Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene...

25
Deloitte Aan de zakelijk directeur van de Gemeenschappelijke Regaling D t.a.v. de heer J.H. van de Zedde Postbus 619 3300 AP DORDRECHT Deloitte Accountants B.V. F^T^W^/UO ~ T " -"~r 33 O'V'v^vP^-' / i ^A o PC '" ^-"^ «33 2 2 JAN 2008 re — • ,JEa '>,wv EOR v^ .•Un^t.J. . .«'.». .>, *^ '"' i.-mni:i..iiiii _J ^^^lli^L^™^ 1 JX Dordrecht itbus 1165 10 BD Dordrecht : (078) 61 12500 c: (078)6112577 w.deloitte.nl CeoR i' Datum 18 januari 2008 Behandeld door D. Nederveen RA Onderwerp Aanpak accountantscontrole 2008 en prijsopgave Ons kenmerk 08R0060/SA/5501 3100045611 Uw kenmerk Geachte heer Van de Zedde, Hierbij doen wij u een nieuwe versie toekomen van het voorstel aanpak accountantscontrole 2008 en prijsopgave. De door u reeds abusievelijk ondertekende versie d.d. 8 januari 2008, komt daarmee te vervallen. Op verzoek van de heer A.J. van der Heiden hebben wij in deze versie nog twee passages aangepast, te weten: • op bladzijde 13 is een zinsnede toegevoegd in de alinea over het normen- en toetsingskader • op bladzijde 21 is in de prijsopgave bij de BDD een zinsnede toegevoegd. Wij vertrouwen crop u hiermede voldoende te hebben geinformeerd. Hoogachlendr- elortte Accountants B. drs. R.MJv. van Vugt RA B|lage(n): Voomel aanpak accountantscontrole 2008 en prijsopgave in tweevoud Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandei te Rotterdam onder nummer 24362853. Member of Deloitte Touche Tohmatsu

Transcript of Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene...

Page 1: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

Aan de zakelijk directeur van deGemeenschappelijke Regaling Dt.a.v. de heer J.H. van de ZeddePostbus 6193300 AP DORDRECHT

Deloitte Accountants B.V.

F^T^W^/UO ~T" -"~r 33

O'V'v^vP^-' / i A o PC'" -" — «33

2 2 JAN 2008 re— • ,JEa

'>,wv

EOR v^.•Un t.J. . .«'.». .>, *^ '"' i.-mni:i..iiiii

_J

^ lli L ™^

1 JX Dordrechtitbus 116510 BD Dordrecht

: (078) 61 12500c: (078)6112577w.deloitte.nl

CeoR i'

Datum

18 januari 2008Behandeld door

D. Nederveen RA

Onderwerp

Aanpak accountantscontrole 2008 en prijsopgave

Ons kenmerk

08R0060/SA/55013100045611Uw kenmerk

Geachte heer Van de Zedde,

Hierbij doen wij u een nieuwe versie toekomen van het voorstel aanpak accountantscontrole2008 en prijsopgave. De door u reeds abusievelijk ondertekende versie d.d. 8 januari 2008, komtdaarmee te vervallen.

Op verzoek van de heer A.J. van der Heiden hebben wij in deze versie nog twee passagesaangepast, te weten:

• op bladzijde 13 is een zinsnede toegevoegd in de alinea over het normen- en toetsingskader

• op bladzijde 21 is in de prijsopgave bij de BDD een zinsnede toegevoegd.

Wij vertrouwen crop u hiermede voldoende te hebben geinformeerd.

Hoogachlendr-

elortte Accountants B.

drs. R.MJv. van Vugt RA

B|lage(n): Voomel aanpak accountantscontrole 2008 en prijsopgave in tweevoud

Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijngedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer84/2004 van toepassing.Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandei teRotterdam onder nummer 24362853.

Member ofDeloitte Touche Tohmatsu

Page 2: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

Voorstel

uitgebracht aan de GemeenschappelijkeRegeling Drechtstedente Dordrecht

Accountantscontrole 2008 en prijsopgave

Page 3: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte Deloitte Accountants B.V.Wilgenbos 43311 JX DordrechtPostbus f1653300 BD Dordrecht

Tel: (078) 6112500Fax:(078)6112577www.deloitte.nl

Aan de Drechtraad van deGemeenschappelijke Regeling DrechtstedenPostbus 6193300 AP DORDRECHT

Datum Behandeld door Ons kenmerk

18 januari 2008 D. Nederveen RA 08R0015/SA/5501

Onderwerp Uw kenmerk

Voorstel aanpak accountantscontrole 2008 en prijsopgave

Geachte raad,

Hierbij doen wij u ons voorstel voor de aanpak van de accountantscontrole 2008 van uwgemeenschappelijke regeling toekomen, alsmede de daarbij behorende prijsopgave. Wij hanterendaarbij de volgende indeling:

1. Inleiding2. Situatieschets3. Controlefilosofie en voorgestelde aanpak accountantscontrole4. Rechtmatigheid5. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken6. Rapportage en overige communicatie7. Invulling adviesfunctie8. Samenstelling controleteam9. HonorariumlO.Tot slot

1. Inleiding

De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (hierna: GR Drechtsteden) is opgericht in 2006en de uitvoerende activiteiten zijn in 2007 feitelijk begonnen. hi 2008 zullen de activiteitenverder worden uitgebreid, omdat dan het Sociaal Geografisch Bureau (SGB), het Service CenterDrechtsteden (SCD) en de Belastingdienst Drechtsteden (BDD) van start gaan.

De opdracht voor de accountantscontrole over 2007 heeft u onlangs aan ons kantoor verstrekt. Uhebt ons verzocht om voor het jaar 2008 een plan van aanpak met betrekking tot de controle voordat jaar op te stellen en een prijsopgave te doen voor de uitvoering van deze controle. Via dezebrief ontvangt u ons voorstel en prijsopgave.

Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn Member ofgedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer Deloitte louche Tohmatsu84/2004 van toepassing.Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel teRotterdam onder nummer 24362853.

Page 4: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte.

218 januari 200808R0015 ^

In het gesprek dat wij hadden met ondermeer uw zakelijk directeur/concerncontroller, de heerJ. van de Zedde, is naar voren gekomen dat wij voor onze controle en kostenraming ervan uitkunnen gaan dat de activiteiten die reeds in 2007 plaatsvinden ook in 2008 in ongeveer dezelfdemate en omvang zullen plaatsvinden. Nieuw voor 2008 is uiteraard de controle van deactiviteiten die in 2008 opstarten. Daarop gaan wij hierna nog nader in.

