De ideale buitendienst

Gemeente Velsen

Pagina 2

Inhoudsopgave

datum vrijgave beschrijving revisie 2.0 goedkeuring vrijgave

15-03-2019 Definitief

Colofon

projectnr. 436015Revisie 1.0 definitief

AuteursThijs van BerkelTheus van den BroekAndré van de KraatsPeter Zuurbier

OpdrachtgeverGemeente Velsen

Datum van uitgave:18 februari 2019

Contactadres:Monitorweg 291322BK AlmerePostbus 100441301AA Almereinfo.nl@anteagroup.com

Copyright © 2019Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaarworden gemaakt door middel van druk, fotokopie, elektronisch of opwelke wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de auteurs.

1 Samenvatting 3

22.12.22.3

InleidingAanleidingRoutekaart Aanpak

6678

33.13.2

AnalyseFoto uitgangssituatieSamenvatting foto uitgangssituatie

9912

44.14.24.34.44.5

ToekomstVisie en criteriaConfrontatie visie – fotoKeuzeproces scenario’sVoorkeurscenario ideale buitendienstFormatie

141415161821

55.15.25.35.45.5

AanbevelingenInrichten wijkgerichte organisatiePersoneel & procesTaken analyseren en herschikken ImplementatieKostenindicatie implementatie

222223242526

Bijlagen 28

Pagina 3

An

alys

eTo

eko

mst

sce

nar

ioA

anb

evel

inge

n

1 Samenvatting (1/3)

Inle

idin

gSa

men

vatt

ing

AanleidingDe gemeente Velsen beschikt over een eigen buitendienst die diverse taken verricht in de openbare ruimte, waaronder groenonderhoud, onderhoud verhardingen en onderhoud rioleringen. De gemeente Velsen wil weten waar de buitendienst staat, waar kansen liggen om verder door te ontwikkelen en hoe deze kansen vervolgens in concrete acties en voorwaarden kunnen worden vertaald. Wat is het best passende scenario voor de buitendienst van de gemeente Velsen? Antea Group heeft hier, samen met gemeente en inwoners, onderzoek naar gedaan. Deze rapportage is het resultaat.

Routekaart en aanpakAls onderdeel van dit onderzoek naar de toekomst van de buitendienst heeft een deskstudie van aangeleverde documenten, overleggen en werksessies, interviews met medewerkers en leidinggevenden en een scenariodag met inwoners, raadsleden en medewerkers plaatsgevonden.

Analyse: foto uitgangssituatieUit de foto van de uitgangssituatie komt naar voren:• Dienstverlening staat centraal in de toekomstige organisatie; dicht bij de burger, van buiten naar binnen, snel en

duidelijk.• Inwoners hechten waarde aan een schone en groene leefomgeving en vragen een actieve dienstverlenende houding

van de gemeente.• Medewerkers zijn betrokken en gedreven en hebben verantwoordelijkheidsgevoel en veel lokale kennis. Door

veroudering van personeelsbestand en ziekte is er sprake van verminderde capaciteit en inzetbaarheid. • Het takenpakket van de buitendienst is breed, niet in evenwicht met de formatie en sluit onvoldoende aan op de

dienstverleningsvisie. Er is een beperkte relatie tussen de begroting met uren en de daadwerkelijke benodigde inzet.• De complexiteit van de werkzaamheden is toegenomen (participatie, transparantie, communicatie), de beschikbare

capaciteit is gelijk gebleven.• Er is onvoldoende samenhang tussen de bovenwijkse ploeg & groenploeg en binnen & buiten. Samenwerking met

andere partners is beperkt.

Pagina 4

An

alys

eTo

eko

mst

sce

nar

ioA

anb

evel

inge

n

1 Samenvatting (2/3)

Inle

idin

gSa

men

vatt

ing

Toekomst: Dichtbij de samenlevingOp basis van de analyse is de volgende visie voor de buitendienst geformuleerd:

“Een in de toekomst volwaardige buitendienst die over de juiste deskundigheid en competenties beschikt om het beheer van de openbare ruimte in te vullen. De buitendienst heeft grip op de werkzaamheden en opereert flexibel, is zichtbaar, staat dichtbij de samenleving en is sociaal betrokken. Samenwerken binnen de eigen organisatie, met burgers en andere organisaties kenmerkt de werkwijze.”

Het best passende scenario bij deze visie is ‘dichtbij de samenleving’. Het draagt de beste oplossing aan voor de gevonden knelpunten en vooraf gestelde criteria:1. Goed contact met de samenleving: communicatie, dienstverlening & participatie2. Maatschappelijke verantwoordelijkheid: inzet speciale doelgroepen & overheidsgelden3. Grip op kwaliteit van de buitenruimte: borgen van schone, hele en veilige leefomgeving4. Voldoende slagkracht van de buitendienst: inzetbaarheid fysiek, kennis & vaardigheden5. Haalbare en betaalbare implementatie: kosten, complexiteit & personeel

In het scenario wordt voor het onderhoud in de buitenruimte het best mogelijke samenspel gezocht tussen de eigen buitendienst, de aannemer en de inwoners. De buitendienst is zichtbaar, benaderbaar en blijft in contact met de inwoners. Ze heeft drie belangrijke opdrachten: regulier onderhoud, klachten & meldingen en maatschappelijke activiteiten. Dit doet ze zoveel mogelijk samen met mensen ‘met afstand tot de arbeidsmarkt’ en andere speciale doelgroepen. Voor fysiek zware, omvangrijke of bijzondere klussen, die je met speciale machines goedkoop en snel kan doen, schakelen we graag een aannemer in of zoeken we samenwerking met andere gemeenten. Verder wil de buitendienst de omgeving zoveel mogelijk actief betrekken bij het beheer en onderhoud. De buitendienst blijft helpen bij allerlei evenementen en (inwoners)initiatieven, maar ze doet dat zoveel mogelijk in partnership (samenwerking met).

Pagina 5

An

alys

eTo

eko

mst

sce

nar

ioA

anb

evel

inge

n

1 Samenvatting (3/3)

Inle

idin

gSa

men

vatt

ing

Aanbevelingen Antea Group implementatie• Richt een wijkgerichte organisatie in met wijkploegen voor service en regulier onderhoud. Werk vanuit

steunpunten en één centrale werf.• Kijk strategisch naar het vervangen van de uitstroom door pensionering. Sluit met functiebeschrijvingen en –

waardering aan bij de nieuwe situatie. Houdt rekening met een implementatietijd en extra opleiding;• Houdt werkprocessen en –methodieken kritisch tegen het licht en beschrijf deze in het licht van de nieuwe

situatie. Leg ambities en verwachte prestaties, zowel intern als extern, vast, bijvoorbeeld in dienstverleningsovereenkomsten.

• Stel een implementatieplan voor het scenario ‘dichtbij de samenleving’ op met een helder route. Het implementatieplan beschrijft, rangschikt en faseert de acties nodig voor een succesvolle en gedragen invoering.

• Reserveer als financiële consequenties van de implementatie circa € 225.000 eenmalig en € 350.000 structureel.

Pagina 6

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

An

alys

eTo

eko

mst

sce

nar

ioA

anb

evel

inge

nIn

leid

ing

Sam

enva

ttin

g

2.1 Aanleiding: de ideale buitendienstDe gemeente Velsen beschikt over een eigen buitendienst die diverse taken verricht in de openbare ruimte, waaronder groenonderhoud, onderhoud verhardingen en onderhoud rioleringen. De gemeente Velsen wil weten waar de buitendienst staat, waar kansen liggen om verder door te ontwikkelen en hoe deze kansen vervolgens in concrete acties en voorwaarden kunnen worden vertaald. Wat is het best passende scenario voor de buitendienst van de gemeente Velsen? Antea Group heeft hier, samen met gemeente en inwoners, onderzoek naar gedaan. Deze rapportage is het resultaat.

