Docu check workshop 22 maart 2011

DocuCheck Workshop22 maart 2011:

(paper)Less is More!

Vlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, www.docuproces.nl

Verzorgd door:

Rob Besse, [email protected] Scholtheis, [email protected]

http://www.youtube.com/watch_popup?v=RP4abiHdQpc&vq=medium

http://www.docuproces.nl/

mailto:[email protected]






DocuProces, paperless is

more.

Programma

• Over DocuProces• Even voorstellen en relatie met het onderwerp• Waar hebben we het over• Welke methodieken kunt u gebruiken

– DocuSwing®– DocuCycle®– 5 step framework

• Demonstraties en voorbeelden• 5-step framework en Interactieve workshop• Vragenrondje• Napraten en borrel


more.

Over DocuProces

• Divisie van People-force B.V.

• Gespecialiseerd in Document Processen en de integratie van business toepassingen

• Met zeer ervaren Document Management Consultants, onze DocuPro’s

• Met een eigen methodiek en aanpak

• En standaard software oplossingen

http://www.idoclogicx.com/

http://www.docuware.com/

http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/default.aspx

http://superoffice.nl/

http://www.arpa.nl/arpa/actueel/nieuws/berichten/15/


more.

Even Voorstellen

• Wie bent u?

• Van welk bedrijf bent u en wat is uw rol?

• Wat is uw affiniteit met Document Management?

• Wie is bij uw organisatie verantwoordelijk voor Document Beheer

• Wat hoopt U op te steken van deze workshop?


more.

Waarom deze DocuCheck

Met deze workshop wil DocuProces u helpen:

• Meer rendement te maken op uw activiteiten• Operationele kosten te besparen op documentstromen • Structuur aan te brengen in de sterk groeiende

hoeveelheid documenten en content• Inzicht te krijgen in beschikbare ICT hulpmiddelen• Kwaliteit en efficiency verhogen• Duurzaamheid te bevorderen en papier te reduceren• Archiefruimte en opslagkosten te verminderen• Vindbaarheid van documenten te bevorderen• Kennis te delen en van andere organisaties te horen welke

stappen zij al hebben ondernomen


more.

Aanzet tot een verandering:

Geef uw organisatie een DOCUSWING®Resultaten van deze verandering:

• DUURZAAMHEID en maatschappelijk verantwoord ondernemen

• TEAMGEEST en trots bij het personeel: Het WIJ-gevoel

• Meer werkplezier en minder stress en ergernis: FUN

• Grotere CONTROLE en minder risico

• Meer tijd voor wat men LEUK vindt en waar men goed in is

• Grotere FOCUS op de core business

• Betere uitstraling: IMAGO van kwaliteit en professionaliteit

• Nieuwe klanten aantrekken en KLANTBEHOUD

• MODERN en met de tijd mee

• CLEAN desk en office

• Goede RELATIES met accountants en belastingdienst

• VERTROUWEN bij de stakeholders

• AANTREKKELIJKHEID als werkgever. Er bij willen horen

• ONDERSCHEIDEND en uniek

• Effectief en efficiënt, dus meer WINST

• KANSEN voor verdere ontwikkeling en promotie


more.

Waar hebben we het over?

Wat is een document?

Wikipedia:

Een document is een verzameling gegevensvastgelegd in schriftelijke vorm op papier of digitaal.

Het woord document wordt ook gebruikt om een bestand aan te duiden in de bureaumetafoor die gebruikelijk is bij de grafische gebruikersinterfacevan computers.

http://nl.wikipedia.org/wiki/Gegevens

http://nl.wikipedia.org/wiki/Schrift

http://nl.wikipedia.org/wiki/Papier

http://nl.wikipedia.org/wiki/Digitaal

http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand_(computer)

http://nl.wikipedia.org/wiki/Bureaumetafoor

http://nl.wikipedia.org/wiki/Grafische_gebruikersinterface

http://nl.wikipedia.org/wiki/Computer


more.

ICT Vakjargon

ECM: Enterprise Content Management

DMS: Document Management System

CMS: Content Management System

RM: Record Management

CRM: Customer Relationship Management

ERP: Enterprise Resource Planning


more.

En tegenwoordig

Cloud Computing

SaaS (Software as a Service)

IaaS (Infrastructure as a Service)

DaaS (Desktop as a Service)

Social Media

Social CRM


more.