Sinds 2004 is het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (Bapg) van toepassing.Het Bapg stelt minimumeisen aan de accountantscontrole en de accountantsverklaring. Eennadere invulling hiervan is door uw gemeenschappelijke regeling geregeld in de verordeningvoor de controle op het financieel beheer ex artikel 213 van de Gemeentewet. In dezeverordening is ondermeer bepaald dat de Drechtraad een programma van eisen vaststelt, waarinnadere bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de uit te voeren accountantscontrole. Dezenadere uitwerking heeft inmiddels plaatsgevonden in het controleprotocol 2007 en 2008, dat indecember 2007 door uw Drechtraad is vastgesteld. Dit voorstel voor de aanpak van deaccountantscontrole 2008 is ons voorstel voor de nadere uitwerking van de hiervoor genoemdebepalingen.

In deze brief zal eerst een situatieschets worden gegeven, waarna nader wordt ingegaan op decontrolefilosofie van Deloitte en ons voorstel voor de aanpak van de controle. Vervolgens wordtaandacht besteed aan de rechtmatigheid, de rapportage en communicatie en de adviesfunctie. Hetteam dat betrokken zal worden bij de uitvoering van de controle wordt vervolgens voorgesteld,waarna wij tenslotte nog zullen ingaan op de aan de controlewerkzaamheden verbonden kosten.

2. Situatieschets

Op 8 maart 2006 is de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden opgericht en in 2007daadwerkelijk van start gegaan.

Met ingang van 1 januari 2007 omvat de GR Drechtsteden de volgende organisatieonderdelen:• Bureau Drechtsteden (BDS). Binnen dit organisatieonderdeel worden diverse activiteiten

uitgevoerd, waaronder het loopbaancentrum en het project Manden Maken.• Sociale Dienst Drechtsteden (SDD). De belangrijkste taken van dit organisatieonderdeel zijn

de uitvoering van bij stands verlening en re-integratie, inburgering, WMO enarmoedebeleid/minimabeleid.

• Bureau Leerplicht en Voortijdig Schoolverlaten (BLVS).• Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD). Dit bureau is overwegend werkzaam voor de

gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht. Het ingenieursbureau kan ook werkzaamheden vanderden aannemen.

Page 5: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte,

318 januari 200808R0015 >\

Het is de bedoeling dat in 2008 nog drie organisatieonderdelen van start gaan:

• Sociaal Geografisch Bureau (SGB)• Servicecentrum Drechtsteden (SCD). Dit organisatieonderdeel gaat naar verwachting op

1 april 2008 daadwerkelijk van start en gaat zich bezighouden met dienstverlening aan dedeelnemende organisaties op het gebied van: Financien, Informatisering, Automatisering,Documentaire Informatievoorziening, Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie,Facilitate zaken en Juridische zaken.

• Belastingdienst Drechtsteden (BDD). Dit organisatieonderdeel gaat zich bezighouden met deheffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede deuitvoering van de Wet Waardering Onroerende zaken. De planning is, dat op 1 juli 2008wordt gestart met de uitvoering van de activiteiten.

Het is de bedoeling dat over 2008 een geconsolideerde jaarrekening wordt gemaakt voor degehele GR Drechtsteden, waarbij een accountantsverklaring moet worden gevoegd.

De begroting 2008 van de GR Drechtsteden omvat ca. € 235 miljoen (primaire begroting, incl.wijzigingen met betrekking tot de 3 nieuwe organisatieonderdelen). De belangrijkste postenbetreffen de SDD (ca. € 167 miljoen), Manden Maken (ca. € 18 miljoen) en de SCD(ca. € 28 miljoen).

Een nieuwe organisatie als de GR Drechtsteden is uiteraard nog volop in ontwikkeling. Eenaantal formele randvoorwaarden in de vorrn van verordeningen e.d. is inmiddels ingevuld danwel in ontwikkeling. Zoals vermeld is in december 2007 het controleprotocol 2007 en 2008 dooruw Drechtraad vastgesteld. Na het samenstellen van het concept controleprotocol heeft hetPlatform Rechtmatigheid de Kadernota 2007 gepubliceerd. Daarin is ten opzichte van de vorigeKadernota een aantal aanpassingen opgenomen, ondermeer met betrekking tot debegrotingsrechtmatigheid. Daarmee kon in uw controleprotocol nog geen rekening wordengehouden. Wij zullen bij onze controle uw verordening financieel beheer en controleprotocol2007 en 2008 als leidraad gebruiken en, daar waar de Kadernota 2007 andere eisen stelt, deKadernota (als hogere regelgeving) volgen.

De administratieve organisatie en interne beheersing, met daaraan gekoppeld een planning- encontrolcyclus, zijn belangrijke pijlers voor het sturen en beheersen van uw organisatie. Ook voorde uitvoering van de accountantscontrole zijn deze zaken van groot belang, aangezien bij deaccountantscontrole zoveel mogelijk wordt gesteund op (interne controle) werkzaamheden diebinnen uw organisatie worden verricht. Doordat uw organisatie nog in opbouw is, zal op het puntvan planning en control/administratieve organisatie en interne beheersing in 2008 ook nogsprake zijn van een ontwikkelingstraject; dit heeft uiteraard ook gevolgen voor de inrichting vanonze controlewerkzaamheden.

Page 6: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

418 januari 200808R0015 >\

3. Controlefilosofie en voorgestelde aanpak accountantscontrole

3.1. Controlefilosofie

Onze Controlefilosofie heeft als uitgangspunt dat de specifieke situatie waarin deGR Drechtsteden zich bevindt, in belangrijke mate bepalend is voor de aanpak van onzecontrole. Kermis van de gemeentelijke rnarkt waarop uw organisatie opereert en van deGR Drechtsteden in het bijzonder, zijn daarom belangrijke succesfactoren voor een effectieve enefficiente accountantscontrole.

De kerntaak van uw externe accountant is het certificeren van de jaarrekening en, indien vantoepassing, incidentele andere verantwoordingen van uw organisatie. Wij vinden dat deaccountantscontrole een grotere toegevoegde waarde heeft als deze ook leidt tot signalering vanstrategische en operationele risico's en advisering over mogelijkheden tot verbetering van debeheersing van de organisatie. Wij zorgen daarom voor een breed inzicht in de risico's van uworganisatie. Daarnaast is het voor ons essentieel op de hoogte te zijn van de specifieke wensenvan de diverse betrokkenen binnen uw organisatie. Dit inzicht in risico's en wensen stelt ons instaat intensief met uw organisatie samen te werken en onze bevindingen op alle relevanteniveaus te communiceren.

De hoofdkenmerken voor onze aanpak zijn:

• Wij zijn de accountant voor de gehele GR Drechtsteden. Prirnair leggen wij verantwoording af aanonze opdrachtgever, de Drechtraad. Daarnaast leveren wij toegevoegde waarde aan hetDrechtstedenbestuur, de directie en de ambtelijke organisatie.

