businessplan Igitur totaal def

Businessplan Igitur 2006-2011

Utrecht Publishing & Archiving Services Universiteitsbibliotheek Utrecht

Saskia Franken, 5 oktober 2006

Businessplan Igitur interne versie 2

Inhoudsopgave

1. Samenvatting…………………………………………………………. 3

2. Het businessplan………………………………………………………. 5 2.1. Aanleiding 2.2. Doel 2.3. Doelgroep

3. Introductie Igitur………………………………………………………… 6 3.1. Ontstaan ……………………………………………………. 6 3.2. Missie in 2004 ……………………………………………… 6 3.3. Feiten en cijfers …………………………………………….. 6 3.4. Doelgroep …………………………………………………... 7 3.5. Beschrijving van de huidige producten en diensten………… 7 3.6. Huidige bedrijfsvoering……………………………………... 8 3.7. Samenvatting ……………………………………………….. 9

4. Analyse…………………………………………………………………. 10

4.1 Trends en ontwikkelingen …………………………………. 10 4.2 Concurrentie-analyse……………………………………….. 12 4.3 Behoefteverkenning …………………………………….…. 13 4.4 Meest kansrijke klantsegmenten …………………………… 13 4.5 Interne analyse ……………………………………………... 14 4.6 Conclusies ………………………..………………………… 15

5. Toekomstbeeld Igitur 2011…………………………………………….. 17

5.1. Toekomstbeeld: missie en visie ……………………………. 17 5.2 Toekomstbeeld: producten en diensten ……………………. 18

6. Thema’s, doelen en strategieën…………………………………………. 20

6.1. Thema 1: interne ontwikkeling............................................... 20 6.2 Thema 2: archiving services………………………………... 21 6.3 Thema 3: publishing services……………………………….. 22 6.4 Thema 4: verkenning rol Igitur in Partner ………………….. 24 6.5 Thema 5: partnering (ook internationaal)…………………… 24

7. Globaal operationeel plan ………………………………………………. 26

8. Financiële consequenties………………………………………………… 27

8.1 Huidige financiële situatie …………………………………... 27 8.2 Kosten van groei……………………………………………... 28

Dankwoord ……………………………………………………….. 29

Bijlage 1 Plan van aanpak (standlijnenoverzicht)……………… 30

2


1. Samenvatting Igitur Publishing & Archiving Services, de unit ondersteuning elektronisch publiceren van de Universiteitsbibliotheek Utrecht, is in de afgelopen jaren uitgegroeid tot een volwaardig onderdeel van de bibliotheekdienstverlening. Deze groei is min of meer spontaan, zonder vooropgezet plan ontstaan. Nu is behoefte aan professionalisering en vooral het aanbrengen van een duidelijke focus. Igitur biedt twee onderscheiden soorten services aan: de archiving services (het digitaal wetenschappelijk archief) en de publishing services (de tijdschriften, e-books). Waar de archiving services aansluiten bij de meer traditionele bibliotheekdienstverlening en dus ook uit het reguliere budget van de UBU gefinancierd worden, begeeft Igitur zich met de publishing services in de richting van een commerciële onderneming, in zoverre dat de publishing services minimaal kostendekkend zullen moeten zijn, maar liefst wat geld in het laatje moeten brengen. Op dit moment is dat laatste echter nog onvoldoende het geval. In het kader van dit businessplan is een interne analyse en een analyse van de omgeving uitgevoerd. Uit de externe analyse kan de conclusie getrokken worden dat Igitur actiever zal moeten inspelen op de nieuwe rol van de bibliotheek in onderwijs en onderzoek (partner in science) en zal moeten bijdragen aan het inrichten van een geïntegreerde, gevalideerde informatie-omgeving. Igitur zal daarbij het belang van het verbeteren van de toegang tot wetenschappelijk informatie (onder meer het toepassen van de richtlijnen van de open access beweging) moeten benadrukken. Een belangrijk aspect hierbij is ook het volume van Igitur. Enerzijds zal Igitur moeten groeien om haar boodschap goed uit te kunnen dragen, anderzijds zal een groter en professioneler Igitur de boodschap ook gemakkelijker uit kunnen dragen. Uit de interne analyse doet zich het beeld voor van een spontaan gegroeide unit met een gevarieerd en gewaardeerd aanbod aan producten en diensten, met een redelijk stabiele financiële situatie (alhoewel de publishing services nog niet kostendekkend zijn), met een gedegen, maar niet opschaalbare infrastructuur en (vooral) een gebrek aan acquisitie-slagkracht. Belangrijk is dat Igitur de komende 5 jaar haar diensten meer gaat afstemmen op de academische partner (partner in science), dat de producten en diensten van Igitur beter zichtbaar worden en dat het Igitur Archief verder groeit, vooral in volume (dataniveau), maar ook door het aanbieden van diensten (dienstenniveau). Verder is vastgesteld dat Igitur alle niet-kern activiteiten en specialistische activiteiten zoveel mogelijk zal uitbesteden. De strategische uitgangspunten, de klantgroepen, de producten en services en de expertise van Igitur blijven de komende 5 jaar grotendeels hetzelfde, wat verandert is m.n. de rol van Igitur. Igitur moet een actieve, adviserende rol gaan vervullen ten aanzien van kennisdisseminatie. In de nieuwe missie van Igitur komt die pro-actieve, sparrende rol tot uiting: “Igitur ondersteunt wetenschappers, onderzoeksorganisaties en wetenschappelijke communities bij het bepalen van de voor hun onderzoek optimale publicatiestrategie en realiseert samen met de klant totaaloplossingen op het gebied van (elektronische) publicaties.”

