1

De winnende offerte

Waarom stuurt u een offerte?..

Hoe succesvol zijn uw offer-

tes? …………………………….

Stuurt u een offerte toe of gaat

u deze bespreken? …………..

Hoeveel tijd kost het maken

van een offerte? ………………

Welke valkuilen zitten er in het

maken van een offerte? ……...

Welke structuur hanteert u bij

het maken van een offerte? ….

Hoe herkenbaar is de offerte

voor een klant? ………………..

Op welke wijze bent u onder-

scheidend? …………………….

Hoe volgt u de offertes op? ….

Een offerte is nooit zomaar

een offerte ……………………..

Klanten en prospects zeggen “stuurt u

maar een offerte” om een aantal redenen:

• Men wil écht met u samenwerken;

• Men wil een vergelijking in de markt

kunnen maken;

• Men houdt u hiermee op een afstand

zonder direct afwijzend te zijn. Als het

een goede offerte is, kan men de con-

current ermee “om de oren slaan”.

Waarom stuurt u een offerte?

U kunt zich in de wolken voelen omdat de

klant/prospect het signaal afgeeft dat men

met u zaken wil gaan doen. Of dit terecht

is, is nog maar de vraag. Een offerte ma-

ken kost nogal wat tijd; tijd waarin u niet

declarabel kunt zijn. Maak daarom alleen

een offerte als dit zinvol is voor beide

partijen.

Uw medewerkers grijpen het maken van

een offerte ook aan om te laten zien hoe

productief ze zijn.

Een aantal managers zal dit zeker kunnen

beamen, maar in de tijd waarin het voort-

bestaan van organisaties meer en meer

berust op het verwerven van opdrachten

uit de markt in plaats van geoormerkte

gelden, wordt het resultaat van de offertes

steeds belangrijker.

Een offerte geeft u de mogelijkheid om de

expertise van uw organisatie uit te dragen

en dat is erg belangrijk…

Hoe succesvol zijn uw offertes?

Als van alle uitgebrachte offertes 80 tot

85% wordt omgezet in een betaalde op-

dracht, dan wil ik u feliciteren met het re-

sultaat. Uw werkwijze blijkt in de praktijk

succesvol te zijn. Weet u hoe deze zoge-

naamde conversieratio er bij uw organisa-

tie uitziet (hoeveel offertes leiden tot op-

drachten)?

Hoe minder offertes u maakt, hoe succes-

voller u bent! Een paradoxale uitspraak

die ik graag toelicht.

Als uw organisatie veel offertes maakt

met een scoringspercentage van 40% dan

bent u uw tijd niet goed aan het benutten.

Selectief zijn in het maken van een offerte

kan uw kansen in de markt vergroten. Uw

offerte wordt namelijk niet alleen gebruikt

om de afweging te maken of u de op-

dracht krijgt, maar ook om de concurrentie

van informatie te voorzien.

Relevante vragen die u zichzelf kunt stel-

len zijn:

• Is er budget voor het project?

• Hoe zit het met de planning t.a.v. de

uitvoering?

• Welke spelers (concurrenten) zijn er

nog meer actief?

• Wie neemt de beslissing?

Sales Companion BV

Zuidergracht 45

3763 LS Soest

T: 035 - 6471260

F: 035 - 6470389

info@salescompanion.nl

www.salescompanion.nl

Inhoudsopgave Inleiding

1

1

1

2

2

2

3

3

3

4

2

De winnende offerte

Stuurt u de offerte toe of gaat u deze be-

spreken?

Als u zoveel moeite gedaan heeft om een

offerte op te stellen, dan bent u er van over-

tuigd dat u de beste aanbieding heeft. Is uw

contactpersoon wel degene die de beslissin-

gen neemt? Het is erg zinvol om met de

beslisser aan tafel te zitten als u uw offerte

gaat toelichten. U kunt hoor en wederhoor

toepassen en u krijgt de kans om u als pro-

fessional te profileren. Het is dus zaak om

vooraf de beslissingseenheid in kaart te

brengen en met de juiste mensen het ge-

sprek te voeren, alvorens de offerte te be-

spreken. Helaas is dit niet altijd mogelijk en

kunt u bij het bespreken te maken krijgen

met een ‘petit comité’.

