CIRCULAIR INKOPEN VAN LOS MEUBILAIR - PIANOo · 2018-04-09 · • Kirkman Company is gevraagd met...

"Wij nodigen je uit alles uit deze presentatie te hergebruiken, op welke wijze dan ook, mits je ons uitnodigt mee te bouwen aan jouw uitdagingen van vandaag en kansen van morgen."

René Dijkstra | Anneke Pijnenborg 23 maart 2015

CIRCULAIR INKOPEN VAN LOS MEUBILAIR …HET ONDERZOEKEN WAARD!

RESULTATEN VAN HET HAALBAARHEIDSONDERZOEK IN HET KADER VAN CIRCULAIR INKOPEN VAN LOS MEUBILAIR

1. Samenvatting

2. Situatieschets, uitdagingen en probleemstelling

3. Opdrachtomschrijving

4. Resultaten uit de marktverkenning

5. Circulaire principes en het inkoopproces

6. Business case

7. Aanbevelingen

8. Next steps

Bijlagen

2 UMCU | Haalbaarheidsonderzoek Circulair Inkopen los meubilair

1. SAMENVATTING

BELANGRIJKSTE UITKOMSTEN INTERVIEWREEKS INTERNE EN EXTERNE STAKEHOLDERS • Meubelindustrie omarmt circulaire economie, maar zit tegelijkertijd nog in de experimenteerfase. Leveranciers zijn stuk voor stuk zoekende naar passende oplossingen en bijbehorende

verdienmodellen. Opmerkelijk zijn de verschillen in garantieperiodes die worden afgegeven, wat hoogstwaarschijnlijk grote impact zal hebben op het uiteindelijke aanbod van verschillende marktpartijen [EXTERN].

• Erasmus MC is van de geselecteerde peergroupleden de enige die in 2013 het meubilair in beperkte vorm circulair heeft ingekocht; nl. hergebruik huidig meubilair en toepassing ‘betalen-per-gebruik’-model binnen de eigen organisatie doordat Facilitair Bedrijf eigenaar is en de betreffende afdeling de gebruiker en een gebruikerstarief betaalt als exploitatielasten [EXTERN].

• Grote veranderbereidheid bij alle verschillende interne stakeholders. Er is veel interesse en drive om het huidige meubilair zoveel mogelijk her te gebruiken en zo mogelijk anders in te richten zowel financieel als juridisch, mits de meerwaarde kan worden aangetoond financieel, milieutechnisch en sociaal-maatschappelijk [INTERN].

BUSINESSCASE LINEAIR VERSUS CIRCULAIR INKOPEN • Circulair inkopen is voordeliger dan lineair inkopen voor de contractstermijn van zowel 5 als 10 jaar. Voor de contractstermijn van 5 jaar is het scenario van ‘betalen per gebruik met

borgsom’ meest voordelige scenario (10% tov lineair). En voor de contractstermijn van 10 jaar is het scenario van ‘koop terugkoop’ (garantie op retourinname en restwaarde) meest voordelige scenario (3% tov lineair).

• Los van het scenario is de keuze voor een 10-jarig contractstermijn prijstechnisch de beste keuze. Bijvoorbeeld bureaustoel is ruim 30% goedkoper. • Gezien de actuele status van het huidige meubilair onbekend is (m.u.v. huidige contractspartij) is de meerwaarde van hergebruik van het huidige meubilair niet integraal meegenomen in de

businesscase. Wel is revisie van het huidige meubilair sec opgenomen in de businesscase op basis van ruwe schattingen.

AANBEVELINGEN ALGEMEEN • Gelet op de duurzaamheidsambities van UMCU en het icoonproject Poli 3.0 is nu het momentum. Speel daar op in en gebruik het meubilair als communicatiedrager [STRATEGISCH]. • Overweeg het werkplekbeheer financieel en operationeel meer te centraliseren in het belang van effectiviteit en efficiency en stuur aan op meer standaardisatie ter voorkoming van een

veelheid aan kleine orders en diversiteit van het assortiment [TACTISCH]. • Start zo spoedig mogelijk met een inventarisatie van het huidige meubilair (qua status en aantallen) voor het vinden van circulaire oplossingen daaromtrent. Volledige en up-to-date

monitoring is essentieel voor duurzaam en circulair werkplekbeheer [OPERATIONEEL].

AANBEVELINGEN TAV INKOOPSTRATEGIE • Wat betreft de keuze van type Europese Aanbestedingsprocedure (EA) is de concurrentiegerichte dialoog de meest voor de hand liggende EA. • Bij het samenstellen van de projecten stuurgroep dient ‘Circulaire economie deskundigheid’ te zijn geborgd. • Stel het Programma van Eisen (PvE) functioneel op en houdt het minimaal door je te beperken tot randvoorwaarden zoals weten regelgeving. • Advies is om de percelen standaard en speciaal meubilair te clusteren om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de ‘innovatie-voorsprong’ van de ene leverancier (hoofdaannemer)

ten opzichte van de andere leverancier (onderaannemer). • ‘Visie op de circulaire economie’ [eis] en ‘minimaal 1 referentie waarbij meubilair circulair is aangeboden’ [wens] als selectiecriteria opnemen. • Gebruik EMVI als beoordelingsmethodiek (verplicht bij concurrentiegerichte dialoog) met ‘Circulaire Economie’ als kwaliteitscriterium dat min. voor 40% meetelt in de gunning. Refereer

bij alle bijbehorende sub criteria altijd naar de definitie van circulaire economie dat is opgenomen in de aanbestedingsdocumenten (zie slide 27). • Overweeg een contractstermijn van bijvoorbeeld 10 jaar met mogelijkheid tot verlenging. Hierdoor loopt de economische levensduur en technische levensduur van meubilair meer

synchroon. Dit nodigt zowel de gebruiker als leverancier uit om langer en dus ook meer samen te werken met oog op de principes van de circulaire economie. 3 UMCU | Haalbaarheidsonderzoek Circulair Inkopen los meubilair

2. SITUATIESCHETS, UITDAGINGEN EN PROBLEEMSTELLING

Situatie- schets • Gezien ondergenoemde uitdagingen en met is er voldoende aanleiding om dit pakket opnieuw op de markt te brengen

Uitdagingen*

• Binnen het UMC Utrecht wordt steeds meer gewerkt volgens het concept ‘het nieuwe werken’, waarbij gebruik wordt gemaakt

van flexplekken (zandplaat, poli 3.0 etc.). Hierdoor verandert ook de vraag naar kantoormeubilair. • Vanuit JCI wordt aan meubilair dat in patiënten omgevingen wordt gebruikt eisen gesteld waaraan het huidige meubilair niet

voldoet. • Verdieping van het assortiment (qua stoffering van de stoelen): het huidige assortiment is beperkt en biedt de gebruiker geen

keuze. Voorbeeld: op een werkplek waar iemand slechts 2 uur per dag bureauwerk verricht zou kunnen worden volstaan met een wat simpelere bureaustoel, maar deze zit nu niet in het standaardassortiment.

• Verbreding van het assortiment zou de ‘uitnutting’ van het contract kunnen vergroten en daarmee bijdragen aan leveranciersreductie, factuurreductie en besparing op (in)directe kosten. Voor ‘speciaal’ meubilair bestaan nu nog geen contracten. Deze productgroep dient te worden meegenomen in de scope van dit project.

• In de markt van (kantoor)meubilair neemt besef van grondstoffenschaarste toe en is er sprake van felle concurrentie en prijsdruk. Dit leidt tot steeds meer duurzame initiatieven en bijbehorende vernieuwende verdienmodellen wat interessant is voor UMC Utrecht in termen van besparingen (OPEX) en duurzaamheid in de zin van meerwaardecreatie. Tegelijkertijd is er sterke behoefte aan meer duidelijkheid (1) waar de markt van (kantoor)meubilair precies staat, (2) hoeveel handelingsperspectief zit er in de markt en (3) bij UMCU zelf.

Probleem-stelling

• Hoe kan UMCU | Cluster Inkoop Facilitair Bedrijf wat betreft de inkoop van ‘los meubilair’ zo goed mogelijk inspelen op bovengenoemde uitdagingen?

* Conform projectvoorstel ‘Project Los Meubilair’ (document nr.: PV 14-EA002)


3. OPDRACHTOMSCHRIJVING

Inleiding

• Kirkman Company is gevraagd met haar expertise en visie een inventarisatie te maken van de haalbaarheid van het circulair inkopen van los meubilair ter voorbereiding op het aanbestedingstraject (startend begin 2015).

• Omdat de circulaire economie een geheel nieuwe manier van inrichten van de economie vraagt, betekent het dat veel nog niet bekend is. UMC Utrecht en Kirkman Company zullen samen hun weg moeten vinden in een nog redelijk onontgonnen gebied waarbij zoveel mogelijk de ervaringen vanuit de Green Deal Circulair Inkopen(GDCI) zal worden meegenomen. Deze opdracht zal dan ook een verkennend karakter hebben, maar wel concrete antwoorden gaan geven op de volgende vraagstelling:

Vraagstelling • In hoeverre is het mogelijk om los meubilair in het vervolg circulair in te kopen?

Doel

• Aan de hand van een haalbaarheidsonderzoek inzicht geven in de voor- en nadelen van het circulair inkopen van standaard en speciaal meubilair.

• Deze inzichten zullen mede bepalen welke aanbestedingsstrategie het beste gekozen kan worden met oog op het contracteren van mogelijk 1 leverancier voor de levering van standaard en speciaal meubilair voor een passende periode.

Deliverables*

1. Het opstellen van de business case “Aanbesteding van los meubilair” waarbij de mogelijkheden vandaag de dag worden afgezet tegen de traditionele wijze van aanbesteding.

2. Het uitbrengen van advies welke strategie ten aanzien van de aanbesteding van los meubilair het beste door UMC Utrecht kan worden gekozen.

Termijn • 13 oktober tot en met 31 december 2014

* Voor het opleveren van de deliverables zal de laatste know-how vanuit de GDCI worden meegenomen. Bovendien zal gelet op het stakeholdersveld ook regelmatig samenspraak zijn met de sleutelfiguren binnen de GDCI.


4. RESULTATEN UIT MARKTVERKENNING


4. OVERZICHT STAKEHOLDERS T.B.V. MARKTVERKENNING

INTERNE STAKEHOLDERS PEERS MARKTPARTIJEN

Facilitair bedrijf • (Directeur Facilitair Bedrijf) • (Manager Inkoop)

Radboudumc • (Tactisch Inkoper)

Gispen • (Businessmanager Zorg)

Stafadviseur Duurzaamheid • (Stafadviseur Duurzaamheid)

Erasmus MC • (Strategisch Inkoper) • (Manager Inrichtinggs- en

verhuisprojecten)

Ahrend • (Strategic Accountmanager) • (Coördinator MVO en Duurzaamheid)

Poli 3.0 • (Manager Zorg Div Hart en Longen +

Programmamanager Poli 3.0)

Maastricht UMC • (Inkoper)

Drentea • (Marketing Sales & Business

Development) • (Key accountmanager)

Finance & Control • (Directeur Informatievoorziening)

Desko • (Algemeen Directeur)

Architect • (Binnenhuisarchitect)

BMA Ergonomics • (Manager Product Development)

Bedrijfsvoering medische afdelingen • (2 x Manager Bedrijfsvoering)

Re:Able • (Bestuurslid Cooperatie Circulaire

Economie & Eigenaar Value Support) • (Directeur Akoestiek Fabriek)

Afdeling Hergebruik • (Projectleider Service)


4.1 MARKTPARTIJEN

8 UMCU | Haalbaarheidsonderzoek Circulair inkopen los meubilair

Marktpartijen Kernactiviteiten Duurzaamheidsbeleid

• Ontwerper, producent en leverancier van producten en diensten gericht op de werken woonomgeving.

