CommuniCatieplan transitie aWBZ / Wmo en jeugdhulp AWBZ en Jeugdhulp... · Organisaties:...

CommuniCatieplan transitie aWBZ / Wmo en jeugdhulp

2 Communicatieplan transitie AWBZ/Wmo en Jeugdhulp | Gemeente Lelystad | juni 2014

INHOUDSOPGAVE

1. Onze ambitie ...........................................................................................................................3

2. Aandachtsgroepen in communicatie ........................................................................................3

3. De uitgangspunten van onze communicatie .............................................................................4

a. SWOT-analyse als basis voor de inhoud van de boodschap en de communicatiestrategie ...4

b. Uitgangspunten in de communicatie.....................................................................................6

4. Aanpak per doelstelling ...........................................................................................................7

a. Doel: Bestaande en nieuwe cliënten goed en tijdig laten weten waar ze aan toe zijn ............7

b. Doel: Input krijgen ................................................................................................................9

c. Doel: Professionals faciliteren ............................................................................................ 10

d. Doel: vergroten van de participatiesamenleving ................................................................. 12

5. Communicatieplanning tot 1 januari 2015 .............................................................................. 13


1. ONZE AMBITIE

Het is 1 januari 2015. Dit is het moment dat de veranderingen die er al een tijd aan zaten te komen,

ook echt zijn ingegaan. Niet iedereen is er misschien onverdeeld enthousiast over, maar mensen

snappen het wel. Cliënten van de AWBZ die ‘naar de gemeente gaan’, hebben allemaal een

persoonlijk gesprek gehad met iemand van het Sociaal wijkteam. Ook heeft de gemeente gezorgd dat

de mensen die te maken hebben met jeugdhulp goed zijn geïnformeerd door hun eigen

zorgaanbieder. Ze weten waar ze aan toe zijn, waar ze voor ondersteuning terecht kunnen en hoe

voor hen de ondersteuning eruit ziet. De professionals van de zorginstellingen, de leerkrachten, de

huisartsen en de medewerkers op het consultatiebureau konden de afgelopen tijd veel vertellen. “Fijn

dat zij zo goed van alles op de hoogte zijn. Dat scheelde veel in de onrust.”

We zijn nog een paar jaar verder: Het valt de mensen op dat Lelystad echt goed heeft nagedacht over

haar beleid. Veel dingen waar je je vroeger aan stoorde, omdat het zo inefficiënt was, gaan nu anders.

Je ziet sowieso een verschuiving ontstaan. Mensen vinden het steeds normaler om eerst te kijken wat

ze zelf kunnen organiseren, voor zichzelf en voor de mensen in hun omgeving.

Bovenstaande ambitie geeft ons richting voor onze prioriteiten in de communicatie:

1. Bestaande en nieuwe cliënten en hun mantelzorgers tijdig en goed laten weten waar ze aan

toe zijn. Dit doen we door middel van op hen gerichte persoonlijke en heldere communicatie.

Voor jeugdhulp gaat dit via de zorgaanbieder, voor AWBZ/Wmo rechtstreeks via de

gemeente/het Sociaal wijkteam.

2. Het faciliteren van professionals, zodat zij hun belangrijke informerende rol of hun

doorverwijsrol goed kunnen vervullen.

3. Inwoners van Lelystad correct en laagdrempelig informeren over de Lelystadse aanpak en het

Lelystadse beleid.

4. Goed Lelystads beleid maken met draagvlak. Daarvoor is het nodig dat we de juiste mensen

op het juiste moment betrekken.

5. Een bijdrage leveren aan een cultuurverandering tot de ‘participatiesamenleving’, waarbij een

‘recht op ondersteuning’ verandert in het eerst, waar mogelijk, benutten van de eigen

mogelijkheden en het omkijken naar en zorgen voor elkaar.

2. AANDACHTSGROEPEN IN COMMUNICATIE

Communicatie doen we op maat, met andere woorden: we sluiten aan bij de (communicatieve)

behoefte van onze gesprekspartner. Daarom onderscheiden we de volgende aandachtsgroepen:

Cliënten:

Bestaande cliënten met een AWBZ-indicatie die overgaan naar de Wmo

Bestaande Wmo-cliënten (zowel degenen voor wie zaken gaan veranderen als degenen

waarvoor nu niets verandert)

Bestaande gebruikers Jeugdzorg (indirect omdat we als gemeente de gegevens niet

overkrijgen)

Bestaande cliënten die nu van een bepaalde (financiële) regeling/ondersteuning

gebruikmaken, die vanaf 1 januari 2015 vervalt of een andere invulling krijgt

Mantelzorgers

Inwoners:

Inwoners die binnenkort een ondersteuningsvraag verwachten te hebben

(Toekomstige) mantelzorgers

Inwoners algemeen


Organisaties/professionals/frontofficemedewerkers:

