Cahier spécial des charges - SPF Finances...M. Michel Theunissen – tél 0257 63739 E-mail :...

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Cahier spécial des charges :

Procédure négociée directe avec publicité ayant pour objet : la

livraison, le montage et l’installation d’une salle de réunion

« multimédia »

Marché public S&L/AO/496/2015

Ouverture des offres : 27/04/2016 à 10.00h

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TABLE DES MATIÈRES

.............................................................................................................................................. 1 DÉROGATIONS GÉNÉRALES ............................................................................................. 4 A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES. ......................................................................................... 4

A.1. Objet et nature du marché ......................................................................................... 4 A.2. Durée du contrat. ....................................................................................................... 5 A.3. Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires ................................................ 5 A.4. Documents régissant le marché. ................................................................................. 5

A.4.1. Législation. ........................................................................................................... 5 A.4.2. Documents concernant le marché. ....................................................................... 5

A.5 Incompatibilités - conflits d’intérêts ............................................................................... 6 A.5.1. Incompatibilités ..................................................................................................... 6 A.5.2. Conflits d’intérêt .................................................................................................... 6

A.6. Visite des lieux ............................................................................................................ 6 A.7 Questions/réponses ..................................................................................................... 6 A.8. Offres. ......................................................................................................................... 7

A.8.1. Données à mentionner dans l’offre. ...................................................................... 7 A.8.2. Durée de validité de l’offre. ................................................................................... 8 A.8.3. Échantillons, documents et attestations à joindre à l’offre ..................................... 8

A.9. Prix ............................................................................................................................. 8 B. Attribution .......................................................................................................................... 8

B.1. Droit et modalités d’introduction et d’ouverture des offres ........................................... 8 B.1.1. Droit et mode d’introduction d'offres ...................................................................... 8 B.1.1.1. Offres envoyées de manière électronique .......................................................... 9 B.1.1.2. Offres qui ne sont pas introduites par voie électronique ..................................... 9 B.1.2. Ouverture d'offres ................................................................................................11

B.2. Droit d’accès – sélection – régularité – critères d'attribution .......................................11 B.2.1. Droit d’accès et sélection qualitative ....................................................................11 B.2.1.1. Droit d’accès .....................................................................................................11 B.2.1.2. Sélection qualitative ..........................................................................................15 B.2.2. Régularité des offres ............................................................................................15 B.2.3. Critère d’attribution ..............................................................................................16 B.2.3.1. Liste des critères d’attribution ...........................................................................16 B.2.3.2. Cotation finale ...................................................................................................17

C. EXÉCUTION ....................................................................................................................17 C.1. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant. ................................................................17 C.2. Cautionnement. .........................................................................................................17

C.2.1 Constitution du cautionnement .............................................................................17 C.2.2. Libération du cautionnement ...............................................................................19

C.3. Responsabilité de l’adjudicataire. ...............................................................................19 C.4. Modalités d’exécution ................................................................................................20

C.4.1. Clause d’exécution ..............................................................................................20 C.4.2. Délai d'exécution .................................................................................................20 C.4.3. Lieu où les livraisons doivent être exécutées. ......................................................20 C.4.4. Sous-traitants ......................................................................................................21 C.4.5. Déclaration de confidentialité ...............................................................................21

C.5. Contrôle et réception des livraisons exécutées ..........................................................21 C.6. Révision de prix .........................................................................................................22 C.7. Facturation.................................................................................................................22 C.8. Litiges. .......................................................................................................................23 C.9. Amendes et pénalités ................................................................................................23

D. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES ...................................................................................24 D.1. Objet du marché .......................................................................................................24

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D.2. Généralités ................................................................................................................25 D.3. Spécifications appareils .............................................................................................25

D.3.1. Des unités de discussion sans fil avec dispositif de vote .....................................25 D.3.1.1. Un poste « Président » et 19 postes délégués ..................................................26 D.3.1.2. Batteries ...........................................................................................................26 D.3.1.3. Chargeur de batteries .......................................................................................26 D.3.1.4. Borne d’accès sans fil .......................................................................................27 D.3.2. Projecteur LCD ....................................................................................................27 D.3.3. Support du projecteur LCD ..................................................................................28 D.3.4. Écran de projection électrique – toile tensionnée .................................................28 D.3.5. Vidéo-conférence ................................................................................................28 D.3.6. Package wireless control .....................................................................................29 D.3.7. Lecteur/enregistreur DVD ....................................................................................29 D.3.8. Amplificateurs et haut-parleurs ............................................................................30 D.3.9. Panneaux haut-parleurs acoustiques ...................................................................31 D.3.10. Matrice de contrôle ............................................................................................31 D.3.11. Tableau blanc interactif ......................................................................................32 D.3.12. Mini racks ..........................................................................................................33 D.3.13. Système de refroidissement des équipements techniques ................................33 D.3.14. Installation de la solution ...................................................................................33 D.3.15. Documentation technique et formation ..............................................................33

D.4. Contrat de maintenance.............................................................................................34 D.4.1. Contrat de maintenance préventive .....................................................................34 D.4.2. Assistance dépannage et réparations ..................................................................34

D.5. Meubles – haute armoire ...........................................................................................35 E. ANNEXES ........................................................................................................................37 Annexe 1 : FORMULAIRE D’OFFRE ...................................................................................38 Annexe 2 : INVENTAIRE DE PRIX .......................................................................................40 Annexe 3 : SLA ....................................................................................................................44

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CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES n° S&L/AO/496/2015

PROCÉDURE NÉGOCIÉE SIMPLIFIÉE AVEC PUBLICITÉ AYANT POUR OBJET : LA LIVRAISON, LE MONTAGE ET L’INSTALLATION D’UNE SALLE DE REUNION « MULTIMÉDIA »

DÉROGATIONS GÉNÉRALES

IMPORTANT

En application de l’article 9, paragraphe 4, de l’A.R. du 14 janvier 2013 établissant les règles

générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, l’attention

des soumissionnaires est attirée sur le fait que le présent cahier spécial des charges déroge

à :

- l’article 25 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 concernant le cautionnement, et à

- l’article 123 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 concernant les amendes pour retard

A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

A.1. Objet et nature du marché

Le présent marché concerne la livraison, le montage et l’installation d'équipement multimédia, avec les meubles que ce matériel comporte, dans l’espace de réunion « salle S3 », situé au rez-de-chaussée du complexe North Galaxy, Boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 Bruxelles. Il comporte un seul lot.

Le présent marché est un marché de fournitures.

Pour ce faire, la procédure négociée simplifiée a été choisie, en vertu de l’art. 26, § 2, 1° d) de la loi du 15 juin 2006, et de l’art. 2, § 1, 3° de l’A.R. du 15 juillet 2011.

Ce marché comporte un seul lot.

Le présent marché est un marché mixte (A.R. du 15 juillet 2011, art. 2,§1, 7°).

Aucune variante n’est autorisée. Le présent marché comprend également une option obligatoire (v.D. Prescriptions techniques). Le soumissionnaire est obligé de proposer cette option dans son offre mais le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas lever l'option.

SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL FINANCES Service d'encadrement Logistique

Division Achats North Galaxy - Tour B – -4

e étage

Boulevard du Roi Albert II, 33, boîte 961 1030 BRUXELLES

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A.2. Durée du contrat. Le marché commence le premier jour calendrier qui suit la date de la notification de la conclusion du marché. La durée totale du marché comprend une période de livraison et d’installation de maximum 90 jours calendrier, suivie d’une période de maintenance de 4 ans qui commence le premier jour ouvrable après la date de la réception provisoire partielle de l’équipement multimédia. Cependant, chaque partie peut mettre fin au contrat à la fin de la première, deuxième ou troisième année de la période de maintenance à condition que la notification à l’autre partie soit faite par lettre recommandée :

- au moins trois (3) mois avant la fin de l’année d’exécution en cours si le contrat est

rompu par le pouvoir adjudicateur,

- au moins six (6) mois avant la fin de l’année d’exécution en cours si le contrat est

rompu par l’adjudicataire.

La partie qui subit la résiliation du contrat ne peut réclamer de dommages et intérêts.

A.3. Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires

Le pouvoir adjudicateur est l’État belge, représenté par le Ministre des Finances. Des renseignements complémentaires en ce qui concerne la procédure peuvent être

demandés au SPF Finances à l’adresse e-mail suivante : [email protected] . Des renseignements complémentaires concernant les aspects de fond du marché peuvent être demandés auprès de M. Michel Theunissen, tél. 0257 63739 e-mail : [email protected].

A.4. Documents régissant le marché.

A.4.1. Législation.

- La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services ;

- L’arrêté royal du 15 juillet 2011 - arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ;

- L’arrêté royal du 14 janvier 2013 - arrêté royal établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ;

- La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services ;

- Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l’ouverture des offres.

A.4.2. Documents concernant le marché.

- Le présent cahier spécial des charges no S&L/AO/496/2015 dans sa dernière version ; - Les questions et réponses publiées - L’offre approuvée par le pouvoir adjudicateur.

mailto:[email protected]


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A.5 Incompatibilités - conflits d’intérêts

A.5.1. Incompatibilités

L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l’article 64 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités.

