Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

44
Hedendaagse FM inkoopaanpak 27 Maart, 2014 [email protected]

description

 

Transcript of Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Page 2: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Agenda

- Strategische inkoopvisie op FM en de diverse facilitaire deelgebieden - Link tussen inkoopstrategie en leverancierskeuzes - Hoe maak je een facilitaire inkoopstrategie - De 6 stappen van het inkoopontwikkelingsmodel: welke type FM inkoper ben je en wat is je volgende groeistap - Inkoopvisie op de diverse type spelers in de facilitaire markt - Het FM dienstketendenken als basis voor professionele afspraken en contracten - FM dienstketen mapping in de praktijk - Hoe kan je FM prestatiegericht sourcen in de praktijk - Slim onderhandelen

Page 3: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Strategische inkoopvisie op FM en de facilitaire deelgebieden

Algemeen onderhoud

Document mgt & Supplies

Space Mgt & verhuis

Beveiliging

Catering

Technisch Onderhoud

Facility

Management

Waste Management

Ontvangst & Outbound services

Utilities

Office Logistics

Real estate & infra

projecten

Page 4: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Evolutie inkoop FM

Operations

Management of

operations

Policy-making

• operational

• organizational

• strategic

Organizational

focus

In-house

Do it yourself

In-house

Outsourced

Outsourcing to

specialists

In-house

Outsourced

Outsourcing to

generalists

In-house

Outsourced

Main-

contracting

70s 80s 90s 00s Activities

Page 5: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Hoe maak je een facilitaire inkoopstrategie

Page 6: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Inkoopmaturiteit: 6 fasen

Gericht op transactie

Commercieel gericht

Coördinatie inkopen

Interne integratie

Externe integratie

Integratie waardeketen

WAARDE

TIJD Bron: Van Weele & Rozemeijer, 1996

Integratie transactie Interne integratie Externe integratie

Focus verschuift van prijs naar kosten

Focus verschuift van TCO naar waarde

Functional focus

Cross-functional focus

Gedecentraliseerd Centraal geleid

Page 7: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

FM Supply Management

Commercial

orientation

Transaction

orientation Process orientation

Supply chain

orientation

Value chain

orientation

Procurement

coordination

1 2 3 4 5 6

Functional focus Cross functional focus

Contribution

to competitive

advantage

Time

From Price to Cost focus From TCO to Value focus

Availability Price Synergy XF Sourcing Integration Value

Transactionally

integrated

Internally

integrated Externally

integrated

OUTSOURCING TFM

Average

Potential

Cost Savings Phase 1

>15% savings

Phase 2

>5% savings

Page 8: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Inkoopmaturiteit

Aankopen en leveranciers worden intuïtief beheerd Focus op administratieve taken Hoofdtaak is goederen beschikbaar stellen voor productie Vaak geen schriftelijke processen Reactief beheer, vaak gebaseerd op klachten Personeel heeft weinig of geen aankooptalent

Focus op prijs: kopen is “de laagste prijs krijgen” of “de hoogste kortingen krijgen” Vaak georganiseerd met productspecialisten die contracten afsluiten Beheerd aan de hand van jaarlijkse aankoopplannen, gefocust op besparingen Weinig gebruik van tools, zoals voorkeursleverancier Lijsten, … Weinig gebruik van prestatiemeting leverancier Personeel heeft hoofdzakelijke onderhandelingsvaardigheden, analytische talenten

Strategisch basisaanpak, bijv. coördinatie van aangekochte goederen en diensten via consolidatie over verschillende afdelingen

Aankopen heeft grootste invloed op kwaliteit van de aangekochte goederen Topmanagement erkent toegevoegde waarde van inkopen, maar niet de rest van de organisatie Sterk gefocust op producten Meer gebruik van tools, zoals Portfoliomatrix, … Personeel is goed opgeleid, gefocust op kwaliteit, communicatief, heeft analytische talenten Invoering van leverancierbeheer