Alle offertes met een waarde boven de

€ 3.000,- zijn de moeite waard om te be-

spreken. Slechts in die gevallen dat u de

klant al lang kent en er sprake is van een

goede relatie, kunt u de offerte zien als een

bestendiging van de eerder gemaakte af-

spraken. Dit rechtvaardigt het verzenden

van de offerte per post of e-mail.

Hoeveel tijd kost het maken van een of-

ferte?

De tijd die het kost om een offerte op te

stellen is erg afhankelijk van de complexiteit

van de materie. Bij een aanbesteding heeft

u niet veel meer keuze dan de richtlijnen te

volgen. Heeft u echter goede contacten met

de opdrachtgever, dan kunt u invloed uitoe-

fenen op de wijze waarop de aanbesteding

tot stand komt. Maak echter vooraf een wel-

overwogen beslissing of u meedoet aan de

aanbesteding.

De kracht van een goede offerte zit in het

voortraject. Hoe beter u de voorbereidende

gesprekken heeft gevoerd, hoe hoger uw

scoringspercentage.

Door deze gesprekken heeft u een helder

en concreet beeld van de problematiek van

de opdrachtgever. Uw offerte moet naad-

loos aansluiten bij de oplossingen die u

heeft voor het probleem van de opdracht-

gever.

Welke kenmerken neemt u op in de

offerte? Wat voor voordelen biedt dat de

(potentiële) klant? En wat is de werkelijke

waarde van uw dienst voor de organisatie

waarvoor u deze gaat uitvoeren? Met deze

zaken in het achterhoofd zal uw offerte een

directe match zijn met de problematiek van

de klant en wordt uw scoringskans substan-

tieel hoger.

Welke valkuilen zitten er in het maken

van een offerte?

Veel professionals hebben de neiging om te

veel informatie in de offerte te stoppen. De

offerte krijgt het karakter van een beleidsno-

titie. De expertise van de professional moet

herkenbaar zijn in de gesprekken met de

opdrachtgever en het papier waarop de

offerte staat is een beknopte bevestiging

van de wensen van de klant met een daar-

aan gekoppelde investering.

Mocht u toch besluiten om een uitgebreide-

offerte te maken, voeg er dan een samen-

vatting aan toe.

Deze samenvatting (management summa-

ry) geeft de beslissers de mogelijkheid om

direct de kern tot zich te nemen en te beslui-

ten of men verder leest.

Uiteraard zijn er meerdere valkuilen, zoals

een slecht leesbare offerte (layout) of een

niet logische opbouw.

Welke structuur hanteert u bij het maken

van een offerte?

Afhankelijk van de grootte van uw organisa-

tie en de richtlijnen omtrent de huisstijl wordt

er gekozen voor een vorm waarin de offerte

gegoten wordt. Vaak zien we dat professio-

nals er een eigen stijl op na houden. Dit is

jammer omdat vanuit meerdere kanten bij

een klant of prospect verschillende niet-

eenduidige offertes op tafel liggen. Er zijn

Sales Companion BV

Zuidergracht 45

3763 LS Soest

T: 035 - 6471260

F: 035 - 6470389

info@salescompanion.nl

www.salescompanion.nl

3

De winnende offerte

handvaten waaraan een winnende offerte

moet voldoen.

Een aantal voorbeelden daarbij zijn:

• Een ‘U’-gerichte offerte

• Bij meer tarieven (staffel, bijvoorbeeld),

de hoogste prijs bovenaan.

• Altijd ‘inclusief’ opnemen (reistijd, hulp-

middelen, maar exclusief BTW)

• Positieve afsluiting

Begin nooit met de prijs en vermeld zeker

niet de prijs in een begeleidende brief. Een

winnende offerte begint natuurlijk bij de

voorafgaande gesprekken. De kracht om

de offerte om te buigen naar een opdracht

zit met name in de informatie uit het voor-

traject en de vertaalslag naar de opdracht-

gever.

Hoe herkenbaar is de offerte voor de

klant?

Uw organisatie heeft een goede reputatie

in de markt en daar put u kracht uit.

Markten zijn echter aan verandering onder-

hevig en klantgedragingen daarmee ook.

