College 5 Sjaak Veerman

47
Business Controlling & Accounting 1

Transcript of College 5 Sjaak Veerman

Page 1: College 5 Sjaak Veerman

1

Business Controlling & Accounting

Page 2: College 5 Sjaak Veerman

2

In control

Bert GadellaaSjaak Veerman

Page 3: College 5 Sjaak Veerman

3

Wat is in control (zijn)?

1. Wanneer is een organisatie in control?2. Wat is daar dan voor nodig? 3. Wat is daar in de rol van de

controller/financial?

Formuleer de antwoorden zo concreet als mogelijk

Page 4: College 5 Sjaak Veerman

4

Drie aannames

1. Een organisatie is een groep mensen die een gemeenschappelijk / gezamenlijk doel nastreeft

2. Dat doel is SMART geformuleerd3. Wij willen de kans dat wij dat doel gaan halen

onder alle omstandigheden zo hoog mogelijk doen zijn = IN CONTROL

Page 5: College 5 Sjaak Veerman

5

Business in controlVolgens Kenneth Merchant

•The primary function of controls is to influence behaviors in desirable ways

•The benefit of the controls is the increased probability that the organization’s objectives are achieved

•Good control means an informed person can be reasonably confident that no major, unpleasant surprises will occur

Page 6: College 5 Sjaak Veerman

6

Business in control volgens Leen Paape Bron:

Paape, L. 2008. In control’ verklaringen: gebakken lucht of een te koesteren fenomeen?

Page 7: College 5 Sjaak Veerman

7

Business in control volgens Leen PaapeBron: Paape, L. 2008. In control’ verklaringen: gebakken lucht of een te koesteren fenomeen?

• In control’ zijn is een relatief begrip• Aanvaardbare balans tussen risico (risico als maatstaf voor

onzekerheid) en beheersing• Een organisatie is in control als zij beschikt over een

Management Control Systeem (MCS) dat haar in staat stelt binnen een vooraf gedefinieerde periode in x% van de gevallen/tijd binnen een vooraf gedefinieerde risicotolerantie te blijven

• Indien buiten die risicotolerantiegrens wordt getreden, stelt het MCS de organisatie in staat dat tijdig te constateren en te herstellen

Page 8: College 5 Sjaak Veerman

8

Management control systeemBron: Paape, L. 2008. In control’ verklaringen: gebakken lucht of een te koesteren fenomeen?

1. De visie/missie/strategie2. De wijze waarop de doelen tot stand komen3. De structuur van de organisatie4. De wijze waarop de ‘key performance indicators’ worden bepaald5. Hoe de ‘performance’ wordt gemeten6. De leiderschapsstijl7. De wijze waarop met beloningen wordt omgegaan8. De cultuur/’tone at the top’ van de organisatie9. Hoe het gedrag van medewerkers wordt beïnvloed en hoe medewerkers worden gemotiveerd10. De wijze waarop de ‘feedback’ is georganiseerd11. Het gebruik van informatie- en communicatiesystemen12. Hoe de bewaking plaatsvindt13. Wat de organisatie doet om de veranderingen in de omgeving te onderkennen en daarop in

te spelen (lerend vermogen)14. Hoe de samenhang tussen de hiervoor genoemde elementen wordt geborgd

Page 9: College 5 Sjaak Veerman

9

Punt Beschrijving Oordeel Onderbouwing

1 Visie, missie, strategie O 4 values

2 Wijze waarop doelen tot stand komen G BsC

3 Structuur van de organisatie R TBV niet duidelijk

4 Wijze waarop KPIs worden bepaald G BsC

5 Hoe wordt 'performance' gemeten G Benchmarking

6 Leiderschapsstijl G

7 Wijze van omgang met beloningen G

8 Cultuur/'tone at the top' G

9 Beïnvloeding gedrag/motivering medewerkers G

10 Wijze organisatie 'feedback' G Monthly review meetings

11 Gebruik van ICT systemen O

12 Hoe vindt bewaking plaats G

13 Lerend vermogen organisatie O

14 Samenhang tussen 1 - 13 O ROCE < 11%

Page 10: College 5 Sjaak Veerman

10

Management control systeemBron: Kreitner, R., Kinicki, A. 1995. 3rd ed. Organizational Behavior. Chicago: Irwin