3


Concreet betekent dit dat Igitur zich de komende 5 jaar met de volgende thema’s gaat bezighouden: 1. Efficiëntere bedrijfsvoering en creëren van acquisitie slagkracht Om te kunnen groeien is een efficiëntere bedrijfsvoering en een opschaalbare infrastructuur een harde voorwaarde. De technische infrastructuur en de werkprocessen dienen zodanig georganiseerd/ingericht te worden dat Igitur de ruimte krijgt om gestandaardiseerde oplossingen aan te bieden die daarnaast toch de klant het gevoel geven dat er maatwerk geleverd wordt. Hoewel niet het meest strategische thema, staat dit thema daarom toch op de eerste plaats. Het is ook het thema waar in 2006/7 het accent op zal liggen. Thema 2: Archiving services: accent op volume en dienstenontwikkeling Hiervoor is al een goede basis gelegd: dit is een kwestie van voortgaan op de reeds ingeslagen weg. Het streven (en de verwachting) is dat in 2011 90% van de jaarlijkse wetenschappelijke output in het Igitur Archief belandt. Daarnaast zal meer aandacht aan dienstenontwikkeling besteed worden. Dit is het eerste van de twee kernthema’s voor Igitur de komende 5 jaar. Thema 3: Publishing services: sparringpartner inzake kennisdisseminatie Igitur wil groeien met publishing services en streeft naar een verantwoord businessmodel voor elektronisch publiceren, waarbij optimale toegankelijkheid van de wetenschappelijke informatie het uitgangspunt is. In de beginfase van nieuwe onderzoeksinitiatieven wil Igitur een strategische sparringpartner voor de klant zijn. De feitelijke groei (naar 25 tijdschriften in 2011) zal plaatsvinden vanaf 2008, wanneer de infrastructuur en de acquisitie-slagkracht op orde zijn en de propositie helder is. Dit is het tweede van de twee kernthema’s. Thema 4: Verkenning rol van Igitur in PARTNER In dit strategische programma van de UBU (2006-2009), dat zich richt op het inrichten van Virtuele Kenniscentra, zal Igitur een met name faciliterende rol spelen. Dit is een aanpalend thema. Thema 5: Partnering (ook internationaal) Igitur heeft als kleine speler op de markt baat bij samenwerking. In het begin van de planperiode zal Igitur onderzoek doen naar partnering. Als de criteria voor samenwerking duidelijk zijn, zal Igitur onderzoeken welke nationale of internationale organisaties voor samenwerking in aanmerking komen en contacten leggen. Ook dit is een aanpalend thema.

4


2. Het businessplan 2.1 Aanleiding Igitur, Utrecht Publishing & Archiving Services, de unit ondersteuning elektronisch publiceren van de Universiteitsbibliotheek Utrecht is van start gegaan in januari 2004. In de afgelopen 2 jaar is de dienstverlening uitgebouwd en is tevens het aantal producten uitgebreid. Nu is er behoefte aan reflectie en herpositionering. 2.2 Het doel Het doel van dit businessplan is om een beeld te schetsen hoe Igitur er over 5 jaar uit zal zien. In dit toekomstbeeld staan de volgende zaken vast:

- in het businessmodel voor publishing services staat het verbeteren van de toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie centraal 1 Het business model van (nieuwe) publishing initiatieven moet minimaal kostendekkend zijn;

- wat betreft de archiving services ligt het accent op volume. Over 5 jaar moet het aanleveren aan het Igitur Archief voor de onderdelen van de UU ‘going concern’ geworden zijn.

2.3 De doelgroep Dit plan is met name geschreven om de strategie van Igitur en de UBU inzake elektronisch publiceren te bepalen. Het plan kan dienen als input voor het strategisch beleid van de UBU en voor de jaarplannen van de sectoren en units van de UBU. Maar bovenal moet het plan een inspirerend kader bieden voor de toekomst.