2 Inleiding

Pagina 7

An

alys

eTo

eko

mst

sce

nar

ioA

anb

evel

inge

nIn

leid

ing

Sam

enva

ttin

g

2.2 RoutekaartAntea Group heeft samen met de gemeente Velsen een routekaart opgesteld met daarin het proces (route) om met inbreng van en terugkoppeling aan medewerkers, inwoners en Raadsleden tot het toekomstscenario van de ideale buitendienst te komen.

Pagina 8

2.3 Aanpak

De doorlopen route bestaat uit heldere stappen waarin de nadruk lag op draagvlak, interactie en dialoog. Onderdeel van de route waren onder andere:

• Deskstudie van de huidige situatie;• Interviews met medewerkers en leidinggevenden

(buitendienst, HR, financiën, wethouders);• Werfsessies met medewerkers buitendienst;• Overleggen met de projectgroep; • Overleggen met de stuurgroep;• Scenariodag met inwoners, raad en medewerkers.

Impressie scenariodag met inwoners, raad en medewerkers

Impressie werfsessie met medewerkers buitendienst

An

alys

eTo

eko

mst

sce

nar

ioA

anb

evel

inge

nIn

leid

ing

Sam

enva

ttin

g

Pagina 9

3 Analyse

3.1 Foto uitgangssituatieDe ‘foto’ van de uitgangssituatie geeft inzicht in de belangrijkste kenmerken van de organisatie van de buitendienst en het integraal werken van de binnendienst. Het is inzicht is verkregen op basis van bureaustudie van aangeleverde documenten, groepsgesprekken en interviews met medewerkers en leidinggevenden. Om een compleet beeld te krijgen, is gekeken naar de volgende onderdelen:

• Doelstelling en visie;

• Organisatie;

• Afbakening en werkzaamheden;

• Personeel, formatie en uurbesteding;

• Instrumenten, tractie en materiaal;

• Financiën;

• Cultuur;

• Wensen ideale buitendienst.

Toek

om

stsc

en

ario

Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gA

nal

yse

Inle

idin

g

Pagina 10

Doelstelling en visie• Dienstverleningsvisie vastgelegd. Kern-

waarden: eerlijk, oprecht, betrouwbaar en rechtvaardig.

• Centraal in de dienstverlening: Van buiten naar binnen, open en transparant, snel en duidelijk, online waar het kan - offline waar het helpt, persoonlijk & dichtbij, samen, gezond verstand.

• Collegeprogramma: vergroten kwaliteit publieke dienstverlening, vernieuwen werkwijze gemeente, duurzaam Velsen, versterken ondernemersklimaat, leefomgeving en leefbaarheid, zorgen dat iedereen meedoet.

• Bij bestuur behoefte om kwaliteits-discussie te voeren over ambitie. Daarnaast kritisch kijken naar taken in relatie tot dienstverlening.

• Mensen in hun kracht zetten -> zelf de handschoen oppakken. Talent aan zet.

• Een volwaardige buitendienst.• SROI daar waar mogelijk intensiveren,

zonder werk te verdringen.• Doelstelling verduurzaming

bedrijfsvoering (wagenpark, materialen, werkwijze).

Financiën• De budgetten voor de buitendienst zijn beperkt. De

opzichters zijn budgethouder, andere medewerkers van de buitendienst in aantal gevallen budgetbeheerder.

• Wijzigingen in areaal worden wel vertaald in financiën, maar niet in werkplan en daarmee omgezet in FTE’s.

Instrumenten, tractie, materiaal en middelen• Er is één goed geoutilleerde gemeentewerf (Amsterdam-

seweg) en één wijkpost. • De buitendienst is voorzien het materiaal om de taken

zelfstandig uit te voeren, waaronder een vrachtauto, pick-ups, tractoren, een shovel en grafdelfmachine.

• Vervangingsplanning voor groot materieel aanwezig, planperiode 2018-2028.

• Voor klein materieel c.q. gereedschappen vast jaarbudget aanwezig.

• Er is een beheersysteem dat beperkt toegankelijk is voor de buitendienst.

• Buitendienst niet gefaciliteerd in mutatiebeheer. Er is geen mutatieprotocol voor areaal, waardoor er momenteel vervuiling en een achterstand optreedt.

• Sinds Q3 slim melden geïntroduceerd, meldingen laagdrempeliger, verwachte toename omvang.

Afbakening en werkzaamheden• Totaal 53 activiteiten, onderverdeeld naar 163 taken met uren. Zie

bijlage 1 voor een compleet overzicht van deze taken. • Er is een werkplan aanwezig van waaruit op hoofdlijn af te leiden is wat

het takenpakket van de buitendienst is. Er is geen DVO/SLA aanwezig. • Het huidige takenpakket sluit onvoldoende aan op dienstverleningsvisie.• Men geeft aan dat binnen en buiten twee werelden zijn. De

communicatie is niet optimaal.• Naast de buitendienst zijn diverse aannemers en IJmond Werkt actief in

het beheer van de buitenruimte. Daarnaast zijn 6 medewerkers van IJmond werkt ondergebracht bij de buitendienst.

• Toezicht door BD & opzichters op eigen werkzaamheden. Toezicht dagelijks onderhoud aannemers door opzichters, m.u.v. verlichting.

• Voor groen is helder welke kwaliteit geleverd moet worden, voor grijs is dit diffuser. Hierdoor is ambitie-benodigde inzet lastig te bepalen.

• Een aantal taken zijn opvallend vanwege de grote inzet: onderhoud OVL (2 fte), onderhoud natuur/bosgebieden (3,5 fte), begraafplaatsen (4 fte), Allerzielen (0,6 fte) en Pierenbadje (0,5 fte).

Cultuur• De medewerkers zijn betrokken en gedreven, hebben

verantwoordelijkheidsgevoel en veel lokale kennis.• Er zijn verschillen tussen de teams groen en bovenwijks

aanwezig, creatief-planmatig, flexibel-gestructureerd.• Er is een scheiding doordat de bovenwijkse ploeg de

gemeentewerf als basis heeft en de groenploeg de wijkpost.

• Er is weinig terugkoppeling en afstemming tussen binnen-buiten.

• Aansturing vindt plaats door 2 teamleiders met opvallend grote ploegen om aan sturen

• Omdat duidelijke kaders ontbreken wordt eigen invulling aan werkzaamheden gegeven.

• Er is een sterke gerichtheid op ad hoc en servicetaken, daardoor komt het structurele werk in de knel.

• Er is een spanning tussen plannen en vrijheid.• In de teams is verschil in taakvolwassenheid.• Waardering buitendienst gemeentebreed aandachtpunt

Personeel, formatie en uurbesteding en werkzaamheden• De formatie van de buitendienst bestaat uit 46,12 FTE aan

formatieplaatsen. • Totaal beschikbare capaciteit is 47,61 FTE, bestaande uit 42

medewerkers, 2 teamleiders en 1 coördinator. • De theoretische overbezetting is 1,49 FTE. Dit is inclusief 1,22 FTE

externe inhuur. • Door veroudering van personeelsbestand en ziekte is er sprake van

verminderde capaciteit en inzetbaarheid.• Netto beschikbare uren (minus verlof + ziekte) 1.508 uur, dit is relatief

hoog (gemiddeld 1.350-1.450). • Het aantal bruto productieve uren ligt op 1.846 uur (o.b.v. takenlijst,

excl. extra inzet & teamleiders), er wordt gerekend met 1.410 bruto productieve uren.

