Cursus Excel beginners

43
1. Over deze cursus 2. Les 1: facturen maken 3. Les 2: getallen vermenigvuldigen 4. Les 3: getallen optellen 5. Les 4: tabbladen gebruiken 6. Les 5: gegevens sorteren 7. Les 6: grafieken maken 8. Les 7: geavanceerde grafieken 9. Les 8: spreadsheets publiceren 10. Les 9: bestanden delen 11. Les 10: gegevens importeren 12. Les 11: importeren vanuit Word 13. Les 12: rijen en kolommen vastzetten 14. Les 13: organogrammen maken 15. Les 14: lijsten maken 16. Les 15: lijsten gebruiken 17. Les 16: automatisch aanvullen 18. Les 17: waarden optellen 19. Les 18: verborgen informatie 20. Les 19: trendlijnen 21. Les 20: samenvatting Over deze cursus Door: Aida Zeljkovic | 10 juni 2008 In deze online cursus leert u werken met Excel 2003. Deze Microsoft- applicatie is een onderdeel van het Office-pakket en geldt als het meest gebruikte spreadsheetprogramma in het Nederlandse bedrijfsleven. Stapsgewijs leert u verschillende functies gebruiken, berekeningen en grafieken maken, gegevens vergelijken, ordenen en presenteren. Deze cursus bestaat uit twintig delen. Overige lessen volgen later. Deze webcursus is geschikt voor beginners. Met behulp van schermafbeeldingen en videoclips wordt uitgelegd hoe u bepaalde handelingen kunt uitvoeren. Het voorbeeldbestand, dat u hier kunt downloaden, bevat het rekenblad dat in deze cursus als voorbeeld wordt gebruikt. Start Excel door te dubbelkliken op het icoontje op uw bureaublad of door te klikken op de knop Start, links onderaan in de taakbalk en dan te klikken op Microsoft Excel. Wanneer het programma gestart is, kunt u beginnen met het aanmaken van spreadsheets. 1

Transcript of Cursus Excel beginners

Page 1: Cursus Excel beginners

1. Over deze cursus 2. Les 1: facturen maken 3. Les 2: getallen vermenigvuldigen 4. Les 3: getallen optellen 5. Les 4: tabbladen gebruiken 6. Les 5: gegevens sorteren 7. Les 6: grafieken maken 8. Les 7: geavanceerde grafieken 9. Les 8: spreadsheets publiceren 10. Les 9: bestanden delen 11. Les 10: gegevens importeren 12. Les 11: importeren vanuit Word 13. Les 12: rijen en kolommen vastzetten 14. Les 13: organogrammen maken 15. Les 14: lijsten maken 16. Les 15: lijsten gebruiken 17. Les 16: automatisch aanvullen 18. Les 17: waarden optellen 19. Les 18: verborgen informatie 20. Les 19: trendlijnen 21. Les 20: samenvatting

Over deze cursus

Door: Aida Zeljkovic | 10 juni 2008 In deze online cursus leert u werken met Excel 2003. Deze Microsoft-applicatie is een onderdeel van het Office-pakket en geldt als het meest gebruikte spreadsheetprogramma in het Nederlandse bedrijfsleven. Stapsgewijs leert u verschillende functies gebruiken, berekeningen en grafieken maken, gegevens vergelijken, ordenen en presenteren.

Deze cursus bestaat uit twintig delen. Overige lessen volgen later.

Deze webcursus is geschikt voor beginners. Met behulp van schermafbeeldingen en videoclips wordt uitgelegd hoe u bepaalde handelingen kunt uitvoeren. Het voorbeeldbestand, dat u hier kunt downloaden, bevat het rekenblad dat in deze cursus als voorbeeld wordt gebruikt.

Start Excel door te dubbelkliken op het icoontje op uw bureaublad of door te klikken op de knop Start, links onderaan in de taakbalk en dan te klikken op Microsoft Excel. Wanneer het programma gestart is, kunt u beginnen met het aanmaken van spreadsheets.

1

Page 2: Cursus Excel beginners

Les 1 Facturen maken in Excel

Door: Martin Gijzemijter | 10 juni 2008 In Excel kunt u heel eenvoudig facturen maken. Bepaalde berekeningen kunt u met dit programma automatisch uitrekenen. In deze eerste les richten we ons op het uiterlijk van het document. Hoe kunt u in tien stappen een factuur maken?

Bekijk ook de video

In deze video wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u een factuur maakt. Volg de instructies. Naar de video

Voorbeeldfactuur downloaden Stap 1Wanneer Excel is gestart, wordt er automatisch een nieuw leeg document aangemaakt. Mocht u het programma al gestart hebben en een ander nieuw document wilt aanmaken, dan kan dit door te klikken op Bestand in het menu bovenin. Klik vervolgens op Nieuw in het menu dat uitvouwt.

Stap 2Wanneer u een factuur wilt maken voor uw bedrijf, is het wel netjes om een bedrijfslogo in het document te gebruiken. Dit logo plaatst u heel eenvoudig. Klik op Invoegen in het menu bovenin en vervolgens op Afbeelding, Uit bestand. Blader in het venster dat opent naar de afbeelding die u wilt invoegen en klik op Invoegen. Stap 2 in beeld

Stap 3De afbeelding wordt in het document getoond. Sleep de afbeelding naar rechtsboven in het rekenblad. Een stippellijn toont aan wanneer u de rand van het document nadert, zodat u ervoor kunt zorgen dat deze niet buiten de printmarge valt. Door te klikken op de hoeken van de afbeelding en vervolgens de muis te verslepen, kunt u de grootte van de afbeelding aanpassen. Stap 3 in beeld

Stap 4Plaats linksboven de gegevens van het bedrijf waar u de factuur naar gaat sturen en plaats onder het logo de gegevens van uw eigen bedrijf. U klikt hiervoor op de cel waarin u de informatie wilt plaatsen, waarna u kunt beginnen met typen. Links kunt u nog gegevens toevoegen, zoals factuurdatum en factuurnummer. Het is netjes om de onderste regel van deze tekst op gelijke hoogte te zetten als de onderste regel van de gegevens van uw bedrijf. Mocht u tussendoor nieuwsgierig zijn naar hoe het geheel eruit komt te zien, dan kunt u klikken op Bestand, Afdrukvoorbeeld. Stap 4 in beeld

Stap 5Maak nu de bovenkant van de tabel waarin u de factuurbedragen wilt weergeven. U kunt dit afkaderen door te klikken op de eerste cel aan de linkerkant, een paar regels onder de tekst die u zojuist hebt toegevoegd, in dit geval cel A16. Houd de muisknop ingedrukt en sleep de muis tot aan de stippellijn aan de rechterkant, zodat u een hele rij selecteert. Klik vervolgens op de knop Opvulkeur om uw selectie van een kleur te voorzien. Stap 5 in beeld

Stap 6 Hoewel er in het document kaders om de cellen worden getoond, zijn deze niet zichtbaar wanneer u het bestand afdrukt. Wanneer u het Afdrukvoorbeeld opent, ziet u dat de selectie die u zojuist hebt gemaakt alleen een kleur heeft en geen rand. Selecteer nogmaals de rij en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de selectie. Kies voor Celeigenschappen en vervolgens het tabblad Rand. Klik op de knop Omtrek en de knop Binnen bij de optie Vooraf

2

Page 3: Cursus Excel beginners

ingesteld en vervolgens op OK. De rij is nu voorzien van een kaderlijn. Stap 6 in beeld

Stap 7Geef de criteria aan van uw factuur in deze balk, zoals bijvoorbeeld Beschrijving, Datum, Aantal, Prijs en Bedrag. Aan de hand hiervan deelt u de kolommen in. Let er op dat u elke omschrijving in een eigen kolom zet. Aan de bovenkant van de pagina kunt u de breedte van de kolommen instellen door de rand van een kolom te slepen. Zo kunt u kolommen breder maken voor langere teksten en smaller voor kortere teksten. Stap 7 in beeld

Stap 8Vul nu de gegevens in van de factuur, net zoals u dat in een Word-document zou doen. Selecteer het gehele vlak met gegevens, klik weer op Celeigenschappen en vervolgens op het tabblad Rand. Klik wederom op de knoppen Omtrek en Binnen. Stap 8 in beeld

Stap 9Onder de laatste twee kolommen komen de velden waarin alles bij elkaar wordt opgeteld. Vul hier onder elkaar de criteria in voor het optellen, zoals subtotaal, btw-tarief, btw-bedrag en totaal. In de cellen daarnaast (onder de laatste kolom) vult u de bijbehorende bedragen in. Selecteer de cellen met daarin deze getallen en voorzien ze wederom van een rand omtrek en een rand binnen, zoals uitgelegd in stap 6 en stap 8. Stap 9 in beeld

Stap 10Om het geheel nog iets overzichtelijker te maken kunt u de gehele laatste kolom van de gegevenstabel selecteren en deze een lichte kleur geven. Zo legt u de nadruk op de totalen, de getallen die er het meest toe doen. Vul eventueel onderaan de factuur nog extra informatie toe over de betalingstermijn. Uw factuur is nu af. Stap 10 in beeld

Ditmaal hebt u de getallen zelf ingevuld. In les 2 past u de factuur zo aan dat Excel de bedragen automatisch berekent.

Les 2. Getallen automatisch laten vermenigvuldigen

Door: Martin Gijzemijter | 10 juni 2008 In de vorige les heeft u een factuur gemaakt waarbij u alle getallen zelf bij elkaar hebt opgeteld. Deze handeling kost u extra tijd en de kans is groot dat u hierbij een rekenfout maakt. Excel kan u dit werk eenvoudig uit handen nemen. Bekijk ook de video

In deze video ziet u hoe u eenvoudig formules kunt maken in Excel om getallen automatisch te laten vermenigvuldigen. Naar de video

Voorbeeldfactuur downloadenStap 1Open de factuur die u in de vorige les hebt gemaakt of download deze hier. U opent een document in Excel door erop te dubbelklikken in de Windows Verkenner, of door Excel te starten en vervolgens te klikken op Bestand en Openen. Stap 1 in beeld

Stap 2Wis de dynamische velden met getallen. Dynamische getallen zijn de getallen die onderhevig zijn aan verandering wanneer andere getallen veranderen. Dit geldt in principe voor alle getallen in de laatste kolom, met uitzondering van het veld naast btw-tarief, omdat dit getal vast blijft staan op 19 procent en dus geen dynamisch getal is. Stap 2 in beeld

Stap 3

3

Page 4: Cursus Excel beginners

Voordat u een berekening gaat maken, moeten u eerst aangeven wat voor soort gegevens er in welke cellen staan. Selecteer alle cellen in de kolom Beschrijving door te klikken op de eerste cel, en met de muisknop ingedrukt te slepen naar de laatste. Klik nu met de rechtermuisknop op de selectie en kies Celeigenschappen. Selecteer het tabblad Getal en kies uit de lijst de optie Tekst. Zo weet Excel dat de gegevens in deze cellen bestaan uit tekst en dat daar geen berekeningen op worden uitgevoerd.Stap 3 in beeld

Stap 4Selecteer alle cellen in de kolom Datum en ga wederom naar Celeigenschappen via het tabblad Getal. Selecteer ditmaal uit de lijst de optie Datum. Excel past de opmaak voor datumnotatie toe op deze cellen. Bij het veld type kunt u aangeven hoe u data genoteerd wilt hebben. Stap 4 in beeld

Stap 5Open de Celeigenschappen voor alle cellen in de kolom Aantal, en geef ze de eigenschap Getal. Stap 5 in beeld

Stap 6Selecteer de cellen in de kolommen Prijs en Bedrag en selecteer wederom Celeigenschappen. Let op dat u hierbij de cel met het percentage aan btw niet selecteert. Blader naar het tabblad Getal en ken ditmaal de eigenschap Financieel toe. Stel decimalen in op 2 (wanneer u dit niet doet, wordt het bedrag afgerond naar hele getallen). Stap 6 in beeld

Stap 7Tot slot wijst u de eigenschap percentage toe aan het veld naast btw-tarief. Klik op deze cel en ga nogmaals naar Celeigenschappen en Getal. Selecteer de optie Percentage. U hebt nu alle relevante velden ingesteld, zodat het programma precies weet hoe deze velden te interpreteren.

Nu vaststaat wat voor informatie er precies in welke cellen staat, gaat u Excel vertellen wat er met deze informatie moet gebeuren. Door voor iedere cel een formule te maken, voert het programma rekensommen automatisch uit. Dit lijkt ingewikkeld, maar het is best eenvoudig. Wanneer u bijvoorbeeld in veld E17 een totaalbedrag wilt hebben van de Prijs in D17 maal het Aantal in C17, dan vertelt u Excel letterlijk het volgende E17 = C17 x D17. Hoe doet u dat?