Elke offerte is daarom uniek en zal voor de

klant herkenbaar moeten zijn ten aanzien

van de problematiek die thuishoort bij deze

specifieke situatie. Niet uw expertise is

daarin doorslaggevend, maar de wijze

waarop uw oplossing uw klant verder gaat

helpen. Dit is hét herkenningspunt waar de

beslisser naar kijkt om uw offerte om te

zetten naar een opdracht.

Op welke wijze bent u onderscheidend?

Vaak bent u niet de enige aanbieder bij uw

relatie. Er zijn dus meer keuzes voor de

beslisser. Waarom zou men u de opdracht

gunnen? Iedere organisatie heeft specifie-

ke kenmerken die onderscheidend zijn in

de markt. Hoe klein ook, ze zijn er. Het is

dus zaak om ook de kenmerken van uw

concurrenten te kennen om in de offerte

een aantal zaken te benadrukken die voor

de klant belangrijk zijn en waar de concur-

rent minder sterk in is. Het zijn natuurlijk de

professionals in de zakelijke dienstverle-

ning die het verschil maken. Soms krijgt u

niet de kans om de professionals vooraf-

gaande aan de dienst voor te stellen bij de

klant en zult u op zoek moeten naar onder-

scheidende kenmerken van uw dienst en

uw organisatie.

Dit biedt de klant zekerheden die hij/zij

wenst alvorens een beslissing te nemen.

Hoe volgt u de offertes op?

Afhankelijk van de hoeveelheid offertes die

u verzendt, is het opvolgen ervan een meer

of minder tijdrovende bezigheid. Het regi-

streren van de offertes is de eerste stap

om overzicht te krijgen welke successen u

boekt. Hieruit kunt u tevens filteren hoeveel

tijd er zit tussen de offertes en het verkrij-

gen van de opdracht. Wat gaat u doen na

het verzenden/bespreken van de offerte?

• U wacht af tot de klant reageert en komt

dan uit de startblokken.

• U stuurt na een vaste tijd een briefje met

de vraag hoe de status is van de offerte.

• U gaat na 3 weken alle offertes nabel-

len.

Het is zinvoller om concreet met de klant af

te spreken wanneer een vervolggesprek

kan plaatsvinden. U spoort hiermee uw

klant aan om actief met de offerte bezig te

zijn. Daarnaast geeft u hiermee aan dat u

tijd heeft geïnvesteerd in de relatie om met

elkaar de juiste dingen te blijven doen.

Kortom u neemt uw klant en uzelf serieus.

Sales Companion BV

Zuidergracht 45

3763 LS Soest

T: 035 - 6471260

F: 035 - 6470389

info@salescompanion.nl

www.salescompanion.nl

4

De winnende offerte

Een offerte is nooit zomaar een offerte

Zoals uit het bovenstaande blijkt, is een

offerte een belangrijk onderdeel van het

commerciële proces. Het is niet de sluit-

post van het proces, maar het begin van de

bestendiging van de relatie.

Hoe beter u het offreren onder de knie

heeft, hoe meer toegevoegde waarde uw

organisatie kan bieden. Alle facetten van

het commerciële proces zijn te leren. Deels

door interne kennisoverdracht, maar zeker

ook door externe expertise. Ervaringen uit

diverse branches gecombineerd met uw

specifieke situatie geeft de kracht om uw

offerte de winnende te laten zijn.

_________________________________

Sales Companion is gespecialiseerd in de

zakelijke dienstverlening met als speerpun-

ten de onderwijs-, zorg- en welzijnsmarkt.

Dat betekent voor u dat onze kennis van

de markt het vertrekpunt is om samen met

u uw kansen te verzilveren. Het uitdragen

van uw kennis om uw klanten verder te

helpen neemt u mee de toekomst in, zodat

uw expertise niet verloren gaat.

Verder kennis maken met Sales

Companion?

Kom naar onze gratis workshop

Relatiemanagement voor het onderwijs

(http://bit.ly/7ns0iK) op 8 september a.s.

© Addy Houtappels

Partner Sales Companion

februari 2010

Sales Companion BV

Zuidergracht 45

3763 LS Soest

T: 035 - 6471260

F: 035 - 6470389

info@salescompanion.nl

www.salescompanion.nl