Stelling: DOCUMENT MANAGEMENT IS GEMEENGOED GEWORDEN, HIERDOOR

IS ER WEINIG VERNIEUWING

CARL LATKA, EDOCS:“Ik ben het niet eens met deze stelling! Voor zover het grote organisaties betreft, kan deze stelling wellicht opgaan, maar voor het MKB en de Zorg zijn er nog grote voordelen te behalen.

In een steeds verder verzakelijkte wereld merken wij dat het niet voldoende is om documenten digitaal beschikbaar te hebben,

maar is het steeds vaker ook belangrijk gebleken dat kan worden aangetoond hoe en door wie dossierstukken in behandeling zijn geweest etc. Logging is een onmisbaar onderdeel van digitaal archiveren en een goed DMS. In betaalbare oplossingen voor het MKB is deze functionaliteit nauwelijks opgenomen. Sinds 2007 ontvangt eDocs al subsidie van het Ministerie van Economische zaken voor ICT speur- en ontwikkelingswerk, met als uitgangs-punt om beproefde, professionele functionaliteit betaalbaar beschikbaar te maken voor het MKB.

Ook cloudoplossingen leveren toegevoegde waarde aan het MKB en de Zorg. Maar om nou al je bedrijfsinformatie in de Cloud te zetten is vaak een te grote stap. Middels ‘Private Cloud’ oplos-singen biedt eDocs u uw bedrijfsgegevens beveiligd en lokaliseer-baar aan. U wilt immers wel weten waar uw data zich bevindt.”

CYRILL TIWON, OPENTEXT:“Document Management als discipline is bij al onze klanten gemeengoed geworden. Dankzij slimme samenwerkingsplat-formen en goed gestructureerde archieven werken bedrijven effectiever en besteden ze minder tijd en geld aan het beheren van irrelevante informatie. Onze klanten zien in dat goed geïnte-greerd document management essentieel is en geen luxe.

Elke editie van OfficeMagazine.nl bevat enkele stellingen waarmee we de lezers op de hoogte willen brengen van ontwikkelingen op specifieke gebieden, en de visie van belangrijke spelers op die gebieden. In dit geval vroegen we om reacties op een stelling met betrekking tot Document Management.

Document Management is gemeengoed geworden, hierdoor is er weinig vernieuwing

4 4 O F F I C E M A G A Z I N E . N L | N U M M E R 5 - 2 0 1 4

S T E L L I N G D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S

N U M M E R 5 - 2 0 1 4 | O F F I C E M A G A Z I N E . N L 4 5

Daarnaast spreken we nog vrijwel dagelijks met organisa-ties die nog niet zo ver zijn, of organisaties die de stap willen nemen van documentbeheer in ontoegankelijke systemen naar een strategisch platform voor geïntegreerd, bedrijfsbreed informatiebeheer. Dat is ook waar momenteel de innovatie plaatsvindt.

De juridische en technische voorwaarden voor informa-tiebeheer veranderen met de dag. Organisaties moeten tegenwoordig in staat zijn om in zeer korte tijd dossiers op te leveren die samengesteld zijn uit alle relevante informatie-bronnen, niet alleen uit document management systemen. Systeemleveranciers moeten steeds innovatiever worden als het gaat om de integratie van document management met BPM- en ERP systemen, geavanceerde Records Management functionaliteit, rich media, mobiliteit en sociale media. Wij zien een markt waarin document management als functie gemeengoed is geworden, en waar innovatie voortkomt uit een heelheidsvisie op informatiebeheer.”

JOHAN KOSTERS, DOCPLUS:“De basisfunctionaliteit van een Document Management systemen is gemeengoed, de technische innovatie zit in func-tionaliteit voor gebruik in de cloud, integratie met bedrijfs-systemen en het gebruik met smartphones en tablets. Als gevolg van de ontwikkeling binnen het kantoor naar digitale werkprocessen en de opkomst van digitale klantcommunicatie is het voor een organisatie een must, om niet op achterstand te komen ten opzicht van de concurrentie, om documenten en berichten digitaal op professioneel op te slaan en te ontsluiten. Grote organisaties zijn deze slag al aan het maken en de MKB zal gaan volgen. De traditionele leveranciers van afdrukhard-ware zien deze ontwikkeling ook en worden geconfronteerd met teruglopende afdrukvolumes. Ze breiden hun oplos-singenportfolio uit met oplossingen voor digitalisering van de interne documentverwerking: document management, factuurverwerking, personeelsdossiers, zaakmanagement en digitale postkamer.