Organisaties: bestuur/management/kader

Werkers in het veld (de professionals)

Frontofficemedewerkers

o gemeente

o klantcontactmedewerkers wijkinfopunten (bij bepaalde wijkinfopunten is er ook

ondersteuning van vrijwilligers die informatie verstrekken)

o CJG

o Sociaal wijkteam

o Jeugd- en gezinsteams

Professionals met een signalerende en/of doorverwijsfunctie (zoals huisartsen, leerkrachten,

et cetera)

Intern

De gemeenteraad

College

Medewerkers gemeente algemeen (geïnteresseerden)

Frontofficemedewerkers (zie bovenstaand)

Medewerkers direct betrokken bij de decentralisatie

Intermediair

Pers

Communicatieadviseurs organisaties

Wmo cliëntenraad

Jeugdraad

Cliëntenraden van de organisaties

3. DE UITGANGSPUNTEN VAN ONZE COMMUNICATIE

a. SWOT-analyse als basis voor de inhoud van de boodschap en de

communicatiestrategie

De kansen en bedreigingen bieden een leidraad voor onze inhoudelijke boodschap. In onze

communicatie benutten we de kansen die deze transitie biedt. Door te vertellen wat er straks ook beter

zal worden, zorgen we voor draagvlak en kunnen we een deel van de ongerustheid wegnemen. Ook

gaan we uit van de gedachte dat we mensen enthousiast kunnen maken om eventuele bedreigingen

om te zetten in kansen. Daarnaast zijn er ook reële ‘bedreigingen’. Die verbloemen we niet, maar

vertellen we zoals ze zijn. Daar waar ondersteuning echt nodig is, zullen we dat bieden. Het

uitgangspunt is dat wat inwoners, cliënten, organisaties, et cetera zelf kunnen (doen/organiseren), ze

dat ook zelf oppakken.

De sterktes en zwaktes bieden de kaders voor de manier waarop we communiceren, waarover we

communiceren, met wie en de communicatiemiddelen die we inzetten.


Kansen (bepalen inhoud boodschap) Bedreigingen (bepalen inhoud boodschap)

- Mogelijkheid om de ondersteuning

efficiënter en logischer te organiseren.

- Mogelijkheid om ondersteuning integraal

te organiseren: één gezin, één plan, één

regisseur.

- Meer eigen regie mogelijk voor mensen.

- Ondersteuning vooral gericht op

ondersteunen om langer thuis te kunnen

blijven wonen.

- Rechtvaardiger inzet van

overheidsmiddelen (bijvoorbeeld ‘misbruik’

van pgb’s) (het geld komt op de goede

plek).

- Voor mensen die dat echt nodig hebben,

blijft ondersteuning beschikbaar.

- Nu de kans om het goed in te richten.

- Bij bepalen ondersteuning gaan we meer

in gesprek met mensen (meer luisteren, in

plaats van aanbod leidend).

- In het Sociaal wijkteam werken

professionals vanuit verschillende

expertises. Zo kan de verscheidenheid

van vragen door één herkenbaar punt

opgepakt worden.

- Doordat de gemeente de ondersteuning

regisseert zijn er korte lijnen met de Wmo.

- Voor bestaande ‘gebruikers’ van

Jeugdzorg is er zorgcontinuïteit in 2015

(dat geldt ook voor pgb-houders).

- Medewerkers die onzekerheid hebben over

het houden van hun baan en zich daarom

wellicht negatief uitlaten bij cliënten over de

transitie.

- We moeten het doen met minder geld.

- Er is (nog steeds) grote onzekerheid over

wat de veranderingen precies in gaan

houden (de wet is er nog niet door voor de

AWBZ).

- “Leuk zelfredzaamheid: maar dat is gewoon

een (verkapte) bezuiniging.”

- Zorgen over het wellicht kwijtraken van de

‘eigen’ zorgverlener.

- Zorgen over het wellicht kwijtraken van de

huidige ondersteuning of het niet krijgen van

de nodige ondersteuning in de toekomst.

- Te groot beroep op mantelzorgers.

- Onrealistische verwachtingen van de inzet

van vrijwilligers en omgeving (buren, familie,

et cetera).

- In elke gemeente is het anders geregeld, dit

kan leiden tot verwarring (bijvoorbeeld bij

een professional die hier werkt en in een

andere stad woont).

- Voor een aantal gezinnen is het pgb een

belangrijke aanvulling op het inkomen, de

kans is aanwezig dat zij deze aanvulling

kwijtraken.

- Media die onjuiste boodschappen afgeven,

of extra onrust creëren.

- Negatief en incompleet imago van

Jeugdzorg. Jeugdzorg heeft niet alleen een

gedwongen kader, maar biedt ook

ondersteuning aan jongeren met een licht

verstandelijke beperking.