• Doelstelling: In 2019 C02 neutraal zonder compensatie. Duurzaamheid is kernwaarde van de directie; in de directieverklaring wordt circulair (inkopen) ook benoemd als businessmodel.

• Voldoen aan ISO 14001 en 9001 norm en in okt. 2012 voor de vijfde keer het EMAS certificaat verkregen. Sinds dec. 2012 wordt NEN-ISO 26000:2010 gehanteerd.

• Kantoormeubilair, projectinrichting voor kantoren, onderwijsinstelling en zorginstelling.

• Doelstelling: In 2020 CO2 neutraal produceren (en als het mogelijk is, zelfs meer energie opwekken dan we gebruiken) en productkringlopen gesloten volgens het C2C-principe (duurzaamheidsdoelen in 2008 vastgesteld).

• Operatie volgens gecertificeerde systemen (ISO 9001, ISO 14001, EMAS). Productiebedrijven geven sinds 1992 milieujaarverslagen uit. ISO 26000 is de basis van de structuur waarop duurzaamheidsdoelstellingen worden gerealiseerd.

• Producent van moderne bureau- en opbergsystemen voor zakelijk gebruik.

• Doelstelling: Vanaf 2020 elk geleverd product een tweede leven geven. • Milieu-, Arbo- en MVO-beleid volgens de certificaten en richtlijnen van ISO 9001, ISO 14001 en

ISO 26000.

• Goedkoop nieuw en gebruikt kantoormeubilair kopen of huren. Second life, revitaliseren of vintage kantoormeubelen.

• Doelstelling: Per 2020 het meubilair dat wij voor onze klanten inkopen voor 80% circulair te verkopen.

• Het kwaliteitssysteem van werkbladen van de bureautafels gecertificeerd conform de NEN-EN-ISO 9001:2008 norm. Leveranciers van werkbladen FSC ® en PEFC™ gecertificeerd.

• Produceren van bureaustoelen volgens ergonomische principes.

• Doelstelling: Duurzaamheidsbeleid is geconcentreerd rondom één centraal thema: het sluiten van de materiaalkringloop. In alle stadia (productie, gebruik en second-life) wordt er onderzocht wat de impact is voor mens, milieu en bedrijf.

• ISO 9001, ISO 14001 (beide sinds 2004) en ISO 26000 basis voor duurzaamheidsbeleid.

• Samenwerking van interieur architecten, projectleiders en huisvestingsadviseurs, in samenspraak met aangesloten producenten van o.a. meubilair.

• Gezonde interieurs op maat. Optimaal presteren, zonder investeren. Coöperatief en circulair georganiseerd. Achter het label Re:Able zitten de stichting Circulaire Economie en de coöperatie Circulaire economie.

• Stichting: samen met aantal participanten programma’s ontwikkelen met als doel de circulaire economie van de grond te krijgen.

• Coöperatie: aan de Stichting Circulaire Economie zit een Coöperatie Circulaire Economie vast. Het label van deze coöperatie is ook Re:Able. Doel van deze coöperatie is: concreet circulaire projecten uitvoeren. Een aantal partijen zin lid van deze coöperatie, waaronder ook Valuesupport en de AkoestiekFabriek.

4.3 MARKTPARTIJEN I KERNACTIVITEITEN & DUURZAAMHEIDSBELEID


4.3 MARKTPARTIJEN I ASSORTIMENT

Legenda: JA = Eigen productie | NEE = Geen eigen productie, levering door diverse leveranciers | X = Informatie niet aangeleverd.

Standaard meubilair

Speciaal meubilair


5.1 BORGING PRINCIPES CIRCULAIRE ECONOMIE IN HET INKOOPPROCES


5.1 CIRCULAIRE ECONOMIE & CIRCULAIR INKOPEN

12

BORGING PRINCIPES CIRCULAIRE ECONOMIE IN HET INKOOPPROCES • Indien UMC Utrecht als aanbestedende dienst ten behoeve van de aanstaande aanbestedingsprocedure zich maximaal wil richten op de principes van de circulaire economie,

dan zal voor de markt duidelijk moeten worden gemaakt, wat zij verstaat onder circulaire economie. Met andere woorden de definitie van de circulaire economie dient te worden opgenomen in de aanbestedingsdocumenten en dient als toetsingskader voor het beoordelen van de betreffende gunningscriteria (zie slide 44-48).

DEFINITIE CIRCULAIRE ECONOMIE • De circulaire economie is een economisch systeem dat gebaseerd is op ketensamenwerking en bedoeld is om herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren

en waardevernietiging te minimaliseren. Anders dan in het huidige lineaire systeem, waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur worden vernietigd.*

AANSLUITEND OP DE DEFINITIE WORDEN DE VOLGENDE UITGANGSPUNTEN GEHANTEERD: • Waardebehoud wordt gemaximaliseerd door eerst te kijken naar product hergebruik, vervolgens hergebruik van onderdelen en als laatste hergebruik van grondstoffen

[RECONSIDER en REDUCE]. • Producten worden zo ontworpen en gemaakt dat deze aan het eind van de gebruiksfase makkelijk demontabel zijn en materiaalstromen eenvoudig gescheiden kunnen

worden met zo min mogelijk afval (het zgn. ‘uitontwerpen’ van afval). En omdat de prestatie van het product de waarde bepaalt, wordt het leveren van de juiste kwaliteit extreem belangrijk voor de producent [REDESIGN].

• Tijdens productie, gebruik en verwerking van het product wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van hernieuwbare energie, worden geen schadelijke stoffen uitgestoten en wordt toxisch ‘afval’ zoveel mogelijk beperkt. De onderdelen en grondstoffen van ‘gebruiksproducten’ worden hergebruikt met zo min mogelijk kwaliteitsverlies [REUSE, REPAIR, REMANUFACTURING, RECYCLE].

• Een van de meest belangrijke succesfactoren is (cross-sectorale) ketensamenwerking gericht op het creëren van meervoudige waarde. Hierbij vermeerdert niet alleen de economische waarde van alle bedrijven in de keten, maar ook de ecologische en sociale waarde. Iemand dient wel de regie op de kringloop te houden om die samenwerking te organiseren [KETENSAMENWERKING].

Zie voor een schematische weergave de volgende slide. CIRCULAIR INKOPEN VEREIST PARTNERSCHAP EN VERANDERVERMOGEN • De markt speelt steeds meer in op de nieuwe ontwikkelingen rondom de circulaire economie en is enorm in beweging. Dat betekent dat als de aanbestedende dienst hoge

ambities heeft op het gebied van circulariteit, moet kunnen worden uitgedaagd door die leveranciers die zelf ook hoge ambities hebben op het gebied van de circulaire economie. Dit vraagt om partnerschap en wederzijds commitment over het daadwerkelijk toepassen van de principes van de circulaire economie (bijv. over het inzichtelijk maken van de mate van recyclebaarheid van de materialen). Om dit te bekrachtigen kan de aanbestedende dienst na de contractfase, voorafgaand aan de ondertekening van de Raamovereenkomst, een zgn. CI-verklaring opstellen gericht op wederzijdse ontwikkeling op het gebied van de circulaire economie.

• Ook al is het primaire doel van circulair inkopen het stimuleren van circulaire marktvraag, zal deze nieuwe aanpak ook intern gevolgen hebben. Circulair inkopen heeft namelijk een grote impact op interne processen en de bedrijfsvoering van de inkopende organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de impact op budgettering als gekozen wordt voor ‘betalen per gebruik’ of op facilitair beheer als gekozen wordt voor refurbished producten in plaats van nieuw. Niet te vergeten het inkoopproces zelf als bijvoorbeeld wordt gekozen voor gebruik van innovatieve inkoopmethodieken zoals marktconsultatie, functioneel specificeren en concurrentiegerichte dialoog.

• Naast aanpassing van interne processen is ook een cultuuromslag (bv voor de acceptatie dat geen nieuwe producten geleverd gaan worden) nodig om circulair inkopen te laten slagen. ‘Inkoop’ is dus eigenlijk een te smal begrip: de complete bedrijfsvoering van de inkopende organisatie zal zich moeten aanpassen aan circulair inkopen. Dit is een transitie op zich die voor het succes van circulair inkopen even relevant is als de transitie die bij leveranciers plaats zal moeten vinden.

* Definitie conform de kadernotitie van de Green Deal Circulair Inkopen.

UMCU | Haalbaarheidsonderzoek Circulair Inkopen los meubilair

5.1 INKOOPPROCES IN RELATIE TOT GRONDSTOFFENBEHEER

13

VOORBEREIDEN

EINDE LEVENSDUUR

RE-PAIR

RE-USE

RE-MANUFACTURING

RE-CYCLE

RE-CONSIDER EN RE-DUCE

RE-DESIGN

ON

TWER

P PR

ODU

CTIE

PRO

CES

GEBR

UIK

RE

STST

OFF

EN

KETE

NSA

MEN

WER

KIN

G

SPECIFICEREN

SELECTEREN

GUNNEN

CONTRACTEREN

ONTWERPEN

PRODUCEREN MATERIALEN

PRODUCEREN ONDERDELEN

PRODUCEREN EINDPRODUCT

GEBRUIK

CIRC

ULA

IR IN

KOPE

N

*

* Conform de Ladder van Lansink. Tevens is model ‘Circulair Spoor’ van ProRail als input gebruikt.

VERBRANDEN MET ENERGIECUPERATIE

STORTEN


5.2. MOGELIJKHEDEN INKOOP O.B.V. CIRCULAIRE PRINCIPES


5.2 CIRCULAIR INKOPEN | KOOP TERUGKOOP & KOOP DOORVERKOOP

Constructies Voordelen Nadelen Bieden marktpartijen dit aan?

1. KOOP TERUGKOOP

• Stimulans voor voorzichtig gebruik, eigenaarschap blijft bij gebruiker

• Goed toepasbaar op huidige business modellen/inkoopsystemen

• Capex blijft Capex • State of the art product op

het moment van afname • Zelf de levensduur bepalen

• Geen flexibiliteit (bijv. bij reorganisatie minder behoefte aan meubels)

• Slechts mogelijkheid tot innovatie na terugkoop

• Onzekerheid over terugkoopwaarde • Risico van onverwachte kosten, zoals

reparatie • Risico van faillissement leverancier • Leveranciersafhankelijkheid bij

vervolgkoop (‘vaste klantkorting’) • Geen specifieke incentive bij

leverancier om energiezuinig product te leveren

• Verbruikscomponenten (energie en water) zitten niet in het businessmodel

• Leverancier 1: Ja. Waarde afh. van producten. • Leverancier 2: Ja. Via afdeling hergebruik voor dan

geldende marktwaarde. Restwaarde: +/- 2-5% van netto.

• Leverancier 3: Ja. In overleg mogelijk. Einde levensduur: waarde 10-20%.

