De meest gestelde vragen over een sluitende rittenregistratie voor de Belastingdienst

Deel 1

Is woon-werkverkeerzakelijk of privé?

Is woon-werkverkeer zakelijk of privé?De Belastingdienst merkt woon-werkverkeer aan als zakelijke ritten, ongeacht hoe vaak of wanneer op de dag deze gereden worden. Dit geldt niet alleen voor de ritten tussen huis en kantoor aan het begin en aan het einde van de dag, maar ook bijvoorbeeld voor ritten tijdens lunchtijd.

Tip voor een sluitende rittenregistratieBij een automatische rittenregistratie is er minder kans op fouten dan bij een handmatige registratie. Een ingebouwd rittenregistratiesysteem heeft daarom de voorkeur van de fiscus. Een sluitende betrouwbare kilometerregistratie is hierdoor aannemelijker. Let er wel op dat onderliggende bewijzen altijd aanwezig moeten zijn, zoals roosters, agenda’s en planningen.

Meer informatie over woon-werkverkeer

Let op!De fiscus kijkt altijd naar de rit gemeten langs de meest gebruikelijke weg. Wanneer er omrijdkilometers worden gemaakt voor privédoeleinden, dan moeten deze als privé worden aangemerkt in de rittenregistratie.

Zijn de kilometers tijdens wachtdiensten

zakelijk of privé?

Let op!De Belastingdienst stelt aan de wachtdienstregeling de volgende voorwaarden:1. De werknemer houdt bij hoeveel kilometers hij tijdens

de wachtdienst rijdt en de plekken waarvoor hij wordt opgeroepen.

2. De werknemer heeft geen invloed op de keuze van de auto.

3. De werknemer heeft een eigen auto, die voor privégebruik even goed of beter geschikt is dan de auto van de zaak.

4. De werknemer moet tijdens de wachtdienst binnen redelijke afstand van zijn woonplaats blijven.

Zijn de kilometers tijdens wachtdiensten zakelijk of privé?Als de werknemer verplicht wordt gesteld om een auto van de zaak te gebruiken tijdens zijn wachtdienst, dan is hij genoodzaakt ook zijn privéritten te maken met dit voertuig tijdens de dienst. Ook bijvoorbeeld als hij naar een verjaardagfeestje moet. Alle kilometers tijdens wachtdiensten mogen daarom als zakelijk aangemerkt worden.

Tip voor een sluitende rittenregistratieHoud een goede rittenregistratie bij tijdens de wachtdienst, zodat de werknemer niet zijn 500 kilometergrens van de bijtelling overschrijdt.

Meer informatie over wachtdiensten

Wat is het verschil tussen horizontaal en verticaal

toezicht?

Let op!Bij horizontaal toezicht gaat de productiviteit van werknemers omhoog, maar de werkgever wordt verantwoordelijk voor de wel of niet privé gereden kilometers. Deze administratie moet goed worden bijgehouden en dit kan gemakkelijk met een automatische registratie.

Wat is het verschil tussen horizontaal en verticaal toezicht?Bij verticaal toezicht voert de Belastingdienst een boekenonderzoek uit. Hiervoor moeten werknemers zelf nauwkeurige, betrouwbare en sluitende rittenregistraties bijhouden. Immers de werknemer is degene die een verklaring ‘geen privé gebruik auto’ heeft getekend.

Bij horizontaal toezicht maken de werkgever en de Belastingdienst met elkaar afspraken over de controle en frequentie van de rittenregistratie van de werknemers. De werkgever wordt in dit geval verantwoordelijk voor het toezicht op de ritten van zijn werknemers aangaande wel of niet privé gereden kilometers.

Tip voor een sluitende rittenregistratieMaak gebruik van horizontaal toezicht. Werknemers hebben op de manier veel minder tot geen last van controles door de Belastingdienst. Ook zijn ze minder tijd kwijt aan administratieve verplichtingen, waardoor zij productiever inzetbaar worden. Dit is ook een voordeel voor de werkgever.

Meer informatie over horizontaal en verticaal toezicht

Mogen werknemers onderling bedrijfsauto’s

uitlenen?

Let op!Het uitlenen van bedrijfsauto’s levert geen problemen op voor de rittenregistratie, mits er gelet wordt op de volgende zaken:1. Het uitlenen van bedrijfsauto’s moet opgenomen zijn in

het bedrijfsbeleid.2. De oorspronkelijke bestuurder blijft altijd zelf

verantwoordelijk voor de rittenregistratie van de desbetreffende bedrijfsauto.

3. Privékilometers tijdens de leenperiode tellen mee voor de oorspronkelijke bestuurder.

Mogen werknemers onderling bedrijfsauto’s uitlenen?Als het bedrijfsbeleid het onderling uitlenen van bedrijfsauto’s voor privé- doeleinden toestaat, dan is er geen probleem voor de rittenregistratie. Wel is het zo dat de rittenregistratie voor dit voertuig goed moet worden bijgehouden. De oorspronkelijke bestuurder blijft verantwoordelijk voor een correcte kilometerregistratie.

Tip voor een sluitende rittenregistratie:Vermijd het uitlenen van bedrijfsauto’s om bijtelling voor werknemers te voorkomen. Mocht het toch echt noodzakelijk zijn, zorg dan voor een goede kilometerregistratie.

Meer informatie over het uitlenen van bedrijfsauto’s

Bestaat er een keurmerk voor ritregistratiesystemen?

Let op!De Belastingdienst heeft het volgende normenkader opgesteld voor ritregistratiesystemen:1. Registratie van alle relevante kenmerken van alle ritten.2. Bewaking van de integriteit van registraties.3. Bewaren van de registraties.4. Betrouwbaarheid en binnen redelijke termijn

controleerbare rapportages.

Bestaat er een keurmerk voor ritregistratiesystemen?Er bestaat momenteel nog geen keurmerk voor ritregistratiesystemen, maar dit duurt niet lang meer. De eerste goedgekeurde systemen ontvangen medio september het keurmerk met het bijbehorende certificaat.

Tip voor het aanschaffen van een ritregistratiesysteem:Vraag bij het aanschaffen van een ritregistratiesystemen altijd aan de leverancier of dit systeem voldoet aan het normenkader van de Belastingdienst. Vanaf medio september kunt u natuurlijk ook kijken of een systeem voldoet aan het Keurmerk Ritregistratiesystemen.

Meer informatie over het keurmerk ritregistratiesystemen

Ctrack is specialist in fleetmanagement-, track & trace- en ritregistratiesystemen; van rittenregistratie voor de fiscus tot aan specifieke maatoplossingen voor uw gehele wagenpark.

Heeft u vragen?Mail onsBekijk onze websiteCtrack op FacebookCtrack op TwitterCtrack op Linkedin