1

BIDBOOK

VAN IS

VOOR COLIN

2

‘VOOR ONS IS EEN

UITDAGING EEN

FEESTJE, DUS NU OOK!’

3

Inleiding 4

Projectdefinitie 6

Activiteitenplan 11

Beheersplan 16

Risicoanalyse 22

Idee-voorstel 27

IS EEN

INHOUDSOPGAVE

Als een iemand

droomt noemen we

dat een droom. Als

alle mensen dromen

noemen we dat

werkelijkheid.

4

Zo, Tijd voor een Inleiding.

De inleiding van dit

Bidbook van IS voor Colin.

Voor Colin en MU. De

opdrachtgever wil graag

een plan van aanpak zien

en dat wordt hier van top

tot teen beschreven.

Nergens anders dan in dit

BIDBOOK van IS.

IS een Bidbook voor een

FILMPJE. Een filmpje dat

we aan het eind van deze

periode moeten afleveren.

Creatief en leuk, maar het

moet wel gestructureerd

worden. Dat proberen we

als projectgroep te

bereiken met dit Bidbook.

Structuur brengen in dat

wat we denken te bieden.

Ons Bidbook kent een

bepaalde indeling.

We zullen beginnen met

het definiëren van het

project. Wat is de

achtergrond en wat is het

doel.

Daarna zullen we een

activiteitenplan opstellen

volgens de principes van

PBS & WBS.

Daaropvolgend zullen we

een beheersplan maken.

Waar zitten de eventuele

risico’s binnen ons plan van

aanpak?

Ook daar zullen we op

ingaan binnen het

beheersplan.

Na het lezen van dit

document bent u zeker

overtuigd. Dat IS gewoon

zo.

IS EEN

INLEIDING

5

6

INLEIDING

Achtergrond

Colin is een netwerkorganisatie voor de creative industries met als doel netwerken zichtbaar te maken voor de creatieve ondernemers in Brabant. Colin staat voor: Creative Organisations Linked in Network. Geeft advies, wijst de weg en stelt mensen aan elkaar voor. Hierdoor wordt gezamenlijk gewerkt aan een verdere groei en professionalisering van de creative industries.

Colin wil graag weten wat de toekomst is van de creative industries in Brabant. Zij willen graag inzichtelijk maken hoe Brabantse cultuurinstellingen kijken naar de toekomst en transformeren van vermaker naar verbinder. Daarom heeft Colin een opdracht uitgeschreven met open inschrijving en heeft daarna projectteam IS benaderd om mee te doen aan deze opdracht.

Opdracht Colin is de opdrachtgever van deze opdracht en heeft ons het volgende project voorgelegd: “Maak een inspirerend verhaal omtrent de transformatie die een culturele instelling ondergaat.”

IS EEN

PROJECTDEFINITIE

In de projectdefinitie wordt ingegaan op de opdracht. Wat wil de opdrachtgever precies, waar kunnen we de culture instelling MU mee helpen en wat willen wij als projectgroep IS duidelijk maken met het filmpje.

7

Door middel van een film moet hierin naar voren komen welke uitdagingen organisaties moeten trotseren om de veranderingen in de culturele sector te doorstaan. Welke trends en ontwikkelingen er verwacht worden de komende jaren en welke nieuwe producten, diensten of belevingen er worden aangeboden in de toekomst. Kortom; hoe ziet de organisatie er uit in 2018 en daarna. Dit in de vorm van een filmpje die ook gebruikt kan worden in een social media campagne. Dit project wordt uitgevoerd door projectgroep IS en IS is hierdoor de opdrachtnemer van deze opdracht.

Randvoorwaarden en productspecificatie De randvoorwaarden die Colin voor de opdracht heeft opgesteld zijn als volgt: Onderwerp film - Het moet een culturele instelling zijn in de provincie Brabant. - Het filmpje mag maximaal 2 minuten duren. - Het thema van het filmpje moet zich richten op de toekomst. - Het filmpje mag 20% beelden bevatten van andere bronnen en minstens 80% moet zelf gefilmd zijn. Kwaliteit film - De kwaliteit van het filmpje is niet de cruciale factor voor succes. - Het filmpje moet volledig gemaakt worden volgens het draaiboek en duurt maximaal 2 minuten.