• Leverancier 4: Ja. Combi van nieuw meubilair plaatsen, oud meubilair inkopen, revitaliseren en restwaarde oud meubilair dekken. Na 1 à 2 jaar meubels nog 30-50% waard. Na 5 jaar worden meubels overgenomen door leverancier voor 5 à 10 %. Einde levensduur: statiegeld van 3- 5% van de aanschafwaarde.

• Leverancier 5: Ja. Einde levensduur: €50 statiegeld per stoel.

• Leverancier 6: Nee. Producten blijven in principe eigendom van producenten, in overleg is kopen ook een optie.

2. KOOP DOORVER- KOOP

• Inkomsten ontvangen i.p.v. kosten maken voor afvoer van grote afvalstromen

• Homogene stromen zijn goed recyclebaar

• De meeste potentiële afvalstromen worden al goed gescheiden bij bedrijven

• Grote veranderingsbereidheid nodig van de mensen; zij moeten leren/ervaren afval beter te scheiden

• Slechts voor een paar productgroepen relevant

• Pas interessant bij grote hoeveelheden, dus voor grootverbruikers

• Relatief lage opbrengsten

• Nee.


5.2 CIRCULAIR INKOPEN | BETALEN PER GEBRUIK

Constructies Voordelen Nadelen Bieden marktpartijen dit aan?

3A. BETALEN PER GEBRUIK “producent is eigenaar”

• Bevordert innovatie tijdens contractduur, product blijft state of the art

• Minder investering van de gebruiker, minder druk op uw cashflow

• Het risico van een slecht functionerend product ligt bij de leverancier

• Leverancier en gebruiker hebben gezamenlijke belangen. Randvoorwaarde is goed voorraadbeheer/up-to-date registratie.

• Incentive om binnen bestaand contract materiaal- en energie-verbruik te minimaliseren

• Het ontzorgt de eigen organisatie

• Werken met vaste prijzen, voorspelbaarheid

• Afhankelijkheid van de leverancier • Er is behoefte aan een beter

meetsysteem • Leveranciers kunnen de cashflow nu

nog niet aan • Hoe meer eisen hoe minder goed het

systeem werkt • De gebruiker heeft minder sense of

ownership > evt. ‘slechter’ gebruik • Contract biedt beperktere

flexibiliteit • Monopolyvorming grondstofbezit

• Leverancier 1: Ja. Nu met externe financierder op zoek naar basis pakket. Totaalpakket gericht op waardebehoud, incl. onderhoud, meubel-management. Evt. aangevuld met functionele upgrades en mate van flexibiliteit. Meer info wordt begin 2015 verwacht.

• Leverancier 2: Ja. • Leverancier 3: In overleg. • Leverancier 4: Ja. Netto contante waarde = 85%, wordt

afgesproken over 5 jaar, per maand een bedrag. Alleen kleine opdrachten zelf financieren o.b.v. vertrouwen. Toekomst: 70% prijs vast, 30% flexibel (afh. van gebruik bijv. in flexwerkplek).

• Leverancier 5: Ja. Verantwoordelijkheid voor technische staat ligt dan volledig bij leverancier.

• Leverancier 6: Ja. Bieden van optimaal zit- en werkcomfort o.b.v. huidige meubilair. Meubilair toe aan vervanging? Dan tegen geldende condities meubilair circulair aanbieden met een tarief per maand of kwartaal.



Constructies Voordelen Nadelen Voorbeelden?

3B. BETALEN PER GEBRUIK “interne service organisatie is eigenaar”

• Meer invloed op regie op de keten en daarmee het sluiten van kringloop

• Sturen op optimaal hergebruik van producten binnen organisatie

• Mogelijkheid voor goed opdrachtgeverschap richting leverancier (door beperken van hoeveelheid aan kleine orders, met diversiteit in de productie en levering)

• Interne organisatie moet over professionaliteit en capaciteit beschikken

• Aanpassingen nodig in huidige manier van interne financiële doorberekening

• Buiten UMCU: Voorbeeld is Service Organisatie binnen Erasmus MC die eigenaar zijn van meubilair en verhuren aan gebruikers binnen Erasmus MC voor kostprijs + 12,5% voor beheer en risico.

• Binnen UMCU: Wellicht aansluiten op centrale organisatie van printerpark en telefonie waarvoor nu al wordt betaald per gebruik.

3C. BETALEN PER GEBRUIK MET BORGSOM “gedeeld eigenaar-schap”

• Gedeelde regie op de keten en daarmee het blijvend willen sluiten van de kringloop

• Naast de betaling per gebruik bij aanvang betalen van een borgsom zorgt voor voldoende prikkel voor goed eigenaarschap om tot aan het einde van de looptijd zuinig om te gaan met het product

• Aan het einde van de looptijd een ‘liquiditeitsimpuls’ door terugbetaling van de borgsom

• Interne organisatie moet over professionaliteit en capaciteit beschikken

• Aanpassingen nodig in huidige manier van interne financiële doorberekening

• Leverancier 1: Klanten betalen naast de borgsom (waarde materiaal excl. kussens) alleen voor het gebruik, alleen voor het zitcomfort. Oftewel alleen voor de kussens van de bureaustoel. Deze kussens worden gemonteerd op een persoonlijk instelbaar platform. Dit platform blijft eigendom van leverancier. De klant krijgt dit ergonomische platform in bruikleen en betaalt daarvoor een borg. Leverancier blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit gedurende de volledige gebruiksduur. Wij garanderen ook dat de stoel altijd aan de nieuwste eisen en standaarden voldoet. Als er door een wijziging in de organisatie stoelen over zijn, dan nemen wij die graag weer retour, die krijgen een 2e leven. U krijgt dan de borg weer terug. Aan het einde van de looptijd nemen wij het platform en de kussens weer terug en staan garant voor een duurzame verwerking.



Constructies Voordelen Nadelen Voorbeelden?

3D. BETALEN PER GEBRUIK “leasemaatschappij is eigenaar”

• Minder investering van de gebruiker, minder druk op cashflow

• Het ontzorgt de eigen organisatie

• Werken met vaste prijzen, voorspelbaarheid

• Cashflow probleem bij leveranciers wordt hierdoor weggenomen.

• Focus op financieel rendement* • Binnen bestaand contract materiaal

en energie verbruik minimaliseren niet primaire focus leasemaatschappij

• Onduidelijkheid over daadwerkelijk sluiten van kringloop (neemt leasemaatschappij ook verantwoordelijkheid voor regie op de gehele keten)

.

• Leasemij.: grote lease-maatschappij denkt en werkt mee ih.k.v. de CE (o.a. lid van Club 100 EllenMcArthurFoundation).

• Leverancier 1: Via grote Duitse bank. Deze bank financiert nu ook al binnen de printing industrie.

• Leverancier 2: Ja. Betalingsconstructie voor bij voorkeur een periode van 5 jaar (is leaseconstructie), waarbij na looptijd eigendom UMCU wordt, of naar keuze e.e.a. kan worden teruggeven/verkopen. Mogelijkheid: top-service-plus contract waarin acties opgenomen worden die buiten garantie vallen, af te stemmen van tevoren. Met vastgestelde vervangings- en onderhoudsacties.

18

* Belangrijk onderscheid in het lease-aanbod is operational lease (dat is in feite huur) en financial lease. Het belangrijkste kenmerk van een Financial Lease is haar ”on balance” karakter. Hierdoor activeert de lessee (de gebruiker) het object – in dit geval het meubilair - op haar balans waardoor de mogelijkheid wordt gecreëerd om het object naar eigen maatstaven af te schrijven en gebruik te maken van eventuele fiscale faciliteiten. De door de lessor (leasemaatschappij) in rekening gebrachte kosten bestaan uit aflossing en rente, waarbij de lessee laatstgenoemde component ten laste van de verlies & winstrekening brengt. Gedurende de looptijd ligt het economisch risico bij de lessee en het juridisch eigendom bij de lessor. Na afloop van de looptijd en na ontvangst van alle termijnen kan de lessee gebruik maken van de koopoptie, indien overeengekomen, waarna het volledige eigendom overgaat naar de lessee.


6. BUSINESS CASE


6. BUSINESS CASE LINEAIR VERSUS CIRCULAIR INKOPEN | TERMIJN 5 JAAR

20

Belangrijkste conclusies:

• Circulair inkopen van nieuw meubilair in de vorm van ‘betalen per gebruik met borgsom’ is >10% voordeliger dan lineair inkopen voor een contractstermijn van 5 jaar (m.u.v. van de vergadertafels; nl. 7%).

• Het waarderen van het hergebruik van het huidige meubilair dient apart te worden beoordeeld aangezien het voor de markt-partijen op dit moment onduidelijk is wat precies de status is van het huidige meubilair. Op basis van ruwe schattingen is revisie wel opgenomen in de businesscase.

• Voor een nadere toelichting is separaat de businesscase meegestuurd.

€ 166.688

€ 794.063

€ 166.688

€ 761.250

€ 141.525

€ 714.188

€ 140.531

€ 672.469

€312.375 €367.500

€ 0

€ 100.000

€ 200.000

€ 300.000

€ 400.000

€ 500.000

€ 600.000

€ 700.000

€ 800.000

€ 900.000

2015 2016 2017 2018 2019

Bureaustoelen | Vergelijking scenario's

€ 27.450

€ 130.500 € 124.875

€ 24.265

€ 122.450

€24.535

€117.500

€ 42.300 € 47.250

€ 0

€ 20.000

€ 40.000

€ 60.000

€ 80.000

€ 100.000

€ 120.000

€ 140.000

2015 2016 2017 2018 2019

Kasten | Vergelijking scenario's

€ 58.500

€ 277.500

€ 265.000

€ 53.920

€ 272.100

€53.530

€256.150

€94.000 €95.000

€ 0

€ 50.000

€ 100.000

€ 150.000

€ 200.000

€ 250.000

€ 300.000

2015 2016 2017 2018 2019

Vergadertafels | Vergelijking scenario's

€ 97.600

€ 464.000

€ 97.600

€ 444.000

€ 86.280

€ 435.400

€ 85.640

€ 409.800

€190.400 €215.000

€ 0

€ 50.000

€ 100.000

€ 150.000

€ 200.000

€ 250.000

€ 300.000

€ 350.000

€ 400.000

€ 450.000

€ 500.000

2015 2016 2017 2018 2019

Bureaus | Vergelijking scenario's

€ 23.813

€ 113.438

€ 23.813

€ 108.750

€ 20.220

€ 102.038

€ 20.070

€ 96.038

€44.625 €52.500

€ 0

€ 20.000

€ 40.000

€ 60.000

€ 80.000

€ 100.000

€ 120.000

2015 2016 2017 2018 2019

Vergaderstoelen | Vergelijking scenario's


6. BUSINESS CASE LINEAIR VERSUS CIRCULAIR INKOPEN | TERMIJN 10 JAAR

21

Belangrijkste conclusies:

• Circulair inkopen van nieuw meubilair in de vorm van ‘koop terugkoop’ is voor alle 5 type meubelstukken ruim 3% voordeliger dan lineair inkopen voor een contracts-termijn van 10 jaar.

• Het waarderen van het hergebruik van het huidige meubilair dient apart te worden beoordeeld aangezien het voor de markt-partijen op dit moment onduidelijk is wat precies de status is van het huidige meubilair. Op basis van ruwe schattingen is revisie wel opgenomen in de businesscase.

• Voor een nadere toelichting is separaat de businesscase meegestuurd.

