Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie...

29
Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie

Transcript of Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie...

Page 1: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

Coperfin 1

Toelichting bij projectorganisatie

Page 2: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Inhoudstafel

> Inleiding

> BPR-programma’s en netwerken

> Omschrijving programma’s

> Omschrijving van de netwerken

> Structuur programma’s en netwerken

> Aanpak van de BPR-programma’s

Nota: Deze presentatie handelt over Coperfin 1. De organigrammen die u in deze presentatie terugvindt zijn bijgevolg niet meer actueel. De actuele versie (juni 2003) van het organigram van de FOD Financiën vindt u in bijlage 1.

Page 3: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 3Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

InleidingHet Ministerie van Financiën is in beweging…

> Ministerie van Financiën is al 10 jaar aan het hervormen– 5 jarenplan– 5 jarenplan bis– Performantie Management– Actieplan Zenner

> Copernicus, modernisering van de federale overheid:– Goedkeuring van het nieuwe organogram– Rapport N-3 – Overgang naar de FOD Financiën

> Opstart van BPR-programma’s binnen het Ministerie: COPERFIN (24 september 2001)

Coperfin staat voor de modernisering van het Ministerie van Financiën

Coperfin staat voor de modernisering van het Ministerie van Financiën

Page 4: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 4Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Inleiding Het organigram van Coperfin 1

Douane en Accijnzen

Patri-monium-diensten

Niet-fiscale invordering

Grote Onder-

nemingen

Invor-dering

Fraudebestrijding

Informatiever-

zameling/ uit-

wisseling

Opmeting-en &

Waarde-ringen

Rechtszekerheid

Parti-culieren

KMO

Voorzitter Directie Comité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Documentatie

Budget en Beheerscontrole

Personeel & Organisatie

ICT

Secretariaat en Logistieke diensten

Belastingen & Invorderingen

Dienstverlening - coördinatie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Patrimoniumdocumentatie

Dienstverlening - strategie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Thesaurie

Page 5: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 5Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

InleidingRapport N-3

> Het rapport N-3 is de verdere uitwerking van het organigram en bepaalt

– het aantal managementfuncties op N-3 niveau en de functionele invulling ervan

– de ambtsgebieden van deze centra

> De N-3 managementfunctie (vergelijkbaar met nu gewestelijke directeur) staat in voor de realisatie van een aantal doelstellingen en voor het operationele beheer binnen zijn ambtsgebied. De persoon die deze functie invult, zal geselecteerd worden zowel op basis van zijn fiscaal technische kennis als op zijn managementvaardigheden. Ook hier wordt er gewerkt met een mandaat van 6 jaar

> De diensten waaruit het centrum bestaat kunnen zich op één of meerdere plaatsen bevinden

> De verdere organisatie en locaties zijn niet gespecifieerd in dit rapport en moeten nog bepaald worden

CentraN-3

N-2

N-1

N

Douane en Accijnzen

Patri-monium-diensten

Niet-fiscale invordering

Grote Onder-

nemingen

Invor-dering

Fraudebestrijding

Informatiever-

zameling/ uit-

wisseling

Opmeting-en &

Waarde-ringen

Rechtszekerheid

Parti-culieren

KMO

Voorzitter Directie Comité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Onderzoek

Budget en Beheerscontrole

Personeel & Organisatie

ICT

Secretariaat en Logistieke diensten

Belastingen & Invorderingen

Dienstverlening -coördinatie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Patrimoniumdocumentatie

Dienstverlening -strategie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Thesaurie

Douane en Accijnzen

Patri-monium-diensten

Niet-fiscale invordering

Grote Onder-

nemingen

Invor-dering

Fraudebestrijding

Informatiever-

zameling/ uit-

wisseling

Opmeting-en &

Waarde-ringen

Rechtszekerheid

Parti-culieren

KMO

Voorzitter Directie Comité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Onderzoek

Budget en Beheerscontrole

Personeel & Organisatie

ICT

Secretariaat en Logistieke diensten

Belastingen & Invorderingen

Dienstverlening -coördinatie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Patrimoniumdocumentatie

Dienstverlening -strategie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Thesaurie

Page 6: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 6Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