Sterktes (bepalen communicatieaanpak) Zwaktes (bepalen communicatieaanpak)

- We hebben een stevig participatietraject

ingezet, met organisaties en

cliëntvertegenwoordigers.

- We hebben een stevige basisstructuur met

het Sociaal wijkteam en het CJG.

- We trekken samen op in de communicatie

met de organisaties, omdat zij een groot

bereik hebben en een belangrijke

intermediaire functie.

- Ook VWS ontwikkelt goede

communicatiemiddelen (onder andere

website, helpdesk, informeert mensen

persoonlijk, et cetera).

- Ook de andere gemeenten in de regio zijn

actief bezig met communicatie. We

- Beloftes doen, die we niet waar kunnen

maken (of dat medewerkers in het veld

toezeggingen doen die niet waargemaakt

kunnen worden).

- Te weinig communiceren, omdat we veel

vragen nog steeds niet kunnen

beantwoorden.

- Doelgroepen om input vragen, terwijl we

geen mogelijkheden hebben iets met de

inbreng te doen.

- Jeugdhulp en AWBZ/Wmo zijn persoonlijke

onderwerpen. Mensen willen wel antwoord

op hun vragen, maar willen tegelijk dat hun

privacy gewaarborgd is.

- Een algemeen antwoord geeft iemand geen


kunnen van elkaar leren en zorgen dat we

niet allemaal los van elkaar het wiel

uitvinden.

- De gewenste cultuurverandering betreft

niet alleen de decentralisaties. Op alle

terreinen is dit zichtbaar (bijvoorbeeld ook

in het onderhoud van de stad, door

inwoners, et cetera). Dit sluit mooi aan bij

de ‘Samen Lelystad’-campagne.

duidelijkheid over zijn/haar persoonlijke

situatie. Een persoonlijk antwoord voor één

iemand geldt meestal niet voor een ander.

- Onduidelijkheid over de rol van de

gemeente en van de organisaties in de

communicatie.

- Medewerkers in het veld die een negatieve

boodschap afgeven, omdat zij het niet eens

zijn met het (gemeentelijk) beleid en/of

mogelijk hun baan verliezen.

- Een onprofessionele/niet goed herkenbare

uitstraling van het Sociaal wijkteam zorgt

ervoor dat mensen daar niet naartoe willen

of de weg ernaartoe niet weten te vinden.

- De tijdsspanne is heel kort om alles te

realiseren, er is dan soms onvoldoende tijd

om het inspraaktraject goed in te vullen.

- Wij krijgen van de gebruikers van jeugdhulp

de gegevens niet. We ontvangen alleen de

pgb-houders (deze vallen namelijk onder de

AWBZ).

b. Uitgangspunten in de communicatie

Bovenstaande matrix leidt tot de volgende uitgangspunten voor de communicatie:

We zijn eerlijk; ook over de (soms) moeilijke keuzes die we maken.

We benutten de positieve aspecten die de decentralisatie in zich heeft.

We vertellen op welke manier we organisaties ondersteunen met de communicatie, maar

laten verantwoordelijkheden daar waar ze moeten liggen (en zijn daar duidelijk over).

Ook wanneer we inhoudelijk nog niet veel kunnen vertellen, vertellen we wanneer we die

duidelijkheid wel kunnen geven (kortom; we communiceren veel over het proces).

De professionals (werkers in het veld) spelen een belangrijke intermediaire rol in de

communicatie met cliënten. We spreken met de organisaties af hoe we er gezamenlijk voor

zorgen dat professionals naar cliënten de juiste boodschap afgeven.

We zorgen ervoor dat we de mensen met belangrijke doorverwijsfuncties (zoals leerkrachten,

huisartsen, et cetera) goed informeren.

Het leveren van een bijdrage aan de ‘participatiesamenleving’ pakken we op in samenhang

met de gemeentebrede campagne ‘Samen Lelystad’.

We zetten een brede communicatiemiddelenmix in voor informatie en participatie: van

bijeenkomsten tot online informatie en -communicatie, de mogelijkheid voor het stellen van

vragen en het geven van tips via e-mail en telefoon, schriftelijke middelen en persoonlijke

gesprekken.

We zorgen voor een duidelijke communicatieplanning (zodat mensen weten wanneer ze wat

kunnen verwachten). Tegelijk zijn we flexibel in het inspelen op de actualiteit.

We benutten de communicatiemiddelen die de rijksoverheid ontwikkelt en benutten

communicatiemiddelen die andere gemeenten al hebben ontwikkeld.

We werken samen met de communicatieadviseurs bij de organisaties. Ook om op die manier

het taalgebruik en de inzet van de juiste middelen te kunnen afstemmen.

We zorgen samen met stichting Welzijn Lelystad voor een herkenbare ‘branding’ van het

Sociaal wijkteam, zijn positie en zijn dienstverlening.

