Digitale verwerking van facturen: grote eﬃ ciencywinst voor … · 2019. 5. 10. · op zijn...

Postbus 13023000 BH RotterdamLinatebaan 1013045 AH Rotterdam

www.veenman.nl/[email protected]

Amnesty International doet wereldwijd belangrijk werk voor

mensenrechten. Hierdoor ontvangt Amnesty alleen al in Nederland

5.000 facturen per jaar. Veenman hielp een enorme effi ciencywinst

te realiseren door alle inkomende facturen digitaal te verwerken.

Digitale verwerking van facturen: grote effi ciencywinst voor Amnesty International

Passende oplossingAmnesty verwerkte deze facturen tot voor kort handmatig. De verwerking was arbeidsintensief, duurde te lang en het was niet altijd duidelijk waar een factuur zich in het proces bevond. Michael Salemink, manager ondersteuning van Amnesty International: “Dankzij digitalisering kan het tegenwoordig gelukkig anders. We wilden graag weten welke facturen binnen zijn en wat de status in het proces is, om meer effi ciency en meer beheersbaarheid in het verwerkingsproces te bereiken. Daarom gingen we op zoek naar een passende oplossing.”

Uitgebreide selectieAmnesty schreef een tiental leveranciers aan met een wensenlijst en de vraag: wat kunt u bieden tegen welke condities? Drie geselecteerde leveranciers gaven een demonstratie en een toelichting op de voorgestelde oplossing. Eén aanbieder bleef over: Veenman. Na een laatste

referentiebezoek bij een klant van Veenman maakte Amnesty defi nitief de keuze. “Dat bezoek was erg positief”, vertelt Michael Salemink. “Veenman legde het contact en hield zich verder afzijdig. De klant vertelde vrijuit hoe de oplossing in de praktijk bevalt. Tot slot keken we nog naar de condities en de prijs en daar kwamen we prima uit.”

Meer gripDe oplossing die Veenman aan Amnesty leverde is een cloudoplossing voor de verwerking van inkomende facturen die zorgt voor tijdwinst, kostenbesparing en meer grip op het proces. Om organisaties te helpen om dit proces verder te stroomlijnen biedt Veenman hiervoor aanvullende diensten aan. Zo begeleidde Veenman bij Amnesty na de technische realisatie van de oplossing ook de organisatorische introductie, inclusief voorlichting en training.

Amnesty International is een onafhankelijke, wereldwijde beweging van zeven miljoen mensen in meer dan 150 landen. Amnesty International werkt voor mensenrechten. Die waarborgen vrijheid, gelijkheid en rechtvaardigheid. Amnesty doet onderzoek, voert actie en steunt verdedigers van mensenrechten wereldwijd. In Nederland telt de organisatie 255.000 leden.

Iedereen enthousiastMichael Salemink: “We hebben de applicatie intern ingeregeld en ons proces voor de inkomende facturen is nu bijna geheel gedigitaliseerd. De applicatie wijst zichzelf. Wat het werken ermee ook makkelijk maakt is dat de applicatie signalen geeft, bijvoorbeeld wanneer er facturen klaar staan voor de volgende stap in het proces. Het was voor onze medewerkers even wennen aan de nieuwe manier van werken. Nu is iedereen enthousiast. Het terugzoeken van facturen is veel gemakkelijker en de procesbewaking en efficiency zijn verbeterd. Het gehele proces is voor de organisatie zo’n veertig procent sneller geworden. Doordat de facturen minder lang onderweg zijn, is ook de kwaliteit van het proces vooruit gegaan.”

Contracten ook gedigitaliseerdAmnesty gebruikt de oplossing niet alleen voor de verwerking van inkomende facturen, maar ook voor het vastleggen van contracten met toeleveranciers. Voorheen bewaarde

de organisatie de contracten ‘op papier’ en op meerdere plaatsen, waardoor het overzicht ontbrak. Alle contracten worden nu gedigitaliseerd, centraal opgeslagen en gekoppeld aan een contracteigenaar. De contracteigenaar krijgt ook automatisch meldingen als deze in actie moet komen, bijvoorbeeld als een contract afloopt of als deze verlengd moeten worden. Verder is het mogelijk de oplossing te koppelen aan het financiële systeem om facturen ook automatisch te boeken.

