Platform Afnemers De weg naar Modernisering GBA. mGBA en BRP BPR 14-7-2014.
Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie...
-
Upload
benjamin-brabander -
Category
Documents
-
view
220 -
download
3
Transcript of Coperfin 1 Toelichting bij projectorganisatie. p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie...
Coperfin 1
Toelichting bij projectorganisatie
p. 2Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Inhoudstafel
> Inleiding
> BPR-programma’s en netwerken
> Omschrijving programma’s
> Omschrijving van de netwerken
> Structuur programma’s en netwerken
> Aanpak van de BPR-programma’s
Nota: Deze presentatie handelt over Coperfin 1. De organigrammen die u in deze presentatie terugvindt zijn bijgevolg niet meer actueel. De actuele versie (juni 2003) van het organigram van de FOD Financiën vindt u in bijlage 1.
p. 3Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
InleidingHet Ministerie van Financiën is in beweging…
> Ministerie van Financiën is al 10 jaar aan het hervormen– 5 jarenplan– 5 jarenplan bis– Performantie Management– Actieplan Zenner
> Copernicus, modernisering van de federale overheid:– Goedkeuring van het nieuwe organogram– Rapport N-3 – Overgang naar de FOD Financiën
> Opstart van BPR-programma’s binnen het Ministerie: COPERFIN (24 september 2001)
Coperfin staat voor de modernisering van het Ministerie van Financiën
Coperfin staat voor de modernisering van het Ministerie van Financiën
p. 4Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Inleiding Het organigram van Coperfin 1
Douane en Accijnzen
Patri-monium-diensten
Niet-fiscale invordering
Grote Onder-
nemingen
Invor-dering
Fraudebestrijding
Informatiever-
zameling/ uit-
wisseling
Opmeting-en &
Waarde-ringen
Rechtszekerheid
Parti-culieren
KMO
Voorzitter Directie Comité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Documentatie
Budget en Beheerscontrole
Personeel & Organisatie
ICT
Secretariaat en Logistieke diensten
Belastingen & Invorderingen
Dienstverlening - coördinatie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Patrimoniumdocumentatie
Dienstverlening - strategie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Thesaurie
p. 5Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
InleidingRapport N-3
> Het rapport N-3 is de verdere uitwerking van het organigram en bepaalt
– het aantal managementfuncties op N-3 niveau en de functionele invulling ervan
– de ambtsgebieden van deze centra
> De N-3 managementfunctie (vergelijkbaar met nu gewestelijke directeur) staat in voor de realisatie van een aantal doelstellingen en voor het operationele beheer binnen zijn ambtsgebied. De persoon die deze functie invult, zal geselecteerd worden zowel op basis van zijn fiscaal technische kennis als op zijn managementvaardigheden. Ook hier wordt er gewerkt met een mandaat van 6 jaar
> De diensten waaruit het centrum bestaat kunnen zich op één of meerdere plaatsen bevinden
> De verdere organisatie en locaties zijn niet gespecifieerd in dit rapport en moeten nog bepaald worden
CentraN-3
N-2
N-1
N
Douane en Accijnzen
Patri-monium-diensten
Niet-fiscale invordering
Grote Onder-
nemingen
Invor-dering
Fraudebestrijding
Informatiever-
zameling/ uit-
wisseling
Opmeting-en &
Waarde-ringen
Rechtszekerheid
Parti-culieren
KMO
Voorzitter Directie Comité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Onderzoek
Budget en Beheerscontrole
Personeel & Organisatie
ICT
Secretariaat en Logistieke diensten
Belastingen & Invorderingen
Dienstverlening -coördinatie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Patrimoniumdocumentatie
Dienstverlening -strategie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Thesaurie
Douane en Accijnzen
Patri-monium-diensten
Niet-fiscale invordering
Grote Onder-
nemingen
Invor-dering
Fraudebestrijding
Informatiever-
zameling/ uit-
wisseling
Opmeting-en &
Waarde-ringen
Rechtszekerheid
Parti-culieren
KMO
Voorzitter Directie Comité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Onderzoek
Budget en Beheerscontrole
