direct al kan gebeuren, met wat we weten en kunnen als Doetank groepje.

Planning

Actieplanner

Een Actieplanning aan het begin van een Doetank

Planning

Hoe werkt het?

Eerst schrijven individuele Doetankleden op losse kaartjes welke acties ze belangrijk vinden. Vervolgens legt iedereen zijn / haar kaartje uit over drie delen van de poster: wat er ‘nu direct’ moet gebeuren, wat er ‘daarna’ moet gebeuren, en wat er ‘later’ kan. Dit brengt een gesprek op gang over wat echt belangrijk is, en wat prioriteit heeft. De fysieke opzet met losse kaartjes en een groot vel verlevendigt een vergadering en stimuleert het nemen van eigenschap over acties. Vergeet geen foto’s te maken!

Wat heb je eraan?

Het helpt om overzicht te hebben en om op een slimme manier overeenstemming te bereiken over wat er op z’n minst gedaan moet worden, en in welke volgorde.

Meer informatie

Voor een vergaand voorbeeld van visuele planning, Post-it planning, zie deze video: www.youtube.com/watch?v=fWjZ8n4rU2s Voor ondersteuning kan je bij je coach terecht.

Actieplanner

Slimmernetwerk

Doetanks Gereedschapskist

Hoe werkt deze kaartenset?

Kies met je Doetank de middelen die passen bij de aanpak van je vraagstuk of werkwijze. Deze gereedschapskist is daarbij een nuttige ruggensteun en een bron van inspiratie. Voor elk van de instrumenten geldt dat ze andere mensen hielpen om sneller en efficiënter te werk te gaan. Als Doetanker kun je de hulp inroepen van de bijgenoemde ervaringsdeskundige. Hij of zij kent de ‘ins en outs’ van de toepassing ervan.

Meer gedeelde instrumenten...

Uiteindelijk moet de gereedschapskist verder gevuld worden door het Slimmernetwerk en Doetankers zelf. Maak jij binnen jouw Doetank of elders gebruik van andere instrumenten of heb je zelf een methode ontwikkeld? Deel het met de rest van het netwerk! Neem contact op met Thomas van Andel: ta@kl.nl om jouw instrument toe te voegen aan deze Doetank Gereedschapskist.

We wensen je veel succes!

Dit werk is gelicenseerd onder een Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen 3.0 NL