Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden...

52
Deel 3 Relevantie 1

Transcript of Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden...

Page 1: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

1

Deel 3 Relevantie

Page 2: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

2

Onderwerpen in deze presentatie

1. Tolmodel2. Bovenkant van de tol3. Het midden van de tol4. De onderkant van de tol5. Relevantietypologie

Page 3: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

3

Even herhalen: belangrijkste kwaliteitseisen voor informatie

• Betrouwbaarheid (zie deel 2) door maatregelen van interne controle en de daarop gebaseerd betrouwbaarheidstypologie

• Relevantie (deel 3) door het tolmodel en de daarop gebaseerde relevantietypologie

Page 4: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

4

1. Tolmodel

Page 5: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

5

Alle elementen uit de tol hebben effect op de informatiebehoeften van het management.

• Achtereenvolgens komen aan bod:- Bovenkant van de tol: de richting!- Midden van de tol: processen & structuren.- Onderkant van de tol: managementstijl & cultuur.

• Elementen kunnen onderling in balans zijn (positief) of niet (negatief) waardoor de balans van de tol verstoord wordt!

Page 6: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

6

2. Bovenkant van de tol

Page 7: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

7

Bovenkant van de tol

Page 8: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

8

Missie: bestaansreden organisatieVoorbeelden

Overtoom: “Dat is snel!”

Albert Heijn: “Het alledaagse betaalbaar, het bijzondere bereikbaar”.

Belastingdienst: “Leuker kunnen we het niet maken, makkelijker wel.”

Wat betekent dit voor de informatiebehoefte?

Page 9: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

9

Page 10: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

10

Page 11: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

11

Strategie: de weg waarlangs doelen en doelstellingen kunnen worden bereikt

• Porter (1980):- Kostenleiderschapstrategie- Differentiatiestrategie- Focusstrategie

Page 12: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

12

Page 13: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

13

Toepassingsvraag 1• Wat zou het verschil zijn in strategie tussen

een autofabrikant als Dacia en een fabrikant als BMW?

• Tot welke verschillen in de informatiebehoefte voor het management zou dit kunnen leiden?

Page 14: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

14

Page 15: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

15

3. Het midden van de tol

Page 16: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

16

Midden van de tol: processen en structuren

Invloed bepalende factoren:3.1 betrouwbaarheidstype & procestype

aansluitend op waardekringloop;3.2 Procesbeheersing;3.3 de manier waarop de organisatie

gestructureerd is.

Page 17: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

17

3.1.Betrouwbaarheidstype & procestype

• Het feit dat de organisatie bijvoorbeeld een handels- of productiebedrijf is dan wel een ander type is beïnvloedt de informatiebehoeften.

• De processen die samen de waardekringloop vormen van de organisatie hebben hun eigen informatiebehoeften.

Page 18: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

18

Page 19: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

19

Management informatie betrouwbaarheidstype handelsbedrijf

Bijvoorbeeld:• brutomarges per artikelgroep• omloopsnelheden van de voorraden• kasverschillen• voorraadverschillen

Page 20: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

20

Toepassingsvraag 2• Welke informatiebehoeften vloeien er voort

uit de processen voor een fabrikant als Sparta?

• Welke informatiebehoeften vloeien er voort uit de processen voor een accountantskantoor als KPMG?

Page 21: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

21

3.2. Procesbeheersing

2.1. De functie van managementinformatie in de regelkring

2.2. De functie van managementinformatie bij onzekerheid over transformatie en doelstelling

2.3 De inhoud van de managementinformatie mede afhankelijk van de inrichting van de regelkringen aan de hand van het KAD model.

Page 22: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

22

De functie van managementinformatie in de regelkring

Page 23: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

23

Toepassingsvraag 3• Welke gevolgen kan het ontbreken van de

relevante en betrouwbare managementinformatie over het productieproces van een fietsenfabriek hebben voor de beheersing van dat proces?

Page 24: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

24

Invloed beheersing op gebruik management informatie

Page 25: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

25

Toepassingsvraag 4• Waarom komt rationele besluitvorming in de

praktijk minder vaak voor dan je denkt?

Page 26: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

26

Wijze van procesbeheersing conform het KAD model

Page 27: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

27

Gevolgen voor informatiebehoeften

Regelkring Informatiebehoeften

Regeling invoer

(met name bij

standaardproces)

Voldoet de invoer aan de vooraf gestelde norm?

Deze norm heeft betrekking op de kwaliteit van de invoer en de hoeveelheid

ingenomen standaardgevallen.

Doorvoerregeling vooruit

(flexibiliteit: met name bij

maatwerkprocessen en

samengestelde

processen)

In hoeverre moet het proces aangepast worden om de productnorm te

halen?