• Adviezen die wij geven sluiten aan op de bedrijfsfilosofie en het bedrijfsconcept van uworganisatie en zijn vooral praktisch van aard, mede gericht op de realisatie van uw ambities.

• Wij garanderen u een proactieve houding. Wij zijn alert op de gevolgen van ontwikkelingen inwet- en regelgeving (fiscaal, wettelijk, subsidiemogelijkheden) voor uw organisatie, nemen kermisvan uw plannen en benaderen u actief voor afspraken.

« Wij bespreken voorafgaand aan onze controles de controleplanning en vernemen graag despecifieke behoeftes van de Drechtraad, het Drechtstedenbestuur en de ambtelijke leiding. Dewensen van de Drechtraad zijn leidend.

« Een uitgebreide analyse van risico's en kansen en de door de GR Drechtsteden genomenbeheersingsmaatregelen om deze te beperken c.q. te benutten, is een van de belangrijkste pijlersvan onze controleaanpak.

« Inzicht in de kwaliteit en effectiviteit van de interne beheersing.• Kennis van de regio (Drechtstedengebied).

Page 7: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

18 januari 200808R0015 ^

• Deloitte onderschrijft de NIVRA-voorschriften rondom de onafhankelijkheid van de accountantvolledig en heeft hiervoor strikte interne richtlijnen geformuleerd. Wij stellen voor jaarlijks deonafhankelijkheid van de accountant met u te bespreken.

• Wij rnaken bij onze controle gebruik van geavanceerde automatiseringshulpmiddelen, diespecifiek worden toegesneden op uw organisatie en die de kwaliteit en de efficiency van decontrole optimaliseren.

• Bij de uitvoering van de controle wordt een vast team ingezet. Wijzigingen in deteamsamenstelling worden zoveel mogelijk vermeden. Een wijziging in de teamsamenstelling zalaltijd vooraf met u worden besproken.

3.2. Controleaanpak

Schematisch kan de door ons kantoor gehanteerde controleaanpak als volgt wordenweergegeven:

Client Service Plan

Controleplan

Verelag vanbevindingen

Page 8: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

618 januari 200808R0015 ^

Controleplan

Het controleplan vomit de rode draad in deze cyclus. Jaarlijks stellen wij een controleplan op aande hand van het door uw Drechtraad vast te stellen controleprotocol. In dit controleplan werkenwij onze aanpak van de controle van de jaarrekening voor het betreffende jaar uit.

Tevens gaan wij in op de wijze waarop het verslag van bevindingen wordt ingericht, geven wijhierin aan wie de verantwoordelijke personen zijn voor de uit te voeren controles en nemen wijeen roulatieschema op, waaruit blijkt welke processen met normale of uitgebreide aandachtworden getest. Tenslotte bevat het controleplan een planning van de uit te voerenwerkzaamheden gedurende het jaar en gaan wij in op de uit te brengen rapportages enafstemmomenten voor zowel de interim- als de jaarrekeningcontrole. Het controleplan voor 2008is opgenomen in dit voorstel voor de aanpak accountantscontrole.

Planning en organisatiegerichte werkzaamheden

Fase 1hi het pre-audit gesprek met een afvaardiging van de Drechtraad (auditcommissie), de zakelijkdirecteur/concerncontroller en de portefeuillehouder financien wordt de uit te voeren controlevormgegeven en worden actuele ontwikkelingen binnen de GR Drechtsteden besproken.

De uitkomsten van dit gesprek en onze eerste risico-inventarisatie worden vastgelegd in hetcontroleplan. Met de zakelijk directeur/concerncontroller stemmen wij, voorafgaand aan dedaadwerkelijke uitvoering van de controlewerkzaamheden, de werkzaamheden van interne enexterne controle en de door de GR Drechtsteden aan te leveren informatie, af. Op deze wijzebereiken wij een optimale aansluiting tussen interne en externe controlewerkzaamheden.

Fase 2Op basis van de uitkomsten van het pre-audit gesprek en de inventarisatie van decontroleomgeving actualiseren wij onze risico-inschatting per bedrijfsproces en jaarrekeningpost.De uitkomsten van de risicoanalyse zijn bepalend voor de aard en omvang van deorganisatiegerichte en gegevensgerichte controlewerkzaamheden.

Fase 3Om voldoende zekerheid te krijgen over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, testenwij jaarlijks uw bedrijfsprocessen. Hierbij zijn drie aspecten van belang. hi de eerste plaatsbeoordelen wij de opzet van een bedrijfsproces (hoe zit een proces in elkaar en is het ingevoerd).hi de tweede plaats controleren wij of het bedrijfsproces ook daadwerkelijk bestaat en werktzoals bedoeld en ontworpen. hi de derde plaats is de governancestructuur van uw organisatie vanbelang. Het gaat hierbij om de kwaliteit van de interne beheersing: sturen, uitvoeren,verantwoording afleggen en toezicht houden.

Page 9: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

718 januari 200808R0015 ><

De financiele verordening ex. artikel 212 Gemeentewet en de indenting van het planning-en-controlinstrumentarium staan hierbij centraal. Bij onze organisatiegerichte werkzaamhedenmaken wij onderscheid tussen normale aandacht en uitgebreide aandacht.

Normale aandachtJaarlijks beoordelen wij van elk financieel proces de opzet van de interne beheersmaatregelen inde administratieve organisatie.

Als uit deze beoordeling geen belangrijke wijzigingen in de opzet naar voren komen en als uit derisicoanalyse geen specifieke risico's naar voren komen, kunnen wij volstaan met deze normaleaandacht. Voor de activiteiten die reeds in 2007 werden verricht binnen uw gemeenschappelijkeregeling hebben wij de voor onze controle relevante processen in 2007 alle met uitgebreideaandacht gecontroleerd, aangezien 2007 het eerste jaar was. Dat betekent dat voor dezeprocessen voor 2008 in principe zal kunnen worden volstaan met normale aandacht.

Uitgebreide aandachtJaarlijks selecteren wij processen die wij onderwerpen aan meer uitgebreide controle(uitgebreide aandacht). Wij hanteren hiertoe een roulatieschema. Wij testen minimaal iedere driejaar diepgaand de werking van de beheersmaatregelen in elk bedrijfsproces. Ook onze analysevan het risicoprofiel, het financiele belang, eventuele wijzigingen in het proces en onzeervaringen in voorgaande jaren kunnen aanleiding geven (onderdelen van) bedrijfsprocessenregelmatiger met uitgebreide aandacht te testen. Uw organisatie heeft de mogelijkheid omaanpassingen in het roulatieschema aan te brengen. Op deze wijze heeft de Drechtraad jaarlijksinvloed op de specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole. Zolang de aanpassingenaanvaardbare verschuivingen tussen de verschillende jaren betreffen, worden de kosten voor deaccountantscontrole niet hoger. hi 2008 zullen wij de voor onze controle relevante processen vande nieuwe organisatieonderdelen (SGB, SCD en BDD) uitgebreid controleren.

