1

Digitalisering: géén klassiek ICT project!Digitalisering: géén klassiek ICT project!

De route naar 2017: een managementopgave

DIRKDIRK--JAN DE BRUIJNJAN DE BRUIJN

11 11 maartmaart 20142014

2

AgendaAgenda

1.1. What’sWhat’s goinggoing on?on?

2.2. eOverheideOverheid iOverheidiOverheid

3.3. Weerbarstig vraagstukWeerbarstig vraagstuk

4.4. Karakter bedrijf verandertKarakter bedrijf verandert

5.5. Gefaseerde aanpak: step Gefaseerde aanpak: step byby stepstep

6.6. Do’s & Do’s & dont’sdont’s

3

Parels …Parels …

In de loop van mijn leven heb ik flink wat congresjes afgelopen.

Iedereen weet hoe slaapverwekkend het merendeel van dit

soort feesten is:

Dat was een boel geld voor een emmer slap geouwehoer!

Ik heb mij op zo’n moment altijd getroost met de gedachte dat

als er maar één idee tussen zit waarmee ik naar huis ga en dat

ik succesvol kan toepassen, dat ik dan de kosten er duizend-

voudig uit heb!

Want dat zijn nou écht ‘parels’ …

4

5

Komende 5 jaar gaat er meer veranderen Komende 5 jaar gaat er meer veranderen

dan in de afgelopen 20 jaardan in de afgelopen 20 jaar

•• Nú rijk en gelukkig; maar hoe houden we dat vast? Nú rijk en gelukkig; maar hoe houden we dat vast?

•• ffocus ocus €€’s verdelen ’s verdelen €€’s verdienen’s verdienen

•• Toenemende snelheid van veranderingen: Toenemende snelheid van veranderingen: bbedrijfsvoordelen komen/gaan snelleredrijfsvoordelen komen/gaan sneller

•• ontwikkelingen in de sfeer van technologie, sociale media, slim gebruik dataontwikkelingen in de sfeer van technologie, sociale media, slim gebruik data

•• stijgende emancipatieniveausstijgende emancipatieniveaus

•• verdere versplintering van klantbehoeftesverdere versplintering van klantbehoeftes

•• snel platter wordende wereld snel platter wordende wereld

•• Volatielere wereld: versnellingstrend zal zich verdubbelenVolatielere wereld: versnellingstrend zal zich verdubbelen

6

Gezwets?Gezwets?

Maatschappelijke acceptatieMaatschappelijke acceptatie

•• stoomschip: > 100 jaarstoomschip: > 100 jaar

•• iinternet: < 10 jaarnternet: < 10 jaar

•• Apple/Apple/FacebookFacebook: < 5 jaar: < 5 jaar

Wet van MooreWet van Moore

•• iedere 18 maanden een iedere 18 maanden een nieuwe chip die het aantal verbindingen nieuwe chip die het aantal verbindingen verdubbeltverdubbelt

•• bepaalt bepaalt al 40 jaar al 40 jaar het het tempo tempo van van technologische technologische ontwikkelingenontwikkelingen

•• komende 15 komende 15 jaar onverminderd van jaar onverminderd van kracht: in 2028 kracht: in 2028 minstens minstens 2.000 2.000 keer meer keer meer

digitale digitale powerpower

7

Van eOverheid naar iOverheidVan eOverheid naar iOverheid (regeerakkoord: in 2017 moeten burgers/bedrijven digitaal zaken kunnen doen (regeerakkoord: in 2017 moeten burgers/bedrijven digitaal zaken kunnen doen

met overheid)met overheid)

•• Andere positionering ICTAndere positionering ICT

–– Recente rapporten WRR en Rob: ‘weg met het denken in termen van techniek’Recente rapporten WRR en Rob: ‘weg met het denken in termen van techniek’

–– Er is een informatieoverheid ontstaan die volop draait op nieuwe informatiestromen: Er is een informatieoverheid ontstaan die volop draait op nieuwe informatiestromen:

digitalisering van de dienstverlening naar burgers/ondernemers digitalisering van de dienstverlening naar burgers/ondernemers