A.5.2. Conflits d’intérêt

Dans le cadre de la lutte contre les conflits d’intérêts, en particulier afin d’éviter le mécanisme du tourniquet (‘revolving doors’), tel que défini dans la loi du 8 mai 2007 portant assentiment à la Convention des Nations unies contre la corruption, faite à New York le 31 octobre 2003, le soumissionnaire s’abstient de faire appel à un ou plusieurs anciens collaborateurs (internes ou externes) du pouvoir adjudicateur, dans les deux ans qui suivent son/leur démission, départ à la retraite ou tout autre type de départ du pouvoir adjudicateur, d’une quelconque manière, directement ou indirectement, pour l’élaboration et/ou l’introduction de son offre ou toute autre intervention dans le cadre de la procédure de passation, ainsi que pour certaines tâches à réaliser dans le cadre de l’exécution du présent marché. La disposition qui précède ne s'applique toutefois que lorsqu'un lien direct existe entre les précédentes activités prestées pour le pouvoir adjudicateur par la ou les personnes concernées et ses/leurs activités dans le cadre du présent marché. Toute infraction à cette mesure pouvant être de nature à fausser les conditions normales de la concurrence est passible d’une sanction conformément aux dispositions de l’article 9 de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Concrètement, cette sanction consiste, selon le cas, soit à écarter l’offre, soit à résilier le marché.

A.6. Visite des lieux

Les livraisons seront effectuées à l’adresse suivante : SPF Finances Service d’encadrement Bruxelles Rez-de-chaussée – salle S3 Boulevard du Roi Albert II, 33 – bte 971 1030 Bruxelles Les soumissionnaires potentiels ont le droit de visiter le lieu où les fournitures devront être livrées. À cet effet, ils prendront contact avec la personne suivante : M. Michel Theunissen – tél 0257 63739 E-mail : [email protected] . La visite à l’endroit où les fournitures devront être livrées sur place aura lieu au jour et à l’heure convenus avec la personne précitée.

A.7 Questions/réponses

Les soumissionnaires potentiels sont priés d’adresser leurs questions au pouvoir

adjudicateur par e-mail à [email protected] .



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Seules les questions parvenant au pouvoir adjudicateur au plus tard le 13/04/2016 à 16h00 seront prises en considération. En objet du courrier électronique, le soumissionnaire potentiel renseignera « SALLE MULTIMÉDIA ». Le pouvoir adjudicateur publiera les réponses aux questions posées sur le site internet du SPF Finances http://finances.belgium.be/fr sous la rubrique « marché publics ». Les questions et les réponses seront également publiées sur https://eten.publicprocurement.be/ dans les autres documents de ce marché. La publication aura lieu au plus tard 6 jours avant la date ultime de dépôt des offres. Si aucune question n’est posée, rien ne sera publié.

A.8. Offres.

A.8.1. Données à mentionner dans l’offre.

Il est fortement recommandé au soumissionnaire d’utiliser le formulaire d'offre joint en annexe au présent cahier spécial des charges. Dans cette optique, l’attention du soumissionnaire est attirée sur l’article 80 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, qui stipule: « Lorsqu’aux documents du marché est joint un formulaire destiné à établir l’offre et à compléter le métré récapitulatif ou l’inventaire, le soumissionnaire en fait usage. À défaut d’utiliser ce formulaire, il supporte l’entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu’il a utilisés et le formulaire. » L’offre et les annexes jointes au formulaire d’offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l’une ou l’autre annexe à son offre. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre :

le prix en lettres et en chiffres (hors TVA) par élément de l’inventaire ;

le montant de la TVA par élément de l’inventaire ou, si aucune TVA n'est facturée, la mention du motif légal ;

le prix en lettres et en chiffres, TVA comprise, par élément de l’inventaire ; la signature de la ou des personnes, selon le cas, ayant mandat pour signer l’offre ;

la qualité de la ou les personnes, selon le cas, qui signent l’offre ;

la date à laquelle la personne ou les personnes, selon le cas, a/ont signé l’offre ;

le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) ;

le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès de la Postchèque ou d’un autre établissement financier ;

les nom, prénom, qualité ou profession, nationalité et domicile du soumissionnaire ou, lorsque celui-ci est une société, ses raison sociale ou dénomination, forme juridique, nationalité et siège social ;

tous les éléments et documents nécessaires pour l’évaluation des offres.

http://finances.belgium.be/fr

https://eten.publicprocurement.be/

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IMPORTANT Pour toute offre introduite par un mandataire, l’acte authentique ou sous seing privé (ou une copie de cet acte) joint par le mandataire prouvant qu’il est habilité à engager l’entité pour laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle est publié son mandat.

A.8.2. Durée de validité de l’offre.

Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant 180 jours civils à compter du jour suivant celui de l’ouverture des offres.

A.8.3. Échantillons, documents et attestations à joindre à l’offre

Les soumissionnaires joignent à leur offre : - tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et d’attribution

(voir rubrique B.2 ci-après); - les documents demandés dans la partie D. prescriptions techniques - Le soumissionnaire désigne la partie du marché qu’il confiera éventuellement en sous-

traitance, avec la mention du nom du sous-traitant.

A.9. Prix Tous les prix mentionnés dans le formulaire d'offre sont obligatoirement exprimés en EUROS. Le pouvoir adjudicateur ne tient compte que des prix repris dans le formulaire d'offre et l'inventaire des prix. Il s’agit d’un marché mixte. Le soumissionnaire doit détailler le prix des composants selon le modèle joint en annexe 2 (inventaire des prix). Le fournisseur est réputé avoir inclus dans son prix tous les éventuels frais et toutes les éventuelles taxes qui pèsent sur les fournitures/services, à l’exception de la TVA. En application de l’article 21, § 2, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur peut effectuer toutes les vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l’exactitude des indications fournis dans le cadre de la vérification des prix.

B. ATTRIBUTION

B.1. Droit et modalités d’introduction et d’ouverture des offres

B.1.1. Droit et mode d’introduction d'offres

Chaque soumissionnaire ne peut déposer qu’une seule offre par marché. Chaque participant à un groupement sans personnalité juridique est considéré comme un soumissionnaire. En application de l’article 52, § 2, de l’AR du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur accepte l’utilisation de moyens électroniques pour l’introduction des offres. Par conséquent, les offres peuvent être introduites comme suit :

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1) ou bien électroniquement via l’application e-tendering (voir ci-dessous pour plus d’informations),

2) ou bien par lettre (une lettre recommandée est conseillée) à envoyer au pouvoir adjudicateur,

3) soit à déposer personnellement auprès du pouvoir adjudicateur.

B.1.1.1. Offres envoyées de manière électronique

Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l’introduction de l’offre, la signature électronique doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la signature électronique avancée accompagnée d’un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen d’un dispositif sécurisé de création de signature (article 52, § 1, 1° de l’arrêté royal du 15 juillet 2011). Les offres qui sont introduites par des moyens électroniques peuvent être envoyées via le site internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be/ qui garantit le respect des conditions de l’article 52 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. Vu que l’envoi d’une offre par e-mail ne répond pas aux conditions de l’article 52 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, il n’est pas admis d’introduire une offre de cette manière. Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché sont scannées en PDF afin d’être jointes à l’offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui peuvent être difficilement produits par des moyens électroniques peuvent être délivrés sur papier avant la date limite de réception. En introduisant son offre entièrement ou partiellement via des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données qui résultent du fonctionnement du système de réception de son offre soient enregistrées. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site : http://www.publicprocurement.be ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement : +32 (0)2 790 52 00.

IMPORTANT 1. Il est recommandé au soumissionnaire de s’enregistrer le jour précédent

l'ouverture des offres afin de pouvoir prendre contact avec le helpdesk du service e-procurement pour résoudre d’éventuels problèmes d’accès au site

https://eten.publicprocurement.be/. 2. Il doit être tenu compte de la taille du fichier introduit par voie électronique, qui ne

doit pas dépasser 350 Mb.

B.1.1.2. Offres qui ne sont pas introduites par voie électronique

Les offres qui sont introduites sur papier ou les offres qui sont libellées par des moyens électroniques, mais qui ne sont pas introduites par ces moyens, sont glissées dans une enveloppe qui doit ensuite être scellée.

Les offres seront déposées par le soumissionnaire ou son représentant :

en les remettant à un fonctionnaire du Département Achats ou ;

par la poste. Tout autre mode d’expédition (comme Taxipost, express etc.) relève de la pleine responsabilité du soumissionnaire.


http://www.publicprocurement.be/


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Les offres sont acceptées pour autant que la séance d’ouverture des offres n’ait pas été déclarée ouverte. Toutefois, les offres arrivées tardivement sont prises en considération pour autant :

que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore notifié sa décision à l'adjudicataire,

et que l'offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième

jour civil précédant le jour fixé pour la réception des offres.

