1

CLUB CITRA

EXTRAITS

LE MOT DU PRESIDENT

ARTICLES TEMOIGNAGE CLIENT: MON PREMIER

CLUB

SEIITRA LE MOT D’OLIVIER DE KORTE - SAN-DRINE LAURENT : DANS LA FOSSE

AUX LIONS

THETRAWIN COURS MAGISTRAL - ESPACE

CLIENT - NOUVEAUTES THETRANET & FEUILLE DE ROUTE

IMAGES MOMENTS DE LABEUR ET DE FETE

SAGRADA FAMILIA, Antoni GAUDI - Début des travaux 1882

SEMINAIRE DE BARCELONE, 11 & 12 JUIN 2015

LE MOT DU PRESIDENT

MERCI.!!! C’est la meilleure « enquête de satisfaction » que nous ayons reçue, suite au Club de Barce-

lone. Le travail du Bureau de l’Association, la délégation des Clubs régionaux, la concertation régulière avec

les équipes SEIITRA, le suivi des plannings et des engagements pris par la direction, Monsieur de Korte, la

présentation dans le respect des délais des évolutions, modifications et améliorations ont fait retrouver le

sourire à plus d’un. Tout aussi chargé, voire plus que les précédents Club, nous avons dû étendre les jour-

nées de travail pour traiter l’ordre du jour complet.

Le vendredi nous avons innové par une longue rencontre entre les dirigeants de Cabinets et Monsieur de Korte.

exposé de la situation en général,

rappel des objectifs annoncés dès Strasbourg et lors des Clubs suivants et des engagements tenus et à tenir.

confirmation de l’échéancier en cours,

précision sur la stratégie à court et moyen terme,

précisions des priorités par les Dirigeants.

Puis un débat très libre, ferme mais courtois, sur les attentes des professionnels qui aimeraient que certaines évolutions

soient plus rapides, que les coûts soient plus maitrisés, que la simplification soit en marche et non promise à un avenir afin

de mettre notre progiciel en adéquation avec les nouvelles donnes de nos métiers : concurrence, internet, législation, etc.….

Merci à Monsieur de Korte de s’être fait accompagner de nombreux collaborateurs qui ont été tout au long de ces journées à

la disposition des clients.

Merci à eux qui se sont prêtés à ces interrogatoires, exercices dont ils n’ont pas forcément l’habitude, et n’oublions pas tous

les collaborateurs de l’ombre qui œuvrent, adaptent, dépannent, améliorent et font vivre notre outil informatique

Note devise ne sera pas « Le changement c’est maintenant » mais « le changement a eu lieu » Soyons vigilant afin qu’il ne

reste pas au bord du chemin……

Merci à vous fidèles adhérents, merci aux animateurs de régions et surtout merci à tous les membres du Bureau qui se dé-

vouent toute l’année pour faire vivre notre Association

Dominique Carteret

Président, au nom du Bureau de l’Association et de ses membres, Alain, François, Sylvie, Olivia, Marie-Laure

« Pour ce qui est de l’avenir, il ne s’agit pas de le prévoir mais de le rendre possible » Antoine de ST- EXUPÉRY

« Devenez ce que vous êtes » François MICHELIN

2

OLIVIER DE KORTE

Directeur Général SEIITRA

« Enfin !!!

Et oui enfin, pour les membres du Club comme pour les

équipes de la société Seiitra, les changements profonds enga-

gés il y a plus d’un an commencent à etre visibles par tous.

Bien sur, il y a encore beaucoup à faire et les choses sont per-

fectibles, mais la tendance est là. Les différentes réorganisa-

tions qui accompagnent la mise en place des processus opéra-

tionnels structurés, les investissements long terme sur la

chaine éditique ou le produit Thetranet, la mise à disposition de

la structure Saas, la mise en place d’un dispositif de formation

à distance performant, la perspective de nouvelles offres de

services telles que l’externalisation du traitement de la paie des

gardiens, permettent à tous d’entrevoir ce que Seiitra demain

sera.