1. Teveel personeel2. Tolerant voor incompetentie3. Omslachtige administratieve procedures4. Disproportionele macht van de staf, bijv. technische staf specialisten overvleugelen de lijn die ze

onderontwikkeld en te conventioneel vinden5. Vorm gaat boven inhoud, bijvoorbeeld het proces van budgetteren wordt belangrijker dan de bereikte

resultaten6. Schaarste aan duidelijke doelen en maatstaven voor besluitvorming7. Angst voor gezichtsverlies en conflicten, bijv. managers die eerder succesvol waren zijn tegen nieuwe

ideeën om fouten uit het verleden te verhullen8. Gebrek aan effectieve communicatie9. Achtergebleven organisatiestructuur10. Leiders zoeken in toenemende mate de zondebok11. Weerstand om te veranderen12. Lage moraal13. Belangengroepen zijn hoorbaar aanwezig14. Afgenomen innovatie

Page 11: College 5 Sjaak Veerman

11

Functies van controlBron: Paape, L. 2008. In control’ verklaringen: gebakken lucht of een te koesteren fenomeen?

1. Het motiveren van mensen om beslissingen en acties te nemen die consistent zijn met de doelen van de organisatie

2. Het integreren van de inspanningen van de diverse delen van de organisatie

3. Het beschikbaar stellen van informatie inzake de resultaten van de bedrijfsvoering en de performance van medewerkers

4. Het faciliteren van de implementatie van strategische plannen

Page 12: College 5 Sjaak Veerman

12

Controller

Bert GadellaaSjaak Veerman

Page 13: College 5 Sjaak Veerman

13

Page 14: College 5 Sjaak Veerman

14

Page 15: College 5 Sjaak Veerman

15

Pacioli,1494, De Computis et Scripturis

1. Geld hebben2. Een goede boekhouder en een alerte

wiskundige zijn3. Transacties ordentelijk vastleggen zodat je

altijd onmiddellijk overzicht hebt

Page 16: College 5 Sjaak Veerman

16

Boekhouding klopt

Page 17: College 5 Sjaak Veerman

Boekhouding klopt• Geloofwaardigheid

van de professional staat op het spel als de boekhouding niet klopt

• Kloppen de cijfers niet, dan ben je niet geloofwaardig

• Je wordt dan ook nooit toegelaten in de rol als supporter van het management

17

Page 18: College 5 Sjaak Veerman

18

Gevaarlijk vak?

• Het meest subjectieve vak met de grootste schijn van objectiviteit– Wet- en regelgeving– Werken met getallen

• The wise businessman will use arithmetic to his advantage, but will never delegate his commercial judgment to a mathematical equation (volgens Benjamin Franklin)

Page 19: College 5 Sjaak Veerman

19

Beïnvloedenbesluitvormingmanagement

Bewakenintegriteit*organisatie

Businessgedrevenanalyse

Fundament voor succesFinanciering, boekhouding, financieel management, management accounting, management control,

belastingen, risico management, investor relations, treasury, gevoel voor de business**

Financials nemen actief deel in het managen van de business

* Zoals in goal congruence** Business acumen

Page 20: College 5 Sjaak Veerman

20

Statuut om rol en positie te regelen

• Een redactiestatuut geldt als referentiekader voor de vastlegging van de positie van hoofdredactie en redactie binnen de geschreven media

• Zo staat er duidelijk omschreven wat het doel, de beginselen, uitgangspunten, organen, verhouding directie-redactie in omschreven en afspraken rondom redactiebudget, structuurwijzigingen, eventuele conflicten, personeelsbeleid en persoonlijke verantwoordelijkheid

• Controllerstatuut?

Page 21: College 5 Sjaak Veerman

21

Model controllerstatuut

Page 22: College 5 Sjaak Veerman

22

Auditing, compliance en (corporate) governance

Bert GadellaaSjaak Veerman

Page 23: College 5 Sjaak Veerman

23

AuditingFinancial – external Operational - internal

Object Jaarrekening Business controls (processen)

Doel Vaststellen betrouwbaarheid financiële informatievoorziening

Zicht op inconsequenties in het beheersingskader

Richting Retrospectief ProspectiefOpdracht-gever

Hoogste niveau Regelgevend niveau

Instelling Rationeel / controleur Conceptueel / managerRolopvatting Vakgericht expert Klantgericht adviseur

Driessen, Geeve en Molenkamp, 1996

Page 24: College 5 Sjaak Veerman

24

Compliance

Compliance is het naleven van wet- en regelgeving, interne regels en gedragscodes. Reikwijdte afhankelijk van:• Sector.• Type organisatie.

