De tien uitdagingen bij het maken van bedrijfscorrespondentie

http://wallpaper-s.org/12_~_Designing_the_Future.htm

Van Word tot PDF/A

De uitdagingen rondBusiness Correspondentie

Oscar Dubbeldam

3

Wat is de toekomst vandocument communicatie?

In enkele jaren lezen we boeken op een eReader, doen we gerichte communicatie via Twitter en YouTube en werken we virtueel via de iPad.

Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

4Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

Agenda

Introductie Output Management Output Management – Trends De 10 uitdagingen van Output

Management Social Media Vereisten voor een leverancier Discussie sessie

Van

Word

tot PDF/A

5

Strategy Partners

Onafhankelijke markt research en analyse organisatie.

Focus op Europa Levert tevens best practice advisering aan

gebruikers over Enterprise Content Management

Innovatie in Document Communicatie Innovatie in Automated Document Process

Management. Kantoren en associates in UK, Benelux,

Nordic, Germany, Zwitzerland en southern.


6

Output ManagementDe motor van business

correspondentieHistorisch perspectief De huidige omgeving


7

Het historisch perspectief van OM

Output Management ondersteunt het efficient printen op een device vanuit een computer.

Output Management is een printer en wat software.

Output Management biedt geen ondersteuning van business kritische processen.

Output Management is geen IT issue. Historie of nog steeds waar?


8

The Output Management architecture


9

Output Management – De laatste jaren

Afname van totaal printing volumes CAGR is rond -3.06% - 2008 - 2013

Opkomst van Social Media Facebook bereikt 100 million gebruikers

in 9 maanden

De innovatie in hoog volume document compositie is tot stilstand gekomen

Enkele nieuwe standaarden als JDF en XPS

Overall verbeteringen, niet veelCopyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.

10

De Business Correspondence architectuur


11

De recentelijke trends in B.C.

Multi-channel delivery van documenten

OpenOffice.org – Word – geïntegreerd Afname van transactional

documenten De gebruiker verantwoordelijk voor

de tekst en de templates Business applicaties geïntegreerd

met document output opties Managed Print Services


12

De 10 uitdagingen rond BC


De eindgebruiker Ad-hoc versus batch Multi-channel delivery Corporate imago Integratie met bedrijfsprocessen Onderhoud van tekst en templates Outsourcing Cost control en inzicht Standaarden Post processing en porto optimalisatie

13

1 – De eindgebruiker

Blijft graag Word gebruiken wanneer dit hem uitkomt

Prefereert om direct aanpassingen in de tekst en de templates te kunnen maken.

Heeft weinig vertrouwen in een brief die wordt geproduceerd en verzonden via een centrale printroom.

Is op zoek naar een tools die hem / haar helpt in het bereiken van de (persoonlijke) goals / targets.


14

2 – Ad-hoc versus batch

Niet geïntegreerd Batch wordt gecontroleerd door Print

en Mail (Document Services) Ad-hoc is de verantwoordelijkheid

van de business Verschillende infrastructuur, software

platforms Geen kennis van ad-hoc volumes Flexibiliteit versus standaard

processen


15

3 – Multi-channel delivery

De noodzaak om document elektronisch te distribueren

Is een optie Als een keuze van de ontvanger Als een kostenbesparingoptie

Digital handtekening en gegarandeerde aflevering

Gekoppeld met electronisch archief (Records Management)

Van één bron naar meerdere bestemmingen


16

4 – Corporate Imago

Handhaving uniform corporate imago over alle documenten

Eindgebruikers niet in staat tot aanpassing corporate image

De wens om style veranderingen snel en eenvoudig over alle template uit te voeren

Eenvoudig stap voor stap proces om corporate imago documenten te bouwen


17

5 – Integratie met bedrijfsprocessen

Handmatige connectie tussen de bedrijfsapplicatie en de document creatie stap

Beperkte mogelijkheden voor de uitwisseling van meta data, voor en na de document creatie

Auditing van uitgevoerde acties Internet applicaties vereisen

document creatie voor directe reacties


18

6 – Onderhoud van tekst en templates

Wie heeft de verantwoordelijkheid van het onderhoud van

Templates Tekstblok bouw-elementen Corporate imago (fonts, logo’s, header/footer)

Moet er een review proces zijn voor goedkeuring en productie?

