Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

De interne audit bij het FAVVRaadgevend Comité - oktober 2007

Bert Matthijs

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 2

Inhoud• Waarom een interne audit• Aanpak binnen het FAVV• Definitie van interne audit• Scope van de interne audit • Actoren van de interne audit • Basisdocumenten• Opmaak van het auditprogramma• Audits op aanvraag• Uitvoeren van een interne audit• Pilootaudits• Auditprogramma 2007

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 3

Waarom een interne audit ?

• General Food Law (882/2004), artikel 4, paragraaf 6• Beschikking (2006/677/EG) van 29 sept 2006

• Verplichting onder ISO 9001, 17020 en 17025

• Businessplan 2004 – 2008 : kwaliteitszorg als strategische doelstelling

• Interne audit is een essentieel onderdeel van een moderne (overheids)organisatie

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 4

Aanpak binnen het FAVV

• Uitbouwen van de interne audit– Opgenomen en uitgewerkt in fase 3 (analyse) van

food@work

– Uitstel na crisis rond Aviaire influenza

– Herstart in september 2006

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 5

Definitie van interne audit (FAVV)

• Instrument dat het management van het FAVV moet helpen om de werking van het FAVV te verbeteren

• Onafhankelijke en objectieve activiteit– Stafdienst van de Gedelegeerd Bestuurder– Rapporteert aan Directiecomité en Auditcomité

• Systematische aanpak– Charter van de interne audit (missie, werkterrein, actoren,

verantwoordelijkheden en bevoegdheden en rapportering)– Deontologische code van de auditor– Vaste werkprocedures

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 6

Definitie van interne audit (3) : FAVV

• Een audit kijkt naar het systeem– Geen evaluatie van personen

– Niet repressief maar constructief

– Aandacht voor de identificatie van goede praktijken

– Voorbeeld : • Vaststelling : controleur weet niet wat te doen in bepaalde situatie

• Mogelijke oorzaak : geen of onduidelijke richtlijnen, gebrek aan doorstroming van informatie, gebrek aan opleiding, …

• Evalueren en verbeteren– Auditverslag vermeldt positieve punten, pijnpunten en

aanbevelingen

– Opmaak van een verbeterplan

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 7

Scope van de interne audit (1)

• Scope = Audituniversum = Alle diensten en activiteiten van het FAVV(Hoofdbestuur, PCE’s, laboratoria, eventueel andere indien voorzien in wetgeving, protocollen…)

• Het Directiecomité van het FAVV delegeert alle verantwoordelijkheden inzake auditactiviteiten aan de Dienst Interne Audit, die hierover zal rapporteren aan het Auditcomité en het Directiecomité.

Alle interne audits vallen onder de coördinatie van de Dienst Interne audit

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 8

Scope van de interne audit (2)

• Binnen de scope bestaan er 3 activiteiten-pijlers

• 3 auditcategorieën– Geprogrammeerde ‘nieuwe’ audits– Geprogrammeerde ‘opvolgingsaudits’

(naar aanleiding van vaststellingen vorige audits)

– Niet geprogrammeerde audits op aanvraag

Onderdeel van het Auditprogramma

Specifieke procedure

Pijler 1 Pijler 2 Pijler 3

Kwaliteitshandboek ISO

De kernactiviteiten van het FAVV,

verordening 882/2004

Overige activiteitenB&B, ICT, Logistiek, Juridische dienst, …

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 9

Actoren van de interne audit

• Auditcomité

• Dienst interne audit, kwaliteitszorg en preventie (IAQP), cel interne audit

• Pool van auditoren

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 10

Actoren van de interne audit : Het auditcomité (1)

• Auditcomité onafhankelijkheid !– Kader

• wettelijke basis = KB van 16 mei 2001• samengesteld uit 5 personen• charter + huishoudelijk reglement

– Opdracht• “de gedelegeerd bestuurder en het directiecomité van het

agentschap bijstaan door toezicht te houden over de werking van het FAVV”

– Taken• het jaarlijks auditprogramma, de tussentijdse auditaanvragen en de

trimestriële revisies van het jaarlijks auditprogramma te beoordelen• een globaal zicht te hebben op alle audits, zowel door internen als

door externen uitgevoerd• de uitgevoerde audits te evalueren• alle gegevens in een jaarverslag te verwerken

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 11

• Samengesteld uit :– Eén persoon aangeduid door de GB die ook voorzitter is :

Herman Diricks– Twee leden aangeduid door de GB op voordracht van het

Raadgevend Comité : Robert Rémy (Testaankoop) en Yvan Dejaegher (Bemefa)

– Eén persoon aangeduid door de Minister – Eén externe expert inzake kwaliteit en / of audit,

aangeduid door de GB op voorstel van de 4 voornoemde leden : Peter Maes (directeur Quality Coaching)

Actoren van de interne audit : het auditcomité (2)

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 12

Actoren van de interne audit : de dienst IAQP (1)

• Bestaat uit : interne audit, ombudsdienst, kwaliteitszorg en preventie en bescherming op het werk– Ondergebracht bij de stafdiensten van de

gedelegeerd bestuurder

– 2 voltijdse auditeurs (NL + FR)