> Een 'Business Proces Reengineering'-programma bepaalt het geheel van veranderingen met betrekking tot personeel, (IT-) middelen en werkmethodes die samen nodig zijn om tot een betere werkomgeving te komen en betere resultaten te behalen 

> Concreet voor het Ministerie van Financiën:– Omwille van de omvang van het Ministerie van Financiën worden er elf

functionele BPR-programma’s opgestart, die zich toespitsen op één bepaalde administratie (bv. Douane & Accijnzen)

– Hiernaast zijn er ook vijf generieke BPR-programma’s die niet gebonden zijn aan één specifieke administratie maar die bepaalde overkoepelende aspecten (bv. Citizen Relationship Management) onder de loep nemen

– Vier netwerken ondersteunen de programma’s (zie bl.19) – De BPR-programma’s hebben in een eerste fase enkel betrekking op de fiscale

administraties en niet op de administratie van de Thesaurie– Ieder programma heeft dezelfde structuur (programmamanager, werkgroep, …)

en gaat volgens dezelfde methode te werk (zie later)

BPR-programma’s en netwerken (1/3)

Page 7: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 7Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

> Een « netwerk » is de naam voor een groep van personen die zich bezighouden met bepaalde, goed afgebakende aspecten:

– ICT: Informatie en Communicatie Technologie (software, hardware, …)– Personeel:functiebeschrijvingen,competenties, …– Infrastructuur: gebouwen, …– Interne controle: inbouwen van processen om voorspelbare risico’s te

verminderen om op die manier met redelijke zekerheid de doelstelingen van de FOD te kunnen realiseren

> Een netwerk is op dezelfde manier georganiseerd als een programma (programmamanager, werkgroep, …).

> Het netwerk biedt ondersteuning aan de programma’s over hun domein. Het brengt eveneens de verschillende voorstellen over dit domein samen. Zo zal het netwerk ICT bv. een globaal plan voor ICT opstellen dat de verschillende voorstellen samenbrengt. Ieder programma heeft een contactpersoon in het netwerk, die zij kunnen contacteren wanneer nodig of die hen contacteert wanneer er een bepaalde actie dient ondernomen te worden

> De netwerken waken eveneens over de consistentie van de aanpak in de verschillende werkgroepen en kunnen zelf initiatieven nemen naar de verschillende werkgroepen toe

BPR-programma’s en netwerken (2/3)

Page 8: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 8Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

ICTICT

PersoneelPersoneel

InfrastructuurInfrastructuur

Koepel 3

9) Risicobeheer

10) CRM Fiscale Entiteiten

11) Reglementering Fiscale Entiteiten

Koepel 2 3) Particulieren

4) KMO

5) Grote Ondernemingen

6) Invordering

7) Inning

8) Fraudebestrijding

Koepel 11) Douane & accijnzen

2) Onderzoek en opsporing

Koepel 412) CRM Patrimoniumdocumentatie

13) Reglementering Patrimonium-documentatie

Koepel 514) Patrimoniumdiensten

15) Opmetingen en waarderingen

16) Rechtszekerheid

Interne Controle Interne Controle

BPR-programma’s en netwerken (3/3)

Page 9: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 9Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (1/10)

Douane en Accijnzen

Grote Onder-

nemingen

Invor-dering

Fraudebestrijding

Informatiever-

zameling/ uit-

wisseling

Opmeting-en &

Waarde-ringen

Rechtszekerheid

Parti-culieren

KMO

Voorzitter Directie Comité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Onderzoek

Budget en Beheerscontrole

Personeel & Organisatie

ICT

Secretariaat en Logistieke diensten

Belastingen & Invorderingen

Dienstverlening - coördinatie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Patrimoniumdocumentatie

Dienstverlening - strategie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Thesaurie

Douane en Accijnzen/Onderzoek & Opsporingen

Koepel 1

Patri-monium-diensten

Niet-fiscale invordering

Page 10: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 10Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (2/10)

KOEPEL 1

> Functionele programma’s Belastingen & Invordering– Douane en Accijnzen

• De werkgroep Douane en Accijnzen onderzoekt de manieren om zijn middelen beter in te zetten om de economische operatoren een efficiëntere, snellere en meer kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden

– Onderzoek en opsporingen• Deze werkgroep gaat op zoek naar de mogelijkheden om het reactieve

optreden om te buigen naar een proactief optreden door informatie uit te wisselen en samen te werken met andere diensten (zowel extern als intern)

Page 11: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 11Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (3/10)

Douane en Accijnzen

Grote Onder-

nemingen

Invor-dering

Fraudebestrijding

Informatiever-

zameling/ uit-

wisseling

Opmeting-en &

Waarde-ringen

Rechtszekerheid

Parti-culieren

KMO

Voorzitter Directie Comité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Onderzoek

Budget en Beheerscontrole

Personeel & Organisatie

ICT

Secretariaat en Logistieke diensten

Belastingen & Invorderingen

Dienstverlening - coördinatie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Patrimoniumdocumentatie

Dienstverlening - strategie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Thesaurie

PKMOGOInning/Invordering Fraudebestrijding

Koepel 2

Patri-monium-diensten

Niet-fiscale invordering

Page 12: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 12Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (4/10)

KOEPEL 2

> Functionele programma’s Belastingen en Invordering– Particulieren, KMO, GO

• Elk van deze werkgroepen wil voor zijn doelgroep (de particulieren, de KMO’s en de GO’s) de krijtlijnen uittekenen van de meest optimale manier van taxeren en dienstverlening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de eigenheden en karakteristieken van iedere doelgroep

– Fraudebestrijding• Deze werkgroep wil processen uittekenen om belangrijke fraudegevallen beter te

kunnen opsporen en bestrijden en dus de dossiers beter te kunnen afhandelen

– Inning• De werkgroep onderzoekt de mogelijkheden om het inningsproces te kunnen

stroomlijnen en automatiseren

– Invordering• Het doel dat bij deze werkgroep voorop staat is tot een geïntegreerde aanpak van

bepaalde belastingplichtigen te komen om op die manier doortastender te werk te kunnen gaan bij niet-betaling en in het bijzonder bij fraude en georganiseerd onvermogen

Page 13: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 13Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (5/10)

Douane en Accijnzen

Grote Onder-

nemingen

Invor-dering

Fraudebestrijding

Informatiever-

zameling/ uit-

wisseling

Opmeting-en &

Waarde-ringen

Rechtszekerheid

Parti-culieren

KMO

Voorzitter Directie Comité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Onderzoek

Budget en Beheerscontrole

Personeel & Organisatie

ICT

Secretariaat en Logistieke diensten

Belastingen & Invorderingen

Dienstverlening - coördinatie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Patrimoniumdocumentatie

Dienstverlening - strategie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Thesaurie

CRM Fiscale EntiteitenRisicobeheer/ Reglementering Fiscale Entiteiten

Koepel 3

Patri-monium-diensten

Niet-fiscale invordering

Page 14: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 14Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (6/10)

KOEPEL 3

> Generieke programma’s Belastingen en Invordering– CRM Fiscale Entiteiten

• CRM staat voor Citizen Relationship Management en onderzoekt in welke mate de diensten die aangeboden worden afgestemd kunnen worden op de behoeften van de ‘klanten’

• Deze werkgroep wil een duidelijk en praktisch antwoord op de vraag hoe de verschillende diensten van Belastingen en Invordering zich moeten opstellen tegenover de belastingplichtige : Welke diensten of producten moeten worden geboden, via welke kanalen ? Bij het zoeken naar een antwoorden houden zij rekening met de gevolgen die deze hebben op het vlak van processen, organisatie en systemen

– Risicobeheer• De werkgroep wil een methode ontwikkelen om de meest risicovolle aangiftes op te

sporen en ze vervolgens op de beste manier te behandelen

– Reglementering Fiscale Entiteiten• Het doel van deze werkgroep is een proces uit te tekenen waardoor de reglementering

met betrekking tot Belastingen en Invordering omgezet wordt in bruikbare werkmethodes

Page 15: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 15Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (7/10)