–– Over de traditionele scheidslijnen van publiek/privaatOver de traditionele scheidslijnen van publiek/privaat

–– Geen benadering vanuit bedrijfsvoering; wel gebaseerd op Geen benadering vanuit bedrijfsvoering; wel gebaseerd op bedrijfsvoerringsinfrastructuurbedrijfsvoerringsinfrastructuur

•• Die Die iOverheid is meer dan een optelling van beslissingen over individuele iOverheid is meer dan een optelling van beslissingen over individuele

applicaties en applicaties en beleidsinitiatievenbeleidsinitiatieven

8

Stelt u zich eens voor…Stelt u zich eens voor…

U staat met uw organisatie aan de vooravond van een digitaliseringsproject. Eerdere U staat met uw organisatie aan de vooravond van een digitaliseringsproject. Eerdere

ICT projecten zijn niet erg succesvol geweest. De ICTICT projecten zijn niet erg succesvol geweest. De ICT--club opereert als een eiland: de club opereert als een eiland: de

relatie met de primaire processen is moeizaam. Technisch gezien kan ICT het huidige relatie met de primaire processen is moeizaam. Technisch gezien kan ICT het huidige

niveau nét bijbenen. Het applicatielandschap is versnipperd: veel spaghetti. Uw infra is niveau nét bijbenen. Het applicatielandschap is versnipperd: veel spaghetti. Uw infra is

verouderd. De relatie met uw ICT leverancier is taai: veel gedoe. Driekwart van het ICT verouderd. De relatie met uw ICT leverancier is taai: veel gedoe. Driekwart van het ICT

budget gaat op aan beheerslasten.budget gaat op aan beheerslasten.

U weet dat het realiseren van deze doelstellingen bijna alle facetten U weet dat het realiseren van deze doelstellingen bijna alle facetten

van uw organisatie gaat raken. En ook in hoge mate het toekomstige succes en de van uw organisatie gaat raken. En ook in hoge mate het toekomstige succes en de

continuïteit van uw tent!continuïteit van uw tent!

Waar begin je dan? Hoe pak je dat aan?Waar begin je dan? Hoe pak je dat aan?

9

ObservatiesObservaties

•• Geen benadering vanuit de businessGeen benadering vanuit de business

–– Beperkte visie: Beperkte visie: visionvision without action is without action is daydreamingdaydreaming; action without a ; action without a visionvision is a is a nightmarenightmare!!

–– Veel afzonderlijke opdrachten zonder corporate uitgangspuntenVeel afzonderlijke opdrachten zonder corporate uitgangspunten

–– Geen overall planning (‘begin met het einde voor ogen’)Geen overall planning (‘begin met het einde voor ogen’)

–– Samenhang ontbreekt: alles hangt met alles samen. Waan van de dagSamenhang ontbreekt: alles hangt met alles samen. Waan van de dag

•• Intern gerichtIntern gericht

–– Sense of urgency nauwelijks voelbaarSense of urgency nauwelijks voelbaar

–– Geen externe driver die past bij karakter (‘in 2017 moet …’)Geen externe driver die past bij karakter (‘in 2017 moet …’)

•• Onvoldoende bezieling: waar is het eigenaarschap?Onvoldoende bezieling: waar is het eigenaarschap?

–– Wie heeft de overall regie?Wie heeft de overall regie?

–– Weinig voelbaar persoonlijk commitment: geen leidende coalitie Weinig voelbaar persoonlijk commitment: geen leidende coalitie

MuddlingMuddling throughthrough: : llang studeren, weinig zichtbare voortgang, beperkte ang studeren, weinig zichtbare voortgang, beperkte

medewerkersparticipatiemedewerkersparticipatie

10

Herkenbaar?Herkenbaar?

11

Wat dan wel?Wat dan wel?

TTaai verandertraject aai verandertraject

met een forse technologische componentmet een forse technologische component

dat dat allealle facetten tegelijkertijd raaktfacetten tegelijkertijd raakt

•• Besef dat het Besef dat het karakterkarakter verandert in een gegevensverwerkende fabriekverandert in een gegevensverwerkende fabriek

•• Dat de Dat de directietafeldirectietafel in volle omvang raakt. Om zo regie te kunnen voeren. in volle omvang raakt. Om zo regie te kunnen voeren.