1 Vanuit het streven om de toegang tot de wetenschappelijke informatie te verbeteren is de internationale Open Access beweging binnen de academische wereld ontstaan. Open Access richt zich op vrije toegang tot wetenschappelijke informatiebronnen, zoals tijdschriftartikelen, boeken, proefschriften en onderliggend onderzoeksmateriaal. De principes van Open Access (OA) zijn in drie verschillende internationale Declarations neergelegd: in die van Boedapest (februari 2002), Bethesda Statement on Open Access Publishing (juni 2003) en Berlin (oktober 2003). Bij Open Access is wezenlijk dat niet meer de lezer (de individuele lezer, maar bijv. ook de bibliotheken) de kosten van de informatie betaalt (via abonnementen), maar dat de kosten op een andere manier betaald worden, bijvoorbeeld door de auteurs.

5

http://www.soros.org/openaccess/read.shtml

http://www.earlham.edu/%7Epeters/fos/bethesda.htm

http://www.zim.mpg.de/openaccess-berlin/berlindeclaration.html


3. Introductie Igitur In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe Igitur vanuit de oorspronkelijke missie de huidige vorm gekregen heeft. 3.1 Ontstaan

- Eind jaren ’90 van de vorige eeuw is in de Universiteitsbibliotheek Utrecht een aantal projecten gestart op gebied van elektronisch publiceren. Deze projecten leverden elektronische producten, zoals elektronische tijdschriften en een database elektronische proefschriften op.

- Vervolgens is in 2004 Igitur opgericht als de unit ondersteuning elektronisch

publiceren van de gereorganiseerde Universiteitsbibliotheek. Igitur werd verantwoordelijk voor de reguliere exploitatie van de in de projecten ontwikkelde elektronische producten. Daarnaast kreeg Igitur de taak om als onderdeel van de structurele dienstverlening van de UBU het elektronisch publiceren in de Universiteit Utrecht te ondersteunen en verder te stimuleren.

3.2 Missie van Igitur De missie van Igitur zoals in 2004 omschreven: Igitur, Utrecht Publishing and Archiving Services ondersteunt (met name Utrechtse) wetenschappers bij elektronisch publiceren en wil in meer algemene zin de wetenschappelijke communicatie bevorderen. Kernwaarden van Igitur waren vanaf het begin:

- maximale afstemming van de dienstverlening op de wensen van de klant - Igitur ondersteunt het internationale streven naar een betere toegankelijkheid van

wetenschappelijke informatie - het Igitur Archief moet de etalage van de onderzoeksresultaten van de UU worden - Igitur wil innovatief zijn en nieuwe technologische mogelijkheden afstemmen op

klantwensen. 3.3 Feiten en cijfers

De personele bezetting van de unit Igitur is op dit moment 6.3 fte. De omvang van de UBU is 138,9 fte (bron: jaarverslag 2005)

Producten:

- Het digitaal wetenschappelijk archief van de Universiteit Utrecht (Igitur Archief) bevat momenteel (1 oktober) bijna 10.000 documenten.

6


- Igitur publiceert 11 elektronische tijdschriften (waarvan nog 1 in ontwikkeling) en 7 publicatiesites (waarvan 2 nog in ontwikkeling). Vijf van de 11 tijdschriften verschijnen ook nog op papier en worden uitgegeven door kleine uitgeverijen of (wetenschappelijke) verenigingen. Igitur verzorgt de elektronische versie (co-publishing). De overige tijdschriften zijn door Igitur opgezet en verschijnen slechts in digitale vorm.

o Het eerste tijdschrift (IJIC) dateert uit 2000; o Het tweede (Vetscite) uit 2001. De lezersgroep van IJIC bestaat uit ca. 750

geregistreerde lezers, Vetscite email-alerts worden verstuurd naar ca. 9000 lezers.

o De overige tijdschriften hebben enkele honderden eindgebruikers

- aantal tot nu toe gepubliceerde e-books: 10

3.4 Doelgroep De algemene doelgroep van Igitur is de academische wereld. Daarbinnen is een onderscheid te maken tussen

1. wetenschappers (en ook toekomstige wetenschappers cq. studenten) als lezers, consumenten van de Igitur producten

2. wetenschappers (en ook toekomstige wetenschappers cq. studenten) als auteurs, leveranciers aan Igitur.