Douane en Accijnzen

Grote Onder-

nemingen

Invor-dering

Fraudebestrijding

Informatiever-

zameling/ uit-

wisseling

Opmeting-en &

Waarde-ringen

Rechtszekerheid

Parti-culieren

KMO

Voorzitter Directie Comité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Onderzoek

Budget en Beheerscontrole

Personeel & Organisatie

ICT

Secretariaat en Logistieke diensten

Belastingen & Invorderingen

Dienstverlening - coördinatie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Patrimoniumdocumentatie

Dienstverlening - strategie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Thesaurie

CRM PatrimoniumdocumentatieReglementering Patrimoniumdocumentatie

Koepel 4

Patri-monium-diensten

Niet-fiscale invordering

Page 16: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 16Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (8/10)

KOEPEL 4

> Generieke programma’s Patrimoniumdocumentatie– CRM Patrimoniumdocumentatie

• Deze werkgroep wil een duidelijk en praktisch antwoord op de vraag hoe de diensten van Patrimoniumdocumentatie zich moeten opstellen tegenover de belastingplichtige : Welke diensten of producten moeten worden geboden ? Via welke kanalen ? Bij het zoeken naar een antwoorden houden zij rekening met de gevolgen die deze hebben op het vlak van processen, organisatie en systemen

– Reglementering Patrimoniumdocumentatie• Het doel van deze werkgroep is een proces uit te tekenen waardoor de

reglementering met betrekking tot patrimoniumdocumentatie omgezet wordt in bruikbare werkmethodes

Page 17: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 17Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (9/10)

Douane en Accijnzen

Grote Onder-

nemingen

Invor-dering

Fraudebestrijding

Informatiever-

zameling/ uit-

wisseling

Opmeting-en &

Waarde-ringen

Rechtszekerheid

Parti-culieren

KMO

Voorzitter Directie Comité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Onderzoek

Budget en Beheerscontrole

Personeel & Organisatie

ICT

Secretariaat en Logistieke diensten

Belastingen & Invorderingen

Dienstverlening - coördinatie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Patrimoniumdocumentatie

Dienstverlening - strategie en uitvoering

Functionele expertiseen ondersteuning

Program ManagementOffice

Thesaurie

PatrimoniumdienstenOpmetingen en Waarderingen Rechtszekerheid

Koepel 5

Patri-monium-diensten

Niet-fiscale invordering

Page 18: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 18Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de programma’s (10/10)

KOEPEL 5

> Functionele programma’s Patrimoniumdocumentatie– Patrimoniumdiensten

• De werkgroep wil een manier vinden om de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen en penale boeten te verbeteren en om het beheer van het roerend en onroerend staatspatrimonium te moderniseren

– Opmetingen en waarderingen• De werkgroep wil de mogelijkheid creëren om de opmetingen te

moderniseren en een methode opzetten om te kunnen voldoen aan de vraag om waardeschattingen uit te voeren

– Rechtszekerheid• Het doel van deze werkgroep is het bijhouden van de zakelijke rechten en de

hiermee verwante fiscale taken te moderniseren

Page 19: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 19Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Omschrijving van de netwerken

> ICT, Personeel, Infrastructuur– Deze netwerken richten zich op het ondersteunen van de functionele

en generieke programma’s bij het uitwerken van de toekomstige operationele vereisten inzake ICT, Personeel, en Infrastructuur

– Hiernaast zorgen de netwerken voor het samenbrengen en de consistente aanpak van de aspecten rond ICT, Personeel, Infrastructuur en Interne Controle voor de hele FOD Financiën

> Interne Controle– Interne controle staat voor het geheel van acties die genomen dienen

te worden door het management en het personeel met als doel een redelijke zekerheid te verkrijgen op gebied van de realisatie van doelstellingen, gebruik van middelen, kennis en beheersing van de risico’s, respecteren van wetten en reglementeringen, fraudebestrijding, enz.

