BVPPM

Voorjaarsbijeenkomst 2014

Agenda:

• Dank aan ConQuaestor voor de gastvrijheid

• BVPPM

• Kennismaken

• Definitie van Benefits Management

• Benefits Management

BVPPM

BVPPM

• Sinds 2013

• Missie: Duurzaam succes voor bevlogen PPM-ers

• Doel: Waardevol forum voor & door PPM-ers

• Kernwaarden: Vernieuwing & Verbinding

• Kernkwaliteiten: Kennismaken² & Kennisdelen

BVPPM

Kennismaken

• Remco Reitsma

• Roland Arts

• Rob Bouwmeester

• Maarten van Weeghel

• Baiba Hermanns-Vagule

• Theo van Kessel

• Evelien Camelot

• Paul Beelen

• John van Rouwendaal

• Maarten Hogt

BVPPM

Definitie van Benefits Management

Elementen van de definitie, oftewel Benefits Management is o.a.:

• Gericht op strategische doelen

• Een proces (voor, tijdens en na initiatieven)

• Meten

• Primair de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de benefits (ressorterend onder eigenaar van het doel waaraan de benefit hangt)

• Primair de taak van de Business Controller (NB: Dit is niet een financiële controller)

(Deze lijst is tot stand gekomen op basis van discussie en redactie achteraf. Zij is indicatief en dus niet limitatief.)

BVPPM

Benefits Management - (Best) Practices Rob Bouwmeester

Roland Arts

1. Doel: verhoging van de awareness

Tip: neem in de voortgangsrapportage één of een paar velden over de baten op. Voorbeelden:

‘Datum laatste versie Business Case’

‘ROI’ of ‘NCW’

‘Baten’ of ‘Bijdrage aan doelen’

2. Doel: vereenvoudiging van de borging van de baten

Tip: betrek een senior medewerker van de afdeling financiën (bv de controller) bij het proces van beoordelen van business cases.

De controller is beter gepositioneerd en bovendien gemotiveerd om de baten uit de business case in toekomstige begroting (budgetten) te verwerken.

Benefits Management - Best Practices’ ProDoro (1)

Inschatting van de (1) Motivatie, (2) Capaciteit en (3) Gelegenheid van de verschillende spelers kan helpen de goede interventies te bepalen om benefits management te laten werken.(Lees het Triade gedragsmodel van prof. dr. Theo Poiesz)

Opdrachtgever (i.c. directie)

Afdelingsmanager waar besparingen vallen

Afdelingsmanager waar extra omzet valt

Projectmanager

Finance manager

M +

C +

G +

K

M +

C +

G -

K M +

C +

G +

K

M -

C +

G +

K

M -

C +

G +

K

M Motivatie

C Capaciteit

G Gelegenheid

K Kans op effectueren van de benefits

Scores + of -

NB: de scores zijn gebaseerd op snelle inschatting door 1 persoon

Nog niet uitgeprobeerd, maar ga dat zeker doen:

3.Doel: verhogen motivatie van managers

Tip: Maak de beoordeling en/of beloning van de opdrachtgever van het project deels afhankelijk van het realiseren van de business case. Voorbeeld i.g.v. de manager een bonus kan verdienen bij bijzondere prestaties:

Indien feitelijke baten na 2 jaar meer dan 25% lager zijn dan in de BC begroot wordt een korting op de persoonlijke (totale) bonus van 10% doorgevoerd.

Benefits Management - Best Practices’ ProDoro (2)

Keys to Success John van Rouwendaal

• Keep it simple = as basic as possible

• Approach implementation as a organizational change (in stead of as a technical project)

• Get the structure right and the culture great

• Link to and (re-)use what already exists (meetings, reports, etc.)

• Involve all stakeholders (but avoid a big circus)

• Don’t be a accountant but be a communicator

BVPPM