“Het terugzoeken van facturen

is veel gemakkelijker en de

procesbewaking is voor de

organisatie zo’n veertig procent

sneller geworden.”

Dienstverlening en maatwerk“De dienstverlening van Veenman is prettig en goed”, aldus een tevreden Michael Salemink. “Op de onvermijdelijke issues reageerde Veenman adequaat. Alles is snel en naar tevredenheid opgelost. Gebruikers met vragen zijn keurig door Veenman geholpen grip te krijgen op het proces, zelfs metuitleg ter plaatse!”

Het beheer van de oplossing blijft bij Veenman, maar Amnesty draagt wel bij aan de verdere ontwikkeling van het product. Er is al een aantal wensen en ideeën doorgegeven, voornamelijk om de bediening nog beter te laten aansluiten bij de werkwijze van Amnesty.

Daarnaast is ook maatwerk mogelijk. Zo wilde Amnesty een specifi eke controle laten uitvoeren en diende daarvoor een verzoek in bij Veenman. Het einddoel: een zo volledig mogelijk geautomatiseerd proces waarbij de tussenkomst van mensen minimaal is.

“Gebruikers met vragen

zijn keurig door Veenman

geholpen grip te krijgen

op het proces, zelfs met

uitleg ter plaatse!”


[email protected]

Incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie Flanderijn maakt de

afgelopen jaren een zeer sterke groei door. Hierdoor zijn er dagelijks

zo’n 600 post- en ambtelijke stukken in te scannen en te filen.

Een scanoplossing van Veenman halveerde de tijd die hiermee

gemoeid is. En dit is nog maar het begin.

Flanderijn digitaliseertmet verve

“De automatisering van het scanproces was het begin van de samenwerking met Veenman,” vertelt Korpershoek. “We hebben bovendien in ons hoofdkantoor in Rotterdam een begin gemaakt met narrowcasting, het geven van relevante informatie op beeldschermen. Dat hebben we al gedaan bij de receptie met een bedrijfsvideo en op deze manier kunnen we onze bezoekers persoonlijk welkom heten. In het bedrijfsrestaurant hangt een scherm met informatie voor de medewerkers, met als doel hun betrokkenheid bij ons bedrijf te vergroten. Het onderhoud van deze narrowcasting-oplossing kunnen we helemaal zelf doen. We kijken nu of we narrowcasting ook in andere vestigingen kunnen doorvoeren.”

Videoconferencing op alle vestigingenVeenman Signage heet deze narrowcasting-oplossing voor bedrijven die via beeldschermen effectief willen communiceren met klanten, bezoekers en passanten. De informatieprogramma’s zijn door het bedrijf zelf op elk moment aan te passen, bijvoorbeeld aan de actualiteit of aan nieuwe acties. Daarnaast praat Flanderijn met Veenman over de invoering van videoconferencing bij alle vestigingen en Veenman heeft inmiddels ook nieuwe multifunctionals geleverd voor alle vestigingen van Flanderijn.

“De automatisering van het

scanproces was het begin

van onze samenwerking.

We zijn nu ook gestart met

narrowcasting.”

Reistijd verleden tijdDe directie en het managementteam van Flanderijn moeten veel vergaderen. De vergaderingen vinden momenteel face-to-face plaats op een centrale locatie. Dit kost de organisatie erg veel reistijd voor iedere deelnemer. Door deze reistijd is het bovendien erg lastig om de vergaderingen in te plannen, soms zelfs onmogelijk. Het gevolg is een tragere besluitvorming. Met het invoeren van videovergaderen voor de vestigingen moet dat allemaal verleden tijd zijn. “Ik denk dat dit een prima oplossing is en ik verwacht dat we daar zeker iets mee zullen doen. Ik vind het ook een interessante mogelijkheid voor e-learning, het op afstand aanbieden van onze interne trainingen. Ook dit zouden we snel willen oppakken,” aldus Korpershoek, die met het managementteam op bezoek zal gaan bij Veenman om zelf te ervaren hoe het is om op deze manier met collega’s te vergaderen. Veenman kan poetsen!Flanderijn werkte voorheen met printers die niet door Veenman waren geleverd. Ook hier mocht Veenman een advies geven.