€ 108.938

€ 971.250

€ 108.938

€ 938.438

€ 101.063

€ 1.095.938

€ 97.519

€ 1.015.875

€ 304.500 € 387.188

€ 0

€ 200.000

€ 400.000

€ 600.000

€ 800.000

€ 1.000.000

€ 1.200.000

2015 2018 2021 2024

Bureaustoelen | Vergelijking scenario's

€ 17.550

€ 155.250

€ 17.550

€ 149.625

€ 17.325

€ 187.875

€ 16.718

€ 174.150

€ 40.950 € 45.000

€ 0

€ 20.000

€ 40.000

€ 60.000

€ 80.000

€ 100.000

€ 120.000

€ 140.000

€ 160.000

€ 180.000

€ 200.000

2015 2018 2021 2024

Kasten | Vergelijking scenario's

€ 36.500

€ 320.000

€ 307.500

€ 38.500

€ 417.500

€ 37.150

€ 387.000

€91.000

€77.500

€ 0

€ 50.000

€ 100.000

€ 150.000

€ 200.000

€ 250.000

€ 300.000

€ 350.000

€ 400.000

€ 450.000

2015 2018 2021 2024

Vergadertafels | Vergelijking scenario's

€ 62.400

€ 552.000

€ 532.000

€ 61.600

€ 668.000

€ 59.440

€ 619.200

€185.600 €200.000

€ 0

€ 100.000

€ 200.000

€ 300.000

€ 400.000

€ 500.000

€ 600.000

€ 700.000

€ 800.000

2015 2018 2021 2024

Bureaus | Vergelijking scenario's

€ 15.563

€ 138.750

€ 15.563

€ 134.063

€ 14.438

€ 156.563

€ 13.931

€ 145.125

€43.500 €55.313

€ 0

€ 20.000

€ 40.000

€ 60.000

€ 80.000

€ 100.000

€ 120.000

€ 140.000

€ 160.000

€ 180.000

2015 2018 2021 2024

Vergaderstoelen | Vergelijking scenario's


6. BUSINESS CASE LINEAIR VERSUS CIRCULAIR INKOPEN

22

Aantallen I. Lineair inkopen – Koop / verkoop zonder restwaarde

II. Circulair inkopen – Koop terugkoop / garantie op restwaarde en retourinname

III. Circulair inkopen – Betalen per gebruik zonder borgsom

IV. Circulair inkopen – Betalen per gebruik met borgsom

Positief verschil scenario I versus IV

Bureaustoelen 1875 € 794.000 € 761.250 € 714.000 € 672.500 15%

Kasten 250 € 130.500 € 125.000 € 122.500 € 117.500 10%

Vergadertafels 250 € 277.500 € 265.000 € 272.000 € 256.000 7%

Bureaus 1000 € 464.000 € 444.000 € 435.500 € 410.000 11%

Vergaderstoelen 375 € 113.500 € 108.750 € 102.000 € 96.000 15%

CONTRACTSPERIODE 5 JAAR

CONTRACTSPERIODE 10 JAAR Aantallen I. Lineair inkopen – Koop /

verkoop zonder restwaarde II. Circulair inkopen – Koop terugkoop garantie op restwaarde en retourinname

III. Circulair inkopen – Betalen per gebruik zonder borgsom

IV. Circulair inkopen – Betalen per gebruik met borgsom

Positief verschil scenario I versus II

Bureaustoelen 1875 € 971.250 € 938.500 € 1.096.000 € 1.016.000 3%

Kasten 250 € 155.250 € 149.750 € 188.000 € 174.250 3%

Vergadertafels 250 € 320.000 € 307.500 € 417.500 € 387.000 3%

Bureaus 1000 € 552.000 € 532.000 € 668.000 € 619.250 3%

Vergaderstoelen 375 € 138.750 € 134.250 € 156.750 € 145.250 3%

NB: De gehanteerde tarieven zijn bedoeld voor het krijgen van het nodige inzicht in de verschillende scenario’s en een reëel beeld van de verschillende verdienmodellen. Tegelijkertijd kunnen aan deze tarieven geen rechten worden ontleend. De genoemde bedragen zijn naar boven afgerond en de percentages zijn naar beneden afgerond.


7.1 AANBEVELINGEN ALGEMEEN


7.1 AANBEVELINGEN | ALGEMEEN

STRATEGISCH • Gebruik de pijler duurzaamheid conform de (aangescherpte) strategie van UMCU en het Beeldkwaliteitsplan met haar structuurvisie als

belangrijke ankerpunten voor het daadwerkelijk starten met het inkopen op basis van de hoofdprincipes van de circulaire economie. • Anticipeer op de groeiende behoefte binnen UMCU aan flexibiliteit en functionaliteit op de lange termijn als gevolg van ‘het nieuwe werken’ en

‘lift mee’ met de ambities rondom het icoonproject Poli 3.0. Kortom maak gebruik van het momentum.

• Wees bewust van het feit dat meubilair de organisatie in de breedte raakt en in die zin als ‘communicatiedrager’ grote invloed heeft op de algehele beeldvorming van de ambities van UMCU en Inkoop en Facilitair Bedrijf in het bijzonder. Organiseer inspiratiesessies bij de relevante stakeholders voor het verkrijgen van draagvlak binnen UMCU.

TACTISCH • Overweeg het werkplekbeheer financieel en operationeel meer te centraliseren in het belang van effectiviteit (slimmere contractering,

repeteerbare concepten) en efficiency (flexibele termijnen, snelle aanpassingsmogelijkheden, makkelijke terugname van meubels). Mogelijkheid is om het eigenaarschap en het beheer ervan - in plaats van bij de gebruiker - te beleggen bij bijv. Facilitair Bedrijf zelf (verantwoordelijk voor o.a. huisvesting, hergebruik en inkoop) of bij een andere of nieuwe Afdeling.

• Voorkom een veelheid aan kleine orders en diversiteit van het assortiment door meer te sturen op standaardisatie in lijn met het Beeldkwaliteitsplan en waarin de circulaire principes* worden meegenomen.

OPERATIONEEL • Om circulaire oplossingen te vinden voor het hergebruiken van het huidige meubilair is een inventarisatie van het huidige meubilair

noodzakelijk. Dit dient te worden gedaan voorafgaand aan de start van de aanbestedingsprocedure.

• Maak standaard en smart procedure-afspraken om het proces van aanschaf, levering, gebruik en retour-inname van het meubilair goed te borgen. Volledige en up-to-date monitoring is essentieel voor duurzaam en circulair werkplekbeheer. Denk bijv. aan dat mensen eerst langs Afdeling Hergebruik gaan, goede afspraken tussen architecten en Afdeling Hergebruik, accurate registratie door leveranciers in samenwerking met Afdeling Hergebruik van levering en retour-inname meubels.

• Kies voor een gefaseerde uitrol mocht worden gekozen voor het ‘betalen per gebruik’-model om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de behoeftes van de verschillende divisies, de interne financiering van de betreffende divisies en hetgeen extern in de jaarrekening wordt gepresenteerd.

24

* Minimale milieubelasting, maximaal waardebehoud, transparantie in en regie op de keten.


7.2 AANBEVELINGEN INKOOPSTRATEGIE


7.2 AANBEVELINGEN | VOORBEREIDEN

26

VOORBEREIDEN • Marktconsultatie heeft plaatsgevonden middels dit haalbaarheidsonderzoek waarin bij marktpartijen de haalbaarheid is getoetst

van circulair inkopen van meubilair. Het blijkt dat leveranciers circulaire oplossingen aanbieden en tegelijkertijd ook nog op ontdekkingsreis zijn. Bijvoorbeeld de vraag ‘wat moet UMCU in casu uitvragen?’ leverde weinig respons op.

• Doel van de aanbesteding: “Contractering van een leverancier voor de levering van ‘los’ meubilair voor de periode van X jaar waarbij zo mogelijk een besparing* wordt gerealiseerd ten opzichte van het huidige kostenniveau en waarbij recht wordt gedaan aan de duurzaamheidambities van het UMC Utrecht en het Beeldkwaliteitsplan”. Nadere specificatie van dit doel zou wat ons betreft zijn: Raamcontract voor 10 jaar Diversiteit aan meubilair (standaard en speciaal meubilair) Leverancier moet een hoge ambitie hebben op het gebied van circulaire economie Oplevering kantoorinrichting maximaal circulair Leverancier moet goed projectmanagement voeren over hun leveringen Duurzaam voorraadbeheer Preventief onderhoud

• Wat betreft de keuze van type Europese Aanbestedingsprocedure (EA) is de concurrentiegerichte dialoog de meest voor de

hand liggende EA. Argumenten hiervoor zijn: Het circulair willen inkopen van het meubilair met daarbij het zoveel mogelijk hergebruiken van het huidige meubilair vraagt om

innovatiekracht en creativiteit van zowel de markt als de aanbestedende dienst. Kortom van beide partijen; de markt is nog geen expert.

Kenmerkend voor de standaard EA’s (openbaar en niet-openbaar) is de hoge mate van eenrichtingsverkeer en daarmee het risico dat de leveranciers slechts beperkt worden uitgedaagd om hun toegevoegde waarde te tonen en daarmee dus de kennis van de markt onvoldoende wordt benut.

Best Value Procurement – ofwel prestatie-inkoop – is een methodiek dat kan worden toegepast bij de standaard EA’s en is erop gericht om het maximale uit de markt te halen, maar gaat ervan uit dat de leverancier(s) de oplossing al weten. Daar is hier geen sprake van.

• Bij het samenstellen van de projecten stuurgroep dient ‘Circulaire economie deskundigheid’ te zijn geborgd naast alle andere

relevante interne stakeholders zoals Finance & Control, Afdeling hergebruik, eindgebruikers, etc.

VOORBEREIDEN

SPECIFICEREN

SELECTEREN

GUNNEN

CONTRACTEREN

* Als we ‘zo mogelijk’ weglaten, zou het kunnen betekenen dat inschrijvers kunnen gaan ‘beknibbelen’ op de mate van circulariteit om een zo goedkoop mogelijke aanbieding te doen. En gezien de ambities op het gebied van de circulaire economie zou dat onwenselijk zijn.


7.2 AANBEVELINGEN | SPECIFICEREN

27

VOORBEREIDEN

SPECIFICEREN

SELECTEREN

GUNNEN

CONTRACTEREN

SPECIFICEREN • Zorg dat alle aanbestedingsdocumenten aansluiten bij de ambities op het gebied van circulaire economie (CE).

• Stel het Programma van Eisen (PvE) zo veel mogelijk functioneel op (denk in termen van sfeer, comfort en hygiëne) en houdt het

zo minimaal mogelijk door je te beperken tot randvoorwaarden zoals weten regelgeving (denk aan producten milieueisen). Door de PvE te veel en te gedetailleerd uit te schrijven in zowel technische als functionele specificaties vergroot je het risico dat je niet het maximale uit de markt haalt en dus niet datgene krijgt wat je wilt (negatieve ervaring Erasmus MC).

• Suggestie marktuitvraag: Zoek een oplossing voor het duurzaam beheren/inrichten van x werkplekken per jaar met standaard en speciaal meubilair conform de principes van de circulaire economie* en regie op de keten op basis van transparantie, co-creatie en passende verdienmodellen. Hierbij dient het meubilair aan alle weten regelgeving te voldoen en kwalitatief hoogwaardig te zijn met oog op gebruiksgemak danwel comfort en met oog voor de omgeving (conform het Beeldkwaliteitsplan). Marktpartijen die niet het gehele assortiment van standaard en speciaal meubilair kunnen bieden, worden uitgenodigd om consortia te vormen om bovengenoemde oplossing te kunnen aandragen.