Personeel & Organisatie
ICT
Secretariaat en Logistieke diensten
Belastingen & Invorderingen
Dienstverlening -coördinatie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Patrimoniumdocumentatie
Dienstverlening -strategie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Thesaurie
p. 6Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
> Een 'Business Proces Reengineering'-programma bepaalt het geheel van veranderingen met betrekking tot personeel, (IT-) middelen en werkmethodes die samen nodig zijn om tot een betere werkomgeving te komen en betere resultaten te behalen
> Concreet voor het Ministerie van Financiën:– Omwille van de omvang van het Ministerie van Financiën worden er elf
functionele BPR-programma’s opgestart, die zich toespitsen op één bepaalde administratie (bv. Douane & Accijnzen)
– Hiernaast zijn er ook vijf generieke BPR-programma’s die niet gebonden zijn aan één specifieke administratie maar die bepaalde overkoepelende aspecten (bv. Citizen Relationship Management) onder de loep nemen
– Vier netwerken ondersteunen de programma’s (zie bl.19) – De BPR-programma’s hebben in een eerste fase enkel betrekking op de fiscale
administraties en niet op de administratie van de Thesaurie– Ieder programma heeft dezelfde structuur (programmamanager, werkgroep, …)
en gaat volgens dezelfde methode te werk (zie later)
BPR-programma’s en netwerken (1/3)
p. 7Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
> Een « netwerk » is de naam voor een groep van personen die zich bezighouden met bepaalde, goed afgebakende aspecten:
– ICT: Informatie en Communicatie Technologie (software, hardware, …)– Personeel:functiebeschrijvingen,competenties, …– Infrastructuur: gebouwen, …– Interne controle: inbouwen van processen om voorspelbare risico’s te
verminderen om op die manier met redelijke zekerheid de doelstelingen van de FOD te kunnen realiseren
> Een netwerk is op dezelfde manier georganiseerd als een programma (programmamanager, werkgroep, …).
> Het netwerk biedt ondersteuning aan de programma’s over hun domein. Het brengt eveneens de verschillende voorstellen over dit domein samen. Zo zal het netwerk ICT bv. een globaal plan voor ICT opstellen dat de verschillende voorstellen samenbrengt. Ieder programma heeft een contactpersoon in het netwerk, die zij kunnen contacteren wanneer nodig of die hen contacteert wanneer er een bepaalde actie dient ondernomen te worden
> De netwerken waken eveneens over de consistentie van de aanpak in de verschillende werkgroepen en kunnen zelf initiatieven nemen naar de verschillende werkgroepen toe
BPR-programma’s en netwerken (2/3)
p. 8Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
ICTICT
PersoneelPersoneel
InfrastructuurInfrastructuur
Koepel 3
9) Risicobeheer
10) CRM Fiscale Entiteiten
11) Reglementering Fiscale Entiteiten
Koepel 2 3) Particulieren
4) KMO
5) Grote Ondernemingen
6) Invordering
7) Inning
8) Fraudebestrijding
Koepel 11) Douane & accijnzen
2) Onderzoek en opsporing
Koepel 412) CRM Patrimoniumdocumentatie
13) Reglementering Patrimonium-documentatie
Koepel 514) Patrimoniumdiensten
15) Opmetingen en waarderingen
16) Rechtszekerheid
Interne Controle Interne Controle
BPR-programma’s en netwerken (3/3)
p. 9Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (1/10)
Douane en Accijnzen
Grote Onder-
nemingen
Invor-dering
Fraudebestrijding
Informatiever-
zameling/ uit-
wisseling
Opmeting-en &
Waarde-ringen
Rechtszekerheid
Parti-culieren
KMO
Voorzitter Directie Comité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Onderzoek
Budget en Beheerscontrole
Personeel & Organisatie
ICT
Secretariaat en Logistieke diensten
Belastingen & Invorderingen
Dienstverlening - coördinatie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Patrimoniumdocumentatie
Dienstverlening - strategie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Thesaurie
Douane en Accijnzen/Onderzoek & Opsporingen
Koepel 1
Patri-monium-diensten
Niet-fiscale invordering