Bron: “Inkoop in Strategisch Perspectief”- A Van Weele

Gericht op transactie 1

Commercieel gericht 2

Coördinatie van aankopen

3

Page 9: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Aankoopmaturiteit

Bron: “Inkoop in Strategisch Perspectief”- A Van Weele

Procesgericht 4

Integratie bevoorradings- keten

5

Gericht op waardeketen 6

Aankopen is een proces doorheen de hele organisatie Aankoopstrategie focust op flexibiliteit, interne klantentevredenheid, … Kern/niet-kernbevoorradingen winnen aan strategisch belang Operationeel aankopen wordt gedecentraliseerd en beheerd in wederzijds functionele teams:

teambeheer is cruciaal Verbetering is gefocust op integratie van processen Personeel is vaardig in conflictbeheer om conflicten te beheren, teamwork, …

Strategie gefocust op uitbesteding met speciale aandacht voor innovatieve ontwikkelingen, samen met prijs, kwaliteit en flexibiliteit

Leverancierbeheer wordt beheer bevoorradingsketen Vroege betrokkenheid van leverancier met partners in ontwikkelingskwesties Managementstijl voor aankopen is eerder consulterend en toezichthoudend Personeel is vaardig in TCO, strategisch beheer bevoorradingsketen, leiderschap

Strategie gefocust op toegevoegde waarde naar de eindklant brengen Aankoopstrategie is deel van de bedrijfsstrategie Aandacht voor inkomend en uitgaand, dus “totale” waardeketen Cultuur van intern ondernemerschap Vaardigheden personeel omvatten waardeanalyses in totale waardeketen, kennis van

verkoopmarkten

Page 10: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Hoe maak je een facilitaire inkoopstrategie

SPEND & LEVERANCIERSANALYSE

PORTFOLIO ANALYSE

DIENSTKETENANALYSE

OPPORTUNITEITEN MATRIX

Page 11: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Spend & Leveranciersanalyse

Periode: 01/1/20xx – 31/12/20xx

STAPPEN: 1. Download factuur data

2. Cleaning Data

3. Segmentatie

4. Bepalen in en out of scope

5. Bepalen beïnvloedbare spend

6. Spend Analyse

Factuur-data

PO-data

Page 12: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

FM Segmentoverzicht en leveranciersoverzicht

FM segment Jaar spend € Aantal

leveranciers Aantal

facturen Contracten

Spend/ leverancier

Page 13: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Hoe maak je een facilitaire inkoopstrategie

SPEND & LEVERANCIERSANALYSE

PORTFOLIO ANALYSE

DIENSTKETENANALYSE

OPPORTUNITEITEN MATRIX

Page 14: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Portfolio analyse: Kraljic Matrix

FIN. BELANG

Ho

og

Laag

RISICO

Laag Hoog

+ Efficiënt proces • Leverancierreductie • Automatisering • Standaardisatie

+ Partnerships

• Kostenvermindering

• Productontwikkeling

• Flexibele planning

• Kwaliteitscontrole

+ Verdeel en heers • Frequent aanbesteden • Verminderen van gebruikt

kapitaal

+ Bevoorrading veiligstellen

• Veiligheidsvoorraad

• Logistieke controle

• Dubbel sourcing

• ‘Ont’specialiseren

Hefboomproducten Strategische producten

Knelpuntproducten Routineproducten

Geldbeheerder Relatiebeheerder

Risicobeheerder Procesbeheerder

Page 15: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Kraljic overzicht van alle FM segmenten

PARTNERSHIP HEFBOOM

ROUTINE KNELPUNT

- Volume concentratie

- Standardisatie

- Negotiatie

- Focus op prijs reductie

- Leveranciersreductie

- Korte termijn contracten

- Partnership

- Leveranciersontwikkeling

- Toelevering verzekeren

- Lange termijn contracten

- Optimalisatie specs

- Leveranciersreductie

- Standardisatie

- Focus op kost reductie

- Proces optimalisatie

- E-procurement

- Toelevering verzekeren

- Lange termijn contracten

- Alternatieven zoeken

Page 16: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Maar ‘It takes 2 to Tango’