Overigens zijn de aanbieders van publicaties vaak ook de lezers van publicaties: producent en consument vermengen zich tot “prosumenten” De consumenten van Igitur zijn in principe alle (toekomstige) wetenschappers, of beter alle in een wetenschappelijk vakgebied geïnteresseerden, verspreid over de hele wereld. De belangrijkste markt van Igitur wat betreft de producenten zijn de (toekomstige) wetenschappers van de Universiteit Utrecht.2 Daarnaast zijn kleine uitgeverijen die hun elektronische publicatie door Igitur laten verzorgen een belangrijke doelgroep van Igitur. 3.5 Beschrijving van de huidige producten en diensten De core-business van Igitur is het bieden van publishing (lees: e-publishing) services en archiving services. Hieronder worden de producten en diensten die Igitur nu biedt kort beschreven. A Publishing services

2 Utrecht is de grootste universiteit in het land. De universiteit telt 2.948 fte aan wetenschappelijk personeel, waaronder 570 hoogleraren en 135 bijzonder hoogleraren. (bron: jaarverslag UU 2004). Jaarlijks vinden er ca. 400 promoties plaats.

7


Bij de publishing services bestaat de doelgroep uit wetenschappers, maar niet uitsluitend Utrechtse wetenschappers.

1. Elektronische tijdschriften en andere elektronische publicatievormen, bijv. publicatiesites. Igitur ondersteunt wetenschappers, wetenschappelijke verenigingen en kleine uitgeverijen bij het opzetten en publiceren van elektronische tijdschriften, elektronische versies van papieren tijdschriften en andere elektronische publicatievormen.

2. E-books. Igitur ondersteunt wetenschappers bij het publiceren van e-books.

B Archiving services De doelgroep hier is de Utrechtse universitaire gemeenschap 3. Deze dienstverlening wordt als reguliere dienstverlening van de UBU beschouwd en wordt derhalve gefinancierd uit het budget van de UBU.

1. het digitaal wetenschappelijk archief (institutional repository) van de UU (Igitur Archief). Igitur beoogt hierin de (recente) wetenschappelijke output van de UU te bewaren en te ontsluiten;

2. het scriptie-archief: Igitur biedt Utrechtse studenten de mogelijkheid hun scripties in dit archief digitaal te publiceren.

C Overige diensten (zowel voor Publishing als voor Archiving services)

1. Druk- en printwerk (printing-on-demand). Als een klant dit wenst, levert Igitur naast de digitale versie (bijv. van een e-book) ook een geprinte versie. Igitur besteedt het druk- en printwerk uit aan een drukker;

2. Marketing. Specialistische webmarketing en lezersstatistieken maken deel uit van de standaard dienstverlening van Igitur. Daarnaast kan Igitur tegen vergoeding ook gedrukt marketingmateriaal (laten) verzorgen;

3. Tools en techniek: naast het gebruik maken van de publicatieservice van Igitur kan een klant tegen betaling zelf de beschikking krijgen over de publicatietools en die zelf gebruiken;

4. Consultancy: bij alle digitale diensten en producten biedt Igitur consultancy aan. Daarnaast zijn de volgende producten en diensten in ontwikkeling:

1. een service voor het publiceren van conference-proceedings; 2. repositories voor onderzoeksdata; 3. repositories voor leermiddelen.

3.6 De huidige bedrijfsvoering Formatie Binnen het Igitur team (6.3 fte) bestaan de volgende functies:

- manager: leiding en bedrijfsvoering, beleid, acquisitie (1.0 fte); - publishing consultant: klantcontacten, brug tussen klant en ontwikkelaars (1.0 fte); - marketing medewerker (0,5 fte); - publishing assistants: productie- en publicatiewerkzaamheden. (2,8 fte);

3 Wel biedt Igitur de infrastructuur en service tegen betaling ook aan klanten buiten de UU (bijvoorbeeld: de Universiteit voor Humanistiek)

8


- business manager (ondersteuning virtual community): extern gefinancierd (0,5 fte) - managing editor: extern gefinancierd (0,5 fte).

Verbinding met de UBU Igitur is een zelfstandige unit binnen de Universiteitsbibliotheek Utrecht (UBU). De UBU wil een bijdrage leveren aan de doelstelling van de UU (onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening) door middel van diensten op het gebied van wetenschappelijke informatievoorziening. De dienstverlening van Igitur, het bevorderen van toegang tot wetenschappelijke informatie, past binnen deze missie. Samen met de Sector Publieksdiensten vormt Igitur de frontoffice van de UBU. Beide sectoren hebben rechtstreeks contact met de klant en streven naar maximale afstemming van de diensten op de wensen van de klant. Huidige partners, afhankelijkheidsrelatie met anderen

- algemeen: Igitur werkt samen met andere onderdelen binnen de UBU, met name met de sector Innovatie & ontwikkeling (voor development), met de afdeling ICT (voor beheer en onderhoud), met de afdeling Collectiebeheer (voor duurzame bewaring) en met de afdeling Informatiebemiddeling en marketing (voor ondersteuning van acquisitie en voorlichting);

- Igitur besteedt bepaalde specialistische werkzaamheden uit aan commerciële bedrijven, bijvoorbeeld drukwerk;

- Igitur is afhankelijk van het academische netwerk: bijvoorbeeld van een specifieke community die een tijdschrift wil opzetten/wil exploiteren, of van faculteiten/wetenschappers die documenten aanleveren aan het Igitur Archief.