Wat is ECM?

Wikipedia:

Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming.

Dit is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is.

Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten(bijvoorbeeld Word (.doc), Excel (.xls), maar ook PDF, XML, E-mailberichten, afbeeldingen, video's en geluidsfragmenten).

http://nl.wikipedia.org/wiki/Informatie

http://nl.wikipedia.org/wiki/Informatie

http://nl.wikipedia.org/wiki/Bedrijf

http://nl.wikipedia.org/wiki/Database

http://nl.wikipedia.org/wiki/Document


more.

ECM is een paraplubegrip

Hieronder vallen deeloplossingen zoals:

• Document management

• Web content management

• Workflow management

• Delen en samenwerken

• Records management

• Scanning

• Zoeken en vinden


more.

Waarom ECM?• Beheren van ongestructureerde informatie

(van initiële creatie via publicatie tot aan archivering en verwijdering)

• Kunnen vinden van de informatie• Bewaken van de integriteit van de informatie

De vindbaarheid wordt onder andere geregeld door het toevoegen van kenmerken, de zogenaamde metadata, zoals:

• Auteur • Trefwoord• Creatiedatum• Onderwerp• Project of dossier• Klant• Contactpersoon• Status

http://nl.wikipedia.org/wiki/Metadata


more.

En wat is een DMS?

Een document management systeem (DMS) is over het algemeen een database waarin beschrijvende kenmerken (metadata) van documenten worden opgeslagen zodat ze makkelijk zijn terug te vinden.

Documenten kunnen in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie, die via de database toegankelijk is.

http://nl.wikipedia.org/wiki/Database

http://nl.wikipedia.org/wiki/Metadata

http://nl.wikipedia.org/wiki/Document

http://www.youtube.com/watch_popup?v=1B_jZGhuBdU&vq=medium


more.

Systemen en Document Processen

Documenten

CMS

ERP

HRM

DMS

BI

CRM

Afbeeldingen

Persoonsgegevens

Product

Gegevens

Project

gegevens

Klant gegevens

Tekst

blokken


more.

De praktijk

Integratie: databases, SQL, API, Web Services

Business applicaties (CRM, ERP, HRM, etc.)

DMS (bijv. DocuWare) CMS (bijv. SharePoint)

Office- en business applicaties

File, archiving, PDF, TIFF, etc.


more.

Geintegreerde Architectuur

Sjabloon

bibliotheken

Office: Excel, Access, Outlook, enz.

Integratie: databases, SQL, API, Web Services

Business applicaties (CRM, ERP, HRM, etc.)

DMS, Content Mng. (bijv.SharePoint)

2) Inputkanalen

DMS, Content Mng. E-mailFile, archiving, PDF, TIFF, etc.

Business applicaties (CRM, ERP, DMS, etc.)

Printers; desktop, multi copiers, etc.

3) Outputkanalen

1) Office- en business applicaties

data

MetadataInvoerscherm

sjabloon

Documentof rapport

•Input

Scherm 1

•Input

Scherm 2

•Input

Scherm 3

Document

Creatie/ Generatie


more.

Voorbeeld Offerte proces

Verkoop systeemFinancieel systeem

Document Management Systeem

1) Gebruiker maakt vanuit Verkoop systeem offerte aan

2) Systeem activeert Invoerscherm en sjabloon en haalt gegevens uit Verkoop systeem

3) Input Data uit F&A en andere bronnen

8) Gebruiker slaat document op voorzien van metadata

6) Records bijwerken inVerkoop systeem

9) Document naar opdrachtgever

4) gebruiker werkt details verder uit en genereert de offerte

5) Document wordt gefiatteerd

7) Record verwerkenin F&A systeem

• Output

Scherm 1 • Input

Scherm 2

• Output

Scherm 3

http://images.google.nl/imgres?imgurl=http://www.dmdigital.nl/img/artikelen/Handen Schudden.jpg&imgrefurl=http://www.dmdigital.nl/27/18/Werkwijze/&usg=__RKWFKzqMtfFzvCSW4roNSwaonNo=&h=445&w=500&sz=24&hl=nl&start=26&tbnid=JNMaiCqVhz2S8M:&tbnh=116&tbnw=130&prev=/images?q=klant&gbv=2&ndsp=20&hl=nl&sa=N&start=20


more.