p. 10Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (2/10)
KOEPEL 1
> Functionele programma’s Belastingen & Invordering– Douane en Accijnzen
• De werkgroep Douane en Accijnzen onderzoekt de manieren om zijn middelen beter in te zetten om de economische operatoren een efficiëntere, snellere en meer kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden
– Onderzoek en opsporingen• Deze werkgroep gaat op zoek naar de mogelijkheden om het reactieve
optreden om te buigen naar een proactief optreden door informatie uit te wisselen en samen te werken met andere diensten (zowel extern als intern)
p. 11Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (3/10)
Douane en Accijnzen
Grote Onder-
nemingen
Invor-dering
Fraudebestrijding
Informatiever-
zameling/ uit-
wisseling
Opmeting-en &
Waarde-ringen
Rechtszekerheid
Parti-culieren
KMO
Voorzitter Directie Comité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Onderzoek
Budget en Beheerscontrole
Personeel & Organisatie
ICT
Secretariaat en Logistieke diensten
Belastingen & Invorderingen
Dienstverlening - coördinatie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Patrimoniumdocumentatie
Dienstverlening - strategie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Thesaurie
PKMOGOInning/Invordering Fraudebestrijding
Koepel 2
Patri-monium-diensten
Niet-fiscale invordering
p. 12Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (4/10)
KOEPEL 2
> Functionele programma’s Belastingen en Invordering– Particulieren, KMO, GO
• Elk van deze werkgroepen wil voor zijn doelgroep (de particulieren, de KMO’s en de GO’s) de krijtlijnen uittekenen van de meest optimale manier van taxeren en dienstverlening. Hierbij wordt er rekening gehouden met de eigenheden en karakteristieken van iedere doelgroep
– Fraudebestrijding• Deze werkgroep wil processen uittekenen om belangrijke fraudegevallen beter te
kunnen opsporen en bestrijden en dus de dossiers beter te kunnen afhandelen
– Inning• De werkgroep onderzoekt de mogelijkheden om het inningsproces te kunnen
stroomlijnen en automatiseren
– Invordering• Het doel dat bij deze werkgroep voorop staat is tot een geïntegreerde aanpak van
bepaalde belastingplichtigen te komen om op die manier doortastender te werk te kunnen gaan bij niet-betaling en in het bijzonder bij fraude en georganiseerd onvermogen
p. 13Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (5/10)
Douane en Accijnzen
Grote Onder-
nemingen
Invor-dering
Fraudebestrijding
Informatiever-
zameling/ uit-
wisseling
Opmeting-en &
Waarde-ringen
Rechtszekerheid
Parti-culieren
KMO
Voorzitter Directie Comité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Onderzoek
Budget en Beheerscontrole
Personeel & Organisatie
ICT
Secretariaat en Logistieke diensten
Belastingen & Invorderingen
Dienstverlening - coördinatie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Patrimoniumdocumentatie
Dienstverlening - strategie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Thesaurie
CRM Fiscale EntiteitenRisicobeheer/ Reglementering Fiscale Entiteiten
Koepel 3
Patri-monium-diensten
Niet-fiscale invordering
p. 14Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (6/10)
KOEPEL 3
> Generieke programma’s Belastingen en Invordering– CRM Fiscale Entiteiten
• CRM staat voor Citizen Relationship Management en onderzoekt in welke mate de diensten die aangeboden worden afgestemd kunnen worden op de behoeften van de ‘klanten’
• Deze werkgroep wil een duidelijk en praktisch antwoord op de vraag hoe de verschillende diensten van Belastingen en Invordering zich moeten opstellen tegenover de belastingplichtige : Welke diensten of producten moeten worden geboden, via welke kanalen ? Bij het zoeken naar een antwoorden houden zij rekening met de gevolgen die deze hebben op het vlak van processen, organisatie en systemen
– Risicobeheer• De werkgroep wil een methode ontwikkelen om de meest risicovolle aangiftes op te
sporen en ze vervolgens op de beste manier te behandelen
– Reglementering Fiscale Entiteiten• Het doel van deze werkgroep is een proces uit te tekenen waardoor de reglementering