Zowel qua onderwerpen, impact als samenstelling (Zowel qua onderwerpen, impact als samenstelling (CIOCIO))

•• Waarin de Waarin de businessbusiness centraal staat: standaardiseren en uniformeren van het centraal staat: standaardiseren en uniformeren van het

primaire proces. Endprimaire proces. End--toto--end denkenend denken

•• Geredeneerd vanuit Geredeneerd vanuit customerjourneycustomerjourney: van aanbodgericht naar : van aanbodgericht naar

vraaggestuurdvraaggestuurd

•• Waarbij gestuurd wordt op benefits middels Waarbij gestuurd wordt op benefits middels businesscasesbusinesscases

•• Waarin goede Waarin goede ii--professionalsprofessionals en een adequaat huwelijk met je en een adequaat huwelijk met je

ICT partnerICT partner een must zijn een must zijn

12

Digitalisering: karakter tent verandert fundamenteelDigitalisering: karakter tent verandert fundamenteel

taakgericht taakgericht zaakzaak--/ketengericht/ketengericht

•• dossier centraaldossier centraal klantvraag/klantbehoefte centraalklantvraag/klantbehoefte centraal

•• hiërarchisch aangestuurdhiërarchisch aangestuurd procesgericht aangestuurd (endprocesgericht aangestuurd (end--toto--end)end)

•• papierfabriekpapierfabriek volledig digitaal ondersteundvolledig digitaal ondersteund

•• georganiseerd in silo’sgeorganiseerd in silo’s flexibele zaaksturingflexibele zaaksturing

•• monochannelmonochannel multichannelmultichannel

•• (bijna) alles handarbeid(bijna) alles handarbeid bulkwerk volledig geautomatiseerd zonder bulkwerk volledig geautomatiseerd zonder

tussenkomst van mensentussenkomst van mensen

•• adad--hochoc volledig transparant (workflow), sturen op eigen volledig transparant (workflow), sturen op eigen

verantwoordelijkheidverantwoordelijkheid

•• knip business/IVknip business/IV primair proces = IVprimair proces = IV

•• cultuur van 3C’scultuur van 3C’s cultuur van 3V’scultuur van 3V’s

13

Van klassiek naar eigentijdsVan klassiek naar eigentijds

klassiekklassiek eigentijdseigentijds

•• WWatervalaterval Agile/scrumAgile/scrum

•• BlauwdrukBlauwdruk Rapport op hoofdlijnen, Rapport op hoofdlijnen, seesee/feel/change/feel/change

•• MMonodisciplinaironodisciplinair MMultidisciplinairultidisciplinair

•• Technology pushTechnology push Business staat centraalBusiness staat centraal

•• AanbodgedrevenAanbodgedreven In In cocreatiecocreatie met klantenmet klanten

•• Lange time Lange time toto marketmarket standaard/wegwerp, laboratoriumstandaard/wegwerp, laboratorium

•• SpaghettiSpaghetti Gelaagd modulair (Gelaagd modulair (lasagnalasagna))

•• BouwenBouwen StandaardenStandaarden

•• Oplossingen (hoe)Oplossingen (hoe) Functionaliteiten (wat)Functionaliteiten (wat)

Organisatie volwassenheidOrganisatie volwassenheid

Taakgericht

Productgericht

Zaakgericht

Ketengericht

Transparantie

Prestaties

Flexibiliteit

Tijd

Fase organisatie ontwikkeling

Procesgericht

Trefwoorden:

Silo’s

Procedureel

Papierfabriek

Dossiers

Ad-hoc

Procesbewust

Structuur

Compliance

Product/dienst centraal

Eigenaarschap

Verbetering

Generieke IT: Workflow,

Digitalisering

Efficiency van levering

Klantbehoefte centraal

Integratie en afstemming

Transparantie

Klantvraag centraal

Multichannel

Flexibele zaaksturing

Digitaal

Van

Naar?