Page 17: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Portfolio denken vanuit de leverancier bekeken

AA

NTR

EKK

ELIJ

KH

EID

Ho

og

Laag

Laag Hoog

+ Veronachtzamen • Geen service • Weinig aandacht • Bereid klant te verliezen • JA zeggen, NEEN doen

+ Partners • Samenwerking • Win – win • Waarde creëren • Continue verbetering

+ Verwennen • Innovaties • Voorstellen • ‘Hoe kan ik u helpen?’

+ Misbruik • Premiumprijzen • Inkomsten maximaliseren • Positie misbruiken

Ontwikkeling Kernklant

Uitmelkklant Lastpak

Samenwerking Koesteren

Onverschilligheid Hebzucht RELATIEVE WAARDE

Page 18: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Hoe maak je een facilitaire inkoopstrategie

SPEND & LEVERANCIERSANALYSE

PORTFOLIO ANALYSE

DIENSTKETENANALYSE

OPPORTUNITEITEN MATRIX

Page 19: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Dienstketen denken in FM: welke keuzes maak je?

Klanten

Onderaannemer A

Onderaannemer B

Onderaannemer C

Onderaannemer D

Onderaannemer E

Onderaannemer X

Schoonmaak

Technische

installaties

Catering

Postkamer

Repro

Energie

Beveiliging

Andere

Onderaannemers Specialistische

Kernleveranciers Facilitair

Management

Facilitair

manager

Contract

manager

2e lijn

medewerker

1e lijn

medewerker

Processen Organisatie Competenties

€’s services Bundelen

Regie organisatie

Demand mgt

Facilitair

Dashboard

Page 20: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

FM dienstketenmapping in de praktijk

Page 21: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

‘OPEN KIMONO’?

www.solvint.com

Transparantie

Innovatie

Efficientie

Lange termijn Risk mgt

Vertrouwen

Page 22: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Inkoopvisie op de diverse type leveranciers in de markt

Zijn we customer of choice?

Specialist per segment of maincontractor?

Wanneer ben je dat wel of niet?

Waarom wel of niet?

Page 23: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

FM markt: type spelers

o Category suppliers

o Multi service suppliers

o Maincontractors

o Total Facility Manager supplier

Page 24: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

TFM?

Real Estate

Professional Services

Soft FM Services

Hard FM Services

Construction

Hard FM Technical Building

Services Total Facility Management

Procos

BAM Groep nv

Page 25: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Total Facility Management

Primairy

Proces/

Core-business T.F.M.

Intelligent

client

Supplier

Supplier

Supplier

Driver seat

‘Transparency/processes/ Dashboard

Page 26: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Link tussen inkoopstrategie en leverancierskeuzes

Operational

Excellence

Product

Leadership

Customer

Intimacy

low (total) price

emphasis on efficiency and reliability

hassle-free service

standardized processes and operations

management systems that measure and monitor transactions

focus on invention, creativity and experimentation

willing to make ones own products obsolete

loosely-knit organization based on teams

management systems that are results driven

a culture that encourages innovation

organization built around the customer rather than the market

emphasis on flexibility and responsiveness

business structure that delegates decision making to the field

culture that embraces specific rather than general solutions

In a competitive environment companies build on their competitive advantages to protect or to expand their market position ! 3 generic value propositions can be

distinguished:

Source: “The discipline of Market Leaders”, Treacy and Wiersema

Page 27: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Hoe maak je een facilitaire inkoopstrategie

SPEND & LEVERANCIERSANALYSE

PORTFOLIO ANALYSE

DIENSTKETENANALYSE

OPPORTUNITEITEN MATRIX

Page 28: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Opportuniteiten matrix

A B

B

C

C

C

D

D E LOW MEDIUM HIGH

EFFORT

High gain,

high pain

Trouble

for

nothing

Quick

wins

No pain,

no gain

Page 29: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Voorbeeld opportunity matrix

Page 30: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak
Page 31: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

www.solvint.com

Prestatiegericht FM

Page 32: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Nowadays people know the price of everything and the value of nothing.

