Dimpact en GovUnited vergeleken

.. en de invulling van zaakgewijs werken

Bob Coret 22 september 2011

2

Digital Groep

Specialist op het gebied van dienstverlening en digitaal werken.

3

… punt op de horizon

Zaakgewijs werken is je in alles richten op de zaak: De zaak registreren, starten, aanvullen, koppelen De zaak behandelen De zaak volgen (statussen publiceren) De zaak sluiten, alleen indien nodig heropenen De zaak archiveren De zaak vernietigen

Zaakgewijs werken

4

5

Weten welke zaken spelen, weten waarop je je aandacht moet richten...

Informatie in juiste context beschikbaar

Alle afhandelgegevens bij elkaar terug te vinden

Terugkoppelen over status van de zaak (product)

Bewaken doorlooptijden afhandeling

Eenvoudiger archiveren

Managementinformatie

Zaakgewijs werken resulteert in …

6

Van documentgericht naar zaakgericht

Zaken worden gerouteerd, werken vanuit werkbakjes

Alle kanalen zijn gelijkwaardig

Medewerker ‘archiveert’ zelf

Informatie 24/7 beschikbaar (zonder DIV)

Uniforme (elektronische) dienstverlening

Zaakgewijs werken betekent voor organisatie …

7

Midoffice

8

Van spaghetti…

BO 1

BO 2

BO 3

BO 4

BO 5

BO 6

BackofficesKlanten Kanalen

@

9

… naar ontkoppelpunt

BO 1

BO 2

BO 3

BO 4

BO 5

BO 6

BackofficesKlanten Kanalen

@

Mid

office

Mid

office

10

Kanaalverkokering

Afhandeling backoffice

DMS-pakket

Routing

Workflow ..

Post Web

BPEL/broker

Afhandelingbackoffice

Afhandelingbackoffice

Callcentre

applicatie

Telefoon Balie

Afhandelingbackoffice

KCC applicatieWorkflow

11

Kanaalintegratie met een leidend zaaksysteem

12

Zaaksystemen, genoeg aanbod

Bron: Zaak(systemen) groep op LinkedIn

13

Samenwerkingsvormen

14

Dimpact

GovUnited

MidOffice Community

(Gebruikers)communities

Inkooporganisaties/regionaal ICT centrum

Samenwerking op het vlak van midoffices

Standaarden als GEMMA, StUF, RSGB vormen basis van samenwerking

15

Gezamenlijk aanbesteden product/dienst

Generiek, tenzij…

Kennis delen: brengen en halen

Participeren in werkgroepen

Dimpact en GovUnited

16

GovUnited is in 2006 opgericht door 9 gemeenten

GovUnited (vereniging van gemeenten) als programma

ondergebracht bij Stichting ICTU

Logica als (hoofd)leverancier,

nieuwe aanbesteding in 2016

Implementatiepartijen keuze uit Atos Origin, Logica of

Sogeti … of GovUnited!!

Organisatie

17

Gemeenten (13)

18

Initiatief van de gemeente Enschede, samenwerking

met 4 gemeenten

Coöperatieve vereniging Dimpact in 2006 opgericht

Shared Service Center in Enschede

Atos Consulting als (hoofd)leverancier,

nieuwe aanbesteding loopt…

Organisatie

19

Aangemelde aanbieders:– Atos– Brein & Solviteers– Exxellence– Inter Access– Logica– PinkRoccade Local Government

Nu dialoogfase (PvE), in december bepaling van Top 3 en begin 2012 de selectie

Aanbesteding

20

Gemeenten (29)

21

Producten vergelijken

22

Med.portaal

23

Med.portaal

24

Zaaksysteem

25

KCC

26

Zaaksysteem

27

Zaaksysteem

28

Midoffice Backoffice

Bekijk het vanuit de architectuur

Frontoffice

FO/MO Broker

BO-appl.

X Office Sjablonen

Post

Web / PIP

KCC/Balie

Telefonie / 014

E-Formulieren

CMS

PIOFACH-appl.

Gegevensmagazijn

(Geo-GM)

Basis-, kernreg.

BO broker: adm

inistratieve dataBO-appl.

Zakenmagazijn

Doc. Management

Recordmanagement

Procesmanagement

29

Midoffice Backoffice

Dimpact

Frontoffice

FO/MO BrokerDataDistributieSysteem

BO-appl.