met betrekking tot Belastingen en Invordering omgezet wordt in bruikbare werkmethodes
p. 15Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (7/10)
Douane en Accijnzen
Grote Onder-
nemingen
Invor-dering
Fraudebestrijding
Informatiever-
zameling/ uit-
wisseling
Opmeting-en &
Waarde-ringen
Rechtszekerheid
Parti-culieren
KMO
Voorzitter Directie Comité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Onderzoek
Budget en Beheerscontrole
Personeel & Organisatie
ICT
Secretariaat en Logistieke diensten
Belastingen & Invorderingen
Dienstverlening - coördinatie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Patrimoniumdocumentatie
Dienstverlening - strategie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Thesaurie
CRM PatrimoniumdocumentatieReglementering Patrimoniumdocumentatie
Koepel 4
Patri-monium-diensten
Niet-fiscale invordering
p. 16Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (8/10)
KOEPEL 4
> Generieke programma’s Patrimoniumdocumentatie– CRM Patrimoniumdocumentatie
• Deze werkgroep wil een duidelijk en praktisch antwoord op de vraag hoe de diensten van Patrimoniumdocumentatie zich moeten opstellen tegenover de belastingplichtige : Welke diensten of producten moeten worden geboden ? Via welke kanalen ? Bij het zoeken naar een antwoorden houden zij rekening met de gevolgen die deze hebben op het vlak van processen, organisatie en systemen
– Reglementering Patrimoniumdocumentatie• Het doel van deze werkgroep is een proces uit te tekenen waardoor de
reglementering met betrekking tot patrimoniumdocumentatie omgezet wordt in bruikbare werkmethodes
p. 17Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (9/10)
Douane en Accijnzen
Grote Onder-
nemingen
Invor-dering
Fraudebestrijding
Informatiever-
zameling/ uit-
wisseling
Opmeting-en &
Waarde-ringen
Rechtszekerheid
Parti-culieren
KMO
Voorzitter Directie Comité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Onderzoek
Budget en Beheerscontrole
Personeel & Organisatie
ICT
Secretariaat en Logistieke diensten
Belastingen & Invorderingen
Dienstverlening - coördinatie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Patrimoniumdocumentatie
Dienstverlening - strategie en uitvoering
Functionele expertiseen ondersteuning
Program ManagementOffice
Thesaurie
PatrimoniumdienstenOpmetingen en Waarderingen Rechtszekerheid
Koepel 5
Patri-monium-diensten
Niet-fiscale invordering
p. 18Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de programma’s (10/10)
KOEPEL 5
> Functionele programma’s Patrimoniumdocumentatie– Patrimoniumdiensten
• De werkgroep wil een manier vinden om de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen en penale boeten te verbeteren en om het beheer van het roerend en onroerend staatspatrimonium te moderniseren
– Opmetingen en waarderingen• De werkgroep wil de mogelijkheid creëren om de opmetingen te
moderniseren en een methode opzetten om te kunnen voldoen aan de vraag om waardeschattingen uit te voeren
– Rechtszekerheid• Het doel van deze werkgroep is het bijhouden van de zakelijke rechten en de
hiermee verwante fiscale taken te moderniseren
p. 19Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Omschrijving van de netwerken
> ICT, Personeel, Infrastructuur– Deze netwerken richten zich op het ondersteunen van de functionele
en generieke programma’s bij het uitwerken van de toekomstige operationele vereisten inzake ICT, Personeel, en Infrastructuur
– Hiernaast zorgen de netwerken voor het samenbrengen en de consistente aanpak van de aspecten rond ICT, Personeel, Infrastructuur en Interne Controle voor de hele FOD Financiën
> Interne Controle– Interne controle staat voor het geheel van acties die genomen dienen
te worden door het management en het personeel met als doel een redelijke zekerheid te verkrijgen op gebied van de realisatie van doelstellingen, gebruik van middelen, kennis en beheersing van de risico’s, respecteren van wetten en reglementeringen, fraudebestrijding, enz.