• Er is nu veel verlof door 36/40-werkweek, per 1 januari 2019 vervalt dit.• Het ziekteverzuim is 7,9 % (gemiddelde peiljaar 2016-2018). Het

landelijk gemiddelde is buiten 6,0-6,5%. Onderscheid tussen korte en langdurige afwezigheid door ziekte. Het overgrote deel betreft langdurige ziekte.

• De gemiddelde leeftijd van de buitendienst is 51 jaar.• De medewerkers zijn gemiddeld 12,5 jaar in dienst van de gemeente.• De leeftijdsopbouw is zodanig, dat er in de buitendienst in de periode

2019-2024 12 medewerkers met pensioen gaan.• Er zijn generieke functieprofielen en een uniforme functiewaardering

aanwezig.

Organisatie• De complexiteit van werkzaamheden van

de buitendienst zijn in de loop der jaren toegenomen (participatie, transparantie, communicatie), de beschikbare capaciteit is gelijk gebleven.

• De relatie tussen binnen en buiten is beperkt.

• Administratieve taken zijn niet separaat belegd.

• Positie & invulling van opzichters niet helder belegd.

• Tijdschrijven vindt plaats. Echter in op algemene posten, waardoor geen relatie met de taken en activiteiten gelegd kan worden.

Foto uitgangssituatie – bevindingen

Pagina 11

Foto uitgangssituatie – wensen ideale buitendienst

INWONERS

• Schoonhouden van de openbare ruimte & groen op orde houden;

• Actieve houding gemeente;

• Zichtbaarheid / open en transparante communicatie gemeente;

• Luisteren naar inwoners, inwoners serieus nemen, beloftes nakomen;

• Voldoende handhaving.

BESTUUR

• Zichtbaar en trots in de samenleving;

• Actieve communicatie met burgers en andere stakeholders;

• Dienstverlening naar burgers bij ideeën, wensen, klachten en meldingen;

• Kansen bieden aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt;

• Borgen kwaliteit van de leefomgeving;

MANAGEMENT

• Grip op kwaliteit, risico’s en kosten in de openbare ruimte (veiligheid & kapitaalwaarde);

• Verantwoord besteden gemeenschapsgeld (efficiënt en effectief);

• Flexibel en snel inzetbaar bij bijzondere situaties;

• Duurzame inzetbaarheid van het personeel.

OPERATIE

• Duidelijkheid en diversiteit takenpakket;

• Oplossen en voorkomen werkdruk (productiviteit en vergrijzing);

• Behouden + vergroten kennis (veel ervaringskennis in hoofden oudere werknemers);

• Meer eenheid in de bedrijfsvoering (werkvelden, locaties);

• Aandacht voor (functie)waardering en groeimogelijkheden.

Toek

om

stsc

en

ario

Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gA

nal

yse

Inle

idin

g

Pagina 12

3.2 Samenvatting foto uitgangsituatie

• Dienstverlening centraal in de toekomstige organisatie; dicht bij de burger, van buiten naar binnen, snel en duidelijk.

• Inwoners hechten waarde aan een schone en groene leefomgeving en vragen een actieve dienstverlenende houding van de gemeente.

• Medewerkers zijn betrokken en gedreven en hebben verantwoordelijkheidsgevoel en veel lokale kennis. Door veroudering van personeelsbestand en ziekte is er sprake van verminderde capaciteit en inzetbaarheid.

• Het takenpakket is breed, niet in evenwicht met de formatie en sluit onvoldoende aan op de dienstverleningsvisie. Er is een beperkte relatie tussen de begroting met uren en de daadwerkelijke benodigde inzet.

• Complexiteit werkzaamheden toegenomen (participatie, transparantie, communicatie), de beschikbare capaciteit is gelijk gebleven.

• Samenwerking. Er is onvoldoende samenhang tussen de bovenwijkse ploeg & groenploeg en binnen & buiten. Samenwerking met andere partners is beperkt.

Toek

om

stsc

en

ario

Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gA

nal

yse

Inle

idin

g

Pagina 13

Planmatige werkzaamheden om de openbare ruimte op gewenst niveau te houden.

Bijvoorbeeld:- Schoffelen en maaien - Herstraten- Rioolvervangingen- Inspecties

Door:- Buitendienst- Aannemers- IJmond werkt

Regulier onderhoud

Dagelijksonderhoud

Maatschappelijk onderhoud

Verhelpen van onverwachte schades op basis van klachten, meldingen en calamiteiten.

Bijvoorbeeld: - Takken- Losse tegels- Verzakkingen - Stormschade

Door:- Buitendienst- Aannemers

Ondersteunen bij of faciliteren van evenementen en burgerparticipatie.

Bijvoorbeeld:- Communicatie- Markt - Allerzielen- Zelfbeheerprojecten

Door- Buitendienst

Proces is sterk echter gericht dagelijks en maatschappelijk onderhoud, daardoor komt het structurele regulier onderhoud in de knel.

Toek

om

stsc

en

ario

Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gA

nal

yse

Inle

idin

g

Samenvatting foto uitgangsituatie

Pagina 14

4 Toekomst

Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

Toek

om

stsc

en

ario

An

alys

e

4.1 Visie en criteriaOp basis van de analyse is de volgende visie voor de buitendienst geformuleerd:

“Een in de toekomst volwaardige buitendienst die over de juiste deskundigheid en competenties beschikt om het beheer van de openbare ruimte in te vullen. De buitendienst heeft grip op de werkzaamheden en opereert flexibel, is zichtbaar, staat dichtbij de samenleving en is sociaal betrokken. Samenwerken binnen de eigen organisatie, met burgers en andere organisaties kenmerkt de werkwijze.”

Om goed antwoord te geven moet een scenario voor de nieuwe situatie voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Goed contact met de samenleving: communicatie, dienstverlening & participatie2. Maatschappelijke verantwoordelijkheid: inzet speciale doelgroepen & overheidsgelden3. Grip op kwaliteit van de buitenruimte: borgen van schone, hele en veilige leefomgeving4. Voldoende slagkracht van de buitendienst: inzetbaarheid fysiek, kennis en vaardigheden5. Haalbare en betaalbare implementatie: kosten, complexiteit & personeel

Bijlage 4 zijn deze criteria nader uitgewerkt.

Pagina 15Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

Toek

om

stsc

en

ario

An

alys

e

4.2 Confrontatie Visie – Foto….Wat moet opgelost worden?

1. GOED CONTACT MET DE SAMENLEVING

• Organisatie niet ingericht op toename integrale dienstverlening (2 locaties afzijdig van publiek, gescheiden groen en bovenwijks).

• Processen niet ingericht op groei dagelijks onderhoud (verhelpen klachten en meldingen vraagt veel uren).

• Processen niet ingericht op maatschappelijk onderhoud (geen kaders/randvoorwaarden vastgelegd, ad hoc en opportunisme).

• Organisatie niet toegerust op contact inwoners (bewustzijn/vaardigheden/proactiviteit onvoldoende ontwikkeld).

2. MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID

• Mogelijkheden voor inzet kansen-baners en speciale doelgroepen (wordt gedaan, kan uitgebreider, begeleiding vaak struikelblok).

• Verantwoorde inzet middelen lastig te controleren (geen link binnen-buiten en wijk-bovenwijks, geen registratie /nacalculatie).

3. GRIP OP KWALITEIT VAN DE BUITENRUIMTE

• Regulier onderhoud leidt onder zuigkracht dagelijks en maatschappelijk onderhoud (klachten en meldingen krijgen voorrang).

• Budget/formatie-tekort (toenemende onderhoudsbehoefte en teruglopende productiviteit).

• Aansturing minder optimaal (veel administratieve taken, te grote span of control / complexiteit huidige leidinggevenden).

• Minder grip op resultaat (discontinuïteiten binnen-buiten en groen-bovenwijks).

