Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ......

38
Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur HANDLEIDING VOOR RESERVATIES GEMEENTE ANZEGEM

Transcript of Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ......

Page 1: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur

HANDLEIDING VOOR RESERVATIES

GEMEENTE ANZEGEM

Page 2: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

1

Inhoud Inloggen ................................................................................................................................................... 2

Linkadres ............................................................................................................................................. 2

Gebruikersnaam en wachtwoord ........................................................................................................ 3

Overzicht infrastructuur .......................................................................................................................... 4

Infrastructuur zoeken .............................................................................................................................. 5

Infrastructuur op maximum capaciteit zoeken ................................................................................... 5

Infrastructuur reserveren ........................................................................................................................ 9

Nieuwe aanvraag ................................................................................................................................. 9

Gegevens reservatie .......................................................................................................................... 12

Extra reservatie-informatie ............................................................................................................... 15

Drankbestelling en huishoudelijk materiaal reserveren ................................................................... 17

Overzicht ........................................................................................................................................... 20

Meerdere reservaties maken voor hetzelfde complex? ................................................................... 21

Reservatieaanvraag indienen ............................................................................................................ 22

Reservaties bekijken en wijzigen (bv. Dranken/materiaal toevoegen) ................................................. 24

Reden van wijziging (verplicht)? ........................................................................................................ 25

Profiel aanpassen .................................................................................................................................. 26

Wachtwoord aanpassen .................................................................................................................... 26

Klantengegevens aanvullen (VERPLICHT) .......................................................................................... 29

Nieuwe contactpersoon toevoegen .................................................................................................. 32

Contactpersoon koppelen aan bestaande login (van de klant) ........................................................ 33

Facturen ............................................................................................................................................. 35

Reglementen en tarieven ...................................................................................................................... 36

Page 3: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

2

Inloggen

Linkadres Google link: https://reservaties.anzegem.be/

Klik op inloggen.

Page 4: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

3

Gebruikersnaam en wachtwoord Voer gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op aanmelden.

Page 5: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

4

Overzicht infrastructuur Onder reserveren infrastructuur - overzicht infrastructuur vindt u een overzicht van alle culturele en

sportinfrastructuur die gereserveerd kan worden.

Als u op een infrastructuur klikt (bv. Speldoorn), krijgt u meer informatie hieromtrent.

Page 6: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

5

Infrastructuur zoeken OPMERKING: niet alle faciliteiten zijn zichtbaar via ‘zoek infrastructuur’. Om een duidelijk beeld te

krijgen van de beschikbaarheid van de zalen volgt u best de stappen vanaf pagina 9.

Infrastructuur op maximum capaciteit zoeken Ga naar reserveren infrastructuur. Klik op zoek infrastructuur.

Kies het type activiteit (cultuur).

Page 7: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

6

Kies een activiteit (keuze maken op maximum capaciteit van de faciliteit). Klik dan op zoeken.

Kies een faciliteit (bv. bar – De Stringe).

Page 8: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

7

U krijgt een overzicht met informatie over de gekozen faciliteit en het complex. Hier zijn ook de

openingsuren beschikbaar.

Onderaan de pagina kan u ook de faciliteit reserveren.

Page 9: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

8

Volg nu de stappen vanaf pagina 9 (2e printscreen).

Page 10: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

9

Infrastructuur reserveren

Nieuwe aanvraag Ga naar reserveren infrastructuur. Klik op nieuwe aanvraag.

Maak een keuze bij complex welke infrastructuur je wil huren.

Page 11: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

10

Selecteer welke datum je wil huren. Klik op zoeken.

Ga naar de tabel.

Page 12: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

11

Kies een faciliteit (eerste kolom) uit de zaal die je wil huren. Als de balk groen is, dan kan je

reserveren. Bijvoorbeeld zaal Ansold, grote zaal + bar op 21/11/2018.

Klik op de groene balk en klik op nieuwe aanvraag.

Page 13: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

12

Gegevens reservatie U ziet de gegevens van uw vereniging/organisatie (klant). Pas aan waar nodig. Klik op volgende.

Vul alle gegevens in.

Page 14: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

13

Kies een categorie (soort activiteit).

Kies één datum, een periode (bijvoorbeeld een week) of meerdere datums (bijvoorbeeld iedere

dinsdag tijdens de maand januari). Onderstaand zie je de drie verschillende mogelijkheden.

Eén datum:

Page 15: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

14

Een periode:

Wanneer voor een periode wordt gereserveerd, dan omvat dit het startuur op de eerste dag van de

periode en het einduur op de laatste dag van de periode.

Meerdere datums (formule):

Wanneer er meerdere datums worden gereserveerd, dan is het start- en het einduur gelijk op iedere geselecteerde dag.

Page 16: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

15

Geef het startuur en het einduur in door op het klokje te klikken. Houdt er rekening mee dat dit het

klaarzetten, de activiteit zelf en het opruimen omvat.

Klik daarna op volgende.

Extra reservatie-informatie Geef een omschrijving van de activiteit. Zorg dat de omschrijving zeer duidelijk is.

Klokje

Page 17: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

16

Kies of de activiteit ook toegankelijk is voor niet-leden.

Accepteer de algemene voorwaarden. U kan deze ook nalezen. Vul eventueel ook de extra

informatie aan.

Page 18: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

17

Drankbestelling en huishoudelijk materiaal reserveren Zijn er extra’s nodig zoals dranken en huishoudelijk materiaal?

Zijn er dranken nodig tijdens het huren? Klik op toevoegen.

Page 19: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

18

Kies per soort het aantal. Reken altijd per fles (en niet per bak). 1 keer pils is dus 1 flesje pils. Klik op

opslaan.