– Dit netwerk zal een belangrijke rol spelen wanneer de programma’s hun toekomstige processen dienen te bepalen

Page 20: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 20Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Structuur programma’s en netwerken (1/6)

> Een veranderingstraject als Coperfin vereist een tijdelijke structuur, die specifiek voor de uitwerking van de verschillende programma’s en netwerken wordt opgezet

> Naast deze tijdelijke structuur behoudt het DIRCOM zijn functie voor validatie van tussentijdse en eindrapporten

– Het Dircom is het comité van de Directeurs-generaal van de fiscale administraties, de Directeur-generaal van de Algemene Diensten en vertegenwoordigers van het Kabinet; het wordt voorgezeten door de Secretaris- generaal

> De tijdelijke structuur omvat volgende componenten:– Stuurgroep– Programmasponsor– Programmacoördinator– Programmamanager – Interne BPR-adviseur– Programmawerkgroep

> Niet alle programma’s/netwerken omvatten alle componenten> U vindt hierna een grafische voorstelling van deze tijdelijke situatie

Ondersteund door externe consultants

Page 21: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 21Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Structuur programma’s en netwerken (2/6)

Stuurgroep

DirCom

CoordinatorCoordinator

Programma Manager

Programma Manager

WerkgroepWerkgroep

Programma SponsorProgramma Sponsor

Programma Manager

Programma Manager

Programma Manager

Programma Manager

WerkgroepWerkgroep WerkgroepWerkgroep

Interne BPR-adviseur

Interne BPR-adviseur

Interne BPR-adviseur

Interne BPR-adviseur

Interne BPR-adviseur

Interne BPR-adviseur

Exte

rne C

on

su

ltan

tsExte

rne C

on

su

ltan

ts

Page 22: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 22Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Directiecomité(DirCom)

PA

TR

IMO

NIU

MD

IEN

ST

EN

RE

CH

TS

ZE

KE

RH

EID

(i.a. directeur -generaal)

Stuurgroep Fiscale Entiteiten• Voorzitter FOD Financiën

(i.a. secretaris -generaal)• N-1 FOD Financiën (i.a. administrateur -

generaal en adjunct -administrateur -generaal)

• Vertegenwoordiger kabinet Minister van Financiën en Regeringscommissaris

• N-2 Douane & Accijnzen (i.a. directeur -generaal)• N-2 P (i.a. directeur -generaal)• N-2 KMO (i.a. directeur -generaal)• N-2 GO (i.a. directeur -generaal)• N-2 Invordering (i.a. directeur -generaal)• N-2 Fraudebestrijding (i.a. directeur -generaal)

• Verantwoordelijke FEDICT• Verantwoordelijke FOD P&O• Verantwoordelijke DICT (i.a. Algemeen Secr.)• Verantwoordelijke P&O (i.a. Algemeen Secr.)

•• Coordinator P/KMO/GO

• Coordinator Inning/Invordering

• Voorzitter FOD Financiën (i.a. secretaris -generaal)

• N- 1 Patrimoniumdocumentatie (i.a. administrateur -generaal &adjunct administrateur -generaal)

• Vertegenwoordiger kabinet minister van Fin.& Regeringscomm.

• N-2’s van Patrimoniumdocumentatie (i.a. directeur-generaal)

•Verantw.FEDICT en verantw. FOD P&O

• Verantw. DICT en verantw. P&O (i.a. Algemeen Secr.)

ONDERZOEK

&

N-2 Douane en Accijnzen

(i.a. directeur -gen.)

2

CR

M

-FI

SCA

LE

EN

TIT

EIT

EN

RE

GL

EM

EN

TE

RIN

G &

WE

RK

PR

OC

ED

UR

ES

FIS

CA

LE

EN

TIT

EIT

EN

CR

M P

AT

RIM

ON

IUM

DO

CU

ME

NT

AT

IE

RE

GL

EM

EN

TE

RIN

G &

WE

RK

PR

OC

ED

UR

ES

PA

TR

IMO

NIU

MD

OC

UM

EN

TA

TIE

MO

RE

AU

PIE

TE

RS

GA

BE

LE

BIO

ME

Z

KOEPELS

• vergadert min -stens 1x per week met programma -manager

• stuurt werk -groep operatio -neel aan (samen met externe consultant)

• vergadert ongeveer 1x om de 2 weken (frequenter indien nodig)