Maintenant, le plus dur reste à faire : Tenir la ligne. Adresser la

veille réglementaire très consommatrice en ressources tout en

priorisant les produits proposant des gains de productivité im-

portants ou bien encore intégrer les renforts pour améliorer le

niveau de service sans perdre de vue la réalisation des grands

investissements sur le long terme. Le chemin va etre encore

long et semé d’embuches mais il est maintenant tracé et fait

sens, semble t il, pour un grand nombre des participants au

club de Barcelone. »

DECOUVERTE..

UNE PARTICIPANTE DONNE SON IM-

PRESSION SUR SON PREMIER CLUB.

« C'est avec beaucoup de plaisir que je partage en quelques lignes mes impressions sur le séminaire de Bar-celone.

Très bon accueil de tous les participants dans ce bel l'hô-tel comme si je les avais quittés hier alors que c’est mon premier Club .

Ce séminaire sur deux jours était bien organisé avec un programme chargé: formation, visites et une soirée de gala très sympathique ..

Les intervenants qui ont présenté les différentes évolu-tions et changements l'ont fait de manière claire. Cepen-dant plus de cas concrets et pratiques permettraient de mieux assimiler les présentations.

Les échanges entre les membres sont libres, constructifs et démonstratifs . Je découvre la notion de Confrères.

J'ai vraiment été ravie de participer à ce séminaire ce qui m'a permis de partager de d'échanger avec d'autres personnes les connaissances et l'utilisation du logiciel ThétraWin.

Pour mon premier club le côté professionnel de cette réu-nion ainsi que le côté humain des participants m’ont vrai-ment séduite.

Je tiens a remercier toute l'équipe du Club Citra

Pascale PORCARO

Cabinet GAIA

3

ORDRE DU JOUR DU CLUB CITRA BARCELONE, 11 & 12 JUIN 2015

« Les déceptions ne tuent pas et les espérances font vivre » Georges SAND

ANTONI GAUDÍ né 25 juin 1852 et mort le 10 juin 1926 à Barcelone, est un archi-tecte catalan. Qualifié de modernisme, son travail a marqué de façon durable l'architecture de Barcelone. On lui doit notamment le Palais Güell inscrit au patri-moine mondial de l'UNES-CO. Diplômé de l'École d'archi-tecture de Barcelone en 1878, il est d'abord inspiré par Eugène Viollet-le-Duc mais bien vite, il rompt avec le style néogothique. Dès ses premiers projets, il fait cohabiter architecture et mobilier. Inscrit dans la mouvance de l'Art nouveau alors en vogue en Europe, il sera rapidement le porte-étendard du modernisme, qui en est la variante cata-lane. Antoni Gaudí sera soutenu notamment par le riche in-dustriel Eusebi Güell, pour lequel il créera le Palais Güell en 1889, ouvrage inscrit au patrimoine mondial de l'UNESCO tout comme la Casa Milà construite en 1907 ou le Parc Güell qu'il aménagea de 1900 à 1914. En 1883, il est choisi pour entreprendre la construction d'une cathédrale dédiée à la Sainte Famille : la Sagrada Família, financée par des dons privés. Jusqu'à sa mort en 1926, il se concentre sur ce projet qu'il considère comme le projet de sa vie

4

PREMIÈRE VISITE DANS LA « FOSSE AUX LIONS »

‘AIME à penser que mon métier et celui de nos

équipes, est de simplifier le quotidien des utilisa-

teurs de nos produits. Après avoir travaillé près de

10 ans dans les applications à destination du per-

sonnel soignant des établissements de santé, j’ai la certi-

tude que nous pouvons améliorer le quotidien des

équipes qui utilisent les outils informatiques. Améliorer

leur rentabilité, mais aussi leur permettre de travailler se-

reinement à leur cœur de métier, faire ce qu’ils aiment, en

réduisant le temps et l’attention à consacrer aux tâches

annexes, en automatisant, en simplifiant, en sécurisant

les process.