De financiën Publishing services Momenteel heeft Igitur te weinig betalende klanten. Elektronisch publiceren is weliswaar relatief goedkoop, maar er blijft geld nodig, eerst om een nieuw publicatiemedium op te zetten, later om het te exploiteren. De doelgroep van Igitur is echter niet erg financieel draagkrachtig. Daarbij komt dat Igitur principieel vindt dat niet de lezer voor de kosten op moet draaien. De uitdaging is dus om een alternatief businessmodel te vinden. Igitur streeft ernaar om de publishing services minimaal kostendekkend te kunnen aanbieden. Archiving services De bibliotheek ziet de Archiving services als standaard dienstverlening en betaalt de dienst uit het basisbudget van de bibliotheek. De klant betaalt alleen voor aanvullende en/of specifieke diensten. 3.7 Samenvatting van de huidige situatie Igitur is in de afgelopen twee jaar aanmerkelijk gegroeid; het aantal producten en diensten is toegenomen. De pioniersfase, waarin alles aangepakt en alles uitgeprobeerd werd, is beëindigd. Inmiddels is behoefte aan professionalisering ontstaan: van de productiemethoden maar ook van de bedrijfsvoering. Om de volgende fase in te kunnen gaan, die van een volwassen unit met een duidelijk bestaansrecht in de academische gemeenschap, is vooral behoefte aan een duidelijke focus voor de toekomst.

9


4. Analyse Het doel van dit hoofdstuk is enerzijds om via een analyse van de omgeving inzicht te geven in de kansen en bedreigingen die voor Igitur gelden en anderzijds om via een interne analyse de sterke en zwakke kanten van Igitur in kaart te brengen. Deze analyse geeft richting aan het vaststellen van het gewenste toekomstbeeld van Igitur. 4.1 Trends en ontwikkelingen Veranderingen in onderwijs en onderzoek

- Het gebruik van elektronische technologie in onderwijs en onderzoek groeit en klanten stellen andere eisen aan de toegang tot informatie.

- In het wetenschappelijk onderzoek wordt samenwerking steeds belangrijker. We zien een toename van inter- multi- en transdisciplinair onderzoek. Dit creëert een behoefte aan een nieuwe infrastructuur die deze samenwerkingsverbanden ondersteunt (collaboraties) en die voorziet in opslag, bewaring en toegankelijkheid van digitale objecten.

- Bij het wetenschappelijk onderzoek wordt het gebruik van elektronische zoekstrategieën via zoekmachines en specialistische webdatabases steeds belangrijker.

- Daarnaast ontstaat behoefte aan toegang tot een diversiteit aan bronnen (beelden, geluid, video, 3d) en nieuwe behoeften t.a.v.de verspreiding van informatie bijv. hypertext (non-lineaire publicatie), multimedia, databases, simulaties.

- In het onderwijs vervaagt de grens tussen bibliotheek en onderwijs (in kennisoverdracht, in manier van studeren, contacten met docenten en medestudenten etc.) De dienstverlening van de UBU moet geïntegreerd worden in primaire processen van onderwijs.

Een voorbeeld van nieuwe dienstverlening gebaseerd op ICT is het programma PARTNER van de UBU. Dit programma neemt het concept van ‘het lidmaatschap van een virtueel kenniscentrum’4 als uitgangspunt voor het creëren van samenhangende ICT-gestuurde oplossingen voor een aantal problemen die bij afzonderlijke universitaire partijen op gebied van onderzoek en onderwijs leven. 5 De bibliotheek wordt een “partner in science”. Repositories, voor onderzoeksresultaten, onderzoeksdata en ook voor onderwijsmateriaal, vormen een belangrijk onderdeel van deze nieuwe geïntegreerde kennisomgeving die PARTNER beoogt. Igitur zal de komende jaren bij deze nieuwe ontwikkelingen moeten aansluiten en nieuwe functionaliteiten moeten ontwikkelen.

4 Ook wel virtual research environment of collaboraty genoemd (dr. J. Kooistra, UU) 5 Het gaat hierbij bijvoorbeeld om zaken als het aanleren van academische vaardigheden, leren omgaan met wetenschappelijke materiaal, levenslang leren, valorisatie van kennis, feedback op studenten werkstukken, peer review, de positie van alumni, licenties, een basispakket ICT-diensten, identificatiesystemen, personalisering van informatie etc.

