Concept Jaarverslag 2011 - welschapsocius.nl · Jaarverslag 2013 Vastgesteld door Raad van Bestuur...

Welschap Holding

Jaarverslag 2013

Vastgesteld door Raad van Bestuur Gefiatteerd door Raad van Toezicht Heemskerk, 1 juli 2014 Heemskerk, 1 juli 2014 Mevrouw M.C. Kersten Mevrouw C.E. Smith Valenzuela

Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 2 van 12 © Welschap Holding

Inhoud

Voorwoord 3

Doelstelling 3

1. Ontwikkelingen 4

2. Continuïteit in de bedrijfsvoering 4

3. Risico- en kostenbeheersing van de Holding 5

4. Informatievoorziening en ICT 5

5. Kwaliteit bewezen 6

6. P&O en personeelsadministratie: ondersteuning op maat 7

7. Communicatie & pr 8

8. Facilitaire inzet 9

9. Personele inzet en deskundigheid bij de Holding 10

10. 2014 en verder

11. Begroting 2014 en Staat van Baten en Lasten 2013

12

13

12. Verslag Raad van toezicht

14

Welschap Holding

Lauraplein 1

1961 GP Heemskerk


Voorwoord

Voor u ligt het jaarverslag 2013 van de stichting Welschap Holding.

De belangrijkste opdracht van de Holding is om ondersteunend en dienstverlenend te zijn aan de

werkmaatschappijen Welschap Welzijn en Welschap Kinderopvang. Niet alleen op basis van de vraag,

maar zeker ook proactief.

In dit verslag leggen wij verantwoording af over de inzet, geboden diensten en ondersteuning die wij

als Holding hebben geboden. Ook de financiën die door beide andere stichtingen beschikbaar zijn

gesteld, worden verantwoord.

Stichting Welschap Holding is er in geslaagd het totaal van de kosten onder de gestelde begroting te

houden. De bijdragen vanuit Kinderopvang en Welzijn zijn hierdoor naar beneden bijgesteld, hetgeen

verwerkt is in de cijfers over 2013. Het uiteindelijke resultaat over 2013 voor Holding bedraagt dan

ook € 0,-.

Doelstelling

Welschap Holding stelt zich ten doel om Welschap Kinderopvang en Welschap Welzijn waar nodig te

stimuleren, faciliteren en ondersteunen zodat deze stichtingen hun doelstellingen kunnen behalen.


1. Ontwikkelingen

De Holding ontwikkelt zich steeds meer en sterker als een dienst waar de andere stichtingen graag

gebruik van maken. Uit het managementreview 2013 blijkt dat bij Welzijn en Kinderopvang grote

tevredenheid is over de geleverde kwaliteit van de ondersteuning door de Holding. Leidinggevenden

vinden gemakkelijk hun weg naar P&O, Facilitair, Communicatie, Kwaliteit en Financiën. Dankzij de

geboden ondersteuning kunnen zij verder.

Door de krimpende markt bij Kinderopvang is de omvang van de Holding in 2013 teruggebracht.

Ondanks dat is het gelukt om de kwaliteit van dienstverlening overeind te houden. Het heeft wel het

nodige gevraagd van het personeel. De hoeveelheid werk werd niet minder, maar het aantal uren

waarbinnen het gerealiseerd moest worden wel.

Tegelijkertijd veranderde de wereld om ons heen ook, waardoor de vraag om ondersteuning ook

weer toenam vanuit de stichtingen. Dat betekende dat er keuzes gemaakt moesten worden. De

belangrijkste zaken gingen voor, anderen moesten (soms te lang) blijven liggen.

Gesteld kan worden dat de ondergrens van de krimp bij de Holding bereikt is. Bij een eventuele

verdere krimp van Welzijn en Kinderopvang in 2014, zal de Holding dit niet meer kunnen volgen en

nemen derhalve de Holding kosten voor de stichtingen, in verhouding, toe.

Dat is dan ook de reden dat de Holding (directeur-bestuurder) zich sterk zal maken voor een

uitbreiding van de werkzaamheden van de beide stichtingen. Op deze wijze kan de Holding kwaliteit

blijven bieden en blijft het voor de stichtingen betaalbaar.