4. VOLDOENDE SLAGKRACHT VAN DE BUITENDIENST

• Verlaagde slagkracht en flexibiliteit (veroudering personeel, fysieke belastbaarheid en toenemende complexiteit).

• Zorg behoud en werving gekwalificeerd personeel (minder aantrekkelijk door lage (functie)waardering).

• Verlies van kennis en ervaring (versnelde uitstroom komende jaren via pensionering).

• Competenties en vaardigheden sluiten onvoldoende aan bij participatie en begeleiding speciale doelgroepen.

Pagina 16Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

Toek

om

stsc

en

ario

An

alys

e

4.3 Keuzeproces scenario’s ideale buitendienst

Om tot een ideale buitendienst te komen zijn op basis van deze visie drie scenario's verkend. In bijlage 3 zijn wordt per scenario ingegaan op de kenmerken en de voor- en nadelen.

MEER MET PARTICIPATIE:* Inrichten buitendienst op toename dienstverlening.* Voor schoon en heel meer inzet kansen-banen (IJmond werkt).* Hiertoe naar een buitendienst met extra competenties.* Stimuleren en faciliteren beheerinitiatieven van inwoners.z

IN EIGEN HAND: * Inrichten buitendienst op toename dienstverlening.* Instroom extra mensen m.n. voor schoon, heel en veilig.* Buitendienst goed uitgerust en opgeleid.* Faciliteren beheerinitiatieven van inwoners .

MEER NAAR DE MARKT:* Inrichten buitendienst op toename dienstverlening.* Voor schoon, heel en veilig meer aannemer inzetten.* Naar een compacte, flexibele buitendienst op servicetaken* Faciliteren beheerinitiatieven van inwoners.

Pagina 17

Op basis van deze scenario’s heeft op 12 januari 2019 een scenariodag plaatsgevonden samen met inwoners, raadsleden en medewerkers van de gemeente. Op deze dag zijn de verschillende scenario’s beoordeeld. Hieruit komt naar voren dat men de voorkeur heeft voor een combinatie tussen de drie scenario’s.

Scenariodag 12-01-2019

Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

Toek

om

stsc

en

ario

An

alys

e

Pagina 18

Op basis van de resultaten van de scenariodag is een vierde scenario uitgewerkt, een combinatie van de drie scenario’s:

Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

Toek

om

stsc

en

ario

An

alys

e

Dichtbij de samenleving

Per doelgroep zijn de belangrijkste aspecten op een rij gezet:

DE BUITENDIENST:

1. Ingericht op dienstverlening, dichtbij de burger;

2. Stimuleert en faciliteert beheer-initiatieven van inwoners;

3. Biedt waar mogelijk ruimte en begeleiding voor kansen-baners en speciale doelgroepen;

4. Heeft een duidelijk eigen takenpakket in zichtbaar regulier onderhoud;

5. Groei geen doel op zich, slagkracht en continuïteit zijn het belangrijkst;

DE MARKT:

6. Krijgt grotere rol in (fysiek) zware / specialistische / logisch onderhoud;

DE GEMEENTE:

7. Kijkt vanuit haar rol kritisch naar welke activiteiten zij gaat of blijft doen / ondersteunen;

8. Realiseren van efficiëntie en effectiviteit door partnership is een belangrijk uitgangpunt;

DE SAMENLEVING:

9. Wordt meer betrokken bij het beheer en onderhoud en aangespoord op eigen verantwoordelijkheid en eigen initiatief.

4.4 Voorkeursscenario

Pagina 19

Beschrijving voorkeursscenario

Dichtbij de samenleving

In dit scenario wordt voor het onderhoud in de buitenruimte het best mogelijke samenspel gezocht tussen de eigen buitendienst, de aannemer en de inwoners. “Dichtbij de samenleving” betekent dat goed wordt geluisterd naar wat de inwoners en gebruikers belangrijk vinden. Daarnaast moeten we als gemeente ook zorgen dat het onderhoud degelijk wordt uitgevoerd en betaalbaar blijft.

Voor de buitendienst houdt ‘dichtbij de samenleving’ in dat ze de dienstverlening centraal stelt. Ze zijn zichtbaar, benaderbaar en blijven in contact met de inwoners. Ze hebben drie belangrijke opdrachten: regulier onderhoud, klachten & meldingen en maatschappelijke activiteiten.

Voor de inwoners verhelpen ze klachten en meldingen in de openbare ruimte. Dit betekent niet dat alles meteen kan worden opgelost; soms moeten ze (even) nee zeggen of een beroep doen op medewerking van de inwoners zelf. Maar het betekent wel dat er op tijd en netjes over wordt gecommuniceerd.

Daarnaast heeft de buitendienst een grote rol bij het schoon, heel en veilig houden van de openbare ruimte. Dit doen ze zoveel mogelijk samen met mensen ‘met afstand tot de arbeidsmarkt’ en andere speciale doelgroepen. Het doel daarvan is dat de kans op een baan en een betere toekomst voor deze groepen groter wordt.

Door de combinatie van service en onderhoud heeft de Buitendienst een mooi, compleet takenpakket. Hierdoor kunnen ze kennis, mensen en machines in huis houden. De buitendienst heeft de slagkracht en flexibiliteit

om de komende jaren haar werk goed te doen. Wel vraagt dit scenario extra vaardigheden op het gebied van communicatie en aansturen van kansen-baners.

Voor fysiek zware, omvangrijke of bijzondere klussen, die je met speciale machines goedkoop en snel kan doen, schakelen we graag een aannemer in of zoeken we samenwerking met andere gemeenten. Dan hoeven we niet te investeren in dure machines en expertise, die je maar een paar keer per jaar nodig hebt. Dat is efficiënter en goedkoper. En ook is het beter voor onze ouder wordende buitendienst. We gaan gericht kijken welke mensen we nodig hebben om diegenen, die de komende jaren met pensioen gaan, te vervangen.

De buitendienst hoeft dus niet persé groter te worden: compacte slagkracht is het doel. Door de combinatie van zelf doen en uitbesteden èn elke keer kritisch kijken naar wat we wel en niet (blijven) doen, houden we de groeiende hoeveelheid werk in de openbare ruimte werkbaar en betaalbaar.

Tot slot wil de buitendienst de omgeving zoveel mogelijk actief betrekken bij het beheer en onderhoud. De buitendienst blijft helpen bij allerlei evenementen en (inwoners)initiatieven. Maar ze doet dat zoveel mogelijk in partnership (samenwerking met). De buitendienst stimuleert daarom inwoners, bedrijven en organisaties die zelf aan de slag willen met het onderhouden van hun directe omgeving. Je moet er als inwoner wel wat voor doen, maar je hebt zo direct invloed op je woonomgeving. A

anb

evel

inge

nSa

men

vatt

ing

Inle

idin

gTo

eko

mst

sce

nar

ioA

nal

yse

Pagina 20Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

Toek

om

stsc

en

ario

An

alys

e

Voorkeurscenario….Wat lost dat op?

Het voorkeurscenario is getoetst aan de criteria, zie bijlage 4. De conclusie is dat dit combinatie scenario het beste bijdraagt aan de ideale buitendienst conform de visie en wensen van de gemeente Velsen. De belangrijkste benefits per criterium zijn:

1. GOED CONTACT MET DE SAMENLEVING

Via het werken vanuit steunpunten en met wijkploegen is de organisatie fysiek ingericht voor integrale dienstverlening. De processen worden afgestemd op een efficiënt en effectief afhandelen van klachten en meldingen conform servicelevel. Kaders rond inzet maatschappelijke activiteiten worden opgesteld en gerespecteerd. Maatschappelijk samenspel is voorwaardelijk. Het competentieniveau qua communicatie van buitendienst-medewerkers wordt via gericht aannamebeleid, scholing en coachend leiderschap vergroot.

2. MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID

De mogelijkheden voor inzet kansen-baners en speciale doelgroepen worden benut. Heldere splitsing van taken en verantwoordelijkheden en administratie maakt grip op besteding van middelen beter.

3. GRIP OP KWALITEIT VAN DE BUITENRUIMTE

Meer integraal laten werken van de ploegen voor regulier, dagelijks en maatschappelijk onderhoud verhoogt de aandacht voor onderhoud. De analyse budget/formatie-tekort maakt verhouding prestatie-kosten-risico’s ook op politiek niveau bespreekbaar. Vastlegging van gewenste prestaties en programma’s verbetert de link tussen binnen en buiten. Zware en grote klussen naar de markt geeft zekerheid op marktconforme prijs-kwaliteit en is een bron van innovaties.

4. BUITENDIENST

Inzet van de markt op zwaar en specialistisch werk en gerichte vervanging van de uitstroom op de gevraagde taken, maakt het werk van de buitendienst beter passend bij de huidige groep. Het verhoogt de continuïteit en slagkracht van de nieuwe buitendienst. Er blijft een flexibele dienst met voldoende eigen uitrusting en een voor de inwoner zichtbare werkvoorraad. De buitendienst wordt meer een partner in de omgeving.

5. IMPLEMENTATIEDe implementatie zal zeker extra inspanningen en eenmalige middelen vragen. Maar deze liggen in lijn met de kosten van de anderebeoordeelde scenario’s. Doorgaan op de huidige voet (nuloptie) zal onvermijdelijk ook extra kosten met zich meebrengen gezien dewerkdruk, uitstroom door pensionering en knelpunten in het regulier onderhoud.

Pagina 21

4.5 Voorkeurscenario - formatie

Toetsing formatieOp basis van de ‘foto’ heeft Antea Group de huidige formatie in taken en fte’s op een rij gezet. Vervolgens heeft ze op basis van eigen benchmark-data de benodigde taken en fte’s van het voorkeur scenario ernaast geplaatst.

Conclusie De buitendienst komt 6 fte tekort.

Analyse• Regulier is berekend op basis huidig areaal;• Voor dagelijks en maatschappelijk onderhoud is

het huidige service-level gehanteerd;• Verschuiving formatie van regulier naar dagelijks

onderhoud;• Voor maatschappelijk extra formatie nodig;• Ondersteuning duidelijker adresseren;• Binnen formatie toezichthouders ruimte voor

wijkregie.

Zoekrichting efficiënter werken• Niveau, methodiek & scope regulier onderhoud;• Servicelevel & procesgang dagelijks onderhoud;• Discussie wat en hoe maatschappelijk

onderhoud;• Inrichten management en bedrijfsvoering.

Toek

om

stsc

en

ario

Aan

bev

elin

gen

Sam

enva

ttin

gA

nal

yse

Inle

idin

g

Geraamd Beschikbaar

Regulier onderhoud

Groen 15,3 17,6

Grijs 14,6 19,6

Totaal 29,9 37,1

Dagelijks onderhoud

Klachten meldingen 6,2

Vergunningen 0,3

Piketdienst 0,5

Totaal 7,0 0,0

Maatschappelijk onderhoud

Participatie en zelfbeheer 0,5

Maatschappelijk onderhoud (evenementen) 1,8

Markt 1,0

Totaal 3,4 0,0

Ondersteuning

Intern transport 1,0

Werf- en materieelbeheer 1,0

Totaal 1,9 0,0

Toezicht / wijkregie

Grijs & blauw 1,7

Groen 1,2

Havens 0,1

Schoon (incl. strand) 0,9

Wijkregie 1,1

Totaal 5,0 5,0

Totaal uitvoerend 47,2 42,1

Management en bedrijfsvoering

Aansturing/leiding 2,4 1,0

Coördinatie 3,0

Administratie 2,5 0,0

Totaal 4,9 4,0

Totaal generaal 52,1 46,1

Pagina 22

5. Aanbevelingen implementatie

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

An

alys

eA

anb

evel

inge

nTo

eko

mst

sce

nar

io

5.1 Inrichten wijkgerichte organisatie• Gemeentewerf (Amsterdamseweg) als centrale locatie t.b.v.

integraal werken en samenwerken. Vanuit de werf wordt ‘s ochtends gestart en einde dag geëindigd. Tussentijds wordt gebruik gemaakt van steunpunten.

• Steunpunten (niet per definitie een eigen pand) in de wijk dichtbij de burger, betrokken en zichtbaar.

• Samenstellen ploegen:o 4 à 5 wijkserviceploegen die integraal werken

(regulier onderhoud, dagelijks onderhoud, maatschappelijk onderhoud)

o Per wijkserviceploeg een wijkbeheerder (wijkopzichter & eigen discipline)

o Specialisten/facilitaire ploeg (OVL, riolering, werfbeheer, transport etc.)

o SROI-ploeg (regulier onderhoud zoals zwerfafval prikken, schoffelen, onderhoud begraafplaatsen)

• In beeld brengen benodigde steunpunten en faciliteiten.• In beeld brengen materieelbehoefte in relatie tot de

nieuwe ploegindeling.• Administratieve taken apart beleggen binnen buitendienst

vanwege efficiëntie en verwachte toename van deze taken.

Wijkserviceploegen

Specialistenploeg

Coördinatie

SROI-ploeg

Voorbeeld organisatie-plaatje

Voorbeeld samenspel ploegen

Pagina 23

5. Aanbevelingen implementatie

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

An

alys

eA

anb

evel

inge

nTo

eko

mst

sce

nar

io

5.2 Personeel & proces

• Functiebeschrijving en -waardering aanpassen en differentiëren vanwege werk dat complexer is geworden en concurrentiepositie gemeente op de arbeidsmarkt.

• Uitwerken was-wordt tabel medewerkers o.b.v. nieuwe functiebeschrijvingen en ploegindeling.• Nieuwe instroom om uitstroom door pensioneringen op te vangen. Hierbij streven naar een

evenwichtigere verdeling van de buitendienst om toekomstbestendig te zijn.• Innoveren in werkwijze (digitaal werken, hulpmiddelen) om snel, deskundig, slagvaardig en flexibel

te kunnen werken.• Extra opleiding t.b.v. deskundigheidsbevordering (planmatig werken, communicatie, beeldgericht

werken, meten). • Extra opleiding t.b.v. begeleiding kansenbanen.• Begeleiding bij implementatie (voorbereiding organisatie, opstellen implementatieplan).• Organiseren reguliere werkoverleggen binnen-buiten (disciplinair, meerjarenplanning projecten),

uitwisseling binnen-buiten, werken op locatie.• Communiceer plannen met de buitendienst (bijvoorbeeld meerjarenprogrammering,

beheerplannen). Houd elkaar frequent op de hoogte van vorderingen en wijzigingen.• Betrek de buitendienst aan de voorkant bij het beheerbewust ontwerpen van projecten en

contractvoorbereiding van uit te bestede werkzaamheden.

Pagina 24

5. Aanbevelingen implementatie

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

An

alys

eA

anb

evel

inge

nTo

eko

mst

sce

nar

io

5.3 Taken analyseren en herschikken

• Houdt de taken tegen het licht. Wat doen we zelf en waar betrekken we andere partijen bij? De duurzame inzetbaarheid van personeel, zichtbaarheid en efficiëntie van inzet materieel zijn hierbij belangrijke criteria. Zie ook bijlage 1.

• Opstellen kadernotitie/actieplan burgerparticipatie samen met binnendienst en afdeling communicatie. Welke/hoe activiteiten organiseren om inwoners te faciliteren en stimuleren? (bijvoorbeeld wijkschouw, eenmalige opschoonacties, boomfeestdag, gereedschapsuitgifte, uitgifte compost en plantjes).