Een andere ontwikkeling is de opkomst van Customer Communications Management, waarbij via één centraal platform multi-channel naar klanten wordt gecommuniceerd en natuurlijk het zogenaamde mijndomein waar klanten zelf inzicht krijgen in de voor hen relevante informatie en deze ook kunnen zelf kunnen wijzigen. Een goed Document Management systeem is hierbij een belangrijke fundering.”

LEONARD GORT, DE HAAN ARCHIEFBEHEER:“Nee, veel organisaties zijn nog steeds zoekende naar de oplossing voor efficiënt en veilig Document Management. In de wereld van de big data zijn er dagelijks nieuwe uitdagin-gen qua beheer en bescherming. Het is helaas bij de hogere management lagen een onderbelicht onderwerp met grote bedrijfsrisico’s. De gespecialiseerde bedrijven ontwikkelen wel

degelijk nieuwe diensten en producten. Alleen in het geval van ‘sense of urgency’ staan organisaties open om de noodzake-lijke vernieuwingen door te voeren. Er geldt dan letterlijk dat een crisis een kans op verbetering is.”

AD VAN HEIJST, VHIC:“Was het maar zo! Het mag dan zo zijn dat organisaties steeds meer aandacht krijgen voor informatiemanagement, maar document management blijft daarbij sterk onderbelicht, want: je scoort er niet mee als manager.

Daarom wordt nog steeds in elke organisatie veel tijd verspild aan het opmaken van onduidelijke documenten, het geven van onbegrijpelijke metadata aan die documenten en de verkeerde opslag daarvan. Deze verspilling wordt helaas niet gezien, omdat kantoorwerk niet gemeten wordt qua produc-tieve output.

In nagenoeg alle organisaties worden documenten in veelvoud gekopieerd: uit onderzoeken blijkt dat hooguit 20% van de documenten originelen zijn en de rest kopieën: waarmee we dus eigenlijk 80% te veel documenten beheren. Daarbij heb-ben we het nog niet eens over het versiebeheer! Kopieën die onze kanalen verstoppen en leiden tot lastig zoekwerk: ‘welke versie was het ook weer, kun jij mij die misschien toesturen?’

En nu we toch bezig zijn: hoeveel medewerkers kennen de software waarmee ze werken zo goed dat ze snel en probleem-loos hun werk kunnen doen? Welke organisatie is zover dat het document management volledig digitaal is ingericht? Wie vernietigt documenten die niet meer nodig zijn? Wie vindt zijn documenten snel, eenvoudig en heeft ze zo geordend dat een collega het werk kan overnemen?

We bevinden ons in een documentenjungle waar we met steeds meer moeite onze weg vinden. Waarvoor we steeds ingewikkelder systemen nodig hebben om de documenten terug te vinden. Tijd om ons documentbeheer eens goed tegen het licht te hou-den en documenten te delen, alleen te bewaren wat nodig is. Terug naar de eenvoud, naar het samenwerken.”

GERALDINE SCHOLTEN, DOXIS INFORMATIE-MANAGERS:“Oneens met de stelling. Document Management is helemaal geen gemeengoed geworden. Het is vooral nog het ‘ding van DIV (de archiefafdeling)’. Document Management zou juist gemeengoed moeten worden! Maar dan wel binnen de gehele organisatie, want digitaal werken brengt met zich mee dat iedereen binnen de organisatie verantwoordelijk is voor ade-quaat document management.Elke medewerker ontvangt, genereert en distribueert enorme hoeveelheden aan digitale informatie. Deze beheert hij in zijn eigen e-mailbox, eigen netwerkschijf, SharePoint, Google

Deze volledige aanbieding bestaat uit:• Cisco MX300 endpoint• Speciaal gevormde tafel voor drie personen met Barco Clickshare Mini• Drie Wilkhahn sledestoelen• Optoma verlichtingsbak• Cisco servicecontract, 3 jaar*• Managed Video Services**

ideoconference is wereldwijd geaccepteerd als de op-één-na beste vorm van communicatie en wordt veelvuldig gebruikt om mensen op verschillende locaties zonder reizen bij elkaar

te brengen. Dit kan zijn voor een bespreking tussen twee of meer personen in twee of meerdere verschillende locaties. De voordelen zijn groot en reiken verder dan alleen besparingen op reiskosten en tijd.