Stap 8Klik op de eerste cel in de kolom Bedrag, in dit geval E17. Klik hierna op de knop Functie invoegen bovenin. Vervolgens wordt een nieuw venster geopend. Dit is de Wizard functie invoegen. Deze helpt u bij het maken van een berekening, zodat u niet helemaal zelf hoeft uit te zoeken hoe u iets noteert. Stap 8 in beeld

Stap 9In de Wizard functie invoegen ziet u een reeks opties die u kunt kiezen. Dit zijn de verschillende manieren waarop Excel iets kan berekenen. De waarde SOM gebruikt u bijvoorbeeld om waarden bij elkaar op te tellen. Deze heeft u nodig in les 3. In deze les gebruikt u de waarde PRODUCT om te vermenigvuldigen. Typ PRODUCT in het zoekveld, klik op Zoeken en dubbelklik op PRODUCT in het zoekresultaat.Stap 9 in beeld

Stap 10In het volgende venster geeft u aan welke cellen met elkaar vermenigvuldigd moeten worden. Omdat u al aangegeven hebt dat de eerste kolom uit tekst bestaat en de tweede uit

4

Page 5: Cursus Excel beginners

data, concludeert Excel dat cellen C17 en D17 met elkaar vermenigvuldigd moeten worden. In dit geval klopt dat. Is dat bij u niet het geval of selecteert Excel iets anders, dan kunt u de betreffende cellen ook zelf aanklikken. Door bijvoorbeeld de muisknop ingedrukt te houden op C17 en deze te slepen naar D17, geeft u aan dat u deze cellen met elkaar wilt laten vermenigvuldigen. Klik op OK. Stap 10 in beeld

Stap 11In de cel waarin u de formule hebt uitgevoerd verschijnt nu een resultaat. Wanneer u op deze cel klikt, ziet u in de formulebalk wat voor formule Exel gebruikt om tot het resultaat te komen, in dit geval: =PRODUCT(C17:D17). Het is verstandig om regelmatig even naar de balk te kijken wannneer u zulke bewerkingen uitvoert. Zo krijgt u inzicht in de formules.

Door met de rechtermuisknop te klikken op de cel met het resultaat van de eerste berekening en vervolgens te kiezen voor Kopiëren, wordt de formule gekopieerd. Wanneer u deze formule een cel lager plakt door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor Plakken, wordt deze van toepassing op de rij waarin u hem plakt. In dit voorbeeld is de inhoud van cel E17 geplakt in cel E18 en is de formule daardoor automatisch veranderd in =PRODUCT(C18:D18). Stap 11 in beeld

Stap 12U kunt cel voor cel gaan plakken, maar eenvoudiger is het om in één klap de hele kolom te voorzien van automatisch berekende resultaten. Excel zal al deze formules aanpassen. Klik met de rechtermuisknop op de cel waarvan u het resultaat wilt kopiëren en kies voor Kopiëren. Selecteer vervolgens alle cellen waarin u dit resultaat wilt plakken, door een selectie te slepen met de muis of ze allemaal afzonderlijk aan te klikken met de Shift-toets ingedrukt. Klik vervolgens op Plakken. Alle getallen worden met behulp van de formules automatisch berekend. Stap 12 in beeld

U hebt een formule aangemaakt binnen Excel. Zodra u een waarde in de kolom Aantal of Prijs aanpast, heeft dit gevolgen voor de waarden in de kolom Bedrag. Zo kunt u deze factuur telkens opnieuw invullen zonder opnieuw de berekeningen te hoeven maken. Deze waarden moeten nog wel bij elkaar worden opgeteld. Daarover meer in de Les 3.

Les 3. Getallen automatisch laten optellen

Door: Martin Gijzemijter | 10 juni 2008 Hoe zorgt u ervoor dat alle getallen bij elkaar worden opgeteld in Excel?

In deze video ziet u hoe u snel bedragen bij elkaar kunt laten optellen in Excel. Naar de video

Voorbeeldfactuur downloadenStap 1Open de factuur die u in de vorige les hebt gemaakt of download deze hier. U opent een document in Excel door erop te dubbelklikken in de Windows Verkenner, of door Excel te starten en vervolgens te klikken op Bestand en Openen.

Stap 2Het eerste veld dat u gaat berekenen is het veld naast subtotaal. Dit veld moet het resultaat weergeven van de optelsom van alle bedragen daarboven. Dit doet u met behulp van de Wizard-functie invoegen. Klik in de cel naast subtotaal en vervolgens op de knop Functie invoegen, naast de formulebalk. Kies voor Som, om de bedragen bij elkaar op te tellen. Stap 2 in beeld

5

Page 6: Cursus Excel beginners

Stap 3In het venster dat verschijnt selecteert u alle cellen die u bij elkaar wilt optellen. Dit kan door de Shift-toets ingedrukt te houden en te klikken op de eerste cel en vervolgens op de laatste cel. Excel pakt dan alle daartussen gelegen cellen mee. U kunt ook simpelweg de muisknop ingedrukt houden op de eerste cel en vervolgens slepen tot u het hele bereik hebt geselecteerd. Klik op OK wanneer u tevreden bent met de selectie. Stap 3 in beeld

Stap 4In de cel waarin u zojuist de formule hebt aangemaakt, verschijnt nu het totaal van alle cellen daarboven. Wanneer u naar de formule kijkt, ziet u dat Excel het als volgt heeft genoteerd: =SOM(E17:E24). De inhoud van cel 25 is gelijk aan de som van cel E17 en cel E24).Stap 4 in beeld

Stap 5De cel die u zojuist hebt voorzien van een formule bevat nu een dynamisch getal, een getal dat verandert wanneer u andere getallen verandert. Dit getal is bovendien gebaseerd op andere dynamische getallen. Stel dat u de waarde bij Aantal in de eerste rij van de voorbeeldfactuur verandert in 3, dan verandert in die rij de waarde van Bedrag in 1500. Hierdoor vernadert de waarde bij subtotaal in 11000. Met deze handige koppelingen bespaart u veel tijd en bij complexe berekeningen kunt u menselijke fouten minimaliseren. Stap 5 in beeld

Stap 6Om de BTW te berekenen gebruikt u een andere formule. Plaats eerst de formule in het veld naast Totaal, zodat de factuur helemaal gereed is. Klik op het veld Totaal en vervolgens op de knop Functie invoegen. Kies voor de functie Som en klik op OK. In dit voorbeeld gaat u het veld naast btw-bedrag (E27) optellen bij het veld Subtotaal (E25). Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klikt eerst op cel E25 en vervolgens op cel E27. Uiteraard kunt u ook zelf de cellen intypen bij de regel Getal1, maar dit is iets lastiger, omdat u ook moet weten welke tekens daartussen moeten komen voor de berekening. Klik op OK. De waarde naast het veld Totaal wordt nu gesteld op 11000. Dit is logisch, omdat er bij btw-bedrag nog niets is ingevuld. Daarom wordt er ook niets opgeteld bij het subtotaal van 11000.Stap 6 in beeld

Stap 7Tot slot gaat u de BTW berekenen. In tegenstelling tot wat logica doet vermoeden, gebruikt u het veld BTW-tarief niet in deze berekening. De 19 procent die daar staat genoteerd, is slechts om de ontvanger te tonen hoeveel procent BTW er is gerekend. Om te rekenen met percentages, moet u deze noteren als decimalen: het percentagegetal gedeeld door honderd, in dit geval 0,19. Om de BTW te berekenen moet u dit subtotaal vermenigvuldigen met 0,19. In de vorige les is uitgelegd hoe u dat doet. Stap 7 in beeld

Stap 8U kunt nu een rekensom maken waarbij u handmatig ingeeft dat cel E25 (subtotaal) vermenigvuldigd moet worden met 0,19. Dit kan nog eenvoudiger. Aangezien de ontvanger bij een uitgeprinte factuur alleen de velden ziet die zich in het afdrukbereik bevinden, kunt u smokkelen. Plaats in een willekeurig veld buiten het afdrukbereik, bijvoorbeeld K27 het getal 0,19. Het enige dat u nog hoeft te doen is cel E25 te vermenigvuldigen met K27. Klik hiervoor op de cel naast BTW-bedrag (E27) en klik op Functie invoegen. Kies voor Product en geef aan dat het gaat om cellen E25 en K27. Klik op OK. Niet alleen is de BTW berekend, maar door de rekensom in het veld Totaal die u in de vorige stap hebt gemaakt, wordt dit opgeteld bij Subtotaal. U hebt nu een automatisch aanpasbare factuur gemaakt. Stap 8 in beeld

6

Page 7: Cursus Excel beginners

Les 4. Tabbladen gebruiken in Excel

Door: Martin Gijzemijter | 10 juni 2008 In Excel kunt u documenten voorzien van tabbladen. Dit kan handig zijn wanneer u veel gegevens hebt te verwerken en in één overzicht het totaal wilt zien. Hoe kunt u bijvoorbeeld informatie over verschillende facturen in tabbladen structureren?

In deze video ziet u hoe u met tabbladen gedetailleerde informatie kunt structureren. Naar de video

Voorbeeldfactuur downloadenStap 1Open de factuur die u in de vorige les hebt gemaakt of download deze hier. U opent een document in Excel door erop te dubbelklikken in de Windows Verkenner, of door Excel te starten en vervolgens te klikken op Bestand en Openen.

Stap 2Onderin het scherm ziet u drie tabbladen. Blad1, Blad2 en Blad3. Excel maakt deze drie tabbladen standaard voor u aan. Klik eens op de tabbladen om te zien wat er gebeurt. Overige tabbladen zijn leeg. Het is heel eenvoudig om met tabbladen informatie van elkaar te scheiden. Stap 2 in beeld

Stap 3In dit voorbeeld worden drie facturen en één overzicht gebruikt. In totaal heeft u vier tabbladen nodig. Klik met de rechtermuisknop op een tabblad en selecteer Invoegen. In het venster dat verschijnt, klikt u op Werkblad en vervolgens op OK. Er is nu automatisch een tabblad bijgekomen. Klik met de rechtermuisknop op een tabblad en kies Naam wijzigen om de naam van het tabblad aan te wijzen. Noem het eerste tabblad Factuuroverzicht, het tweede Factuur 1, het derde Factuur 2 en het vierde Factuur 3. Stap 3 in beeld

Stap 4Kopieer de factuur uit het eerste tabblad naar het tweede, derde en vierde tabblad. Dit kunt u doen door met de rechtermuisknop te klikken op het tabblad en te klikken op tabblad kopiëren. U kunt ook deze informatie handmatig kopiëren en plakken. Klik in een willekeurige cel binnen de factuur en druk op de toetsencombinatie Ctrl + A. Dit zorgt ervoor dat alle cellen worden geselecteerd. Met behulp van de toetsencombinatie Ctrl + C kopieert u al deze cellen. Klik nu op een ander tabblad, en druk op de toetsencombinatie Ctrl + V. Hiermee plakt u alle cellen, inclusief berekeningen in het andere tabblad. Herhaal dit voor de tabbladen Factuur 2 en Factuur 3. Ga nu terug naar het tabblad Factuuroverzicht, selecteer wederom alles en klik op Bewerken, Wissen, Alles. Het tabblad is nu helemaal leeg.

Stap 5Vul voor uw eigen gemak in het tabblad Factuuroverzicht bovenin de titel in: Factuuroverzicht. Maak onderscheid tussen de diverse criteria, in dit geval: Bedrijf, Datum en Bedrag. Voorzie deze net als in les 1 weer van een binnen en buiten rand. Stap 5 in beeld

Stap 6Verander wat gegevens in de facturen in de verschillende tabbladen, zodat de getallen veranderen. Wanneer u de ontvanger, de datum en het totaalbedrag verandert, dan kunt u zien dat in het overzicht de verschillende gegevens worden getoond. Aangezien u drie dezelfde facturen heeft gekopieerd, geeft dat het beeld niet helemaal goed weer.Stap 6 in beeld

Stap 7

7

Page 8: Cursus Excel beginners

Om bepaalde informatie uit een tabblad te kopieren naar een ander tabblad maakt u geen formule aan, maar een verwijzing. Als u bijvoorbeeld de naam van het bedrijf uit Factuur1 uit cel A2 wilt weergeven in cel A4 in het factuuroverzicht. Met andere woorden: de inhoud van cel A2 van tabblad Factuur1 moet weergegeven worden in cel A4 van het tabblad Factuuroverzicht. Om dit te doen klikt u op cel A4 en gaat u naar de formulebalk. Deze formule kunt u eenvoudig handmatig intoetsen. Typ in de formulebalk: ==Factuur1!A2. Let er wel op dat er een uitroepteken staat tussen Factuur1 en A2, want hierdoor weet Excel dat het om een ander tabblad gaat. Klik op enter, en de naam van het bedrijf wordt getoond. Stap 7 in beeld

Stap 8Doe hetzelfde voor de andere cellen, waarbij u telkens in de cel aangeeft welke cel uit welk tabblad daar moet worden weergegeven, en let vooral het uitroepteken. Nu worden de belangrijke gegevens uit de verschillende facturen weergegeven in één overzicht. Stap 8 in beeld

Stap 9Klik op de verschillende cellen met de rechtermuisknop en daarna op Celeigenschappen om de cellen te voorzien van een rand binnen en buiten. Onder het tabblad Getal kunt u definiëren wat voor cellen het precies zijn, zodat Excel ze als zodanig kan interpreteren (zoals in les 2 uitgelegd). Stap 9 in beeld

Stap 10Om het overzicht helemaal compleet te maken, kunt u de getallen van de verschillende facturen bij elkaar optellen. Maak hiervoor een veld Totaal aan onder de voorlaatste kolom, en voeg de optelfunctie toe in de cel daarnaast, onder Bedrag. Dit doet u door in de cel te klikken en vervolgens op de knop Functie invoegen. Kies voor Som en tel de cellen van de verschillende facturen bij elkaar op. Het totaal van alle facturen wordt nog eens weergegeven in het overzicht. Als u nu iets verandert in de verschillende facturen, toont het overzicht altijd het actuele, bijgewerkte getal. Dit scheelt u uren extra rekenwerk.Stap 10 in beeld

Les 5. Gegevens sorteren

Door: Martin Gijzemijter | 27 juni 2008 Excel is niet alleen een handig programma voor het verzamelen van gegevens en het berekenen van formules. Het programma kan ook helpen bij het sorteren van grote hoeveelheden gegevens. Dit varieert van eenvoudige lijsten die u op alfabetische volgorde wilt zien, tot een combinatie van verschillende gegevens, waarbij u bijvoorbeeld wilt zien welke verkoper binnen uw bedrijf de beste prestaties levert.