Korpershoek: “We hebben geluisterd naar dat advies. Veenman toonde in het adviestraject namelijk een groot onderscheidend vermogen ten opzichte van de vorige leverancier. Veenman was steeds beschikbaar voor vragen en de lijnen waren zeer kort. Ik hoefde daardoor zelf helemaal nergens achter aan te gaan. Het was voor Veenman uiteraard op zijn Rotterdams een zaak van ‘niet lullen, maar poetsen’. En Veenman kan poetsen! Een compleet Managed Print Services project met een groot aantal multifunctionals voor 14 vestigingen is binnen slechts twee maanden afgerond!”

“We hebben geluisterd naar

het advies. Veenman toonde

in het adviestraject een groot

onderscheidend vermogen ten

opzichte van de vorige leverancier.”

Flanderijn is één van de langst bestaande incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisaties in Nederland met inmiddels veertien kantoren door het hele land. Er werken nu zo’n zeshonderdvijftig medewerkers: gerechtsdeurwaarders, toegevoegd gerechtsdeurwaarders, juristen, (senior) incassomedewerkers, stafmedewerkers en facilitaire medewerkers. Specialisaties: energie, financiële dienstverlening, zorgverzekeringen, B2B, huurincasso (woningbouwcorporaties en verhuurbedrijven) en overheid.

Incasso- en gerechtsdeurwaarders-organisatie Flanderijn is van oorsprong een Rotterdams bedrijf en bestaat sinds 1948. Flanderijn heeft de afgelopen paar jaar een zeer sterke groei doorgemaakt. Dat heeft er onder andere toe geleid dat de organisatie dagelijks circa 600 post- en ambtelijke stukken ontvangt die allemaal ingescand moeten worden en in de juiste dossiers moeten worden opgenomen. Dankzij een scanoplossing van Veenman is de tijd die de medewerkers hiermee kwijt zijn gehalveerd. En dit is nog maar het begin van een intensief digitaliseringsproces. Fouten, stress en piekbelastingTot voor kort was een heel team iedere dag bezig met een gevecht tegen de tijd om alle binnenkomende stukken te verwerken. Met als gevolg achterstanden, fouten, stress en piekbelastingen waar andere medewerkers voor moesten worden vrijgemaakt. Met die effecten in het achterhoofd zou een verdere groei van deze documentenstroom nog meer problemen opleveren. Optimalisatie via efficiencyverbetering in dit proces moest uitkomst bieden. HalveringArjen Korpershoek, Teammanager ICT van Flanderijn: “Veenman heeft alles op alles gezet om in zeer korte tijd een adequate oplossing voor ons te leveren. De efficiencywinst

is enorm. Voorheen waren twee tot drie man de hele dag bezig. Het inscannen kost nu nog maar een halve dag. Het grote voordeel is dat onze incassoafdelingen nu veel sneller beschikken over dossier-gerelateerde documenten. Zij kunnen nu vaak al dezelfde dag reageren. Dat komt het incassoproces zeer ten goede. Dat is niet alleen belangrijk voor onze opdrachtgever, maar ook voor de debiteuren die zich nu sneller gehoord voelen. En voor onze mensen betekent het dat ze veel minder tijd kwijt zijn met saai werk.” De scanoplossing van Veenman zorgt niet alleen voor het inscannen van de binnenkomende poststukken, maar ook voor het categoriseren en opslaan van de gedigitaliseerde documenten.