10


Veranderingen in de informatieketen Tegen de achtergrond van de technologische ontwikkelingen en de toenemende stroom van informatie ontstaan nieuwe manieren van productie, verspreiding, bewaring, beschikbaarstelling en consumptie van (wetenschappelijke) informatie. Omdat communities en niet meer individuele personen verantwoordelijk zijn voor innovatie, zien we een groei van open-source benaderingen bij kennisproductie. Er ontstaat een geïntegreerde informatieomgeving met een nieuwe rolverdeling. De bibliotheek vervult een andere rol dan in het traditionele proces. Ook de rol van de uitgever verandert: zo is de wijze van distribueren en de rol van de uitgever daarin met de komst van het internet aanzienlijk veranderd.

Ook zien we het toetreden van andere spelers op het terrein van de wetenschappelijk informatievoorziening, bijv. Google Scholar en de nieuwe dienst van Windows, Windows Live Academic. Igitur heeft met deze trend al volop te maken, sterker nog, dit was een belangrijke aanleiding voor het ontstaan van Igitur. In de toekomst blijven de effecten van deze veranderingen echter van groot belang voor Igitur. Open Access steeds meer geaccepteerd Hoewel Open Access als publicatiemodel niet meer weggedacht kan worden (denk aan PloS en aan overheden en subsidieverstrekkers die Open Access stimuleren en verplicht stellen), is er nog geen definitieve doorbraak bereikt. Het probleem is ten eerste dat er voor het huidige subscription-based businessmodel nog geen duurzaam alternatief bestaat en ten tweede, dat gesteld dat er een algemeen geaccepteerd alternatief zou zijn, het tijd kost om over te schakelen naar dit model. Alternatieven voor het subscriptions-based businessmodel waarmee geëxperimenteerd wordt zijn: • auteurs (of hun organisatie) betalen voor publicatie (dit is het model van BioMedCentral) • auteurs (of hun organisatie) betalen voor peer review (betalen voor “added value”) • journals worden betaald uit lidmaatschapsgelden van de community die het tijdschrift ondersteunt, of worden geldelijk ondersteunt door een community • sponsors, subsidies (een aantal tijdschriften van PloS wordt gesubsidieerd door OSI) • andere inkomstenbronnen, bijv. advertenties en Printing on Demand

Steeds meer financiers van onderzoek zijn van mening dat met overheidsgeld gefinancierd onderzoek vrij toegankelijk moet zijn via (institutional) repositories en gaan over tot een verplichting (mandating) van OA publiceren (bijv. NIH in USA, RCUK en Wellcome Trust in UK en Max Planck Gesellschaft in Duitsland) Echter: in Nederland wordt het grootste deel van het onderzoek gefinancierd via de eerste geldstroom, rechtstreeks door de universiteiten/faculteiten. In Nederland moet de aandacht dus vooral gericht zijn op het overhalen van de universiteiten zelf om aanlevering aan repositories verplicht te stellen.

11


Blokkades academische partners t.a.v. kennisdisseminatie Op het moment wordt de academische belevingswereld ten aanzien van publiceren, beter ten aanzien van kennisdisseminatie, gekenmerkt door een aantal blokkades

- veel wetenschappers zien nog onvoldoende de mogelijkheden van elektronische kennisverspreiding en elektronisch publiceren;

- wetenschappers kennen het begrip Open Access, maar het maakt nog geen deel uit van hun belevingswereld. Zij (m.n. wetenschappers in de westerse landen) ervaren eigenlijk geen probleem m.b.t. de toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie, omdat zij meestal via de bibliotheken van hun instellingen toegang krijgen tot de door hen gewenste informatie. Zij vragen zich af wat de voordelen van Open Access voor hen zijn en of het echt een alternatief wordt voor de huidige publicatiecultuur;

- een ander aspect is de onzekerheid t.a.v. auteursrechten (mag ik mijn publicatie wel in een repository plaatsen van mijn uitgever?) en de afhankelijkheid die de wetenschappers voelen ten opzichte van de uitgevers, waardoor zij haast achteloos het copyright van hun publicaties weggeven aan de uitgevers;

- tenslotte zien we dat kennisdisseminatie bij het opstellen van onderzoeksprogramma’s een onderbelicht aspect is. In onderzoeksaanvragen wordt zelden of nooit budget gereserveerd voor kennisverspreiding.