8

Plan van aanpak -Het plan van aanpak moet duidelijk beschreven worden en moet aansluiten op de pitch. Pitch - De pitch moet overtuigend zijn voor de opdrachtgever. - De opzet om tot het eindresultaat te komen moet door het projectteam duidelijk gepresenteerd worden. Extra - Het eindproduct van deze opdracht, het filmpje, zal worden vertoond op een filmfestival. Om het filmpje te promoten moet er een poster worden gemaakt door de projectgroep. De poster moet afgeleverd worden op woensdag 30 oktober voor 17.00 uur. Overall - Voor het filmfestival moet het filmpje beschikbaar zijn op Youtube en de link moet

worden doorgestuurd naar: HopjesNieuws@gmail.com Dit moet gedaan worden uiterlijk dinsdag 29 oktober voor 16.00 uur. - Alle documenten moeten aan de regels van de Nederlands taal voldoen. - Alle documenten moeten een professionele uitstraling hebben. De Productspecificaties die Colin voor de opdracht heeft opgesteld zijn als volgt: Pitch en plan van aanpak (Collegeweek 3-4) - Tijdens PB 5.1 op maandag 30 september is er plaats voor een pitch van maximaal 15 minuten om het idee voor het filmpje te presenteren en een plan van aanpak af te leveren waarin wordt aangegeven hoe het projectteam uiterlijk voor PB 8.2 dit filmpje gaat realiseren.

9

Cultureel Brabant Upload Cinema (Collegeweek 8) -Tijdens PB 8.2 worden op de NHTV academy for leisure alle eindresultaten bekeken tijdens de Cultureel Brabant Upload Cinema. Dit wordt voor ons georganiseerd. Einddocument (Collegeweek 5-8) - Naast het filmpje moet ook het einddocument worden ingeleverd op maandag 4 november voor 16.00 uur met hierin een verbeterde en gedetailleerde versie van het plan van aanpak, draaiboek van de draaidag en evaluatierapport van het eindresultaat.

Doelstelling Het doel is het uitvoeren van de opdracht voor Colin; het maken van een filmpje. Het filmpje duurt maximaal 2 minuten en zal gemaakt worden door projectgroep IS.

Het resultaat van het filmpje geeft een beter beeld van de huidige en toekomst visie van de culturele sector. Dit filmpje wordt vertoond op het filmfestival op 1 november.

Beoogd

einddoel Als dit project is afgerond heeft Colin een filmpje in handen waarin duidelijk wordt hoe MU er nu voorstaat en welke ontwikkelingen zij nog gaan doormaken. Colin kan dit filmpje gebruiken binnen een social media campagne om te laten zien hoe een culturele instelling zich ontwikkelt in de toekomst. Voor IS is dit een nieuwe uitdaging die ons veel ervaring oplevert.

10

‘ALS JE ALLES WILT

BEHEERSEN, BEHEERS JE

EIGENLIJK NIETS.’

11

Inleiding

IS EEN

ACTIVITEITENPLAN

In dit hoofdstuk gaan we het einddoel opdelen in deelproducten. Als dit project is afgerond heeft Colin een filmpje in handen waarin duidelijk wordt hoe MU er nu voorstaat en welke ontwikkelingen zij nog gaan doormaken. Dit is ons einddoel. We gaan onze deelproducten weergeven door middel van PBS & WBS en projectfasering.

Een mooi bos heeft tijd nodig.

Net als een product.

Een mooi product zelfs nog meer.

Plant het, verzorg het, geef het tijd.

Dat IS het beste.

Dan IS het straks MOOI.

We gaan de komende periode een filmpje

maken over een culturele instelling in

Brabant.

Hoe zien de bedrijven er later uit?

Gaan ze van vermaker naar verbinder?

En hoe overleven ze zonder subsidie?

Dat is wat we gaan doen.

Het idee, voor het filmpje, dat is net als het

bos.

Laat het groeien!

12

Einddocument

Poster

Evaluatie

PVA gedetailleerd

Pitch

Ontwerp

Brainstorm

Afleveren

Uitvoeren

PVA

PowerPoint maken

Presenteren

Evalueren

Concept verzinnen +

brainstormen

Idee, hoe? Info

verzamelen

Mu Oriënteren

Script maken

Filmpje

Locaties Filmen

Draaiboek

maken

Uitwerken

Tussentijds PVA

veranderen

Inleveren AFL

PBS&WBS

13

Projectfasering In de projectfasering delen wij ons project op in verschillende fases die bestaan uit initiatieffase, defenitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en de nazorgfase. Hieronder beschrijven wij wat wij van plan zijn in deze fases.