X Office Sjablonen

Post

Web / PIPDigitaal loket

KCC/BalieMedewerkersportaal

Telefonie / 014

E-FormulierenDigitaal loket

CMS

PIOFACH-appl.

ZakenmagazijnZaaksysteem

Gegevensmagazijn(Geo)gegevensmagazijn

Doc. Management

Recordmanagement

Basis-, kernreg.

ProcesmanagementDizit

BO broker: adm

inistratieve dataBO-appl.

30

GovUnited

Midoffice BackofficeFrontoffice

FO/MO BrokerTRIPLE C

BO-appl.

X Office Sjablonen

Post

Web / PIPGV CMS 2008

KCC/BalieAntwoordportaal

Telefonie / 014

E-FormulierenGV CMS 2008

CMSGV CMS 2008

PIOFACH-appl.

ZakenmagazijnTRIPLE C

GegevensmagazijnTRIPLE C

Doc. ManagementAlfresco

RecordmanagementAlfresco

Basis-, kernreg.

ProcesmanagementTRIPLE C / ZTB

BO broker: adm

inistratieve dataBO-appl.

31

Differs

Midoffice BackofficeFrontoffice

FO/MO BrokerDiffers Zaaksysteem/BT

BO-appl.

X Office Sjablonen

Post

Web / PIP

KCC/Balie

Telefonie / 014

E-Formulieren

CMS

PIOFACH-appl.

ZakenmagazijnDiffers Zaaksysteem

GegevensmagazijnDiffers Zaaksysteem

Doc. ManagementDiffers Zaaksysteem/SP

RecordmanagementDiffers Zaaksysteem/SP

Basis-, kernreg.

ProcesmanagementDiffers Zaaksysteem

BO broker: adm

inistratieve dataBO-appl.

32

Klant

Leverancier

Server

Systeem

Klant

Leverancier

Server

Systeem

Server

Systeem

Klant

Leverancier

Server

Systeem

Lokaal geïnstalleerd Extern geïnstalleerd (ASP) Afname dienst (SaaS)

Leveringsmodellen

Hosting Technisch beheer Netwerkkoppelingen Nieuwe versies

33

Koppelingen (van creatie tot archivering) E-formulieren PDC Zaaktypecatalogus Ingerichte zaaktypen

Meer dan software/dienst

Implementatie Organisatieontwikkeling

34

… punt op de horizon

35

… punt op de horizon

Huidige situatie

Waardering

Ambitie

Mogelijkhed

en

Verbetering Digitale dienstverlening (functionaliteit webkanaal) 1-3

Intelligente e-formulieren met koppelingen 1,8

Alle burgers overzicht over alle zaken via Mijn Gemeente 2,0

Verbetering Dienstverlening (functionaliteit balie en telefoniekanaal)

Klant Contact Systeem (KCS) en rijk KCC-portaal 2,3

In 1x overzicht over alle lopende (en afgehandelde) zaken 2,4

Verbetering Bedrijfsvoering en procesafhandeling

Digitaal afhandelen 2,5

Uitfasering BO-applicaties door één generieke procesmanagementlaag 1,4

Kostenreductie

Shared Services ICT-beheerfuncties (vooral infra en systeembeheer) 2,0

Eén regionaal KCS met 14+ nummer, evt. één organisatorisch KCC 1,0

Ambitie bepalen

36

37

Elke oplossing waarderen op alle ambitie punten (1-5).

Mogelijkheden waarderen

Ambitie Opl. A Opl. B Opl. CAspect 1 2,3 2 3 5Aspect 2 1,8 3 3 4Aspect .. 2,5 2 3 4

38

Beschikbaarheid functionaliteit Passend binnen architectuur Samenwerkingsvorm Technische haalbaarheid vóór [ambitiedatum] Impact op organisatie: primair proces / beheer Kosten (epij), kwaliteit en gebruikersvriendelijkheid

Mogelijkheden waarderen

Ambitie Opl. A Opl. B Opl. CTotaal 76 94 48

39

… punt op de horizon

Huidige situatie

Waardering

Ambitie

Mogelijkhed

en

40

Alleen of samen?

41

Bedankt! Vragen?

Bob Coret

Adviseur

06 – 433 60 915

bob.coret@digital.nl