1 - 27/11/14

De informatiebeheerders: de ambassadeurs van de dienst informatiebeheerPresentatie op BAD 2014Caroline Van Camp – dienst Informatiebeheer

2 - 27/11/14

Hoe het allemaal begon

3 - 27/11/14

De uitdaging: hoe gaan we van hier…

4 - 27/11/14

…naar daar?

5 - 27/11/14

Fase 1: 2010 – 2011: opbouwen digitale klassementen

6 - 27/11/14

Succesfactoren

• Projectmatige aanpak• Gesteund door het management• Aandacht voor veranderingsbeheer:

communicatie en opleidingen• Persoonlijke aanpak• Projectdoelstellingen positief onthaald.

Grote bereidheid om mee te werken op de meeste diensten.

• Informatiebeheerder als ambassadeur• Persoonlijke aanpak

7 - 27/11/14

Lessons learnt• Balans vinden tussen algemene

afspraken en klantgerichte aanpak• Kwaliteit van de klassementen is

afhankelijk van de “kwaliteit” van de werkgroepleden en het diensthoofd

• Kritische succesfactor: nazorg• Afstemming met ICT kende wat ups en

downs (Th. Davenport en Jan Van Hee)• Idee dat technologie alles kan oplossen

• Verwaarlozing van de menselijke kant van informatie

• IT – als statussymbool

Eerste keer dat IT “plooit” voor business, maar het gaat niet zonder slag of stoot.

8 - 27/11/14

De provinciale informatiebeheerder

Tijdens het project:•aanspreekpunt voor het projectteam•aanspreekpunt voor de eigen dienst ivm het project•is trekker van de werkgroep van de eigen dienst•maakt deel uit van de werkgroep van eigen dienstNa afloop van het project: • blijven zij verantwoordelijk voor het beheer van hun dienstklassement• bewaken zij de gemaakte afspraken• zijn zij aanspreekpunt voor DICT mbt het beheer van de rechtengroepen

voor hun klassement

9 - 27/11/14

Fase 2: Papier in beweging 2011 - 2013

10 - 27/11/14

Papier in beweging

11 - 27/11/14

De rol van de informatiebeheerder breidt uit

• Aanspreekpunt voor de organisatie van de opruimdagen per dienst• Aanspreekpunt voor het verfijnen van de selectielijst• Eindverantwoordelijke van de dienst voor de archivering

⇒De informatiebeheerder wordt archiefaanspreekpunt⇒Papier en digitaal ontmoeten elkaar

12 - 27/11/14

De opruimdagen

13 - 27/11/14

Resultaat opruimdagen

639 witte bakken opgehaald = 153 360 kilo papier!!!

14 - 27/11/14

Fase 3: dienst Informatiebeheer wordt geboren (2013)

15 - 27/11/14

Wij zijn wij?

• Archiefdienst, administratieve bibliotheek, bibliotheek departement cultuur

• Nieuw diensthoofd + nieuwe archivaris

• Wij willen de natuurlijke partner zijn voor ICT en business voor trajecten met (digitaal) informatiebeheer: digitaal werken, digitaal dossierbeheer, digitaal…

16 - 27/11/14

De informatiebeheerder

17 - 27/11/14

Netwerk van informatiebeheerders

• 1 à 2 informatiebeheerders per dienst • In totaal ongeveer 40 informatiebeheerders• Nadruk op centrale administratie (diensten van nieuwe

provinciehuis)

18 - 27/11/14

Duidelijke taken afgesproken

19 - 27/11/14

Continue opvolging

• Opleidingen bij de start van hun rol maar ook bijscholingstrajecten.• Eigen pagina op intranet• Yammer-groep• Nieuwsbrief

20 - 27/11/14

Ambassadeursrol

21 - 27/11/14

Leerpunten

22 - 27/11/14

Bedankt

DIENST INFORMATIEBEHEERDepartement LogistiekPaS - Provinciehuis aan de Singel,Desguinlei 100, 2018 AntwerpenT 03 240 55 87www.provant.be