Deze aanpassingen hoeven niet alleen betrekking hebben op de kwantiteit

maar kunnen ook betrekkimg hebben op de kwaliteit. Wat is het effect van de

aanpassingen zowel in termen van kosten als in termen van opbrengsten

(kortere doorlooptijd en hogere kwaliteit eindproduct)?

Doorvoerregeling terug

(feedback: met name bij

standaardproces)

Hoeveel procent van de (standaard)producten voldoet aan de producteisen?

Welke aanpassingen in het proces zijn nodig om het (standaard) proces

verder te verbeteren?

Regeling uitvoer richt zich

op kwaliteit individuele

producten

Voldoet het individuele (maatwerk)product aan de bij de invoer met de

opdrachtgever bepaalde eisen? Wat zijn de oorzaken voor eventuele

afwijkingen en welke aanpassingen zijn noodzakelijk?

Page 28: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

28

Toepassingsvraag 5

• Hoe zou je het productieproces typeren in termen van het KAD model voor jachtbouwer die zich heeft gespecialiseerd in exclusieve jachten?

• Welke gevolgen heeft je typering voor de managementinformatie over dit productieproces?

Page 29: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

29

3.3 Het midden van de tol: structuren

Page 30: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

30

Structuur van de organisatie • Invloed van basisstructuren• Invloed wijze van coördinatie en beheersing

aan de hand van Mintzberg• Invloed van het type verantwoordelijkheid

Page 31: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

31

Invloed van basisstructuurVerschijningsvorm

basisstructuur

Invloed op de management informatiebehoefte

Functioneel Veel afdelingsgerichte informatie

Functioneel ingerichte informatiesystemen

Product Informatie wordt per product(type)/dienst opgeleverd

Geografisch Informatie wordt per geografisch onderscheiden

gebied opgeleverd

Markt/Klant Informatie wordt opgeleverd in relatie tot de indeling

van de klanten van de organisatie.

Page 32: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

32

Invloed wijze van coördineren

Configuratietype

volgens Mintzberg

Globale consequenties voor de managementinformatie

Eenvoudige

structuur

Informeel karakter dus de directeur krijgt weinig

standaardrapportages

Machine

bureaucratie

Formeel karakter: veel gedetailleerde

standaardrapportages; functionele

informatiesystemen..

Professionele

bureaucratie

Veel informatie heeft een informeel karakter;

Informatie over functioneren van individuele

professionals is van groot belang (soms sterk

informeel)

Divisiestructuur Periodieke formele informatie over de prestatie van een

divisie ..

Adhocratie Informeel karakter. Informatiebehoeften zijn zeer

moeilijk voorspelbaar want de werkzaamheden en wijze

van structurering veranderen steeds.

Page 33: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

33

Toepassingsvraag 6• Heeft de directeur van een organisatie met

een eenvoudige structuur (simple structure) een minder omvangrijke informatiebehoefte of voorziet hij op een andere manier in zijn informatiebehoefte?

• Waarom zou het voor een adhocratie lastig zijn om het systeem van bestuurlijke informatieverzorging te ontwerpen?

Page 34: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

34

Invloed soort verantwoordelijkheid

Page 35: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

35

Toepassingsvraag 7• Welke relatie bestaat er tussen de manier

waarop prestaties gemeten worden en de invloed die dit heeft op de handelswijze van de manager?

• Geef een voorbeeld van het negatieve effect dat het beschouwen van een R&D-afdeling als standaardkostencentrum kan hebben voor de motivatie van de medewerkers.

Page 36: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

36

4. Onderkant van de tol: managementstijl & cultuur

Page 37: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

37

Onderkant van de tol: managementstijl & cultuur

4.1 Managementstijl• Individuele managementstijl• collectieve managementstijl

4.2. Cultuur

Page 38: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

38

4.1 Invloed individuele managementstijl

Page 39: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

39

Toepassingsvraag 8

• Welke van de behandelde managementprofielen leiden tot minder doelcongruentie van de medewerkers?

Page 40: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

40

4.1 Invloed collectieve managementstijlStrakke delegatie Losse delegatie

Gedetailleerde rapportage Rapportage op hoofdlijnen

Hoge frequentie van rapportages Lage frequentie

Prognoses spelen prominente rol Nadruk ligt op al dan niet behalen

van gewenst eindresultaat

Gericht op input, throughput en

output

Vooral gericht op output

Page 41: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

41

Toepassingsvraag 9• Waar zal de keuze tussen strakke of losse

delegatie van afhangen?