We sluiten waar mogelijk aan bij de bestaande communicatiekanalen. Zo zijn de

wijkinfopunten mooie en laagdrempelige ingangen voor het stellen van vragen. De website


van de gemeente is een goede centrale plek voor allerlei informatie, et cetera. We zorgen dat

we deze kanalen optimaal benutten.

We communiceren duidelijk waar mensen terecht kunnen met klachten/meldingen van

ontevredenheid. Hiervoor komt een laagdrempelig aanspreekpunt.

De meeste gemeentes spreken over de ‘transitie van het sociale domein’ en communiceren

over deze ‘3D’s’ alsof het één onderwerp is. Voor de mensen om wie het gaat is het echter

van belang om zo concreet en to-the-point mogelijk te weten waar zij aan toe zijn. Voor een

ouder met een kind die gebruik maakt van jeugdhulp, gelden andere werkwijzen en

veranderingen dan voor cliënten van de AWBZ/Wmo. Wij hanteren voor de transitie

vergelijkbare communicatiemiddelen (bijvoorbeeld de website, bijeenkomsten,

nieuwsbrieven), maar maken steeds het onderscheid naar onderwerp (AWBZ/Wmo of

jeugdhulp). We zullen dus twee nieuwsbrieven maken, de beide onderwerpen bij elkaar

plaatsen op de site, maar ieder wel in een eigen deel, et cetera.

4. AANPAK PER DOELSTELLING

a. Doel: Bestaande en nieuwe cliënten goed en tijdig laten weten waar ze aan

toe zijn

Persoonlijk gesprek

In de periode oktober-december 2014 nodigt het Sociaal wijkteam alle cliënten uit, die nu een AWBZ-

indicatie hebben en vanaf 1-1-2015 onder de nieuwe Wmo gaan vallen, voor een persoonlijk gesprek

om samen een ondersteuningsplan op te stellen.

Voor de jeugdondersteuning verandert er gezien de zorgcontinuïteit in 2015 weinig. Wanneer de

individuele ondersteuning van een gezin wijzigt, worden hier wel persoonlijke gesprekken over

gevoerd.

Persoonlijke brief thuis

Er wordt een aantal brieven gestuurd vanuit de rijksoverheid naar bestaande cliënten (onder andere

over de veranderingen in de Wtcg en compensatie eigen risico). Ons uitgangspunt is dat wij daar

steeds een brief achteraan sturen. Hierin informeren we de cliënten over het proces.

We sturen daarnaast ook de mensen een brief, die nu van de Wmo gebruikmaken en voor wie niets

verandert. Dit om eventuele onnodige ongerustheid weg te nemen.

Omdat wij de gegevens van de mensen met jeugdondersteuning niet overkrijgen, faciliteren we de

zorgaanbieders met het verstrekken van informatie per brief (wij leveren input, zij zorgen voor

verzending/bespreken).

Laagdrempelig vragen kunnen stellen/de ingang tot ondersteuning en zorg

We zorgen voor laagdrempelige plekken waar mensen met hun vragen terecht kunnen. Daarbij maken

we vooral gebruik van de bestaande infrastructuur.

Voor AWBZ/Wmo:

Telefonisch kunnen mensen hun vragen stellen bij het Sociaal wijkteam. Mensen kunnen in

contact komen met het Sociaal wijkteam via de wijkinfopunten (eerste afhandeling door

klantcontactmedewerker, een meer ingewikkelde vraag zetten zij door naar de medewerkers

van het Sociaal wijkteam).

De medewerkers van de frontoffice van de gemeente hebben met name als taak om mensen

door te verwijzen naar het juiste wijkinfopunt. Vanuit de wijkinfopunten kunnen vragen

namelijk doorgezet worden (indien nodig) naar het Sociaal wijkteam. Op deze manier


voorkomen we dat mensen meerdere keren hun verhaal moeten vertellen. De medewerkers

van de gemeente kunnen algemene vragen wel beantwoorden.

Elk wijkinfopunt heeft wekelijks een spreekuur dat we ook voor vragen rondom de transitie in

gaan zetten.

Voor jeugdondersteuning:

Voor mensen die op dit moment van jeugdhulp gebruikmaken, is het Jeugd- en gezinsteam

de plek waar zij terecht kunnen met vragen (naast hun eigen zorgaanbieder).

Mensen die op dit moment niet gebruikmaken van jeugdhulp en die behoefte hebben aan

zorg/ondersteuning, kunnen terecht bij het CJG.

De medewerkers van de frontoffice van de gemeente hebben alleen als taak om mensen

door te verwijzen naar het CJG. Ze kunnen een aantal algemene vragen wel beantwoorden.

Algemeen:

Op de website van de gemeente kunnen mensen heel eenvoudig een vragenformulier

invullen. Als zij hun telefoonnummer achterlaten, worden ze teruggebeld (als ze dat wensen).

