Bij Woningstichting De Goede Woning in Apeldoorn speelde men tien jaar geleden al met de gedachte om de documenten te gaan digitaliseren. Pas in 2005 werd deze ingrijpende operatie daadwerkelijk in gang gezet, naar aanleiding van een intern Informatiseringsplan. Hierin werd gesteld dat De Goede Woning haar klanten sneller van informatie wilde voorzien. Digitalisering zou een belangrijke efficiencyslag betekenen en ook externe werkplekken zouden daarmee gefaciliteerd kunnen worden. Sinds 18 september 2006 is het documentair informatie systeem voor inkomende en uitgaande post een feit en zijn ook de archieven huurder en woning van De Goede Woning digitaal beschikbaar. Omdat Square DMS aantoonbaar veel ervaring heeft met het digitaliseringsproces van woningcorporaties, lag een partnerschap met Square DMS al snel voor de hand. eWorX voldeed aan het pakket van eisen dat De Goede Woning had opgesteld. Een van de voor-waarden was dat het nieuwe systeem gekoppeld moest kunnen worden aan het bestaande primaire systeem First Housing van het NCCW.

Ik zat zelf in de stuurgroep maar vervulde een rol op de achtergrond. Onze projectleider werd goed gefacili- teerd vanuit de organisatie. Dat is cruciaal voor een succesvolle operatie van deze omvang. Wij hebben gekozen voor een interne projectleider. Dit is bevorderlijk voor de betrokkenheid en de opgedane ervaring blijft bovendien in eigen huis en kan worden ingezet bij volgende projecten. Ook demonstraties aan het personeel heeft onze projectgroep zelf verzorgd. Ze werd daar voor beloond met een opmerkelijk grote (vrijwillige!) opkomst van geïnteres-seerde medewerkers. Omdat de projectgroep zijn werk zo goed gedaan heeft, is onze planning keurig op de dag gehaald. Het soepele verloop van dit belangrijke project mag echt wel bijzonder genoemd worden. Opvallend vind ik ook de acceptatie bij onze medewerkers. Het gaat per slot van rekening toch om een operatie die iedereen raakt. Vooral na de eerste trainingen van de medewerkers groeide het enthousiasme zienderogen. Veel mensen hebben concreet materiaal nodig om zich te kunnen voorstellen wat digitalisering betekent. We merken dat de collega’s het systeem ook daad-werkelijk in de praktijk gebruiken.

“Goede facilitering is cruciaal” Na de presentatie en demonstratie van eWorX en enkele andere documentmanagement systemen vroegen we onze medewerkers om vanuit hun eigen functie op de producten te ‘schieten’. eWorX doorstond deze test glansrijk en ook de prijs-kwaliteit verhouding van eWorX blijkt prima. Bij een project van deze omvang is het belangrijk dat de directie niet alleen achter de plannen staat, maar dit ook zelf uitdraagt. We hadden juist een nieuwe directeur, die vanaf het begin nauw betrokken en enthousiast was. Zo iets werkt heel positief door bij de medewerkers.

De Goede Woning

Meer efficiency en flexibele werkplekken

Corinne van Golen (projectleider eWorX) en Bas de Bruijn (manager Finance & Control).

Square DMS T +31 475 - 473 500 Brugstraat 15 E postbus@squaredms.com 6096 AA Grathem W www.squaredms.com

Tips uit de praktijk § Het draagvlak onder medewerkers

wordt vergroot wanneer de projectgroep een brede afspiegeling vormt van alle afdelingen binnen de organisatie.

§ De projectgroep moet een vaste samenstelling hebben en het is van belang dat de leden, naast hun dagelijkse werkzaamheden, tijd hebben om zich met de implementatie van eWorX bezig te houden.

§ Het systeem is niet vrijblijvend; iedereen krijgt ermee te maken. De meerwaarde geldt niet alleen voor de organisatie maar ook voor het individu. Gebruik alle mogelijke communicatiemiddelen om medewerkers te motiveren en informeren tijdens het gehele proces.

§ Een goede afstemming tussen Square DMS en de organisatie door middel van een quickscan voorkomt knelpunten in een later stadium van de implementatie.

