1

8 oktober 2015

2Voorstellen

Pim Kars – Senior Internal Audit & Risk Management Vorige baan1998-2007 de Bijenkorf (Utrecht & Rotterdam) Opleiding1992-1998 Master Bedrijfseconomie

3Aanleiding Task Management Sinds 2008 beheer contracten in Effacts

Alleen gebruikt om contracten op te slaan

Geïdentificeerd risico: Volledigheid en juistheid van financiële afspraken met leveranciers van goederen is niet gewaarborgd

Aanvullend: Veel wisselingen bij inkopers

Wat is het doel: Vastleggen onderdelen contract met financiële impact Alert (“Task”) versturen naar task manager (inkoper) Task gekoppeld aan afdeling, niet medewerker Rapportage condities en openstaande taken met

leveranciers

Opzet Task Management

5VoorbeeldLeverancier ABC Contract eigenaar: Product Groep Manager Contract manager: team Buyer/Planner Task eigenaar: team Buyer/Planner Task:

- Omschrijving: Marge garantie- Timing: jaarlijks- Datum: 31-12

Legal manager

Buyer / Planner

FA

SupplierVendor

management

Email task Calculation

InvoiceTask completeInvoice nr

PGM

report

report

Tasks

6 Verantwoordelijkheid Task Taken gekoppeld aan afdeling, niet een persoon

7 Beheer Functies Bij een wisseling de medewerker koppelen aan nieuwe afdeling

8Aanmaken Task Per contract Eenmalig of periodiek

9Task Beheer Per contract een tab Taken

10Task Voltooien Voltooide taken kunnen eventueel heropend worden

11 Task Agenda Overzichtelijk alle taken per maand Mogelijkheid om alle openstaande taken uit te draaien

Bedankt!