Betrokken burgers creëren bij uw projecten

met digitaal burgerparticipatieplatform City4U

Reinier Morra en Nico Dammers

7 april 2016

Introductie City4U

■ Visie: vanuit betrokkenheid het verschil maken

■ Reinier Morra: ondernemer uit software en consultancy dienstverlening

■ Nico Dammers: ondernemer uit de telecom en openbare wifi diensten

■ Bedrijfsmodel: social enterprise

■ Maatschappelijke impact voorop met gezond bedrijfsmodel

■ Extern zoeken naar betrekken alle burgers bij digitalisering

■ Opzetten Digitaal Burger Participatie Platform voor gemeenten

■ Succesvolle burgerparticipatie leidt tot betere besluiten

■ Nu in verkenningsfase, testen en toetsen van onze ideeën

■ Komende 6 maanden 3-5 pilots in verschillende gemeenten

■ 1e pilot gedaan in Gemeente Rijswijk rondom zwerfafval

■ Focus: raadpleging, co-creatie documenten en digitale communities

■ Wij leveren aanpak en software platform waarmee ook de workflow burgerparticipatie binnen de gemeente slimmer in te richten is

■ Werken samen met partners op gebied advies en procesbegeleiding

7-4-2016 2

Succesfactoren burgerparticipatie

■ Duidelijk doel

■ Een open en uitnodigende houding van ambtenaren en bestuurders

■ Bereidheid om ruimte te bieden voor voorstellen van betrokkenen

■ Consequent en helder communiceren

■ Duidelijke beslissingen nemen

■ Duidelijke spelregels

■ Duidelijke vraag

■ Duidelijke beschrijving van het proces

7-4-2016 3

Bron: Evaluatie inspraak en participatieverordening gemeente Den Haag, KWINK Groep

44

Burgerparticipatieplatform City4U

Workflow voor uw interne proces “Burgerparticipatie”

Raadpleeg

doeltreffend uw

burgers met

uitnodigende

Burger Interactie

Punten (BIPs)

op locatie

Co-creatie van

documenten

met vertegen-

woordigers en

hun achterban

Digitale

“communities” van

belanghebbenden

(incl. burgers)

en uw ambtenaren

City4U’s on- en offline aanpak zorgt

voor een groter bereik en participatie

1 2 3

4

Interactieve

plattegrond module

voor meedenken

inrichting openbare

ruimte

Bij verkeer-

situatie of

school

7-4-2016

Betrokken burgers creëren bij uw projecten

met digitaal burgerparticipatieplatform City4U

■ Aanvullend op offline bijeenkomsten

■ Toepassingen:

■ Groot onderhoud in de stad per wijk voor alle thema’s

■Zoals parkeerplekken, openbaar groen, verharding, straatmeubilair, verlichting, verkeer- en sociale veiligheid, netheid, burgerbetrokkenheid

■De gemeente belast de wijk/burgers op deze wijze slechts eens in de 15-20 jaar met groot onderhoud overlast en behaalt efficiency in planvorming en uitvoering

■ Inzet van interactieve plattegrond, vragenlijsten en inzet BIPs

■ Renovatie verkeersituatie door inzet BIPs en promotieteams

■ Input verzamelen en betrokken creëren bij beleid zwerfafval door op meerdere locaties input van burgers op te halen middels BIPs

■ Voordelen: door open samen te werken met elkaar, is de visie meer betrokkenheid van burgers en kwaliteit in realisatie te kunnen bereiken

■ Mogelijk ook versnelling en lagere kosten

7-4-2016 5

Uitgewerkt in

deze presentatie

ter illustratie

concept

Wat krijgt u als gemeente?

■ Projectwebsite voor participatie groot onderhoud

■ Gericht op de bewoners/huishoudens in een wijk

■ Met projectinfo pagina, kaart met de wijk en per aan te pakken locatie detailinfo

■Beschikbare informatie is te tonen als voorinformatie zoals

■ Op kaart tonen van openstaande meldingen openbare ruimte, overlast punten n.a.l.v. analyse

handhaving, reeds geadopteerde stukken grond en acties die zo wie zo gaan gebeuren zoals riool

■ Vrijheidsgraden de burgers hebben voor bv. adopteren groen met foto’s mogelijke type groen

■ Alle bewoners kunnen:

■Van elkaar zien welke locaties ze vinden dat aangepakt mogen worden

■Na aanmaken profiel en akkoord op gedragscode:

■ Vragenlijst groot onderhoud invullen

■ Feedback geven op de locaties van anderen en de gemeente

■ Inzet Burger Interactie Punten (BIPs) bij wijk-overschrijdende voorzieningen

om zo ook de mening van de bezoekers te krijgen voor die locatie

■ Aansturen gehele participatie proces vanuit 1 cloud based software

omgeving te beheren7-4-2016 6

Voelt als 1 webpagina

Voelt als 1 webpagina

Structuur aanzet projectwebsite

“Participatie groot onderhoud”