14

Initiatieffase

Definitiefase

Ontwerpfase

Voorbereidingsfase

Realisatiefase

Nazorgfase

Oriënteren MU

Brainstormen

culturele instelling

Concept bedenken

filmpje

Brainstormen

pitch

Informatie verzamelen

opdrachtgever

Plan van Aanpak

Locaties bedenken Ontwerp filmpje uitwerken

Poster ontwerpen

Power point pitch maken

Evalueren project Uitwerken evaluatie

Inleveren bij AFL

PVA bijwerken

PVA bijwerken

PVA bijwerken

PVA bijwerken

PVA bijwerken

PVA bijwerken

Pitch

presenteren

Filmen

Film monteren

Poster maken Apparatuur regelen

Draaiboek maken Inleveren einddocument

Brainstormen poster

Foto´s maken voor poster

Script maken Vrijwilligers zoeken

15

Slapen is ook een activiteit.

Activiteit om te activeren.

16

Inleiding

Tijd De arbeidskosten die in dit project gemaakt zijn, worden hierna beschreven. De tarieven zijn laag, aangezien dit zelfstandige studie uren zijn. Deze tarieven moeten ook meegeteld worden bij het realiseren van dit project. De tarieven en tijden worden als volgt bepaald: We moeten dit blok vanuit NHTV 4 studiepunten behalen voor dit project. Per studiepunt wordt er volgens NHTV gerekend op 28 studie uren. Dit komt uit op 4 x 28 uur = 112 uur.

Dit is het aantal uur dat ieder projectlid gedurende het project moet volbrengen. De planning wordt primair bewaakt door onze voorzitter. Hij heeft de planning opgesteld en houdt bij wanneer bepaalde deadlines gehaald moeten worden. Dit rapporteert hij aan de betrokken groepsleden die hierop actie ondernemen. Er zijn wekelijks meerdere controle momenten.

IS EEN BEHEERSPLAN

In dit hoofdstuk lichten we toe hoe we dit project gaan beheersen en tot een goed eindresultaat kunnen komen.

17

Schoolweken 4 5 6 Herfst vakantie

7 8 9

Werkzaamheden Kalenderweken 39 40 41 42 43 44 45

Poster Brainstorm

Ontwerp

Maken

Afleveren

Pitch PVA

Idee, hoe? Informatie verzamelen

PowerPoint maken

Presenteren

Filmpje MU oriënteren

Concept verzinnen + brainstormen

Locaties

Script maken

Draaiboek maken

Filmen

Evaluatie Evalueren

Uitwerken

Inleveren AFL

PVA gedetailleerd Tussentijds PVA veranderen

Wij doen de opdrachten zoveel mogelijk samen. Als we de taken verdelen dan gebeurd dat in de voorgaande vergadering.

Presenteren: Mitch & Freek (Back-up: Margo)

Powerpoint maken: Freek & Susette

18

Geld In het hoofdstuk geld wordt duidelijk hoe de financiële zaken binnen het project geanalyseerd zijn en wat de kosten van het project worden. Hieronder worden de verschillende kosten geanalyseerd en verder uitgewerkt. Kosten tot nu toe: Kosten voor de pitch €4,15 kosten voor afdrukken €0,75 In totaal dus €4,90 dat delen door 6 is €0,80. We delen alle kosten, dit omdat we geen budget hebben mee gekregen. We verwachten dat we komende weken nog meer kosten zullen maken. De kosten die hierboven zijn opgenoemd willen we natuurlijk zo laag mogelijk houden. Dit resulteert dan tot een zo goedkoop mogelijk product.

We moeten proberen ervoor te zorgen dat er geen uitschieters zijn onderling. Om dit te kunnen realiseren is het belangrijk om duidelijk te communiceren tussen de projectleden. Hoe gaan we de kosten dekken? Alle kosten worden gedekt door onszelf. Het wordt verdeeld onder de projectleden.

19

Organisatie In de projectgroep zijn groepsrollen verdeeld voor de eerste fase van het project. Bij deze rollen horen bepaalde verantwoordelijkheden en taken.

Naam Functie

Mitch Voorzitter

Simone Projectlid

Freek Facilitair medewerker

Margo Projectlid

Susette Penningmeester

Celeste Projectlid

De overlegvorm die gebruikt wordt in deze projectgroep is een wekelijkse vergadering. In deze vergaderingen wordt er besproken wat iedereen gedaan heeft en wat er nog gedaan moet worden en wat onze vooruitgang is. Bij deze vergadering horen weer rollen die verdeeld moeten worden namelijk de notulist en de voorzitter.