Is de gebruiker capabel om de templates te creëren?

Wat zij de minimale vereiste om het onderhoud te controleren?

Versiebeheer, logging, OTAP, wie deed wat wanneer.


19

7 - Outsourcing

Is outsourcing toepasbaar of slechts een strategie?

Outsourcing van het proces of delen Applicatie onderhoud Template ontwikkeling De printproductie en fulfillment

Print Service Providers printen alleen en innoveren niet

BPO mag met maken van veranderingen niet vertragen


20

8 – Inzicht in de kostenelementen

Note. het percentage van de totale click


21

8 – Inzicht in de kostenelementen


22

9 - Standaarden

OpenOffice.org is (nog) niet op grote schaal geaccepteerd.

PDF/A is de nieuwe standaard voor lange termijn archivering.

XML en Web Services voor applicatie integratie.


23

10 - Nabewerking & Porto optimilisatie

De automatisering van het print ready tot distributie proces.

Veel applicaties, veel systemen, veel handmatige bewerkingen.

De noodzaak om het distributiekanaal te veranderen. De repro / mail zal zij rol moeten veranderen.

Document Logistiek is geen software tool, het is gebaseerd op een proces automatissering aanpak, gebruikmakend van Lean en Six Sigma


24

10 – Eliminatie van procesinefficiencies

Lean productie en Six Sigma


http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:SIXSIGMAWATISHET.jpg

http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Six_sigma-2.svg

25

Enquete resultaten

190 verzonden 55 reacties Batch/Bulk en SmartDocuments lijkt geen logische

combinatie. (o.b.v. reacties)


26

Survey Results


Welke problemen worden ondervonden bij bulkcommunicatie

27

Survey Results


28

Survey Results


29

Survey Results


30

Survey Results

Aanvullende input Koppeling met Sharepoint en CORSA E-formulieren Koppeling DigiD Betalingsmogelijkheden Webversie van SD


31

Communicatie is Bedrijskritisch

Het wordt altijd gerealiseerd of als zodanig erkend, maar het kunnen verzenden van communicatie is (bedrijf) kritisch voor menig organisatie.

Verzekeringspolissen en pensioenoverzichten moeten voor een specifieke datum verzonden worden.

Een BTW statement vereist een bewijs van levering of aflevering van goederen

Een nieuwe product wordt zelden gemaakt en verkocht zonder specifieke documenten

Hoe lang kan uw organisatie blijven “draaien”’ zonder het versturen van document gebaseerde communicatie?


32

Nieuwe vormen van Business Correspondentie


33

Social Media – Kans of bedreiging


34

Wat te doen …?

Wees niet bang voor de Social Media hype.

Social Media is een additioneel communicatie kanaal, het is zeker geen complete vervanging.

Begin het niet zomaar te gebruiken, maak eerst een plan, maar maak er zeker gebruik van.

Voeg het toe aan de Document Communicatie Strategie.


35

De Document Communicatie Strategie

Start niet met een leuke technologie

Output is kritisch voor de business, het verdient een strategische aanpak.

Een strategie die het hele document proces afdekt

Content Baseline assessment

• Missie en visie• Objectives en strategie• Business behoefte

Documenten, Technologie en Mensen

• Bedrijfskritische documenten

• Software en hardware Problemen en

oplossingen• Business perspectief


36

De vereisten voor uw leverancier

Ze moeten u wel kennen! U helpen met de business transformatie

naar een nieuwe niveau diensverlening. Heeft hij een

Value Proposition. Brede scope. Niet alleen features

en functies. Professionele

dienstverlening.


37

Business Communicatie zal nooit meer hetzelfde zijn


De tien uitdagingen bij het maken van bedrijfscorrespondentie

Documents

Transcript of De tien uitdagingen bij het maken van bedrijfscorrespondentie