• Advies is om de percelen standaard en speciaal meubilair te clusteren om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de ‘innovatie-voorsprong’ van de ene leverancier (hoofdaannemer) ten opzichte van de andere leverancier (onderaannemer). Ook al is bij zgn. geclusterde opdrachten het opdelen van percelen juist bedoeld om de marktwerking te verhogen**, in geval van circulaire oplossingen met betrekking tot zowel standaard en speciaal meubilair kunnen we veronderstellen dat het nog zo nieuw is dat het juist goed is dat vanuit samenwerking tussen verschillende leveranciers juist marktwerking ontstaat in het belang van het aanjagen van de circulaire economie.

• Laat door leveranciers per meubelstuk opgeven voor welke zij een CE variant hebben. Zo wordt voorkomen dat leveranciers die

voor een gedeelte meubilair volgens circulair ontwerp kunnen leveren worden uitgesloten.

• Neem oplossingen voor het bestaande meubilair in eerste instantie niet mee in de uitvraag, maar bespreek dit wel tijdens de dialoog. Dit om te zorgen voor innovatiekracht vanuit de markt en niet teveel te sturen op bepaalde oplossingen.

* Optioneel is het expliciet in de marktuitvraag benoemen van het hergebruiken van het bestaande meubilair. Echter het zoeken naar een oplossing conform de principes van de circulaire economie impliceert dat wordt nagedacht wat er met het bestaande materiaal kan worden gedaan in het belang van maximaal waardebehoud. ** Aanbestedingswet 2012, art. 1.5


7.2 AANBEVELINGEN | SELECTEREN 1/2

28

VOORBEREIDEN

SPECIFICEREN

SELECTEREN

GUNNEN

CONTRACTEREN

SELECTEREN • Om de meest geschikte marktpartijen te selecteren danwel te ranken is het wenselijk gelet op de benodigde ambitie en

bijbehorende bekwaamheid van de betreffende marktpartij om naast de standaard minimum geschiktheidseisen de volgende selectiecriteria op te nemen*: Visie op de circulaire economie [EIS] Minimaal 1 referentie waarin meubilair circulair is aangeboden (mag bijvoorbeeld ook alleen bureaustoel zijn) [WENS] Het aantal jaren ervaring op het gebied van de circulaire economie [WENS]

• Bijbehorende vraag (t.a.v. 1e bullit) incl. subvragen zouden kunnen zijn:

Wat is uw visie op de circulaire economie? Wat is uw visie op de circulaire economie in relatie tot de definitie circulaire economie van de aanbestedende dienst? Hoe ziet u de ontwikkelingen ten aanzien van circulaire toepassingen binnen de inrichtingsbranche, in relatie tot de definitie

circulaire economie van de aanbestedende dienst? Wat betekent circulaire economie voor uw onderneming?

• Selecteer die marktpartijen die een ‘eigen’ en ‘integrale’ visie hebben op de circulaire economie en die een leidende rol willen

spelen in de transitie naar de circulaire economie. Belangrijke aspecten hierbij zijn transparantie, nieuwe businessmodellen, lange termijnrelatie, maximaal waardebehoud, positieve milieu-impact en regie op de keten(samenwerking).

• Voor het beoordelen van de aangeleverde referentie(s) kan gebruik worden gemaakt van de technisch inhoudelijke en productgerelateerde aspecten van het subcriterium “Ontwerp, productieproces, gebruik en reststoffen”.

• In een concurrentiegerichte dialoog dienen minstens 3 gegadigden te worden geselecteerd. De EU-aanbestedingsregels schrijven geen maximum aantal te selecteren gegadigden voor.

• Zijn er minder dan het minimum aantal geschikte gegadigden, dan kan de procedure toch worden voortgezet, maar dat is niet verplicht. Het is niet toegestaan alsnog nieuwe gegadigden toe te voegen of gegadigden mee te nemen die niet aan de minimumeisen voldoen.

• Na de selectieronde starten de (concurrentiegerichte) dialoogsessies. Raadzaam is om zowel plenaire als individuele dialoogsessies te houden om zo tot de ideale oplossing te komen. Het aantal sessies hangt af van het verloop. Zie volgende slide ter illustratie.

* Geschiktheidseisen en selectiecriteria zijn eisen en wensen aan de leverancier zelf en algehele bedrijfsvoering. Gunningscriteria daarentegen zijn eisen en wensen aan de betreffende opdracht.


7.2 AANBEVELINGEN | SELECTEREN 2/2

29

VOORBEREIDEN

SPECIFICEREN

SELECTEREN

GUNNEN

CONTRACTEREN

SELE

CTIE

VAN

MIN

. 3 G

EGAD

IGDE

N

1E P

LEN

AIRE

SES

SIE

INDI

VIDU

ELE

SESS

IES

2E P

LEN

AIRE

SES

SIE

INDI

VIDU

ELE

SESS

IES

SELECTIEFASE DIALOOGFASE GUNNINGFASE

AMBITIES CONCEPT AANBESTEDINGSLEIDRAAD AANBESTEDINGSLEIDRAAD

WEEK 1 WEEK 2 WEEK 3 WEEK 4


7.2 AANBEVELINGEN | GUNNEN 1/3

30

VOORBEREIDEN

SPECIFICEREN

SELECTEREN

GUNNEN

CONTRACTEREN

GUNNEN

• De Circulaire Economie draait om het genereren van meerwaarde, niet alleen financieel maar ook milieutechnisch en sociaal-maatschappelijk. De gunning van de opdracht dient dan ook op waarden te worden gedaan in plaats van alleen op (de laagste) prijs. Dat betekent dat Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) als beoordelingsmethodiek dient te worden gehanteerd. Sterker nog EMVI is bij concurrentiegerichte dialoog verplicht.

• Verhouding max. aantal te behalen punten voor kwaliteit en prijs is minimaal 65/35, waarvan het kwaliteits- en gunningscriterium Circulaire Economie minimaal 40 moet zijn (hoger dan max. aantal te behalen punten voor de laagste prijs). Zie volgende slide ter illustratie en mogelijke opzet.

• Het kwaliteits- en gunningscriterium Circulaire Economie zou kunnen worden onderverdeeld in de volgende sub criteria: Ontwerp, productieproces, gebruik en reststoffenbeheer [Technisch inhoudelijke en productgerelateerde aspecten] Nieuwe verdienmodellen [Financiële aspecten] Ketensamenwerking en andere contractvormen [Procesmatige aspecten] CI-verklaring [Commitment circulair inkopen] Breedte CE assortiment

• Maak ‘Circulaire Economie’ als onderdeel van het selectie- en gunningsproces randvoorwaardelijk door de score op ‘Circulaire Economie’ te

koppelen aan punten (2=slecht, 4=onvoldoende, 6=neutraal, 8=goed, 10=uitmuntend) en bij een waardering van 2 of 4 heeft dit als consequentie dat er geen vervolg van de beoordelingsprocedure plaatsvindt.

• Overweeg het includeren van het gunningscriterium “Gebruikerstest” om te borgen dat naast de principes van de circulaire economie functionaliteit voorop blijft staan. Dit is zeker van belang voor het belangrijkste onderdeel van een werkplek: de bureaustoel.

• Overweeg bij het subscriterium “Ontwerp, productieproces, gebruik en reststoffen” een case voor te leggen om zo te achterhalen of leveranciers naast een visie op de CE, deze ook concreet kunnen toepassen. Voorbeeld zou kunnen zijn een binnenkort op te leveren afdeling binnen het UMCU, met niet alleen standaard meubilair, maar ook speciaal meubilair. Laat leveranciers hier een combinatie maken tussen het Beeldkwaliteitsplan en de principes van de CE en beoordeel hen hier ook op. Het kan ook als onderwerp worden ingebracht tijdens het voeren van de dialoog.

• Overweeg om middels een “schouw” (potentiële) inschrijvers te voorzien van meer achtergrond voor het subscriterium “Ontwerp, productieproces, gebruik en reststoffen”. Ook voor ideeën rondom hoe om te gaan met bestaand meubilair is dit een goede optie.


7.2 AANBEVELINGEN | GUNNEN OP BASIS VAN EMVI 2/3

31

40%

5% 5% 5%

5%

5%

35%

Circulaire Economie

Duurzaamheid

Preventief onderhoud

Projectmanagement

Meubelmanagement

Breedte assortiment

Prijs

Zie volgende slide voor nadere toelichting

Hierbij zou je kunnen inspelen op de sociaal maatschappelijke aspecten van duurzaamheid. Denk aan het conform de Participatiewet creëren van extra banen voor mensen uit de doelgroep MAAM (mensen met een afstand op de arbeidsmarkt).

Plan van aanpak waaruit blijkt hoe de leverancier invulling geeft aan preventief onderhoud en hoe dit correctief onderhoud voorkomt

Plan van aanpak waaruit blijkt hoe de leverancier omgaat met o.a. planningen, opleverlijsten leveren, meer-minderwerk overzichten en opleverlijsten maken en budgettaire verantwoording afleggen

Beschrijving van hoe leverancier omgaat met voorraad meubilair; in samenwerking met Afdeling Hergebruik. Denk aan o.a. monitoring voorraad, her-inzet aanwezig meubilair, afvoeren overtollig meubilair op een zo duurzaam mogelijke wijze

Onderscheid dient te worden gemaakt voor standaard en los meubilair. Leverancier dient aan te geven welke meubelstukken zij kan leveren en de daarbij behorende merken (NB: stel een max. van bijv. 20 merken voor standaard en 10 merken voor speciaal)

Laagste prijs gelet op Total Cost of Ownership

GUNNEN OP BASIS VAN EMVI MET CIRCULAIRE ECONOMIE ALS KWALITEITSCRITERIUM

[PEOPLE]

[PLANET & PROFIT]


7.2 AANBEVELINGEN | GUNNEN A.D.H.V. GUNNINGSVRAGEN 3/3

32

GUNNINGSVRAAG SUBVRAGEN

1 Kunt u aangeven op welke wijze u invulling kunt geven aan circulaire economie, door middel van technisch-inhoudelijke oftewel product gerelateerde aspecten? [ONTWERP, PRODUCTIEPROCES, GEBRUIK(SDUUR), RESTSTOFFENBEHEER]

• De wijze van het productontwerp met gebruikmaking van hergebruik van het huidige meubilair

• De wijze van het productieproces

• Verlenging van de levens- en gebruiksduur

• Een zo hoogwaardig mogelijk hergebruik van de modellen, zowel wat betreft de technische als de biologische materialen.

2 Kunt u aangeven op welke wijze u een invulling kunt geven aan de circulaire economie, door middel van financiële aspecten en/of financiële innovatie? [RESTWAARDE, KANSEN, RISICO’S]

• Een uitgangspunt van de circulaire economie is dat producten na hun eerste gebruiksfase een restwaarde hebben vanwege hergebruik van het product en/of de gebruikte componenten of materialen. Welke (financiële) mogelijkheden ziet u om deze restwaarde (deels) ten goede te laten komen aan de gebruiker?

• Welke risico’s ziet u ten aanzien van financiële aspecten en/of financiële innovatie en hoe gaat u deze risico’s beheersen? Welke financiële of juridische risico’s wilt of kunt u lopen, hoe groot mogen die zijn?