Pour mon premier club utilisateurs chez Seiitra, j’avoue que j’ai eu de la chance concernant la destination. Il

n’empêche, qu’au moment de rencontrer les utilisateurs et de prendre la parole pour présenter le travail de

nos équipes, je stresse j’ai un peu le trac. Il s’agit non moins de présenter le travail qui a été réalisé et le tra-

vail à venir ; que de valider que les processus de fond mis en place vont dans le bon sens. C’est une ren-

contre avec nos juges examinateurs. Et je sais que les attentes sont fortes.

J’ai bien sûr une astuce pour surmonter le trac mais je n’en dévoilerai rien ici. L’entrée dans la fosse aux

lions : La séance commence … Le premier constat est positif, les échanges fonctionnent et sont constructifs.

Même si nous avons encore des choses à améliorer, j’ai le sentiment que la vision que nous avons du pro-

duit et les attentes des utilisateurs semblent converger. J’ai aussi la confirmation évidente que nous avons un

objectif commun.

J’ai réellement apprécié de pouvoir rencontrer les personnes avec qui je ne suis en contact souvent que par

mail, ou par le biais de demandes de modification dans ThetraWin. Pour moi,

l’échange direct me permet d’appréhender au mieux les attentes, de valider en

direct les idées. Le regroupement d’utilisateurs aux profils et usages différents

créé une réelle angoisse, cacophonie émulation.

J’ai pris près de six pages de notes, et suis revenue avec beaucoup de travail,

d’idées. Mais aussi avec une meilleure compréhension de ce qui était atten-

du ; quelques points de contentions que nous n’avions pas identifiés mais qui

gênent nos utilisateurs, parfois au quotidien, et sur lesquels nous allons pouvoir

entreprendre (ou nous avons déjà entrepris depuis le club) des actions simples ;

d’autres projets, plus ambitieux , qui seront plus longs à réaliser mais sur lesquels

la valeur ajoutée de l’informatisation ne fait aucun doute et qui motivent les

équipes Seiitra.

Sandrine LAURENT

Manager Développement ThétraWin

J

Daniel dans la fosse aux lions - Paul RUBENS

5

« LE SAAS, UNE

REELLE OPOR-

TUNITE DE

DEVELOPPE-

MENT POUR

VOS CABINETS »

« LE SAAS, UNE

REELLE OPOR-

TUNITE DE

DEVELOPPE-

MENT POUR

VOS CABINETS »

UNE ATMOSPHERE TOUJOURS AUSSI FESTIVE

6

ESPACE CLIENT

LISTE DES TUTORIELS & ESPACE DOCUMENTATION

VOTRE ESPACE CLIENT

S’ENRICHIT

Vous l’aviez deman-

dé au club de Paris et

nous l’avons créé

pour Barcelone. L’es-

pace documentation

vous permet doréna-

vant de pouvoir consulter et télé-

charger tout un ensemble de

pièces transmises par SEIITRA..

Ainsi vous pouvez déjà y trouver

l’ensemble des présentations ef-

fectuées par les intervenants du

club de Barcelone. Il devra bien

sûr s’enrichir au fil du temps de

bien d’autres rubriques : élé-

ments de formations, pièces ad-

ministratives, documentation de

versions, etc. Cet espace docu-

mentation devrait être, nous en

sommes certains, un excellent

moyen de communication et

d’information vers vous.

TUTORIELS COMMUNS AU SYNDIC/GÉRANCE

TUTORIELS GÉRANCE

TUTORIELS SYNDIC

7

Si votre portefeuille est constitué d’un nombre important d’allocataires

CAF, alors ce module est pour vous. Françoise ALTOMARE et Pascal

RODRIGUEZ ont présenté brillamment les avantages incontestables

que vous pourrez tirer de la mise en application d’un tel module au sein

de votre organisation.

