Case intranet NS; michel groenendijk

Click here to load reader

download Case intranet NS; michel groenendijk

of 29

  • date post

    17-May-2015
  • Category

    Internet

  • view

    337
  • download

    1

Embed Size (px)

Transcript of Case intranet NS; michel groenendijk

  • 1. Michel Groenendijk Projectleider Toegang NS Toegang NS Toptaken

2. Toegang NS Agenda Achtergrond Key Partners Toptaken Inzichten Vragen 3. Achtergrond Even voorstellen Michel Groenendijk - Projectleider 3 jaar werkzaam bij NS Functioneel eigenaar iNSite Projectleider implementatie Yammer Product owner iNSite tijdens Toegang NS Toegang NS 4. Achtergrond Toegang NS Corporate Communications = Functioneel eigenaar iNSite Aanleiding: lifecycle management van intranet Beleidskeuze: saas/cloud tenzij Doorslaggevend: E-mail voor rijdend personeel als onderdeel van licentie-structuur Hierbij is de beslissing gemaakt om de content op te schonen en herstructureren Toegang NS 5. Achtergrond Toegang NS Huidige intranet als uitgangspunt Stakeholder interviews Klankboardgroep sessies Oude visiestukken herschreven Uitvraag in de markt op basis van opgehaalde requirements Toegang NS 6. Achtergrond - Visie Het Portaal biedt een web gebaseerde werkomgeving. Vanuit de gebruiker gezien draagt het portaal zorg voor: Personalisatie: look en feel en inhoud is afgestemd op mijn werkzaamheden, rol en/of wensen, deels aanpasbaar door de gebruiker zelf Toegang: het verlenen van toegang tot toepassingen (n keer inloggen voor alle applicaties ) Publicatie: publicatie via diverse kanalen (website, tablet, smartphone, etc) Toegang NS 7. Key Partners Sabel (content strategie) Wortell (techniek en functionaliteiten) Toegang NS 8. Key Partners - Sabel Content inventarisatie Navigatie structuur Toptaakonderzoek Toegang NS 9. Toptaakonderzoek Hebben we dat nodig dan? Toegang NS 10. Toptaakonderzoek Met de online enqute en de taakanalyse wilden we achterhalen wat de NSers als belangrijke functies en content zien voor het nieuwe portaal achterhalen. Daarmee kunnen we navigatiestructuur te bepalen, de opzet homepagina, enzovoort. Toegang NS 11. Toptaakonderzoek Respondenten (leeftijd) 12. Toptaakonderzoek Respondenten (BO) 13. Geef aan wat jouw functie het beste typeert Toptaakonderzoek Respondenten (functiegroep) 14. Onderwerpen Ik heb vooral een kantoorfuncti e: st 1 Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten, ziekte, jaarlijkse, speciale, overuren, enz.) 8,9% 3 Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise, smoelenboek, telefoongids, who is who) 7,8% 4 Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS) 6,3% 2 E-mail en agenda inzien en beheren 5,9% 5 Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis, LMS, enzovoort) 4,6% 8 NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, Telegraaf etc.) 4,0% 12 Organisatiestructuur, afdelingen (werkterrein, contactgegevens) 3,8% 6 Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken) 3,6% 11 Arbeidsvoorwaarden, cao; functiebeschrijving 3,5% Toptaakonderzoek Toptaken kantoor 15. Onderwerpen Ik sta direct in contact met reizige 2 E-mail en agenda inzien en beheren 10,1% 1 Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten, ziekte, jaarlijkse, speciale, overuren, enz.) 6,7% 7 Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, reisinfoschermen; verstoringen, enzovoort) 6,5% 10 Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling) 6,1% 4 Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS) 4,6% 21 Dienstrooster 4,4% 23 Bedrijfskleding bestellen (work wear web) 4,3% 5 Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis, LMS, enzovoort) 4,0% 9 Vacatures (intern) 3,7% Toptaakonderzoek Toptaken direct contact reizigers 16. Aanbevelingen en aandachtspunten (1) Op basis van de NS-brede resultaten De top 4 taken, die samen ruim 26% van de stemmen kregen, moet de medewerker direct