Bijeenkomsten

Na de vaststelling van de uitvoeringsplannen Wmo en Jeugdhulp organiseren we

voorlichtingsbijeenkomsten op laagdrempelige plekken in de wijk (waar mensen toch al

zijn/komen), zoals scholen, buurthuizen, et cetera.

Opnamen van het verhaal dat de wethouder houdt op deze bijeenkomst, plaatsen we online

(op YouTube, met een link op onze website). Aandachtspunt is privacy (mensen moeten

zichzelf niet op YouTube terugzien).

Lokale en regionale media

Maandelijkse informatiepagina in de FlevoPost (kop: Veranderingen in de ondersteuning)

Via persberichten

We voeren een aantal persoonlijke gesprekken met journalisten om hen te betrekken bij het

onderwerp en hen enthousiast te maken om aandacht aan deze onderwerpen te besteden.

Ook informeren we hen geregeld over goede voorbeelden, persoonlijke verhalen, et cetera.

Online

Online informatie heeft als belangrijk voordeel dat mensen de informatie plaatsen tijdonafhankelijk tot

zich kunnen nemen. Ook lenen online communicatiemiddelen zich heel goed voor de ‘gevoelige’

vragen. Niet iedereen vindt het prettig om op grote bijeenkomsten zijn of haar vraag te stellen of een

tip mee te geven. Vooral bij de gevoelige en persoonlijke onderwerpen uit de AWBZ en jeugdhulp is

het inzetten van online communicatiemiddelen dus belangrijk:

Website: Op de website van Lelystad staat veel informatie. Alle relevante informatie plaatsen

we hierop. Ook verwijzen we hier onder andere naar www.welzijnindewijk.nl en

www.cjglelystad.nl.

Nieuwsfeeds: mensen kunnen zich abonneren op nieuwsfeeds met de nieuwsitems die vanuit

de gemeente verschijnen over AWBZ/Wmo en jeugdhulp.

We bieden de mogelijkheid voor het geven van tips en het stellen van vragen via de website.

We doen een actualiseringsslag op de zorgen welzijnpagina’s van onze website om deze

meer te laten aansluiten bij het beroep op eigen kracht.

Social media:

o Nieuwsberichten die we op de website plaatsen, verspreiden we ook via de

gemeentelijke Facebookpagina en Twitteraccount.

o Webcare: daarnaast monitoren we alle online conversaties die gaan over dit

onderwerp (via een speciale webcaretool). Dat geeft ons een goed inzicht in het

sentiment. Indien nodig kunnen we reageren op berichten van mensen, vragen die er

leven beantwoorden en onze informatievoorziening bijsturen aan de hand van de

berichtgeving. Vragen kunnen gericht worden aan ons Twitteraccount

@gem_lelystad.

http://www.welzijnindewijk.nl/

http://www.cjglelystad.nl/


Nieuwsbrief

We maken maandelijks twee nieuwsbrieven die qua uiterlijk op elkaar lijken en die we digitaal

verspreiden. Eén voor AWBZ/Wmo en één voor jeugdhulp. Deze zijn zo opgemaakt dat ze goed

printbaar zijn, zodat organisaties kunnen kiezen geprinte exemplaren neer te leggen. Onderwerpen

zijn: Wat gaat er veranderen? Wat wordt het nieuwe beleid? Veelgestelde vragen met de antwoorden.

Welke stappen zijn in de afgelopen periode gezet? Wat gebeurt de komende periode? Voorbeelden

van relevante ontwikkelingen (bijvoorbeeld rondom ontwikkeling Sociaal wijkteam,

Jeugd&Gezinsteams, et cetera), voorbeelden van inspirerende verhalen.

Publiekssamenvatting/boekjes

Na de vaststelling van de kadernota’s hebben we publiekssamenvattingen gemaakt van de kaders en

deze in beperkte oplage gedrukt. Deze deelden we uit tijdens bijeenkomsten. We merkten dat de

vraag naar informatiemateriaal op papier groot is. Na de vaststelling van de uitvoeringsplannen zullen

we in beperkte oplage weer boekjes maken over het Lelystadse beleid. Hiervan maken we ook een e-

book dat beschikbaar gesteld wordt via de website.

Vanuit de rijksoverheid en andere belangrijke partijen

De rijksoverheid neemt ook een belangrijke rol in het informeren van bestaande cliënten:

Er komt een helpdesk voor cliënten. Mensen kunnen hier terecht met al hun vragen over de

veranderingen in de langdurige zorg. De vraag is echter of VWS daadwerkelijk vragen

beantwoordt of alleen doorverwijst naar de gemeente.

Er wordt een cliëntenbrigade ingesteld om te weten hoe individuele cliënten de transitie

ervaren. Cliënten kunnen dan zelf hun ervaringen kenbaar maken. In overleg met

cliëntenorganisaties wordt een team samengesteld van diverse cliënten.