• Kies voor één gezamenlijke kwaliteitstaal, bijvoorbeeld beeldkwaliteit.• Stel een dienstverleningsovereenkomst (DVO) op waarin ambities, taken, arealen en

bijbehorende budgetten helder en realistisch zijn vastgelegd.• Reguliere en planmatige omvangrijke werkzaamheden inzetten voor SROI dan wel uitbesteden.

Bijvoorbeeld schoffelen, afvalbakken legen, handmatig vegen en zwerfafval prikken.• Voor specialistische rollen onderzoeken van de mogelijkheden tot samenwerking met andere

gemeente.• Uitwerken en lean beschrijven repeterende processen (klachten & meldingen, verzoek bewoner,

kap bomen, evenementen).

Pagina 25

5. Aanbevelingen implementatie

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

An

alys

eA

anb

evel

inge

nTo

eko

mst

sce

nar

io

5.4 Implementatie van het scenario ‘Dicht bij de samenleving’

• Stel een implementatieplan op met een helder route. Het implementatieplan beschrijft, rangschikt en faseert de acties nodig voor een succesvolle en gedragen invoering.

• Het implementatieplan gaat in op de volgende onderwerpen:1. Organisatie & formatie2. Werkwijze & processen3. Inhoud & techniek4. Personeel & opleidingen5. Materieel & middelen6. Financiën & verantwoording7. Communicatie over de verandering8. Risico’s & kansen

• Wijs een kwartiermaker aan die het implementatie-traject begeleidt. Zorg voor voldoende ondersteuning van deze kwartiermaker op het gebied van:- proces- en veranderkunde;- communicatie;- HR- en juridische aspecten;- draagvlak bij management en directie.

• Reserveer voldoende budget voor de acties en producten (zie 5.5).

Pagina 26

5. Aanbevelingen implementatie

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

An

alys

eA

anb

evel

inge

nTo

eko

mst

sce

nar

io

5.5 Kostenindicatie eenmalige kosten implementatie

Omschrijving Aard kosten Indicatie kosten

Aanpassen gemeentewerf (Amsterdamseweg) eenmalig circa € 25.000

Omvormen wijkpost Santpoort tot steunpunt en inrichten nieuwe steunpunten

eenmalig circa € 50.000

Extra opleiding t.b.v. deskundigheidsbevordering (planmatig werken, communicatie, beeldgericht werken, meten, leiderschap)

eenmalig circa € 75.000

Extra opleiding t.b.v. begeleiding kansenbanen etc.

eenmaligcirca 5 x € 5.000totaal circa € 25.000

Begeleiding implementatie (waaronder voorbereiden organisatie, opstellen implementatieplan

eenmalig circa € 50.000

Digitaal werken (ICT-middelen zoals smartphones, tablets)

eenmaligreeds in voorzien vanuit ‘Graag gedaan’

Pagina 27

5. Aanbevelingen implementatie

Sam

enva

ttin

gIn

leid

ing

An

alys

eA

anb

evel

inge

nTo

eko

mst

sce

nar

io

Kostenindicatie structurele kosten implementatie

Omschrijving Aard kosten Indicatie kosten

- Administratieve taken apart beleggen ter grootte circa 2,5 fte

- Beleggen onderhoudswerkzaamheden tergrootte 3,5 fte

structureel circa € 275.000

Meer salariskosten door functiewaardering structureel circa € 75.000

Pagina 28

Bijlage 1: Overzicht huidige taken• Aan- en afvoer diversen eigen dienst(transport)• Aanduiding wandel- en fietsroutes• Aanleg inritten / aanvraag en begeleiding• Aansluiten douche units op het strand • Administratie gegevens / invoeren gegevens

in het GBI en GEO• Afhandeling en eindoplevering grotere riool werken• Afsluitingen bosgebied/ controle hekwerk natura 2000• Afvalbakken legen begraafplaatsen • Allerzielen • Begeleiden kapvergunningen• Beheer bedrijfskleding• Beheer ronddepot (grondstromen)• Beplanting/bosplantsoen snoeien • Beplantingsplan opstellen• Bergen schade masten en rapporteren • Inwonersavonden bijwonen en organiseren • Bijhouden magazijn en voorraad• Bijwonen bouwvergaderingen en overleggen• Bladkorven• Bladruimen Duinhof / de Biezen / Wester • Boomfeestdag inclusief voorbereiding• Boominspectie• Boominspectie in de parken • Boomonderhoud / begeleidingssnoei• Boomspiegel projecten • Compostactie inclusief voorbereiding • Controle en toezicht OV onderhoud door derden• Controle toezicht rioleringen door derden• Controle/toezicht wegenonderhoud door derden• Coordinatie aannemers rioolwerken• Coördinatie bestrijding gladheid• Coördinatie meldingen/klachten• Coördinatie storingen/verstoppingen riolering• Dag van het Park inclusief voorbereiding • Dierenbegraafplaats begraven • Elektronische sleutels beheren• EOD• Feestdagen• Koningsdag

• Feestverlichting en kerstboomverlichting• Gazon onderhoud maaien groot, klein en graskanten• Geveltuintje actie dag inclusief voorbereiding • Gladheidsbestrijding zebrapaden/ rotondes / trappen/

begraafplaats• GPP aanbrengen en verwijderen• Graf uitzoeken • Grafdelven / dichten• Handmatig verwijderen van paardenpoep• Het aanvullen van hondenzakjes dispencers• Huisaansluitingen zetten• Hulp bij snoeiwerk met hoogwerker• Inboet opnemen • Inboet planten • Inspectie kleine kunstwerken• Inspectie speelvoorzieningen• Inspecties verkeersborden, straatnaamborden en belijning• Inventarisatie ziekten en plagen (iepziekte, eikenprocessierups)• Kermissen• Kerstbomen plaatsen en vewijderen• Kerstboomverbranding inclusief voorbereiding• Klachten en meldingen aannemen en afhandelen • Klachten meldingen OV• Klein onderhoud asfalt (gaten vullen)• Klein onderhoud elementen (klein straatwerk)• Klein onderhoud gebouwen goten vrijhouden wijkpost/ • Biezen/ wester /duinhof• Klein onderhoud kunstwerken• Klein onderhoud speelvoorzieningen• Kleine reparaties aan voertuigen en aanhangers• Kleinschalige reconstructie/renovatie groen• Kolken controle bij hevige regenval• Kolken inspecties• Kolken zetten• Laden lossen eigen dienst/derden• Legen afvalbakken die niet door HVC worden gedaan • Legen van afvalbakken voor hondenpoepzakjes( strand )• Maaien bermen• Marktbeheer/markmeester• Media onderhoud

• Meten van aardes / aardlek• Mt-ow overleg / teamleidersoverleg • Muziek testen• Natuurwerkdag inclusief voorbereiding• Object aanduiding bewegwijzering / Belijning• Onderhoud begraafplaatsen de Biezen • Onderhoud begraafplaatsen Duinhof• Onderhoud begraafplaatsen Wester • Onderhoud de Kikvorst • Onderhoud gereedschappen (incl. keuringen)• Onderhoud groenaccenten/rotondes etc.• Onderhoud hagen en paden• Onderhoud herstel hekwerken plaatsen voetstrips• Onderhoud installaties (markt- en evenementkasten)• Onderhoud materieel transport (incl. keuringen)• Onderhoud natuur/bosgebieden• Onderhoud natuur/bosgebieden/parken• Onderhoud onverharde wegen• Onderhoud OV + inspectie NEN3140• Onderhoud pierenbadje inclusief vullen en controle • Onderhoud pompen en gemalen en inspecties