2. Continuïteit in de bedrijfsvoering

Administratieve ondersteuning

De Holding levert administratieve ondersteuning aan de werkmaatschappijen Welzijn en

Kinderopvang. De assistent controllers leveren de managementrapportages en de jaarlijkse

begrotingen, waarvoor zij input verzamelen bij de betreffende leidinggevenden van Welzijn en

Kinderopvang, bij de staf en bij de directeur-bestuurder. Daar waar nodig ondersteunen zij de

leidinggevenden van de beide werkmaatschappijen bij het interpreteren van de rapportages per

locatie of afdeling.

Planning & Controlling

De planning & control cyclus (introductie 2010) is leidend voor het bedrijfsvoeringproces.

Ontwikkelingen binnen zowel Welzijn als Kinderopvang maken dat de P&C cyclus constant in

ontwikkeling is. Zo is de offerte van Welzijn aan de gemeente Heemskerk in een andere vorm

gegoten. In de offerte is nu ook de periodiciteit voor rapportages over behaalde resultaten benoemd.

Voor Kinderopvang is het nauwgezet volgen van de bezettingen een belangrijk item. Direct hieraan

gekoppeld is de prognose van de omzet. Maandelijks maakt de afdeling controlling een prognose van

de omzet voor de rest van het jaar.

Deze onderdelen worden in 2014 opgenomen in de P&C cyclus.


Beheren liquiditeit en vermogen

Welschap Holding beheert de lopende rekeningen en spaarrekeningen van de werkmaatschappijen

Kinderopvang en Welzijn én van de Holding. Door een goed beheer tussen de lopende rekeningen en

spaarrekeningen is het gelukt om de te betalen bankkosten zo laag mogelijk te houden en een goede

rente te verkrijgen op de tegoeden.

3. Risico- en kostenbeheersing van de Holding

De inkomsten van de Holding vloeien voort uit systematiek van doorbelasting op basis van fte,

werkplekken, omzet, en urenbesteding. De inkomsten van Welschap Holding zijn te specificeren in:

- Bijdrage Welschap Welzijn € 291.335

- Bijdrage Welschap Kinderopvang € 507.942

- Overige bijdragen € 32.500

- Totaal inkomsten € 831.777

Op basis van de ervaringen over de jaren 2010 t/m 2013 wordt in 2014 de doorbelastingssystematiek

opnieuw beoordeeld. Hierbij houden we rekening met de BTW systematiek.

Om BTW heffing op de diensten van de Holding te voorkomen is de mogelijkheid tot het aanvragen

van een fiscale eenheid voor de drie stichtingen van Welschap besproken. Het standpunt van de

fiscus in deze is op dit moment dat een fiscale eenheid voor de drie stichtingen niet tot de

mogelijkheden behoort. Mogelijke alternatieven worden op het moment van schrijven van dit

jaarverslag onderzocht met hulp van een fiscaal adviseur.

4. Informatievoorziening ICT

In 2013 is er nader overleg geweest met Adsysco, de leverancier van het tijd- en registratiesysteem.

Er waren veel klachten en er heerste grote ontevredenheid over het functioneren van dit systeem. Er

werd veel geregistreerd, maar men was niet altijd in staat om de data er op de gewenste wijze uit te

halen.

Ook kon men niet helder de vraag beantwoorden ’waarom’ deze zaken geregistreerd werden en wie

er dan wat mee deed? Tijd om de functionaliteit nader onder de loep te nemen.

In het constructieve overleg met Adsysco is overeengekomen dat het uitgangspunt is: wat hebben de

verschillende stichtingen nodig. En niet: wat kan het systeem allemaal.

Resultaat is geweest dat vanaf eind 2013 er een medewerker van Adsysco één dag in de week bij

Welschap Holding is gedetacheerd als applicatiebeheerder om orde op zaken te stellen.

Het beoogde resultaat met deze inzet is:

- Verbeteren van de inrichting van diverse onderdelen van de applicatie, waardoor integraliteit

wordt bereikt /benut.

- Kennisniveau van de key-users opvijzelen, zodat zij applicatie-breed en geïntegreerd gaan

denken en werken.

- Dat we vanaf 1 januari 2015 weer zelfstandig het applicatiebeheer kunnen verzorgen.