Oscar Wilde, The Picture of Dorian Gray (1891)

Cost – Value agreements

Total Value of Ownership

Page 33: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak
Page 34: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Sourcing process

2.2.1 Plan &

Mobilize

2.2.2 Define Sourcing/

RFx-strategy

2.2.4 Carry out RFx strategy

2.2.5 Evaluate

2.2.7 Negotiate

2.2.9 Contract signing

2.2.3 TG 1

2.2.6 TG 2

2.2.8 TG 3

2.2.10 TG 4

‘BACK TO BACK’: When related to core business: link downstream SLA/KPI’s with upstream SLA/KPI’s

Setting up the key elements with the client / internal client as from the beginning of the process !

(lining up expectations, key elements, mutual understanding & targets etc)

CONTRACT

+ SLA

UPFRONT SLA

When do we make the SLA?

Page 35: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Q1 Q2 Q3 Q4

1 FINANCIEEL

1.1 Kost per werknemer 8 8 7 7

1.2 Kost per bezoeker 8 8 7 7

1.3 Budgetrealisatie 7 8 7 8

1.4 Personeelskost 8 8 7 8

1.5 Gemiddelde besteding 8 8 7 7

2 KLANTENTEVREDENHEID

2.1 Smaak voeding 8 8 7 8

2.2 Klachten per maand 7 5 7 8

2.3 Variatie maaltijden 7 7 6 8

2.4 Wachttijden kassa 6 5 7 8

2.5 Vriendelijkheid personeel 9 7 7 7

3 KWALITEIT

3.1 Aantal evaluaties 7 6 7 6

3.2 Ziekteverzuim 8 7 5 6

3.3 Uitzendkrachten 8 7 5 6

3.4 Opleidingen 7 7 5 7

4 INNOVATIE

4.1 Bezoekersaantal 8 7 6 8

4.2 Verbeteracties 7 7 6 7

4.3 Menucyclus 7 7 6 7

4.4 Food Promoties 8 7 7 7

DASHBOARD

1 FINANCIEEL

1.1 Kost per werknemer

1.2 Kost per bezoeker

1.3 Budgetrealisatie

1.4 Personeelskost

1.5 Gemiddelde besteding

2 KLANTENTEVREDENHEID

2.1 Smaak voeding

2.2 Klachten per maand

2.3 Variatie maaltijden

2.4 Wachttijden kassa

2.5 Vriendelijkheid personeel

3 KWALITEIT

3.1 Aantal evaluaties

3.2 Ziekteverzuim

3.3 Uitzendkrachten

3.4 Opleidingen

4 INNOVATIE

4.1 Bezoekersaantal

4.2 Verbeteracties

4.3 Menucyclus

4.4 Food Promoties

RFP

2.1. Smaak Voeding totaalscore enquêteService

Level

meer dan 90¨% 10

81 - 90% 9

71 - 80% 8

61 - 70% 7

51 - 60% 6

41 - 50% 5

31 - 40% 4

21 - 30% 3

11 - 20% 2

10% of lager 1Zeer slecht

Slecht

Uitstekend

Zeer goed

Goed

Value parameters

Value tabels

Value Comparison

Contract & SLA

Dashboard

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

actueel A B C

financieel

tevredenheid

kwaliteit

innovatie De leverancier zal een boete betalen van 1% op de gerealiseerde

omzet indien het vooropgestelde Service Level gedurende 3

opeenvolgende maanden niet behaald wordt.

Penalty clause

De leverancier houdt maandelijks een steekproef bij 100 bezoekers

omtrent de smaak van de voeding. De resultaten van dit onderzoek

worden maandelijks gerapporteerd aan de Facility Manager.