In deze video ziet u hoe u grote hoeveelheden gegevens kunt sorteren. Naar de video

Voorbeelddocument downloaden Stap 1 Stel u hebt een lange lijst gegevens in een Word document, zoals een lijst van werknemers, met daarbij hun telefoonnummers. Het is handig om deze lijst op alfabetische volgorde te hebben. U kunt uren aan het knippen en plakken zijn binnen Word om dit voor elkaar te krijgen. Excel kan dit eenvoudig, snel en foutloos. Open zo'n lijst in Word. Stap 1 in beeld

Stap 2 Het nadeel van een dergelijk document in Word is dat het niet in tabellen staat. Wanneer u de gehele tekst zou selecteren en plakken in Excel, komt niet iedere naam, afdeling en telefoonnummer in een eigen cel. Gelukkig is er een handig trucje binnen Word.

8

Page 9: Cursus Excel beginners

Door de alt-toets ingedrukt te houden, kunt u een bepaald gebied selecteren, zoals u kunt zien op de afbeelding. Selecteer op deze manier de eerste rij. Kopieer de selectie door te klikken op Bewerken, Kopiëren. Stap 2 in beeld

Stap 3 Maak nu een nieuw document aan in Excel en selecteer de kolom en cel waarin u wilt beginnen met plakken. Selecteer in dit geval kolom A, cel 2 (A2 dus) zodat u nog een cel daarboven hebt voor een omschrijving. Plak de selectie die u zojuist hebt gekopieerd door te klikken op Bewerken, Plakken. Stap 3 in beeld

Stap 4 Hetzelfde doet u voor de kolom afdeling en de kolom telefoonnummer. Houd de alt-toets ingedrukt, selecteer de hele kolom, kopieer deze en plak hem in de kolom naast de kolom waarin u de vorige selectie hebt geplakt. Zo plakt u de verschillende gegevens ieder binnen een eigen kolom van Excel. Voorzie deze gegevens van een omschrijving bovenaan, zodat het duidelijk is waar het om gaat. Stap 4 in beeld

Stap 5 Nu zijn de gegevens ingevuld, maar ze staan nog steeds niet op de gewenste volgorde. Dit is heel eenvoudig te verhelpen. U moet eerst even precies aangeven welke gegevens u graag wilt sorteren. Dit is om te voorkomen dat Excel bijvoorbeeld alleen de volgorde van de eerste kolom verandert terwijl de rest blijft staan, waardoor er niets meer van zou kloppen. Selecteer daarom het totale gebied, in ons geval cel A2 tot en met cel C30. U doet dit door te klikken op cel A2 en vervolgens te slepen naar cel C30. Stap 5 in beeld

Stap 6 Klik op Data in het menu bovenin en vervolgens op Sorteren. Er verschijnt nu een venster waarin u kunt aangeven waarop u precies wilt sorteren. Omdat u de velden bovenaan een naam hebt gegeven, kunt u heel eenvoudig aangeven waarop u wilt selecteren. We willen de lijst alfabetische volgorde selecteren, dus we kiezen in dit geval voor Naam. Klik vervolgens op OK. De lijst is nu automatisch op naam gesorteerd. Stap 6 in beeld

Stap 7 U kunt het sorteren ook nog een stapje verder nemen, door op twee verschillende criteria te sorteren. Stel dat u in eerste instantie op Afdeling wilt sorteren, en binnen iedere afdeling vervolgens ook nog eens op naam. Selecteer dan op nieuw het gebied en klik op Data, Sorteren. In het venster dat verschijnt kiest u bij Sorteren op eerst Afdeling, en daarna bij Vervolgens kiest u voor Naam. Nu is de gehele selectie eerst gesorteerd op afdeling en binnen iedere afdeling staan de namen op alfabetische volgorde. Stap 7 in beeld

Stap 8 Op dezelfde manier werkt dit met getallen. Verander bijvoorbeeld het kopje Telefoonnummer eens in Omzet en de getallen daaronder in verschillende bedragen. Geef, zoals we in les 2 van deze webcursus ook al deden, aan dat het in dit geval om valuta gaat, door met de rechtermuisknop op de cellen te klikken en vervolgens te kiezen voor Valuta. Stap 8 in beeld

Stap 9 Door nu wederom het gehele gebied te selecteren en te klikken op Data, Sorteren krijgt u wederom de mogelijkheid om alles te sorteren. Sorteer in dit geval op de waarde Omzet. U kunt in één klap zien welk persoon van welke afdeling de meeste omzet voor u heeft gegenereerd.

Uiteraard zijn dit maar voorbeeldtoepassingen. U kunt de functie Sorteren op de meest uiteenlopende manieren gebruiken om de grote hoeveelheid gegevens op een handige manier in kaart te brengen. Stap 9 in beeld

9

Page 10: Cursus Excel beginners

Les 6. Grafieken maken in Excel

Door: Martin Gijzemijter | 27 juni 2008 In de afgelopen lessen hebt u kunnen zien hoe eenvoudig het is om met Excel gegevens op een overzichtelijke manier te presenteren, sorteren en bepaalde berekeningen automatisch uit te laten voeren. In deze les leert u binnen een paar muisklikken een grafiek maken van een gegevensoverzicht.

In deze video ziet u hoe u een grafiek kunt maken van een gegevensoverzicht.Naar de video

Voorbeelddocument downloaden Stap 1: In de vorige les hebben we een document gemaakt waarin namen, afdelingen en omzetten genoemd werden om te laten zien hoe dat u dat overzichtelijk kunt presenteren. We gebruiken dit document om een grafiek te maken. Open dit document in Excel. U kunt het ook hier downloaden als u het zelf niet meer hebt. Verander vervolgens de bedragen zodat ze niet meer zoveel van elkaar verschillen (zodat ze bijna hetzelfde aantal nullen hebben). Dit is beter, omdat de grafiek nogal heftig wordt als er bedragen van miljoenen tegenover een paar euro staan. Ook halen we de gegevens na rij 15 weg, omdat het overzicht anders rommelig wordt. Stap 1 in beeld

Stap 2: Wanneer u tevreden bent over de getallen, kunt u de grafiek gaan maken. Een grafiek kunt u zien als een object, net zoals een afbeelding een object is. U kunt dit dan ook zo in Excel invoegen. Klik hiervoor op Invoegen in het menu bovenin en op Grafiek in het menu dat uitklapt. In het venster dat verschijnt geeft u aan wat voor grafiek u wilt maken. Wij kiezen in dit geval voor een cirkelgrafiek (ook wel taartdiagram genoemd), omdat deze mooi weergeeft hoe onderlinge verhoudingen liggen. Klik op Volgende. Stap 2 in beeld

Stap 3: Excel vraagt nu om brongegevens, waarbij u onderin het venster een veld ziet genaamd Gegevensbereik. Dit klinkt heel ingewikkeld, maar het werkt eigenlijk precies hetzelfde als de Wizard-functie Invoegen die we in een eerdere les hebben behandeld. Het enige wat Excel graag wil weten is welke gegevens er in de grafiek moeten worden verwerkt. Het programma weet zelf hoe uw gegevens vervolgens ingedeeld moeten worden. Klik op cel A1 en sleep naar de laatste cel C15, om alle gegevens te selecteren. Klik op Volgende.Stap 3 in beeld

Stap 4: Nu Excel weet welke gegevens u wilt gebruiken voor uw grafiek, wordt het tijd om aan te geven hoe deze grafiek er precies uit moet zien. Het programma heeft alles al ingedeeld. De namen van personen en de afdelingen waartoe zij behoren staan in de legenda aan de rechterkant, terwijl de bedragen die zij als omzet hebben gegenereerd in de cirkelgrafiek staan. Bij Label kunt u aangeven welke waarden moeten worden getoond. Kies in dit geval alleen voor Percentage, omdat het precies dat is wat we graag willen weten: welke persoon heeft percentueel het meeste omzet gedraaid. Klik op Volgende.Stap 4 in beeld

Stap 5: U kunt nu aangeven hoe u het object wilt gaan behandelen. U kunt ervoor kiezen om het in te voegen in het tabblad waarmee u bezig bent. U kunt er echter ook voor kiezen om het in te voegen in een geheel nieuw tabblad, zodat u een apart tabblad hebt voor de gegevens en een voor de visuele weergave daarvan. In beide gevallen blijft de grafiek verbonden met uw gegevens. Wanneer u deze gegevens aanpast, zal de grafiek ook veranderen. Maak uw keuze en klik op Voltooien. De grafiek wordt ingevoegd en getoond. Stap 5 in beeld

10

Page 11: Cursus Excel beginners

Stap 6: U hebt een visuele weergave van de gegevens die u in de vorige les hebt ingevoerd. Aan de rechterkant wordt getoond welke persoon in welke afdeling thuishoort, met daaraan een kleur gekoppeld. Deze kleur correspondeert met de taartpunten in de cirkelgrafiek. Het is vrij duidelijk wie in dit document de ster van de afdeling is: Youp verdient opslag, terwijl het misschien tijd wordt voor een gesprekje met Teun. Dit zijn gegevens die u uiteraard ook uit uw overzicht had kunnen halen, maar die op deze manier veel meer opvallen.Stap 6 in beeld

Stap 7: Zoals gezegd is een grafiek een object, zoals een afbeelding. Het is echter flexibeler dan een afbeelding. U kunt de grafiek na het invoegen namelijk nog enigszins aanpassen. Door aan de randen van de grafiek te trekken, kunt u deze groter maken. Dit kan handig zijn als u wat meer gegevens dan alleen percentages wilt weergeven. U kunt de taartpunten ook wat uit elkaar slepen door aan de rand van de cirkel te klikken en deze groter te maken. Als u één taartpunt wilt benadrukken, kunt u deze aanklikken en hem een stukje uit de taart slepen, waardoor hij meer opvalt. Stap 7 in beeld

Stap 8: Bij het maken van deze grafiek hebben we alle gegevens geselecteerd. Misschien bent u niet geïnteresseerd in de prestaties van de individuele medewerkers, maar alleen van de afdelingen bij elkaar. Ook dit kunt u eenvoudig laten weergeven met behulp van een grafiek. Klik wederom op Invoegen en op Grafiek. Selecteer de cirkelgrafiek, maar selecteer dit keer niet alle gegevens. In plaats daarvan selecteert u alleen de rijen Afdeling en Omzet (B1 t/m C15). Doorloop dezelfde stappen als bij de eerste grafiek totdat deze wordt ingevoegd in het document. Stap 8 in beeld

Stap 9: De grafiek die u te zien krijgt toont de bedragen per afdeling. Dat lijkt overzichtelijk, maar er is één probleem. De verschillende afdelingen worden door Excel niet samengevoegd. Dat komt omdat Excel niet weet dat deze bij elkaar horen. Hoe u ervoor zorgt dat Excel dit wel weet en nog wat geavanceerdere tips voor het maken van tabellen, vindt u in de volgende les. Stap 9 in beeld

Les 7 Geavanceerde grafiekenDoor: Martin Gijzemijter | 15 juli 2008 In les 6 hebben we een mooie cirkelgrafiek gemaakt, maar we konden bepaalde gegevens niet groeperen. In deze les laten we u zien hoe u met Excel toch een grafiek kunt maken die bepaalde gegevens groepeert.