L’offre doit être soumise en deux exemplaires papier, dont un marqué comme « original » et une version électronique (ex. CD-Rom) au format PDF. En cas de divergences entre la version papier et la version électronique, l’exemplaire original de la version papier fera foi. Le soumissionnaire procédera à un ScanVirus du support électronique afin d’éviter toute contamination par virus de l’infrastructure informatique du SPF Finances. Il indiquera dans son offre : le logiciel utilisé pour le scan antivirus (et la version de celui-ci), ainsi que la garantie que le support a été vérifié et ne contient pas de virus. L’offre est glissée dans une enveloppe fermée portant les deux indications suivantes : - le numéro du cahier spécial des charges: S&L/AO/496/2015 - la date et l’heure de la séance d’ouverture des offres : 27/04/2016 à 10h00. Cette enveloppe sera glissée dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes : - dans le coin supérieur gauche:

- le mot « offre » ; - le numéro du cahier spécial des charges: S&L/AO/496/2015 ; - si l’offre est déposée par porteur, la mention des fonctionnaires responsables du Service d’encadrement Logistique, Division Achats, à savoir :

AUBRY Céline 0257/89634

BOSMAN Heidi 0257/62865

DEBANDE Michaël 0257/79775

DUPONT Frédéric 0257/58156

OPDECAM Christine 0257/63482

THONON Pierre 0257/63743

VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347

WOUTERS Bart 0257/77524 - à l’endroit prévu à cet effet : l’adresse du destinataire. Les offres doivent être expédiées ou déposées à l’adresse suivante:

Service Public Fédéral Finances Service d'encadrement Logistique

Division Achats À l’attention de M. Frédéric Dupont

NORTH GALAXY – Tour B4 Boulevard du Roi Albert II, 33 – Boîte 961

1030 Bruxelles

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Le soumissionnaire qui dépose son offre par porteur doit tenir compte du fait que le complexe North Galaxy n’est accessible que par l’entrée des visiteurs au rez-de-chaussée, Boulevard du Roi Albert II 33, 1030 Bruxelles, et ce, uniquement pendant les heures de bureau, de 9h à 11h45 et de 14h à 16h. Si l’offre a été déposée par porteur, un récépissé sera délivré sur demande expresse par le fonctionnaire responsable du Service d’encadrement Logistique, division achats. Il est important de noter que seul cet accusé de réception peut servir de preuve du dépôt de l’offre.

Le soumissionnaire assume l’entière responsabilité des modalités d’envoi et de réception de son offre dans les délais impartis. .

B.1.2. Ouverture d'offres

Il sera procédé à l’ouverture des offres introduites pour ce marché le 27/04/2016 à 10h00. L'ouverture des offres se fera à huis clos. B.2. Droit d’accès – sélection – régularité – critères d'attribution

B.2.1. Droit d’accès et sélection qualitative

Les soumissionnaires sont évalués sur la base des critères de sélection repris ci-après. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres sur la base des critères d’attribution, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan formel et matériel.

B.2.1.1. Droit d’accès

En introduisant une offre, le soumissionnaire déclare sur l'honneur qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion, tels que visés à l'article 20, §1/1, de la loi du 15 juin 2006 et aux articles 61, §§ 1, 2, 5° et 6°, 3 et 4, ainsi qu'aux articles 62 et 63, de l'AR du 15 juin 2011. Le pouvoir adjudicateur examinera l'exactitude de cette déclaration sur l'honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l'offre (best and final offer) entre le mieux en considération pour l'octroi du marché. Critère d’exclusion pour cause de constat d’infraction à l’interdiction du travail illégal Est exclu de l’accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, tout candidat ou soumissionnaire pour lequel il est établi qu’il a occupé, en tant qu’employeur, des ressortissants de pays tiers en séjour illégal au sens de la loi du 11 février 2013 prévoyant des sanctions et des mesures à l’encontre des employeurs de ressortissants de pays tiers en séjour illégal. Cette disposition s’applique de la même manière à l’égard de l’entité à laquelle le candidat ou le soumissionnaire fait appel lorsque la capacité de cette entité est déterminante pour la sélection du candidat ou du soumissionnaire, selon le cas. L’exclusion de la participation aux marchés publics vaut pour une durée pouvant aller jusqu’à cinq ans. Premier critère d’exclusion

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§ 1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l’Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s’il apparaît, qu’au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il :

1° a transmis à l’Office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et

2° n’a pas, pour ces déclarations, une dette en cotisations supérieure à 3.000 euros, à moins

qu’il n’ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu’il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 3.000 euros, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s’il établit, avant la décision d’attribuer le marché, qu’il possède, à la fin du trimestre civil visé au deuxième alinéa, à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 2, 1° de la loi du 15 juin 2006, ou d’une entreprise publique au sens de l’article 2, 2° de la loi du 15 juin 2006, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins égal, à 3.000 euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.

IMPORTANT Il est rappelé que si le soumissionnaire ou le candidat a une dette de cotisations sociales de plus de 3000 euros et peut invoquer une créance à l'égard d'un pouvoir adjudicateur ou d'une entreprise publique, il est conseillé à ce soumissionnaire ou ce candidat de démontrer qu’il possède une telle créance et que celle-ci est certaine, exigible et libre de tout engagement à l’égard de tiers. Dans cette optique, le soumissionnaire est invité à communiquer dans son offre l’existence d’une ou de plusieurs créances pouvant être portées en compte par le pouvoir adjudicateur, pour autant que cette(ces) créance(s) soit(soient) certaine(s), exigible(s) et libre(s) de tout engagement à l’égard de tiers.

§ 2. Au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, le soumissionnaire étranger doit :

1° être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale

selon les dispositions légales du pays où il est établi. 2° être en ordre avec les dispositions du § 1er, s’il emploie du personnel assujetti à la loi du 27

juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.

§ 3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer, par tous moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Deuxième critère d’exclusion Conformément à l’article 20 de la loi et l’article 61, § 1° de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, est exclu de l’accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure d’attribution, le soumissionnaire qui a fait l’objet d’une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour :

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1° participation à une organisation criminelle telle que définie à l’article 324bis du Code pénal

2° corruption telle que définie à l’article 246 du Code pénal ; 3° fraude au sens de l’article 1er de la Convention relative à la protection des intérêts financiers

des Communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 ; 4° blanchiment de capitaux tel que défini à l’article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la

prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. En vue de l’application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur a le droit de demander aux soumissionnaires de fournir les renseignements ou documents nécessaires. Lorsqu’il a des doutes sur la situation personnelle de ces soumissionnaires, il peut s’adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu’il estime nécessaires à ce propos. Troisième critère d’exclusion Conformément à l’article 20 de la loi du 15 juin 2006 , peut être exclu de l’accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire:

1° est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans d'autres réglementations nationales ;

2° a fait l'aveu de sa faillite ou fait l'objet d'une procédure de liquidation, de réorganisation

judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans d'autres réglementations nationales. Quatrième critère d’exclusion Est exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui a fait l’objet d’une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. En vue de l’application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur a le droit de demander au soumissionnaire, dont l’offre est la mieux classée, de fournir les renseignements ou documents nécessaires. Lorsqu’il a des doutes sur la situation personnelle de ce soumissionnaire, il peut s’adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu’il estime nécessaires à ce propos. Cinquième critère d’exclusion

Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur pourra justifier. En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s’engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier :

1° l’interdiction du travail forcé (convention n° 29 relative au travail forcé ou obligatoire, 1930 et convention n° 105 relative à l’abolition du travail forcé, 1957) ;

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2° le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) ;

3° le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949) ;

4° l’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (convention n° 100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et convention n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) ;

5° l’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que l’interdiction des pires formes de travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes de travail des enfants, 1999).

Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l’article 61, § 2, 4° de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. Les dispositions qui précèdent s’appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l’article 61 de l’arrêté précité.

IMPORTANT

Le non-respect de la législation environnementale et sociale, qui a été le sujet d’un jugement définitif ou d’une décision d’effet équivalent, peut être considéré comme une violation de la conduite professionnelle de l’opérateur économique concerné ou comme une faute grave autorisant l’exclusion de l’acteur concerné de la soumission pour le contrat. Réf.: art. 53 de la Directive 2004/17/CE et art. 45 de la Directive 2004/18/CE Sixième critère d’exclusion Le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi, conformément aux dispositions de l’article 63 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. Le candidat ou le soumissionnaire est en règle avec les obligations applicables en Belgique susmentionnées s’il n’a aucune dette supérieure à 3.000 euros pour l’ensemble de ses cotisations, sauf s’il bénéficie pour cette dette de délais de paiement qu’il respecte strictement. Toutefois, même si la dette fiscale professionnelle est supérieure à 3.000 euros, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s’il établit, avant la décision relative à la sélection des candidats ou d’attribution du marché, qu’il possède, à la fin de la période fiscale visée au premier alinéa, à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 2, 1° de la loi, ou d’une entreprise publique au sens de l’article 2, 2° de la loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins égal, à 3.000 euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement concernant ses dettes fiscales professionnelles. Pour le soumissionnaire ou candidat belge, le pouvoir adjudicateur contrôlera lui-même l’état de tous les soumissionnaires, moyennant un accès gratuit à l’attestation du SPF Finances, dans les 48h après la séance d’ouverture des offres IMPORTANT

Il est rappelé que si le soumissionnaire ou le candidat a une dette fiscale professionnelle de plus de 3000 euros et peut invoquer une créance à l'égard d'un pouvoir adjudicateur ou

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d'une entreprise publique, il est conseillé à ce soumissionnaire ou ce candidat de démontrer qu’il possède une telle créance et que celle-ci est certaine, exigible et libre de tout engagement à l’égard de tiers. Dans cette optique, le soumissionnaire est invité à communiquer dans son offre l’existence d’une ou de plusieurs créances pouvant être portées en compte par le pouvoir adjudicateur, pour autant que cette(ces) créance(s) soit(soient) certaine(s), exigible(s) et libre(s) de tout engagement à l’égard de tiers.