Op ICT gebied zijn de software pakketten up-to-date en zijn investeringen gedaan op het gebied van

hardware overeenkomstig de planning. Verder is de infrastructuur versterkt om decentraal te

kunnen werken. Er is daartoe glasvezelbekabeling aangelegd naar de hoofdlocatie Lauraplein.

Daardoor zijn opvanglocaties beter verbonden (in termen van performance snelheid) en is het

decentraal ontsluiten van bedrijfsapplicaties mogelijk. Decentraal werken kunnen we hiermee verder

ontwikkelen.

5. Kwaliteit bewezen

Welschap heeft kwaliteit hoog in het vaandel en vindt het belangrijk zich daarop te profileren.

Kwaliteit willen we laten zien op alle terreinen: beleid, activiteiten, goed werkgeverschap, een

inspirerend werkklimaat, deskundige medewerkers, bereikbaarheid, inrichting en veiligheid van

accommodaties, bedrijfsvoering en serieus omgaan met signalen en klachten van medewerkers en

onze klanten.

Om onze kwaliteit te waarborgen en aan te tonen en ons daarin continu te ontwikkelen, is in 2009

het traject ingezet om het kwaliteitscertificaat HKZ te behalen. Dat is voor Welzijn en Holding in 2011

gelukt en voor Kinderopvang in 2012. Het HKZ certificaat wordt in 2014 opnieuw voor 3 jaar

toegekend.

De Holding heeft een belangrijke rol om de kwaliteit te bewaken en Welzijn en Kinderopvang zo goed

mogelijk te ondersteunen en te adviseren als het gaat om kwaliteit. Naast de taken die de

verschillende afdelingen van de Holding daarvoor uitvoeren, is de stafmedewerker Kwaliteit specifiek

belast met het adviseren van de directeur-bestuurder en het management. Zij initieert activiteiten en

bewaakt de kwaliteit in het kader van de HKZ normering.

Beleid en processen up-to-date

Eén van de normen van HKZ is dat we beleid en werkprocessen regelmatig evalueren. De

stafmedewerker Kwaliteit en de P&O adviseur bewaken dit en plannen jaarlijks de evaluaties via de

diverse MT’s. Documenten en formulieren zijn opgenomen in het organisatiehandboek op Intranet.

Daar kunnen medewerkers de meest actuele versies vinden. Het secretariaat ondersteunt dit.

Interne audits

Jaarlijks initieert en organiseert de stafmedewerker Kwaliteit de interne audit om de kwaliteit te

toetsen. Acht auditoren - medewerkers van Welschap - hebben in 2013 achttien gesprekken gevoerd

met collega’s in alle lagen en afdelingen van de organisatie. De onderwerpen waren het primaire

proces, samenwerking intern en extern, evaluaties van het werk en het vastleggen van afspraken.

Op de laatste twee onderwerpen bleek organisatie breed nog het een en ander te verbeteren. In de

MT’s zijn hiervoor verbeteracties afgesproken en door betrokkenen uitgevoerd.

Externe audit

De stafmedewerker Kwaliteit begeleidt de externe audit die het Keurmerkinstituut jaarlijks uitvoert.

Na de audit initieert, coördineert en bewaakt zij de verbeteracties die daaruit voortkomen.


In 2013 was de externe audit een herbeoordeling. Twee auditoren hebben hiervoor vijftien

gesprekken gevoerd met medewerkers. De conclusies waren dat Welschap haar inzet op kwaliteit

stevig heeft verankerd binnen de manier van werken, dat op duidelijke en sterke wijze sturing

plaatsvindt, dat bij Welschap een prettige sfeer heerst en medewerkers in grote mate betrokken zijn.

Er waren enkele kritische en minder kritische verbeterpunten. De kritische punten betroffen het

managementreview en de risico-inventarisatie. We hebben direct en voortvarend acties uitgezet,

waarop de auditoren hebben geadviseerd om het HKZ certificaat opnieuw voor 3 jaar toe te kennen.

In januari 2014 zal deze toekenning definitief zijn.