VWS start na de zomer een landelijke publiekscampagne om alle burgers te informeren over

de veranderingen in de langdurige zorg.

De VNG faciliteert gemeenten met communicatiematerialen.

Cliëntenraden en vrijwilligers

De Wmo Cliëntenraad en Jeugd Cliëntenraad communiceren ook veel met betrokkenen en

geven informatie op hun websites.

Vrijwilligers haken aan bij Welzijn Lelystad om ook vragen van mensen te beantwoorden

(onder andere op het wijkinfopunt in Lelystad Haven).

Nieuwe aanpak huishoudelijke hulp

Het is de bedoeling vanaf 2015 een andere invulling te geven aan huishoudelijke hulp. Het jaar 2015

wordt gebruikt als overgangsjaar. Er zullen gesprekken worden gevoerd met alle klanten die nu

huishoudelijke hulp krijgen. De communicatie hieromtrent zal worden afgestemd en, indien relevant,

worden geïntegreerd binnen dit communicatietraject.

b. Doel: Input krijgen

Er zijn al vele gesprekken gevoerd met cliënten, cliëntvertegenwoordigers en organisaties. Met behulp

van deze input zijn de kadernota’s AWBZ/Wmo en Jeugdhulp opgesteld. De Wmo Cliëntenraad heeft

een belangrijke adviserende rol, net als de Jeugd Cliëntenraad. Deze periode staat de uitwerking

centraal. Dat doen we weer met zoveel mogelijk betrokkenen.

Input vragen we via een aantal sporen:

De Wmo Cliëntenraad en de Jeugd Cliëntenraad hebben een formele adviesrol. Met hen

bespreken we de ideeën regelmatig. Ook worden zij formeel om advies gevraagd bij de

beleidsplannen/uitvoeringsplannen. Zij zijn een belangrijk intermediair communicatiekanaal.


Inwoners kunnen hun feedback/opmerkingen/aanvullingen rechtstreeks doorgeven aan de

Wmo Cliëntenraad en Jeugd Cliëntenraad.

De concept-uitvoeringsplannen sturen we voor reactie naar de organisaties. We vragen de

organisaties de concepten te bespreken met hun cliëntenraden. De reacties verwerken we in

de nota’s.

We worden door diverse organisaties uitgenodigd om het verhaal van de transitie te vertellen.

Tijdens deze bijeenkomsten geven we voorlichting, kunnen mensen vragen stellen en

ontvangen we feedback op de plannen.

Algemene tips/feedback/reactiemogelijkheid via de website van de gemeente Lelystad.

c. Doel: Professionals faciliteren zodat zij hun belangrijke informerende rol of

hun doorverwijsrol goed kunnen vervullen

Getrapte aanpak

Voor het informeren van professionals hanteren we grotendeels een getrapte aanpak. Dat betekent

dat de organisaties zelf bijvoorbeeld bijeenkomsten organiseren, zaken bespreken tijdens het

teamoverleg, artikelen plaatsen op hun intranet, nieuwsbrieven verspreiden, et cetera. Wij moeten de

organisaties echter wel van de juiste informatie voorzien. Dat doen we door:

De organisaties te faciliteren met de juiste informatie op bijeenkomsten die zij organiseren. In

overleg kunnen medewerkers van de gemeente het beleid van de gemeente toelichten en

vragen beantwoorden.

Zorgen voor heldere vragen- en antwoordenlijsten.

Zorgen voor een ‘toolbox’ met voorbeeldartikelen die zij kunnen gebruiken in hun eigen

communicatiemiddelen.

Afspraken te maken met het management over de boodschap die hun medewerkers afgeven

bij cliënten.

Rechtstreekse aanpak

Inwoners en professionals kunnen zich abonneren op de digitale nieuwsbrief. Hierin

beschrijven we alle ontwikkelingen en geven we waar mogelijk antwoord op veelgestelde

vragen. Ook schetsen we hierin steeds het proces.

We organiseren informatiebijeenkomsten nadat de uitvoeringsplannen zijn vastgesteld. Het

verspreiden van de uitnodigingen voor deze bijeenkomsten doen we (naast de inzet van

persberichten en nieuwsberichten op de website) ook via de organisaties.

Op de website zorgen we voor een uitgebreide lijst van veelgestelde vragen en antwoorden.

Met de communicatieadviseurs van de organisaties zijn afspraken gemaakt dat zij de vragen

die medewerkers hebben, kunnen doorgeven zodat wij de antwoorden op de website kunnen

plaatsen. Alle vragen die bij ons binnenkomen (hetzij op bijeenkomsten, via de e-mail, het

webformulier, via de telefoon), rubriceren we tot veelgestelde vragen. Deze plaatsen we, met

het antwoord, op de site.