Notulist De noteert de informatie die in de vergadering naar voren komt. Na de vergadering maakt de notulist er een overzichtelijke notulen van. Deze notulen wordt verstrekt aan alle groepsleden. De notulen kan worden gebruikt als referentie bij latere vergaderingen. Voorzitter De voorzitter leidt de vergadering. Hij zorgt ervoor dat alles goed verloopt en binnen het tijdsbestek dat ervoor gepland is. De voorzitter maakt een agenda voor de aankomende vergadering en stuurt deze door zodat de aanwezigen weten wat er behandeld gaat worden.

20

Naam

Week 1

2

3

4

5

6

Mitch

Simone

Freek

Margo

Susette

Celeste

Geel = voorzitter Groen = notulist

Kwaliteit

De kwaliteit van ons product zal bewaakt moeten worden. Hier probeert ieder projectlid aan mee te werken, maar is vooral de taak van de voorzitter.

Wij maken aan het begin van de periode een planning, waarin staat beschreven wat er allemaal gedaan moet worden. De taken worden vervolgens verdeeld onder de projectleden. Elke week wordt er tijdens de vergadering gekeken hoe deze taken zijn uitgevoerd en wat de kwaliteit hiervan is. Dit wordt per persoon besproken. Als er gegevens onduidelijk zijn of er is een gedeelte niet af terwijl het al af had moeten zijn zal deze persoon extra gestimuleerd worden om dit goed te maken. Als hier hulp voor nodig is zal dit gegeven worden.

21

Informatie

De informatie over dit project is in een digitaal projectkantoor op het internet te vinden. Namelijk in het projectkantoor op Google Drive. Hier zijn alle belangrijke documenten die betrekking hebben op het project digitaal opgeslagen. Projectleden kunnen hun informatie en documenten hier opzetten zodat de rest van de groep toegang heeft tot deze informatie. Ook belangrijke mededelingen en afspraken over de planning staan duidelijk in het projectkantoor weergegeven. Het projectkantoor wordt beheerd en onderhouden door de notulist van de projectgroep. De projectgroep wordt wekelijks op de hoogte gehouden van de inhoud van het projectkantoor tijdens de vergadering.

Faciliteiten

Aan het begin van de week bij de eerste vergadering plannen we alvast de afspraken voor de rest van de week. We hebben een vast projectlid die een ruimte reserveert en ervoor zorgt dat er een haspel is zodat we daar kunnen vergaderen/werken.

22

Inleiding

STAP 1: Doel

Deze risico analyse wordt gemaakt om de risico’s in kaart te brengen en ze te beheersen.

STAP 2: In kaart brengen

* Een ander projectteam heeft het zelfde idee als wij.

* Opgeslagen documenten kunnen verloren gaan door

onmacht (bv. Hackers bij google drive)

* Projectdoel is niet duidelijk van te voren. Uiteindelijk blijkt dat de opdracht veranderd en het Plan van Aanpak niet meer bruikbaar is.

* Tijdens het opnemen van het filmpje is het slecht weer. Hierdoor kan het draaiboek niet volledig uitgevoerd worden. En komt misschien de deadline in gevaar.

* De uitgekozen cultuurinstelling haakt af midden in het project. We kunnen dus niet doorgaan met filmen.

* Ziekte projectlid.

* Te gedetailleerde of de verkeerde informatie verstrekken.

IS EEN RISICOANALYSE

In dit hoofdstuk wordt behandeld welke interne en externe risico’s wij kunnen oplopen tijdens dit project. Onzekerheden wegnemen kan niet, dus moeten wij goed en bewust met risico’s om kunnen gaan.

23

STAP 3: Schade en kans van het risico

Schade & Risico: 10 zeer groot 100% Zeker 9 90% 8 80% 7 70% 6 60% 5 gemiddeld 50% 4 40% 3 30% 2 20% 1 zeer klein 10%

0% Niet

Schade voor het project

Kans dat het risico optreedt

1. Zelfde idee 5 10%

2. Opgeslagen documenten

10 5%

3. Projectdoel niet duidelijk

6 30%

4. Slecht weer 2 50%

5. Cultuurinstelling haakt af

8 25%

6. Ziekte project lid

3 10%

7. Verkeerde informatie

7 20%

STAP 4: Beheersen

1. Origineel idee verzinnen, dat de kans kleiner is dat een andere groep dit ook heeft en dit zo lang mogelijk geheim houden. 2. Back-up maken op een andere plek. Bijvoorbeeld een externe harde schijf. 3. In de initiatieffase duidelijk overleg met de opdrachtgever en zorgen dat dit duidelijk op papier staat zodat er op terug gevallen kan worden. 4. Een paar dagen van te voren het weerbericht bekijken. Er kan dan gekozen worden voor een andere draaidag of voor een overdekte locatie. 5. Goed contact met het bedrijf houden en het een goed gevoel geven over het filmpje. Het bedrijf moet zo veel mogelijk op de hoogte