Managementreview

Jaarlijks initiëren de directeur-bestuurder en stafmedewerker kwaliteit een managementreview, een

belangrijke activiteit in het kwaliteitsmanagement. In deze (directie)beoordeling over onze manier

van werken staat het management stil bij het vermogen om te verbeteren. We inventariseren onze

kansen voor verbetering op verschillende terreinen en beoordelen of het noodzakelijk is dat we onze

manier van werken aanpassen of wijzigen. Omdat bij de externe audit het managementreview over

2012 als niet voldoende werd beoordeeld, hebben het voor het managementreview 2013 de

werkwijze aangepast. Al in december is input gevraagd aan alle MT leden, om direct in januari 2014

het review uit te kunnen voeren.

6. P &O en personeelsadministratie: ondersteuning op maat

De P&O adviseur ondersteunt en adviseert de directeur-bestuurder en het management op het

gebied van personeelsbeleid, personeelsplanning, functieprofielen, arbeidsovereenkomsten,

werving, deskundigheidsbevordering, flexibele schil en verzuim en de organisatie(structuur). Bij

organisatieveranderingen gaat het ook om de personele consequenties zoals functiewijzigingen bij

de Holding en gedwongen ontslag van groepshulpen in Kinderopvang. In sommige situaties neemt zij

deel aan een sollicitatiecommissie.

De personele administratie verwerkt, beheert, bewaakt, controleert personele aangelegenheden

zoals werving en selectie, verzorgt personele administratie, verzuimadministratie en

salarisadministratie.

Personeelsbeleid transparant en up-to-date

Op het gebied van personeelsbeleid zijn de noodzakelijke regelingen ontwikkeld, beschreven en ge-

update. Doel is een kwalitatief hoogwaardig en uniform beleid te voeren en het voldoen aan weten

regelgeving. De documenten zijn gebundeld in het organisatiehandboek, wat via Intranet voor iedere

medewerker toegankelijk is.

Goede uitvoering van het personeelsbeleid

De P&O adviseur adviseert en coacht de leidinggevenden om het personeelsbeleid uniform en

kwalitatief uit te voeren. Ter ondersteuning heeft elke leidinggevende eenmaal per zes weken

werkoverleg met de P&O adviseur waarin zij de personele aangelegenheden van het team/de teams


van de leidinggevende bespreken. Onderwerpen: verzuim, team- en werkontwikkeling,

deskundigheidsbevordering.

Medezeggenschap van belang

De P&O adviseur ondersteunt het proces van medezeggenschap, helpt bij de voorbereiding van

vergaderingen van de OR met de directeur-bestuurder en woont de vergaderingen bij.

Verzuimbegeleiding op orde

De P&O adviseur heeft een training over verzuim gegeven aan de leidinggevenden. Ook bespreekt zij

individuele verzuimgevallen in het werkoverleg met de leidinggevende. Meerdere keren per jaar

organiseert zij het Sociaal Medisch Team (SMT) voor overleg met de arbodienst en levert zij

verzuimoverzichten aan.

Aandacht voor arbeidsomstandigheden

De Holding bewaakt de speerpunten uit de branches en de landelijke richtlijnen omtrent verzuim,

beeldschermwerk, fysieke belasting, bedrijfshulpverlening, ongewenste omgangsvormen. Deze

speerpunten komen terug in de RI&E Arbo. Ter preventie geeft de P&O adviseur voorlichting aan

nieuwe medewerkers over beeldschermwerk en doet werkplekonderzoek bij medewerkers. Ook

organiseert de P&O adviseur twee keer per jaar een bijeenkomst voor ergo coaches, om hun

ervaringen te delen en ter ondersteuning om hun werk goed uit te kunnen voeren.

7. Communicatie en PR

Vanuit de visie en de noodzaak om transparant te zijn naar medewerkers en goed zichtbaar te zijn

voor de buitenwereld, ondersteunt de stafmedewerker de communicatie en pr activiteiten van

Welzijn en Kinderopvang. Zij bewaakt beleid en de huisstijl van Welschap en hoe informatie naar

buiten wordt gebracht.

Transparant naar binnen

In de communicatie met medewerkers vinden we transparantie en duidelijkheid van belang, ook over

ingrijpende besluiten. De stafmedewerker ondersteunt en adviseert de directeur-bestuurder en

leidinggevenden bij de communicatie over interne onderwerpen. Zij levert of redigeert teksten voor

informatie aan personeel, ondersteunt bij personeelsbijeenkomsten en beheert samen met het

secretariaat het Intranet. Intranet is een steeds geëigender middel om informatie uit te wisselen ,

daarom is in 2013 mogelijk gemaakt dat medewerkers thuis Intranet kunnen inzien.