LES PRE REQUIS :

1) Souscrire un contrat auprès de SERES afin d'obtenir identifiant et

mot de passe pour une boite mail sécurisée (service TELEPOST sécurisé) à 65 € par

an,

2) Contactez votre caf afin qu’elle vous adresse

les fichiers sur votre boite mail SERES

3) Renseignez dans la fiche individu le code CAF

du locataire ainsi que le nom de la caisse d’affilia-

tion

FONCTIONNEMENT

Il est simple. Chaque mois, au lieu de recevoir un bordereau papier, vous recevez un

mail dans votre boîte SERES. Enregistrez le fichier joint dans le répertoire « W:\CAF ».

Dans le menu CAF de ThétraWin, procédez alors à l’intégration de ce fichier. Après con-

trôle, validez-le afin de générer les écritures de règlement, les lignes d’appel (APL, Rap-

pel, Restitution trop perçu si sortie locataire dans la période) et leur ventilation sur le

compte des propriétaires. Vous pouvez également éditer un bordereau d’encaissement

afin de conserver une trace des sommes affectées. Que de temps gagné!

COUR MAGISTRAL TRAITEMENT AUTOMATIQUE DE LA CAF

THETRACAF, SIMPLE, RAPIDE ET

EFFICACE

THETRACAF, ÇA SERT AUSSI POUR LES RÉVISIONS

Chaque mois de juillet, c’est la même « galère ». Il faut se connecter sur le site de la CAF et mettre à

jour MANUELLEMENT les fiches allocataires avec les nouvelles informations de loyer et mettre à

jour les congés.

Avec THETRACAF, C’EST TERMINE.

Avec THETRACAF, chaque année vous récupérerz via

SERES-TELEPOST le fichier des allocataires, et ceci de la

même manière que pour les bordereaux mensuels d’en-

caissements,

Dans le menu CAF de ThétraWin, choisir l’option

« Révision annuelle des loyers » , indiquez le nom du chier

reçu ainsi que le nom du fichier qui sera généré.

Lancer le traitement de révision. Le fichier est automatique-

ment complété avec les loyers révisés. Si nécessaire, les

dates de sortie des locataires partis sont également mises

à jour.

8

Pourquoi continuer à

saisir manuellement les relevés de consommation alors qu’il suffit de les

intégrer numériquement dans ThétraWin. Encore quelques gains supplé-

mentaires de productivité en perspective. Françoise et Pascal nous en expli-

quent le principe très simple de fonctionnement

PRE REQUIS

Il vous suffit d’entrer en relation avec votre/vos releveur(s) habituels pour

qu’il vous fournisse le format des données qui devront être insérées dans ThétraWin. Le plus courant est le modèle SCHLUMBERGER.

Si le modèle ne correspond pas, faites parvenir à SEIITRA le cahier des charges du fournisseur afin que nous puissions l’intégrer, La liste

modèles fournis- seur à aujourd’hui disponibles sont :

FONCTIONNEMENT

Facile. Vous recevez de votre fournisseur (par mail, par clé

USB) un fichier correspondant aux relevés effectués. Il faut

alors copier ce fichier dans le répertoire INDEX.

Dans ThétraWin, accéder au menu « Index

de consommation » et choisissez l’option

« Relevé: MAJ par fichier ». Zoomer alors

pour récupérer le fichier transféré. Les va-

leurs « Fichier Source », « Fichier cible »,

« Fournisseur » s’affichent par défaut selon

un paramétrage effectué à distance par nos

services. Le pavé « Sélection immeubles »

permet de ne traiter que partiellement un fi-

chier en insérant les consommations d’une

liste, d’un groupe, ou d’un immeuble en parti-

culier. Après avoir lancé le traitement et s’il y

a des rejets, les compteurs concernés appa-

raissent dans le compte-rendu de traitement.