– Dit netwerk zal een belangrijke rol spelen wanneer de programma’s hun toekomstige processen dienen te bepalen
p. 20Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Structuur programma’s en netwerken (1/6)
> Een veranderingstraject als Coperfin vereist een tijdelijke structuur, die specifiek voor de uitwerking van de verschillende programma’s en netwerken wordt opgezet
> Naast deze tijdelijke structuur behoudt het DIRCOM zijn functie voor validatie van tussentijdse en eindrapporten
– Het Dircom is het comité van de Directeurs-generaal van de fiscale administraties, de Directeur-generaal van de Algemene Diensten en vertegenwoordigers van het Kabinet; het wordt voorgezeten door de Secretaris- generaal
> De tijdelijke structuur omvat volgende componenten:– Stuurgroep– Programmasponsor– Programmacoördinator– Programmamanager – Interne BPR-adviseur– Programmawerkgroep
> Niet alle programma’s/netwerken omvatten alle componenten> U vindt hierna een grafische voorstelling van deze tijdelijke situatie
Ondersteund door externe consultants
p. 21Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Structuur programma’s en netwerken (2/6)
Stuurgroep
DirCom
CoordinatorCoordinator
Programma Manager
Programma Manager
WerkgroepWerkgroep
Programma SponsorProgramma Sponsor
Programma Manager
Programma Manager
Programma Manager
Programma Manager
WerkgroepWerkgroep WerkgroepWerkgroep
Interne BPR-adviseur
Interne BPR-adviseur
Interne BPR-adviseur
Interne BPR-adviseur
Interne BPR-adviseur
Interne BPR-adviseur
Exte
rne C
on
su
ltan
tsExte
rne C
on
su
ltan
ts
p. 22Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Directiecomité(DirCom)
PA
TR
IMO
NIU
MD
IEN
ST
EN
RE
CH
TS
ZE
KE
RH
EID
(i.a. directeur -generaal)
Stuurgroep Fiscale Entiteiten• Voorzitter FOD Financiën
(i.a. secretaris -generaal)• N-1 FOD Financiën (i.a. administrateur -
generaal en adjunct -administrateur -generaal)
• Vertegenwoordiger kabinet Minister van Financiën en Regeringscommissaris
• N-2 Douane & Accijnzen (i.a. directeur -generaal)• N-2 P (i.a. directeur -generaal)• N-2 KMO (i.a. directeur -generaal)• N-2 GO (i.a. directeur -generaal)• N-2 Invordering (i.a. directeur -generaal)• N-2 Fraudebestrijding (i.a. directeur -generaal)
• Verantwoordelijke FEDICT• Verantwoordelijke FOD P&O• Verantwoordelijke DICT (i.a. Algemeen Secr.)• Verantwoordelijke P&O (i.a. Algemeen Secr.)
•• Coordinator P/KMO/GO
• Coordinator Inning/Invordering
• Voorzitter FOD Financiën (i.a. secretaris -generaal)
• N- 1 Patrimoniumdocumentatie (i.a. administrateur -generaal &adjunct administrateur -generaal)
• Vertegenwoordiger kabinet minister van Fin.& Regeringscomm.
• N-2’s van Patrimoniumdocumentatie (i.a. directeur-generaal)
•Verantw.FEDICT en verantw. FOD P&O
• Verantw. DICT en verantw. P&O (i.a. Algemeen Secr.)
ONDERZOEK
&
N-2 Douane en Accijnzen
(i.a. directeur -gen.)
