De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

60
Twitter mee: #SEE2016NL De juiste persoon Op het juiste moment Op de juiste opdracht Een eerlijke casus Patrick van der Spank - Zipping Cindy Pelster ONS SSC SEE your next step

Transcript of De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Page 1: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

De juiste persoonOp het juiste momentOp de juiste opdrachtEen eerlijke casus

Patrick van der Spank - ZippingCindy Pelster ONS SSC

SEE your next step

Page 2: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Even voorstellenCindy Pelster Patrick van der Spank

Page 3: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Over deze presentatie

· Casus ONS SSC· Visie Zipping· Aanpak· Uitwerking in de praktijk· Geleerde lessen

Page 4: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

CasusONS SSC resource capacity management

Page 5: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Over ONS SSC

ONSSSC

ProvincieOverijssel

GemeenteZwolle

GemeenteKampen

Page 6: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Zoek deherkenning

Page 7: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Wie heb jebeschikbaar

voor ditproject?

Zeg, waar besteed jeons geld eigenlijk aan?

Geen idee, ikvraag wel evenrond wie er tijd

heeft.

Als die partner numaar niet gaat

vragen wat ik methun geld doe….

Page 8: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Wie heeft ertijd voor ditproject? Ik ook niet, druk druk druk!

Ik niet, ik zit tot over mijnoren in het werk!

Ja hoor, dat kan ikwel!

Gaaf, interessante opdracht, die wil ik wel!Nou eens kijken hoe ik dat ingepland krijg tussen al

die open acties op mijn naam, dat zal wel weeroverwerken worden…

Page 9: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Tuurlijk, fix ikeven voor je!

Wil jij dit evenvoor me doen?

Het is ergbelangrijk!

O jee, daargaat mijn

deadline voordat andere

project

Page 10: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Komt goed, ikheb het ergdruk gehad.

Hoe is het met jeproject? Je bent alover de deadline!

Zucht…Het is ook altijd

hetzelfde met al datwerk tussendoor…

Page 11: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

We zijn er drukmee bezig, ikhoud je op de

hoogte!

Wanneer kunnen wedeze wijziging afhebben?

O ja, dat stond ooknog open! Maarweer even achteraanzitten dan.

Page 12: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Gaat het optijd lukken?

Tuurlijk, maak je geenzorgen!

Ik geloof er nietsvan, eerst zien,dan geloven

Zo, die is weereven

gerustgesteld, nunog even dattussendoor

spoedje.

Page 13: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Hoe moet ikspecialisten voor

mijn projectreserveren? Dat kan ik je niet

zeggen, daar hebbenwe nog niets overvastgelegd

Page 14: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Wat doe je met hetinnovatiebudget datje van ons krijgt?

Sorry, dat kan ik jeniet 1-2-3 zeggen…

Page 15: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Waar grijpt ONS SSC nu op mis?• Geen heldere planning• Mix & match erg lastig• Resource mgmt proces en governance onduidelijk• Onvoldoende tot geen inzet stuurinformatie• SSC ICT dienstverlening niet voorspelbaar• Medewerkers worden niet beschermd tegen aansturing door

meerdere personen

Page 16: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

DoelenDe juiste persoonOp het juiste momentOp de juiste opdracht

• Heldere planning• Eenvoudige mix & match• Heldere processen en governance• Stuurinformatie• Voorspelbare dienstverlening• Bescherming medewerkers voor

aansturing door meerdere personen

Page 17: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

VisieDe Zipping visie op deze casus

Page 18: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Visie op samenwerking

Page 19: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Kernwaarden voor resultaat uit samenwerking

resultaat duidelijkheid

dienstbaarheidsolidariteit

Page 20: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Zipping succesfactoren

Page 21: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

AanpakDe geplande aanpak

Page 22: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Producten

Draagvlak en borging• Draagvlak• Instructie en training• Borging• Adoptie

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Procesinrichting• Procesbeschrijving• Procesintegratie