RÉSULTAT

Une fois le traitement terminé, il est bien sûr facile d’agir sur

les consommations automatiquement insérées en allant

dans la consultation du relevé. Il est possible alors d’inter-

venir sur la saisie pour imputer un forfait ou compléter une

saisie sur un compteur en anomalie.

Il ne vous restera plus alors qu’à effectuer la mise à jour

des bases de répartition selon la même procédure que pour

la saisie manuelle.

COUR MAGISTRAL TRAITEMENT AUTOMATIQUE DES INDEX D’EAU

RELEVES MAGNETIQUES, SIMPLE, RAPIDE ET EFFICACE

9

BARCELONE… LE CHOC DES PHOTOS

10

THETRANET rencontre un succès exponentiel. Et vous êtes de plus en plus nombreux à nous solliciter pour vous offrir un outil

toujours plus performants. La feuille de route de THETRANET est bien fournie et le service de Denis CAVANNA a du « pain

sur la planche » jusqu’à la fin de l’année (voir roadmap page suivante). Bien des choses sont pourtant dores et déjà dispo-

nibles. Elles sont issues de vos demandes. Voici un extrait de ces « conversations »

MANDAT SEPA EN LIGNE

MULTI AGENCES

SVP, LA DEMANDE EN LIGNE

THETRANET MOBILE,

TOUT THETRANET MAIS SUR SMARTPHONE

THETRANET VOS QUESTIONS, NOS REPONSES

11

THETRANET

LA ROADMAP 2ème

SEMESTRE 2015

De plus en plus utilisé par vos clients, ThétraNet vous garantit en interne toujours plus de productivité. Il est donc évident pour

nous d’y apporter sans cesse des nouveautés, la plupart issues de vos remarques et votre expérience. Pour 2015, nous en

avons fait une feuille de route. Elle a été présentée à Barcelone. Revue de détail.

LES « MUSTS » DE L’ÉTÉ

ThétraPhone : Tout ThétraNet... en bougeant + la possibi-

lité pour l’internaute de saisir rapidement un incident avec

photo intégrée.

BIC : SEIITRA a souscrit un contrat avec la Banque de

France. Dorénavant, la saisie du bic n’est plus possible.

Le code est automatiquement déduit à partir de la saisie

de l’IBAN.

Mandat SEPA: la saisie d’un nouveau mandat SEPA dé-

clenche automatiquement une alerte mail à un destinataire

paramétrable du cabinet.

LES « MUSTS » POUR L’AUTOMNE

Destinataires : Pouvoir donner un accès ThétraNet

consultatif à des destinataires choisis. Exemple:

agence externe, garant,.

Visites : Permettre à un propriétaire de consulter l’his-

torique des visites effectuées sur son bien. Nécessite-

ra évidement la mise en place de la chaîne de com-

mercialisation ThétraWin

Prélèvement: dans le cas du prélèvement automa-

tique, donner la possibilité aux copropriétaires de choi-

sir la nature des charges à prélever ainsi que la fré-

quence (mensuel, trimestriel).

LES « MUSTS » POUR L’HIVER

Propriétaires : Pouvoir télécharger très simplement sur

une période choisie par l’internaute l’ensemble des fac-

tures des immeubles.

SMS : Possibilité, à partir de ThétraWin (INT, COP), de

communiquer par SMS à une tranche de population sélec-

tionnée (Immeuble, entrée, CS, Fournisseur, et.). Mise à

disposition de trames de SMS auto-remplie.

Assurance: automatisation du processus de récupération

des justificatifs d’assurance locative (Contrôle, archivage,

mise à jour des dates)

ADIOS BARCELONE…

… Ô, BONNE MÈRE, (RE)BONJOUR MARSEILLE

12

SEMINAIRE DE MARSEILLE

LES 26 & 27 novembre 2015

« LE SAAS,

UNE

REELLE

OPORTU-

NITE DE