DocuProces-HOC-Hoorn

Praktijk case: “Geautomatiseerd scannen én verwerken van ingekomen facturen”

ICT Platform

DocuProces, paperless is

more.

DocuProces

• Gespecialiseerd in Document Processen en integratie van business toepassingen

• Vele jaren ervaring (DocuPro’s)

• Eigen methodiek en aanpak

• Standaard software oplossingen

• Klant specifieke implementatie

• Onderdeel van People-force B.V.

http://www.docuware.com/

http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/default.aspx

http://superoffice.nl/


more.

DocuSwing DocuCycle


more.

• Digitalise

• Organise

• Certify, Authorise and Security

• Unify

• Share

• Workflow

• Integrate

• Navigate

• Generate


more.

Diverse samenhangende tools

• Document Management en Archief: DocuWare

• Intelligente scanning: RecSolution

• Workflow: JobRouter

• Collaboratie en Content: SharePoint

• Document Creatie en Generatie

• Relatiebeheer: SuperOffice

http://superoffice.nl/

http://www.docuware.com/

http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/default.aspx


more.

Business Case Klant

• Inkomende facturen (ca 300/week)

• Automatisch verwerken (zo veel mogelijk)

• Geen papieren documenten

• Scan, analyse, verwerken, archiveren

• Koppeling met financieel systeem (order matching, koppeling aan kostenplaatsen)


more.

Voorgestelde oplossing

• Scanning of elektronisch ontvangen

• Analyse vooraan in het proces

• Matching, autorisatie, verrijking vooraan

• Opslag in DMS incl. metadata

• Automatische input en verwerking in Financiële Administratie


more.

xml

Flow

pdf

Ingekomen facturen: Papier of pdf

Intelligent scannen en

analyse

Fin. Adm.Navision

DMS systeem

archief

index

verwerken

opslag

raadplegen

Gebrui-kers

autorisatie


more.

RecSolution: Intelligent Scannen

Details van de scan instellingenBron: scanner of een al ingescand of bv. per mail ontvangen pdf.Pagina scheiding: door witblad, barcode, stempel, vaste tekst.


more.

RecSolution: Verwerking


more.

RecSolution: slim nabewerken


more.

xml

RecSolution

pdf



analyse

Fin. Adm.Navision

DMS systeem

archief

Gebrui-kers

Analyseren tot op factuur regelniveauHerkenning van veldenHerkenning van logo’sControle op scanresultaat / nabewerkingInhoudelijke controle (herberekening)Context afhankelijke matching (bv kostenplaats)Freeformat scanning mogelijk


more.

RecSolution: resultaat


more.

RecSolution: Scan sjabloon


more.

XML gegevens uitwisseling


more.

xml

DocuWare

pdf



analyse

Fin. Adm.Navision

DMS systeem

archief

index

opslag

Gebrui-kers

Archiveren van pdf én xmlXML tbv indexing en metadataEenvoudige workflow en werkprocessenAutorisatieprocesUitgebreide zoekmogelijkhedenFull-text zoeken


more.

DocuWare: gearchiveerde facturen

GearchiveerdGeïndexeerd en verrijktEenvoudig zoekenAutorisatie


more.

Geautomatiseerde invoer vanuit de XMLAutomatische verwerking (waar mogelijk)

ordermatchingautorisatiebetalingsopdracht klaarzetten

Eenvoudig origineel rechtstreeks in DocuWare opvraagbaar

Navision


more.

xml

Resultaat klant

pdf



analyse

Fin. Adm.Navision

DMS systeem

archief

Gebrui-kers

Tijdbesparing: niet langer handmatig invoeren factuurregelsVervangen door controle en enige handmatig nabewerking Minder fouten: automatische uitsplitsing naar kostenplaats (bv op kenteken)Minder fouten: door invoeren of overtypenRuimte besparing: alle facturen gearchiveerdGemak: geen papieren facturen meer rond sturenProcesverbetering: autoriseren middels workflow Snellere afhandelingKlaar voor de toekomst

Hartelijk dank voor uw interesse!

DocuProces-HOC-Hoorn

Documents

Transcript of DocuProces-HOC-Hoorn