Page 25: College 5 Sjaak Veerman

25

Corporate Governance• Governance gaat over besturen en beheersen, over

verantwoordelijkheid en zeggenschap en over toezicht en verantwoording.

• Het doel van de Code is het met of in relatie tot wet- en regelgeving bewerkstelligen van een deugdelijk en transparant stelsel van checks and balances binnen Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen en het daartoe reguleren van de verhoudingen tussen het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering/aandeelhouders.

• Naleving van de Code draagt bij aan het vertrouwen in goed en verantwoord bestuur van vennootschappen en hun inbedding in de maatschappij.

Bron: (Nederlandse CG Code 2016)

Page 26: College 5 Sjaak Veerman

26

5 thema’s Nederlandse CG code 2016

1. Meer focus op lange termijn waardecreatie2. Verstevigen van risicomanagement3. Nieuwe accenten in effectief bestuur en

toezicht4. Introductie van cultuur als essentieel

onderdeel van CG5. Beloningen: opgeschoond en vereenvoudigd

Page 27: College 5 Sjaak Veerman

27

(Strategisch) risicomanagement

Bert GadellaaSjaak Veerman

Page 28: College 5 Sjaak Veerman

28

Even de toon zetten….

Page 29: College 5 Sjaak Veerman

29

Risico

Positief en/of negatief effect van een onzekere gebeurtenis (incl. veranderende omstandigheid) op het behalen van de organisatiedoelstellingen

oorzaken/ kansen

gevolgen/ effectenrisico

Page 30: College 5 Sjaak Veerman

30

Risicomanagement

Gecoördineerde activiteiten om de organisatie te sturen en te beheersen met betrekking tot risico’s.

… en hierover transparant verantwoording af te kunnen leggen (aan stakeholders) en toezicht op te houden (door stakeholders).

Page 31: College 5 Sjaak Veerman

31

Risicomanagement (ISO 31000)Risicomanagementprincipes:Uitgangspunten en condities voor een doeltreffende opzet en toepassing van risicomanagement in alle lagen van de organisatie.

Risicomanagementkader:Geheel van componenten die de basis en organisatorische maatregelen bieden voor ontwerp, implementatie, monitoring, beoordelen en continue verbeteren van risicomanagement in alle lagen van de organisatie.

Risicomanagementproces:Systematische toepassing van beleidslijnen, procedures en werkwijzen op de activiteiten met betrekking tot communicatie, overleg, vaststelling van de context en het identificeren, analyseren, evalueren, behandelen, monitoren en beoordelen van risico’s

Proces

Kader

Principes

Page 32: College 5 Sjaak Veerman

32

Risicomanagement (ISO 31000)

Page 33: College 5 Sjaak Veerman

33

Risicomanagement Principes

• Voegt waarde toe• Is geïntegreerd in de processen van de organisatie• Maakt deel uit van de besluitvorming• Onzekerheid wordt expliciet benoemd• Systematisch, gestructureerd en tijdig

Page 34: College 5 Sjaak Veerman

34

Risicomanagement Principes

• Gebaseerd op de best beschikbare informatie• Op maat gesneden• Houdt rekening met menselijke en culturele factoren• Transparant en sluit niemand uit• Dynamisch, iteratief en reagerend op veranderingen• Ondersteunt continue verbetering en de

ontwikkeling van de organisatie

Page 35: College 5 Sjaak Veerman

35

RisicomanagementkaderAmbitie en commitmentInrichting risicomanagement kader

Context organisatie & omgeving Risicomanagementbeleid Rollen, verantwoordelijkheden en samenwerking Relatie en integratie met andere managementsystemen Middelen voor risicomanagement Interne & externe communicatie en rapportage

Implementatie Implementatie kader risicomanagement Implementatie proces risicomanagement

Monitoring, beoordeling encontinue verbetering RM kader

Page 36: College 5 Sjaak Veerman

36

Vraag

•Wat zijn de kritische succesfactoren om de doelstelling van uw organisatie/onderneming daadwerkelijk te realiseren?

•En licht deze toe.