Hoe pakken we het aan?

Om alle aspecten van Document beheer onder controle te krijgen gebruiken wij onze eigen methodieken:

• DocuCycle®

• DocuSwing®

• 5 step framework voor leiderschap


more.

De DocuCycle®

CERTIFICEREN

DISTRIBUEREN

ARCHIVEREN

ZOEKENVERNIETIGEN

SCANNEN

CREËREN


more.

De Document Lifecycle


more.

DocuSwing®

DigitaliserenOrganiserenCertificerenUniformerenShareWorkflowIntegrerenNavigerenGenereren


more.

Digitaliseren

• Inkomende Documenten• Scan naar Digitaal archief• Data Capture/ OCR/ Handschriftherkenning• Metadata en Indexering• Scanning• Gebruik van Barcodes• Digitale handtekeningen• Digitale visitekaartjes en Tags• Digitale facturatie• PDF/A & TIFF• Digitaal schrijven

http://www.youtube.com/watch_popup?v=zRrTVfxkEDc&vq=medium


more.

Organiseren en structureren

• Document Structuur Plan• Standaards implementeren• Werkprocessen• Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden• Wetgeving• Zaakgericht werken• Afdelingsspecifieke onderdelen• Fysiek versus digitaal• Historisch archief• Record retentie en bewaartermijnen


more.

Certificeren en Autoriseren

• Kwaliteitscontrole• Inhoudscontrole• Vastleggen primaire bronnen• Beveiliging• Categoriseren en Classificeren• Fiattering/ Goedkeuring• Digitale handtekeningen• Verantwoordelijkheden en bevoegdheden• Fysiek versus Digitaal


more.

Uniformeren

• Corporate Design/ Huisstijl• Document Generatie & Mail Merge• Sjabloonbeheer• Rapportage• Taal• Business Rules voor document creatie• Integratie met diverse bronnen• Versie Management• Kwaliteits- en efficiency verhoging


more.

Share

• Waar opslaan en door wie• Waar delen en met wie• Wat delen en met wie• Wanneer • hoe delen• Samenwerken aan Documenten• Content en versie beheer• Kopiëren versus linken• Publiceren• Archiveren


more.

Workflow Management

• Business Proces Management en Improvement• Geautomatiseerde dialogen• Fiattering• Geautomatiseerde Business Rules• Forecasting en Rapportage• Automatische Order processing• Automatisch Routeren, Distributie en Opslag• Verwerking facturen en contracten• Vermindering processing time• Auditable & volledig gedocumenteerd• Informatieflow en Taakmanagement

http://www.docuware.com/main.asp?sig=sol_scc&lan=en&loc=in&sub=3


more.

Integreren

• Geïntegreerde Document creatie• Geïntegreerd Document Management• Integratie van processen en structuren• Onderhouden en muteren bronnen• Consistentie van informatie• Koppelingen tussen systemen• Automatische processen• Centrale Document opslag• Migratie• Import & Export

http://www.youtube.com/watch_popup?v=LNnqllEgkAQ&vq=medium


more.

Navigeren en Zoeken

• Indexering / Metadata

• Bronnen definiëren

• Voorkomen van meerdere versies

• Consistente opslag

• Snelle en betrouwbare Retrieval

• Zoekfunctie geïntegreerd in Informatie Systemen

• Eenduidige toegang tot Informatie

• Full text zoekmogelijkheden


more.

Genereren

• Genereren versus creëren

• Gebruik maken van diverse bronnen

• Integratie met tekstblokken

• Integratie met afbeeldingen

• Business rules

• Geautomatiseerde opslag en metadata

• Geautomatiseerde workflow


more.

5-step framework for Leadership


more.

Stap 1: Wat werkt er al goed?


more.

Stap 2: Waarom werkt dit goed?


more.

Stap 3: Wat willen we bereiken?


more.

Stap 4: Wat zijn de voordelen?


more.

Stap 5: Acties en implementatieWat kan meer, beter, anders?


more.

Vragenrondje

Wij danken u voor uw aandacht!

Vlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, www.docuproces.nl

http://www.docuproces.nl/

Docu check workshop 22 maart 2011

Business

Transcript of Docu check workshop 22 maart 2011