Deze belevingswereld is een heel belangrijk gegeven voor Igitur. Igitur zal moeten bijdragen aan het bewustwordingsproces bij de wetenschappers. Conclusie Concluderend kan gesteld worden dat Igitur actief zal moeten inspelen op de nieuwe rol van de bibliotheek in onderwijs en onderzoek (partner in science) en zal moeten bijdragen aan het inrichten van een geïntegreerde, gevalideerde informatie-omgeving. Igitur zal daarbij het belang van het verbeteren van de toegang tot wetenschappelijk informatie moeten benadrukken. Een belangrijk aspect hierbij is ook het volume van Igitur. Enerzijds zal Igitur moeten groeien om haar boodschap goed uit te kunnen dragen, anderzijds zal een groter en professioneler Igitur de boodschap ook gemakkelijker uit kunnen dragen. 4.2 Concurrentieanalyse De belangrijkste concurrenten van Igitur zijn:

- grote wetenschappelijke uitgeverijen, zij verbreden hun aandachtsgebied tot directe klantbenadering, duurzame opslag en beschikbaarheid. Zij begeven zich hiermee op het terrein van bibliotheekdienstverlening. Bovendien halen zij hun aanvankelijke achterstand op gebied van digitaal publiceren snel in;

- kleine uitgeverijen, deze kan Igitur beschouwen als concurrent, echter omdat zij vaak worstelen met (aspecten) van elektronisch publiceren, vormen zijn ook mogelijke partners voor Igitur;

- aggregators van informatie (bijv. SWETS, Ingenta), ook zij hebben zich een positie op de markt van digitale informatievoorziening weten te verschaffen;

12


- de wetenschappers zelf, vaak verenigd in communities (onderzoeksinstituten, learned societies etc.) waarin zij wetenschappelijke kennis delen, vormen ook een concurrent.6 Echter, zij zijn ook mogelijke partners van Igitur;

- automatiseerders, deze zoeken een plaats in het informatiedomein en bieden diensten

aan, zodat zij steeds meer een concurrent van uitgeverijen en initiatieven zoals Igitur worden;

- steeds meer andere wetenschappelijke instellingen en universiteiten, deze ontwikkelen activiteiten die lijken op Igitur. Dit zijn dus mogelijke concurrenten, maar kunnen ook toekomstige partners zijn.

4.3 Behoefteverkenning Waar hebben wetenschappers, de voornaamste klantgroep van Igitur, nu concreet behoefte aan? Gebaseerd op de ervaringen van Igitur in de afgelopen jaren kan het volgende gesteld worden:

- het allerbelangrijkste wat de wetenschapper wil is: gelezen worden. Daarom is uitstekende zichtbaarheid van onderzoeksresultaten ook het allerbelangrijkste wat Igitur moet bieden aan de wetenschapper;

- een wetenschapper is geïnteresseerd in nieuwe technologieën, mits die hem maar geen extra tijd kosten. Nieuwe technologieën moeten perfect aansluiten bij en geïntegreerd zijn in de werkprocessen. Kortom, de wetenschapper is op zoek naar gemaksdiensten. Igitur zal dus pro-actief moeten zijn, goed doordachte oplossingen moeten aandragen en sterk faciliterend moeten zijn;

- Een wetenschapper moet publiceren: ‘to publish or perish’. Daarbij hecht hij grote waarde aan kwaliteit. Kwaliteitscontrole, validatie is een dienst waar traditioneel de uitgevers in voorzien: zij organiseren het peerreview-proces en door publicatie in hun journals voorzien zij onderzoeksresultaten van een kwaliteitskeurmerk. Dat is waar wetenschappers aan twijfelen bij elektronisch publiceren. M.n. Open Access publicatievormen (OA journals en repositories) bieden de wetenschapper op dit moment nog niet de gewenste kwaliteit en status. Bovendien speelt er de onzekerheid t.a.v. auteursrechten. Igitur zal dit aspect dus veel meer moeten communiceren.

- Bij Open Access publicatiemodellen speelt ook het kostenaspect. Academici zien niet hoe Open Access betaald kan worden en zien geen alternatieven voor het bestaande model waarbij de lezer, de abonnementhouder, betaalt. Dus: Igitur zal een alternatief voor het bestaande businessmodel moeten aanbieden.

4.4 Meest kansrijke klantsegmenten Zoals eerder genoemd zijn de belangrijkste klanten van Igitur wetenschappers en kleine uitgeverijen. Igitur focust niet op bepaalde disciplines.

6 Een voorbeeld is bijvoorbeeld de Copernicus Group (www.copernicus.org), een groep van profit- en nonprofit organisaties die wetenschap en kunst willen bevorderen en allerlei diensten aanbieden, bijv. op (e-) publishing, organisatie congressen etc.

