doe ik het goed? - Wegwijzer Certificering · Certificering van digitale repositories in Nederland....

5
doe ik het goed? Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid Postbus 90407 2509 lk Den Haag www.ncdd.nl [email protected] Certificering van digitale repositories in Nederland

Transcript of doe ik het goed? - Wegwijzer Certificering · Certificering van digitale repositories in Nederland....

Page 1: doe ik het goed? - Wegwijzer Certificering · Certificering van digitale repositories in Nederland. 2. Zie bijvoorbeeld het rapport van het Europese 4C-project, ‘Quality and Trustworthiness

doe ik het goed?

Nationale Coalitie Digitale DuurzaamheidPostbus 904072509 lk Den [email protected]

Certificering van digitale repositories in Nederland

Page 2: doe ik het goed? - Wegwijzer Certificering · Certificering van digitale repositories in Nederland. 2. Zie bijvoorbeeld het rapport van het Europese 4C-project, ‘Quality and Trustworthiness

doe ik het goed? Archieven, musea en bibliotheken beheren in steeds grotere mate digitale producten van onze samenleving. Deze professionele instellingen vervullen meer en meer de rol van digitale repositories.1 Subsidiegevers en financiers, data-producenten en depotgevers, consumenten en gebruikers moeten de beheerders van repositories met vertrouwen tegemoet kunnen treden – en vice versa. Al deze ‘stakeholders’ gaan ervan uit dat beherende instellingen hun digitale collecties duurzaam veiligstellen en toegankelijk houden.

Hoe maken we dat vertrouwen meetbaar, hoe kunnen we dit volgens externe maatstaven demonstreren? Hiertoe is een raamwerk van verschillende certificeringstrajecten voor digitale repositories ontwikkeld. Informatiebeheerders en andere betrokkenen kunnen hierop terugvallen om de kwaliteit van hun werkprocessen en beheersystemen te toetsen en te verbeteren. Een ‘trustworthy’ of ‘trusted digital repository’ (tdr) is een term die dan vaak wordt gebruikt.

Het European Framework for Audit and Certification of Digital Repositories beschrijft een ‘drietrapsraket’ voor certificering. Certificering is geen ‘alles of niets’ propositie. Organisaties kunnen in dit groeimodel stapsgewijs doorontwikkelen. Daarnaast zijn de standaarden zelf nog vrij jong en ontwikkelt de kennis over duurzaam digitaal beheer zich in rap tempo. De ervaring leert dat certificering niet beperkt kan blijven tot een momentopname. Het proces van certificering dient regelmatig herhaald te worden om digitale repositories blijvend te laten voldoen aan de eisen en de nieuwste inzichten.

In toenemende mate van complexiteit en diepgang staan de volgende drie instrumenten ter beschikking: het Data Seal of Approval (dsa), het nestor Seal (toetsing op din-standaard 31644) en iso-certificering (16363). Toetsing loopt in intensiteit uiteen van een ‘peer review’ van opgeleverde documentatie (dsa) tot een voorbereid ‘on-site’ bezoek van een extern audit team (iso).

wat is de meerwaarde?Bepalen of een repository aan criteria voldoet, kost tijd en middelen. Echter, de opbrengsten van een certificeringstraject bestaan uit meer dan het bestendigen en verstevigen van vertrouwen, naar fondsverstrekkers, depotgevers dan wel gebruikers. Organisaties die zo’n proces hebben doorlopen geven aan dat de exercitie nog veel meer voordelen biedt. De weg naar een certificering verhoogt de professionaliteit van de medewerkers op het gebied van digitaal beheer, fungeert als ‘benchmark’ (hoe doen wij het ten opzichte van onze collega-instellingen?) en kan bijdragen aan de marketing van een instelling. Daarnaast helpt het inrichten van een tdr bij de kostenbeheersing van digitale inname, opslag en toegankelijkheid. Een beschrijving van ‘benefits’ van dsa-certificering staat vermeld op www.datasealofapproval.org/en/assessment/benefits/

variatie in certificeringBinnen de meeste certificeringsmodellen is het geaccepteerd om (sommige van de) vereiste onderdelen van een tdr uit te besteden. Dit kan via gedocumenteerde serviceovereenkomsten met commerciële partijen, conform de certificeringseisen, of door gebruikmaking van de dienstverlening van nationale instellingen.

dsa

nestor

iso

#variabelen /

guidelines

16

34

109

aanvraagkosten

(2014)

€0

€500

variabel

review / audit

1 peer review

2 separate peer reviews

review van documentatie; on-site audit

1

Een digitaal repository kan wor-

den gedefinieerd als: Een sys-

teem (hardware en software),

met bijbehorende processen

en ondersteuning (mensen en

middelen), dat informatie in

diverse vormen (bijvoorbeeld

tekst, datasets, beeld of geluid)

en formaten opneemt, ontsluit,

en duurzaam bruikbaar houdt.