Page 37: College 5 Sjaak Veerman

37

Kritische succesfactoren

Page 38: College 5 Sjaak Veerman

38

Risicomanagementproces1. Vaststellen van de context (in detail)

2. Risico-identificatie & beoordeling

3. Bepalen strategie en beheersmaatregelen

4. Uitvoeren en inbedden beheersmaatregelen

5. Evaluatie en bijstelling risico’s enbeheersmaatregelen

6. Communicatie & overleg

7. Monitoring & beoordeling

Page 39: College 5 Sjaak Veerman

39

Risico-identificatie & beoordelingRisico-identificatie model

Page 40: College 5 Sjaak Veerman

40

Waarschijnlijkheid

Impa

ct

Huidige

beheers-

maatregel

en

Gewe

nste

behe

ers-

maa

trege

lenInherent (bruto) risiconiveau

Huidig (netto) risiconiveau

Gewenst risiconiveau

Risico-identificatie & beoordeling

Page 41: College 5 Sjaak Veerman

41

CriticalM

inorM

oderateH

igh

Waarschijnlijkheid per jaar

Zeer waarschijnlijk

80+ %

Waarschijnlijk

40– 80%

Onzeker20 – 40%

Onwaarschijnlijk

5 – 20 %

Zeer onwaarschijnlij

k0 – 5 %

Insignificant < € 5.000

Laag € 50.000

Gemiddeld€ 250.000

Hoog € 1 mio

Impa

ct

Rapporteren en aanvullende actie!

Risico-identificatie & beoordelingCatastrofaal> € 5mio

Page 42: College 5 Sjaak Veerman

42

Risicostrategie & beheersingVermijdenVermijden

Afstand doen Verbieden Stoppen

Afstand doen Verbieden Stoppen

Richten op Afschermen Elimineren

Richten op Afschermen Elimineren

BehoudenBehouden Accepteren Herwaarderen Zelf verzekeren

Accepteren Herwaarderen Zelf verzekeren

Compenseren Plannen Compenseren Plannen

ReducerenReduceren Verspreiden Verspreiden Beheersen Beheersen

OverdragenOverdragen Verzekeren Herverzekeren Hedgen Schadeloosstellen

Verzekeren Herverzekeren Hedgen Schadeloosstellen

Vaststellen Verdelen Uitbesteden

Vaststellen Verdelen Uitbesteden

ExploiterenExploiteren Toewijzen Diversiteit Uitbreiden Creëren Herontwerpen

Toewijzen Diversiteit Uitbreiden Creëren Herontwerpen

Reorganiseren Prijzen Arbitrage Heronderhandelen Beïnvloeden

Reorganiseren Prijzen Arbitrage Heronderhandelen Beïnvloeden

VermijdenVermijden Afstand doen Verbieden Stoppen

Afstand doen Verbieden Stoppen

Richten op Afschermen Elimineren

Richten op Afschermen Elimineren

BehoudenBehouden Accepteren Herwaarderen Zelf verzekeren

Accepteren Herwaarderen Zelf verzekeren

Compenseren Plannen Compenseren Plannen

ReducerenReduceren Verspreiden Verspreiden Beheersen Beheersen

OverdragenOverdragen Verzekeren Herverzekeren Hedgen Schadeloosstellen

Verzekeren Herverzekeren Hedgen Schadeloosstellen

Vaststellen Verdelen Uitbesteden

Vaststellen Verdelen Uitbesteden

ExploiterenExploiteren Toewijzen Diversiteit Uitbreiden Creëren Herontwerpen

Toewijzen Diversiteit Uitbreiden Creëren Herontwerpen

Reorganiseren Prijzen Arbitrage Heronderhandelen Beïnvloeden

Reorganiseren Prijzen Arbitrage Heronderhandelen Beïnvloeden

Page 43: College 5 Sjaak Veerman

43

Werkwijze - voorbeeld

Voorbereiding

Identificeren & Beoordelen

Vaststellen top risico’s

Analyseren & actieplanning

FinancieelOperationeel

OmgevingsscanWijze van bedrijfsvoeringRange van producten/dienstenWaarderingenOrganisatiestructuurPrestatiemeting (strategisch)Allocatie van middelenPlanningLevenscyclus

Prijsbepaling product/serviceContractuele afsprakenPrestatiemeting (operationeel)Afstemming prestatiemeting (operationeel) met doelstellingen/strategie

Omgevingsrisico’s

Prijs

Liquiditeit

Credit

Informatierisico’s besluitvorming

Procesrisico’s

RentevoetValutaMaterieelHandelswaarFinanciële instrumenten

Budget en planningBoekhoudkundige informatieExterne verslaggevingBelastingenPensioenfondsenInvesteringsbeslissingenWettelijke verslaggeving