Pour que le soumissionnaire étranger ou le candidat étranger soit considéré comme étant en règle celui-ci joint à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation dont il résulte qu'il est en règle par rapport à ses obligations fiscales professionnelles selon les dispositions légales du pays où il est établi. Cette attestation doit se rapporter à la dernière période fiscale précédant la date de réception ultime des demandes de participation ou des offres, selon le cas. Septième critère d’exclusion Est exclu de la participation au marché public, le soumissionnaire qui s’est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre ou qui n’a pas fourni ces renseignements.

B.2.1.2. Sélection qualitative

Critère de sélection se rapportant à la compétence technique du soumissionnaire

1. Le soumissionnaire doit fournir la preuve de sa capacité technique au moyen d’au moins une référence pendant les trois années précédentes de la livraison avec montage et installation d'équipement multimédia pour l’aménagement d’une salle, avec les meubles que ce matériel comporte. Dans ces références il mentionne le montant et la date ainsi que l’identité des instances de droit public ou privé auxquelles les livraisons étaient destinées. Les livraisons sont prouvées par des attestations émises ou contresignées par l’autorité compétente ou, lorsque le destinataire était un acheteur privé, par une attestation de l’acheteur ou à défaut, par une simple déclaration du fournisseur.

B.2.2. Régularité des offres

Dans une première phase, les offres introduites par les soumissionnaires sélectionnés seront examinées sur le plan de leur régularité. Les offres irrégulières seront rejetées Ensuite viendra la phase des négociations. Les soumissionnaires pourront introduire une Best And Final Offer (BAFO) suite à ces négociations. Les BAFO des soumissionnaires avec lesquels des négociations ont été menées seront examinées du point de vue de leur régularité. Les BAFO substantiellement irrégulières seront exclues. Seules les BAFO régulières entrent en ligne de compte pour être confrontées aux critères d’attribution.

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Une offre qui ne contient pas tous les éléments demandés dans la partie D. Prescriptions techniques ne sera pas prise en compte et sera considérée comme irrégulière.

B.2.3. Critère d’attribution

Pour le choix de l’offre la plus intéressante d’un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires seront confrontées à une série de critères d’attribution.

B.2.3.1. Liste des critères d’attribution

Les critères d'attribution dans l'ordre décroissant sont les suivants :

1. le prix (60%) 2. la qualité de la solution proposée (30%)

3. la qualité du contrat de maintenance (10%)

L’évaluation des critères d’attribution se fera comme suit :

Le critère d’attribution 1, coefficient de pondération 60, sera évalué sur la base de la formule suivante :

avec application de la configuration forfaitaire suivante : Pr = Pl + Plo + Po*3 + Pc*6 Où : Pl = prix total pour les livraisons TVA comprise Plo = prix total pour l’option obligatoire TVA comprise Po = prix par an pour la maintenance préventive TVA comprise Pc = prix par heure pour la maintenance curative TVA comprise

= le prix le plus bas – calculé selon la configuration de prix – des offres jugées

régulières dont il est tenu compte pour l’attribution du marché

= prix – calculé selon la configuration de prix – de l’offre

P = points attribués au critère « Prix » = pondération du critère « Prix »

Le critère d’attribution 2, coefficient de pondération 30, sera évalué en tenant compte de la qualité :

- de chaque élément proposé de l’équipement et du mobilier (selon la répartition des spécifications techniques (D3 et D5)) avec une attention particulière pour : les possibilités techniques et les fonctionnalités, la facilité d’utilisation et la valeur esthétique ;

- de la proposition globale, avec une attention particulière pour la conception, la réalisation, les matériaux utilisés et la valeur esthétique

Sachant que toutes les données d’évaluation mentionnées sont considérées comme d’égale valeur, on entend par « valeur esthétique » : sobriété dans la forme (aucune fixation visible), intégration d’éléments et couleurs. Les soumissionnaires incluent dans leur offre toutes les informations nécessaires à l'évaluation de ces critères. Quelques documents demandés sont énumérés dans la partie D. Prescriptions techniques.

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Le critère d’attribution 3, coefficient de pondération 10, sera évalué sur la base de l’offre déposée : Lors de son évaluation, le pouvoir adjudicateur tiendra compte :

du degré d’exhaustivité du contrat de maintenance proposé (plus il est étoffé, plus le score est élevé) ;

de la méthode de rapportage en ce qui concerne la maintenance préventive et curative ;

des possibilités de contacter un service technique par téléphone ou par courrier électronique, de la disponibilité de cette ligne d’assistance téléphonique et des langues dans lesquelles on peut être aidé.

Les soumissionnaires incluent dans leur offre toutes les informations nécessaires à l'évaluation de ces critères.

B.2.3.2. Cotation finale

Les cotes données aux 3 critères d’attribution seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée, après que le pouvoir adjudicateur aura vérifié, à l’égard de ce soumissionnaire, l’exactitude de la déclaration implicite sur l’honneur et à condition que le contrôle ait démontré que la déclaration implicite sur l’honneur correspond à la réalité.

C. EXÉCUTION

C.1. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant.

Le service dirigeant est le pouvoir adjudicateur. Seul le pouvoir adjudicateur est compétent pour la surveillance du marché ainsi que pour son contrôle. Le fonctionnaire dirigeant est Monsieur M. Theunissen – Conseiller général – tél. 0257 63739 – e-mail : [email protected] . Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer une partie de ses compétences.

C.2. Cautionnement.

C.2.1 Constitution du cautionnement

En application de l’article 9, paragraphe 4 de l’AR du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il est dérogé à l’article 25 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 concernant le cautionnement, et plus particulièrement l’adaptation du montant du cautionnement sur la base du montant annuel prévu pour la maintenance. Cette adaptation est motivée par le caractère pluriannuel du contrat, sa résiliabilité annuelle et les surcoûts anormaux que l’adjudicataire devrait supporter si le cautionnement était calculé sur le montant total du marché pour toute sa durée.

Le cautionnement est fixé à :


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- 5 % du prix total, hors TVA, pour la livraison avec installation des appareils

multimédia et la formation (voir inventaire des prix, partie ‘livraison’) ; le montant ainsi

obtenu sera arrondi à la dizaine d’euros supérieure ;

- 5 % du montant annuel global, hors TVA, pour la maintenance (voir inventaire des

prix, partie ‘maintenance’) ; le montant ainsi obtenu sera arrondi à la dizaine d’euros

supérieure.

Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la législation relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la législation relative au contrôle des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (cautionnement). L’adjudicataire doit, dans les trente jours civils suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des façons suivantes : 1 lorsqu’il s’agit d’un cautionnement en numéraire, par le virement du montant sur le

numéro de compte bpost de la Caisse des Dépôts et Consignations [compte bpost n° BE58 6792 0040 9979 (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ;

2 lorsqu'il s’agit d'un cautionnement constitué de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci pour le compte de la Caisse des Dépôts et Consignations entre les mains du caissier de l’État au siège de la Banque nationale à Bruxelles, dans l’une de ses agences provinciales ou auprès d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;

3 lorsqu’il s’agit d’un cautionnement pris en charge par une société de cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;

4 lorsqu’il s’agit d’un cautionnement constitué au moyen d’une garantie, par l’acte d’engagement de l’établissement de crédit ou de l’entreprise d’assurances.

Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1 soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un

organisme public remplissant une fonction similaire ;

2 soit d’un avis de débit remis par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances ;

3 soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’État ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;

4 soit de l’original de l’acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;

5 soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances accordant une garantie.

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Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence des documents du marché, ainsi que le nom, le prénom et l'adresse complète de l'adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour son compte, avec la mention « bailleur de fonds » ou « mandataire », suivant le cas. Le délai de trente jours calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l’entreprise de l’adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoires prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse suivante :

Service Public Fédéral FINANCES Service d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion

Division Engagements Boulevard du Roi Albert II, 33 – boîte 781 – NOGA B22

1030 BRUXELLES

C.2.2. Libération du cautionnement

La partie du cautionnement relative à la livraison commune avec installation des appareils multimédia et à la formation sera entièrement libérée lors de la réception provisoire partielle. La partie du cautionnement relative à la maintenance sera libérée en une fois après la réception définitive à la fin du contrat conclu sur la base du présent cahier spécial des charges.