NEN bespaartsubstantieelop afdrukkosten

“Ons bedrijf maakt zich sterk voor het milieu. Daarom moesten we

ervoor zorgen dat medewerkers minder afdrukken”, zegt Edwin van der

Zijden, hoofd facilitaire zaken bij NEN. “Omdat er te veel papier werd

verspild, stimuleerden we medewerkers om digitaal te werken. Hiervoor

werd een workfl ow voor digitale documenten geïntroduceerd met opties

voor het scannen en verzenden van documenten.”

Uitdaging• Afdrukvolume terugdringen en zorgen voor minder incidenten met

afgedrukte documenten die bij de printer blijven liggen;• Energieverbruik voor afdrukken verlagen;• Papieren documenten omzetten in digitale bestanden.

Strategie• Intelligent afdrukbeheer implementeren;• Energiezuinige Xerox machines uitrollen;• Voor betere beveiliging een scanmodule implementeren met een functie

voor het beveiligd vrijgeven van afdrukken.

Resultaten• Afname van het afdrukvolume met 33 procent en een besparing

van 15 procent op de kosten voor papier;• Lager energieverbruik; • Er blijven geen afdrukken meer onbeheerd bij apparaten liggen.

Is milieuvriendelijk werken een van uw zakelijke doelstellingen? Kijk dan eens goed naar de kosten van uw printers. U zult verbaasd zijn hoeveel energie afdrukken kost en hoeveel geld hiermee wordt verspild.

NEN, het Nederlands Normalisatie-instituut dat Nederland al bijna 100 jaar vertegenwoordigt in alle Europese en wereldwijde normalisatienetwerken, wilde als milieubewuste organisatie zijn ecologische voetafdruk verkleinen en duurzaam opereren. Daarom ging het instituut samen met reseller/partner Veenman op zoek naar een effi ciënte manier om het jaarlijkse afdrukvolume van 1,5 miljoen pagina’s terug te brengen tot acceptabele proporties. Met zijn jarenlange ervaring was Veenman bij uitstek geschikt om NEN met deskundig advies terzijde te staan. In dit geval luidde dat advies om, de oplossing van Nuance Communications voor intelligent afdrukken en scannen,te implementeren.

Niet klakkeloos afdrukkenOm het aantal afdrukken te verlagen, wilde NEN dat de 280 medewerkers in het hoofdkantoor in Delft niet meer klakkeloos van alles afdrukten. Hiermee moest niet alleen het afdrukvolume dalen, maar wilde het bedrijf ook kosten besparen en minder energie verbruiken.

“We zien Veenman als

partner, en zeker niet

alleen als leverancier.

Hun service is uitstekend.

Technische problemen

worden vrijwel meteen

opgelost zodat de

workfl ow niet wordt

onderbroken. Bovendien

geven ze altijd nuttig

advies over nieuwe

imaging-oplossingen of

trends, dus ik word goed

op de hoogte gehouden.”

Omdat het bedrijf behoorlijk wat vertrouwelijke informatie in huis heeft, maakte Edwin zich zorgen dat afgedrukte documenten die bij apparaten bleven liggen, in verkeerde handen terecht kwamen, intern of - nog erger - extern. “We moesten weer grip krijgen op afdrukken.Niet alleen qua afdrukvolumes,

maar ook voor wat betreft de beveiliging van documenten”, voegt hij eraan toe.

Eenvoudig implementeren voor razendsnelle resultatenOm dit doel te bereiken, kozen NEN en Veenman voor een combinatie van multifunctionals (MFP’s) en een oplossing voor intelligent afdrukken en scannen. De MFP’s die Veenman aanbevool, onderscheiden zich door betrouwbaarheid, lage operationele kosten en uitstekende afdrukkwaliteit. Maar in dit tijdperk waarin milieubewustzijn steeds meer centraal staat, is het belangrijkste voordeel voor NEN dat de CO2-uitstoot van de MFP’s nihil is. Dit past perfect binnen de wens van het bedrijf om de impact op het milieu tot een minimum te beperken. De documentworkflow van het bedrijf wordt voltooid met een oplossing die in combinatie met de MFP’s wordt gebruikt. Met de module Capture & Send zijn geavanceerde afdruk-, kopieer- en scanfuncties via één interface op de MFP beschikbaar. Zo kunnen gebruikers alleen afdrukken wat ze nodig hebben en scannen wanneer dat mogelijk is: krachtige afdruk- en scanfuncties zijn in één programma geïntegreerd. Zoals veel organisaties hebben ontdekt, worden MFP’s met deze oplossing een onmisbaar hulpmiddel om een einde te maken aan onnodig