Tactisch/financieel Omgeving/strategischProces/operationeel

Concurrent Verwachting klant Technologische innovatie Gevoeligheid Aandeelhoudersrelaties Beschikbaarheid kapitaal

Politiek Wetgeving Regelgeving Industrie Financiële markten Rampzalig verlies

Cash flowOpportuniteitskostenConcentratie

WanbetalersConcentratieVergelijkingOnderpand

KlanttevredenheidHuman resourcesKennismanagementProductontwikkelingEfficiencyCapaciteitNiveau van presterenDoorlooptijdGrondstoffenLogistieke kanalenSamenwerking derdennaleving normenOnderbreking bedrijfsvoeringProduct/service falenMilieuGezond- en veiligheidMerk

Informatie (verwerkings) technologie

Integriteit

EmpowermentLeiderschap Autoriteit UitbestedingPrestatieprikkelsVeranderingsbereidheidCommunicatie

Relevantie IntegriteitToegangBeschikbaarheidInfrastructuur

ManagementfraudeWerknemers-/derden fraudeOnwettig handelenOngeautoriseerd gebruikReputatie

FinancieelOperationeel

OmgevingsscanWijze van bedrijfsvoeringRange van producten/dienstenWaarderingenOrganisatiestructuurPrestatiemeting (strategisch)Allocatie van middelenPlanningLevenscyclus

Prijsbepaling product/serviceContractuele afsprakenPrestatiemeting (operationeel)Afstemming prestatiemeting (operationeel) met doelstellingen/strategie

Omgevingsrisico’s

Prijs

Liquiditeit

Credit

Informatierisico’s besluitvorming

Procesrisico’s

RentevoetValutaMaterieelHandelswaarFinanciële instrumenten

Budget en planningBoekhoudkundige informatieExterne verslaggevingBelastingenPensioenfondsenInvesteringsbeslissingenWettelijke verslaggeving

Tactisch/financieel Omgeving/strategischProces/operationeel

Concurrent Verwachting klant Technologische innovatie Gevoeligheid Aandeelhoudersrelaties Beschikbaarheid kapitaal

Politiek Wetgeving Regelgeving Industrie Financiële markten Rampzalig verlies

Cash flowOpportuniteitskostenConcentratie

WanbetalersConcentratieVergelijkingOnderpand

KlanttevredenheidHuman resourcesKennismanagementProductontwikkelingEfficiencyCapaciteitNiveau van presterenDoorlooptijdGrondstoffenLogistieke kanalenSamenwerking derdennaleving normenOnderbreking bedrijfsvoeringProduct/service falenMilieuGezond- en veiligheidMerk

Informatie (verwerkings) technologie

Integriteit

EmpowermentLeiderschap Autoriteit UitbestedingPrestatieprikkelsVeranderingsbereidheidCommunicatie

Relevantie IntegriteitToegangBeschikbaarheidInfrastructuur

ManagementfraudeWerknemers-/derden fraudeOnwettig handelenOngeautoriseerd gebruikReputatie

EigenaarEind datum

Extra actieOorzakenRisico omschrijving

Prio. EigenaarEind datum

Extra actieOorzakenRisico omschrijving

Prio.Kritische Top (rest) Risico’sKritische Top (rest) Risico’s

Page 44: College 5 Sjaak Veerman

44

Analyseren (top)risico’s

Page 45: College 5 Sjaak Veerman

45

Actieplan - format

Page 46: College 5 Sjaak Veerman

46

Vragen

• Wat zijn de voordelen voor uw organisatie/onderneming om met risicomanagement aan de slag te gaan?

• Wat zijn de voordelen voor jou om met risicomanagement aan de slag te gaan?

Page 47: College 5 Sjaak Veerman

47

Mens &cultuur

Prestatieorganisatie

Management& organisatie

ICTProcessen

• Betere beheersing• Reductie schade / verlies• Minder verrassingen• Beter offerteproces • Verhogen klanttevredenheid • Helderheid over rollen en verantwoordelijkheden

• Eenvoudigere verantwoording• Betere onderbouwde besluitvorming / investering

• Juiste prioriteitstelling / focus• Innovatie ondersteunen • Verhogen tevredenheid aandeelhouders

• Risicobewustzijn• Imago organisatie• Compliance• Gericht toezicht• Samenwerking/ontzuiling • Functioneren, beoordelen &ontwikkelen

• Van reactief naar proactief

• Betere stuurinformatie• Realisatie projecten binnen kaders

• Betere betrouwbaarheid

Toegevoegde waarde