• werkt tussentijds(deel)aspectenuit samen metexterne consultants

VY

VE

RM

AN

DE

LA

ER

E

PEE

TE

RS

DE

CL

ER

CQ

DO

UA

NE

& A

CC

IJN

ZE

N

OP

ME

TIN

GE

N &

WA

AR

DE

RIN

GE

N

• vergadert 1x om de 6 weken (vergadering per koepel)

• valideert documenten

PROGRAMMA -SPONSOR

PROGRAMMA -MANAGER

WERKGROEP

STUURGROEP

CO

LPI

N

DE

SO

ME

RE

COORDINATOR

ON

DE

RZ

OE

K &

OPS

POR

ING

RIS

ICO

AN

AL

YSE

3311

DIRCOM

N-2NFI

N-2 PaD

N-2 O&W

N-2 RZ

i.a.: in afwachting van aanstelling

Stuurgroep Patrimoniumdocumentatie

5544

(i.a. directeur-generaal)

1

DIRCOM

N-2NFI

N-2 PaD

N-2 O&W

N-2 RZ

PAR

TIC

UL

IER

EN

KM

O

GR

OT

E O

ND

ER

NE

MIN

GE

N

INV

OR

DE

RIN

G

INN

ING

(i.a. directeur -generaal)

N-2 Invordering(i.a. directeur -gen.)

OSS

IEU

R

N-2 Fraudebestrijding

(i.a. directeur -gen.)

DE

GE

YN

DT

FRA

UD

EB

EST

RIJ

DIN

G

SIX FAUTRE

VA

N D

ER

HA

EG

EN

CO

LL

ET

PUR

NE

LL

E

PUR

NE

LL

E

N-2 P N-2 GON-2 KMO Hoofd FEO(i.a. adjunct

administrateur- generaal)

*Netwerken niet inbegrepen

Coordinator Netwerken ICT/P&O/Infrastructuur • Coordinator Netwerken ICT/P&O/Infrastructuur

Page 23: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 23Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Structuur programma’s en netwerken (4/6)

VERANTWOORDELIJKHEDEN> Stuurgroep

– Deze staat in voor het beheer van Coperfin, dwz. de aansturing en opvolging van de respectieve reengineeringsprogramma’s

– Deze omvat alle verantwoordelijkheden die op een bepaald ogenblik nodig blijken om Coperfin en de respectievelijke programma’s volgens plan te doen verlopen

> Programmasponsor– Hij/zij staat in om op het niveau van het programma de beslissingen van de

stuurgroep, waar hij/zij deel van uitmaakt, door te voeren. – Hij/zij heeft de hiërarchische macht om, op het niveau van het programma,

veranderingen of acties door te drukken– Hij/zij kan verschillende programma’s sponsoren

> Programmacoördinator– Hij/zij komt enkel voor in koepel 2 (P-KMO-GO-Invordering-Fraude). Het aantal

en de aard van de programma’s maken dat er een coördinatie nodig is om de consistentie te bewaren

Page 24: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 24Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Structuur programma’s en netwerken (5/6)

VERANTWOORDELIJKHEDEN

> Programmamanager – Is samen met de externe consultant de eindverantwoordelijke voor de planning

en aansturing van de operationele werkzaamheden binnen het programma– De programmamanager rapporteert over de status van zijn programma in de

stuurgroepvergaderingen

> Interne BPR-adviseur– Loopt mee in het BPR-programma en ondersteunt de programmamanager

> Programma werkgroep– Staat in voor de opmaak van de toekomstige werking van de verschillende

administraties/aspecten van de organisatie in alle facetten van de operationele werking

– De programmamedewerkers worden geselecteerd op basis van hun functionele expertise of o.w.v. hun diepgaande kennis betreffende bepaalde (deel)aspecten van de kernprocessen en/of hun voeling met het terrein

Page 25: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 25Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Structuur programma’s en netwerken (6/6)

ContactpersoonInfrastructuur

ContactpersoonInfrastructuur

Contactpersoon

ICT

Contactpersoon

ICT

Contactpersoon

Personeel

Contactpersoon

PersoneelProgramma

Interactie tussen programma’s en netwerken

Contactpersoon

Interne controle

Page 26: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 26Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Aanpak van de programma’s (1/3)

> Gedurende tien maanden zullen de werkgroepen van de BPR-programma’s in samenwerking met de netwerken de verschillende aspecten van hun administratie of organisatie onderzoeken: procedures, processen, regelgeving, competenties, cultuur, etc.