Rapportage• Werkverdeling• Projectinzet• Werklast• Financiële

onderbouwing

Toolinrichting• Rooster en planning• Registratie• Rapportage

Page 23: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Fasering

1

2

3

4

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 24: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Fasering

1

2

3

4

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 25: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Proces

Proces

Rapportage

Integratie

Beschrijving

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 26: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Proces flowcharts

Page 27: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NLDe juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 28: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Tooling

Rooster

Planning

Registratie

Rapportage

Tool

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 29: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Rooster in TOPdeskPlanbord(Nu al live in Zwolle TOPdesk omgeving, nog geen operationele afhankelijkheid!)

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 30: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Rapportage

• Werkverdeling• Projectinzet• Werklast• Financiële

onderbouwing

Page 31: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Rapportage urenallocatie

Page 32: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Rapportage urenallocatie

Page 33: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

(ook) focus op financiën

Page 34: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Mensgerelateerdeproducten· Communicatie· Instructie / training· Borging· Adoptie

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 35: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Borging

Probleem

BetrokkenheidOplossingen

Draagvlak

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 36: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NLDe juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 37: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NLDe juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 38: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Omgeving

ITILLEN

Portfoliomanagement

Management

Resourcemanagement

Project TOPdesk

Procesmanagers

Back officemedewerkers

Demandmanagers

Projectleiders

………………..

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Strategischpersoneels plan

Page 39: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Elk voordeelHep z’n nadeel

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 40: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

PartnersGraag!

• Belangrijke stap richting BVOstructuur• In control• Financieel

• SSC beter aan te sturen• Prioriteren / selecteren• Heldere stuurinformatie

• Operatie geborgd• Rolduidelijkheid• Resources beschikbaar

• Focus op innovatie mogelijk

Liever niet…

• Afname directe invloed• Niet meer zelf medewerkers

kunnen kiezen• Keuzes moeten maken

• Op basis van harde feiten• Prioriteren / selecteren• Kiezen is verliezen

• Grotere scheiding SSC /partners• Afstand tussen medewerker en

personeel partners• Tussenpersoon nodig voor

toewijzen personeel

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 41: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Management SSC ICTGraag!

• Belangrijke stap richting BVOstructuur• In control• Financieel• Onderbouwde cases bij

partners• SSC beter aan te sturen

• Prioriteren / selecteren• Heldere stuurinformatie

• Operatie geborgd• Focus op innovatie mogelijk• Minder “gedoe” over

werkdruk of onderbezetting

Liever niet…

• Grotere scheiding tussenSSC en partners

• Conflicten met partners• “Doordrukken” projecten• Niet accepteren nee / later

• Afname autonomie• Langs inzetmanager

moeten

• Moeten kiezen• Kiezen is verliezen

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 42: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Teamleiders SSC ICTGraag!

• Ontzorging• Helderheid• Medewerkers kunnen beschermen• Beheercapacitieit geborgd• KPI’s beter haalbaar• Onderbouwing (rapportage)• Makkelijk (her)verdelen taken

Liever niet…

• Afname autonomie• Afhankelijk inzetmanager

• Moeten (bij-)sturen• Gedwongen keuzes te maken• Nee moeten zeggen tegen partners

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 43: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

inzetmanager SSC ICTGraag!

• Uitdaging• Duidelijkheid• Meer mandaat geeft

bewegingsruimte• Overzicht• In control kunnen zijn• Onderbouwde voorstellen kunnen

doen• Ruimte voor innovatie

Liever niet…

• Boeman moeten zijn• Minder “one of the guys”• 2 petten: collega en management

• Extra werklast• Roosteren• Rapporteren• Adviseren• Administratie

• Bureaucratie

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 44: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Teamleiders SSC ICTGraag!