Via

15

Michael Hammer: Michael Hammer: vvier sleutelbegrippenier sleutelbegrippen

1.1. Fundamenteel: ga terug naar de basis, start opnieuw met nadenkenFundamenteel: ga terug naar de basis, start opnieuw met nadenken

Waarom doen we wat ‘we doen’. Kan het niet heel anders?Waarom doen we wat ‘we doen’. Kan het niet heel anders?

2.2. Radicaal: zet je vooringenomenheid overboordRadicaal: zet je vooringenomenheid overboord. Re. Re--engineering engineering

draait om het uitvinden van nieuwe bedrijfsprocessendraait om het uitvinden van nieuwe bedrijfsprocessen

3.3. Processen: denk écht in termen van endProcessen: denk écht in termen van end--toto--end processenend processen. Stop met . Stop met

denken in termen van ‘taken’, ‘posities’ en ‘mensen’denken in termen van ‘taken’, ‘posities’ en ‘mensen’

4.4. Dramatisch: leg de lat hoogDramatisch: leg de lat hoog. Ga niet voor een paar % verbetering, maar voor . Ga niet voor een paar % verbetering, maar voor

minstens enkele tientallen % minstens enkele tientallen %

16

WaaromWaarom is ‘n is ‘n visievisie zozo elementairelementair?? richten (‘why’) – inrichten (‘what’) – verrichten (‘how’)

•• GeeftGeeft richtingrichting: : maaktmaakt duidelijkduidelijk waarwaar we we heenheen gaangaan

•• GeeftGeeft rustrust: : vvereenvoudigtereenvoudigt veelveel taaietaaie beslissingenbeslissingen

•• GeeftGeeft energieenergie: : verleidtverleidt hen hen om om actiefactief te te participerenparticiperen

•• Creëert Creëert ‘n ‘n bewegingbeweging: m: maaktaakt mogelijkmogelijk om de acties om de acties

van velen van velen tete coördinerencoördineren

•• Geen visie = verstikkend micromanagement!Geen visie = verstikkend micromanagement!

17

En wat betekent dit dan voor jouw organisatie?En wat betekent dit dan voor jouw organisatie?

•• Richten (strategisch)Richten (strategisch)

–– Een visie als top over hoe je met digitalisering nieuwe waardes kunt creëren. Een visie als top over hoe je met digitalisering nieuwe waardes kunt creëren.

Waarmee je digitalisering neerzet als échte Waarmee je digitalisering neerzet als échte competitivecompetitive edgeedge

•• Inrichten (tactisch)Inrichten (tactisch)

–– Hoe krijgen we die strategische doelen georganiseerd?Hoe krijgen we die strategische doelen georganiseerd?

–– Welke stappen zetten we in welke volgorde?Welke stappen zetten we in welke volgorde?

–– Hoe gaan we als DT sturen op benefits?Hoe gaan we als DT sturen op benefits?

•• Verrichten (operationeel)Verrichten (operationeel)

–– Beschikken we over de juiste competenties?Beschikken we over de juiste competenties?

–– Voldoende middelen (Voldoende middelen (€€)?)?

–– Hebben we de juiste partners?Hebben we de juiste partners?

18

Met moderne uitgangspuntenMet moderne uitgangspunten

•• Ander bedrijfAnder bedrijf

–– Vloeiende overgang business & IVVloeiende overgang business & IV

–– CIO ‘op de bok’CIO ‘op de bok’

–– Basic’sBasic’s op orde: technische infra, applicatielandschap, relatie ICT partnerop orde: technische infra, applicatielandschap, relatie ICT partner

•• Customer journey: endCustomer journey: end--toto--end processen ontworpen vanuit klantperspectiefend processen ontworpen vanuit klantperspectief

–– Eenmalige registratie gegevens middels selfserviceEenmalige registratie gegevens middels selfservice

–– Sterk sturend op eigen verantwoordelijkheid vanuit klantSterk sturend op eigen verantwoordelijkheid vanuit klant

–– 24 * 724 * 7

–– Gekoppeld aan interne bedrijfsprocessenGekoppeld aan interne bedrijfsprocessen