Page 42: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

42

4.1 Invloed van cultuur

Page 43: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

43

4.2. Invloed cultuurtypenCultuur Gevolg voor managementinformatie

Mytisch Centraal staat welke informatie de directeur nodig heeft. Besluitvorming vindt

niet altijd op basis van formele informatie plaats maar de directeur hecht

grote waarde aan informele informatie en communicatie.

Magisch De directeur probeert zijn eigen informele circuit in stand te houden om zo

zijn macht te kunnen laten gelden. De informatie naar de ondergeschikten is

schaars.

Onthologisch De informatieverzorging wordt systematisch geregeld. De

informatiesystemen zijn vaak afdelingsgericht

Substantialistisch Informatisering draagt bij tot de institutionalisering van de suboptimalisatie.

Afdelingsgebonden en afdelingsgeoriënteerde informatiesystemen leveren

toegesneden informatie op die de politieke managers voor hun eigen doelen

aanwenden

Functioneel Informatiesystemen en managementrapportages zijn gericht op de uitvoering

en beheersing van de bedrijfsprocessen. De managementinformatie geeft

mede inzicht in de tevredenheid van klanten en van medewerkers.

Daarnaast geeft de managementinformatie inzicht in de flexibiliteit van de

organisatie.

Operationalistisch In de informatievoorziening zie je de overdreven aandacht voor enkele

aspecten terug. Daardoor wordt het management onvoldoende geïnformeerd

over andere aspecten die ook van belang zijn voor het voortbestaan van de

organisatie.

Page 44: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

44

We hebben nu alle informatiebehoeften bepalende factoren van het tolmodel

doorlopen. • Bepaal de

informatiebehoeften op basis van de factoren van het tolmodel

• Dit levert een “longlist” op van mogelijke informatiebehoeften

We noemen deze wijze van werken: de contingentiebenadering.

Page 45: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

45

1. Bespreek de longlist met het managementen

2. Vraag op basis daarvan welke informatie zij echt willen hebben (en in welke vorm).

Nu pas gaan we aan het management vragen wat ze van deze lijst vinden.

Hieruit resulteert een eerste versie van de rapportageset.

Page 46: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

Het tolmodel is primair een ontwerpstrategie.

Strategie OmschrijvingOberstrategie Vraag de manager wat zijn

informatiebehoefte is

Referentiestrategie Kijk naar analoge situaties en neem over wat van toepassing is

Ontwerpen Analyseer zorgvuldig de factoren die management informatie bepalen.

Evolutionair ontwikkelen

Probeer stukje bij beetje de puzzel in te vullen. Schotel de manager iets voor en perfectioneer het product

Na het toepassen van de ontwerpstrategie (waarbij gebruik wordt gemaakt van referenties) wordt aan het management gevraagd wat ze ervan vinden (de oberstrategie). Vervolgens kan de resulterende rapportageset zich evolutionair ontwikkelen.

Page 47: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

47

5. Relevantietypologie• Bepaalde combinaties van factoren in het tolmodel

komen meer voor dan andere. • Dit levert referentiemodellen op. Dit zijn voorbeelden

die aangeven hoe op hoofdlijnen de inhoud van de managementinformatie bepaald moet worden.

• Positieve varianten waar de tolelementen in evenwicht zijn.

• Negatieve varianten waar door een negatieve cultuur de tol niet langer in evenwicht is en dreigt om te vallen.

Page 48: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

48

Relevantietypologie

Positieve varianten Negatieve varianten

Charismatische organisaties

Pionier

Zwerver

Bureaucratieën Doelgerichte bureaucratie Ongerichte bureaucratie

Concerns Doelgericht concern Ongericht concern

Professionele organisaties Maatschappelijke professional Eenzijdige professionals

Netwerk organisaties Maatschappelijk netwerk Eenzijdig netwerk

Page 49: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

49

Page 50: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

50

Samenhang typologieën

Page 51: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

51

Stappenplan om informatiebehoeften voor het management te bepalen

Stap

1. Bepaal het toltype en het betrouwbaarheidstype

2. Bepaal de karakteristieken van de managementinformatie volgens de

relevantietypologie

3. Bepaal de managementinformatie volgens de betrouwbaarheidstypologie

4. Voeg 3 en 4 samen

5. Vul de bij 4 ontstane rapportageset aan met specifieke aan de organisatie

en haar processen zelf gerelateerde informatiebehoeften

Toepassen van de relevantietypologietypologie

Page 52: Deel 3 Relevantie 1. Onderwerpen in deze presentatie 1.Tolmodel 2.Bovenkant van de tol 3.Het midden van de tol 4.De onderkant van de tol 5.Relevantietypologie.

52