gebruik van papier in een organisatie. Door de compatibiliteit met printerstuur-programma’s verliep de implementatie bij NEN probleemloos. Dankzij deze oplossing beschikt NEN nu over volledig inzicht in de afdrukactiviteiten. Het bedrijf heeft meer grip op de documentkosten en een veel betere beveiliging. Dit zorgt voor minder druk op de IT-budgetten, een voordeel voor zowel kleine bedrijven als grote organisaties.

Met de oplossing van Veenman heeft Edwin precies gevonden wat hij zocht. “Vanuit het oogpunt van de beveiliging en het milieu biedt het twee voordelen. Allereerst kunnen documenten nu alleen worden vrijgegeven door een kaart langs het apparaat te halen, of wanneer iemand zijn kaart is vergeten, door een pincode in te voeren. Dit betekent dat er geen documenten meer bij een apparaat blijven liggen.” De tweede factor heeft zowel te maken met de menselijke natuur als met de technologie. “Omdat medewerkers nu een kaart langs het apparaat moeten halen om afdrukken op te halen, vragen ze zich sneller af of ze iets echt moeten afdrukken. Steeds vaker kiezen ze ervoor om het niet te doen. Digitaal werken ligt nu voor hen voor de hand. En dat is precies wat we wilden bereiken.”

Half miljoen minder afdrukkenDankzij het nieuwe afdrukbeleid binnen NEN, ziet van der Zijdeneen indrukwekkende afname vanhet afdrukvolume. “Het afdrukvolume is afgenomen van anderhalf miljoen naar één miljoen exemplaren per jaar, wat neerkomt op een dalingvan 33 procent. Verder besparen we 15 procent op de kosten voor papier. Jaarlijks worden er nu ongeveer50 duizend documenten gescand en vastgelegd, zoals binnenkomende post en facturen.” Dit is bereikt met de gebruiksvriendelijke functies voor scannen en verzenden van Veenman, die een einde maken aan onnodig gebruik van papier. Wat ook bijdraagt aan de afname van het afdrukvolume en de afdrukkosten van het bedrijf, is dat alle documenten standaard in zwart-wit worden afgedrukt, tenzij de gebruiker bewust kiest voor afdrukken in kleur. En omdat er dubbelzijdig wordt afgedrukt, zijn ook de kosten voor kopieerpapier afgenomen.

De aanzienlijke afdrukbesparingen binnen het bedrijf zijn niet ten koste gegaan van het gebruiksgemak.

“Veenman heeft ons nog

op geen enkel moment

teleurgesteld en ik heb

nooit klachten over de

oplossing gekregen.

De producten vullen elkaar

perfect aan en stellen ons

in staat onze doelstellingen

te halen.”



RAM Mobile Data bestaat uit RAM Mobile Data, RAM Infotechnology

en RAM track-and-trace en is een internationale dienstverlener van

mobiele datacommunicatie, netwerkdiensten, hostingdiensten,

werkplekdiensten, en track-and-trace ritregistratie. Het bedrijf wilde

investeren in papierloos werken en het automatiseren van enkele

primaire en secundaire bedrijfsprocessen. RAM besloot de langdurige

partnership met Veenman voort te zetten om samen deze digitale

transformatie te gaan realiseren.

RAM digitaliseert en automatiseert bedrijfsprocessenmet Veenman

RAM is 10 jaar klant van Veenman voor de levering en service van print- en scanapparatuur. Het bedrijf is de afgelopen jaren sterk gegroeid, mede doordat het drie jaar geleden werkplekdiensten aan het portfolio toevoegde. Sinds RAM naar een nieuw pand in Utrecht verhuisde, groeide de wens om papierlozer te gaan werken en enkele bedrijfsprocessen te automatiseren. Arjan Poulissen, Director Finance van RAM: “We zijn in een eerder stadium Nuance van Veenman gaan gebruiken om papieren documenten te digitaliseren voor onze administratie. Dit was een hele verbetering, maar al snel groeide de behoefte om ons proces voor factuurverwerking direct te koppelen aan AFAS, het systeem dat wij gebruiken voor onze boekhouding.”