3 Kunt u aangeven op welke wijze u een invulling kunt geven aan de circulaire economie, door middel van procesmatige aspecten? [SAMENWERKING, CONTRACTVORM]

• Hoe voorziet u de samenwerking met uw en/of onze (keten)partners ten aanzien van deze aanbesteding en uw aanbod?

• Welke contractvormen kunt u bieden om circulaire businessmodellen toe te passen?

4 Op welke wijze voldoen de door u aangeboden producten aan de uitgangspunten van circulaire economie van de aanbestedende dienst? [AANTAL CE ALTERNATIEVEN, MOTIVATIE]

• Gelet op het benodigde assortiment aan standaard en speciaal meubilair, voor welke meubelstukken heeft u een CE variant? • De toelichting moet in lijn zijn met uw antwoorden op vraag 1 t/m 3. Inschrijver krijgt een hogere score als het aantal aangeboden CE

varianten met een (relevante) onderbouwing hoger is dan het aantal aangeboden CE varianten met een (relevante) onderbouwing van andere Inschrijvers.

5 Met welke afspraken wilt u de in uw antwoorden op de vragen 1 t/m 3 geformuleerde visie en ambitie ten aanzien van circulaire economie in de CI verklaring concretiseren? [COMMITMENT]

• Laat de leveranciers eerst zelf de lat bepalen bij het beantwoorden van de betreffende gunningsvragen. Bijvoorbeeld conform slide 48: 100% = zeer goed; 80% = goed; 60% = voldoende; 40% = matig; 20% = slecht; en 0% = zeer slecht / vraag niet beantwoord.

• Stel een multi-disciplinair beoordelingsteam samen (inclusief CE expertise). Alle beoordelaars zullen eerst onafhankelijk van elkaar een score toekennen aan de

subvragen aan de hand van het beoordelingsoverzicht conform slide 47. Voor de beoordelingswijze van de subvragen helpt de nadere toelichting conform slide 48. Deze scoring is relatief ten opzichte van de andere aanbieders. Na de individuele scoring wordt er op het niveau van de subvragen een discussie gehouden in het beoordelingsteam onder leiding van een onafhankelijke procesbegeleider waarin het team tot consensus dient te komen. In de kern wordt vooral beoordeeld op: aansluiting bij visie UMCU, integraliteit technisch / financieel / procesmatig (Integraliteit TFP) en hoe & waarom. Uiteindelijk wordt de definitieve scoring bepaald en kan worden gerangschikt in het volgende overzicht:

SCORING MATE CIRCULARITEIT SCORE WAARDERING CONSEQUENTIE BEOORDELING

0 – 20 2 SLECHT GEEN VERVOLG BEOORDELINGSPROCEDURE EMVI

21 – 40 4 ONVOLDOENDE GEEN VERVOLG BEOORDELINGSPROCEDURE EMVI

41 – 50 6 NEUTRAAL WEL VERVOLG BEOORDELINGSPROCEDURE EMVI

51 – 60 8 GOED WEL VERVOLG BEOORDELINGSPROCEDURE EMVI

61 – 70 10 UITSTEKEND WEL VERVOLG BEOORDELINGSPROCEDURE EMVI


7.2 AANBEVELINGEN | BEOORDELING CE BIJ SELECTIE EN GUNNING

33

ORGANISATIE / OPDRACHT

SCOPE CRITERIA SUBCRITERIA KERNELEMENTEN MAX. # PNT PER SUBCRITERIUM

MAX. # PNT PER CRITERIUM

ORGANISATIE [SELECTIE-CRITERIUM]

VISIE VISIE CIRCULAIRE ECONOMIE

Uw persoonlijke visie CE • Inspiratie en integraal verhaal • Gerelateerd aan de definitie van de CE (cf GDCI) • Sector/branchekennis in relatie tot CE

4

10 Uw visie op sector 3

Visie van uw organisatie 3

OPDRACHT [GUNNING]

TECHNISCH INHOUDELIJKE EN PRODUCT-GERELATEERDE ASPECTEN

ONTWERP & PRODCUTIEPROCES

Productontwerp • Gezonde arbeidsomstandigheden • Geen toxische middelen • Functionaliteit als uitganspunt • Deomantabel of eenvoudig te scheiden • Hergebruik beschikbare materialen en grondstoffen • Laagst mogelijke footprint • Maximaal waardebehoud • Zero waste

2

10

Winning grondstoffen 2

Transport 2

Productieproces 2

Grondstoffen- en materiaalbeheer 2

GEBRUIK

Mate van garantie • Functionaliteit als uitgangspunt • Levensduurverlenging • Maximaal waardebehoud • Laagst mogelijke footprint

2

10

Kwaliteitsniveau 2

Flexibiiteit 2

Mogelijkheden productonderhoud 2

Mogelijkheden eigendomsoverdracht 2

RESTSTOFFENBEHEER

% Materiaal geschikt voor Re-use • Functionaliteit als uitgangspunt • Levensduurverlenging • Maximaal waardebehoud • Laagst mogelijke footprint • Procesborging tot aan end-of-lifecycle

2

10

% Materiaal geschikt voor Re-manufacturing 2

% Materiaal geschikt voor Re-cycling 2

Mogelijkheden up- en downcycling 2

Mate van sluiten kringloop 2

OPDRACHT [GUNNING FINANCIELE ASPECTEN NIEUWE VERDIENMODELLEN

Herwaardering restwaarde • Variatie nieuwe verdienmodellen (denk aan betalen per gebruik zonder en met borgsom, koop met terugkoopgarantie, etc.)

• Total Cost of Ownership

4

10 Integratie TCO 3

Aanbod nieuwe verdienmodellen 3

OPDRACHT [GUNNIING] PROCESMATIGE ASPECTEN KETENSAMENWERKING

Mate van procesinrichting • Regie op kringloop door goed voorraadbeheer • Transparantie en gelijkwaardigheid • Flexibiliteit • (verander)Bereidheid om samen te werken in de vorm van

partnerships • Procesborging tot aan end-of-lifecycle

2

10

Mate van regievoering 2

Mate van borging 2

Mate van registratie 2

Mate van organisatie 2

OPDRACHT [GUNNING]

VERHOUDING CE ALTERNATIEVEN BREEDTE CE ASSORTIMENT Mate van CE alternatieven

• Verhouding aantal CE alternatieven tav alle producten • Wijze van onderbouwing en toelichting per CE alternatief 10 10

OPDRACHT [GUNNING] COMMITMENT CI-VERKLARING Mate van commitment

• Bereidheid antwoorden op alle gunningsvragen vast te leggen in een zgn. CI-verklaring 10 10

TOTAAL AANTAL TE BEHALEN PUNTEN MATE VAN CIRCULARITEIT (EXCLUSIEF WAARDERING PUNTEN TAV SELECTIECRITERIUM ‘VISIE CE’) 70 70


7.2 AANBEVELINGEN | BEOORDELING CE NADERE TOELICHTING

VISIE [SELECTIE]

TECHNISCH/INHOUDELIJK [GUNNING]

PROCESMATIG [GUNNING]

FINANCIEEL [GUNNING]

CIRCULAIR AANBOD [GUNNING]

CI – VERKLARING [GUNNING]

WEGING PER SUBCRITERIA

WAARDERING CF SLIDE 47

• Visie is integraal en eigen, doorleven CE

• Relatie definitie aanbestedende dienst is volledig

• Zien eigen rol als leidend in transitie

• Ambitieuze doelen m.b.t. CE

• Concrete meetindicatoren benoemd

• Integraal benaderd qua aspecten CE

• Volledige keten wordt benoemd

• Integrale beschrijving • Belang van

samenwerking voor CE • Duidelijke rollen en

complementariteit • Contractvorm

toegelicht en onderbouwd

• Hebben duidelijk beeld over BM

• Zien BM als middel, niet als doel

• BM wordt volledig uitgewerkt

• Duidelijkheid over risico’s en impact

• 100% CE varianten aangeboden

• Sterke onderbouwing van CE varianten conform visie (technisch-inhoudelijk en financieel)

• Duidelijke CI afspraken op integraliteit TPF

• CI afspraken zijn ambitieus

• CI afspraken zijn SMART

80% - 100% 8 – 10 punten

• Goede visie • Enkele aspecten van

CE ontbreken • Benoemen duidelijk

eigen rol

• Doelen m.b.t. CE zijn niet SMART

• Meetindicatoren zijn benoemd

• Bijna hele keten wordt benoemd

• Interne en externe keten beschreven

• Duidelijke rollen • Complementariteit

wordt niet beschreven • Impact voor

aanbestedende dienst onduidelijk

• Hebben duidelijk beeld over BM

• BM wordt nagenoeg volledig uitgewerkt

• Paar onduidelijkheden over impact voor aanbestedende dienst


• Zeer uitgebreide onderbouwing (technisch-inhoudelijk) van CE varianten

• Duidelijke MVI afspraken op integraliteit TPF

• CI afspraken zijn algemeen, niet ambitieus

• CI afspraken zijn semi-SMART

60% - 80% 6 – 8 punten

• Visie leunt op algemene ontwikkelingen

• Relatie met visie aanbestedende dienst onvolledig

• Zien eigen rol als ‘volgend’ m.b.t. CE

• Wordt geen meetlat aangereikt voor CE

• Sluiten aan bij certificaten (C2C)

• Enkele elementen van keten benoemd

• Aantal partners wordt genoemd

• Belang van samenwerking wordt niet onderstreept

• Invulling van samenwerking niet duidelijk

• Doorleven het nut van ander BM voor CE niet

• BM wordt niet goed uitgewerkt

• Impact voor aanbestedende dienst onduidelijk


• Goed onderbouwd waarom CE

• CI afspraken op integraliteit TPF

• CI afspraken zijn weinig concreet en vrij beleidsmatig ingestoken

• CI afspraken zijn niet SMART

40% - 60% 4 – 6 punten

• Herkennen ontwikkelingen m.b.t. CE

• Relatie met visie aanbestedende dienst onduidelijk

• Plaatsen CE buiten eigen invloedsfeer


• Beleidsmatige insteek van CE

• Gericht op besparen • Kijken voornamelijk naar

‘afval’

• Aantal partners wordt genoemd

• Selectie van partners erg technisch (C2C)

• Rollen van partijen niet duidelijk

• Geen toelichting bij contractvormen

• BM is “copy-paste”, geen eigen inbreng

• BM wordt niet uitgewerkt

• Geen toelichting impact voor aanbestedende dienst


• Niet goed onderbouwd waarom CE

• Geen integrale CI afspraken

• CI afspraken zijn niet concreet en gericht op besparen (lineair)


20% - 40% 2 – 4 punten

• Visie is gericht op beperken (lineair)

• Leunen sterk op standaarden (bijv. ISO)

• Benoemen eigen rol niet


• Lineaire kijk op de technische aspecten

• Noemen slechts enkele elementen van gehele keten

• Partners worden alleen genoemd

• Samenwerking niet essentieel

• Geen rolbeschrijving • Geen onderbouwing

voor contractvorm

• Beantwoorden gestelde vraag niet

• Onvolledige beschrijving van BM

• Relatie met aanbestedende dienst wordt niet gelegd

• Geen CE varianten aangeboden

• Alleen andere financiering aangereikt, BM is leidend

• Geen integrale CI afspraken

• CI afspraken zijn gericht op besparen en beleidsmatig ingestoken


0% - 20% 0 – 2 punten

CE= Circulaire Economie | BM = businessmodel | Integraliteit TPF = Integraliteit technisch, procesmatig en financieel

34 UMCU | Haalbaarheidsonderzoek Circulair inkopen los meubilair

7.2 AANBEVELINGEN | CONTRACTEREN

35

VOORBEREIDEN

SPECIFICEREN

SELECTEREN

GUNNEN

CONTRACTEREN

CONTRACTEREN

• Advies is om beide vormen van inschrijving toe te laten (zelfstandige inschrijving en / of combinatie van inschrijvers). Een individuele inschrijving zal (als enige) contractpartner zijn. Twee of meer inschrijvers dienen gezamenlijk een inschrijving in waarbij alle combinanten hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden.