vanaf de homepagina en op elke pagina kunnen starten: Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten, ziekte, jaarlijkse, speciale, overuren, enz.) E-mail en agenda inzien en beheren Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise, smoelenboek, telefoongids, who is who) Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS) 17. De taken 5 tot en met 10, samen goed voor nog eens 24% van de stemmen, verdienen een prominente plaats op de homepagina van het intranet: Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis, LMS, enzovoort) Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken) Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, reisinfoschermen; verstoringen, enzovoort) NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, Telegraaf etc.) Vacatures (intern) Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling). Aanbevelingen en aandachtspunten (2) 18. Tijdens het werk in of om de trein, het station of werkplaats (mobiel) zijn de volgende taken het belangrijkste: E-mail en agenda inzien en beheren Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, verstoringen, enzovoort) Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling) Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken) De prioriteit ligt hier duidelijk anders dan bij gebruik van intranet vanaf een vaste werkplek van kantoor. Aanbevelingen en aandachtspunten (3) 19. Aanbevelingen en aandachtspunten (4) In de toptaken is een clustering te onderscheiden van taken die bij elkaar horen: Communicatie/organisatie: Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise, smoelenboek) Organisatiestructuur, afdelingen (werkterrein, contactgegevens) Vacatures (intern) 20. Aanbevelingen en aandachtspunten (5) Nieuws en meldingen Actuele situatie op het spoor Melding doen defect/onveilige situatie (losse tegel, verlichting, enzovoort) Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS) NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, telegraaf etc.) Locatie-/afdeling gebonden nieuws lezen (ontwikkelingen, jubileum, verjaardag, enzovoort) Toegang NS 21. Aanbevelingen en aandachtspunten (6) Dagelijks werk: E-mail en agenda inzien en beheren Dienstrooster Bedrijfs/ -kantoor applicaties opstarten Werkinstructie, -processen en -procedures Toegang NS 22. Aanbevelingen en aandachtspunten (7) Mijn werk(plek)zaken regelen Verlof aanvragen en inzien (vrije dagen, zorg, calamiteiten, ziekte, ) Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling) Bedrijfskleding Pensioenregeling Kosten declareren Arbeidsvoorwaarden, cao Jaargesprekcyclus (jaarplanning, beoordelings- en functioneringsgesprekken) ICT selfservice (handleiding, toegang applicaties aanvragen, incident ICT melden, wachtwoord wijzigen, "6000", hardware en software (aanvragen) Toegang NS 23. Kennisinhoudelijke informatie Vakgerelateerde informatie raadplegen, kennisbank (Machinistenplein, Materieelwijzer, Wegkennisbank, enzovoort) Aanbevelingen en aandachtspunten (8) 24. Aanbevelingen en aandachtspunten (9) De taak bedrijfskleding bestellen is dan wel een belangrijke taak, echter zal dit geen taak zijn die mensen op dagelijkse basis uitvoeren. Daardoor heeft deze taak een lagere prioriteit dan andere taken. 25. Toptaakonderzoek - Resultaat Wat hebben we doorgevoerd Welke concessies hebben we gedaan (directie wil ook zenden) Toegang NS 26. Toptaakonderzoek - Resultaat Toegang NS 27. Toptaakonderzoek - Resultaat Toegang NS 28. Welke inzichten heeft Sabel NS gegeven? De toptaken tonen aan dat het intranet door medewerkers echt wordt gezien als een online omgeving waar je je zaken zelf kan regelen en veel kan don; niet alleen maar als een communicatiekanaal Bevestiging van eigen bevindingen / inzichten Nieuwe inzichten qua toptaken Mapping van functies naar functiegroepen naar Personas Input voor het nieuwe werken Toegang NS 29. Tot slot Werkt het ..? Vragen..? Toegang NS