In deze les ziet u hoe u met Excel een grafiek kunt maken die bepaalde gegevens groepeert.Naar de video

Voorbeelddocument downloaden Stap 1 We gebruiken hiervoor het voorbeelddocument uit de vorige les, u kunt dit document hier downloaden. Omdat de grafiekfunctie niet bedoeld is om zelf getallen op te tellen of te berekenen, laten we Excel dat eerst zelf doen. Hiervoor moeten de gegevens eerst worden gesorteerd, zoals u in les 4 hebt geleerd.Stap 1 in beeld

Stap 2 Omdat we willen berekenen wat er per afdeling is verdiend, sorteren we de gegevens op afdeling. Om dit te doen selecteert u alle gegevens, van Cel A1 tot en met cel C15. Klik vervolgens op Data in het menu bovenin en op Sorteren in het menu dat daar uitklapt. Selecteer nu Afbeelding bij de optie Sorteren op en klik op Oplopend. Klik op OK. De

11

Page 12: Cursus Excel beginners

gegevens zijn nu gesorteerd op Afdeling. Stap 2 in beeld

Stap 3 Nu gaan we de gegevens groeperen en per groep een totaal berekenen. U kunt niet zomaar een waslijst aan gegevens inplakken en maar hopen dat Excel de boel uitfiltert, maar u moet zelf een beetje orde aanbrengen in de gegevens die u invoert. Nu de gegevens zijn gesorteerd, kunt u ze heel eenvoudig scheiden. Selecteer de groepen gegevens en sleep deze naar onderen, zodat er tussen elke groep drie rijen leeg zijn. Plaats onder iedere groep het woord Totaal in de voorlaatste cel. Stap 3 in beeld

Stap 4 In de laatste cel maakt u een berekening van het totaal, zoals eerder uitgelegd in een van de lessen. Klik hiervoor op de cel waarin u het totaal wilt plaatsen en vervolgens op de knop Functie invoegen. Kies voor Som, klik op OK en selecteer de gegevens die u bij elkaar wilt optellen (alle getallen in die groep). Door op OK te klikken past u de rekensom toe. Herhaal dit voor iedere groep. Stap 4 in beeld

Stap 5 Nu Excel weet wat de totalen zijn, kunnnen we eenvoudig een gedetailleerde grafiek maken waarbij deze groepen samen worden gepakt. Stap 5 in beeld

Stap 6 Klik op Invoegen en vervolgens op Grafiek. Selecteer weer de Cirkelgrafiek met de eenvoudige weergave en klik op Volgende. In plaats van dat u bij het gegevensbereik alle getallen selecteert, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en selecteert u alleen de getallen die u genoteerd hebt bij Totaal. De getallen zijn genoteerd, maar u moet nog aangeven welke namen deze in de legenda moeten krijgen. Klik met de Ctrl-toets ingedrukt alleen één keer op een kolom met daarin een Afdeling, net zolang tot u van iedere afdeling één cel hebt geselecteerd. Klik dan op Volgende. Stap 6 in beeld

Stap 7 U ziet direct hoe de grafiek is ingedeeld en dat iedere afdeling slechts één taartpunt heeft met daarbij de getallen bij elkaar opgeteld. U hoeft alleen nog een naam aan de grafiek te geven en op Volgende te klikken. Laat Excel weten of u de grafiek in dit werkblad wilt invoegen of in een nieuw werkblad en klik op Voltooien. Stap 7 in beeld

Stap 8 U hebt nu een grafiek ingevoegd in uw werkblad waarbij de gegevens netjes zijn gegroepeerd. U hoeft deze stap met het sorteren niet telkens te herhalen. Als u de gegevens netjes bijhoudt en afdelingen en getallen toevoegt in de juiste groepen, kan Excel deze bijgewerkte gegevens in een grafiek weergeven. Stap 8 in beeld

Les 8 Spreadsheets publiceren op internet

Door: Martin Gijzemijter | 21 juli 2008 In de voorgaande lessen hebben we het gehad over het maken van spreadsheets en de verschillende functies die u daarbij kunt gebruiken. Maar hoe kunt u uw document delen met anderen?

12

Page 13: Cursus Excel beginners

Hoe publiceert u een spreadsheet op een webpagina? Naar de video

Voorbeelddocument downloaden U kunt het document gaan rondmailen met het risico dat er verschillende versies circuleren wanneer u het document een keer aanvult en opnieuw rondstuurt. Een handige oplossing is dan het publiceren van de spreadsheet naar een webpagina. Dit hoeft natuurlijk niet direct op internet waar iedereen het zou kunnen zien, maar het kan ook wanneer u een intranet hebt, al moet u dan natuurlijk wel de gegevens weten waarmee u kunt uploaden.

Stap 1: Open het document in Excel. Klik hiervoor op Bestand, Openen en blader naar het document dat u wilt openen. Dubbelklik erop. Voor dit voorbeeld maakt het niet uit welk document u precies gebruikt. We laten u alleen zien wat voor effect het heeft wanneer u het exporteert naar een webpagina. U kunt dus een willekeurig voorbeelddocument nemen uit één van onze voorgaande lessen. Stap 1 in beeld

Stap 2: U kunt op twee manieren uw pagina opslaan als webpagina. Door te klikken op Bestand, Opslaan en vervolgens bij de bestandsextensies kiezen voor webpagina. Of gebruik de optie Opslaan als webpagina in het menu Bestand. Klik hierop om de spreadsheet op te slaan als webpagina. Stap 2 in beeld

Stap 3: U kunt kiezen uit verschillende opties. Door te kiezen voor de optie Hele werkmap, maakt u de gehele spreadsheet beschikbaar met behulp van de pagina die u zo gaat creëren. Kiest u voor Selectie Blad, dan kunt u aangeven welk tabblad u wilt verwerken in de webpagina, zodat u bepaalde delen kunt afschermen. U ziet ook de optie Interactief maken, deze laten we nu uitgeschakeld. Selecteer bovenin de locatie waarin u het document wilt opslaan en klik op Opslaan. Stap 3 in beeld

Stap 4: Wanneer u in de Windows Verkenner bladert naar de locatie waar u het bestand zojuist hebt opgeslagen, ziet u dit bestand staan met de extensie .htm. Het kan ook zijn dat u alleen de naam ziet en niet de extensie wanneer u binnen Windows hebt ingesteld extensies voor bekende bestandstypen niet te tonen. Dubbelklik op het document. Uw standaard browser, in dit geval Internet Explorer, zal automatisch worden geopend, met daarin uw document. U ziet een overzichtelijke weergave van Excel-sheet, waarin de kijker niets kan bewerken. Stap 4 in beeld

Stap 5: Wilt u dat de persoon die de pagina bekijkt wel dingen kan veranderen, dan moet u een andere optie kiezen bij het opslaan. Kies hier ook voor Opslaan als webpagina, en voor dezelfde instellingen als zojuist. Plaats ditmaal een vinkje bij Interactief maken. Kies wederom de locatie en op Opslaan. Stap 5 in beeld

Stap 6: Blader met de Windows Verkenner naar de locatie van het bestand en dubbelklik hierop. Het bestand zal net als zojuist worden geopend in uw standaard browser, maar de velden zijn nu wel door de kijker te bewerken. De wijzigingen worden niet opgeslagen. Waarom is het dan toch nuttig dat getallen veranderd kunnen worden? Stel dat er complexe berekeningen zijn die u en uw collega's regelmatig moeten uitvoeren. In dat geval kunt u het rekenmodel op deze manier uploaden, waarbij via de webpagina getallen kunnen worden ingevoerd om de berekening te maken. Doordat deze wijzigingen niet kunnen worden opgeslagen, kan het rekenmodel daarom ook nooit stuk gaan. Stap 6 in beeld

13

Page 14: Cursus Excel beginners

Stap 7: Wilt u toch toestaan dat anderen gegevens kunnen aanpassen in het rekenmodel en het kunnen opslaan, dan kan dat. met de derde knop van rechts in uw document: een groene X met daaronder een pennetje. Wanneer u of iemand anders op deze link klikt, wordt het document geïmporteerd naar Excel, en kan het document op de eigen computer bewerkt en opgeslagen worden. Dit is een ideale balans tussen flexibiliteit en veiligheid voor u en uw collega's. Stap 7 in beeld

Stap 8: Nu u deze pagina hebt gepubliceerd, dient u deze nog te uploaden naar internet om hem breed toegankelijk te maken voor anderen. U hebt hiervoor een ftp-programma nodig, een webserver en uiteraard de inloggegevens waarmee u mag inloggen op deze webserver. Dit is geen hersenchirurgie, maar wel iets te ingewikkeld om in deze les uit te leggen. Een handige uitleg hoe ftp precies werkt vindt u hier. Stap 8 in beeld

Les 9 Bestanden delen via internet

Door: Martin Gijzemijter | 27 juni 2008 In de vorige les hebt u geleerd hoe u eenvoudig een spreadsheet kunt publiceren op internet. In deze les leert u hoe u samen met iemand anders aan uw documenten kunt werken via internet.

Hoe kunt u samen met iemand anders via internet werken aan uw documenten?Naar de video De handigste manier om dit te doen is met behulp van Google Docs. Dit pakket van Google is vergelijkbaar met Office, het is gratis, u hoeft het niet te installeren en u kunt het programma op internet gebruiken.

Stap 1: Voordat u een spreadsheet kunt gebruiken in Google Docs, moet u deze eerst opslaan. Klik op 'Bestand' en op 'Opslaan als'. Sla het bestand op als .xls en niet als webpagina. Het bestand wordt als een normale Excelsheet gelezen, ook al gaan we het op een website gebruiken. U kunt een document importeren in Google Docs, maar u u kunt ook een nieuw document maken bij de online service. Stap 1 in beeld

Stap 2: Heeft u nog geen account, surf dan eerst naar www.gmail.com en daarna naar docs.google.com om uw Gmail account te koppelen aan Google Docs. Log vervolgens in op Google Docs. Wanneer u al een Gmail-account hebt, dan hoeft u deze stappen niet te doorlopen. Stap 2 in beeld

Stap 3: Om een spreadsheet te importeren, klik op de knop 'Uploaden' in de hoofdpagina. U kunt bestanden importeren via een url (bijvoorbeeld wanneer u een document vanaf een andere website wilt importeren) of via een lokaal bestand. Aangezien wij een Exceldocument hebben opgeslagen kiezen we voor de tweede optie. Klik op de knop 'Bladeren' om het document te zoeken. Blader naar de locatie waar u het Exceldocument hebt opgeslagen en klik op 'Openen'. Klik vervolgens op 'Bestand uploaden'. Stap 3 in beeld

Stap 4: Afhankelijk van de grootte van het document, verschijnt uw Exceldocument binnen een paar seconden in Google Docs. Het programma werkt op ongeveer dezelfde manier als Excel. Sla het document eerst op voordat u verder gaat. Klik op de knop 'Opslaan' onder 'Bestand'.Stap 4 iin beeld

14

Page 15: Cursus Excel beginners

Stap 5: U hebt nu een kopie van het document dat u hebt gemaakt in Excel, inclusief eventuele formules die u daarin hebt verwerkt. U kunt het document nu eenvoudig delen met anderen. Enige voorwaarde hiervoor is dat andere gebruikers ook een Gmail-account hebben. Klik op het tabblad 'Delen' om dit document te delen met anderen. Stap 5 in beeld

Stap 6: Ga bij deze stap voorzichtig te werk. U gaat een spreadsheet delen met andere mensen, waarin zij zelf ook gegevens kunnen veranderen. Mocht u dat niet willen, dan moet u goed opletten welke opties u hier kiest. Wilt u het document delen met de mogelijkheid dat anderen daar iets aan kunnen veranderen, kies dan voor optie 'Als bijdragers'. Wilt u dat anderen alleen maar kunnen kijken naar het document dat u deelt, kies dan voor optie 'Als kijkers'. Let vooral op bij de optie 'Bijdragers'. Als u deze optie aanvinkt, dan kunnen mensen die u uitnodigt zelf ook anderen uitnodigen, waarmee u misschien het overzicht verliest. Wees hier voorzichtig mee. Als u graag op de hoogte wilt blijven van aanpassingen aan het document, plaats dan een vinkje bij de optie 'Stuur me een melding op' en kies waarvan u precies op de hoogte wilt blijven. Vul de e-mailadressen in van de personen die u wilt uitnodigen, gescheiden door een komma. Klik vervolgens op de knop 'Bijdragers uitnodigen'. Typ een begeleidende tekst in de pagina die verschijnt en klik op 'Uitnodiging verzenden'. Stap 6 in beeld

Stap 7: U hebt nu het document gedeeld met de personen die u hebt opgegeven. Zodra zij uw uitnodiging accepteren zijn zij in staat om het document te bekijken of, indien u daar toestemming voor gegeven hebt, daar veranderingen in aan te brengen. Door te klikken op het tabblad 'Bespreken' kunt u zien wie het document op dat moment bekijkt en kunt u eventueel met deze persoon chatten. Zo kunt u efficiënt werken met meerdere personen aan één Exceldocument. Stap 7 in beeld

Les 10. Gegevens importeren in Excel

Door: Martin Gijzemijter | 05 juli 2008 In sommige gevallen is het verstandiger om de gegevens in losse documenten te bewaren, omdat u dan documenten kunt overschrijven met nieuwe versies (zoals bijvoorbeelsd salarisstaatjes). U hoeft deze gegevens niet handmatig in te plakken in het hoofddocument, maar u kunt ze gewoon importeren. In deze les leest u hoe u gegevens uit verschillende documenten in één Excel-document kunt importeren.