> Na 10 maanden leggen zij een realisatieaanpak op tafel die het nieuwe beeld beschrijft van de respectievelijke administratie of deel van de organisatie en waarin de concrete stappen worden uitgelegd om dit beeld te bekomen

> Deze realisatieaanpak dient verder uitgewerkt te worden in concrete projecten. Deze projecten zullen ieder op hun beurt systematisch ingevoerd worden, zodat de werking van de administraties niet in het gedrang komt. Op die manier wordt het nieuwe toekomstbeeld stap voor stap gerealiseerd

Page 27: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 27Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Aanpak van de programma’s (2/3)

> De programma’s gaan allen volgens dezelfde stappen te werk:1. Een eerste stap, die nu in alle werkgroepen al achter de rug is, was het opzetten

van een planning en het treffen van de nodige voorbereidingen2. In een tweede stap bepalen de programma’s hun doelstellingen, strategie

en leidende principes. Deze principes vormen de krijtlijnen bij de verdere uitwerking van de toekomstige situatie. In deze fase identificeren zij eveneens ‘Quick Wins’ voor hun administratie/aspect van de organisatie. Quick Wins zijn verbeteringen die snel en goedkoop ingevoerd kunnen worden

3. In een derde stap zullen de programma’s de toekomstige situatie uittekenen. Zij zullen hierbij rekening houden met de huidige situatie

4. In de vierde stap zal er een vergelijking gemaakt worden tussen de nieuwe situatie en huidige situatie. Nadien wordt een plan opgesteld om van de huidige naar de nieuwe situatie over te gaan. Deze analyserende vergelijking wordt een ‘Kloofanalyse’ genoemd. Eveneens zal in deze stap de realisatie- of implementatie aanpak worden opgesteld waarin alle aspecten met betrekking tot ICT, Personeel, Infrastructuur en Interne controle worden opgenomen

Page 28: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 28Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Aanpak van de programma’s (3/3)

Stap 1 Stuurgroep

Stap 2 Stuurgroep

Stap 3

Voor-bereiding en planning

Bepaling van objectieven,strategie en leidende principes

Identificatie van Quick Wins

Uitgewerkt beeld toekomstige werking (“To Be”)

Evaluatie van de huidige situatie (“As Is”)

Stap 4

Kloofanalyse

Realisatieaanpak met risico’s en randvoor-waarden

Stuurgroep

September-Oktober

Oktober-November

November-Maart

April-Juni

Timing bij benadering (overlappingen en afwijkingen zijn mogelijk)

Stuurgroep

Page 29: Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie Inhoudstafel >Inleiding >BPR-programma’s en netwerken.

p. 29Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie

Bijlage 1: Organogram Coperfin 2

MO = Management Ondersteuning

DS = Doelgroepen Strategie

Voorzitter Directiecomité

Cel Beleidsvoorbereiding

Studie en Documentatie

Budget & Beheerscontrole

Secretariaat en Logistieke Diensten

Personeel & Organisatie

ICT Strategisch PMO & Communicatie

Belastingen en Invordering

ThesauriePatrimoniumdocumentatie

D & A P GO Invordering Fraude-bestrijding

Internationale en Europese betrekkingen

Beheer van de munt

Financiering van de Staat en van de financiële

markten

Betalingen

Deposito’s, consignaties en verzetbetekeningen

Functionele expertise en ondersteuning

PMO

Dienstverlening, Coördinatie en Uitvoering

Functionele expertise en ondersteuning

PMO

Dienstverlening, Strategie en Uitvoering

CentraCentraCentra

Patrimonium-diensten

Niet-fiscaal invordering

Opmetingen en

Waarderingen

Informatie-verzameling en

uitwisseling

Rechts-zekerheid

CentraCentra Centra Speciale opmetingen en waarderingen

CentraOnderzoek en

Opsporing

MO MO MO MODS DS DS

KMO

Centra

MO DS

Centra

MO DS

NIEUW ten opzicht van Coperfin 1