NEN3140• Onderhoud sloten/baggeren• Onderhoud terrein• Onderhoud wegmeubiliair/bebording• Onderhoud/aanvullen bermen• Onderhoud/signalering VRI• Onderhouden slootkanten• Ondersteuning evenementen (kermis etc.)• Ondersteuning evenementen (kermis etc.) Santpoort/

IJmuiden/ Driehuis/ • Ondersteuning Opschoondagen / Poortenactie • Onkruidbeheersing / Invasieve soorten /

inventariseren• Onkruidbeheersing / Schoffelen plantsoen • Onkruidbestrijding op verharding schoffelen naast

boomspiegels en goten

Pagina 29

Bijlage 1: Overzicht huidige taken• Vergunning / monument controle / foto plaatsen • Verkeersborden vervangen etc.• Verwijderen olievervuiling op de weg• Verwijderen van graffitie op honden borden en paaltjes• Verwijderen van hondenpoep• voorbereiden grotere riool werken• Voorbereiden strandunits en afbouwen• Voorlopen begraafplaatsen uitvoering dienst • Vrijhouden watergangen / duikers• Vrijhouden watergangen en roosters• Wassen /schoonmaken van verkeersborden en graffiti verwijderen• Watergeven nieuwe beplanting• Werkoverleg incl. agenda en notulen en toolbox enz.• Wijk /straat van de Maand

• Opgraven voor crematie of herbegrafenis • Oplossen klachten/meldingen• Opname meterstanden gebouwen• Opruimen zwerfvuil/drijfvuil• Or-vgw• Overleggen bij nieuwe ontwerpen• Parkeermeters plaatsen en legen in het zomer seizoen • Plaatsen van borden paaltjes voor hondenbeleid• Plaatsen verkeerszuiltjes / paaltjes • plotten verkeersborden en teksten• Regulier onderhoud drukriolering• Regulier onderhoud gemalen en BBB• Reinigen lijngoten• Reparaties/vervanging huisaansluitingen • Repareren van armaturen en opnieuw bedraden• Rondleidingen • Rondleidingen Parken • Schouwen + verslagmaken ivm F&F scan• Schouwen plantsoenen /gras eigen en derde• serie / speelfilms • Sierbeplanting snoeien• Signaleren illegale stort• Signaleren/aangifte van vandalisme• Slagbomen storingen• Snelheidsdisplays ophangen• Snoeiprogramma opstellen• Storing oplossen en resetten van VRI• Storingen pompen en gemalen• Stormschade en klachten • Stormschade en klachten ( is zeer verschillend per jaar ) • Straatmeubilair (banken, prullenbakken, paaltjes)• Straatnaamborden en huisnummers• Tijdelijke verkeersmaatregelen (gepland)• Tijdelijke verkeersmaatregelen (ongepland)• Tijdelijke verkeersmaatregelen (ongepland) Tunnelbak/

Noostraat / Diverse • Uitzetten zout ( kleine bakken )• Urnen plaatsen• Vakbond en G.O

Pagina 30

Bijlage 1: Werfsessie buitendienst – Welke taken zijn wel en niet zichtbaar voor de burger?

Staat dicht bij de burger(zichtbaar)

Staat ver van de burger

(niet zichtbaar)Calamiteiten

Gazononderhoud

Kerstboomverbranding

Kleinschalige gladheidsbestrijding

Onderhoud begraafplaatsen

Onderhoud openbare verlichting

Onderhoud pierenbadje

Onkruidbestrijding in groen

Onkruidbestrijding op verharding schoffelen

Oplossen klachten en meldingen

Opruimen zwerfvuil en drijfvuil

Participatie en zelfbeheer

Stormschade en klachten

Aanleg riolering

Inspectie en klein onderhoud kunstwerken

Inspectie riolering

Inventarisatie ziekten en plagen

Onderhoud gebouwen

Onderhoud technische installaties

Onderhoud watergangen

Opgraven voor crematie of herbegrafenis

Toezicht drainiage

Mediaonderhoud en speelfilms

Onderhoud bermen

Onderhoud riolering

Onderhoud straatmeubilair

Onderhoud verkeersmeubilair

Ondersteuning evenementen

Reinigen riolering

Watergeven beplanting

Allerzielen

Begraven dierenbegraafplaats

Begraven en urnen plaatsen

Boomonderhoud

Inboet beplanting

Klachten en meldingen riolering

Klein onderhoud speelvoorzieningen

Klein onderhoud verhardingen/straatwerk

Kolken controle bij hevige regen

Legen afvalbakken

Markt

Onderhoud groen-accenten en rotondes

Onderhoud hagen en paden

Onderhoud natuur/bosgebieden

Snoeien beplanting

Tijdelijke verkeersmaatregelen

Uitvoeren hondenbeleid

Databeheer

Inspectie speelvoorzieningen

Intern transport

Schouwen

Werf- en materieelbeheer

Werkvoorbereiding

Stage begeleiden

Inspectie brandkranen

Pagina 31

Bijlage 2 Verdieping foto uitgangsituatie

• Het takenpakket is breed & niet in evenwicht met de formatie:beperkte relatie tussen begroting met uren en de daadwerkelijke benodigde inzet.

Pagina 32

Bijlage 2 Verdieping foto uitgangsituatie

• Beschikbare capaciteit 47,6 FTE. Door ouder worden van personeelsbestand en ziekte is er sprake van verminderde capaciteit en inzetbaarheid.

Pagina 33

Bijlage 3: Scenario’s ideale buitendienst

Keuzeruimte in de scenario’sSamenwerking• Alles / grotendeels zelf• Meer door de aannemer• Meer door sociale arbeid (IJmond werkt e.d.)• Meer met/door inwoners

Dienstverlening• Duidelijke inzet eigen dienst op maatschappelijk onderhoud• Duidelijke inzet eigen dienst op dagelijks onderhoud• Duidelijke inzet eigen dienst op regulier onderhoud

Scenario’sOm tot een ideale buitendienst te komen zijn drie scenario's uitgewerkt:1. In eigen hand2. Meer naar de markt3. Meer met participatie

Pagina 34

MEER MET PARTICIPATIE:* Inrichten buitendienst op toename dienstverlening.* Voor schoon en heel meer inzet kansen-banen (IJmond werkt).* Hiertoe naar een buitendienst met extra competenties.* Stimuleren en faciliteren beheerinitiatieven van inwoners.

IN EIGEN HAND: * Inrichten buitendienst op toename dienstverlening.* Instroom extra mensen m.n. voor schoon, heel en veilig.* Buitendienst goed uitgerust en opgeleid.* Faciliteren beheerinitiatieven van inwoners .

MEER NAAR DE MARKT:* Inrichten buitendienst op toename dienstverlening.* Voor schoon, heel en veilig meer aannemer inzetten.* Naar een compacte, flexibele buitendienst op servicetaken* Faciliteren beheerinitiatieven van inwoners.

Bijlage 3: Scenario’s ideale buitendienst

Pagina 35

Scenario IN EIGEN HAND MEER NAAR DE MARKT MEER PARTICIPATIE

Voordelen (+)

• Snel en flexibel opereren door brede eigen dienst.

• Kennis in huis door eigen specialismen.

• Betere gesprekspartner voor binnen.

• Diversiteit en inzetbaarheid medewerkers.

• Goed zichtbaar en aanspreekbaar voor inwoners.

• Organisatie is ingericht om flexibel in te spelen op wensen en servicevragen van bestuur en burgers.

• Investeringen in gespecialiseerd materieel zijn niet nodig.

• Kennis van de markt gebruiken.

• Prijs-kwaliteitverhouding.• Minder risico voor de

gemeente.

• Zeer goed zichtbaar en aanspreekbaar voor inwoners.

• Meer maatwerk. Inspelen op behoefte en wensen.