Over de inhoud van dit communicatieplan is afstemming en overleg geweest met

communicatieadviseurs van de organisaties. De Lelystadse organisaties ontvangen dit plan

ook.

We houden de organisaties (via hun contactpersonen) maandelijks op de hoogte met een mail

over de stand van zaken met betrekking tot de planning, wanneer ze op de concept

uitvoeringsplannen kunnen reageren, stand van zaken met betrekking tot de aanbesteding, et

cetera. We hebben contactpersonen bij zo goed als alle organisaties; organisaties die

ontbreken kunnen zich aanmelden via de website voor deze informatiemail.

Daarnaast organiseren we elke 6 weken een bijpraat-/kennisdelingsbijeenkomst met de

communicatieadviseurs van de organisaties.

Voor de directe frontofficemedewerkers vanuit de gemeente, het CJG en

klantcontactmedewerkers op de wijkinfopunten organiseren we samen met het CJG en


Welzijn Lelystad speciale trainingsbijeenkomsten voor het goed kunnen beantwoorden van de

te verwachten vragen. Hier kunnen ook vrijwilligers bij aanhaken, die samen met stichting

Welzijn op bepaalde momenten vragen beantwoorden op de wijkinfopunten.

Welzijn Lelystad organiseert in het najaar een scholingsbijeenkomst voor alle huisartsen in

Lelystad gericht op de samenwerking met het Sociaal wijkteam. Welzijn Lelystad doet dat in

samenwerking met Medrie en Lelystad in Beweging. Voor deze scholing wordt accreditatie

aangevraagd. Op die manier kunnen we hen op een effectieve en efficiënte manier op de

hoogte brengen van alle veranderingen en gaan we gezamenlijk met de huisartsen de

samenwerking tussen het sociale domein en het medische domein concreet invullen, zoals

met ‘Welzijn op Recept’.

Medewerkers gemeente

Ook de medewerkers van de gemeente Lelystad hebben een belangrijke informerende rol. Het is

belangrijk dat zij dezelfde juiste boodschap overbrengen. Dit geldt voor alle medewerkers, maar met

name voor de frontofficemedewerkers bij de teams Poort en Zorg, telefonistes van de Stadswinkel, de

receptie en voor de medewerkers die betrokken zijn bij het opstellen van het Lelystadse beleid.

Intern zetten we onder andere de volgende communicatiemiddelen in:

Maandelijks artikel op het intranet

Open koffies

Vragen- en antwoordenlijst

Een eenduidige presentatie/verhaal om te vertellen tijdens bijeenkomsten

De frontofficemedewerkers informeren we over alle relevante ontwikkelingen en zij ontvangen

ook alle communicatie die naar buiten gaat.

Het Sociaal wijkteam

Het Sociaal wijkteam wordt dé toegang tot de Wmo. Het is belangrijk dat dit team professioneel

gepositioneerd worden. Geen houtje-touwtje uitstraling, maar een daadkrachtige, betrouwbare en

professionele uitstraling die voor iedereen herkenbaar is.

Welzijn Lelystad ontwikkelt in samenwerking met de gemeente een apart beeldmerk/logo voor

het Sociaal wijkteam.

En zorgt voor presentaties van de (gezichten) van het Sociaal wijkteam via flyers, website en

zaken die de herkenbaarheid vergroten (logo op wijkinfopunt, kleding, vervoersmiddelen, et

cetera).

De wijkinfopunten zijn de ingang tot het Sociaal wijkteam. De klantcontactmedewerkers van

de wijkinfopunten worden getraind door Welzijn Lelystad op het beantwoorden van het

merendeel van de vragen. Vanuit de gemeente krijgen zij heldere vraag- en antwoordlijsten

die zij kunnen gebruiken in het afhandelen van de telefonische (en fysieke) vragen.

We maken een film over de werkwijze van het Sociaal wijkteam. Deze gebruiken we online en

tijdens bijeenkomsten. Hierin wordt een beeld gegeven van de professionaliteit en

deskundigheid van de medewerkers en de werkwijze (hoe gaat een ondersteuningsgesprek in

z’n werk).

Toegang jeugd

De toegang tot de jeugdhulp gaat in eerste instantie via het CJG en de verwijsbevoegden (huisartsen,

medisch specialisten, jeugdartsen, et cetera). De Jeugd&Gezinsteams bieden en arrangeren

passende ondersteuning waar eigen kracht en zelfredzaamheid niet voldoende zijn. Zij zijn dus niet de

eerste ingang. Het CJG heeft reeds een eigen herkenbaar gezicht (dit kunnen we wel extra

ondersteunen in onze communicatie-uitingen).


d. Doel: vergroten van de participatiesamenleving

Samen Lelystad

Eerst kijken wat je zelf kunt doen of kunt organiseren in je omgeving en niet automatisch een beroep

doen op ondersteuning van de overheid, dat is een uitgangspunt dat niet alleen geldt voor de

decentralisaties. Het geldt voor alle terreinen van de gemeentelijke dienstverlening. We kiezen er

daarom heel bewust voor geen aparte ‘decentralisatiecampagne’ op te zetten, maar dit op te pakken

in breder verband. Samen zijn we immers Lelystad. Hiervoor wordt binnenkort een plan besproken in

de directie. Samen Lelystad zal ook een eigen beeldmerk ontwikkelen. Dit beeldmerk laten wij

terugkomen in alle uitingen. We laten ons eigen beeldmerk dat we tot nu toe gehanteerd hebben dus

los en sluiten hierbij aan.