De automatiseringsgraad van organisaties neemt steeds verder toe, het belang van eenbetrouwbare geautomatiseerde verwerking dus ook. Een vast onderdeel van onzeorganisatiegerichte werkzaamheden is een zogenaamde EDP-audit, waarbij wij nagaan hihoeverre wij kunnen steunen op de maatregelen in en om het automatiseringssysteem. Voor decontrole 2008 zullen wij EDP-audits laten uitvoeren bij het SCD (ondermeer gericht op defactuurafhandeling via het geautomatiseerde systeem) en bij de BDD (belastingpakket).

De EDP-audit wordt uitgevoerd door Enterprise Risk Services (ERS) van Deloitte. ERS is eenafzonderlijk onderdeel van circa 120 professionals binnen Deloitte en houdt zich bezig metrisicomanagement rond de geautomatiseerde informatievoorziening. De lokale overheid isdaarbij een belangrijk aandachtsgebied.

Page 10: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte.

818 januari 200808R0015 ^

Over de uitkomsten van de organisatiegerichte werkzaamheden rapporteren wij hi de vorm vaneen managementletter aan het Drechtstedenbestuur. De managementletter wordt besproken metde zakelijk directeur/concerncontroller en de portefeuillehouder financien met de mogelijkheidhierop te reageren. De managementletter bevat concrete en heldere adviezen die voortvloeien uitde beoordeling van de interne beheersing. Tevens worden aandachtspunten voor het opstellenvan de jaarrekening gerapporteerd. De interim-controle levert op deze manier sturingsinformatievoor uw organisatie op. Hierdoor kan de eindejaarscontrole worden versneld. Een afschrift vanonze managementletter verstrekken wij aan de griffier ten behoeve van de auditcommissie.

Gegevensgerichte werkzaamheden

Fase 4De omvang van deze gegevensgerichte werkzaamheden is mede afhankelijk van het risicoprofielvan uw organisatie en de uitkomst van de organisatiegerichte werkzaamheden.

Niet de processen, maar de uitkomsten (cijfers) van de processen staan in deze fase centraal. Decontrolewerkzaamheden zijn onder andere gericht op:

• De naleving van in- en externe verslaggevingsvoorschriften.• De waardering van balansposten.• Juiste en volledige verwerking van besluiten (Drechtraad).• Juiste en volledige verwerking van risico's.• Kwaliteit van de toelichtingen.• Diverse cijferanalyses.• Diverse overige controles.• Verklaring van het Drechtstedenbestuur over de volledigheid van de verstrekte informatie.

De gegevensgerichte controle richt zich vooral op de presentatie en waardering van de posten inde jaarrekening.

Afronding en rapportage

Fase 5Na afloop van de controle wordt een accountantsverklaring afgegeven en een verslag vanbevindingen uitgebracht aan de Drechtraad, in afschrift aan het Drechtstedenbestuur. Wij zullenhet rapport indelen volgens de inrichtingseisen die in het door de Drechtraad nog vastgesteldecontroleprotocol daaraan worden gesteld. Onder andere wordt ingegaan op de financiele positievan de GR Drechtsteden, de verslaggeving, risico's, interne beheersing en actueleontwikkelingen. Uiteraard worden de geconstateerde fouten, onzekerheden enonrechtmatigheden in de jaarrekening die de in het controleprotocol vermelderapporteringstolerantie(s) overschrijden, benoemd. Hierbij gaan wij tevens in op eventuelekwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang.

Page 11: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

18 januari 200808R0015 ^

3.3. Weging van fouten en onzekerheden (jaarrekening)

De goedkeuringstoleranties zijn vastgelegd hi het Bapg. Dit zijn de wettelijke minimumeisen. hiuw controleprotocol 2007 en 2008 volgt u deze wettelijke minimumeisen.

Dit betekent dat wij een goedkeuringstolerantie hanteren van maximaal 1% voor fouten en vanmaximaal 3% voor onzekerheden voor de jaarrekening als geheel. Bij uw GR Drechtsteden is demarge op basis van de begroting 2008 (primaire begroting, na wijzigingen met betrekking tottoevoeging activiteiten van SGB, SCD en BDD) voor fouten derhalve € 2,3 miljoen en vooronzekerheden € 7,0 miljoen.

GoedkeuringstolerantieFouten in de jaar-rekening (% lasten)Onzekerheden in decontrole (% lasten)

Goedkeurend

<1%

<3%

Beperking

>1%<3%

>3%<10%

Oordeelonthouding

_

>10%

Afkeurend

>3%

-

Naast de weging van fouten en onzekerheden om tot een accountantsoordeel (t.b.v. strekkingaccountantsverklaring) te komen, is het ook nuttig om een rapporteringstolerantie af te spreken.Fouten die de rapporteringstolerantie overschrijden zullen wij opnemen in ons rapport vanbevindingen. hi het controleprotocol 2007 en 2008 is de rapporteringstolerantie voor nietgecorrigeerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening vastgesteld op € 0,1 miljoen.Voor specifieke verantwoordingen kunnen andere tolerantiegrenzen worden gehanteerd. Daaropkomen wij in paragraaf 3.5. nader terug.

3.4. Planning en logistiek

De planning van onze werkzaamheden zullen wij laten aansluiten op de planning-en-controlcyclus van uw organisatie. Onze gebruikelijke aanpak is om jaarlijks afspraken te makenmet de auditcommissie, de portefeuillehouder financien en de zakelijk directeur /concerncontroller over het tijdstip van de diverse controlemomenten en de aanlevering vanrapportages. Indien wijzigingen in omstandigheden of interne ontwikkelingen bij deGR Drechtsteden gedurende het controlejaar een wijziging in de planning noodzakelijk maken,zullen wij hier flexibel op inspelen en in overleg met u een nieuwe planning vaststellen. Doordat150 professionals in onze regio gemeenten en gemeenschappelijke regelingen tot hunkernactiviteit rekenen, kunnen wij u deze flexibiliteit aanbieden.

Page 12: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

1018 januari 200808R0015 >\

Wij streven ernaar om uiterlijk binnen zes weken na aanlevering van de jaarrekening decontrolewerkzaamheden geheel af te ronden inclusief het definitieve accountantsverslag en deaccountantsverklarhig. Deze maximale doorlooptijd hanteren wij ook bij de uitvoering van deinterim-controle. Voor elke rapportage geldt dat wij deze, voordat deze definitief wordtuitgebracht, ter beoordeling voorleggen aan de direct betrokkenen en het verantwoordelijkmanagement om misverstanden en foutieve interpretaties van geconstateerde zaken tevoorkomen. Wanneer er afwijkingen worden geconstateerd die leiden tot het afgeven van eenniet-goedkeurende accountantsverklaring melden wij dit direct aan het Drechtstedenbestuur.