Bron: o.a. gebaseerd op

https://bib.kuleuven.be/ub/doel-

groep-onderzoek/open-access/

glossarium

de drietrapsraket:

basiskenmerken van drie

certificeringsinstrumenten

Certificering van digitale repositories in Nederland

Page 3: doe ik het goed? - Wegwijzer Certificering · Certificering van digitale repositories in Nederland. 2. Zie bijvoorbeeld het rapport van het Europese 4C-project, ‘Quality and Trustworthiness

2

Zie bijvoorbeeld het rapport

van het Europese 4C-project,

‘Quality and Trustworthiness

as Economic Determinants in

Digital Curation’ http://4cpro-

ject.eu/d4-3-quality-and-trust-

worthiness

of een investering in het toetsen van de eigen processen en systemen voldoende bijdraagt aan het beantwoorden van fundamentele vragen rond continuïteit in bedrijfsvoering en management, beleidsvorming en techniek.

Concepten uit het Open Archival Information System (oais) vormen de basis van velerlei kwaliteitsnormen, zoals die een rol spelen bij certificering. Ook als men niet aan certificering toe is, kunnen oais en de standaarden helpen bij het implementeren van digitale duurzaamheid in de organisatie.

Organisaties van kleinere omvang spelen vaak een unieke rol in een specifiek domein. Ook zij zullen profijt hebben van kennisverwerving over de kernelementen van certificering. Hiermee zijn zij beter toegerust voor gesprekken met hun leve-ranciers (service levels), depotgevers (metadata, dataformaten) en gebruikers. Bij dergelijke organi-saties lijkt het zinnig aan kennisvorming te doen ten aanzien van de basiscriteria zoals vastgelegd in de dsa-systematiek.

hoe verder?De ncdd ontwikkelt een roadmap voor certifi-cering van digitale repositories in Nederland. Door het delen van kennis en ervaring op online en offline platforms wil zij bewustwording en acceptatie van certificeringspraktijken verankeren in een breed scala aan sectoren en domeinen. Een aantal van de ncdd-partners draagt bij aan de tot standkoming van de certificeringsstandaarden en kan een belangrijke kennisbijdrage leveren.

Doorlooptijd en investeringen zijn bij certificering sterk afhankelijk van de mate waarin medewer-kers vrijgesteld kunnen worden en in hoeverre beleid, beheer en processen reeds zijn gedocu-menteerd.2 Zie ook het kader ‘Praktijkvoorbeelden’.

Certificering levert expliciete inzichten op in de vraag of de organisatie een stresstest kan door-staan op het terrein vanGovernanceOntwikkelen van missie statement, strategische plannen, collectie- en successiebeleidOrganisatie en personeelBeleggen van verantwoordelijkheden, aanbieden van kennisontwikkeling en training van medewer-kersProcedures en beleidFormuleren en vastleggen van doelstellingen, documenteren van processen, naleven van standaardenFinanciële duurzaamheidOntwikkelen van business modellen, short & longterm business planningLicenties en aansprakelijkhedenVastleggen van contractuele afspraken met depotgevers, leveranciers en gebruikers

certificeren of (nog) niet?Nationale, toonaangevende organisaties in de domeinen erfgoed, media, wetenschap en over-heid en archieven nemen een voortrekkersrol in het uitvoeren en propageren van certificering. De voortrekkers in de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (ncdd) streven vanuit hun positie naar certificering, minimaal op het dsa-niveau, om deze later zo mogelijk uit te bouwen naar een hoger niveau. Bevindingen en aanbevelingen die voortkomen uit certificeringsprocedures worden in principe openbaar gemaakt, met uitzondering van bedrijfskritische informatie.Normaal gesproken zal een organisatie zich pas aanmelden voor certificering als men denkt aan de voorwaarden te voldoen, bijvoorbeeld door een ‘self assessment’ te doen. Provinciale, regionale of sectorspecifieke repositories kunnen de ‘lessons learned’ van de voortrekkers toepassen binnen de eigen organisatie. Ook dan zal de afweging plaatsvinden