Reports

Beoordelingscijfer van de bezoekers mbt de smaak van de voeding

in het bedrijfsrestaurantExplanation KPI

leveran

cier

maandelij

ks7

2.1. SMAAK

VOEDING

Report

er

Frequenc

y

Deviati

on

Service

LevelKPI

De leverancier zal een boete betalen van 1% op de gerealiseerde

omzet indien het vooropgestelde Service Level gedurende 3

opeenvolgende maanden niet behaald wordt.

Penalty clause

De leverancier houdt maandelijks een steekproef bij 100 bezoekers

omtrent de smaak van de voeding. De resultaten van dit onderzoek

worden maandelijks gerapporteerd aan de Facility Manager.

Reports

Beoordelingscijfer van de bezoekers mbt de smaak van de voeding

in het bedrijfsrestaurantExplanation KPI

leveran

cier

maandelij

ks7

2.1. SMAAK

VOEDING

Report

er

Frequenc

y

Deviati

on

Service

LevelKPI

Value based sourcing approach The basic principles

Sourcing process

2.2.1 Plan &

Mobilize

2.2.2 Define Sourcing/

RFx-strategy

2.2.4 Carry out RFx strategy

2.2.5 Evaluate

2.2.7 Negotiate

2.2.9 Contract signing

2.2.3 TG 1

2.2.6 TG 2

2.2.8 TG 3

2.2.10 TG 4

Page 36: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Link between value table & SLA follow up

KPI Service Level Deviation Frequency Reporter

Explanation KPI

Reports

Bonus / Malus

4.4. Field Failure OccurPossible Failure

Rates in the fieldRanking

1 in 25 10

1 in 50 9

1 in 100 8

1 in 200 7

1 in 400 6

1 in 800 5

1 in 1600 4

1 in 2000 3

1 in 2500 2

Uncommon: Failure is unlikely 1 in 3000 1

Very High

High: Repeated failures

Moderate:Occasional failures

Low: Relatively few failures

Page 37: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Price is what you pay

Value is what you get !

(Warren Buffet)

Total Value of Ownership

Page 38: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak
Page 39: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

www.solvint.com

SLIM ONDERHANDELEN

Page 40: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Style flexing in leverage context

Distributive Negotiation

VALUE

Hig

h

Low

RISK

Leverage Partnership

Bottleneck Routine Low High

Time

Result

ATTACK

ARGUMENTS

COMPROMISE

BEAT ME !

Page 41: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Overview

STRUCTURE

STRUCTURE

Setting the agenda

Salami approach

Acceptance Time

Decision Time

Deadline

Silence

Planning

Krunching

Bogey

Funny Money

Splitting the

difference

Expert

Authority Margins

Other Negotiator

De peer In twee

Good cop Bad cop

Accomplished Fact

Deadlock

Artificial Balloon

Take it or Leave it

Reasonable Fair

Humour

Sympathy Enthusiasm

Bright Future

We have got something

TIME

MONEY BUDGET

AUTHORITY

FORCE

PRESSURE EMOTION

QUESTIONS

Smart is stupid

Stupid is smart

Let’m talk

Ask for best practice

Russian Front

Page 42: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

Style flexing in ‘partner’ context

Integrative negotiation

VALUE

Hig

h

Low

RISK

Leverage Partnership

Bottleneck Routine Low High

Time

Result

FEELING WIN-WIN COMMON COLLABORATION

BUSINESS DEAL

Partner me

Page 43: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

OPTIONS WITHIN THE SUPPLY CHAIN

WANTS WANTS

DEVELOPING, FORMULATING, TESTING OPTIONS

1

2

1) 2) 3)

Page 44: Dag fm ifma kluwer_27-03-14_manu matthyssens_hedendaagse fm inkoopaanpak

[email protected]

Tel +32 498 16 20 40