U krijgt een overzicht van de gevraagde dranken het aantal en de prijzen. U kan dranken verwijderen

door op het rode kruis te drukken en nog dranken toevoegen door opnieuw op de knop toevoegen te

klikken.

Page 20: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

19

Is er huishoudelijke materiaal (tassen, borden…) nodig tijdens het verhuur? Klik op toevoegen.

Kies per soort het aantal. Klik op opslaan.

Page 21: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

20

U krijgt een overzicht van het gereserveerde huishoudelijk materiaal. Nog toevoegen of verwijderen

kan op dezelfde manier als bij de drankbestelling. Klik daarna op volgende als alle gegevens voor de

reservatie in orde zijn.

Overzicht Je ziet dat de reservatie correct werd toegevoegd in de groene balk. Indien niet correct toegevoegd

zal dit in een gele balk staan. Je kan de reservatie aanpassen door erop te klikken.

Page 22: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

21

Meerdere reservaties maken voor hetzelfde complex? Wil je nog een reservatie maken voor dit complex? Klik op de balk naast bevestigen. Je kan opnieuw

een reservatie maken (zie vanaf STAP 3). Let op: de reservatie werd toegevoegd, maar is nog niet

opgeslagen. Hiervoor moet je op bevestigen klikken.

Page 23: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

22

Reservatieaanvraag indienen Op het overzicht zie je nu alle reservaties. Je kan deze nog aanpassen of verwijderen. Zie icoontjes

(reservatie bewerken, verwijderen en kopiëren). Eventueel kan je ook nog opmerkingen meegeven.

Indien je klaar bent met het maken van de reservatie(s), klik op bevestigen om je aanvraag in te

dienen.

Er werd een aanvraag ingediend voor de reservatie. Je krijgt via mail een overzicht van de aanvraag.

Je kan je aanvraag ook afdrukken.

Page 24: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

23

Dit is de reservatieaanvraag die je via mail krijgt (in afwachting van goedkeuring).

Wordt de reservatie goedgekeurd of afgekeurd, dan krijg je via mail een bevestiging of een afwijzing.

Page 25: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

24

Reservaties bekijken en wijzigen (bv. Dranken/materiaal toevoegen) Op de homepagina kan je via mijn reservaties je aanvragen en reservaties bekijken.

Je kan de keuze maken tussen reservaties en aanvragen. In dit overzicht kan je ze ook aanpassen

door op de reservatie of aanvraag te klikken. De wijzigingen moeten ook weer eerst goedgekeurd

worden door de verantwoordelijke.

Page 26: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

25

Reden van wijziging (verplicht)? Wanneer u wijzigingen wil doen, dan is het verplicht om ook steeds een opmerking met de reden toe

te voegen. Klik daarna op wijzigen.

Om de reservatie te annuleren vul je ook de reden in. Klik daarna op aanvragen annuleren.

Page 27: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

26

Profiel aanpassen

Wachtwoord aanpassen Via mail werd de gebruikersnaam en wachtwoord voor het account van je vereniging of organisaties

doorgestuurd. Dit kan je zelf aanpassen

Klik op mijn profiel.

Klik op login.

Page 28: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

27

Hier kan je je logingegevens aanpassen. Om het wachtwoord aan te passen klik je op wachtwoord

aanpassen. De loginnaam kan niet door ons aangepast worden, maar wel door de ontwikkelaars van

het programma. Stuur hiervoor een mail naar de cultuurdienst.

Volg de instructies op het scherm. Klik dan op wachtwoord aanpassen.

Page 29: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

28

Het wachtwoord werd aangepast. Je krijgt ook via mail bevestiging.

Vergeet niet de logingegevens op te slaan.

Page 30: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

29

Klantengegevens aanvullen (VERPLICHT) Je kan en moet ook het klantenprofiel van jouw vereniging of organisatie aanvullen en/of

aanpassen. Klik op klanten.

Klik op het profiel.

Page 31: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

30

Vul de algemene gegevens en contactgegevens aan. Klik daarna op opslaan.

Vul de facturatiegegevens aan. Klik daarna op opslaan.

Page 32: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

31

Vul de gegevens van de contactpersoon aan. Klik op de contactpersoon.

Vul alle gegevens aan en klik op opslaan.

Page 33: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

32

Nieuwe contactpersoon toevoegen Je kan ook een nieuw contactpersoon toevoegen. Klik op nieuw contactpersoon toevoegen.

Vul de gegevens aan en druk op opslaan.

Page 34: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

33

Contactpersoon koppelen aan bestaande login (van de klant) Klik op contactpersonen. Klik op de contactpersoon.

Ga naar logingegevens.

Page 35: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

34

Klik op bestaande loginaccount koppelen.

Vul de loginnaam en het emailadres van de gebruiker die je wil koppelen in. Klik op koppel deze

loginaccount. Klik op opslaan. IEDERE KLANT HEEFT SLECHTS 1 ACCOUNT, MAAR ER KUNNEN

MEERDERE CONTACTPERSONEN AAN DE KLANT GEKOPPELD WORDEN.

Page 36: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

35

Facturen Je kan de facturen voor zalenreservaties en materiaalreservaties ook bekijken op mijn profiel.

Vergeet niet alles steeds op te slaan.

Page 37: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

36

Reglementen en tarieven Bij het maken van een reservatie gaat u automatisch akkoord met het gebruikers-

/huishoudreglement. Dit is terug te vinden onder het tabblad reglementen en tarieven. Hier vindt u

ook de handleiding terug.

Page 38: Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur · PDF fileInfrastructuur zoeken ... Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur Author: gemeente Anzegem Subject:

37

Bij vragen kan u terecht op de dienst Cultuur van de gemeente Anzegem:

Westdorp 3

8573 Tiegem

056 68 82 50

[email protected]