• Conform de huidige aanbestedingsregelgeving mag de looptijd van de raamovereenkomst afwijken van de gebruikelijke looptijd van max. 4 jaar. Overweeg in dit kader voor een contractsduur van bijvoorbeeld 10 jaar met mogelijkheid tot verlenging. Hierdoor loopt de economische levensduur en technische levensduur van meubilair meer synchroon. Dit nodigt zowel de gebruiker als leverancier uit om langer en dus ook meer samen te werken met oog op de principes van de circulaire economie. Tegelijkertijd moet het wel mogelijk zijn tussentijds het de mantelovereenkomst te beëindigen.

• Bij de circulaire economie draait het maximaal waardebehoud van materiaal door het sluiten van kringlopen. De praktijk leert dat wanneer het materiaal een tweede bestemming heeft gekregen onduidelijk is hoe vervolgens conform de principes van de circulaire economie de verdere levenscyclus van het desbetreffende product is geborgd. In het kader van regie op de keten kunnen hierover afspraken worden gemaakt en worden vastgelegd in de mantelovereenkomst. Maak bijvoorbeeld duidelijk wat exact wordt gedaan wanneer het meubilair wordt afgevoerd.

• Overweeg het opnemen van een zgn. CI-verklaring (Circulair Inkopen) als onderdeel van de raamovereenkomst. Dit kan worden gezien als onderdeel van de gedragscode voor leveranciers, waarin concrete afspraken staan over o.a. het daadwerkelijk toepassen van de principes van de circulaire economie en het inzichtelijk maken van de mate van hergebruik van de betreffende materialen en grondstoffen (registratie binnenkomende stromen en uitgaande stromen). Het ondertekenen van deze CI-verklaring staat voor een lange-termijn ketensamenwerking op basis van maximale transparantie.


8. NEXT STEPS


8. NEXT STEPS

37

VOORBEREIDEN

SPECIFICEREN

SELECTEREN

GUNNEN

CONTRACTEREN

ONDERSTEUNING BIJ AANBESTEDINGSTRAJECT VAN LOS MEUBILAIR

• Circulair inkopen is een domein in ontwikkeling en vanuit de Green Deal Circulair Inkopen helpen wij vanuit onze kennis en

expertise op het gebied van zowel inkoop als de circulaire economie samen met oa PIANOo, NEVI, RVO NL en MVO NL aan het verder professionaliseren daarvan.

• Essentieel hierbij is het zoveel mogelijk ook toepassen en toetsen in de praktijk. INTERN DRAAGVLAK ALS EERSTVOLGENDE STAP

• Voor het verkrijgen van het nodige draagvlak dienen allereerst de resultaten van dit haalbaarheidsonderzoek in het kader van

circulair inkopen van los meubilair te worden gedeeld met de belangrijkste stakeholders binnen de eigen organisatie • Waar mogelijk en nodig dienen de belangrijkste uitkomsten en aandachtspunten nader te worden toegelicht.


* LIFE+ staat voor the Financial Instrument for the Environment; http://ec.europa.eu/environment/life/funding/lifeplus.htm

René Dijkstra | Anneke Pijnenborg

BIJLAGEN

BIJLAGE: BVP VERSUS CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG


BVP EN CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG I VERSCHIL EN OVEREENKOMST

40

Bron: PIANOo

CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG Concurrentiegerichte dialoog is een specifieke procedure voor bijzonder complexe overheidsopdrachten waarbij een aanbestedende dienst op basis van een 'beschrijvend document' met elke geselecteerde gegadigde een vertrouwelijke dialoog aan gaat over alle aspecten van de overheidsopdracht.

Concurrentie gerichte dialoog is een bijzondere Europese aanbestedingsprocedure en verschilt wezenlijk van een 'gewone' openbare of niet-openbare procedure. Het grootste verschil zit hem in de wijze van uitvragen. In de concurrentiegerichte dialoog start je met een vraag waarvoor geen (eenduidige) oplossing bekend is. Een optimale oplossing is afhankelijk van de kwaliteit van de dialoog tussen aanbestedende dienst en inschrijvende partijen. Concurrentiegerichte dialoog is alleen bedoeld voor ‘bijzonder complexe opdrachten’. Een opdracht wordt gezien als bijzonder complex als vooraf de technische middelen (prestatie-eisen en functionele eisen, waaronder de milieukenmerken van de opdracht) of de juridische dan wel financiële voorwaarden van de opdracht niet kunnen worden aangegeven. Gunning o.b.v. het EMVI-criterium verplicht.

BEST VALUE PROCUREMENT Best Value Procurement, ook wel prestatie-inkoop genoemd, gaat over het vinden van de beste leverancier die de hoogste waarde kan leveren tegen de beste prijs. Best Value is geen aanbestedingsprocedure, zoals de meervoudig onderhandse procedure. Het is een manier van denken en werken. Uiteraard moeten de aanbestedingsprincipes van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie worden toegepast. Best Value is en wordt toegepast bij zowel de openbare als de niet openbare procedures. Maar ook bij de concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedure. Bij de toepassing van Best Value is het zaak om zowel de principes van Best Value als de aanbestedingsregels in stand te houden. BVP kan ook worden toegepast voor niet-complexe opdrachten (ook als aanbestedende dienst zelf met oplossing kan komen). Gunning o.b.v. het EMVI-criterium (gunnen op waarde).


BVP EN CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG I PROCES

41

Bron: PIANOo, Factsheet BVP RWS, BVP in Aanbestedingsrechtelijk perspectief VU Amsterdam

CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG De aanbestedende dienst kondigt de opdracht aan, waarna partijen (die aan gestelde minimumeisen voldoen) zich kunnen aanmelden. Op de gegadigden mogen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. Daarna volgt een selectie, waarbij minimaal 3 partijen geselecteerd worden o.b.v. de selectiedocumenten. Deze partijen worden uitgenodigd voor de dialoog. De dialoog (in één of meerdere ronden) kan gaan over alle facetten van de opdracht, dus ook over financiële elementen. De precieze inhoud van de opdracht staat dus niet vooraf vast, maar komt in de dialoog tot stand. Bij iedere ronde kunnen oplossingen (en dus deelnemers) afvallen door het toepassen van de gunningscriteria. Als van deze mogelijkheid gebruikt wordt gemaakt, moet dit in de aankondiging van de opdracht of het bestek vermeld worden. Na afronding van de dialoog krijgen de overgebleven partijen een bestek en doen een inschrijving, waarna de opdracht gegund wordt. De praktijk is dat er meestal meerdere mogelijke oplossingen overblijven, zodat er dus meerdere inschrijvers een inschrijving doen.

BEST VALUE PROCUREMENT 1. Voorbereidingsfase De projectdoelen worden gedefinieerd en kwaliteitscriteria bepaald. – Functionele vraagspecificatie 2. Beoordelingsfase Na de voorbereidende fase sturen de aanbieders hun projectvoorstel op hoofdlijnen op een paar A4-tjes in. Aanbiedingen bestaan uit: 1. Lijst van referentieprojecten; 2. Prijs; 3. Risk Assessment Plan (RA); 4. Value Added Plan (VA); 5. Planning; en 6. (Resultaten van) interviews met sleutelfiguren. Beoordeling en weging van de aanbiedingen. Nadat de beoogde opdrachtnemer geselecteerd is op basis van de gunningscriteria volgt de zogenaamde pre-award fase. 3. Onderbouwingsfase (‘Pre-award fase’) Start pre-award fase met ‘best value’ inschrijver: – Inschrijver gaat (voor het eerst) technisch de diepte in – Opstellen van detailplanning; kwaliteitsplannen risicobeheersings- en risicomanagementplannen – Alles op basis van door de aanbesteder verschafte risico overzichten die deze van de andere inschrijvers heeft ontvangen – Zonder prijsaanpassing Aan het eind van deze fase wordt de opdracht definitief gegund (tenzij inschrijver afhaakt). 4. Uitvoeringsfase In de uitvoering worden prestaties gemeten, verantwoordelijkheden van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn helder.


BVP EN CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG I AANDACHTSPUNTEN

42

CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG Concurrentie gerichte dialoog is een openbaar aangekondigde procedure. Alle geschikte aanbieders (o.a. voldoen aan gestelde minimumeisen) mogen meedoen. Het vergt andere competenties van de opdrachtnemer dan de traditionele aanpak. Ontwerp en onderhoudskennis spelen een belangrijke rol. De zorg dat ideeën kunnen worden onthuld aan concurrenten kan een belemmering vormen voor het voeren van de juiste dialoog. Geef duidelijkheid over vertrouwelijke behandeling al in de aankondiging van de opdracht. Het is verstandig om van tevoren af te spreken hoeveel gesprekken er (maximaal) zullen zijn. Dat geeft duidelijkheid voor beide kanten. Verstrek geen informatie die sommige deelnemers kunnen bevoordelen boven andere en zorg ervoor dat de oplossing van de ene deelnemer absoluut niet voorgelegd wordt aan een andere deelnemer. Het gesprek vindt plaats voordat de opdrachtnemer zijn inschrijving doet; onderhandelen na inschrijving niet toegestaan. Compenseer betrokkenheid van leveranciers in de dialoog fase met een passende vergoeding.

BEST VALUE PROCUREMENT BVP is geen alternatief is voor een Europese aanbesteding maar dient binnen de kaders van een Europese aanbestedingsprocedure te worden uitgevoerd. Hoewel dit in de praktijk werkbaar is, vergt het een nauwgezette aanpak en op sommige punten een afzwakking van de eigenlijke BVP-aanpak. Zie volgende slide voor aandachtspunten m.b.t. dit punt. Randvoorwaarde voor succesvol toepassen is de aanwezigheid van concurrentie in de markt. Of BVP succesvol kan worden toegepast voor een project hangt ook af van de complexiteit (voldoende opdrachtgeversrisico’s waarop aanbieders zich kunnen onderscheiden) en de mate waarin functioneel kan worden uitgevraagd (hoe meer onderscheidend vermogen, hoe beter). Opdrachtgever moet bereid zijn om los te laten (minimaliseren toetsing en juiste houding en gedrag). De opdrachtnemer aan de andere kant moet bereid zijn om zijn vakmanschap te tonen en zijn prestaties transparant te maken. Bij BVP wordt ook uitgebreid gekeken naar de persoon/referenties en bij de(Europese) niet- openbare procedure, na selectie, gekeken moet worden naar de opdracht. Derhalve mag in de gunningsfase niet meer gekeken worden naar de persoon/referenties omdat dit na selectiefase moet zijn afgerond

Bron: PIANOo, Factsheet Best Value Procurement, RWS, Handreiking concurrentiegerichte dialoog


BVP I AANDACHTSPUNTEN VOOR RECHTMATIGE TOEPASSING

43

Om BVP te kunnen toepassen binnen de bestaande juridische kaders zijn er een aantal aandachtspunten: • Lijst van referentieprojecten. Bij een stap als de beoordeling van de lijst van referentieprojecten van een leverancier, is het belangrijk dat de

aanbestedende dienst precies heeft aangegeven hoe hij die beoordeelt. Het mag geen verkapte weging van geschiktheidskwalificaties zijn. • Value added plan. Wie een leverancier vraagt om in een Value added plan aan te tonen waar de meerwaarde van zijn voorstel uit bestaat, kan

tegen een paar problemen oplopen. Als het voorstel het karakter van de opdracht verandert bijvoorbeeld. In dat geval moet de aanbestedende dienst die nieuwe situatie ook aan de andere aanbieders voorleggen. Dit kan opgelost worden door minimumeisen te stellen, bijvoorbeeld aan de tijdsduur. Concreet gezegd als een project bijvoorbeeld maximaal drie maanden mag duren, kan de leverancier met innovatieve oplossingen laten zien hoe het sneller kan. Zo'n voorgestelde aanpak verandert niets aan de essentie van de opdracht en hoeft dus niet aan andere aanbieders te worden voorgelegd.