In deze video ziet u hoe u gegevens uit verschillende documenten in één Excel-sheet kunt importeren. Naar de video

Stap 1: Voor deze les hebben we een aantal nieuwe voorbeelddocumenten nodig. We beginnen met het hoofddocument. Dit document, dat we vereenvoudigd gaan weergeven, toont het overzicht van de gegevens die u uit de andere documenten gaat importeren. We nemen de salarisstaatjes als voorbeeld. Maak een nieuw document in Excel, en vul de bovenste rij met de kopjes 'Afdeling' en 'Salarissen'. Onder 'Afdeling' vult u de afdelingen in waarvan u gegevens wilt verzamelen. Wij pakken er drie als voorbeeld: Afdeling 1, Afdeling 2, en Afdeling 3. Sla een rij over en plaats daaronder 'Totaal'. Hier gaan we de totalen van de externe gegevens optellen. Stap 1 in beeld

15

Page 16: Cursus Excel beginners

Stap 2: Maak vervolgens de overige documenten aan. Maak een nieuw document aan en vul deze met voorbeeldinformatie. U kunt bovenin categorieën maken als 'Werknemers' en 'Salaris'. Onder 'Werknemers' vult u een aantal namen in en daarnaast typt u wat ze verdienen. Vergeet niet bij 'Celeigenschappen' de waarde 'Valuta' te selecteren om aan te geven dat het om geldbedragen gaat. Plaats ergens bovenin (in ons geval in cel D1) het woord 'Totaal'. Het is in dit geval handiger om het totaal naast een reeks bedragen te zetten en niet eronder. Zo hoeft u de formule niet aan te passen wanneer er bijvoorbeeld meer namen bijkomen. Vul een willekeurige reeks salarissen in en laat deze bij elkaar optellen in cel 2. Sla dit document op onder een duidelijke naam, bijvoorbeeld Salaristotaalafdeling1.xls (als het gaat om de salarissen van afdeling 1). Stap 2 in beeld

Stap 3: Herhaal dezelfde stappen met twee andere documenten. Verander deze getallen willekeurig en sla het document op onder een andere naam, zoals Salaristotaalafdeling2.xls Stap 3 in beeld

Stap 4: Met een ingewikkelde formule kunt u een koppeling maken tussen deze twee documenten, maar het kan ook simpeler. Open het document dat u als eerste hebt gemaakt. Sla het document op in dezelfde map als de andere drie documenten. In ons geval hebben we dit document salarissen.xls genoemd. Klik op de cel onder het kopje 'Salarissen' en naast 'Afdeling 1'. Het totaal dat u hebt berekend uit salarissen van afdeling 1 gaan we hier plaatsen. Klik op deze cel en typ een plusteken (+). Stap 4 in beeld

Stap 5: Ga daarna terug naar het document met de naam Salaristotaalafdeling1.xls. Het is belangrijk dat u dit direct doet nadat u het plusteken hebt geplaatst. Als u tussendoor iets anders gaat doen, bijvoorbeeld even uw mail checken, werkt dit al niet meer. Klik in het document Salaristotaalafdeling1.xls op de cel waarin u het totaal van de salarissen hebt opgeteld, in dit geval cel D2. In de formulebalk bovenin ziet u een formule verschijnen. Deze formule zorgt ervoor dat de inhoud van de cel die u net hebt aangeklikt verschijnt in de cel waarin u zojuist het plusteken hebt geplaatst. Klik op 'Enter' om de formule te bevestigen. Stap 5 in beeld

Stap 6: Wanneer u teruggaat naar het document Salarissen.xls, ziet u dat de cel waarin u zojuist het plusteken hebt ingevuld voorzien is van het getal uit het document Salaristotaalafdeling1.xls. Herhaal precies dezelfde stappen voor de documenten Salaristotaalafdeling2.xls en Salaristotaalafdeling3.xls. Met de rekenformule die u in eerdere lessen hebt toegepast kunt u heel eenvoudig de getallen uit de externe documenten bij elkaar optellen. Stap 6 in beeld

Op deze manier zijn gegevens uit verschillende documenten eenvoudig in één document te verwerken. U kunt veel gegevens importeren en complexe documenten creëren. Wanneer u van afdeling 1 een document krijgt aangeleverd met daarin de salarissen van de nieuwe maand, dan kunt u dit document opslaan en het oude document overschrijven. De getallen worden dan automatisch bijgewerkt.

LES 11 Gegevens importeren uit Word

Door: Martin Gijzemijter | 11 augustus 2008 In deze les laten we u zien hoe u gemakkelijk gegevens uit Word in een Excel-document kunt importeren en hoe u deze handeling automatisch kunt laten uitvoeren.

16

Page 17: Cursus Excel beginners

Bekijk hoe u stap voor stap gegevens uit een Word-document in een Excel-bestand kunt importeren. Naar de video

1. Document voorbereiden Voordat u een Word-document kunt importeren in Excel, dient u dit document eerst op te slaan als tekstbestand. Een Word-document kan allerlei informatie bevatten die het Excel-document kan verstoren. Door het als tekstdocument op te slaan, verliest het document al deze eigenschappen. Voor dit voorbeeld gebruiken we weer een vereenvoudigd document. Dit document bevat drie kolommen, Afdeling, telefoonnummer en omzet. Belangrijk is dat de verschillende kolommen gescheiden zijn door tabs en niet door spaties. Excel bepaalt namelijk welke kolommen een eigen kolom in Excel moeten krijgen, door ze te scheiden via de tabs. Als de kolommen in uw document gescheiden zijn door spaties, vervang deze dan door tabs. Stap 1 in beeld

2. Opslaan als tekstbestand U kunt het document nu opslaan. Klik op 'Bestand' en op 'Opslaan als' en kies bij 'Opslaan als' de optie 'Tekst zonder opmaak (*.txt)'. Er verschijnt nu een venster waarin u allerlei opties kunt kiezen voor het opslaan van het tekstbestand. Laat u hier niet door afschrikken, kies voor de standaardoptie Windows en klik op 'OK'. Het document is opgeslagen als tekstbestand. Stap 2 in beeld

3. Tekstbestand importeren Start Excel en maak een nieuw document via 'Bestand', 'Nieuw'. Klik op de cel waarin u de gegevens wilt importeren, in dit geval cel A1 omdat we verder niets anders met dit document gaan doen. Het kan echter heel goed zo zijn dat u de gegevens wilt importeren in een bestaand document met meer gegevens. Het is dan belangrijk om te weten dat de cel die u aanklikt standaard de eerste cel is waarin de gegevens worden geplaatst. Klik op 'Data', 'Externe gegevens importeren' en vervolgens op 'Importeren'. Blader naar de locatie waar u het tekstbestand hebt opgeslagen en klik op 'Openen'. Stap 3 in beeld

4. Opties voor importeren bepalen In het venster dat verschijnt krijgt u verschillende opties voor het importeren te zien. Belangrijk zijn de opties 'Gescheiden en Vaste breedte'. Als u de kolommen zoals omschreven hebt gescheiden met behulp van Tabs, dan kunt u kiezen voor 'Gescheiden'. Hebt u de kolommen toch op een andere manier ingedeeld, dan kunt u klikken op 'Vaste breedte'. Let op: reden dat we u geadviseerd hebben om te kiezen voor tabs, is dat spaties niet altijd leiden tot een goed ingedeeld document. Standaard wordt de tekst geïmporteerd vanaf de bovenste regel van het document dat u hebt opgeslagen. Als u dit niet wilt, dan kunt u er ook voor kiezen om bij een lagere regel te beginnen. Vul de gewenste waarde in dit geval in bij Importeren starten bij rij… Stap 4 in beeld

5. Uiterlijk van het document bepalen Nadat u hebt aangegeven op wat voor manier u de gegevens wilt importeren, kunt u nog bepalen hoe het eindresultaat er uit komt te zien. De kolommen zijn netjes opgedeeld in Excel-kolommen. Standaard is hier 'Tab' aangevinkt omdat hiermee de tekstvelden worden gescheiden. Hebt u de kolommen met een komma gescheiden dan kunt u dat teken hier selecteren of zelf typen. Klik op 'Volgende'. Hier kunt u eventueel nog aangeven om wat voor tekstvelden het gaat. Dat gaan we in dit geval niet doen, omdat we het importeren als standaard tekst. Klik op 'Voltooien'. Als u op 'OK' klikt wordt de tekst geplaatst in de cel die u had aangeklikt. Wilt u de tekst bij nader inzien toch in een andere cel plaatsen, dan kunt u dat hier aangeven. Stap 5 in beeld

6. Automatische vernieuwing Als u wilt dat Excel automatisch de gegevens opnieuw ophaalt uit het tekstdocument

17

Page 18: Cursus Excel beginners

wanneer u het Exceldocument opent, dan klikt u op 'Eigenschappen' en plaatst u een vinkje bij de optie 'Gegevens vernieuwen' bij 'Bestand openen'. Klik vervolgens twee keer op 'OK' om de gegevens te importeren. Stap 6 in beeld

7. Geïmporteerd Excel heeft de tekstgegevens uit het tekstdocument geïmporteerd. Daarbij zijn de kolommen in tact gebleven. U kunt het tekstdocument overschrijven en zo de gegevens aanpassen.Bij langere documenten is deze importeermethode heel belangrijk, omdat de gegevens zo vanzelf worden bijgewerkt. Stap 7 in beeld

Les 12. Rijen en kolommen vastzetten

Door: Martin Gijzemijter | 18 augustus 2008 Met Excel kunt u grote hoeveelheden gegevens overzichtelijk maken. Soms zijn er echter te veel gegevens beschikbaar om deze goed te kunnen interpreteren. In dat geval kan het handig zijn om een aantal rijen of kolommen in een document vast te zetten.

In deze video ziet u hoe u eenvoudig rijen en kolommen in Excel kunt vastzetten. Volg de instructies. Naar de video

Stel dat u een overzicht hebt gemaakt waarin links een aantal weeknummers staan en bovenin een aantal namen. Met deze gegevens wilt u een overzicht maken van wie een bepaalde omzet heeft gedraaid in een bepaalde week. Als deze lijst zo lang wordt dat u moet scrollen, dan verdwijnt de rij met namen uit beeld. Het is dan moeilijk te onthouden welke naam bij welke kolom hoort. In dit geval is het handig om aan te geven dat een bepaalde kolom of rij altijd in beeld moet blijven.

1. Document maken Maak een document met in de eerste kolom een aantal weeknummers (of andere informatie die u wilt gebruiken) en in de bovenste rij een aantal namen. Belangrijk voor dit voorbeeld is dat de namen uit beeld lopen aan de rechterkant en dat de weeknummers uit beeld lopen aan de onderkant. Dit is nodig om te laten zien hoe het scrollen werkt. Vul vervolgens de waarden in, in dit geval een willekeurig aantal getallen om aan te tonen hoe onoverzichtelijk het kan zijn als een document vol staat met getallen. Stap 1 in beeld

2. Rij vastzetten Nu kunt u een rij vastzetten. Dan hoeft u niet te gissen in welke kolom u aan het kijken bent, maar blijft de kolom altijd in beeld. Klik eerst op cel A2. Hiermee geeft u aan dat u alle gegevens die zich boven deze rij bevinden wilt vastzetten. Klik vervolgens op 'Venster' en op 'Titels blokkeren'. Wanneer u daarna naar beneden scrollt, blijft de eerste rij in beeld.Stap 2 in beeld

3. Kolom vastzetten Wat u zojuist voor rij 1 hebt gedaan, kunt u herhalen bij kolom 1. Om hetzelfde te doen voor kolommen, klikt u op cel B1 en vervolgens op 'Venster' en op 'Titels blokkeren'. Kolom A is nu vastgezet en wanneer u naar rechts scrollt, blijft deze eerste kolom altijd in beeld.Stap 3 in beeld

4. Rij en kolom vastzetten Het zal niet bij elk document zo zijn, maar in dit geval is het handig om zowel een kolom als een rij vast te zetten. De functie die u gebruikt werkt als volgt: Excel kijkt welke kolommen zich links van de cel bevinden die u hebt aangeklikt en welke cellen zich daarboven

18

Page 19: Cursus Excel beginners

bevinden. Cellen aan de linkerkant en de bovenkant van de actieve cel zullen worden vastgezet. Omdat we bij stap 2 de meest linker cel hebben geselecteer, werd alleen de rij daarboven vastgezet. Bij stap 3 hebben we de bovenste rij geselecteerd, waardoor Excel alleen maar kolommen aan de linkerkant vastzette. Als we zowel rij 1 als kolom A willen vastzetten, dan moeten we dus een cel kiezen met 1 kolom ervoor en 1 rij erboven: cel B2. Klik op deze cel en vervolgens op 'Venster' en 'Titels blokkeren'. Zowel de eerste kolom als de eerste rij is nu vastgezet en blijven tijdens het scrollen altijd in beeld. Stap 4 in beeld

5. Meerdere rijen of kolommen vastzitten Deze optie kunt u ook gebruiken voor meer rijen en kolommen tegelijk. Stel dat u heel tevreden bent over de prestaties van week 1 en graag de resultaten van alle andere weken daarmee wilt vergelijken. Als u de eerste rij vastlegt en de rij met daarin de resultaten van week 1, dan kunt u de andere resultaten direct daaronder zien door te scrollen. Hetzelfde geldt voor kolommen. Als u de resultaten van andere personen wilt vergelijken met die van de eerste persoon, dan kunt u deze kolom vastzetten.

Om de eerste twee rijen vast te zetten, klikt u op cel B3 en op 'Venster', 'Titels blokkeren'. Om de eerste twee kolommen vast te zetten klikt u op cel C2 en op 'Venster', 'Titels blokkeren'. Op die manier heeft u volledige controle over de gegevens en en kunt u eenvoudiger vergeliljkingen maken. Stap 5 in beeld

Les 13 Organogrammen maken

Door: Martin Gijzemijter | 25 augustus 2008 In de vorige lessen hebben we met Excel eenvoudige en ingewikkeldere berekeningen gemaakt. Met het spreadsheetprogramma is echter veel meer mogelijk. Zo kunt u in Excel ook complexe organogrammen maken. Hoe u dat doet, leest u in dit artikel.

Leer stapsgewijs een organogram maken in Excel. Naar de video

Met een organogram kunt u de hiërarchie binnen uw bedrijf in kaart brengen. Excel kan u helpen bij het maken van complexe organogrammen. Een stappenplan.

