FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Implementatie van een Elektronisch

PatiëntenDossier in de Belgische ziekenhuizen

Toelichting Plan van Aanpak

20/05/2016

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Elektronisch PatiëntenDossier (EPD) in de

Belgische ziekenhuizen

Het actiepunt 2 van het plan e-Gezondheid voorziet in de

opstart van een “accelerator programma” met als doel dat alle

ziekenhuizen een geïntegreerd EPD in productie hebben en het

effectief gebruiken.

Zie ook http://www.plan-egezondheid.be/

2

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

EPD: Concepten

Belangrijke concepten:

• Geïntegreerd

• Meaningful Use

• Only Once Principle

• Clinical Decision Support

3

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

EPD: Belgisch Meaningful Use Model

Principes :

- Gefaseerd

- Vanuit eigen keuze

- Economische Incentives

Core Functionaliteiten :

- Verplicht

Menu Functionaliteiten :

- evolutief

4

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

EPD: Belgisch Meaningful Use Criteria voor de algemene

ziekenhuizen5

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

EPD: Belgisch Meaningful Use Criteria voor de ‘andere’

ziekenhuizen6

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

EPD: Menu (keuze) functionaliteiten voor algemene

ziekenhuizen7

• OR planning

• Intensive care module

• PDMS module

• EC (Emergency Care) module

• CDSS

• Advanced interaction checking (Drug-allergy, drug-disease, drug-

pregnancy)

• Chemotherapy prescription

• Functional Localization of the patient

• Structured Registration (Core in Step 3)

• Genetic data

• Mobile Health (Integrating Relevant Telemonitoring Data)

• Closed Loop Medication Administration

• …

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

EPD: Menu (keuze) functionaliteiten voor andere

ziekenhuizen8

• Structured outcome measurement is possible.

• Possibility for the patient to add directly data to the EHR, which

may have an impact on the care during the hospitalization)

• Doctors on call can access the patient record and prescribe

medication.

• Therapyplanning

• Measures restricting physical freedom: other than segregation

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

26-04-2016

2016/07 2017/06 2018/01 2019/01

Plan van Aanpak

Contract of

ActieplanOpstart

Meaningful Use Model

Stap 1 Meaningful

Use Model

9 EPD: Timing

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Early Adopters Budget Progressief

van 0% naar 15%

Accelerator Budget= evolutief

Sokkel per bed = degressief

van 25% naar 10%

Sokkel per ziekenhuis = degressief

van 20% naar 5%

20%15%

10%5%

25%

20%

15%

10%

55%

60%

65%

70%

0%5%

10%15%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

2016 2017 2018 2019

Deelbudgetten in %

Sokkel per Ziekenhuis Sokkel per Bed Acceleratorbudget Early Adopters Budget

EPD: Financieringsmechanisme10

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

EPD: Financieringsmechanisme11

Verdeling budget algemene ziekenhuizen (84%)

Verdeling budget psychiatrische en andere ziekenhuizen (16%)

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Doelstelling

• Het ‘acceleratorprogramma’ voorziet in het opstarten van een proces waarbij men de implementatie van een EPD in ziekenhuizen wenst te stimuleren.

• Aan dit proces zijn een aantal financiële incentives gekoppeld

• Ziekenhuizen dienen hun ambitie aan te geven mbt de einddoel en hun implementatiestrategie.

• Vragenlijst dient inzicht te verschaffen in

AS-IS

Proces

TO-BE

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Vragenlijst Plan van Aanpak

• Ambitieniveau

Wat als implementatie reeds afgerond?

• Timing

Verwachte resultaat eind 2018

• Verwachting overheid

Ingevulde vragenlijst + Wil om progressief geïntegreerd EPD te implementeren

Geplande evolutie analyseren

Beter zicht op de noden ZH

13

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Vragenlijst Plan van Aanpak

• AS-IS

• TO-BE

• Keuze EPD

• Implementatie EPD

• Change Management

14

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

AS-IS

1. Stand van Zaken met betrekking tot Patiënt gerelateerde

software?