§ Wanneer bij systeemtesten een medewerker van Square DMS aanwezig is, kunnen eventuele foutmeldingen direct adequaat worden aangepakt en ontstaat geen onnodige vertraging in de testprocedure.

§ Neem voldoende tijd voor de invoering van een document informatiesysteem.

§ Wanneer een organisatie kiest voor een eigen projectleider in plaats van een externe, blijft het belangrijk om deze goed te faciliteren. Een externe projectleider zal de zaken doorgaans vanuit de materie en zijn ervaring oppakken. Een eigen projectleider zal eerder oog hebben voor specifieke deelgebieden van de organisatie. De opgedane ervaring kan weer ingezet worden bij de invoering van volgende projecten.

Feiten en cijfers § Aantal gedigitaliseerde dossiers (in

bulk): 8.916. § Aantal documenten in eWorX: 22.359. § Documentsoorten: huurder, VGE en

organisatie. § Alle deadlines gehaald. § Aantal gebruikers: ongeveer 110.

Zelfs degenen die nog geen training hebben gehad. Het is altijd maar de vraag of je de mensen meekrijgt met nieuwe ontwikkelingen. Zeker als het gaat om iets dat je van ‘hogerhand’ krijgt opgelegd. We zien echter dat iedereen ervoor gaat! Men ziet en ervaart dagelijks de toegevoegde waarde. Op verschillende afdelingen kijken mensen zelfs al ongeduldig uit naar de invoering van volgende onderdelen, zoals projecten, complexen en organisatie gerelateerde documenten. Er gaat nu bijvoorbeeld nog veel tijd verloren met het terug-zoeken van besluiten, bijvoorbeeld in beleidsstukken en projecten waar meerdere versies van circuleren. Het jaar 2007 staat dan ook in het teken van de invoering van de tweede fase. “Succesvolle vuurdoop” De invoering van eWorX was mijn eerste grote project bij De Goede Woning. De uren die voor mij voor dit project waren gereserveerd waren absoluut nodig om dit project te laten slagen. Je moet intensief communiceren met alle betrokken partijen en dat is achteraf gezien heel goed gelukt. Het werd al met al een succesvolle vuurdoop waar ik heel trots op ben. Dat we alle deadlines gehaald hebben is mede te danken aan de goede voorbereiding in samen-werking met Square DMS. We wisten vooraf waar we aan begonnen en daardoor bleven de onvermijdelijke technische tegenvallers beperkt. Zo bleek bij het opschonen van onze papieren dossiers dat ze niet allemaal compleet waren. Natuurlijk is het ontbreken van dossierinformatie ook met een digitaal archief nooit 100% te voorkomen maar door onze nieuwe werkwijze kan het niet meer zo

gemakkelijk mis gaan als voorheen. Discipline bij de verwerking van alle informatie blijft altijd noodzakelijk. Het grootste probleem binnen het hele implementatietraject vormden een paar bugs die niet eerder aan het licht gekomen waren. In de zomerperiode moest een aantal zaken opgelost worden. Met extra inspanningen van ons en de ondersteuning van Square DMS kwam het uiteindelijk toch allemaal op tijd in orde. Om alle medewerkers optimaal te betrekken bij het hele veranderings-proces hebben we hen voortdurend op alle mogelijke manieren op de hoogte gehouden. We hebben interactieve personeelsbijeen-komsten en demonstraties georganiseerd, waarbij alle wensen en meningen meegenomen werden. Zo vonden medewerkers het belangrijk dat ze bepaalde vrijheden bleven houden. Ook in onze interne nieuwsbrieven hebben we regelmatig aandacht besteed aan allerlei aspecten waar mensen mee te maken zouden krijgen. Daarnaast hebben we inloop spreekuren ingesteld. Tijdens deze wekelijkse uurtjes kon men bij mij op kantoor vragen stellen en demonstraties bekijken. In het begin werd nauwelijks gebruik gemaakt van die spreekuren. Naarmate de invoeringsdatum naderde, werd het echter steeds drukker. Ik merk nu zelfs dat de medewerkers die voorheen niets van de computer moesten hebben, toch enthousiast zijn geworden sinds ze de voordelen van eWorX zelf ervaren.