1. Organogram invoegen Maak een nieuw document aan en klik op 'Invoegen', dan op 'Afbeelding' en op 'Organigram'. Excel voegt standaard een organogram in met één toppositie en drie onderliggende posities. Stap 1 in beeld

2. Organogram bewerken Deze organogram kunt u heel eenvoudig bewerken. Door te klikken op de tekst 'Klik hier' om een tekst toe te voegen kunt u een naam geven aan de verschillende posities in het bedrijf. Zo kunt u de toppositie de naam 'Directie' geven en de posities daaronder de namen van de functies die daar direct onder vallen. U kunt het gehele organogram groter maken door aan de hoeken te trekken. Door te dubbelklikken op de rand van een positie kunt u het lettertype aanpassen.Stap 2 in beeld

3. Organogram uitbreiden Nu kunt u de organogram uitbreiden. Belangrijk is om te weten dat Excel een indeling maakt met drie vormen: collega, ondergeschikte of assistent. In de bovenste positie (Directie) kunt u geen 'Collega' toevoegen. Klikt u echter op 'Directie' en daarna in de werkbalk 'Organigram' op 'Vorm invoegen' en op 'Ondergeschikte', dan zal er een kolom worden toegevoegd aan de rij met 'Afdelingshoofden'.

19

Page 20: Cursus Excel beginners

Klikt u op één van de 'Afdelingshoofden' en daarna op 'Vorm invoegen' en op 'Ondergeschikte', dan voegt u een nieuwe rij toe die onder de 'Afdelingshoofden' valt (bijvoorbeeld Teamleider). Klikt u op 'Afdelingshoofd 1' en vervolgens in de werkbalk 'Organigram' op 'Vorm invoegen', dan zal er een kolom worden toegevoegd tussen Afdelingshoofd 1 en Teamleider 1. Zo kunt u tussenstappen toevoegen in dit organogram.Stap 3 in beeld

4. Functies aanpassen Stel dat 'Assistent 1' plotseling niet meer valt onder 'Afdelingshoofd 1', maar rechtstreeks onder de directie? Het enige dat u dan hoeft te doen is te klikken op 'Assistent 1', de muisknop vast te houden en te slepen naar 'Directie'. Zodra u de muis loslaat zult u zien dat deze positie is verplaatst en dat het organogram de rest van de kolommen heeft aangepast. Stap 4 in beeld

5. Indeling veranderen Het organogram wordt standaard in een trapvorm weergegeven. Deze indeling kunt u zelf aanpassen. Klik hiervoor zonder een positie te selecteren op de knop 'Indeling' op de werkbalk 'Organigram' en kies de indeling die het beste bij uw wensen past. Dit zal waarschijnlijk even zoeken zijn, omdat het niet direct duidelijk is hoe de indeling van uw gegevens wordt. In dat geval is het verstandig om het organogram in te vullen met de standaardindeling en pas later de andere indeling toe te passen.Stap 5 in beeld

6. Uiterlijk veranderen Overzichtelijkheid is heel belangrijk bij het maken van een organogram, maar het oog wil ook wat. Het uiterlijk van het organogram kunt u ook veranderen. Klik in de werkbalk 'Organigram' op de knop 'AutoOpmaak'. U ziet nu een venster met allerlei stijlen en vormen. Selecteer de stijl die u wilt hebben en klik op 'OK'. Excel past automatisch alle posities aan. Stap 6 in beeld

Zo eenvoudig is het om een schematische weergave te maken van de hiërarchie binnen uw bedrijf. U kunt deze organogrammen in PowerPoint of in Word importeren.

Les 14 Lijsten maken

Door: Martin Gijzemijter | 01 september 2008 Met behulp van lijsten kunt u in Excel nog sneller gegevens verwerken en sorteren. Hoe doet u dat? Bekijk ook de instructievideo.

In deze instructievideo ziet u hoe u met behulp van lijsten sneller gegevens kunt verwerken en sorteren in Excel. Naar de video

In een lijst is al bepaald op welk bereik een handeling toegepast moet worden. Zo hoeft u dat niet voortdurend aan te geven. Het risico op fouten is kleiner en het is simpeler om nieuwe waarden toe te voegen. Deze functie is het meest effectief bij lange documenten met gegevens.

Stap 1: Gegevens invoeren Open het document en vul in de eerste rij de criteria in, zoals naam, datum en bedrag en vul daaronder de gegevens die daarbij horen. Let op: de criteria die u invult in de bovenste rij zijn de criteria die Excel gebruikt als kopjes voor de lijst. Stap 1 in beeld

20

Page 21: Cursus Excel beginners

Stap 2: Lijst maken Een lijst maken gaat op dezelfde manier als een formule aanmaken. Wanneer u een formule aanmaakt, zoals we in de eerste lessen van deze cursus hebben gedaan, dan selecteert u het bereik van de gegevens. Klik vervolgens op 'Data' in het menu bovenin en op 'Lijst' in het menu dat uitklapt. In het menu dat daar weer uitklapt klikt u op 'Lijst maken'. Er wordt een lijst gemaakt van het bereik dat u hebt geselecteerd. Stap 2 in beeld

Stap 3: Automatische optelsom Om de gegevens die u zojuist hebt geselecteerd ziet u een blauwe rand verschijnen. Deze rand geeft aan dat de lijst alleen betrekking heeft op de gegevens binnen die rand. Tegelijkertijd ziet u ook de werkbalk 'Lijst' verschijnen, die u helpt bij het benutten van de gegevens uit de lijst. Als u klikt op 'Totaalrij weergeven/verbergen', dan verschijnt er onder de gegevens automatisch een rij waarin de gegevens van de kolom 'Bedrag' bij elkaar worden opgeteld. Hiervoor hoeft u geen aparte formule aan te maken, omdat Excel onthoudt om welke gegevens het gaat. Stap 3 in beeld

Stap 4: Rijen toevoegen Onderaan de lijst ziet u een sterretje staan (asterisk). Dit is de plaatshouder voor een nieuwe rij. Wanneer u op het veld met dit sterretje staat en een nieuwe naam invoert, dan wordt er automatisch een nieuwe rij toevoegd aan de lijst. Wanneer u de gegevens bij deze rij invult, wordt het automatisch meegenomen in de berekeningen van de lijst. Stap 4 in beeld

Stap 5: Kolommen toevoegen Hetzelfde geldt voor de kolommen. U kunt op dezelfde manier een nieuwe waarde toevoegen. Ditmaal plaatst u echter niet een nieuw item binnen de lijst, maar in een kolom daarnaast. Zodra u iets hebt getypt en op enter drukt, zal de nieuwe kolom worden opgenomen in de lijst en meegenomen worden in de berekeningen. Stap 5 in beeld

Stap 6: Bereik wijzigen Er is nog een manier om een lijst te wijzigen. Stel dat u meer gegevens wilt toevoegen aan de lijst. Klik in de werkbalk 'Lijst' op uit uitklapmenu bij de knop 'Lijst', en kies vervolgens voor 'Formaat van de lijst wijzigen'. In het volgende menu kunt u aangegeven welke cellen de lijst moet omvatten. U kunt ook klikken op de knop naast het veld en de cellen vervolgens selecteren, zoals u dat bij stap 2 ook hebt gedaan. De lijst zal gebruik maken van het nieuwe bereik zodra u op 'OK' klikt. Stap 6 in beeld

Stap 7: Grafiek genereren Bij stap 3 heeft u gezien dat Excel de gegevens snel kan interpreteren, omdat het programma het bereik onthoudt. Dit betekent dat u niet alleen optelsommen veel eenvoudiger kunt berekenen, maar ook grafieken bijna met één druk op de knop kunt realiseren. Klik bijvoorbeeld in de werkbalk 'Lijst' op de knop 'Wizard grafieken'. Selecteer een grafiek en klik op 'Voltooien'. Het is mogelijk om de grafiek aan te passen aan uw wensen door te klikken op 'Volgende' in plaats van op 'Voltooien'. Stap 7 in beeld

In les 15 laten we zien wat u precies allemaal kunt doen met de lijst die u hebt gemaakt.

Les 15 Lijsten gebruiken

Door: Martin Gijzemijter | 08 september 2008 In de vorige les hebben we laten zien hoe u een lijst aanmaakt in Excel. De gegevens in de lijst kunt u precies zo presenteren als u dat wilt. U kunt rijen verbergen, sorteren, tonen aan de hand van bepaalde criteria, etc. Een aantal mogelijkheden bespreken we in deze les.

21

Page 22: Cursus Excel beginners

Bekijk welke mogelijkheden er zijn voor het gebruik van lijsten in Excel. Naar de video

Stap 1: Totaalveld aanpassen Na het aanmaken van de lijst is het mogelijk om met behulp van de knop 'Totaalrij weergeven/verbergen' automatisch een rij onder de lijst te weergeven waarin alle gegevens bij elkaar zijn opgeteld. Dit is slechts één functie die de rij kan vervullen. 'Totaalrij' wil zeggen dat in deze rij alle gegevens uit de lijst verwerkt kunnen worden. U kunt deze gegevens ook op een andere manier laten tonen door te klikken op een kolom in de rij 'Totaal'. Naast de kolom verschijnt een pijltje. Klik hierop, waarna een menu uitvouwt. Standaard staat hier 'Som geselecteerd'; Som is het totaal van alle velden bij elkaar opgeteld. De opties: met 'Gemiddelde' toont u het gemiddelde van alle getallen, 'Aantal toont' het aantal items, enzovoort. Met name de opties 'Minimaal', 'Maximaal' en 'Gemiddelde' zijn interessant, omdat u daarmee heel eenvoudig belangrijke getallen boven tafel kunt krijgen (bijvoorbeeld wie het best/slechtst verkoopt). Stap 1 in beeld

Stap 2: Gegevens sorteren Achter de kopjes in de eerste rij staat ook een pijltje. Dit betekent dat u in deze velden bepaalde opdrachten kunt uitvoeren. Een van de mogelijkheden is het sorteren van de velden. Deze lijst maakt het u heel eenvoudig om rijen te sorteren. U hoeft niet het hele bereik opnieuw te selecteren. Het enige wat u hoeft te doen is klikken op het pijltje achter een kopje en te kiezen voor 'Oplopend' of 'Aflopend sorteren'. De kolommen daarnaast sorteren automatisch mee. Stap 2 in beeld

Stap 3: Gegevens isoleren Met een lijst is het heel simpel om bepaalde gegevens te isoleren. Soms wilt u slechts een aantal specifieke gegevens zien. In het document dat we gebruiken ziet u een aantal data staan. Als u alleen de gegevens wilt zien die bij de datum 24-9-2008 horen dan kunt u dat heel eenvoudig aangeven.Klik op het pijltje naast 'Datum' en selecteer de datum die u wilt weergeven in het uitklapmenu. Alleen de rijen van de door u geselecteerde datum worden getoond. Als u de andere gegevens terug wilt zien, selecteert dan 'Alle categorieën' uit het menu. Stap 3 in beeld

Stap 4: Specifieke grafieken maken Deze geïsoleerde gegevens kunt u ook op een andere manier gebruiken, en niet alleen als een weergave. Stel dat u een lange lijst gegevens hebt waarvan u een grafiek wilt maken, bijvoorbeeld de gevens die horen bij 24-9-2008. Herhaal hiervoor stap 3. Klik vervolgens op de knop 'Wizard Grafieken' en maak een grafiek aan. Deze grafiek toont alleen de gegevens die u hebt geselecteerd. Zo'n grafiek kunt u eenvoudig exporteren voor bijvoorbeeld een Powerpoint-presentatie. Wanneer u toch de andere gegevens wilt tonen, selecteert dan 'Alle categorieën', en de grafiek wordt aangepast. Stap 4 in beeld

Stap 5: Top tien weergeven Een andere optie is het weergeven van een top tien van bepaalde gegevens uit de lijst. In de laatste rij kunt u aangeven wat bijvoorbeeld het hoogste bedrag is. Wilt u weten wat de tien hoogste bedragen zijn? Klik in de lijst op het pijltje naast Bedrag. Selecteer Top 10. Geef aan hoeveel items u wilt zien. Deze functie heet top 10, maar u kunt ook 20 items selecteren. Klik op 'OK' en de lijst toont alleen de tien hoogste items. Hoe u die wilt weergeven kunt u aanpassen met 'Oplopend' of 'Aflopend sorteren'. U kunt ook voor de tien slechtste selecteren door bij Top 10 niet 'Top', maar 'Onder' te selecteren. Stap 5 in beeld

Stap 6: Sorteren op eigen criteria Soms komt het voor dat de mogelijkheid die u zoekt er net niet tussen zit. Om die reden is het mogelijk om zelf sorteercriteria te verzinnen. Klik op het veld dat u wilt sorteren,

22

Page 23: Cursus Excel beginners

bijvoorbeeld 'Bedrag'. Klik op het pijltje en selecteer 'Aangepast'. Geef de criteria op. In dit geval bedragen die groter zijn dan 220, maar kleiner dan 5345. U kunt op één criterium filteren, maar ook op twee. Op die manier tovert u precies de gegevens tevoorschijn die u wilt. Stap 6 in beeld

Les 16 Automatisch aanvullen en autosom

Door: Martin Gijzemijter | 18 augustus 2008 Excel beschikt over de functies automatisch aanvullen en autosom waarmee u veel tijd kunt besparen. Als voorbeeld maken we een verkooprapport aan om te laten hoe u deze functies gebruikt.