Bestaande

project

Startpagina op

gemeentelijke

website

Pagina met alle

locaties

(“Google maps”)

Filter op type

Met info gemeente

Voor iedereen

toegankelijk

Toegankelijk

na registratie

en inlog

Registratie

bewoner:- Gedragscode

- Aanmaken profiel, als

bekend direct inloggen

- Mailfrequentie

(nieuwe) informatie

Vragenlijst per

thema

Kaart en tabel

met alle locaties

(van gemeente en

gemeld door

burgers)

Per locatie

Evt. foto’s, “likes”

en aanvullingen

Per door de

gemeente

ingegeven locatie

evt. foto’s en

toelichting

Toevoegen

nieuwe locatie

(pop up scherm)

Indienen

vragenlijst

(blijft te

modificeren

tot deadline)

7-4-2016 7

Uw wijk op de kaart

7-4-2016 8

Profiel aanmaken

7-4-2016 9

2 inlog opties:

1. Open inlog systeem: iedereen

kan inloggen (als voorbeeld)

2. Inlogsysteem op uitnodiging

(zie presentatie 8 feb)

Beide hebben voor- en nadelen.

Voorstel is dat te bespreken bij

projectstart en dan keuze te

maken.

Inloggen

Layout

vergelijkbaar aan

Enschede

7-4-2016 10

Vragenlijst

7-4-2016 11

1212

Kaart met locatie informatie

7-4-2016

1313

Toevoegen nieuwe locatie

7-4-2016

1414

Lijst met locaties

7-4-2016

Inzet Burger Interactie Punten (BIPs) bij wijk-

overschrijdende voorzieningen

■ Visualisatie in de buitenruimte

■ BIPs nodigen bezoekers van een locatie uit digitaal

te reageren om zo ook de mening van de bezoekers te krijgen

■ Paalbord

■ Zacht sandwich bord of steviger forex bord

maat A2 (42x59cm) t/m A0 (84x119cm)

■ Bevestiging aan (lantaarn)paal via 2 tyraps

■ Verlichting via lantaarnpaal zelf

■ Makkelijk plaatsbaar

■ Referentie: Gemeente Rijswijk met pilot zwerfafval

BIPs naar verwachting in maart in de openbare ruimte

7-4-2016 15

Aansturen gehele participatie proces vanuit

1 cloud based software omgeving te beheren

■ Eigen “interne” webbased softwareomgeving (in de

“cloud”) waarmee hele participatie proces en website is

aan te sturen

■ Beheer lay-out/huisstijl en inhoud intern strak gescheiden

zodat proces verantwoordelijk zich op de inhoud kan richten

en vormgever op de lay-out

■ Met de functionaliteit zoals beschreven in de volgende slide

waarbij elke functionaliteit via “tile” te bereiken is

■Rechtsboven een screenshot ter illustratie van de interne

omgeving met hier document, website en instellingen beheer

■ Externe projectwebsite met lay-out vergelijkbaar aan

website Enschede Koers 053

■ Rechtsonder een screenshot ter illustratie van de website met

de beschikbare strategische documenten

■ City4U zorgt voor technische installatie en basis

configuratie, na training kan gemeente zelf met de

applicatie stadsbreed aan de slag7-4-2016 16

Functionaliteit software omgeving

Functionaliteit Toelichting

Relatiebeheer &

projecten

• Voor projectbetrokkenen gemeente, bewoners en organisaties in de wijk

• Een project is een wijk met de betrokken ambtenaren en bewoners/organisaties en de te gebruiken

vragenlijsten

Mailing / campagnes

incl. segmentatie

• Campagnes: functionaliteit om via campagnes email updates naar de betrokkenen te sturen. Een campagne

is op te bouwen uit een template met contentblokken

• Mailings:

• Informeren huishoudens en projectleden met log-in informatie

• Wekelijks of 2x per week een e-mail met samenvatting discussies/aanvullingen en overzicht van

nieuwe en lopende discussies/aanvullingen op locaties

• Iedereen die aan een discussie/aanvulling deelneemt ontvangt direct status updates als iemand een

bijdrage heeft toegevoegd

• Bevestigingsmail als vragenlijst ingediend is

• Segmentatie: het kunnen opbouwen van mailinglijsten van projectbetrokkenen inclusief het uitfilteren van

eventuele afmelders op de updates

Vragenlijsten &

activiteiten

• Meerdere vragenlijst onderdelen

• Antwoorden op de vragenlijst blijven inzichtelijk & kennen status ingediend of bewaard

• Voor BIPs op wijk overschrijdende locaties: aparte vragenlijst zonder inlog

• Activiteiten t.b.v. het opbouwen van (antwoord)formulieren

• Vragenlijsten zijn te koppelen aan de verschillende projecten

CMS • CMS (Content Management Systeem) voor de projectwebsite in stijl vergelijkbaar aan Enschede

Kaart, locatiebeheer,

serviceverzoeken

• Beheer, monitoren, beantwoorden vragen & discussies over de locaties

(serviceverzoeken in het systeem)