Meer informatie[Data Seal of Approval: www.datasealofapproval.org/en [nestor Seal: www.langzeitarchivierung.de/Subsites/nestor/EN/nestor-Siegel/siegel_node.html

[iso certificering: www.iso16363.org [In 2014 is de iso 16919 gepubliceerd met daarin de kwalificaties waaraan officiële auditors dienen te voldoen: www.iso16363.org/standards/iso-16919

Page 4: doe ik het goed? - Wegwijzer Certificering · Certificering van digitale repositories in Nederland. 2. Zie bijvoorbeeld het rapport van het Europese 4C-project, ‘Quality and Trustworthiness

N C D DNationale CoalitieDigitaleDuurzaamheid

ncddnationale coalitie digitale duurzaamheid

praktijkvoorbeelden van certificering

Case study dsa-certificering, Archaeology Data Service-ads, www.dcc.ac.uk/resources/case-studies/ads-dsa

Blog over audit van het clockks Archive, blog.dshr.org/2014/08/trac-audit-process.html

Documentatie van alle succesvol doorlopen dsa-beoordelingen is toegankelijk via www.datasealofapproval.org/en/assessment (klik op het jaartal onder ‘dsa’).

Meertens Instituut

Verkrijgen van het dsa-certificaat is essentieel voor de bedrijfsvoering. De certificering bleek een zeer nuttig proces te zijn: het wees ons op zaken die goed verankerd moeten zijn in de organisatie bij het archiveringsproces. Tevens sluit het aan bij ons beleid inzake Open Access en Digitale Duurzaamheid. Naast die beleidsvoornemens hebben we dan ook duidelijk zichtbaar op de website staan dat we dsa-gecertificeerd zijn. Douwe Zeldenrust

(dsa-documentatie van het Meertens Instituut staat op de dsa-website vermeld als ‘de Digitale Koepel’)

DANS

Het dsa is een belangrijk middel om onze stakeholders te laten zien dat dans een betrouwbaar data-archief is, waarop ook op de lange termijn gebouwd kan worden. Maar minstens zo belangrijk is het feit dat dsa in de praktijk ook functioneert als een stok achter de deur om de organisatie als geheel en de kerndiensten in het bijzonder verder te professionaliseren.Ingrid Dillo

3TU.Datacentrum

Het dsa-certificaat is voor ons van grote waarde omdat we daarmee onze klanten laten zien dat we onze processen rondom datacuratie goed op orde hebben en een veilige en betrouwbare opslag van hun onderzoeksdata is gegarandeerd. Het certifice-rings traject heeft ervoor gezorgd dat we beter inzicht hebben gekregen in onze eigen processen en dat we deze goed documenteren. Een leerzaam proces met als eindresultaat een dsa-keurmerk dat we met trots uitdragen!Jeroen Rombouts

waarom kozen organisaties voor certificering en wat heeft het opgeleverd?

De Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid

is in 2008 opgericht door organisaties uit de

publieke sector die de langdurige zorg voor

digitale informatie in het publieke domein

tot hun kerntaak rekenen. De ncdd fungeert

als een platform voor het delen van kennis

en expertise en coördineert de ontwikkeling

van een landelijk netwerk waarin de toegang

tot digitale informatie van de publieke sector

gegarandeerd is.

Page 5: doe ik het goed? - Wegwijzer Certificering · Certificering van digitale repositories in Nederland. 2. Zie bijvoorbeeld het rapport van het Europese 4C-project, ‘Quality and Trustworthiness

fotografie © aad van der valk | vorm

geving: marise knegtm

ans | druk: drukkerij elco

Deze folder is tot stand gekomenbinnen het ncdd project Certificering. Deelnemers waren Leon Bok (rce), Margriet van Gorsel (na), Annemieke de Jong (nibg), Barbara Sierman (kb), Madeleine de Smaele (3tu.Datacentrum) en Kees Waterman (dans).