Wij zullen met het Drechtstedenbestuur hierover in overleg treden en vervolgens de Drechtraadschriftelijk informeren.

3.5. Controle specifieke verantwoordingen

Voor het verkrijgen van bijzondere uitkeringen en subsidies moet uw organisatie jaarlijksverantwoordingen opstellen en verstrekken aan andere overheden (de geldgevers). hi veelgevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. hi eenaantal gevallen moeten deze verantwoordingen door uw organisatie worden opgesteld tenbehoeve van de deelnemende gemeenten, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naarde betrokken geldgevers.

Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks.Met ingang van 2007 is het aantal subsidies van de rijksoverheid dat onder het principe vanSingle information Single audit (SiSa) is gebracht sterk uitgebreid. Op hoofdlijnen betekent ditdat de afzonderlijke verantwoordingen ten behoeve van ministeries met bijbehorendeaccountantsverklaringen naar verwachting komen te vervallen. Hiervoor hi de plaats is metingang van 2006 een extra, wettelijk voorgeschreven, bijlage in de jaarrekening van degemeenten (resp. gemeenschappelijke regelingen) gekomen. Het aantal afzonderlijk tecontroleren specifieke verantwoordingen zal dus afnemen.

Volgens de thans beschikbare gegevens zullen met name door de SDD ten behoeve van dedeelnemende gemeenten verantwoordingen in het kader van SiSa moeten worden opgesteld. Onsvoorstel is om uit efficiency-overwegingen deze verantwoordingen te betrekken in onze regulierecontrole bij de SDD. De SDD kan deze SiSa-verantwoordingen dan beschikbaar stellen aan debetrokken gemeenten, die deze gegevens vervolgens kunnen opnemen in hun SiSa-bijlage. Bij deaan de gemeenten beschikbaar te stellen SiSa-gegevens zullen wij een consolidatieverklaringafgeven. Dit is een accountantsverklaring waarvan de betrokken gemeenten gebruik kunnenmaken voor het in hun jaarrekening consolideren van de SiSa-gegevens. Het is uiteraard vanbelang dat door u deze gedragslijn vooraf wordt afgestemd met de betrokken gemeenten (die datvervolgens met hun accountant kunnen afstemmen).

Page 13: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte,u18 januari 200808R0015 ^

De controle van deze SiSa-verantwoordingen zal plaatsvinden, rekening houdende met detolerantie- en rapporteringsgrenzen die van rijkswege zijn vastgesteld voor de controle van deSiSa-bijlage, waarbij rekening zal worden gehouden met het voor de specifieke gemeenten vantoepassing zijnde tolerantiebedrag. hi het kader van deze prijsopgave gaan wij ervan uit dat devolgende regelingen via de SiSa-systematiek moeten worden verantwoord:

• Wet Werk en Bijstand (WWB)• IOAW• IOAZ• Bbz• Tijdelijke stimuleringsregeling schuldhulpverlening• Allochtone vrouwen

Naast de SiSa-verantwoordingen van de SDD zullen naar verwachting ook bij het BureauDrechtsteden SiSa-verantwoordingen moeten worden gemaakt met betrekking tot ExperimentenWMOenWEB.

Verder kan sprake zijn van nog andere verantwoordingen (bijv. ten behoeve van de provincie)waarbij een accountantsverklaring wordt verlangd. Dergelijke controles zullen wij jaarlijksopnemen in het controleplan, voor zover deze bij het opstellen van het controleplan bekend zijn.hi de overige gevallen zullen wij deze controles uitvoeren na ontvangst van een schriftelijkopdracht daartoe. Wij voeren de controle van de specifieke verantwoordingen uit in overleg metde verantwoordelijke medewerkers, binnen de daarvoor vastgestelde termijnen en conformhetgeen hierover is vastgelegd in de voorschriften van de subsidieverstrekker (waarondercontroletoleranties en rapporteringseisen).

Overigens worden de controlewerkzaamheden die in het kader van de specifieke(SiSa)verantwoordingen moeten worden verricht, uitgevoerd door een team van specialisten diegoed bekend zijn met de desbetreffende regeling.

3.6. Overige verantwoordingen door SDD en BDD aan deelnemendegemeenten

Bij de SDD wordt, zoals hiervoor is vermeld, een consolidatieverklaring afgegeven bij de SiSaverantwoording. Naast de verantwoording SiSa moet de SDD aan de deelnemende gemeentenook verantwoording afleggen met betrekking tot de WMO en inburgering. Het is de bedoelingdat dit op een soortgelijke manier als bij SiSa gaat gebeuren, waarbij ook eenconsolidatieverklaring zal worden afgegeven.

Page 14: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

1218 januari 200808R0015 ^

Met ingang van medio 2008 gaat de BDD voor de deelnemende gemeenten de heffing eninvordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoerhig vande Wet Waardering Onroerende zaken verzorgen. De deelnemende gemeenten moeten in hunjaarrekening de hiermee samenhangende opbrengsten (opgelegde aanslagen, kwijtscheldingen,verminderingen e.d.), vorderingen en schulden verantwoorden. Hiervoor hebben zij dusinformatie nodig van de BDD voor wat betreft de volledigheid, juistheid en rechtmatigheid vande opgelegde aanslagen etc. Wij stellen voor om ook hiervoor te werken met eenconsolidatieverklaring. Dat betekent dat door de BDD per gemeente jaarlijks een opgave wordtgedaan, waarbij door ons een consolidatieverklaring wordt afgegeven.

Ook voor de in deze paragraaf vermelde verantwoordingen van SDD en BDD aan gemeentengeldt, dat het nuttig is dat u deze gedragslijn vooraf afstemt met de betrokken gemeenten (die datvervolgens met hun accountant kunnen afstemmen).

3.7. Controle en verantwoording bij Servicecentrum Drechtsteden (SCD)

hi dit plan van aanpak is het uitgangspunt dat de accountantscontrole bij de SCD uitsluitendbetrekking heeft op (begrotingsposten van) de SCD zelf, zoals de eigen salaris- en materielekosten.

De SCD gaat zich bezighouden met dienstverlening ten behoeve van de deelnemers, waaronderde verwerking van financiele gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijkvoor de verantwoording van deze financiele gegevens in hun eigen jaarrekening. Zij zijn daarbijafhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij het SCD. hi het kader van deoverdracht van werkzaamheden door de deelnemers aan het SCD zullen nog nadere afsprakenmoeten worden gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel het SCD als de deelnemers inhet kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontroledaarop moet worden ingevuld. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het afgeven van eenzgn. systeemverklaring door de accountant van het SCD, waarin een oordeel wordt gegeven overde kwaliteit van en interne controles op de gegevensverwerking bij het SCD. Omdat in 2008over de wijze van verantwoorden nog nadere afspraken moeten worden gemaakt, is hiermee indit plan van aanpak verder nog geen rekening gehouden.