C.3. Responsabilité de l’adjudicataire. L'adjudicataire porte l'entière responsabilité des erreurs et des négligences qui se présentent dans les livraisons. Le pouvoir adjudicateur peut exiger du fournisseur durant un an à compter du jour de la réception provisoire partielle des équipements multimédia sur le lieu de livraison qu’il remplace les produits à ses frais dans le délai fixé si ceux-ci présentent des défauts qui empêchent leur utilisation normale conformément aux conditions du marché. Un nouveau délai de garantie équivalent s’applique à tous les produits fournis en remplacement. Le délai de garantie est prolongé, le cas échéant, à concurrence du laps de temps pendant lequel le produit n'a pu être utilisé du fait d'avarie. La garantie ne s’applique que pour autant que les produits aient toujours été traités « en bon

père de famille ». La garantie couvre :

le dépannage, la réparation ou le remplacement sur place des composantes défectueuses ;

les heures de travail prestées ;

les déplacements, effectués par le personnel de l’adjudicataire, ainsi que tous les frais consentis pour le transport de l’appareillage si un retour vers le lieu de travail s’avère nécessaire.

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En cas de litige, le fournisseur doit apporter la preuve que le produit n’a pas été utilisé « en bon père de famille ». S’il n’apporte pas cette preuve, les modalités en matière de garantie décrites dans cet article restent d’application sans aucune exception. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services.

C.4. Modalités d’exécution

C.4.1. Clause d’exécution

Le soumissionnaire s’engage, jusqu’à la complète exécution du marché, à respecter les 8 conventions de base de l’OIT, en particulier : 1. l’interdiction du travail forcé (convention n° 29 relative au travail forcé ou obligatoire, 1930 et convention n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957) ; 2. le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) ; 3. le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949) ; 4. l’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (convention n° 100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et convention n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) ; 5. l’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que l’interdiction des pires formes de travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes de travail des enfants, 1999). En vertu de l’article 44, § 1, 1° de l’arrêté royal du 14 janvier 2013, le non-respect de cet engagement sera considéré comme une non-exécution du marché suivant les prescriptions fixées dans les documents du marché, ce qui donnera lieu à la mise en demeure de l’adjudicataire, et pourra, en vertu de l’article 47, § 2, 1° de l’arrêté royal du 14 janvier 2013, donner lieu à l’application des mesures d’office, en particulier à la résiliation unilatérale du marché.

C.4.2. Délai d'exécution

La livraison avec installation, ainsi que la formation, doivent être effectuées dans une période de 90 jours calendrier à partir du jour suivant la date de notification de la conclusion du marché. Les jours de fermeture de l’entreprise du fournisseur pour les vacances annuelles ne sont pas inclus dans le calcul.

C.4.3. Lieu où les livraisons doivent être exécutées.

Les livraisons seront exécutées à l’adresse suivante : SPF Finances Service d’encadrement Bruxelles Rez-de-chaussée – salle S3 Boulevard du Roi Albert II, 33 – bte 971 1030 Bruxelles Le technicien se présentera à chaque fois à la réception avant de procéder à l’intervention.

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C.4.4. Sous-traitants

L'adjudicataire est responsable par rapport au gouvernement adjudicateur lorsqu'il délègue la réalisation de ses obligations en tout ou en partie à des tiers. Celui-ci ne se reconnaît aucun lien contractuel avec ces tiers.

C.4.5. Déclaration de confidentialité

L’adjudicataire et ses collaborateurs sont liés par un devoir de discrétion concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. L’adjudicataire et ses collaborateurs sont liés par un devoir de discrétion concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. L’adjudicataire est autorisé à mentionner le présent marché en référence. L’adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialité de ces informations par son personnel et ses sous-traitants. Il s’engage à ne pas les divulguer à des tiers, en ce compris les filiales et autres entreprises liées à l’adjudicataire. Il communiquera aux membres de son personnel et à ceux de ses sous-traitants impliqués directement dans le marché uniquement les informations qui sont nécessaires à l’exécution de leurs tâches dans le cadre du présent marché. L’adjudicataire est responsable de tout dommage dont le SPF Finances pourrait être victime en raison du non-respect, par l’adjudicataire ou par les membres de son personnel, d’obligations qui lui incombent en vertu de cet article.

C.5. Contrôle et réception des livraisons exécutées Les livraisons seront suivies de près pendant leur exécution par un délégué du pouvoir adjudicateur. L’identité de ce délégué sera communiquée au livreur au moment où débutera l’exécution des livraisons. Si pendant l’exécution des livraisons, des anomalies sont constatées, celles-ci seront immédiatement notifiées au fournisseur par un fax ou par un message e-mail, qui sera confirmé par la suite au moyen d’un envoi recommandé. Le fournisseur est tenu de remplacer les fournitures livrées de manière non conforme par des fournitures qui correspondent à celles décrites dans le présent cahier spécial des charges et dans l’offre. Le pouvoir adjudicateur dispose d'un délai de vérification de trente jours à compter de la date de livraison pour procéder aux formalités de réception provisoire partielle et en notifier le résultat au fournisseur. Ce délai prend cours pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession du bordereau ou de la facture. À la fin de ce délai, un procès-verbal de réception provisoire partielle ou de refus de réception, selon le cas, est dressé. La réception provisoire partielle ne pourra avoir lieu qu’après :

- La livraison et l’installation des appareils multimédia ainsi que leurs accessoires ;

- La formation des opérateurs concernant leur utilisation ;

- Un test réussi

La réception définitive partielle des livraisons précitées a lieu à la fin du délai de garantie. Elle est tacite lorsque les livraisons communes n’ont pas engendré de plaintes lors de cette période.

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Si des anomalies sont constatées pendant l’exécution des services de maintenance, ceci sera immédiatement notifié au prestataire de services par un coup de fil ou par un message électronique, qui sera confirmé par la suite au moyen d’une lettre recommandée. L’adjudicataire est tenu de recommencer les services exécutés de manière non conforme. Au moment où les services auront été exécutés, on procédera à une évaluation de la qualité et de la conformité des services exécutés. Un procès-verbal de cette évaluation sera établi, dont l’exemplaire original sera transmis au prestataire de services.

La réception définitive des services de maintenance a lieu au terme de l’exécution du marché.

C.6. Révision de prix Pour le présent marché, aucune révision des prix n’est possible.

C.7. Facturation Le paiement de la livraison et de l’installation des appareils multimédia et de la formation s’effectue en une fois à leur réception provisoire partielle. Le paiement des services de maintenance préventifs s’effectue (au terme de la période de garantie) deux fois par an après l’exécution des prestations. Le paiement de la maintenance curative sera effectué après la prestation. Les factures sont établies en fonction des services réellement prestés, qui doivent être clairement mentionnés sur la facture. Le paiement s’effectue sur production de factures (en un seul exemplaire) régulièrement et justement établies au nom de

Service Public Fédéral Finances Service d'Encadrement Budget et Contrôle de Gestion

Service central de facturation Boulevard du Roi Albert II, 33 – bte 788

1030 BRUXELLES

La facture peut aussi être envoyée sous forme d’un fichier pdf à l’adresse e-mail suivante : [email protected] . Les factures seront revêtues de la mention : « Le montant dû doit être versé sur le compte no …….. au nom de …….. à …… Le numéro du bon de commande (45XXXXXXX) et le cas échéant le numéro du contrat (5XXXXXXX) seront systématiquement indiqués sur chaque facture. Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. La procédure de liquidation s’effectuera conformément au Règlement sur la Comptabilité de l’État.


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Le paiement du montant dû au prestataire de services a lieu dans le délai de paiement de trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification ou à compter du jour qui suit le dernier jour du délai de vérification si celui-ci est inférieur à trente jours et pour autant que le pouvoir adjudicateur dispose simultanément de la facture dressée de manière régulière, ainsi que les autres documents éventuels requis. La facture doit être libellée en EUROS.

C.8. Litiges.

Tous les litiges relatifs à l’exécution du présent marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution du présent marché. Le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard.

C.9. Amendes et pénalités

En application de l’article 9, paragraphe 4, de l’AR du 14 janvier 2013, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que dans le présent cahier spécial des charges, il a été dérogé à l’article 123 de l’AR du 14 janvier 2013 concernant les amendes pour retard en raison de la nécessité de pouvoir disposer dans les meilleurs délais d’une salle multimédia bien équipée et adaptée aux besoins modernes des réunions très diverses et des réunions de haut niveau.