Hoe kunt u de functies automatisch aanvullen en autosom in Excel gebruiken?Naar de video

Deze functies kunnen een reeks getallen of waarden die u aangeeft zelf afmaken, zodat u dat niet handmatig hoeft te doen. Dat is handig en het levert veel tijdswinst op. Om u een voorbeeld hiervan te laten zien, maken we een verkooprapport aan.

Stap 1: Productreeks automatisch aanvullen Voor dit verkooprapport beginnen we met een aantal producten. Omdat we nog een rij bovenaan gaan invoegen, beginnen we bij cel A2. Vul in deze cel 'Product 1' in. Kik vervolgens op deze cel, tot u een klein vierkantje rechtsonder ziet. Klik hierop en hou deze ingedrukt, en sleep de muis enkele cellen naar beneden. Een tooltip zal vervolgens aangeven bij welk getal u bent. In dit geval slepen we tot cel A6. Excel heeft automatisch 'Product 1' tot en met 'Product 5' gemaakt. Stap 1 in beeld

Stap 2: Weekdagen automatisch aanvullen Hetzelfde trucje kunt u uithalen met de bovenste rij, die we gaan gebruiken voor de weekdagen. Excel kan het automatisch aanvullen niet alleen voor getallen gebruiken, maar ook voor tekstuele zaken als dagen in de week. We doen hetzelfde als in stap 1. Vul alleen de eerste waarde in, in dit geval 'Maandag' (de afkorting 'ma' mag ook). Pak het hoekje van de cel vast en sleep deze net zo lang naar rechts tot u bij de zondag bent (of vrijdag als u het weekend niet meetelt). Excel vult de rest van de weekdagen volledig automatisch in. Stap 2 in beeld

Stap 3: Bedragen invullen De bedragen in deze tabel moet u wel zelf invullen. Excel weet namelijk niet wat uw verkoopcijfers zijn. Voor dit voorbeeld vullen we fictieve getallen in, waarbij we het aantal beperkt houden om de overzichtelijkheid te waarborgen. Stap 3 in beeld

Stap 4: Totalen automatisch berekenen Vervolgens voegt u een reeks totalen toe. Dit kan ook automatisch in Excel. Wanneer u klikt op cel B7, de cel onder de eerste rij getallen, dan kunt u automatisch een totaal toevoegen door te klikken op de knop autosom. Excel telt dan automatisch de getallen uit de kolom bij elkaar op. Stap 4 in beeld

Stap 5: Totalen automatisch aanvullen door te slepen U kunt de totalen van de andere kolommen berekenen door in elke cel op de knop autosom te klikken of de cel inclusief berekening te kopiëren en plakken in de cellen ernaast. Dit kan nog sneller. Klik op de cel met het totaal dat u zojuist hebt toegevoegd en sleep het vierkantje helemaal naar rechts. Excel past de formule voor elke cel aan en berekent op die

23

Page 24: Cursus Excel beginners

manier het totaal van de kolom waarbij de cel hoort. Zo hebt u in één klap de totalen van alle kolommen berekend. Stap 5 in beeld

Stap 6: Totalen automatisch aanvullen door te dubbelklikken Het automatisch aanvullen van dergelijke totalen kan nog sneller door te dubbelklikken. Dit kan echter niet in alle gevallen. Excel merkt dat het gaat om de getallen in de rijen 1 tot en met 5 en de kolommen A tot en met G. Het programma kan zelf bedenken dat de totalen moeten worden berekend tot en met cel H7. Om dit te bewerkstelligen vult u eerst het totaal in cel H2 in met behulp van autosom. Sleep vervolgens niet met het vierkantje, maar dubbelklik erop. Excel maakt automatisch de totalen in deze kolom af. Stap 6 in beeld

Zelfs wanneer u veel handelingen automatisch laat uitvoeren in Excel, zijn er nog processen die u kunt versnellen door nog meer aan de rekenkracht van het programma over te laten. Des te meer tijd u overhoudt voor andere zaken.

Les 17 Waarden optellen

Door: Martin Gijzemijter | 06 oktober 2008 In de vorige lessen hebben we al veel met getallen gedaan, zoals optellen, automatische berekeningen maken, enzovoort. Excel is ook prima geschikt voor specifiekere formules die wellicht minder vaak voorkomen. Stel bijvoorbeeld dat u een lange lijst met verkoopcijfers hebt en u in één oogopslag wilt zien wat de vijf hoogste bedragen zijn. Dat kunt u eenvoudig laten genereren.

Wilt u in een paar stappen achterhalen wie in uw bedrijf voor de meeste omzet zorgt?Naar de video

1. Sorteren Door gegevens te sorteren kunt u eenvoudig zien wat de vijf hoogste bedragen zijn. Klik hiervoor op 'Data', 'Sorteren' en sorteer de kolom met de getallen, in ons geval heet deze 'Omzet'. Kies voor 'Aflopend' om het grootste getal boven te laten staan. Stap 1 in beeld

2. Optellen Tel de hoogste getallen bij elkaar op met de functie Sum, zoals uitgelegd in een van de voorgaande lessen. Vul ergens op een lege plek de tekst 'Som top vijf' in, klik in de cel daaronder en vervolgens op de knop 'Functie invoegen'. Kies voor de functie 'Som' en klik op volgende. Selecteer de vijf bovenste cellen met getallen en klik op 'Volgende'. Excel telt deze cellen bij elkaar op en toont de waarde in de cel onder 'Som top vijf'. Stap 2 in beeld

Wanneer u de gegevens opnieuw gaat sorteren, omdat u deze bijvoorbeeld op volgorde van afdelilng wilt hebben, dan werkt de formule niet meer. De formule werkt namelijk altijd met de vijf bovenste getallen. Deze formule kunt u op drie verschillende manieren goed inzetten.

3. Methode 1 De functie die we hiervoor gebruiken heet 'GROOTSTE'. Met die functie kunt u aangeven wat de grootste waarde is die het document bevat. Klik op de cel onder 'Som top vijf' en vul het volgende in in de formulebalk: =GROOTSTE(C1:C100;1)+ GROOTSTE(C1:C100;2)+ GROOTSTE(C1:C100;3)+ GROOTSTE(C1:C100;4)+ GROOTSTE(C1:C100;5). C1:C100 betekent dat wij alle waarden willen doorlopen tussen C1 en C100 om te zien wat de grootste zijn. Ons document gaat tot cel C23, maar het kan in de toekomst uitgebreid worden. ;1 betekent dat we de grootste waarde zoeken. ;2 betekent dat het om de op 1 na grootste waarde gaat, enzovoort. Nadat u op enter klikt zijn alle grootste waarden bij elkaar opgeteld. Ook als u sorteert blijft dat in tact. Stap 3 in beeld

24

Page 25: Cursus Excel beginners

4. Methode 2 De functie uit stap drie werkt goed, maar deze kan nog compacter. Gebruikt u veel formules en functies, dan is het verstandig uzelf aan te leren om deze formules zo compact mogelijk te noteren. Verwijder de formule uit de cel 'Som top vijf' en plaats daarin deze formule: =SOM(GROOTSTE(C2:C100;{1;2;3;4;5})). Deze doet precies hetzelfde als onze vorige formule, maar dan veel compacter. 'SOM' betekent dat de waarden bij elkaar moeten worden opgeteld, 'GROOTSTE' betekent dat het moet gaan om de grootste waarde, C2:C100 geeft aan om welk bereik het gaat en 1;2;3;4;5 toont aan dat we op zoek zijn naar de vijf grootste waarden. Stap 4 in beeld

5. Methode 3 Hebt u geen interesse in de top-5, maar wilt u liever de top-20 weten dan wordt de formule te lang. , Deze ziet er dan zo uit: =SOM(GROOTSTE(C2:C100;{1;2;3;4;5;6;7;8;9;10;11;12;13;14;15;16;17;18;19;20})). Dat wordt een rommeltje als de sheet meer van dit soort formules bevat. Om die reden is het verstandiger om de formule nóg compacter te maken. Verwijder de formule onder de cel 'Omzet top vijf' en vul daarin: =GROOTSTE(C1:C100;RIJ(INDIRECT("1:20"))). 'GROOTSTE' geeft aan waarnaar we zoeken, daarna volgt het cellenbereik en vervolgens geeft u aan in hoeveel waarden u geïnteresseerd bent, ook in de vorm van een bereik. Stap 5 in beeld

Op deze manier hebt u in een paar stappen eenvoudig het overzicht van de grootste waarden en kunt u die meteen inzetten in een formule.

Les 18 Verborgen opmerkingen plaatsen

Door: Martin Gijzemijter | 30 oktober 2008 Excel kent handige functies voor verborgen commentaren in cellen.

Een werkblad is pas leesbaar voor derden als het een en ander becommentarieerd is. De mooiste manier om dit te doen is via 'Opmerkingen'. Hoe u dat doet ziet u in deze video. Naar de video

Verborgen commentaren kunnen handig zijn wanneer u iets te melden hebt dat niet direct zichtbaar hoeft te zijn. Bijvoorbeeld een kanttekening bij een bepaald getal of een opmerking over een medewerker. U kunt deze opmerkingen eenvoudig toevoegen.

1. Gegevens invoeren Om dit voorbeeld te illustreren is het uiteraard handig als u een document hebt met daarin wat gegevens. Wij gebruiken het document dat we in de vorige les hebben gemaakt. Hebt u dit document niet, dan kunt u eenvoudig een nieuwe aanmaken en daar willekeurig wat gegevens invullen. Stap 1 in beeld

2. Opmerkingen toevoegen Om een commentaar in te voegen in een cel, klikt u op de cel waaraan u het commentaar wilt koppelen en vervolgens op 'Invoegen' in het menu bovenin en 'Opmerking' in het menu dat uitklapt. Het kan zijn dat deze optie is verborgen, omdat u deze niet vaak gebruikt. Klik dan op het pijltje onderaan het menu om het uit te klappen. De opmerking is automatisch toegevoegd, met een standaardtekst. Verwijder deze tekst zodat de opmerking helemaal leeg is. Stap 2 in beeld

3. Opmerking opmaken U heeft zeer veel controle over hoe uw opmerking er uit komt te zien, deze opmaak past u aan via een speciaal daarvoor gemaakt menu. Klik met de rechter muisknop op de cel waarin u de opmerking hebt geplaatst en kies voor 'Opmerking weergeven/verbergen'. Dit

25

Page 26: Cursus Excel beginners

maakt deze opmerking tijdelijk zichtbaar. Houd de ctrl-toets ingedrukt en klik op het commentaarveld om het te activeren. U dient deze toets in te drukken om aan te kunnen geven of u het veld wilt selecteren of het commentaarveld. Klik met de rechter muisknop op het commentaarveld en kies voor 'Opmerking opmaken'. Er verschijnt een menu met allerlei tabbladen. Klik op het tabblad 'Kleuren en Lijnen' en kies bij 'Kleur' de achtergrondkleur die u aan de opmerking wilt geven, bijvoorbeeld lichtblauw. Klik op 'OK' om de instellingen toe te passen. Stap 3 in beeld

4. Afbeelding toevoegen U kunt de opmerkingen strikt op tekst laten baseren, maar het is ook mogelijk om er afbeeldingen aan te koppelen. Dit is bijvoorbeeld handig als u een personeelsbestand hebt en u bij de namen ook een foto wilt laten zien. Herhaal in dit geval stap 3 en klik wederom op het uitklapmenu bij Kleur. Kies ditmaal echter geen kleur maar de onderste optie 'Opvuleffecten'. In het menu dat verschijnt kiest u voor het tabblad 'Afbeelding'. Klik op 'Afbeelding selecteren' om te bladeren naar een afbeelding die u wilt koppelen. Plaats een vinkje bij 'Hoogte-breedteverhoudin'g van afbeelding vergrendelen' om te voorkomen dat het plaatje lelijk wordt. Klik op 'OK' en daarna nogmaals op 'OK'. Stap 4 in beeld

5. Grootte aanpassen Wanneer u met de ctrl-toets ingedrukt klikt op de opmerking, dan verschijnt er een selectiekader op de opmerking. In iedere hoek ziet u een klein rondje. Klik met de linkermuisknop op het rondje rechtsonder en houd de muisknop ingedrukt. Sleep het rondje naar rechts en naar beneden totdat u de opmerking precies op het juiste formaat hebt gesleept. Als u weet hoe groot de afbeelding is, kunt u als alternatief ook rechtsklikken en kiezen voor 'Opmerking opmaken' en de grootte instellen via het tabblad 'Grootte'. Stap 5 in beeld

6. Opmerking verbergen U wilt niet dat de foto voortdurend in beeld is, zeker niet als het om meer foto's gaat. Op dezelfde manier waarop u de opmerking heeft weergegeven, kunt u deze ook laten verdwijnen. Rechtsklik op de cel met de opmerking en kies ditmaal voor 'Opmerking verbergen'. De opmerking verdwijnt, maar zodra u met de muis over de cel beweegt, verschijnt deze automatisch. Stap 6 in beeld

Les 19 Trendlijnen en prognoses

Door: Martin Gijzemijter | 25 augustus 2008 Naast berekeningen kunt u ook voorspellingen in Excel laten genereren?