Helder naar buiten

De stafmedewerker communicatie & pr beheert de websites van Welzijn en Kinderopvang en zorgt

dat (digitale) vermeldingen elders voor de werkmaatschappijen worden onderhouden. Daarnaast

initieert zij perscontacten. Het secretariaat heeft een ondersteunende rol en is back-up.

Bij Welzijn zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor het promoten van activiteiten via folders,

flyers en persberichten. De stafmedewerker heeft ondersteuning gegeven waar nodig.


Zij coördineerde de uitgave van de jaarfolder en specifieke projectfolders en advertenties en

ondersteunde bij de inzet van social media.

Voor Kinderopvang coördineert de stafmedewerker de advertenties en specifieke folders en

adviseert en ondersteunt zij bij persberichten/-contacten en (nieuws) brieven aan ouders. Daarnaast

was zij ondersteunend in het plan om in te gaan zetten op communicatie via social media.

8. Facilitaire inzet

De verantwoordelijkheid voor veel facilitaire zaken ligt bij de leidinggevenden, maar de Holding

ondersteunt Welzijn en Kinderopvang bij allerlei facilitaire zaken en bewaakt de landelijke richtlijnen

op facilitair gebied, zoals brandveiligheid en vergunningen. Zowel in administratieve zin als bij het

ontwikkelen van plannen, aangaan van diensten en uitvoeren van activiteiten. De zakelijk leider

buurtcentra en stafmedewerker facilitair trekken bij diverse onderwerpen samen op.

Accommodaties

De eerste maanden van 2013 stonden facilitair gezien grotendeels in het teken van de verhuizing van

kinderdagverblijf de Waterval uit Broekpolder naar de Belgiëlaan, met alles wat daar bij hoort. Om te

zorgen dat de verhuizing zo vlekkeloos mogelijk verliep boden de betrokken medewerkers van de

Holding en de zakelijk leider buurtcentra assistentie bij: vergunningaanvraag, opzeggen/omzetten/

wijzigen/aangaan van contracten, regelen beveiliging en nutsvoorzieningen, offertes en afspraken

met leveranciers, de verhuisdag zelf, oplevering van het achtergelaten pand en afhandeling daarvan

met de gemeente Beverwijk.

Begin 2013 waren de meerjaren onderhoudsplannen voor onze panden in eigendom - de Vennen en

de Schuilhoek - gereed. Met Bouwkundige Begeleidings Adviesgroep BBA - die de meerjaren

onderhoudsplannen maakte - zijn ze besproken en met betrokken leidinggevenden zijn opknapacties

uitgezet en uitgevoerd. In 2014 wordt voor alle locaties een mjop gemaakt, zodat in de begroting

hiervoor reserveringen kunnen worden opgenomen. Bij deze locaties betreft dit grotendeels het

onderhoud binnen.

Net als bij de Waterval, heeft de Holding ook bij het opheffen van kinderdagverblijf de

Heemskinderen ondersteuning verleend. Na het vertrek uit Heemswijk, zorgde de

onderhoudsmedewerker dat het pand leeg kwam, om begin 2014 te kunnen opleveren aan ViVa!

Zorggroep. Gevolg was dat onze opslag uit ging puilen. Na eerst een interne verkoop, is naar idee van

een medewerker, een groot deel van de vrijgekomen inboedel geschonken aan een kindertehuis in

Ghana.

Voor het vertrek van Teenage Globe in maart 2014 uit de locatie aan de Duitslandlaan is een

draaiboek gemaakt en zijn al voorbereidingen getroffen.

Met de komst van de nieuwe directeur-bestuurder was het moment daar om de al geplande

opknapbeurt voor het bedrijfsbureau naar voren te halen. Raambekleding en muren hebben een

eigentijdse uitstraling gekregen.


Contracten en Leveranciers Vanuit de Holding wordt de centrale inkoop van diensten ondersteund, om te zorgen voor

eenduidigheid in afspraken en een scherpe prijsstelling. In het kader van HKZ is in 2013 bepaald

welke leveranciers kritisch zijn en deze worden cyclisch beoordeeld. Voor 2013 waren dat Adsysco

(zie hoofdstuk 4) en schoonmaakbedrijf Hans Weeren, waarmee in 2014 de beoordeling wordt

besproken.