C.9.1. Amendes Le non-respect du délai pour la livraison et l'installation des appareils multimédia sera sanctionné par une amende. Le SPF Finances n’a pas l’intention de comprimer ses frais par le biais d’amendes, mais uniquement d’encourager l’adjudicataire à respecter ses obligations afin de ne pas préjudicier les utilisateurs. Si le délai de livraison maximum, qui est imposé conformément au point C.4.2. Délais, n’est pas respecté, une amende de 100 € par jour ouvrable de retard sera infligée. Les amendes sont dues de plein droit, sans formalité ni notification. Nonobstant l’application des amendes pour retard, l’adjudicataire reste garant vis-à-vis du pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution du marché. En ce qui concerne la maintenance, le soumissionnaire respecte un SLA avec les dommages et intérêts correspondants en cas de performances insuffisantes. Les dommages et intérêts peuvent être imposés aux prestataires de services si le SPF Finances constate que les obligations et engagements de résultat ne sont pas respectés. (voir infra partie D.4. Contrat de maintenance)

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IMPORTANT Le montant des dommages et intérêts dus pour chaque item par le prestataire de services est obtenu en multipliant le montant unitaire des dommages et intérêts par la déviation de la norme exprimée dans l’unité utilisée pour cet item. Le montant des dommages et intérêts dus par le prestataire de services pour le non-respect de son SLA est explicitement mentionné sur la facture et est déduit du montant à payer par le pouvoir adjudicateur.

D. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES

D.1. Objet du marché Le Service d’encadrement S&L, division Bruxelles du SPF Finances souhaite équiper une salle de réunion située dans le North Galaxy Complex, Salle S3 – rez-de-chaussée – de matériel multimédia de qualité, tel que décrit ci-après, ainsi que les meubles que ce matériel exige. La solution proposée doit obligatoirement tenir compte de l’équipement technique existant et des séparations dans le local « salle de réunion ». Les renseignements qui y sont liés seront donnés lors de la visite des lieux. Un plan de la salle de réunion sera également remis. L’offre doit être complète et doit obligatoirement contenir tous les équipements décrits ci-après. Les spécifications techniques décrites s’entendent comme des exigences minimales. Une offre incomplète ne sera pas prise en compte et sera considérée comme irrégulière.

Le soumissionnaire doit donc soumettre sa meilleure offre pour une solution intégrée. Cette offre comprend en tout état de cause : - la constitution du prix de la livraison, de l'installation opérationnelle des meubles et de

l'équipement multimédia de la solution demandée, ainsi que de la formation des équipes internes à l'utilisation des équipements techniques ;

- l’étude technique qui a mené à la solution proposée (électricité, climatisation, compatibilité entre les appareils, ...) ;

- le schéma technique d'installation au format A3 (au moins) ;

- le schéma théorique du tableau électrique pour l’alimentation des différents appareils et de la salle de réunion. Dans ce cadre, le soumissionnaire devra mentionner dans son offre l'équilibre général voulu de la capacité électrique. De plus, il prévoira une capacité de réserve de 25 % dans son tableau, afin de pouvoir alimenter d’éventuels nouveaux équipements à l’avenir ;

- les plans des meubles, y compris l’intégration des appareils techniques (présentation en 2D et en 3D) ;

- le raccordement et le test des différents appareils branchés à la matrice de contrôle et au tableau électrique demandé.

Remarques :

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- l'alimentation électrique du tableau doit être exécutée par l’adjudicataire ;

- la livraison, l’installation et le raccordement d’un système de refroidissement des installations techniques sera, si nécessaire, prévu par l’entreprise de maintenance qui assure la gestion technique du bâtiment. L’alimentation de cet équipement sera réalisée par cette entreprise ;

- l'équilibre de l’alimentation électrique sera contrôlé et permettra à l’entreprise de maintenance de prévoir en amont l'alimentation électrique spécifique exigée, ainsi que la protection adéquate.

D.2. Généralités Les appareils, les logiciels du système et les programmes d’application proposés doivent être officiellement disponibles dans le commerce et être livrables lors du dépôt de l’offre. Leur éventuelle maintenance doit également être disponible (il ne peut donc pas s’agir de versions B du logiciel, de pre-releases, etc. …).

Les appareils doivent être neufs, de conception récente, robustes et faciles à commander. Ils doivent être fabriqués dans des matériaux de bonne qualité

Les appareils proposés doivent être d’une marque reconnue au niveau international et au moins faire l’objet d’une commercialisation au niveau européen. Ils ne peuvent présenter aucun vice de fabrication susceptible de nuire à leur aspect extérieur, à leur bon fonctionnement et à leur durée de vie.

Les appareils doivent répondre à toutes les exigences du Règlement général pour la protection du travail (RGPT) qui a été rédigé par le Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale. Les caractéristiques techniques exposées ci-dessous sont à considérer comme caractéristiques minimales. Les offres peuvent donc se rapporter à des appareils aux caractéristiques supérieures. Les appareils faisant l’objet du présent cahier des charges doivent être intégrés au parc existant. Les spécifications qui y sont liées doivent être élaborées en vue de la garantie de leur compatibilité avec les appareils déjà installés.

D.3. Spécifications appareils

D.3.1. Des unités de discussion sans fil avec dispositif de vote

La salle de réunion doit être équipée de 20 unités de discussion sans fil avec dispositif de vote (19 postes délégués et 1 poste « Président »). Ces unités sont connectées à une borne d’accès sans fil. Cette dernière est reliée à l’unité de commande centrale qui dispose d’un PC (à proximité du poste « Président »). Le logiciel de contrôle installé sur le PC donne à l’opérateur et/ou le Président des possibilités étendues de commande du système. L’opérateur et/ou le Président peuvent gérer les microphones : ils peuvent démarrer ou interrompre les sessions de vote, mais aussi afficher et consigner les résultats. Cependant, les votes doivent rester anonymes. Toutes les prises de parole pourront être enregistrées également (« MP3 ou équivalent Audio Recording » s’assurer que l’utilisation d’un autre format ne pose pas de problème). Pendant la conférence, l’opérateur peut aussi surveiller individuellement l’état des batteries de chaque poste. Tous les signaux au sein du système sans fil sont protégés numériquement contre toute écoute ou branchement clandestin.

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D.3.1.1. Un poste « Président » et 19 postes délégués

Cet appareillage devra répondre aux spécifications minimales suivantes :

- l’unité est dotée d’au minimum 3 boutons de vote - l’unité prend en charge 2 connexions de casques audio de 3,5 mm - 2 boutons de réglage du volume du casque sont à prévoir - l’unité est dotée d’une batterie séparée facile à charger - 1 voyant de batterie faible - l’unité est insensible aux interférences électromagnétiques - 1 protection pour éviter les écoutes non autorisées - 1 prise pour microphone externe - possibilité d’un branchement au réseau électrique - intégration d’un système de neutralisation de l’effet Larsen (« Feedback accoustic ») - l’unité « Président » est munie d’une touche « control » de priorité, d’1 entrée et d’1

sortie audio.

A fournir par le soumissionnaire :

- le prix de l’équipement - les caractéristiques techniques - les accessoires disponibles

Option obligatoire : 2 microphones externes (câblés ou sans fil). Le soumissionnaire propose dans son offre les caractéristiques techniques et le prix pour cette option.

D.3.1.2. Batteries


- les batteries sont de type lithium-ion ou équivalent (« pas d’effet Memory »). - 20 heures d’autonomie d’utilisation en une seule charge - pas de perte des performances en cas de charge faible - charge complète en maximum 5 heures - voyant lumineux (LED) de l’état de la batterie


- le prix de l’équipement - les caractéristiques techniques

D.3.1.3. Chargeur de batteries


- charge simultanée de toutes les batteries en maximum 5 heures. - voyant de charge sur chaque emplacement - voyant d’alimentation secteur



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D.3.1.4. Borne d’accès sans fil


- câble unique pour l’alimentation et la communication avec l’unité centrale - rayon de couverture de minimum 25 m - communication sans fil sécurisée et protégée numériquement



D.3.2. Projecteur LCD

Un (1) projecteur muni de deux lampes + lentilles Cet appareil sera relié à la matrice de contrôle (voir point D.3.10) À livrer par le soumissionnaire :

- le prix des appareils - les caractéristiques techniques - les accessoires disponibles

Ces équipements doivent satisfaire aux spécifications minimales suivantes :

intensité de la lumière : - minimum 3000 ANSI Lumen - uniformité de la clarté > 95 %

contraste : - > 800:1 (full white – full black)

écran LCD :

- 3 écrans de 1.65 “LCD, écran LCD avec résolution HDTV standard (1920x1080 pixels).