Bekijk ook hoe u een grafiek kunt maken om uw omzet aan het eind van het jaar te voorspellen. Naar de video

In de vorige lessen van deze webcursus Excel hebben we u op verschillende manieren laten zien hoe het mogelijk is om getallen en gegevens die u invoert te berekenen of weer te geven. In Excel kunt u echter naast berekeningen ook voorspellingen laten genereren? Bijvoorbeeld als u een geprojecteerde omzet hebt en daarnaast een behaalde omzet en u wilt zien wat de status daarvan aan het einde van het jaar zou zijn.

1. Gegevens invoeren We hebben voor dit voorbeeld een aantal gegevens nodig. Ditmaal gaan we een grafiek laten genereren op basis van omzetten over een bepaalde tijd. Maak bovenin drie criteria aan: 'Maand', 'Geprojecteerde omzet' en 'Behaalde omzet'. Vul onder het eerste criterium de maanden in, en onder het tweede criterium de geprojecteerde omzet voor die maanden.

26

Page 27: Cursus Excel beginners

Vergeet niet de cellen te selecteren en te kiezen voor 'Eigenschappen', om de celeigenschappen in te stellen op 'Valuta'. Vul nu onder het derde criterium de getallen in van de omzet die is behaald, maar laat een aantal cellen open, bijvoorbeeld de laatste drie. Stap 1 in beeld

2. Grafiek genereren Aan de hand van de gegevens die u nu hebt ingevuld, gaan we een grafiek genereren. Klik op een lege plek in het Excelsheet en vervolgens op 'Invoegen Grafiek'. Kies voor 'Lijn' en selecteer de eerste grafieksoort in deze categorie. Klik nu op 'Volgende'. Nu kunt u aangeven over welk bereik Excel de gegevens moet gebruiken. Klik op de knop naast het veld 'Gegevensbereik' en selecteer de gegevens die u in de grafiek wilt opnemen, inclusief de criteria. Klik wederom op 'Volgende'. Klik op 'Voltooien' om de grafiek in te voegen.Stap 2 in beeld

3. Trendlijn invoegen In deze grafiek zijn uw gegevens duidelijk ingevuld. Echter omdat de gegevens bij het derde criterium, 'Behaalde omzet', maar deels zijn ingevuld, houdt de grafiek daar halverwege op. Doordat we de gegevens zo hebben ingevuld, komt de paarse lijn van de 'Behaalde omzet' soms boven de lijn van de 'Geprojecteerde omzet' uit, en er soms onder blijft. Zo is het moeilijk te zien of de geprojecteerde omzet aan het eind van het jaar wel gehaald wordt of niet. Dit kunt u in Excel eenvoudig berekenen. Klik op 'Grafiek' in het menu bovenin. In het menu dat uitklapt klikt u op 'Trendlijn' toevoegen. In het venster dat verschijnt geeft u aan om welke gegevensreeks het gaat, in ons geval: 'Behaalde omzet'. Kies voor de optie 'Lineair', zodat er een rechte lijn wordt getrokken, deze geeft uw gemiddelde omzet weer. Klik op 'OK'. Stap 3 in beeld

27

Page 28: Cursus Excel beginners

Les 20. Webcursus Excel samengevat

Door: Martin Gijzemijter | 01 december 2008 Een samenvatting van alle lessen uit deze webcursus.

Bekijk hier de samenvatting van alle lessen uit deze webcursus. Naar de video

In deze webcursus Excel hebben we u de meest basale functies van Excel laten zien. We kunnen ons voorstellen dat de eerste lessen een beetje zijn weggezakt. Daarom in vogelvlucht nog eenmaal alles op een rij.

Les 1: Facturen maken Een factuur kan uit verschillende onderdelen bestaan. Via het tabblad 'Invoegen', 'Afbeelding', 'Uit bestand' kunt u een afbeelding invoegen. Vervolgens vult u de informatie in die u in de factuur wilt hebben, waarbij we onderscheid maken tussen criteria en gegevens. Na het selecteren van een reeks cellen door er met de rechter muisknop op te klikken en te kiezen voor 'Celeigenschappen', kunt u kleuren en opmaak toekennen om de factuur duidelijker en mooier te maken.

Les 2: Getallen vermenigvuldigen Voordat u met getallen kunt werken is het belangrijk aan te geven om wat voor soort getallen het gaat. U kunt dit doen door de getallen te selecteren, er op te klikken met de rechter muisknop en te kiezen voor 'Celeigenschappen'. In het tabblad 'Getal' kunt u bijvoorbeeld aangeven of het gaat om een getal, valuta, datum, etc. Zo is duidelijk wat er met de getallen moet gebeuren. Om nu de gegevens uit bepaalde cellen met elkaar te vermenigvuldigen, klikt u in de cel waar u het resultaat wilt weergeven en vervolgens op de knop 'Functie invoegen'. Selecteer 'Product', kies welke cellen u met elkaar wilt vermenigvuldigen en klik op 'OK'. Het resultaat staat in de cel.

Les 3: Getallen optellen Hetzelfde geldt voor optellen, maar in dit geval gebruiken we niet de functie 'Product', maar kiezen we voor de functie 'SOM'. Klik op de cel waarin u een resultaat wilt, klik op de knop functie invoegen en kies voor 'SOM'. Selecteer de cellen die u in de 'SOM' wilt betrekken en klik op 'OK'. De getallen zijn bij elkaar opgeteld.

Les 4: Tabbladen gebruiken Voor iedere berekening kunt u een apart document aanmaken. Veel eenvoudiger is het om in één document verschillende tabbladen aan te maken. Hiervoor klikt u onderin het document met de rechter muisknop op een tabblad en kiest u voor tabblad Invoegen. Zo maakt u extra documenten in het bestand.

Les 5: Gegevens sorteren Wellicht wilt u de ingevoerde gegevens niet altijd in een bepaalde volgorde presenteren. Om die reden kunt u gegevens op een andere manier sorteren. Het enige dat u hiervoor moet doen, is de rijen selecteren die u anders wilt sorteren. Klik vervolgens op 'Data', 'Sorteren' en kies de sortering die u wilt. De rest van de gegevens wordt automatisch meegesorteerd.

Les 6 en 7: Grafieken maken In Excel worden de gegevens als getallen weergegeven. Maar als u een meer grafische weergave wilt, bijvoorbeeld voor presentatiedoeleinden, dan kan dat met behulp van 'Grafieken'. Selecteer de gegevensreeks die u wilt weergeven en klik op 'Invoegen', 'Grafiek'.

28

Page 29: Cursus Excel beginners

Kies de soort grafiek die u wilt en klik op 'Voltooien'. De cellen die u hebt geselecteerd zijn vertaald naar een grafiek.

Les 8 en 9: Spreadsheets delen Wanneer u een document hebt gemaakt, dan kunt u het opslaan en sturen naar anderen. Er zijn echter effectievere manieren om een document te delen, bijvoorbeeld door het te publiceren op internet. U dient hiervoor de spreadsheet op te slaan als webpagina. Klik op 'Bestand', 'Opslaan als Webpagina' en kies voor 'Hele werkmap'. Plaats een vinkje bij 'Interactief maken' als u wilt dat een lezer wijzigingen kan aanbrengen. Sla het bestand op. Met een ftp-programma kunt u het uploaden naar uw webserver.

Les 10 en 11: Gegevens importeren In deze webcursus gebruiken we voornamelijk gegevens die afkomstig zijn uit een bepaald document, maar het is heel eenvoudig om gegevens te importeren vanuit een ander document. In dat geval moet u beide documenten openen. Klik op de cel waarin u een bepaalde waarde uit een ander document wilt plaatsen en druk op het plusteken op uw toetsenbord. Ga daarna direct naar het document waaruit u iets wilt importeren en klik op de cel waarvan u de inhoud wilt gebruiken. Er wordt dan automatisch een formule gemaakt die het importeren mogelijk maakt. Wanneer u terugkeert naar het andere document, zult u zien dat de waarde is ingevoegd. Importeren vanuit Word kan ook: sla in dat geval het Word-document op als .txt-bestand en klik vervolgens op 'Data', 'Externe gegevens importeren'.

Les 12: Rijen en kolommen vastzetten Wanneer u externe gegevens gaat importeren, is de kans groot dat u met langere en grotere documenten werkt. Soms is het document onleesbaar wanneer een factuur zo lang is dat de criteria uit beeld verdwijnen. U kunt dan bepaalde rijen en kolommen vastzetten, zodat deze criteria altijd in beeld blijven staan. Klik daarvoor in de cel onder of naast de rij of kolom die u wilt vastzetten. Stel dat u rij 1 t/m 16 wilt vastzetten, klik dan op een cel in rij 17 en vervolgens op 'Venster', 'Titels blokkeren'. Wanneer u met de muis scrollt, zult u zien dat rij 1 t/m 16 blijft staan. Met 'Titelblokkering opheffen' maakt u dit weer ongedaan.

Les 13: Organogrammen maken U kunt Excel niet alleen gebruiken voor facturen en inkooplijsten, maar ook om een weergave te maken van uw bedrijfsstructuur. Maak een nieuw document aan en klik op 'Invoegen', dan op 'Afbeelding' en op 'Organigram'. Excel voegt standaard een organogram in met één toppositie en drie onderliggende posities. Zo hebt u bijvoorbeeld een directeur en drie afdelingshoofden. Door met de rechtermuisknop te klikken op de directeur, kunt u een ondergeschikte toevoegen (afdelingshoofd). Klikt u met de rechter muisknop op een afdelingshoofd, om daar weer een ondergeschikte aan toe te voegen (bijvoorbeeld een teamleider). Zo hebt u uw bedrijf in no-time in kaart.

Les 14 en 15: Lijsten Wilt u niet telkens een reeks cellen selecteren om daar berekening op toe te passen, dan kunt u een lijst aanmaken. Een lijst is een soort handleiding voor Excel. Selecteer éénmaal de cellen die u wilt gebruiken en klik daarna op 'Data', 'Lijst', 'Lijst maken'. De lijst is nu automatisch aangemaakt. U kunt de gegevens in deze rij heel snel bewerken. Door op de lijst te klikken verschijnt er een werkbalk. Deze kunt u gebruiken om automatisch berekeningen toe te voegen op de inhoud, zoals een totaal, een gemiddelde, de hoogste waarde etc.

Les 16: Automatisch aanvullen Een andere handige functie in Excel die u het werk kan vergemakkelijken is 'AutoAanvullen'. Hiermee hoeft u berekeningen niet telkens zelf helemaal door te voeren, maar kunt u Excel dit werk laten doen. Door in een reeks cellen een aantal waarden in te vullen, en vervolgens

29

Page 30: Cursus Excel beginners

in de laatste cel het onderste hoekje te pakken en deze omlaag (of opzij) te slepen, past u dezelfde berekeningen toe op alle cellen daaronder. Dat geldt ook voor weekdagen en data, die worden automatisch afgemaakt. Ook kunt u op deze manier de weg naar een berekening afsnijden. Door onderaan een reeks waarden op de knop 'AutoSom' te klikken, voegt u in één klap het totaal toe.

Les 17: Waarden optellen Soms wilt u snel zien wat de vijf hoogste omzetten zijn die er deze week zijn gedraaid. In dat geval kunt u een andere handige functie gebruiken. Er zijn drie manieren om dit te doen, lees in les 17 welke manieren dit zijn. Voor deze leggen we de meest efficiënte manier uit. Maak een cel en typ daarin Top 5. Klik vervolgens op de cel daarnaast om de formule in te voegen. Deze formule ziet er als volgt uit: =SOM(GROOTSTE(C2:C100;{1;2;3;4;5})). C2:C100 staat voor het cellenbereik dat u wilt gebruiken en 1 t/m 5 staat voor de vijf hoogste waarden.

Les 18: Verborgen informatie Verborgen commentaren kunnen handig zijn wanneer u iets wilt melden dat niet direct zichtbaar hoeft te zijn. Bijvoorbeeld een kanttekening bij een bepaald getal of een opmerking over een medewerker. U kunt deze opmerkingen eenvoudig toevoegen. Om een commentaar in te voegen, klikt u op de cel waaraan u het commentaar wilt koppelen en vervolgens op 'Invoegen' in het menu bovenin en 'Opmerking' in het menu dat uitklapt. De opmerking is automatisch toegevoegd en zal verschijnen wanneer u of een andere gebruiker met de muis over de betreffende cel beweegt.

Les 19: Trendlijnen Naast berekeningen kunt u in Excel ook voorspellingen laten genereren. Maak een document aan met een aantal criteria, zoals 'Maand', 'Geprojecteerde omzet' en 'Behaalde omzet', waarbij u de gegevens bij 'Behaalde omzet' deels invult, omdat we de rest willen voorspellen. Maak hiervan vervolgens een grafiek, zoals omschreven in les 6 en 7. Om deze voorspelling in te voegen klikt u op 'Grafiek' in het menu bovenin. In het menu dat uitklapt klikt u op 'Trendlijn' toevoegen. In het volgende venster geeft u aan om welke gegevensreeks het gaat, in dit geval: 'Behaalde omzet'. Kies voor de optie 'Lineair', zodat er een rechte lijn wordt getrokken. Deze lijn geeft uw gemiddelde omzet weer. Klik op 'OK' en u kunt zien hoe de omzet zich zal ontwikkelen voor de rest van het jaar.

meer over: software | applicatiesoftware | spreadsheets

30