Digitale informatie/sociale kaart

Er is nu op verschillende plaatsen info te vinden over ondersteuning en zorg: op de gemeentelijke

website, de site van de GGD, de site van Welzijn Lelystad, et cetera. Het is wenselijk dat de

informatievoorziening goed op orde is. Daarom zal, in overleg met de GGD en Welzijn Lelystad,

bekeken worden hoe dit efficiënt kan worden georganiseerd. Daarbij kan ook gebruik worden gemaakt

van Regelhulp. Regelhulp is een digitale wegwijzer van de rijksoverheid voor iedereen die op zoek is

naar zorg of ondersteuning. In overleg met Welzijn Lelystad en de GGD zal worden bekeken hoe de

digitale informatie goed ingevuld kan worden en op welke wijze Regelhulp aan de gemeentelijke site

en/of de welzijnindewijk-website gekoppeld kan worden.

Inspirerende verhalen

In de digitale nieuwsbrief en op de pagina in de FlevoPost plaatsen we steeds een inspirerend

voorbeeldverhaal.

Als rode draad in alles wat we doen

In al onze communicatie is dit de leidraad voor ons handelen. In de gesprekken, in de schriftelijke

uitingen, in de online communicatie. Het maakt niet uit. Altijd is de insteek: wat kunt u zelf doen? Wat

kunt u organiseren?


Elke maand / periodiek

•Nieuwsbrief AWBZ/Wmo en Jeugdhulp Halve pagina in FlevoPost

•Online communicatie (webcare/monitoring) Bijwerken website

•Artikelen intranet Vraag- en antwoordlijst actualiseren

•Voorlichtingsbijeenkomsten bij organisaties (op uitnodiging)

•Perswoordvoering Informatiemail partners

•Bijpraat-/kennisdelingsbijeenkomst communicatieadviseurs organisaties

Juni 2014: Afronding

beleidsplan / uitvoeringsplan

•Start communicatiemiddelenmix (zie elke maand)

•Trainen medewerkers frontoffice gemeente en klantcontactmedewerkers wijkinfopunten (inclusief enkele vrijwilligers) in beantwoorden vragen

Juli 2014: Collegebesluit

concept beleidsplan /

uitvoeringsplan

•Kort persbericht na behandeling concept-beleidsplan/uitvoeringsplan in college

•Reactiemogelijkheden voor organisaties en Wmo Cliëntenraad en Jeugdraad

•Brief vanuit VWS naar bestaande AWBZ-cliënten en aansluitend brief vanuit ons daar achteraan over proces

•Faciliteren aanbieders in communicatie naar cliënten over de veranderingen

Aug. 2014: Indienen reacties

• Inloopbijeenkomsten voor reacties organisaties en Wmo Cliëntenraad en Jeugdraad (+ mogelijkheid schriftelijk/via e-mail reageren)

•Sluitingstermijn/verwerken reacties

Sept. 2014: Besluitvorming

college en oordeelsvorming

raad

•Uitgebreid persbericht na 2e vaststelling door college

•Organisaties informeren over (voorlopig) eindresultaat

•Persoonlijke gesprekken voor ondersteuningsplannen door het Sociaal wijkteam

•Lancering filmpje presentatie/werkwijze Sociaal wijkteam

Oktober 2014: Besluit

gemeenteraad en keuze

aanbieder(s)

•Publiekssamenvatting (e-book en papieren versie)

•Persmoment/informatiemoment tekenen contract aanbieder

• Informatiebijeenkomsten op laagdrempelige plekken

•Persoonlijke gesprekken voor ondersteuningsplannen door Sociaal wijkteam

•Start training medewerkers frontoffice en CJG beantwoorden vragen jeugdhulp

•Faciliteren jeugdhulppartners in communicatie met cliënten

5. COMMUNICATIEPLANNING TOT 1 JANUARI 2015


November 2014

•Continuering communicatiemiddelen

December 2014

•Continuering communicatiemiddelen

CommuniCatieplan transitie aWBZ / Wmo en jeugdhulp AWBZ en Jeugdhulp... · Organisaties:...

Documents

Transcript of CommuniCatieplan transitie aWBZ / Wmo en jeugdhulp AWBZ en Jeugdhulp... · Organisaties:...