PartnerselectieVolgens Poulissen lag de keuze om de nieuwe automatiseringsslag met Veenman te maken niet direct voor de hand. “Toen wij ons nieuwe bedrijfspand betrokken, wilden we ons breder in de markt gaan oriënteren. We spraken daarom met drie partijen, waaronder Veenman. Na een aantal demonstraties bij deze bedrijven bleek Veenman een oplossing te hebben die perfect aansluit op onze wensen. Zij lieten zien hoe ze ons factuurproces naadloos konden koppelen aan AFAS. Dit uitgebreide pakket biedt daarnaast veel interessante mogelijkheden om in de toekomst op verder te bouwen. De oplossingen die de andere partijen aanboden, waren te beperkt indat opzicht.”

Nieuwe systemenTegelijk met de implementatie besloot RAM ook de bestaande print- en scanomgeving te vernieuwen. Poulissen: “Het was functioneel niet noodzakelijk om nieuwe apparatuur aan te schaff en, maar we wilden graag van de nieuwste en snelste technologie gebruikmaken. Daarnaast hebben we in dit pand minder verdiepingen, waardoor we minder printers nodig hebben. Veenman deed ons een aantrekkelijke aanbieding om de bestaande apparatuur te vernieuwen en het digitaliseringsproject voor ons uitte voeren.”

Uitgebreide mogelijkhedenZoals veel bedrijven heeft RAM te maken met veel papiergedreven bedrijfsprocessen. De transitie naar een papierlozer kantoor is daardoor lastig. “Voor ons is dit echt een overgangsmoment,” zegt Poulissen. “Wij zijn nog niet volledig ingericht om papierloos te werken. Voor hetvolledig digitaliseren van onze werkprocessen is tijd nodig. Veenman biedt ons echter de juiste middelen om de volgende stap te zetten in die transitie.” Het in gebruik nemen van de oplossing vereiste wel iets meer aanpassingen door de uitgebreide mogelijkheden van het pakket,” legt Poulissen uit. “Wij hebben AFAS op een bepaalde manier ingericht en dat moet natuurlijk technische aansluiting vinden. Veenman is hier echter uitstekend in geslaagd in samenspraak met ons projectteam.”

“De samenwerking met

Veenman verloopt

uitstekend en die zullen

we in de toekomst ook

zeker voortzetten.”

Nieuwe werkwijzeDe oude werkwijze van RAM bij het afhandelen van facturaties was uiterst traditioneel. Digitale aankooporders en facturen werden allemaal geprint en in een dossiermap langs alle verantwoordelijken gestuurd voor goedkeuring. Het gevolg was dat er veel handwerk nodig was om deze orders te verwerken. Sinds de oplossing in gebruik is genomen, is het proces aanzienlijk vereenvoudigd. Poulissen: “De facturen worden nu gescand, automatisch ingevoerd in AFAS, en komen vervolgens in een workflow om door de betreffende personen geaccordeerd te worden. Dat scheelt onze finance-medewerkers heel veel werk, omdat het handmatig invoeren van gegevens niet meer nodig is. De oplossing van Veenman herkent alle velden en zet die precies goed in AFAS. Je hoeft dit enkel nog te controleren en je bent klaar. Het fysieke document kan dan in principe weg.”

Efficiënter werkenDe voordelen van de nieuwe werkwijze zijn evident. Eerder was een medewerker belast met het handmatig verwerken van facturatiegegevens en het distribueren van de dossiermappen. Die werkzaamheden zijn inmiddels niet meer nodig. De nieuwe werkwijze is veel efficiënter en bovendien minder foutgevoelig. “De financiële afdeling is heel enthousiast,” zegt Poulissen. “De nieuwe werkwijze zorgt voor veel tijdswinst en het is een belangrijke stap om minder papier te gaan gebruiken. Het is echt een heel gebruiksvriendelijke en intelligente softwareoplossing.”

