22-9-2011Henk Sligman Deventer

Deventer boekenmarkt

Samenwerken &

Samen Werken

22-9-2011Henk Sligman Deventer

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Historische stad, Hanzestad Aantal Inwoners: 100.000 Aantal medewerkers: 900 Sallcon Werktalent 1500 medewerkers Digiwerkt 30 medewerkers

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Nieuwbouw stadskantoor 2010/2011 Activiteit gerelateerd werken Papierarm kantoor; informatie altijd en

overal beschikbaar en toegankelijk

Henk Sligman Deventer

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Samenhang in ontwikkelingen

Organisatieontwikkeling

ICT, Proces digitalisering & Workflow

ProcessenHuisvesting

PD

Interactieve dienstverlening & transacties

Fysieke ontkoppeling front- back office & loketten

Interne ontwikkelingen

gemeente brede “IDM” functie

Activiteit gerelateerde werkplekken

Externeontwikkelingen

22-9-2011Henk Sligman Deventer

D Deventer Lokale Overheid

D Doet Digitaal, Ordenen, Enkelvoudig, Transparant

D Digi Analoog naar Digitaal

WWerkt Samen Werken

22-9-2011Henk Sligman Deventer

het bijhouden van massaal veel rekenbladen, tabellen, lijstjes, … met allerlei informatie die ook in andere IT-systemen opgeslagen worden;

het veelvuldig kopiëren en bewaren van documenten; het wachten om te kunnen kopiëren (omdat het aantal

kopieertoestellen verminderd werd in het kader van een besparingsoperatie);

het bijhouden van een pak uitpuilende e-mailberichten in de ‘in-box’;

een uitgebreid intern transport van documenten (dossiers, formulieren, …);

een tergend lange doorlooptijd om een dossier (vergunning, offerte, order, …) af te werken;

de veelvuldige checks (controles, toetsing, verificaties, …) om onbeheerste situaties toch enigszins onder controle te houden;

22-9-2011Henk Sligman Deventer

het zoeken naar dossiers, informatie of het herwerken van informatie bij het vaststellen van fouten;

het plaatsen van verschillende handtekeningen op een document;

het wachten op de start van een vergadering omdat de voorzitter op zich laat wachten;

problemen met en vertragingen van het informaticasysteem;

het verspreiden van onnodige e-mails naar alle personeelsleden;

onnodige verplaatsingen tussen afdelingen.

22-9-2011Henk Sligman Deventer

moeilijkheden bij het halen van afgesproken levertermijnen;

moeilijkheden bij het voldoen aan de wensen van de klant;

kwaliteitsproblemen; lange doorlooptijd; gebrek aan voldoende ruimte; demotivatie bij het personeel door het

voortdurend moeten vechten tegen de eigen werking en regels.

22-9-2011Henk Sligman Deventer

22-9-2011Henk Sligman Deventer

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Document is ter lering en bewijs Vindbaar Leesbaar Authentiek Plaatsonafhankelijk Tijdsonafhankelijk Gelijktijdig gebruik

22-9-2011Henk Sligman Deventer

22-9-2011Henk Sligman Deventer

kostenreductie via eliminatie van (tijd)verspilling.

niet harder werken, maar slimmer positieve effecten op kwaliteit en

doorlooptijd zijn mooi meegenomen.

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Politiek/bestuur Directie, management DIV Gemeentearchivaris ICT Proceseigenaren/medewerkers

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Organisatie en beheer op orde Een perfect werkend RMA NUP/BEA en machtiging substitutie Periode 2007-2010 500 dagelijkse gebruikers/800

leesrechten 1,1 TB met doorgroei naar 2 TB

22-9-2011Henk Sligman Deventer

4 archief bestanden (schaalbaarheid) 70 soorten digitale vergunningen 45.000 zaken 15.000 digitale WMO cliëntdossiers 90.000 digitale facturen 8000 digitale WOZ bezwaren Beheer digitale bestemmingsplannen Digitale projectarchivering

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Autonomy/meridio (DMS/RMA) Getronics systemintegrator Doxis (advies; audit en substitutie) Provinciale archiefinspectie

(machtiging) Sallcon “Digiwerkt” (backscannen) Digital groep; Doxis; Provincie

Overijssel; Gem. Deventer (Yes, we scan!!)

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Digiwerkt producten Backscannen (vigerende) Vergunningen Persoonsdossiers (P&O) Persoonskaarten (Burgerzaken) Clientdossiers

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Digiwerkt mensenwerk

Visuele kwaliteitscontroles Proces kwaliteitscontroles Klein formaat scans Grootformaat scans Metadata invoer en controle

22-9-2011Henk Sligman Deventer

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Verhoog de waardeVerhoog de waarde

• Productiviteit• Doorloopsnelheid• Papier beheer

Kosten voorkomenKosten voorkomen Beheer RisicoBeheer Risico

€• Mensen• Fysieke opslag• Verplaatsen

• Antwoordtijd• Efficiency• Tijdbesparing

•Aansprakelijkheid• Rechtmatigheid• Rechtzekerheid• Financiële boetes

Kosten: investeringsbudget Harde baten bv.: 400M2 a € 200 gemiddeld (€ 80.000) Geen aanschaf extra kasten/dossiers (PM) Geen fysieke sanering SSA (PM) Loonsomreductie in het “IDM” domein

(PM) 28 medew. doorstroom naar reguliere

arbeid 22-9-2011Henk Sligman Deventer

“Zachte” baten: Digitale documenten niet zoek (geen

zoektijd) FO en BO gelijktijdig zelfde informatie Geen transporttijd Procestijden verkort Productie verhogend Geen problemen bij organisatiewijzigingen Waarborg rechtmatigheid rechtszekerheid

22-9-2011Henk Sligman Deventer

22-9-2011Henk Sligman Deventer

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Zoeken en vinden Beveiliging en autorisatie Presentatie mogelijkheden

(veranderen)

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Gemeentelijke begroting / DIV begroting

Zoek en betrek de juiste mensen (team)

Jip en Janneke taal ??

22-9-2011Henk Sligman Deventer

Innovatieve

Maatschappelijk Verantwoorde

Onderneming

22-9-2011Henk Sligman Deventer