• Locaties kennen o.a. een type en daarmee andere kleur op kaart

• Reacties op locaties zijn automatisch zichtbaar op projectwebsite

• Uploaden foto’s

Beheer • Instellingen en rechtenprofielen

7-4-2016 17

Voorstel procesaanpak burgerparticipatie

■ Voorbereiden burgerparticipatie zoals communicatie, kaders en voorinformatie

■ Online publicatie toelichting en voorinformatie op project website voor een periode van 3 weken

voor interactie

■ Plaatsen BIPs

■ Versturen brief met doel interactie en “gedragscode” aan

■ De bewoners van de wijk

■ Betrokken organisaties in de wijk

■ Overweging: Van die burgers van wie e-mail adres al bekend is, alvast een mail met wachtwoord zenden

■ Tijdens de periode van 3 weken actieve monitoring en stimuleren discussie door

■ Binnen 1 of 2 werkdagen reactie vanuit gemeente op de input

■ Reacties of discussies

■ Als er 2 sterk uiteenlopende meningen discussie zijn, dan de mogelijkheid voor publiceren van 2

alternatieven/scenario’s. Dan wel het onderwerp parkeren tot een “offline” bijeenkomst om tot consensus te komen

■ Wekelijks of 2x per week een e-mail met samenvatting discussies en overzicht van nieuwe en lopende discussies

■ Iedereen die aan een discussie deelneemt ontvangt direct status updates als iemand een bijdrage heeft toegevoegd

■ Inloop avond / middag waar bewoners vragen kunnen stellen en geholpen kunnen worden met invullen vragenlijst

■ Activiteit en/of veldwerkers rond BIP voor stimuleren feedback

■ Na de 3 weken: Evaluatieverzoek richting bewoners en organisaties

■ Erna kan gestart worden met het daadwerkelijke ontwerpen7-4-2016 18

Verwachtte voordelen in de

interactie burger <-> gemeente

■ Het project is voor en door de gemeente en haar burgers

■ Door open samen te werken met elkaar, is de visie meer betrokkenheid en kwaliteit te kunnen bereiken, mogelijk ook versnelling

■ Met een open en positieve benadering, het transparant delen van informatie en een gedragscode stimuleren van een wederzijds opbouwende interactie

■ Bewoners zijn ervaringsexpert als het om hun eigen leefomgeving gaat

■Zij hebben “24x7” zicht op de dagelijkse praktijk en kunnen daarmee detailinformatie gegeven over hun straat/wijk: zij weten als iets vaak onderwater staat, ergens veelvuldig wordt foutgeparkeerd en/of overlast wordt veroorzaakt

■ Tevens komen issues naar verwachting eerder aan het licht en daarmee zijn ze vaak makkelijker op te lossen

■ Online omgeving, inzet BIPs en offline bijeenkomsten versterken elkaar

■ Als plan van raadpleging naar ontwerp gaat, is het mogelijk het platform te blijven inzetten en burgers te vragen naar hun feedback

■ Bv voor de plaatsing van ondergrondse containers en wijzigingen parkeerplekken.

7-4-2016 19

Business case

■ Efficiëntere & continue digitale interactie met iedereen die wil reageren

■ Efficienter voor projectorganisatie en bewoners dan elke locatie bezoeken op een bepaald tijdstip

■ Bijeenkomsten kunnen hierdoor gaan over de punten waar nog discussie over is

■ Doordat e-mail adressen bekend zijn, kan vervolg communicatie per e-mail (duurzaam)

■ Bewoners voelen zich beter gehoord en serieus genomen

■ Door transparantie communicatie en interactie

■ Mogelijkheid tot bijdrage leveren op moment dat het hun uitkomt

■ Grotere kans op realisatie project binnen tijd en budget

■ Sneller zicht op bottlenecks en weerstand

■ Mogelijk steviger juridische positie in geval van procedures

■ Reductie vervolgkosten door grotere kans op vlekkeloze uitvoering

■ De wensen zijn bekend en daarmee achteraf minder verrassingen7-4-2016 20

Meer weten?

Reinier Morra

Oprichter

085-303 26 18

06-53 96 05 10

reinier.morra@city4u.net

www.city4u.net

Nico Dammers

Mede oprichter

085-303 26 18

06-37 00 20 03

nico.dammers@city4u.net

www.city4u.net

7-4-2016 21

Copyright City4U en Novulo

■ Behoudens strikt intern gebruik, mag niets uit deze uitgave, feitelijk of in afgeleide vorm, letterlijk of naar de idee, worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, gedeeld worden met andere leveranciers of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze ook, hetzij mechanisch, hetzij elektronisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van City4U en Novulo.

■ City4U heeft in samenwerking met Novulo veel aandacht besteed aan het samenstellen van deze presentatie en is van mening dat de inhoud ervan correct is. Mochten echter om welke reden dan ook hierin onjuistheden voorkomen, zullen deze zo spoedig mogelijk worden hersteld.

■ Website: www.city4u.net

7-4-2016 22