4. Rechtmatigheid

Lid 3 van artikel 213 van de Gemeentewet bepaalt dat de accountant nagaat of de baten en lastenevenals de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Deze rechtmatigheidscontrolemaakt onderdeel uit van de accountantscontrole.

Page 15: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

1318 januari 200808R0015 >\

De interne aanpak van rechtmatigheid bestaat uit 2 pijlers:

1. Een duidelijk normen- en toetsingskader.2. De interne organisatie moet de zichtbare naleving van wet- en regelgeving waarborgen.

2

Ultimo 2007 is het normen- en toetsingskader (pijler 1) van uw gemeenschappelijke regelingvastgesteld voor de activiteiten die op dat moment werden uitgevoerd, dus exclusief de taken dieer in 2008 bijkomen. Dit betekent dat voor de nieuwe taken dit nog verder uitgewerkt moetworden. Dit zou eventueel nog kunnen leiden tot op dit moment nog niet te voorziene extraaccountantswerkzaamheden; daarmee is in dit plan van aanpak en de prijsopgave derhalve noggeen rekening gehouden. hi het controleprotocol is door u gekozen voor de wettelijkeminimurnvariant, hetgeen betekent dat alleen de voorwaarden vallende onder de criteria 'recht','hoogte' en 'duur' onderdeel uitmaken van de rechtmatigheidscontrole. hi het kader van onzeprijsopgave zijn wij hier dan ook vanuit gegaan.

De volgende stap (pijler 2) in het rechtmatigheidsproces is dat intern zichtbaar en controleerbaarwordt vastgelegd dat de wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het gaat dan om een verderekwaliteitsverbetering van de opzet en werking van het interne systeem van risicoafweging,administratieve organisatie en interne controle, planning en control en tussentijdseinformatievoorziening. Deze zogenaamde systemen van harde controls in de organisatie moetende rechtmatigheid waarborgen. Overigens zijn ook de zachte controls van cultuur, personeel ensturing onmisbaar bij het waarborgen van rechtmatigheid.

Page 16: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

1418 januari 200808R0015 A

Pijler 2: interne organisatieisatrefe

Verbijzondereinterne controle

Voor wat betreft de interne toetsing van de zichtbare naleving van wet- en regelgeving gaan wijer in onze prijsopgave vanuit dat de rechtmatigheidstoetsingen intern zullen plaatsvinden en datde uitkomsten daarvan zichtbaar en controleerbaar worden vastgelegd, zodat wij daarvan in hetkader van de accountantscontrole gebruik kunnen maken.

5. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken

5.1. Werkafspraken voor de controle van de jaarrekening

De randvoorwaarden voor de controle van de jaarrekening hebben in onze beleving ten minstetwee dimensies. Enerzijds gaat het om de kwaliteit van de interne beheerstructuur en hetdaadwerkelijk functioneren daarvan (organisatiegericht). Deze zijn namelijk sterk van invloed opde daadwerkelijke realisatie van de controlebenadering, zoals wij die toepassen. Anderzijdsspelen de tijdigheid en de wijze van oplevering van verantwoordingstukken en de eisen diedaaraan worden gesteld een belangrijke rol.

De kwaliteit van de interne beheerstructuur (de administratieve organisatie en interne controle)van de GR Drechtsteden is bepalend voor de omvang van de door ons te verrichtencontrolewerkzaamheden. hi deze prijsopgave zijn wij ervan uitgegaan dat de kwalificatie van deadministratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle voor de jaarrekeningcontrolerelevante primaire en ondersteunende processen, ten minste 'voldoende tot goed' zal zijn.

Page 17: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte1518 januari 200808R0015 ^

Voor een voldoende tot goed opgezette en als zodanig werkende AO/IC moet(en) binnen deonderkende processen:

• De bevoegdheden helder geregeld zijn.• Functiescheidingen goed zijn doorgevoerd.• De procedures adequaat zijn opgesteld, vastgelegd en nageleefd.• De documentatie van de procesgang op orde zijn.• De interne controlemaatregelen binnen de processen volgens afspraak zijn uitgevoerd en

vastgelegd.

Zowel voor een goed financieel-administratief beheer als voor een efficiente interne en externecontrole is het volgende van belang:

• Binnen de GR Drechtsteden wordt op een actieve en anticiperende wijze omgegaan metvorderingen en schulden. Deze worden direct na ontstaan opgeboekt.

• Alle voorkomende tussenrekeningen worden tijdig, regelmatig en op vaste momenten geheelgespecificeerd, geanalyseerd en leeggeboekt. De resultaten hiervan worden overzichtelijkvastgelegd.

• De saldi van de debiteuren- en crediteurenrekeningen worden voortdurend gevolgd, gespecificeerden geanalyseerd. Hiervan worden goed bruikbare vastleggingen gemaakt.

• De juistheid en rechtmatigheid, de juiste rubricering en (via een marginale toetsing) deaanvaardbaarheid van de uitgaven worden door de financiele administratie stringent beoordeeld.Bij opvallende zaken wordt direct contact opgenomen met de budgethouder.

• Ter bewakuig van de (voorgenomen en uitgevoerde) belangrijke investerings- enonderhoudsprojecten worden aanvullende en systematische controles verricht voor het proces vanvoor- en nacalculatie. De resultaten hiervan (onder meer de maatregelen tot bijsturing) wordengoed vastgelegd.

• Bij de samenstelling van de jaarrekening worden de jaarlijks door het Drechtstedenbestuurvastgestelde data gevolgd.

Voor de jaarrekeningcontrole is voorts het volgende van belang:

• De jaarrekening wordt op de afgesproken aanvangsdatum van de controle volledig opgeleverd.• De jaarrekening wordt opgeleverd met een samensteldossier met daarin alle relevante

achterliggende stukken voor de onderbouwing van de jaarrekeningposten. Voor opgenomenramingen worden de onderbouwingen bijgevoegd. Voor debiteuren- en crediteurenstanden enoverige transitoria wordt een overzicht verstrekt van de samenstelling daarvan (oorzaken, actuelestand, wijze waarop en tijdstip van afwikkeling). Daarnaast blijkt uit het samensteldossier dezichtbare toets van de samengestelde jaarrekening en de naleving van deverslaggevingvoorschriften (Bbv).