Voor beide buurtcentra en de vier kinderdagverblijven is een gunstiger contract afgesloten voor

afvalverwerking. Voor dezelfde panden is – naar aanleiding van veranderende wetgeving - de

inbraak- en brandbeveiliging in kaart gebracht en ook is hiervoor een nieuw en gunstiger contract

afgesloten.

In 2013 hebben de stafmedewerker facilitair en een administratief medewerker het diffuse pakket

van abonnementen voor vaste telefonie in kaart gebracht. In overleg met KPN zijn de abonnementen

nu bij de juiste stichting gerubriceerd. In 2014 krijgt dit een vervolg voor ADSL.

Voor mobiele telefonie is eind 2013 een nieuw contract afgesloten met Into Telecom, onze adviseur

voor telefonie. Het contract betekent dat over 2 jaar alle abonnementen gelijk lopen.

Naar aanleiding van het opheffen van de locatie’s de Heemskinderen in 2013 en in 2014 Teenage

Globe is het contract met Ricoh en ons printgedrag onderzocht. We hebben besloten om het

contract met Ricoh niet op dit moment te vernieuwen, de abonnementen voor een aantal machines

af te laten lopen in 2015 en in 2014 een duurzaam printbeleid te introduceren.

9. Personele inzet en deskundigheidsbevordering Holding

Per 31 december 2013 heeft Welschap Holding 7,28 fte personeel in dienst, verdeeld over 11

medewerkers. Eén medewerker heeft een WIA achtergrond.

Personele krimp en veranderingen: Holding strak in het jasje

Vanwege bezuinigingen en vraaguitval bij de werkmaatschappijen is de personele bezetting bij de

Holding per januari 2013 gewijzigd.

Het tijdelijke contract met de facilitair stafmedewerker is per 1 januari beëindigd. De functies

stafmedewerker communicatie& kwaliteit (28 uur) en stafmedewerker facilitair (24 uur) zijn

samengebracht in één functie voor 30 uur.

De functie manager bedrijfsvoering & controlling is per 1 februari vervallen. Ter ondersteuning van

de bedrijfsvoering en om de organisatie en aansturing van de financiële afdeling en bureau

Kinderopvang structureel anders vorm te geven, is een interim manager aangesteld voor 2 dagen

per week. Aanvankelijk voor 4 maanden, maar met het oog op het vertrek van de directeur-

bestuurder, is de aanstelling verlengd tot eind van het jaar, zodat de continuïteit gewaarborgd was.

De structurele verandering in de organisatie en aansturing binnen de Holding en bij bureau

Kinderopvang zijn in 2013 vormgegeven en voorbereid om per 2014 hun beslag te krijgen:


- Taakverzwaring voor de twee assistent-controllers, wat inhoudt dat zij unit-controller worden en

leidinggevende taken krijgen. Een assistent-controller wordt leidinggevende van bureau

Kinderopvang; de andere wordt leidinggevende van de afdeling financiën.

- Aanstelling van een derde financieel medewerker (24 uur) ter versterking van de financiële

administratie.

- Een taakverzwaring voor de P&O adviseur, wat inhoudt dat zij leiding gaat geven aan de afdeling

personeelsadministratie.

Nieuwe Raad van Bestuur

Na de aankondiging van de directeur-bestuurder dat hij per september 2013 Welschap zou gaan

verlaten is in het voorjaar de procedure gestart voor werving van een nieuwe Raad van Bestuur. De

Raad van Toezicht heeft een functieprofiel opgesteld en voorgelegd aan drie geledingen van

medewerkers.

Via digitale kanalen Intermediair en LinkedIn is voor de functie geworven. De sollicitatiecommissie

bestond uit twee leden van de Raad van Toezicht, de interim manager en de P&O adviseur. Drie

kandidaten zijn voorgedragen aan interne adviescommissies uit het management, de Raad van

Toezicht en de ondernemingsraad. Per 1 september 2013 is de nieuwe directeur-bestuurder

aangesteld.

