Digital Groep Congres 2011 Presentatie Henk Sligman

download Digital Groep Congres 2011 Presentatie Henk Sligman

If you can't read please download the document

  • date post

    07-Dec-2014
  • Category

    Documents

  • view

    869
  • download

    1

Embed Size (px)

description

 

Transcript of Digital Groep Congres 2011 Presentatie Henk Sligman

  • 1. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer Deventer boekenmarkt

2. Samenwerken&Samen Werken 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 3. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 4.

  • Historische stad, Hanzestad
  • Aantal Inwoners: 100.000
  • Aantal medewerkers: 900
  • Sallcon Werktalent 1500 medewerkers
  • Digiwerkt 30 medewerkers

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 5.

  • Nieuwbouw stadskantoor 2010/2011
  • Activiteit gerelateerd werken
  • Papierarm kantoor; informatie altijd en overal beschikbaar en toegankelijk

Henk Sligman Deventer 6. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 7. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 8.

  • D DeventerLokale Overheid
  • D Doet Digitaal, Ordenen,Enkelvoudig, Transparant
  • D Digi Analoog naar Digitaal
  • W WerktSamen Werken

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 9.

  • het bijhouden van massaal veel rekenbladen, tabellen, lijstjes, met allerlei informatie die ook in andere IT-systemen opgeslagen worden;
  • het veelvuldig kopiren en bewaren van documenten;
  • het wachten om te kunnen kopiren (omdat het aantal kopieertoestellen verminderd werd in het kader van een besparingsoperatie);
  • het bijhouden van een pak uitpuilende e-mailberichten in de in-box;
  • een uitgebreid intern transport van documenten (dossiers, formulieren, );
  • een tergend lange doorlooptijd om een dossier (vergunning, offerte, order, ) af te werken;
  • de veelvuldige checks (controles, toetsing, verificaties, ) om onbeheerste situaties toch enigszins onder controle te houden;

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 10.

  • het zoeken naar dossiers, informatie of het herwerken van informatie bij het vaststellen van fouten;
  • het plaatsen van verschillende handtekeningen op een document;
  • het wachten op de start van een vergadering omdat de voorzitter op zich laat wachten;
  • problemen met en vertragingen van het informaticasysteem;
  • het verspreiden van onnodige e-mails naar alle personeelsleden;
  • onnodige verplaatsingen tussen afdelingen.

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 11.

  • moeilijkheden bij het halen van afgesproken levertermijnen;
  • moeilijkheden bij het voldoen aan de wensen van de klant;
  • kwaliteitsproblemen;
  • lange doorlooptijd;
  • gebrek aan voldoende ruimte;
  • demotivatie bij het personeel door het voortdurend moeten vechten tegen de eigen werking en regels.

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 12. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 13. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 14.

  • Document is ter lering en bewijs
  • Vindbaar
  • Leesbaar
  • Authentiek
  • Plaatsonafhankelijk
  • Tijdsonafhankelijk
  • Gelijktijdig gebruik

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 15. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 16.

  • kostenreductie via eliminatie van (tijd)verspilling.
  • niet harder werken, maar slimmer
  • positieve effecten op kwaliteit en doorlooptijd zijn mooi meegenomen.

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 17.

  • Politiek/bestuur
  • Directie, management
  • DIV
  • Gemeentearchivaris
  • ICT
  • Proceseigenaren/medewerkers

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 18.

  • Organisatie en beheer op orde
  • Een perfect werkend RMA
  • NUP/BEA en machtiging substitutie
  • Periode 2007-2010
  • 500 dagelijkse gebruikers/800 leesrechten
  • 1,1 TB met doorgroei naar 2 TB

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 19.

  • 4 archief bestanden (schaalbaarheid)
  • 70 soorten digitale vergunningen
  • 45.000 zaken
  • 15.000 digitale WMO clintdossiers
  • 90.000 digitale facturen
  • 8000 digitale WOZ bezwaren
  • Beheer digitale bestemmingsplannen
  • Digitale projectarchivering

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 20.

  • Autonomy/meridio (DMS/RMA)
  • Getronics systemintegrator
  • Doxis (advies; audit en substitutie)
  • Provinciale archiefinspectie (machtiging)
  • Sallcon Digiwerkt (backscannen)
  • Digital groep; Doxis; Provincie Overijssel; Gem. Deventer (Yes, we scan!!)

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 21.

  • Digiwerkt producten
  • Backscannen
  • (vigerende) Vergunningen
  • Persoonsdossiers (P&O)
  • Persoonskaarten (Burgerzaken)
  • Clientdossiers

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 22.

  • Digiwerkt mensenwerk
  • Visuele kwaliteitscontroles
  • Proces kwaliteitscontroles
  • Klein formaat scans
  • Grootformaat scans
  • Metadata invoer en controle

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 23. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer Verhoog de waarde

  • Productiviteit
  • Doorloopsnelheid
  • Papierbeheer

Kosten voorkomen Beheer Risico

  • Mensen
  • Fysieke opslag
  • Verplaatsen
  • Antwoordtijd
  • Efficiency
  • Tijdbesparing
  • Aansprakelijkheid
  • Rechtmatigheid
  • Rechtzekerheid
  • Financile boetes

24.

  • Kosten: investeringsbudget
  • Harde baten bv.:
  • 400M2a 200 gemiddeld ( 80.000)
  • Geen aanschaf extra kasten/dossiers (PM)
  • Geen fysieke sanering SSA (PM)
  • Loonsomreductie in het IDM domein (PM)
  • 28 medew. doorstroom naar reguliere arbeid

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 25.

  • Zachte baten:
  • Digitale documenten niet zoek (geen zoektijd)
  • FO en BO gelijktijdig zelfde informatie
  • Geen transporttijd
  • Procestijden verkort
  • Productie verhogend
  • Geen problemen bij organisatiewijzigingen
  • Waarborg rechtmatigheid rechtszekerheid

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 26. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 27. 22-9-2011 Henk Sligman Deventer 28.

  • Zoeken en vinden
  • Beveiliging en autorisatie
  • Presentatie mogelijkheden (veranderen)

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 29.

  • Gemeentelijke begroting / DIV begroting
  • Zoek en betrek de juiste mensen (team)
  • Jip en Janneke taal
  • ??

22-9-2011 Henk Sligman Deventer 30.

    • Innovatieve
    • Maatschappelijk Verantwoorde
  • Onderneming

22-9-2011 Henk Sligman Deventer