Page 18: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

1618 januari 200808R0015 A

hi een vroegtijdig stadium zullen wij met uw concerncontroller overleggen over de inhoud vanhet aan te leveren samensteldossier van de jaarrekening. Wij stellen hierbij de "Handreikingopstellen jaarrekening gemeenten" als leidraad ter beschikking.

5.2. Werkafspraken voor de controle van deelverklaringen

Voor een effectieve en efficiente controle van subsidieverantwoordingen (ondermeer in deSiSa-bijlage) gaan wij uit van de volgende randvoorwaarden:• hi het algemeen zullen subsidieverantwoordingen, waarbij een deelverklaring moet worden

afgegeven, eerst intern moeten worden beoordeeld op rechtmatigheid, getrouwheid, financieleconsequenties en gevolgen voor de financiele administratie, voordat deze stukken aan externeinstanties ter beschikking worden gesteld. Wij stellen voor dat voor de uitvoering hiervan eencoordinator wordt aangewezen. Deze coordineert en bewaakt tevens de tijdige gereedmelding vande subsidieverantwoordingen voor de accountantscontrole en de tijdige indiening van degecontroleerde subsidieverantwoording bij de subsidierende instantie. Het aanwijzen van eencoordinator heeft als voordelen dat het samenstel- en controleproces efficient verloopt en datkritische indieningterrnijnen worden gehaald.

• Van het samenstellen en intern controleren van de subsidieverantwoordingen wordt eensamensteldossier aangelegd, dat beschikbaar is bij de start van de accountantscontrole. hi hetsamensteldossier zijn onder meer opgenomen:

• De eventuele subsidieaanvraag en onderbouwing daarvan.• De subsidietoezeggingAbeschikking.• Beschikking van eventuele subsidievoorschotten.• De relevante regelgeving c.q. een verwijzing daarnaar.• De zichtbare interne controle op de getrouwheid van de subsidieverantwoording en de

naleving van de subsidievoorschriften en controleprotocollen.• De zichtbare aansluiting tussen de subsidieverantwoording en de financiele administratie en

eventuele subadministraties (bijvoorbeeld de uitkeringenadministratie).• Specificaties en analyses van relevante vorderingen, schulden en tussenrekeningen.• De relevante brondocumenten zoals facturen en andere uitgaafstukken of een verwijzing

daarnaar.

Wij zullen in een vroegtijdig stadium overleggen over de inhoud van het samensteldossier persubsidieverantwoording.

Page 19: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

1718 januari 200808R0015 A

6. Rapportage en overige communicatie

6.1. Rapportage

Over het jaar 2008 zullen door ons de volgende rapportages worden uitgebracht:

Drechtraad

Auditcommissie

Drechtstedenbestuur

Management

Interim-controle

Managementletter

-

Afschrift

Origineel

Afschrift

Jaarrekeningcontrole

Accountantsverklaring enrapport van bevindingen

Origineel

Origineel

Afschrift

Afschrift

Zoals vermeld in paragrafen 3.5. en 3.6. zullen hiernaast nog consolidatieverklaringen wordenafgegeven, in het kader van de SiSa-verantwoording en de verantwoordingen van WMO,inburgering en de belastingopbrengsten.

hi onze rapportages worden de bevindingen van de controlewerkzaamheden opgenomen. Deconceptrapportages zullen worden besproken met het management. Daarna zullen deze indefinitieve vorm aan het Drechtstedenbestuur (managementletter) respectievelijk de Drechtraad(rapport van bevindingen) worden uitgebracht. Zowel de managementletter als het rapport vanbevindingen zullen organisatiebreed worden opgesteld en omvatten dus alleorganisatieonderdelen van de GR Drechtsteden.

6.2. Overige communicatie

De inrichting van de accountantscontrole wordt voor een groot deel door uw Drechtraad bepaald.Ook de bevindingen van de accountantscontrole zullen wij voorafgaand aan de behandeling vande jaarstukken met uw Drechtraad bespreken. Daarnaast blijft belangrijk dat de accountant deinrichting van de controle en de bevindingen bespreekt met het management en hetDrechtstedenbestuur.

Page 20: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte.

1818 januari 200808R0015 A

Ter bevordering van een efficiente en doeltreffende accountantscontrole zijn afspraken over deformele comrnunicatielijnen dan ook onmisbaar. De auditcommissie met daarinvertegenwoordigers van de Drechtraad, de raadsgriffier, de portefeuillehouder financien en dezakelijk directeur/concerncontroller heeft hierbij een coordinerende functie.

Gesprekspartner

Auditcommissie

Raadsgriffie

Drechtraad/carrousel

Drechtstedenbestuur

Portefeuillehouder financien enzakelijkdirecteur/concerncontroller

Frequentie per jaar

2

2

Op uitnodiging

Op uitnodiging

3

Onderwerp

Pre-auditgesprek en rapportvan bevindingen

Diverse onderwerpen

Diverse onderwerpen

Diverse onderwerpen

Pre-auditgesprek,managementletter, rapport

van bevindingen enaccountantsverklaring

Daarnaast is het de bedoeling om ook overleg te hebben met de directeuren van de dienstenbinnen uw gemeenschappelijke regeling.Ook voor andere onderwerpen kan uw management, de portefeuillehouder financien, hetDrechtstedenbestuur en uw Drechtraad/auditcommissie overleg met de accountant vragen.

7. Invulling adviesfunctie

De interne en externe factoren die uw bedrijfsvoering beinvloeden, zijn mede bepalend voor hoewij onze controle inrichten. Wij baseren onze controlestrategie tevens op de uitkomsten van deregelmatige besprekingen die wij met u zullen hebben. Door deze focus op uw organisatieontstaat zicht op de achterliggende waarborgen voor betrouwbare informatie in uw organisatie.Dit vormt de basis voor onze natuurlijke adviesfunctie. Mede vanuit de samenwerking met despecialisten binnen Deloitte mag u van ons verwachten dat wij als kritisch controleur niet alleeneen onafhankelijk en deskundig oordeel hebben, maar tevens vanuit onze controle ook praktischeadviezen en oplossingen koppelen aan onze bevindingen. Deze adviezen komen tot uitdrukkingin de managementletter en het rapport van bevindingen bij de jaarrekening.

Page 21: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

1918 januari 200808R0015 ^

Tijdens de pre-audit meeting zullen wij met u in kaart brengen over welke onderwerpen u nadergeadviseerd wilt worden. Door onze kennis van actualiteiten en voor u relevante onderwerpen incombinatie met uw en onze kennis van uw organisatie, kunnen wij deze onderwerpen zeerspecifiek benoemen. Daarnaast zullen wij u ook ongevraagd adviseren wanneer hiertoeaanleiding bestaat.