Flexibele schil

De doelstelling voor 2013 was handhaven en zo mogelijk uitbreiden van de flexibele schil tot

maximaal 25%. Eind december 2012 was de flexibele schil 13,65%, eind december 2013 was dit

20,61%. Daarmee is de doelstelling ruim gehaald en gaat de flexibele schil richting 25%. De prognose

voor 2014 is dat de flexibele schil afneemt door omzetten van tijdelijke in vaste contracten.

Verzuim

Het verzuimcijfer van 1,2% ligt voor 2013 ruim onder het branchegemiddelde 2012 (5,7%).

Doorstroom, verloop en instroom

Het verloop onder medewerkers in 2013 was 17,39%. 2 van de 11 medewerkers zijn uit dienst

gegaan. Er is 1 medewerker (directeur bestuurder) ingestroomd.

Medewerkerstevredenheid & klanttevredenheid

In 2013 is onder medewerkers van de Holding een MTO uitgevoerd. De respons was 69%. Het cijfer

was gemiddeld 7,3, hetgeen boven het landelijk gemiddelde (6,8) ligt.

Deskundig door opleiding en scholing

De leidinggevenden hebben op basis van het beleid, hun budget en de wensen van hun medewerkers

en van henzelf een opleidingsplan voor hun team opgesteld. Deskundigheidsbevordering heeft via

cursussen, trainingen, opleidingen, studiedagen en (individuele) coaching plaatsgevonden:

BedrijfsHulpVerlening;

Verzuimtraining voor leidinggevenden;

Training : Progressiegericht leidinggeven.

Studiedag ‘Kwaliteit’.


10. 2014 en verder

De primaire taak van de Holding blijft voor 2014 gelijk, namelijk het ondersteunen en faciliteren van

Welschap Kinderopvang en Welschap Welzijn.

Gezien de grote uitdagingen waar zowel Welzijn als Kinderopvang zich voor geplaatst zien, zal 2014

een intensief jaar worden op alle gebieden.

Enkele voorbeelden nader bekeken:

P&O zal zich onder meer inzetten op duurzame inzetbaarheid en mobiliteit van personeel. Het is van belang om medewerkers arbeidsmarkt fit te laten zijn. Het belang van scholing en de mogelijkheden om stappen te ondernemen in hun loopbaan zal regelmatig aan de orde komen. Bij de strategische doelen op langere termijn en een mogelijke reorganisatie, speelt P&O een belangrijke ondersteunende rol. Voor zowel medewerkers bij Welzijn, als bij Kinderopvang wordt er een andere focus gevraagd. Er zal opnieuw gekeken moeten worden naar de competenties die voor een dergelijke verandering nodig zijn en welke scholing, begeleiding daarbij past. Ook voor PR en Communicatie breekt er een intensieve tijd aan. Voor beide stichtingen is het van levensbelang dat ze ‘zichtbaar’ zijn voor de samenleving en voor de netwerkpartners. Meer dan ooit spelen de digitale mogelijkheden hierbij een rol. Het is belangrijk om een keuze te maken uit de vele mogelijkheden die gerelateerd zijn aan ‘kosten’ en ‘opbrengsten’. Tegelijkertijd moeten ook de oorspronkelijke communicatiemiddelen onder de loep genomen worden. Hoe maken we zo’n combinatie van digitaal en ‘plat’ zodat we een maximaal bereik weten te realiseren, zowel intern als extern. Op facilitair gebied zien we een grote verbouwing op ons afkomen bij de Schuilhoek. Noodzakelijk in het kader van het toegankelijk maken van de voorziening voor de groepen kwetsbare bewoners die in 2015 meer dan ooit aangewezen zullen zijn op voorzieningen in de buurt. Juiste en actuele informatie voorziening van Financiën vormen het fundament onder beide stichtingen. Analyses op basis van de data, voor nu en de toekomst, geven de informatie op grond waarvan de stichtingen hun keuzes baseren. In 2014 zullen er vele keuzes voorbij komen waar deze analyses noodzakelijk bij zijn. In een vernieuwde samenstelling, waarin het aan kwaliteit en motivatie van de medewerkers niet ontbreekt, hebben wij er alle vertrouwen in dat - ook in 2014 - de Holding de kwaliteit en toegankelijkheid van de ondersteuning op het vertrouwde niveau zal weten te handhaven.