•• Maximaal wendbaar: van taakMaximaal wendbaar: van taak-- naar zaak/ketengerichtnaar zaak/ketengericht

–– Scheiding Scheiding knowknow -- flow flow -- share (share (kennislaagkennislaag en en activiteitenlaagactiviteitenlaag))

–– Met bouwMet bouw-- en wegwerpsystemenen wegwerpsystemen

–– Gebaseerd op principe van trein Gebaseerd op principe van trein -- bus bus -- auto auto -- scooterscooter

•• Derde generatie outsourcing: sturen o.b.v. functionele eisen. Opdrachtgever over Derde generatie outsourcing: sturen o.b.v. functionele eisen. Opdrachtgever over

‘wat’, partner over het ‘hoe’‘wat’, partner over het ‘hoe’

–– 1e generatie: outsourcing infra1e generatie: outsourcing infra

–– 2e generatie: outsourcing infra + applicaties + data 2e generatie: outsourcing infra + applicaties + data

–– 3e generatie: sturing o.b.v. functionele eisen3e generatie: sturing o.b.v. functionele eisen

19

Kaders en uitgangspunten voor toekomstige IVKaders en uitgangspunten voor toekomstige IV

1.1. Business is Business is leadingleading: klant (opdrachtgever) als vertrekpunt: klant (opdrachtgever) als vertrekpunt

2.2. We werken We werken maximaalmaximaal digitaaldigitaal

3.3. Met een sterk cocreatie karakter bij de opzet en de inrichting Met een sterk cocreatie karakter bij de opzet en de inrichting

4.4. Informatiemanagement in een dienstverlenende rol, Informatiemanagement in een dienstverlenende rol,

maar wel met voldoende maar wel met voldoende countervailing powercountervailing power om zo de regie te houdenom zo de regie te houden

5.5. Strak geregisseerd/gestuurd vanuit één CIO officeStrak geregisseerd/gestuurd vanuit één CIO office

6.6. Rekening houdend met de bestaande kadersRekening houdend met de bestaande kaders

7.7. In een zakelijke cultuur: afspraak = afspraak, belonen, aansprekenIn een zakelijke cultuur: afspraak = afspraak, belonen, aanspreken

8.8. Waarin we ons vertrouwen dagelijks verder opbouwen en versterken: Waarin we ons vertrouwen dagelijks verder opbouwen en versterken: basic’sbasic’s op orde!op orde!

9.9. Met maximale performance tegen minimale kosten; standaard tenzij; total Met maximale performance tegen minimale kosten; standaard tenzij; total costcost of of

ownershipownership

10.10. Met haalbare verwachtingen: de juiste balans ambitie/realismeMet haalbare verwachtingen: de juiste balans ambitie/realisme

20

Gefaseerde aanpakGefaseerde aanpak

•• Basic’sBasic’s op orde (HOO)op orde (HOO)

–– CIO office + CIO office + goverancegoverance

–– EEenduidige architectuur plus visie op IV vernieuwing. Applicatierationalisatie enduidige architectuur plus visie op IV vernieuwing. Applicatierationalisatie

resulterend in één opgeruimd applicatielandschapresulterend in één opgeruimd applicatielandschap

–– PortfolioPortfolio--assessment en portfoliomanagementassessment en portfoliomanagement

–– Professionalisering relatie ketenpartner Professionalisering relatie ketenpartner

•• Beheerste vernieuwingBeheerste vernieuwing

–– Sturing onderwerpen kernprocessen, klantportaal en informatievoorziening op Sturing onderwerpen kernprocessen, klantportaal en informatievoorziening op

samenhangsamenhang

–– Sturing samenhang/synergie lopende IV vernieuwingstrajecten Sturing samenhang/synergie lopende IV vernieuwingstrajecten

IV-roadmap

Vern

ieu

win

g

Mensen

Arc

hite

ctu

ur

& v

isie

Org

an

isatie

&

Go

vern

an

ce

Mobilisatie & Communicatie Continuïteit

2014 (Q1/2) 2014 (Q3/4) 2015 2016

IV kaders scherp

Confrontatie model

met realiteit

Modelarchitectuu

r globaal

Modelarchitec

tuur specifiek

Vernieuwing o.b.v.