Wij zien de natuurlijke adviesfunctie niet uitsluitend als byproduct van onze controle. Ookindien wij beschikken over informatie die voor uw organisatie van belang kan zijn, mag u vanons verwachten dat wij deze kennis proactief met u zullen delen. Onze industry group LokaalBestuur en ons wetenschappelijk bureau hebben een belangrijke centrale rol hi onze interne enexterne informatievoorziening. Wij informeren onze clienten en medewerkers op continue basisover actuele ontwikkelingen, niet alleen bij de uitvoering van de controle, maar ook door middelvan publicaties, periodieken en (thema)bijeenkomsten.

8. Samenstelling controleteam

De accountantscontrole 2008 zal worden uitgevoerd door een team van ervaren medewerkersmet expertise in de publieke sector, onder leiding van de heer drs. R.(Rein-Aart) M.J. van VugtRA. De dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder leiding van mevrouwC.(Chantal) Wemmerus (Sociale Dienst Drechtsteden) en de heer D.(Dick) Nederveen RA(concern en overige organisatieonderdelen).

9. Honorarium

De kosten voor de controle van de jaarrekening 2008, SiSa-verantwoordingen over 2008 en deconsolidatieverklaringen zijn als volgt opgebouwd:

I. Controle administratie en jaarrekening

Bureau Drechtsteden (incl. loopbaancentrum),inclusief 2 SiSa verantwoordingen en deorganisatiebrede controles (zoals salarissen),consolidatie jaarrekening, pre-auditmeeting enorganisatiebrede rapportages in vormmanagementletter en rapport van bevindingen

Manden Maken

Interim-controle

€ 9.900

€ 3.200

Jaarrekening-controle

€ 8.700

€ 1.500

iotaal

€ 18.600

€4.700

Page 22: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte,

2018 januari 200808R0015 ^

Sociale Dienst Drechtsteden: controlejaarrekening (excl.SiSa enconsolidatieverklaringen, zie hierna)

Ingenieursbureau

Bureau Leerplicht en Voortijdig School verlaten

Sociaal Geografisch Bureau

Service Center Drechtsteden

Belastingdienst Drechtsteden: controlejaarrekening (excl.consolidatieverklaring)

Totaal controle administratie en jaarrekening,exclusief (eemalige) EDP audit, SiSa-verantwoordingen bij SDD enconsolidatieverklaringen (bij SDD en BDD)

II. EDP-audits

Kosten (eenmalige) EDP-audits bij:

SCDBDD

Totaal EDP-audits

III. Overige verantwoordingen

Sociale dienst Drechtsteden:

1. SiSa:

Gemeente Alblasserdam

Interim-controle

€ 10.300

€3.600

€ 1.000

€ 1.400

€ 7.900

€ 7.000

€44.300

Jaarrekening-controle

€ 6.000

€ 1.400

€500

€500

€4.300

€4.500

€27.400

Totaal

€ 16.300

€ 5.000

€ 1.500

€ 1.900

€ 12.200

€11.500

€77.700

€ 3.000€ 3.000

€6000

€ 1.900

Page 23: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte

2118 januari 200808R0015 A

Gemeente DordrechtGemeente Hendrik-Ido-AmbachtGemeente PapendrechtGemeente SliedrechtGemeente Zwijndrecht

Totaal SiSa

2. Consolidatieverklaringen WMO eninburgering:

Gemeente AlblasserdamGemeente DordrechtGemeente Hendrik-Ido-AmbachtGemeente PapendrechtGemeente SliedrechtGemeente Zwijndrecht

Totaal consolidatieverklaringen WMO eninburgering:

Belastingdienst Drechtsteden:consolidatieverklaring belastingen

De omvang van de belastingen per gemeentewas bij het opmaken van dit plan van aanpaknog niet bekend. Het opgenomen bedrag isderhalve een raming op basis van globaalingeschatte gegevens voor 2008. Op basis vande werkelijke omvang van de activiteiten in2008 zal het offertebedrag nog wordenbijgesteld.

Gemeente DordrechtGemeente Hendrik-Ido-AmbachtGemeente PapendrechtGemeente SliedrechtGemeente Zwijndrecht

Totaal consolidatieverklaringen en belastingen

Interim-controle

Jaarrekening-controle

Totaal

€ 8.000€ 2.600€ 3.700€ 2.600€3.700

€22.500

€ 1.200€ 5.000€ 1.600€ 2.300€ 1.600€ 2.300

€14.000

€4.400€ 1.400€ 2.000€ 1.400€ 2.000

€11.200

Page 24: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte.

2218 januari 200808R0015 ^

Interim-controle

Jaarrekening-controle

Totaal

IV. Besprekingen

Betreft besprekingen met drs. R.M.J. van VugtRA en/of mevrouw C. Wemmerus of de heerD. Nederveen RA, voor zover niet genoemd inparagraaf 6.2. (per bespreking: 2 personen, 2uur)

€800

Wij merken hierbij nog het volgende op:

• Bovenstaande prijzen zijn gebaseerd op de randvoorwaarden voor de controle, zoalsgenoemd in paragraaf 5 en het intern uitvoeren van rechtmatigheidscontroles (zie paragraaf4).

• Naast de SiSa-verantwoordingen (zoals limitatief opgesomd in paragraaf 3.5.) is de controlevan overige specifieke verantwoordingen (paragraaf 3.5.) niet in de prijs inbegrepen.

Mochten zich werkzaamheden voordoen die niet vallen binnen de scope van deze prijsopgave(bijvoorbeeld in de vorm van aanvullende wensen t.a.v. de controle, aanvullende opdrachten enbij reviews), dan zullen wij per opdracht vooraf afspraken met u maken over het honorarium.

Wij hanteren daarbij de volgende tarieven:

Functieomschrijving

Partner

Manager

Supervisor

Assistenten

Tarief

€ 260 - 320

€ 125 - 190

€ 95 - 125

€ 60 - 95

Page 25: Deloitte - Drechtsteden · PDF fileOp alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de ... In dit controleplan

Deloitte2318 januari 200808R0015 ^

Deze tarieven zijn tevens van toepassing ingeval van aanvullende werkzaamheden als gevolgvan het niet nakomen van (een deel van) de werkafspraken door uw organisatie. Eventueelmeerwerk brengen wij uitsluitend in rekening in overleg met en na goedkeuring van uw zakelijkdirecteur.

De genoemde bedragen zijn gebaseerd op prijspeil 2008, exclusief omzetbelasting en inclusiefbijkomende kosten.

lO.Tot slot

Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geinforrneerd over de door onsvoorgestelde controleaanpak voor 2008 en de daarmee samenhangende kosten. Wij verzoeken ubij insteniming met ons voorstel het tweede exernplaar van deze brief te dateren en ondertekenenen aan ons te retourneren.

Hoogi

7^~)eloitte

Voor akkoord,

Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden

Bijlagejn): Algemene voorwaarden Deloitte.