24

gehouden worden van de nieuwe ontwikkelingen. 6. Doordat we alle documenten op Google Drive zetten weet iedereen waar de ander mee bezig is. We houden elkaar op de hoogte van onze werkzaamheden zodat als er iemand uitvalt we het op kunnen vangen. 7. Zorgen dat elk projectlid op

de hoogte is over welke

informatie verstrekt moet

worden. Ook checken we de

informatie voordat we het

inleveren en naar buiten

brengen.

25

WAT ZOU JIJ DOEN

OM INDRUK TE MAKEN

ALS HEEL DE WERELD

BLIND WAS?

EEN

MOEILIJKE VRAAG, TOCH?

26

GEEFT EEN

ANTWOORD

WIJ MAKEN INDRUK DOOR TE COMMUNICEREN, VERBALE COMMUNICATIE.

MOOIE PRAATJES

MAAR DIE OOK WAAR MAKEN.

ENTHOUSIASME MERK JE OOK ALS JE BLIND BENT.

IS IS ALTIJD ENTHOUSIAST!

KWALITEIT IS GEVOELSMATIG,

je kan mensen ook RAKEN zonder dat ze het zien.

TOEWIJDING

=

TOEWIJDING

27

Projectgroep IS houdt zich de komende tijd bezig met een opdracht voor Colin. In deze opdracht willen wij het toekomstbeeld van de cultuurinstelling MU in kaart brengen door middel van een filmpje.

We hebben voor de cultuurstelling MU gekozen omdat het een interessante en ontwikkelde instelling is voor jong en oud. MU biedt onder andere educatieve workshops aan op scholen om de Kunst een nieuwe beleving te geven. Ook kan je bij MU terecht voor creatieve & interessante exposities. MU heeft een eigen expositieruimte waar je zelf aan de slag kan met apps, games, video’s en

online workshops. Je kan dus zowel Kunst beleven, bekijken en maken bij MU. We hebben voor de titel ‘Voor MU en later’ gekozen. Dit is een passende titel omdat het aansluit op de opdracht. We willen laten zien wat MU nu is en wat we kunnen verwachten in de toekomst. MU voor nu en MU voor later. MU is een zelfstandige

instelling die een breed

publiek probeert te trekken

door middel van een mix

tussen design, mode, muziek,

architectuur en nieuwe media.

Oftewel een avontuurlijke mix

in de hedendaagse kunst.

IS EEN IDEE-VOORSTEL

WHY? POURQUOI?

WAAROM? HVORFOR?

WAT?

WHAT? QUOI?

HOE? HOW? COMMENT?

28

Wij zijn benieuwd hoe MU zich

ontwikkelt in de toekomst.

Hoe blijft MU interessant? Hoe

wilt MU dit aanpakken? Dit

gaan wij in kaart brengen door

op bezoek te gaan bij MU,

medewerkers te spreken en de

beleving van de bezoeker te

achterhalen. Door middel van

het filmpje willen we een

boodschap overbrengen die

we niet expliciet laten zien.

Dat was hem dan. Het Bidbook van IS voor Colin & MU. Ons was het al duidelijk voor dit Bidbook. Wij hadden er al vertrouwen in voordat we überhaupt een zin hadden geschreven. Wij hopen dat we door dit mooie boek (mogen wij dat zeggen? Ja dat mogen we) jullie vertrouwen in ons idee hebben gekregen. Heeft u ons boek uit? Steek het in de fik, gooi ermee, trap erop, knoei erover en recycle het. Of bewaar het in de kast! Zolang u er maar van heeft genoten en het snapte! DE GROETJES,

IS!

DAT

IS

HET.

29

SUPER

HARTELIJKE

LIEVE DOEI!

30

Scan de code en ga naar JE MOOD IS GOOD!

Daar zie je ons Moodboard waar wij alle

inspiratie voor onze pitch, ons Bidbook en ons

filmpje op hebben staan.

IS verzameld op een online MOODBOARD.

Zie je daar!