2. Stand van Zaken met betrekking tot 'Belgian Meaningful Use

Criteria‘?

3. Voldoen de huidige IT-middelen voor de uitdagingen van een

geïntegreerd EPD?

15

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

TO-BE1. Strategische doelen

Welke zijn de strategische doelen met betrekking tot de

implementatie van een geïntegreerd EPD.

Welke eindresultaten zijn in scope?

Zijn de succesfactoren voor een geïntegreerd EPD reeds bepaald?

Zo ja, welke succesfactoren werden gedefinieerd?

Werd de impact van het EPD op de bestaande klinische

informatiesystemen reeds geanalyseerd?

Zijn er afhankelijkheden van dit project ten opzichte van andere

projecten?

2. Stand van Zaken met betrekking tot BMUC

Corefunctionaliteit

Menufunctionaliteiten

16

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Keuze EPD1. Keuze toekomstig geïntegreerd EPD

Kiest uw ziekenhuis voor de eigen ontwikkeling van een geïntegreerd EPD?

Welke optie heeft uw ziekenhuis gekozen?

Indien uw ziekenhuis opteert voor een marktbevraging, in welke fase

bevindt uw ziekenhuis zich dan reeds?

Indien uw ziekenhuis reeds voor een geïntegreerd EPD heeft gekozen, kan

u dan preciseren welke?

2. Functionele en technische eisen

Welke standaarden en protocollen voor uitwisseling gebruikt het

ziekenhuis of zal het gaan gebruiken in het ziekenhuis informatie

systeem?

Welk strategisch belang hecht u hieraan?

Is er een soort van EAI of BSE uitwisselingsplatform of zal dit worden

opgericht binnen het ziekenhuis?

Zo ja, welke toepassingen zullen via dit systeem gegevens uitwisselen?

17

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Implementatie EPD

1. Programma/projectbeheer

2. Implementatie Management

18

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Implementatie EPD

1. Programma/projectbeheer

Is er reeds een multidisciplinaire coördinatiegroep opgezet?

Wie is er vertegenwoordigd in de multidisciplinaire coördinatiegroep?

Wat zijn de verantwoordelijkheden van de multidisciplinaire

coördinatiegroep?

Is er reeds een Projectgroep of meerdere projectgroepen opgericht?

Wat zijn de verantwoordelijkheden van de Projectgroep(en)?

Beschikt u over een lijst per project met de projectleden?

19

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Implementatie EPD

2. Implementatie Management Is er reeds een stappenplan aanwezig?

In welke fase bevindt uw ziekenhuis zich momenteel? Bent u reeds aan het implementeren? Wat zijn

de volgende belangrijke stappen?

Is er reeds een voortgangsrapportage voorzien?

Is er reeds een evaluatie voorzien?

Is er reeds een concrete timing?

Wat is de geschatte begindatum?

Wat is de geschatte doorlooptijd (in aantal maanden)?

Werd er reeds een analyse gemaakt van de impact op de huidige bestaande systemen en processen?

Is er reeds een meerjarenbudget voorzien?

Zijn er reeds FTE gebudgetteerd?

Is er een informatieveiligheidsbeleid?

Is er reeds een release en testbeleid uitgestippeld?

Werden er concrete SLA afspraken gemaakt?

Is er een noodplan in geval van panne of cyber-attack?

Is er een beleid inzake ICT opleiding- zowel specifiek als permanent - van het personeel?

Is er een technische en functionele informaticaondersteuning (24u/24u) voor de eindgebruikers

tijdens de implementatie?

20

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Veranderingsstrategie21

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

Next steps: Work in Progress22

• Wettelijk kader financiering afronden

• Methodiek voor meten van de criteria vastleggen

• Template/guidelines voor bestek opmaken

• Afronden juridische nota

• Ondersteuning bieden aan de ziekenhuizen

• Analyse plan van aanpak van de ziekenhuizen