– Diensthoofd kan ook audits uitvoeren

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 13

• De Dienst IAQP vervult rol van ‘bewaker’ van integrale kwaliteit en uniformiteit door– Te beschikken over één geïntegreerd accuraat overzicht van

alle audit activiteiten binnen het FAVV (opmaak geïntegreerd auditprogramma – Trimestriële revisie)

– Het coördineren en eventueel bijsturen van de audit activiteiten

(handhaven gebalanceerde spreiding – uitvoering van auditprogramma)

– Standaardisatie van te volgen auditprocedures en methodieken – Bewaking van de kwaliteit van de auditorspool

• Opleidingstraject, terreinervaring, begeleiding, …

– Kennisbeheer• Archivering van auditverslagen en bijlagen

Actoren van de interne audit : de dienst IAQP (2)

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 14

Actoren van de interne audit : de auditorspool• Auditorspool

– Veel auditervaring binnen FAVV bodyshopping– Verzekert juiste technische expertise– Verhoogt acceptatie & vermindert repressief imago

• Samenstelling– Medewerkers NICE die evaluaties uitvoeren– Q-team van DG Labo– Op langere termijn : ook anderen

• Externe auditoren : enkel voor gespecialiseerde taken (ICT, financieel…)

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 15

Basisdocumenten

• Charter van de interne audit • Deontologische code voor de auditor• Huishoudelijk reglement auditcomité• 3 procedures van de interne audit

– Opmaken van het Auditprogramma– Aanvragen van een audit buiten het Auditprogramma– Uitvoeren van een audit

Deze basisdocumenten werden gevalideerd door het Directiecomité en het Auditcomité.

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 16

Opmaak van het auditprogramma (1)• Verschillende stappen en timing :

‘Bottom up’ identificatie van de potentiële audits vanuit de DG’s op 3 activiteiten-pijlers

Standaard model (kritische domeinen,

argumentatie en ranking)

Standaard model voor Jaarprogramma Interne Audit

Jaar Programma

Draft Geïntegreerd Auditprogramma

Afstemming met Auditcomité

Deadline: W4 november

Validatie Directiecomité

Vraag: 1 septemberDeadline: 30 september

Deadline: 30 oktober

Deadline: W2 november

Deadline: W4 november

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 17

Opmaak van het auditprogramma (3)

• Keuze van de uit te voeren audits :

5 5 10 15 20 25

4 4 8 12 16 20

3 3 6 9 12 15

2 2 4 6 8 10

1 1 2 3 4 5

Kans

Impact1 2 3 4 5

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 18

Aanvragen van een audit

• Audits die niet in het programma zijn opgenomen

• Kunnen aangevraagd worden door:– De Minister of zijn / haar kabinet– De Gedelegeerd bestuurder van het FAVV – Een Directeur-generaal van het FAVV– Een lid van het Auditcomité – Het hoofd van de Dienst IAQP

• Gemotiveerde aanvragen via standaardformulier

• Goedkeuring door directiecomité

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 19

Uitvoeren van een audit

-4 -3 -2 -1 1 2 3 4

Au

dit

or(s

)G

eau

dit

eerd

e

• Reageren op draft verslag

Uitvoering missie X

Draft rapport

• Vragenlijst terug naar

auditor

Finaal rapport

• Cyclus ‘Vooraankondiging – Finaal Rapport’: 2 maanden

• Duur van een audit: maximaal 1 week

TIJDS-AS: WEKENAankondiging missie

X:• Missie beschrijving• Agenda• Vragenlijst

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 20

Uitgevoerde pilootaudits

• Eén per pijler :

– ISO (Pijler 1) : Documentenbeheer + analyse nitrofuranen (Gentbrugge), samen met Q-team DG Labo

– FVO-scope (Pijler 2) : Controles in bakkerijen (Waals-Brabant), samen met NICE

– Andere activiteiten (Pijler 3) : aankoopprocedure

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 21

Auditprogramma 2007 (1)

• Voor ½ jaar : 1 juli 31 december 2007

• Eerste pijler : – ISO 9001 : in functie van certificatie

• Sectorgidsen

• Ombudsdienst

• BIRB, incl. DMO’s

• Opleidingen

• Wetgeving

• IT-beveiliging

• Directie

– ISO 17025 : 13 managementaudits + 12 technische audits

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 22

Auditprogramma 2007 (2)

• Tweede pijler (FVO – 882/2004) : 6 audits – Vacht slachtdieren + Beltrace : 2 audits

(PCE West-Vlaanderen + UPC Hainaut)

– Rauwe melk : 2 audits

(PCE Limburg + UPC Luxembourg)

– Vervoer varkensvlees : 2 audits

(PCE Oost-Vlaanderen + UPC Namur)

• Derde pijler : 1 audit (administratieve boetes)

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 23

Vous êtes de l’Agence Alimentaire ?

Vite, les souris sont dans la cuisine…!!!

YVAN LE TERRIBLE

Audit : A profession that serves the whole organization