2
CR
M
-FI
SCA
LE
EN
TIT
EIT
EN
RE
GL
EM
EN
TE
RIN
G &
WE
RK
PR
OC
ED
UR
ES
FIS
CA
LE
EN
TIT
EIT
EN
CR
M P
AT
RIM
ON
IUM
DO
CU
ME
NT
AT
IE
RE
GL
EM
EN
TE
RIN
G &
WE
RK
PR
OC
ED
UR
ES
PA
TR
IMO
NIU
MD
OC
UM
EN
TA
TIE
MO
RE
AU
PIE
TE
RS
GA
BE
LE
BIO
ME
Z
KOEPELS
• vergadert min -stens 1x per week met programma -manager
• stuurt werk -groep operatio -neel aan (samen met externe consultant)
• vergadert ongeveer 1x om de 2 weken (frequenter indien nodig)
• werkt tussentijds(deel)aspectenuit samen metexterne consultants
VY
VE
RM
AN
DE
LA
ER
E
PEE
TE
RS
DE
CL
ER
CQ
DO
UA
NE
& A
CC
IJN
ZE
N
OP
ME
TIN
GE
N &
WA
AR
DE
RIN
GE
N
• vergadert 1x om de 6 weken (vergadering per koepel)
• valideert documenten
PROGRAMMA -SPONSOR
PROGRAMMA -MANAGER
WERKGROEP
STUURGROEP
CO
LPI
N
DE
SO
ME
RE
COORDINATOR
ON
DE
RZ
OE
K &
OPS
POR
ING
RIS
ICO
AN
AL
YSE
3311
DIRCOM
N-2NFI
N-2 PaD
N-2 O&W
N-2 RZ
i.a.: in afwachting van aanstelling
Stuurgroep Patrimoniumdocumentatie
5544
(i.a. directeur-generaal)
1
DIRCOM
N-2NFI
N-2 PaD
N-2 O&W
N-2 RZ
PAR
TIC
UL
IER
EN
KM
O
GR
OT
E O
ND
ER
NE
MIN
GE
N
INV
OR
DE
RIN
G
INN
ING
(i.a. directeur -generaal)
N-2 Invordering(i.a. directeur -gen.)
OSS
IEU
R
N-2 Fraudebestrijding
(i.a. directeur -gen.)
DE
GE
YN
DT
FRA
UD
EB
EST
RIJ
DIN
G
SIX FAUTRE
VA
N D
ER
HA
EG
EN
CO
LL
ET
PUR
NE
LL
E
PUR
NE
LL
E
N-2 P N-2 GON-2 KMO Hoofd FEO(i.a. adjunct
administrateur- generaal)
*Netwerken niet inbegrepen
Coordinator Netwerken ICT/P&O/Infrastructuur • Coordinator Netwerken ICT/P&O/Infrastructuur
p. 23Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Structuur programma’s en netwerken (4/6)
VERANTWOORDELIJKHEDEN> Stuurgroep
– Deze staat in voor het beheer van Coperfin, dwz. de aansturing en opvolging van de respectieve reengineeringsprogramma’s
– Deze omvat alle verantwoordelijkheden die op een bepaald ogenblik nodig blijken om Coperfin en de respectievelijke programma’s volgens plan te doen verlopen
> Programmasponsor– Hij/zij staat in om op het niveau van het programma de beslissingen van de
stuurgroep, waar hij/zij deel van uitmaakt, door te voeren. – Hij/zij heeft de hiërarchische macht om, op het niveau van het programma,
veranderingen of acties door te drukken– Hij/zij kan verschillende programma’s sponsoren
> Programmacoördinator– Hij/zij komt enkel voor in koepel 2 (P-KMO-GO-Invordering-Fraude). Het aantal
en de aard van de programma’s maken dat er een coördinatie nodig is om de consistentie te bewaren
p. 24Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Structuur programma’s en netwerken (5/6)
VERANTWOORDELIJKHEDEN
> Programmamanager – Is samen met de externe consultant de eindverantwoordelijke voor de planning
en aansturing van de operationele werkzaamheden binnen het programma– De programmamanager rapporteert over de status van zijn programma in de
stuurgroepvergaderingen
> Interne BPR-adviseur– Loopt mee in het BPR-programma en ondersteunt de programmamanager
> Programma werkgroep– Staat in voor de opmaak van de toekomstige werking van de verschillende
administraties/aspecten van de organisatie in alle facetten van de operationele werking
– De programmamedewerkers worden geselecteerd op basis van hun functionele expertise of o.w.v. hun diepgaande kennis betreffende bepaalde (deel)aspecten van de kernprocessen en/of hun voeling met het terrein
p. 25Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Structuur programma’s en netwerken (6/6)
ContactpersoonInfrastructuur
ContactpersoonInfrastructuur
Contactpersoon
ICT
Contactpersoon
ICT
Contactpersoon
Personeel
Contactpersoon
PersoneelProgramma
Interactie tussen programma’s en netwerken
Contactpersoon
Interne controle
p. 26Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Aanpak van de programma’s (1/3)
> Gedurende tien maanden zullen de werkgroepen van de BPR-programma’s in samenwerking met de netwerken de verschillende aspecten van hun administratie of organisatie onderzoeken: procedures, processen, regelgeving, competenties, cultuur, etc.