• Ondersteunen en stimuleren ondernemend gedrag in de buitenruimte.

• Koppelen sociaal en fysiek domein.• Minder spanning tussen regulier

enerzijds en dagelijks en maatschappelijk onderhoud anderzijds.

Nadelen (-)

• Niet snel en flexibel organiseren.• Duurdere oplossing

(arbeidsvoorwaarden, faciliteiten, materieel).

• Spanning tussen regulier enerzijds en dagelijks en maatschappelijk. onderhoud anderzijds.

• Meer risico in bedrijfs-voering en personeel.

• Minder zichtbaar en aanspreekbaar voor inwoners.

• Meer werkvoorbereiding en toezicht benodigd.

• Minder snel en flexibel opereren. Meer afstemming tussen partijen nodig.

• Verlies van kennis op specifieke terreinen.

• Minder continuïteit, minder uniformiteit en meer handhaving.

• Meer kosten en inzet.• Specifieke competenties vereist

(communicatieve vaardigheden, begeleiding, creativiteit, ondernemend)

• Vraagt meer inzet en verantwoordelijkheid van burgers

Voor- en nadelen scenario’s

Pagina 36

EIGEN HAND

Plus Korte lijnen inwoner – medewerkerDuidelijke communicatie en samenwerkingContinuïteit dienstverlening

Min Hoge werkdrukMinder samenwerking maatschappelijke organisaties

Risico Discussie kosten (goedkoper/duurder andere scenario’s)Effecten op de kwaliteit van de buitenruimteWerving van (jongere) medewerkers in relatie marktconforme beloning (gemeente voldoende aantrekkelijk als werkgever?)

Score 8,5 punten

Samenvatting scenario-dag

Pagina 37

MEER MET DE MARKT

Plus Eigen personeel meer duurzaam inzetbaar door zwaar werk uitbesteden.

Min Meer afstand tot de inwonersMinder ruimte voor participatieStrookt niet met wensen bestuur en inwonersGevoel kwaliteit gaat achteruit (op rand gaan zitten)

Risico Discussie kosten (goedkoper/duurder andere scenario’s)Haken en ogen: eigen organisatie klaar voor opdrachtgeverschapDoet eigen dienst niet teveel?

Score 8,0 punten

Samenvatting scenario-dag

Pagina 38

MEER IN PARTICIATIE

Plus Sociale manier inschakelen inwonersAndere mindset over samen beheren bij alle betrokkenen Meer interactie gemeente - inwoners

Min Wisselend kwaliteitsniveauMeer controle buiten door eigen medewerkers (tijd – continuiteit)Anders communiceren buitendienst (vaardigheden)

Risico Maatschappelijk/politieke discussie ‘afstand tot de arbeidsmarkt’Meedoen = geen verplichting?Levert het meer/minder saamhorigheid?

Score 8,5 punten

Samenvatting scenario-dag

Pagina 39

Dichtbij de samenleving

De buitendienst

• Ingericht op dienstverlening, dichtbij de burger;

• Stimuleert en faciliteert beheer-initiatieven van inwoners;

• Biedt waar mogelijk ruimte en begeleiding voor kansen-baners;

• Heeft een duidelijk eigen takenpakket in zichtbaar regulier onderhoud;

• Groei geen doel op zich, slagkracht en continuïteit zijn het belangrijkst.

De markt

• Krijgt grotere rol in (fysiek) zware / specialistische / logisch onderhoud;

De gemeente

• Kijkt vanuit haar rol kritisch naar welke activiteiten zij gaat of blijft doen / ondersteunen;

• Realiseren van partnership is een belangrijke voorwaarde.

De samenleving

• Wordt meer aangesproken op eigen verantwoordelijkheid en eigen initiatief.

Combinatie-scenario

Pagina 40

Bijlage 4: Kwalitatieve beoordeling scenario’s

Criteria

Contact samenleving

Communicatie Mate waarin contact met inwoners en stakeholders mogelijk is.

Dienstverlening Mogelijkheden om tegemoet te komen aan de wensen van burger.

Participatie Kansen en mogelijkheden voor participatie van inwoners (zeggenschap, zelfbeheer etc.).

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

Kansen-banen Mate waarin ruimte is voor de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Besteding middelen Wijze van economisch verantwoorde inzet middelen in relatie tot prestaties, kosten en risico’s.

Kwaliteit buitenruimte

Grip op kwaliteitMate van stuurmogelijkheden op de realisatie goede en veilige buitenruimte, conform de doelstellingen van de gemeente.

Slagkracht buitendienst

Flexibiliteit Mate waarin flexibel en wendbaar is in te spelen op behoeftes en wensen.

Continuïteit Mate van duurzame inzetbaarheid van het personeel en beheersen werkdruk.

Vakmanschap Mate van (behoud van) vakmanschap, betrokkenheid en vermogen tot verbeteren.

Implementatie nieuwe situatie

Frictiekosten Omvang van de eenmalige kosten en investeringen bij invoering van scenario.

Complexiteit Omvang transitie- en doorlooptijd om het eindbeeld te bereiken.

Personeel Mate van aansluiting bij de bestaande bezetting (capaciteit en competenties).

De analyse en de verzamelde wensen leiden tot de volgende 5 hoofd-criteria met elke een aantal thema’s. Elke scenario zal langs deze meetlat gelegd worden om de optimale (ideale) buitendienst te vormen.

Pagina 41

Criteria: onderlinge weging

Legenda punten

5 Zeer belangrijk

4 Belangrijk

3 Neutraal

2 Minder belangrijk

1 Niet belangrijk

Criteria Weging

Contact samenleving

Communicatie 5

Dienstverlening 5

Participatie 4

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

Kansen-banen 3

Besteding middelen 4

Kwaliteit buitenruimte

Grip op kwaliteit 3

Slagkracht buitendienst

Flexibiliteit 4

Continuïteit 4

Vakmanschap 3

Implementatie

Frictiekosten 2

Complexiteit 2

Personeel 3

In de stuurgroep (portefeuillehouder en management) is de onderlinge verhouding van de criteria bepaald, uitgedrukt in een weging. Dit bepaalt de mate waarin een bepaalde score wordt meegewogen.

Pagina 42

Voorkeursscenario o.b.v. kwalitatieve beoordeling

Criteria Weging Eigen hand Markt Participatie Combinatie

Beoordeling Score Beoordeling Score Beoordeling Score Beoordeling Score

Contact samenleving 18,7 14,0 21,7 23,3

Communicatie 5 + 20 O 15 ++ 25 ++ 25

Dienstverlening 5 + 20 O 15 + 20 ++ 25

Participatie 4 + 16 O 12 ++ 20 ++ 20

Maatschappelijke verantwoordelijkheid 10,5 12,5 9,5 12,0

Kansen-banen 3 O 9 O 9 ++ 15 + 12

Besteding middelen 4 O 12 + 16 -- 4 O 12

Kwaliteit buitenruimte 12,0 12,0 9,0 9,0

Grip op kwaliteit 3 + 12 + 12 O 9 O 9

Slagkracht buitendienst 15,7 11,0 16,0 14,7

Flexibiliteit 4 + 16 - 8 ++ 20 + 16

Continuïteit 4 + 16 + 16 + 16 + 16

Vakmanschap 3 ++ 15 O 9 + 12 + 12

Implementatie 6,3 7,7 4,0 6,3

Frictiekosten 2 - 4 O 6 -- 2 - 4

Complexiteit 2 O 6 + 8 - 4 O 6

Personeel 3 O 9 O 9 - 6 O 9

Totaalscore (gewogen) 63,2 57,2 60,2 65,3

Totaalscore (absoluut) 155,0 135,0 153,0 166,0

Legenda punten

++ 5

+ 4

O 3

- 2

-- 1

Beoordeling scenario’s