Volgens Poulissen heeft dit project de organisatie bovendien verder geïnspireerd om verder te kijken hoe de bedrijfsprocessen nog meer verbeterd kunnen worden. “Dit is pas stap één,” zegt Poulissen. “Een belangrijk voordeel is dat dit systeem nog verder uitgebouwd kan worden. Alle andere papieren processen kunnen in dit systeem ingevoerd worden en ook zijn koppelingen met andere bedrijfssystemen mogelijk.”

Gedeelde transitieOver de samenwerking met Veenman is Poulissen uitermate te spreken. “Ik denk dat Veenman en RAM als bedrijven heel goed bij elkaar passen. We zijn beide in transitie.

Wij door onze business uit te breiden met werkplekbeheer en te investeren in papierloos werken en Veenman door haar traditionele businessmodel uit te breiden met dit soort oplossingen voor procesverbetering.” Om een echte papierloze toekomst te bereiken, moet RAM echter nog wel de nodige stappen zetten. “We hebben al met Veenman besproken dat de wens er is om op termijn nog meer processen te digitaliseren. Dat is voor ons van belang om nog meer paperless te worden. De samenwerking met Veenman verloopt uitstekend en die zullen we in de toekomst ook zeker voortzetten.”

Voordelen• Implementatie zorgt voor automatische verwerking van facturen

• Het verwerken van aankooporders en facturen vereistminder handwerk

• Een belangrijk papiergedreven bedrijfsproces is geautomatiseerd

• Veenmans oplossing biedt mogelijkheden voortoekomstige uitbreidingen

• Bestaande samenwerking met Veenman heeft meer inhoudelijklading gekregen

• RAM heeft een belangrijke stap gezet op weg naareen papierlozere toekomst

• Bestaande print- en scanapparatuur is vernieuwd en gemoderniseerd



XONAR is Limburgs grootste aanbieder van jeugd- en opvoedhulp.

Elk jaar ontvangt de organisatie duizenden poststukken. Die werden

allemaal met de hand gesorteerd, verwerkt en gearchiveerd. Veenman

hielp hen de postkamer volledig te digitaliseren: dat werkt effi ciënter

én veiliger.

XONAR digitaliseertpostkamer: minder tijdverlies,minder kosten

Verloren arbeidsurenDe klassieke verwerking van de post bood geen structuur en geen uniformiteit, waardoor dit buitengewoon tijdrovend was. Poststukken gingen vaak heen en weer binnen de organisatie. Geregeld raakten documenten kwijt of bleven veel te lang in een postvak liggen. Ook het zoeken naar een binnengekomen stuk kostte veel tijd, gemiddeld zo’n vijf minuten. Behalve tijdverlies betekende dat ook een behoorlijke kostenpost aan verloren arbeidsuren: op jaarbasis meer dan tien uur zoeken per medewerker. Digitaal en gestructureerdMedio november 2015 verhuisde het hoofdkantoor van XONAR naar een nieuwe locatie waar het ‘nieuwe werken’ werd geïntroduceerd en integraal geïmplementeerd. Voor de organisatie was het logisch om ook direct te zoeken naar een oplossing die in één keer de verwerking van binnenkomende en uitgaande post digitaliseert én poststukken gestructureerd opslaat. XONAR kende Veenman al van de printinfrastructuur die ze voor hen had geleverd. Op basis van die goede resultaten lag een vervolgstap voor de hand. Partners, geen leveranciersAlmir Klacar, hoofd ICT van XONAR: “De jeugdzorg heeft met grote veranderingen te maken. We hebben daardoor behoefte aan veel meer fl exibiliteit. XONAR zoekt daarom geen leveranciers, maar partners die meedenken. Tijdens een gesprek met Veenman in het kader van verdere digitalisering van de organisatie bleken zij al snel de beste partner.”Het digitaliseringsproject startte in maart 2016 en is in slechts twee maanden afgerond door nauwe samenwerking tussen Veenman en XONAR-medewerkers. Op basis van een evaluatie in mei bracht Veenman nog verdere verbeteringen aan. Op 1 juni nam XONAR de digitale postkamer offi cieel in gebruik.