> Na 10 maanden leggen zij een realisatieaanpak op tafel die het nieuwe beeld beschrijft van de respectievelijke administratie of deel van de organisatie en waarin de concrete stappen worden uitgelegd om dit beeld te bekomen
> Deze realisatieaanpak dient verder uitgewerkt te worden in concrete projecten. Deze projecten zullen ieder op hun beurt systematisch ingevoerd worden, zodat de werking van de administraties niet in het gedrang komt. Op die manier wordt het nieuwe toekomstbeeld stap voor stap gerealiseerd
p. 27Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Aanpak van de programma’s (2/3)
> De programma’s gaan allen volgens dezelfde stappen te werk:1. Een eerste stap, die nu in alle werkgroepen al achter de rug is, was het opzetten
van een planning en het treffen van de nodige voorbereidingen2. In een tweede stap bepalen de programma’s hun doelstellingen, strategie
en leidende principes. Deze principes vormen de krijtlijnen bij de verdere uitwerking van de toekomstige situatie. In deze fase identificeren zij eveneens ‘Quick Wins’ voor hun administratie/aspect van de organisatie. Quick Wins zijn verbeteringen die snel en goedkoop ingevoerd kunnen worden
3. In een derde stap zullen de programma’s de toekomstige situatie uittekenen. Zij zullen hierbij rekening houden met de huidige situatie
4. In de vierde stap zal er een vergelijking gemaakt worden tussen de nieuwe situatie en huidige situatie. Nadien wordt een plan opgesteld om van de huidige naar de nieuwe situatie over te gaan. Deze analyserende vergelijking wordt een ‘Kloofanalyse’ genoemd. Eveneens zal in deze stap de realisatie- of implementatie aanpak worden opgesteld waarin alle aspecten met betrekking tot ICT, Personeel, Infrastructuur en Interne controle worden opgenomen
p. 28Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Aanpak van de programma’s (3/3)
Stap 1 Stuurgroep
Stap 2 Stuurgroep
Stap 3
Voor-bereiding en planning
Bepaling van objectieven,strategie en leidende principes
Identificatie van Quick Wins
Uitgewerkt beeld toekomstige werking (“To Be”)
Evaluatie van de huidige situatie (“As Is”)
Stap 4
Kloofanalyse
Realisatieaanpak met risico’s en randvoor-waarden
Stuurgroep
September-Oktober
Oktober-November
November-Maart
April-Juni
Timing bij benadering (overlappingen en afwijkingen zijn mogelijk)
Stuurgroep
p. 29Coperfin 1: Toelichting bij projectorganisatie
Bijlage 1: Organogram Coperfin 2
MO = Management Ondersteuning
DS = Doelgroepen Strategie
Voorzitter Directiecomité
Cel Beleidsvoorbereiding
Studie en Documentatie
Budget & Beheerscontrole
Secretariaat en Logistieke Diensten
Personeel & Organisatie
ICT Strategisch PMO & Communicatie
Belastingen en Invordering
ThesauriePatrimoniumdocumentatie
D & A P GO Invordering Fraude-bestrijding
Internationale en Europese betrekkingen
Beheer van de munt
Financiering van de Staat en van de financiële
markten
Betalingen
Deposito’s, consignaties en verzetbetekeningen
Functionele expertise en ondersteuning
PMO
Dienstverlening, Coördinatie en Uitvoering
Functionele expertise en ondersteuning
PMO
Dienstverlening, Strategie en Uitvoering
CentraCentraCentra
Patrimonium-diensten
Niet-fiscaal invordering
Opmetingen en
Waarderingen
Informatie-verzameling en
uitwisseling
Rechts-zekerheid
CentraCentra Centra Speciale opmetingen en waarderingen
CentraOnderzoek en
Opsporing
MO MO MO MODS DS DS
KMO
Centra
MO DS
Centra
MO DS
NIEUW ten opzicht van Coperfin 1