• Pre-award fase. In de pre-award fase gaat de inschrijver (voor het eerst) technisch de diepte in. In deze fase komen details aan bod van kwaliteitsplannen, risicobeheersings- en risicomanagementplannen. Gesprekken hierover dienen alleen ter verduidelijking; dit past binnen de grenzen van de aanbestedingsregels. Maar er is een grijs gebied: het moet allemaal wel binnen het kader van de aanbieding blijven, waarvan de hoofdlijnen in het aanbod staan aangegeven. Deze fase kan soms leiden tot een inzicht, als de aanbestedende dienst bijvoorbeeld ziet hoe de aanbieder een bepaalde functie invult. Daarom is het zo belangrijk dat de voorlopige gunning na deze fase plaatsvindt. Aan BVP kleven een aantal aanbestedingsrechtelijke problemen. Hieronder een tweetal varianten:

• Een variant van de procedure van BVP is een niet-openbare aanbesteding te doen. Leveranciers kunnen worden uitgenodigd een aanbieding te doen als zij voldoen aan bepaalde geschiktheidseisen; zij hoeven dan geen referentieprojecten meer aan te leveren. Zijn de overige genoemde stappen naar tevredenheid doorlopen, dan kan definitieve gunning en contractverlening plaatsvinden. In deze variant moet het voor de inschrijver mogelijk zijn om zijn aanbod in te trekken. Immers bij het uitwerken van de risico's en kansen kan een verschil van mening over de benodigde kosten ontstaan. Als een en ander niet past binnen de ingediende prijs moet de aanbieder zijn inschrijving kunnen intrekken. Dit moet wel expliciet in de aanbestedingsstukken mogelijk zijn gemaakt. Nadeel van deze variant is dat de aanbestedende dienst mogelijk veel tijd investeert in gesprekken met een inschrijver die uiteindelijk geen contract wil tekenen.

• Een andere variant in deze aanpak is de volgorde van de stappen te veranderen. In een inlichtingenronde kunnen de risico's op tafel komen. Geen overleg in de pre-awardfase (dus voor gunning) met de inschrijver, maar eerst een beoordeling en weging van de aanbiedingen en dan pas de contractfase ingaan. Prijzen kunnen bij inschrijving met een bandbreedte worden aangegeven. De aanbestedende dienst sluit vervolgens een contract af met een leverancier. In dat contract moeten goede ontbindende voorwaarden zijn opgenomen, bijvoorbeeld als de prijsbandbreedte wordt overschreden. Hierna kan men de diepte in duiken met het opstellen van detailplanningen, kwaliteits- en risicobeheersingsplannen. Risicoverdeling tussen de partijen en vaststellen van de prijs binnen de bandbreedte komen aan bod. Het voordeel van deze aanpak is dat risico's en de verantwoordelijkheidsverdeling goed zijn afgesproken. Ook biedt het aanbestedende diensten meer zekerheid om een goed contract met de juiste aanbieder af te kunnen sluiten, zodat hij niet aan het einde van een ingewikkeld traject met lege handen blijft staan.

Bron: PIANOo, Aanbestedingsrechtelijk perspectief VU Amsterdam


BVP EN CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG | IN RELATIE TOT STANDAARD EA’S

TYPE OPENBAAR [STANDAARD] NIET-OPENBAAR [STANDAARD] CONCURRENTIEGERICHTE DIALOOG [BIJZONDER]

KENMERKEN • Procedure tart met een aankondiging via TenderNed van de opdracht in het EU-publicatieblad.

• De procedure kent één ronde, waarin alle inschrijvers (aanbieders die inschrijven met een offerte) direct een offerte kunnen indienen.

• De inschrijvers en de inschrijvingen (offertes) beoordeelt u tegelijkertijd. Een inschrijver moet voldoen aan de gestelde minimumeisen.

• Er mogen op hen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. U gunt de opdracht op basis van de laagste prijs of de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).

• Onderhandelen is niet toegestaan.

• Procedure start met een aankondiging via TenderNed van de opdracht in het EU-publicatieblad.

• De gegadigden (aanbieders die deelneming aan de procedureverzoeken) en de inschrijvingen beoordeelt u in twee verschillende ronden.

• De gegadigden moeten voldoen aan de gestelde minimumeisen. • Er mogen op hen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. • In de eerste ronde (zgn ‘pre selectie’ of ‘voorselectie) selecteert u uit alle

aanmeldingen een aantal (meestal vijf) meest geschikte gegadigden. Deze nodigt u uit een inschrijving te doen. In de tweede ronde beoordeelt u de inschrijvingen van de inschrijvers.

• U gunt de opdracht op basis van de laagste prijs of EMVI. • Onderhandelen is niet toegestaan.

• Concurrentie gerichte dialoog is een bijzondere Europese aanbestedingsprocedure.

• Het is een specifieke procedure voor bijzonder complexe overheidsopdrachten. Dat betekent dat vooraf de technische middelen (prestatie-eisen en functionele eisen, waaronder de milieukenmerken van de opdracht) of de juridische dan wel financiële voorwaarden van de opdracht niet kunnen worden aangegeven.

• Procedure start met een vraag waarvoor geen (eenduidige) oplossing bekend is.

• Op basis van een 'beschrijvend document' wordt met elke geselecteerde gegadigde een vertrouwelijke dialoog aangegaan over alle aspecten van de overheidsopdracht.

• Een optimale oplossing is afhankelijk van de kwaliteit van de dialoog tussen aanbestedende dienst en inschrijvende partijen.

• Gunning o.b.v. het EMVI-criterium verplicht.

VOORDELEN • Veel concurrentiedruk op inschrijvers. • De hele markt kan inschrijven. • Objectief, transparant en niet-discriminerend.

• Concurrentiedruk op gegadigden. • De hele markt kan zich aanmelden. • Aantrekkelijke procedure, vooral voor aanbieders. • Objectief, transparant en niet-discriminerend. • Het aantal inschrijvers kan worden beperkt, onnodige offertekosten voor veel

bedrijven wordt voorkomen. Hierdoor blijft ook de administratieve last relatief laag (Dit geldt bijv. Als in de marktverkenning is gebleken dat op de specifieke markt veel aanbieders zijn die in de inkoopbehoefte kunnen voorzien).

• Bevordert innovatie. • De procedure biedt veel ruimte voor interactie tussen opdrachtgever en

potentiële opdrachtnemer om de juiste oplossing te vinden. • Objectief, transparant en niet-discriminerend.

NADELEN • Strak beschreven procedure, weinig vrijheid bij het inrichten van de procedure.

• Redelijk lange procedure met voorgeschreven minimumtermijnen, zeker in verhouding tot nationale procedures.

• Mogelijk worden (te) veel offertes ingediend. • Hoge procedurekosten (onder meer vanwege veel offertes), zowel voor

aanbestedende dienst als voor inschrijvers. • Onderhandelen is niet toegestaan. • Eigen ervaringen met leverancier kunnen niet betrokken worden • Hoge mate van eenrichtingsverkeer en daarmee het risico dat de

leveranciers slechts beperkt worden uitgedaagd om hun toegevoegde waarde te tonen en daarmee dus de kennis van de markt vaak onvoldoende wordt benut.

• Strak beschreven procedure, weinig vrijheid bij het inrichten van de procedure. • Lange procedure met voorgeschreven minimumtermijnen, langer dan de openbare

procedure. • Vrij hoge procedurekosten, ook voor inschrijvers, maar een stuk lager dan de

openbare procedure. • Onderhandelen is niet toegestaan. • Eigen ervaringen met leverancier spelen geen rol.

• Lange procedure met voorgeschreven minimumtermijnen. • Hoge procedurekosten onder meer door het houden van dialogen. • De zorg dat ideeën kunnen worden onthuld aan concurrenten kan een

belemmering vormen voor het voeren van de juiste dialoog. Geef duidelijkheid over vertrouwelijke behandeling al in de aankondiging van de opdracht.

TOEPASSEN BEST VALUE PROCUREMENT (BVP) / PRESTATIE-INKOOP

• BVP kan worden toegepast bij openbare en niet-openbare mits conform procedureregels en gunning op basis van EMVI. • Bij BVP wordt uitgebreid gekeken naar de persoon/referenties en bij de(Europese) niet- openbare procedure, na selectie, moet gekeken worden naar de opdracht.

Derhalve mag in de gunningsfase niet meer gekeken worden naar de persoon/referenties omdat dit na selectiefase moet zijn afgerond.

VOORDELEN BVP • Beroep doen op onderscheidend vermogen van de inschrijver. • Win-Win-contract realiseren. • Reduceren van meer-/minderwerkkosten. • Een maximale reductie bewerkstelligen van (gevolgen) van risico’s middels doordacht risicomanagement. • Een maximale benutting van kansen bij de uitvoering van de opdracht stimuleren. • Identificeren van de opdrachtnemer als expert met verantwoordelijkheidsgevoel hetgeen dient te leiden tot ontzorging bij de opdrachtgever. • Optimaliseren risico inzicht; met name risico’s die niet onder controle zijn. • Realiseren van toegevoegde waarde binnen de kader van budget en planning. • “Non performers” geen kan bieden op gunning (strategisch inschrijven).

NADELEN BVP • Vereist deskundige begeleiding richting zowel opdrachtgevende organisatie en marktpartijen. • Vereist verandermanagement (koudwatervrees overwinnen bij interne opdrachtgever).


Amsterdamsestraatweg 40 3743 DT Baarn Nederland T +31 (0)88 40 40 400 F +31 (0)88 40 40 499 www.kirkmancompany.com [email protected] @kirkmancompany

René Dijkstra [email protected]

Anneke Pijnenborg [email protected]

http://www.kirkmancompany.com/

http://www.twitter.com/kirkmancompany

CIRCULAIR INKOPEN VAN LOS MEUBILAIR - PIANOo · 2018-04-09 · • Kirkman Company is gevraagd met...

Documents

Transcript of CIRCULAIR INKOPEN VAN LOS MEUBILAIR - PIANOo · 2018-04-09 · • Kirkman Company is gevraagd met...