Een trend is dat organisaties kiezen om videoconference te integreren in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. Door te kiezen voor een ruimte waarin ook meubilair, verlichting, tafelopstelling, zichtlijnen, lichtinval en kleurgebruik zijn afgestemd op een succesvolle videoconference, wordt het effect van de videoconference en de daarmee samenhangende voordelen versterkt.

Samen met Cisco biedt BIS u een optimaal ingerichte videoconference ruimte tegen aantrekkelijke condities. Kloppend hart van deze ruimte is de Cisco MX300; een fraai alles-in-één videoconference systeem met geïntegreerd display, camera, speakers, microfoons en codec. Niet voor niets won dit systeem de reddot award 2014. De speciale tafel met aansluitpunten, ergonomische stoelen en aangepaste verlichting maken deze aanbieding helemaal af.

Aarzel niet. Kies vandaag nog voor grensoverschrijdende communicatie en meer effi ciency; in minder tijd, tegen minder kosten en met een hoge ROI.

Bel 0180-486777 of ga naar www.bis.nl/nl/video-actie

V

A MOOD:MEDIA COMPANY

Almere, Eindhoven, Ridderkerk - www.bis.nl - (+31) 0180 486 777BIS heeft ook vestigingen in: België, Duitsland, Engeland, Frankrijk - www.bis.eu

Bel uw BIS adviseur op 0180 486 777

Tari

even

ex.

BTW

. Le

aset

arie

f ge

base

erd

op 3

6 m

aand

en.

Fout

en e

n w

ijzi

ging

en v

oorb

ehou

den.

Aan

vis

uali

sati

e ku

nnen

gee

n re

chte

n on

tlee

nd w

orde

n.

* Inclusief onsite replacements, updates en upgrades ** O.b.v. Connection Package

€ 634/maand

0% financierings-rente!

Compleet ingerichte videoroom! Nu: € 634/maand.

Meer overleg, meer effi ciency. Minder tijd, minder kosten.

Docs, iCloud etc. en met een beetje mazzel in bijvoorbeeld een DMS of zaaksysteem. Ervaringsgegevens tonen aan dat (zelfs als u het echt top doet) maximaal 30% van alle relevante digitale procesinformatie in een gecontroleerde omgeving (DMS/Zaaksysteem) is opgeslagen. Iedereen is dus eigenlijk al een ‘document manager’, maar meestal wordt deze ver-antwoordelijkheid niet gevoeld. Hoog tijd dus dat document management wél gemeengoed wordt zodat de organisatie weer grip krijgt op digitale informatie, adequaat risicoma-nagement toepast en tegelijkertijd weer voldoet aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer. Wanneer Document Management binnen een organisatie de gewoon-ste zaak van de wereld is, betekent ook dat medewerkers er het belang van inzien. En wanneer dat gebeurt, dan is er ook ruimte voor vernieuwing!”

SIMON KORNBLUM, INTRADATA: “Oneens! Er is juist anno 2014 heel veel te doen rondom het managen van documenten. De digitaliseringsrevolutie heeft ook hier zijn intrede gedaan. Een document is feitelijk een vastleggingsvorm van veelal gepersonifieerde gegevens. Oftewel het vastleggen van afspraken of overzichten tussen twee partijen op een bepaalt moment in de tijd.

Tot voor kort was het nog heel gebruikelijk om contracten, verklaringen en overzichten te voorzien van handgeschreven handtekeningen en per post op papier rond te sturen. Met de komst van de digitale handtekening is dit een stuk eenvoudi-ger geworden. Door de wettelijke erkenning van de digitale handtekening kunnen bedrijven en instellingen nu 100% papiervrij communiceren met hun klanten en relaties, wat enorm veel nieuwe kansen ten gevolge heeft. Lagere kosten, hogere effectiviteit, duurzaamheid en hogere efficiency zijn aspecten die de drijvende kracht vormen achter deze innova-tie.

Moderne document management vervult hierin een essentieel rol. Documenten worden digitaal uitgewisseld en via moderne browsers beschikbaar gesteld op de smartphone en tablet. Papier is niet meer de verbindende schakel! Het is de digitale document uitwisseling die een cruciale rol vervult en gestuurd wordt vanuit het onderliggende document management-systeem. De stelling van, weinig vernieuwing in document management, is daarmee allerminst het geval!”

S T E L L I N G D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S

N U M M E R 5 - 2 0 1 4 | O F F I C E M A G A Z I N E . N L 4 7