Lampes : - 2 x 300 Watt (minimum) UHP

- Durée de vie : 1500 heures (minimum) par lampe

lentilles fixes ou zoom : - le soumissionnaire présentera le matériel qui convient le mieux à la configuration de

la salle

Serveur de projection intégré : - les différentes fonctionnalités doivent être présentées

entrées standard : - couche 1 : RGBHV ou composant : vidéo composite ; S-Video - couche 2 : RGBHV ou composant : vidéo composite ; S-Video - couche 3 : DVI et VGA - couche 4 : disponible pour inputs éventuels

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Entrées : - DVI out (1920 x 1080 @ 60 Hz) ou image composée sur tout l’écran

Communication : - 1x connecteur RX-232C 5d-9 - Mini jack pour commande filaire

Compatibilité :

- toutes les sources vidéo existantes - toutes les sources HDTV existantes - toutes les sources graphiques avec une horloge pixel de plus de 275 Mhz (VGA,

XGA, SXGA, SXGA+, UXGA, QXGA:2048 x 1536 pixels) - DVI à UXGA et résolution HDTV

D.3.3. Support du projecteur LCD

Un (1) support plafond pour le projecteur LCD

Ce support solide sera solidement fixé à la plaque de béton à environ 10 cm au-dessus du faux plafond. Il doit au moins supporter le poids du projecteur LCD. Ce dernier doit être solidement fixé au support. Une découpe soigneuse sera faite dans le profil portant les plaques du faux plafond (« bandraster ») comme passage pour la pièce de fixation. Une pièce de finition sera apportée au profil précité. À titre d’information, le faux plafond est constitué de plaques de métal et est de type « plafond froid ». Le soumissionnaire prévoira également un système pour la réduction des vibrations ambiantes qui pourraient être générées à proximité par le matériel technique lourd. À livrer par le soumissionnaire :

- le prix - les caractéristiques techniques - les accessoires disponibles

D.3.4. Écran de projection électrique – toile tensionnée

Un (1) écran de projection de toile tensionnée Ces équipements doivent satisfaire aux spécifications minimales suivantes :

- Format : rapport 16:10 (141x220 cm) - Type toile : toile blanc mat - Type : écran à commande électrique via l'écran tactile

Il sera intégré dans la haute armoire (voir point D.5) pour le tableau blanc interactif défini plus loin. À livrer par le soumissionnaire :

- le prix des appareils

- les caractéristiques techniques - les accessoires disponibles

D.3.5. Vidéo-conférence

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Un (1) système de vidéo-conférence Ces équipements doivent satisfaire aux spécifications minimales suivantes :

- adaptés aux grandes salles de réunion - définition optimale jusqu’à 1080 p - audio full duplex avec son stéréo - High Quality Video – H264 - Caméra full-HD avec deux choix (12x zoom, 4x zoom) - Visionnage de présentations et documents depuis le PC - réseau H 323/SIP jusqu’à 6 Mbps - Multiway, enregistrement et streaming, firewall services transversaux - Échange de données sur le bouton - API basé sur IP - Option dual display disponible - HD-content visible en 720p30 et WXGA - Simple à installer et à implémenter - Cryptage intégré et automatique pour tous les utilisateurs de vidéo-conférence

À livrer par le soumissionnaire :


D.3.6. Package wireless control

Un (1) touchpanel sans fil Ces équipements doivent satisfaire aux spécifications minimales suivantes :

- Touchscreen display 5,7 couleurs matrice active - Graphismes 16-bit ISYS / résolution 640 X 480 - Graphiques dynamiques et capacité texte - Objets dynamiques meny DNav - Technologie sans fil high-power, high-speed 2,4 GHz - Jusqu’à 200 m de portée RF à l’intérieur - Supporte le roaming pour couverture RF - Fonctionnalité IR 1 voie sans fil incorporée - À connecter via ethernet, cresnet et crstron home cat 5 - Inclinable



D.3.7. Lecteur/enregistreur DVD

Un (1) lecteur/enregistreur DVD avec disque dur, plaque de disque lumineuse, lecture DivX, scanning PAL progressif, vitesse de lecture variable (avec son et sous-titrage express pendant la lecture) Cet appareil sera relié à la matrice de contrôle.

30




- système de stockage : disque dur - type

DVD R

Disque dur - formats :

HD-DVD

Blue-ray - Fonction ‘time slip’ - Compatibilité :

CDR/RW

Mp3

Photo CD - Standard :

PAL

SECAM

NTSC (compatible) - normes : BG - lecture :

DVD + R/RW

DVD-R/RW

VCD

DVD-RAM

VCD

DivX - méthode de programmation :

Showview

PDC

VPS - capacité d’enregistrement : minimum 600 heures - connectivité

2 Scart

I-Link

- contrôle : contrôle à distance

D.3.8. Amplificateurs et haut-parleurs

Un (1) système d’amplification Cet appareil sera relié à la matrice de contrôle (voir point D.3.9) Ces équipements doivent satisfaire aux spécifications minimales suivantes :

- entrée : XLR 3 Pin - Sortie : SPEAKON 4 points - Commandes :

2x niveaux de contrôle

1x interrupteur

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- 1x stéréo/mono : - basculement par interrupteur

- puissance de sortie (par canal): minimum 175 Watt RMS à 8 Ω @ 1 kHz

- Mono = minimum 500 à 8 Ω @ 1 kHz À livrer par le soumissionnaire :

- le prix des appareils - les spécifications techniques - les accessoires disponibles

D.3.9. Panneaux haut-parleurs acoustiques

Deux (2) panneaux haut-parleurs acoustiques frontaux Ils seront intégrés à la haute armoire et reliés au système d’amplification. Le soumissionnaire présentera le matériel qui convient le mieux aux dimensions de la salle et au système d’amplification. À livrer par le soumissionnaire :

- le prix des appareils - les spécifications techniques - les accessoires disponibles

D.3.10. Matrice de contrôle

Une (1) matrice de contrôle avec 16 entrées, pour le raccordement et la commande des différents appareils de la solution demandée. À livrer par le soumissionnaire :

- le prix - les spécifications techniques - les accessoires


- contrôle du volume audio sortant - gain et atténuation de l’audio entrant - largeur de bande 200 MHz (-3Db) « fully loaded » - matrice 16 x 16 - Entrées vidéo

Nombre/signal type : 16 ° RGBHV ° RGBS ° RGsB ° RsGsBs ° HDTV ° Component video ° S-Video ° Composite video

Connecteurs ° 16 x 5 BNC femelle

- Sorties vidéo

Nombre/signal type : 16

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° RGBHV ° RGBS ° RGsB ° RsGsBs ° HDTV ° Component video ° S-Video ° Composition video ° Connecteurs ° 16 x 5 BNC femelle

- Entrée audio

nombre/signal type : ° 16 stéréo, équilibré/non équilibré

Connecteurs ° 16 3,5 mm captive screw connectors, 5 points

- Entrée audio

Nombre/signal type : ° 16 stéréo, équilibré/non équilibré

Connecteurs ° 16 3,5 mm captive screw connectors, 5 points

- Sync

Types d’entrée : ° RGBHV ° RGBS ° RGsB ° RsGsBs

Types de sortie : ° RGBHV ° RGBS ° RGsB ° RsGsBs

- Le système permettra également un raccordement à une télévision numérique.

D.3.11. Tableau blanc interactif

Un (1) tableau blanc interactif Cet appareil sera relié à la matrice de contrôle (voir point D.3.10) Cet appareil sera intégré à la haute armoire (voir point D.5). Il sera monté sur un rail afin qu’il puisse être déplacé latéralement pendant son utilisation. Pour des raisons esthétiques, il doit être entièrement protégé lorsque l'écran de projection est déployé et opérationnel. Ces équipements doivent satisfaire aux spécifications minimales suivantes :

- Type : tableau blanc interactif - Système d’écriture :

marqueurs électroniques + support pour écriture ou correction

indication des modes actifs - Fonction :

écriture, quatre couleurs différentes

effacer : effaceur rectangulaire - surface de l’écran : inrayable - connectivité : USB 2.0

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- résolution : écran tactile – résolution minimum 4000 x 4000 - dimensions : voir point D.3.4


- le prix des appareils - les spécifications techniques du matériel proposé - les accessoires disponibles

D.3.12. Mini racks

Deux mini-racks de 19” sont prévus pour les différents appareils actifs intégrés dans la partie du bas de la haute armoire. Ils contiennent autant de feuilles et accessoires que nécessaire. À livrer par le soumissionnaire :


D.3.13. Système de refroidissement des équipements techniques

L’intervention du soumissionnaire restera limitée au détail précis, dans son offre, du nombre de calories libérées par les différents composants de la solution proposée afin que le SPF Finances, avec l’aide de l’entreprise de maintenance qui assure la gestion technique du bâtiment, puisse calculer précisément le système de refroidissement exigé.

D.3.14. Installation de la solution

Le soumissionnaire est responsable du raccordement des différents appareils électriques, multimédia et autres appareils électroniques. Il doit fournir un aperçu des appareils, câbles, programmes, raccordements, interfaces, … éventuellement nécessaires. À livrer par le soumissionnaire :

- un aperçu des appareils, câbles, programmes, raccordements et interfaces éventuellement nécessaires

- le prix de ce poste

- le prix de l’installation - une indication du nombre d’heures nécessaires à l’installation complète - le planning de l’installation

D.3.15. Documentation technique et formation

Les soumissionnaires fourniront la documentation technique, les schémas des différents appareils et le schéma global de la solution proposée. Ils seront livrés en français et en néerlandais. Le soumissionnaire prévoira une formation en une fois en français et en néerlandais pour l’équipe responsable de la salle. Un manuel dans les 2 langues nationales sera mis à disposition. À livrer par le soumissionnaire :

- le prix de ce poste - la durée prévue de la formation

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D.4. Contrat de maintenance

D.4.1. Contrat de maintenance préventive

Le soumissionnaire doit mentionner dans son offre la période de garantie de l’installation. La garantie doit être valable pour l’ensemble de la solution proposée et doit être de minimum 1 an. Après la période de garantie, le pouvoir adjudicateur exige un contrôle de l’installation deux fois par an, pour :

- le contrôle, le dépoussiérage éventuel et le bon fonctionnement des différents appareils multimédia

- l’adaptation du logiciel - les corrections et/ou réglages éventuellement nécessaires

Le prix par an pour cet entretien préventif sera mentionné dans le tableau des prix dans l’annexe B. Ce prix doit être pour l’ensemble inclus. Le soumissionnaire corrigera les éventuels dysfonctionnements du logiciel à son propre compte. Il le fera dans les mêmes périodes de temps que pour la maintenance curative décrite ci-après (voir point D.4.2.).