DRUitvoeringsplatforD

GU breed

# channel aanpak

vaststellen

Informatiestrategie

Besturing,

spelregels

vastgesteld

Benoeming CIO

Operationalisati

e CIO office

Inrichten overleggen

Procesagenda BR

CIO Office

Doorlichten

portfolio

(mini-

gateway)

€

kaderstelling

IT capability

lekken

Gezamenlijke taal

Wie is wie

periodiek

transformatie-

sessies

Overall

businesscase

Bus-it aligned

transformatiesessies

Communicatie

strategie

operationeel

Bedrijfskritische appl.

Inventarisren /

analyseren

Realisatie rationalisatie

1e fase

Voorstel DICTU optimalisering appl.

Landschap en beheer

1e single

sign on

Eén DGU IV

organisatie

Toogdag mgt PIM en

GRIP

Synergie en

samenhang

vernieuwings

-trajecten

1e

inventarisatie

appl. landschap

Nieuw IV-huis

operationeel

Portfoliorationalisatie

(stoppen, strippen,

stimuleren

Applicatieratio

nalisatie

Besluit

portfolio

assessment

Middelen

Ontwerp

Portfolio

assessment

Businessanalyse

Ontdubbelen en

concentreren services en

registraties

Omgevingsana

lyse appl

landschap

Eén DGU IM

organisatie

Gezamelijke

financieringsstructuur

IT resources en

competenties

assessment

Verandergereedheid

assessment

Huwelijk DGU-DICTU

In vet aangegeven =

CIO agenda 2013

22

ValkuilenValkuilen

•• Laat niet de directeur bedrijfsvoering de digitalisering trekkenLaat niet de directeur bedrijfsvoering de digitalisering trekken

•• CIO is niet het hoofd ICTCIO is niet het hoofd ICT

•• Voorkom dat externen de innovators zijnVoorkom dat externen de innovators zijn

•• Blijf niet te lang hangen in blauwdrukken: Blijf niet te lang hangen in blauwdrukken: seesee--feelfeel--changechange

•• Vindt niet het wiel opnieuw uitVindt niet het wiel opnieuw uit

23

Tien do’s Tien do’s

1. Positioneer het vraagstuk als een integraal verandertraject (richten)

• Behoefte afnemer: zet de customer journey centraal

• Redeneer vanuit informatiestromen: zet de business in de lead

2. Zorg voor een krachtige CIO (richten). Lid van het hoogste managementgremium met

doorzettingsmacht. Die vanuit de directietafel de brug kan slaan tussen business-IM

3. Participeer in sessies om zicht te krijgen op het toekomstbeeld (richten). Laat je

niet alleen op papier overtuigen, maar neem ook kennis van operationele voorbeelden

4. Zet het herontwerp van end-to-end processen centraal (richten).

• Eerst processen end-to-end herontwerpen

• Vervolgens standaardiseren en uniformeren

• Tenslotte pas digitaliseren

5. Verander onder architectuur (richten). Vlieg het geheel conceptueel aan, in de juiste

volgorde: bedrijfsfuncties informatiefuncties applicaties

24

Tien do’s (2)Tien do’s (2)

6. Stuur met behulp van business cases gericht op benefits (richten). Niet te

verwarren met een finance case

7. Organiseer een reviewgroep (inrichten). Met deskundigen die ervaring hebben op gebied

van dit soort trajecten

8. Investeer in de professionalisering van de relatie met je leverancier (inrichten).

Ga met het management van de ict-leverancier aan de slag om met elkaar stappen te zetten in een

échte partnership relatie. Agendeer daar de spanning tussen customer intimacy en operational

excellence

9. Inventariseer én prioriteer huis op orde/vernieuwing (inrichten). Creëer rust door

duidelijker te prioriteren in zaken die absolute voorrang moeten hebben en issues die ‘nice to have’

zijn. Integreer dit met de CIO-agenda

10. Investeer in de juiste competenties (verrichten). Dit alles vereist een forse investering

in goede professionals, die de brug kunnen slaan tussen vraag vanuit de business,

informatiemanagement en techniek