Het vrij besteedbaar (lees algemene reserve) bedraagt eind 2013 € 8.626, onveranderd ten opzichte van eind 2012. Het beleid van de RvB is gezien de rol en positie van de holding de vorming van algemene reserves binnen de holding te beperken en bij substantiële reservevorming deze te laten terugvloeien naar de Stichtingen Welzijn en Kinderopvang.


11. Begroting 2014 en Staat van Baten en Lasten 2013

2014

2013

2013

Begroting

Werkelijk

Begroting

€ €

€ €

€ €

Lasten

Personeelskosten 508.974

490.349

537.898

Overige personeelskosten 27.364

7.495

28.340

Afschrijvingen 23.805

25.310

42.795

Huisvestingskosten 20.500

20.860

20.460

Organisatiekosten 211.281

270.542

209.322

Totaal

791.924

814.556

838.815

Baten

Bijdragen 791.924

782.131

831.780

overige baten -

424

0

Totaal

791.924

782.555

831.780

Resultaat voor belasting

-

-32.000

-7.035

Mutatie bestemmingsreserves

32.000

7.035

-

Resultaat na belasting

-

-

-


12. Verslag Raad van Toezicht over 2013 2013 is voor de Raad van Toezicht een bijzonder jaar geweest. De samenstelling van de Raad is vernieuwd en voor Welschap is een nieuwe bestuurder geworven en benoemd. De Raad van Toezicht heeft afscheid genomen van Richard Halewijn, van wie volgens het rooster van aftreden zijn termijn verstreken was. Het werd noodzakelijk nieuwe leden te werven voor de Raad. In dit kader is een advertentie gezet en er bleek grote belangstelling voor de functie. Per 1 april was de samenstelling van de Raad van Toezicht als volgt:

Johanneke Kalverda, voorzitter;

Cristina Smith, vicevoorzitter;

Leny van Duivenvoorde;

Piet Hoekstra;

Jan Postma;

Frederiek Weerman. De nieuwe leden hebben verschillende locaties bezocht ter kennismaking met de organisatie. De Raad van Toezicht heeft twee kerncommissies:

1. De remuneratiecommissie (Johanneke Kalverda en Piet Hoekstra) 2. Auditcommissie (Leny van Duivenvoorde en Jan Postma)

Na de aankondiging van de bestuurder, om per 1 september afscheid te willen nemen van Welschap, is de Raad van Toezicht een procedure gestart om een nieuwe bestuurder te benoemen. Er is overlegd met diverse geledingen in de organisatie om tot een profiel te komen. Na selectie- gesprekken kon de Raad drie benoembare kandidaten aan de OR, het MT en een commissie van de Raad van Toezicht voorleggen voor advies. Per 1 september is mevrouw M.C. Kersten benoemd. De Raad van Toezicht heeft conform de planning & control cyclus vijf vergaderingen gehad in het bijzijn van de Raad van Bestuur. Daarnaast is de Raad van Toezicht tweemaal bijeen geweest in het kader van de benoeming van de nieuwe bestuurder. De voorzitter van de Raad bereidt de vergaderingen samen met de bestuurder voor. Naast deze vergaderingen heeft de Raad van Toezicht in september 2013 ten behoeve van de relatie met de interne stakeholders een vergadering gehad met de Ondernemingsraad, het Managementteam, de Vrijwilligersraad van Welzijn en de Centrale Oudercommissie van de Kinderopvang. In de rol als strategisch sparringpartner voor de Raad van Bestuur zijn tijdens de vergaderingen onder andere de onderstaande onderwerpen besproken en bediscussieerd:

- Krimp in Kinderopvang; - Transities AWBZ en Jeugdzorg; - Welzijn Nieuwe Stijl; - Bezuinigingen door de Gemeente Heemskerk; - Strategische Alliantie.

De Raad van Toezicht heeft conform de statutaire bevoegdheid de jaarrekening 2012 en de begroting en jaarplannen 2014 goedgekeurd. De vergoeding voor de leden van de Raad van Toezicht is ook voor 2013 vastgesteld op de maximale vrijwilligersvergoeding van € 1.500 per jaar.

Concept Jaarverslag 2011 - welschapsocius.nl · Jaarverslag 2013 Vastgesteld door Raad van Bestuur...

Documents

Transcript of Concept Jaarverslag 2011 - welschapsocius.nl · Jaarverslag 2013 Vastgesteld door Raad van Bestuur...