• Helderheid• Belasting / belastbaarheid• Rolduidelijkheid

• Strakkere regie• Mensen kunnen beschermen• Mensen kunnen uitdagen• O.b.v. KPI’s beter sturen• Herverdelen eenvoudiger

• Ontzorging• Beheercapaciteit geborgd• Afscherming partners• Juiste mix intern-extern

Liever niet…

• Afname autonomie• Niet meer zomaar iemand

van taak af kunnen halenof ander werk geven

• Afhankelijk van RCM• Potentieel vertraagfactor

• Minder grip opinroostering

• Keuzes moeten maken• Mandaat kwijtraken• Bureaucratie

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 45: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Medewerkers mid officeGraag!

• Helderheid• Wie wanneer beschikbaar• Wie doet wat

• Ontzorging• Beschibaarheid

medewerkers wordtgeregeld

• Geen strijd meer overresources

• KPI’s beter haalbaar• Door focus teamleden

• Juiste mix intern-extern

Liever niet…

• Afhankelijkheid• Afname autonomie• Niet meer ad hoc

toewijzen• Buiten inroostering om

• Opgedrongen werkwijze• Bureaucratie

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 46: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Medewerkers back officeGraag!

• Helderheid• Werklast• Mandaat• Over- of onderbelasting• Structuur / werkwijze

• Bescherming• Tegen overbelasting• Tegen meerdere mensen die aan je

trekken• Uitdaging

• Interessante projecten en opdrachten

Liever niet…

• Afname autonomie• Niet meer zomaar ja mogen zeggen

tegen gebruiker• Minder invloed in indelen eigen

werkpakket

• Over schouder meekijken• Big Brother alert

• Bureaucratie• Registratiefabriek

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 47: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Projectleiders SSC ICTGraag!

• Beschikbaarheid mensen• Toegewezen is toegewezen

• Juiste mix intern-extern• Organisatie- en vakkennis

• Doorlooptijd projecten• Mensen écht beschikbaar

• Helderheid• Wie doet wat• Wie kan ik wanneer inzetten

Liever niet…

• Afname autonomie• Minder “cherrypicking”• Meer sturing van boven

• Afhankelijkheid inzetmanager• Afname invloed

• Overbodige bureaucratie• Afname flexibiliteit

• Nee verkopen aan klant

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 48: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Projectregistratie

• Overzicht komende en lopende projecten• Werk verdelen vanuit projecten• Stuurinformatie uit projecten

Page 49: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL 49

STRATEGIE ARCHITECTUUR

VERNIEUWING BEHEER

BUSINESS STRATEGIE

INFORMATIEBELEID

ICT BELEID

DEFINIËREN

BEWAKEN

INITIËREN

IDEE

PLAN UITVOER EVAL.

DAGELIJKSE OPERATIE

WIJZIG

ING

EN

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Ideaalplaatje (staat los van ONS SSC ICT!)

Page 50: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Projecten en hun relaties binnen ONS SSC ICT

Project A Project B

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Proj

ecte

nFa

sen

Activ

iteite

nW

ijzig

inge

nIn

cide

nten

Vero

orza

akt

door

wijz

igin

gen

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 51: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Projecten, fases, activiteiten

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 52: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Portfoliooverzicht

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 53: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Overzicht voortgang projecten

Page 54: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Urenregistratie

De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht

Page 55: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Uitwerking in de praktijkHoe het plan in de praktijk uitpakt

Page 56: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

En dan de praktijk· Processen· Tooling· Rapportage· Draagvlak

Page 57: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Geleerde lessenWat kunnen we nu al leren van deze casus?

Page 58: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Lessen· Afhankelijkheden managen· Draagvlak creëren· Werkwijze afdwingen vs masseren· Governance· Klantvraag

Page 59: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL

Presentatie terugkijken?

Bekijk deze presentatie online opwww.slideshare.net/TOPdesk

Page 60: De juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste opdracht - SEE 2016

Twitter mee: #SEE2016NL