D.4.2. Assistance dépannage et réparations

La maintenance corrective consiste en une intervention, dans les délais fixés par l’adjudicataire dans son offre relative au SLA, sur un équipement dès qu’il présente des défectuosités. Cette maintenance s'applique également à la réparation provisoire de l’équipement, de manière à pouvoir garantir tout ou partie d’une fonction requise, ainsi qu’à la réparation durable qui permet de remettre l’équipement en l’état. Pour l’assistance dépannage et les réparations (y compris la correction des éventuels dysfonctionnements du logiciel), l'adjudicataire respecte dans son offre les délais suivants :

- Temps de réaction (Response time) de maximum 1 jour ;

- Temps d’intervention : maximum 2 jours après la déclaration de l’incident par téléphone ou e-mail à une adresse communiquée par le soumissionnaire dans son offre ;

- Retour à la situation normale dans un délai de maximum 5 jours ouvrables après la déclaration de l’incident.

Le temps de réaction est le temps dont l’adjudicataire a besoin pour contacter le SPF Finances.

Le temps d’intervention est le temps dont l’adjudicataire a besoin pour traiter l’incident.

Le temps pour le retour à la situation normale est le temps nécessaire à la réalisation de la réparation/l’intervention.

Le soumissionnaire précisera dans son offre :

- la confirmation qu’il respecte le SLA telle que repris à l’annexe 3 du présent cahier des charges ;

- les coûts horaires tout inclus de la mission (y compris les frais de déplacement et autres dédommagements éventuels dus le jour de l’offre (sauf composants) dans le cadre d’une intervention pour entretien curatif ;

- le type de technicien qui sera chargé de l’entretien curatif ;

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- les données de contact du service où il est possible de signaler un incident.

Le prix des composants à remplacer fera l'objet d'un devis. Sur la base de ce devis, le pouvoir adjudicateur décidera si le matériel sera réparé ou remplacé ou non. D.5. Meubles – haute armoire Une (1) haute armoire Ce meuble doit avoir approximativement les dimensions suivantes : +/- 5,00m (L)/ 0,60m(l)/2,00m(H). Ces mesures sont indicatives. Cette haute armoire comprend :

- une partie supérieure pour :

les deux haut-parleurs à incorporer

l’écran de projection électrique

l’écran blanc interactif - une partie vide pour tout le matériel technique qui doit être intégré dans les mini-

racks. Ce meuble doit être muni d'un système de fermeture avec des serrures. Le soumissionnaire livrera un set unique de trois clés adéquates pour les serrures des différents meubles. À livrer par le soumissionnaire :

- le prix du meuble - le plan du meuble proposé avec une indication de la manière d'intégrer les appareils

média.

**************

36

REMARQUE : Le cahier spécial des charges pour ce marché ne peut en aucun cas être considéré comme un engagement de la part du SPF FINANCES qui se réserve le droit de ne pas attribuer le marché.

Lu et approuvé, Le Directeur du Service d'encadrement Budget et Contrôle de gestion Johan IGNOUL

37

E. ANNEXES

1. Formulaire d'offre

2. Inventaire de prix

2. Service level agreement

38

Annexe 1 : FORMULAIRE D’OFFRE

SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL Finances Service d'encadrement Logistique

Division Achats North Galaxy – Tour B4 – bte 961

Boulevard du Roi Albert II, 33 1030 BRUXELLES

CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES : S&L/AO/496/2015

Procédure négociée simplifiée avec publicité ayant pour objet : la livraison, le montage et l’installation d’une salle de réunion « multimédia »

La société

(dénomination complète)

dont l’adresse est :

(rue)

(code postal et commune)

(pays)

immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro :

et pour laquelle Monsieur/Madame 1

(nom)

(fonction)

domicilié(e) à l’adresse

(rue)


(pays)

agissant comme soumissionnaire ou fondé de pouvoirs, signe ci-dessous et s’engage à exécuter, conformément aux conditions et dispositions du cahier spécial des charges S&L/AO/496/2015, les livraisons et services faisant l’objet du présent cahier spécial des charges, formant le SEUL LOT de ce document à exécuter aux montants mentionnés dans l’inventaire ci-joint.

J’autorise l’administration à prendre auprès d’autres instances ou organismes toutes les informations utiles me concernant, qu’elles soient de matière financière ou morale. Cette soumission couvre l’engagement de faire parvenir à l’administration, sur simple demande et dans les plus brefs délais, les documents et attestations dont elle exigerait la

1 Rayer la mention inutile

39

production en vertu du cahier des charges de cette entreprise ou en vertu de la réglementation relative à la conclusion de contrats pour le compte de l’État. En cas d’approbation de la présente offre, le cautionnement sera constitué dans les conditions et délais prescrits dans le cahier spécial des charges. Les informations confidentielles et/ou les informations qui se rapportent à des secrets techniques ou commerciaux sont clairement indiquées dans l’offre. Les sommes dues seront payées par l’organisme de paiement du pouvoir adjudicateur par virement ou versement sur

le compte n° : IBAN BIC

La langue néerlandaise/française 2

est choisie pour l’interprétation du contrat.

Toute correspondance concernant l’exécution du marché doit être envoyée à : Une adresse de courrier électronique doit être obligatoirement mentionnée afin de pouvoir contacter la personne compétente en charge du suivi du contrat (pour la facturation, le cautionnement, etc.).

(rue)


( et F-numéro)

(adresse e-mail)

Fait : À le 2015

Le soumissionnaire ou le mandataire :

(nom)

(fonction)

(signature)

Tableau ci-dessous à remplir par le pouvoir adjudicateur :

APPROUVE

2 Rayer la mention inutile

40

Annexe 2 : INVENTAIRE DE PRIX

CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES : S&L/AO/496/2015

Procédure négociée simplifiée avec publicité ayant pour objet : la livraison, le montage et l’installation d’une salle de réunion « multimédia »

INVENTAIRE DE PRIX

L'inventaire de prix doit être entièrement complété. Il doit être daté et signé. Les prix sont indiqués en €, jusqu'à 2 chiffres après la virgule.

Livraison

Prix global pour la livraison avec montage et installation des appareils multimédia, ainsi que la

formation et la garantie d’1 an

Prix par élément

Prix global hors TVA en €

En lettres En chiffres

20 unités de discussion

sans fil avec dispositif de

vote

20 batteries

Chargeur de batteries

Borne d’accès sans fil

1 projecteur LCD

1 support du projecteur

LCD

1 écran de projection

électrique

1 système de vidéo-

conférence

41

1 touchpanel sans fil

1 lecteur/enregistreur DVD

Système d’amplification

2 panneaux haut-parleurs

Contrôle de mixage

1 tableau blanc interactif

2 miniracks

appareils, câbles,

programmes,

raccordements et

interfaces nécessaires

Haute armoire

Installation

Formation

1 an de garantie

Prix global pour la livraison

avec montage et

installation, hors TVA

Montant TVA

Prix global TVA comprise

(PI)

42

Option obligatoire

Prix global par an hors TVA en €


Prix pour 2 microphones

externes

Montant TVA

Prix TVA comprise (Plo)

Maintenance

Maintenance préventive



Prix par an pour la

maintenance préventive

(après 1 an de garantie)

Montant TVA

Prix par an TVA comprise

(Po)

Maintenance curative



Prix par heure pour la

maintenance curative

Montant TVA

Prix par heure TVA

comprise (Pc)

43

IMPORTANT La présentation des prix mentionnés dans l’offre doit être subdivisée comme dans les tableaux susmentionnés, sous peine de nullité. Il ne sera tenu aucunement compte des prix mentionnés à d’autres endroits. En cas de divergences entre le présent inventaire et un inventaire détaillé du soumissionnaire, les prix de l’inventaire repris en annexe au présent cahier spécial des charges seront seuls pris en compte.

Fait : À le 20..

Le soumissionnaire ou le mandataire :

(nom)

(fonction)

(signature)

Tableau ci-dessous à remplir par le pouvoir adjudicateur :

APPROUVE

44

Annexe 3 : SLA

SERVICE LEVEL AGREEMENT

ITEM Unité Norme

acceptable3 Dommages et intérêts en cas de non-respect de la norme

Temps de réaction jour 1 jour après signalement de l’incident

25 €

Temps d’intervention jour 2 jours après signalement de l’incident

25 €

Temps nécessaire pour revenir à la situation

normale jour

5 jours après signalement de l’incident

50 €

3 Les normes acceptables pour tous les délais sont des délais maximums.

Cahier spécial des charges - SPF Finances...M. Michel Theunissen – tél 0257 63739 E-mail :...

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