XONAR is met ruim 500 medewerkers Limburgs grootste aanbieder van jeugd- en opvoedhulp. Daarnaast biedt het opvang en hulp aan vrouwen met of zonder kinderen die in moeilijkheden verkeren en Alleenstaande Minderjarige Vreemdelingen.

Hoe het nu werktKlacar: “De binnenkomende post wordt gedigitaliseerd en in het postregistratiesysteem gerigistreerd. Hierdoor wordt alles nu veel sneller en effi ciënter afgehandeld. Tegelijkertijd is het proces ook meer gestroomlijnd en komt de post meteen bij de juiste mensen terecht. Voorheen, toen we met fysieke postvakjes werkten, ging dat nog wel eens verkeerd.”

Beveiliging van informatieVeenman keek, naast advies over de digitaliseringsfase, ook naar aspecten als de meldplicht op datalekken en het adequaat beveiligen van gevoelige informatie. Dit resulteerde in een Veenman documentmanagementsysteem (DMS). Een online platform voor contentmanagement, dat uitblinkt in fl exibiliteit en gebruiksvriendelijkheid.

Met deze oplossing ontsluiten en delen organisaties informatie op een veilige manier, zonder dat er grote veranderingen in de huidige werkprocessen en/of systemen nodig zijn.De door XONAR gescande documenten gaan naar een werkstation toe, dat de documenten in het DMS verwerkt. Dat heeft een postkamerfunctie voor de routering van documenten die de poststukken stuk voor stuk naar het juiste secretariaat zendt.

Problemen de wereld uitKlacar: “We ervaren het partnership met Veenman als heel goed. Ik ben zeer tevreden over hun projectmatige aanpak. Ook pakten ze de issues die we tegenkwamen uitstekend op en losten deze direct op. We bekijken nu hoe we het DMS ook kunnen inzetten als documentmanagementsysteem. Maar eerst willen we meer ervaring opdoen met het nieuwe postregistratiesysteem. In de volgende fase kijken we of we dat kunnen realiseren. Uiteraard met Veenman!”

Na installatie van het systeem was een aantal problemen direct de wereld uit. Alle post wordt bij binnenkomst direct gescand en in een centrale DMS-map gezet. Van daaruit gaan de digitale documenten, voorzien van de juiste zoektermen én geïndexeerd, naar de uiteindelijke bestemmingsmap. De documenten zijn zeer makkelijk te routeren en altijd binnen enkele seconden terug te vinden. Door de oplossing van Veenman is er ruimte voor meer kwaliteit. En aangezien XONAR zich in een concurrentieslag bevindt is die kwaliteit uiterst welkom.

“Het proces is meer gestroomlijnd

en de post komt meteen bij de juiste

mensen terecht”

Sterk in digitale processen

100 procent dochter van Xerox

Onafhankelijk denken en handelen

Dichtbij onze klanten met vier regiokantoren

Volledige ondersteuning door eigen service- en supportorganisatie en consultants

Informatie in de hand = grip hebben op, met alle informatie dichtbij

Sneller en beter inspelen op trends en ontwikkelingen door specifi eke focus op uw branche

Wat maakt Veenman sterk

Veenman is een onafhankelijke partner die graag helpt bij het inrichten en optimaliseren van uw informatie- en documentmanagement. Als specialist in Document Management structureert, optimaliseert en digitaliseert Veenman informatie- en documentstromen, zowel on premise als in de cloud.

Digitale verwerking van facturen: grote eﬃ ciencywinst voor … · 2019. 5. 10. · op zijn...

Documents

Transcript of Digitale verwerking van facturen: grote eﬃ ciencywinst voor … · 2019. 5. 10. · op zijn...