13

http://www.copernicus.org/


Belangrijke criteria voor klanten 7 zijn:

- Heeft de klant een probleem waarbij Igitur kan helpen? Bijvoorbeeld: een kleine uitgeverij die nog niet elektronisch publiceert. Of een groep wetenschappers in een nieuw vakgebied die niet over een publicatiemedium beschikken. Of een redactie die niet tevreden is over de uitgever;

- Heeft de klant een groot netwerk? Is de klant een eenling of staat er een actieve gemeenschap achter hem? (Dat is een voordeel bij het overnemen van een redactie van een andere uitgever);

- Is het een vooraanstaande wetenschapper (groep wetenschappers) of niet? Te meten bijvoorbeeld aan: het aantal publicaties, status in UU, status in wetenschappelijk Nederland, internationale uitstraling;

- Is de klant financieel draagkrachtig? Kan hij bijvoorbeeld subsidie aanboren? Ook structureel?

- Wil de klant echt vernieuwen, is hij echt overtuigd van de voordelen van elektronisch publiceren?

Concluderend kan gesteld worden dat het lastig is om toegang te krijgen tot de academische wereld. Daarom zou Igitur via het eigen UU netwerk, waar Igitur al een ingang heeft, verder moeten komen. Bijvoorbeeld door redacties (met daarin Utrechtse redactieleden) die niet tevreden zijn met hun uitgever, een alternatief te bieden. Of door te onderzoeken welke onderdelen geld hebben voor de diensten van Igitur.

- Het vertrekpunt zijn de bestaande niches, bekend met de diensten van Igitur. Igitur versterkt haar positie in deze niches en biedt aanvullende diensten aan;

- Igitur zal op korte termijn kleine uitgeverijen benaderen om samen bestaande tijdschriften nieuw leven in te blazen.

Deze globale uiteenzetting zal worden geconcretiseerd in een marketingplan voor Igitur (eind 2006). 4.5 Interne analyse Wanneer we op dit moment kritisch naar Igitur kijken, vallen de volgende zaken op.

- Igitur heeft een inmiddels beproefde technische infrastructuur, zowel voor de publishing services (o.a. eigen ontwikkeld content-management systeem) als voor de archiving services (DSpace). Innovatie, om in de pas te blijven met de technologische ontwikkelingen, blijft echter nodig;

- Daarnaast dient geconstateerd te worden dat de productie van nieuwe tijdschriften nog te weinig gestandaardiseerd en dus te weinig efficiënt is. Uitbreiding van het aantal producten wordt daardoor bemoeilijkt. Terwijl Igitur de intentie heeft te groeien, is de schaalbaarheid van de diensten gering;

- Igitur heeft voor het huidige aanbod van diensten en het huidige aantal producten, (kwantitatief) voldoende teambezetting en heeft voldoende expertise in huis om op betrouwbare wijze elektronisch te publiceren. Waar nodig wordt specialistisch werk,

7 De huidige klanten van Igitur voldoen niet aan deze criteria, omdat Igitur tot nu toe niet bewust en doelgericht klanten geworven heeft.

14


- bijv. XML-tagging, uitbesteed. Op operationeel en tactisch niveau weet Igitur

vraagstukken van elektronisch publiceren adequaat uit te voeren; - De ervaringen in het laatste jaar hebben geleerd dat er vragen zijn naar extra,

gespecialiseerde dienstverlening, die een (standaard) uitgeverij ook levert. Bijvoorbeeld: distributie (van gedrukte exemplaren), abonnementenadministratie, opmaak, redactie-werk. Igitur heeft behoefte aan een duidelijke focus: welke dienstverlening biedt Igitur aan en welke dienstverlening niet. Of: welke dienstverlening wordt uitbesteed?

- Het Igitur Archief is een gedegen basis om het digitaal archief van de Universiteit Utrecht in volume uit te breiden. Het noodzakelijke niveau van gebruiksgemak en zichtbaarheid is gegarandeerd, maar ook hier kan nog winst gehaald worden. Tevens dient Igitur nog een slag te maken in het aanbieden van diensten op basis van de data in het repository8 ;

- De financiële situatie van Igitur is redelijk stabiel. Igitur loopt echter risico bij de exploitatie van digitale publicatievormen (bijvoorbeeld digitale tijdschriften) die in huidige initiatieven niet kostendekkend zijn. Dit hangt samen met de voorkeur van Igitur voor het publiceren in Open Access;

- Igitur heeft de afgelopen jaren op basis van kansen in de omgeving op opportunistische wijze projecten/klanten binnengehaald, maar mist hierdoor een gestructureerd marketingplan om gericht kansrijke segmenten te benaderen;

- Igitur mist acquisitie-slagkracht om klanten te verleiden. Igitur heeft een klein team en lijkt de vaardigheden en het lef te missen om bestaande initiatieven binnen de academische wereld verder uit te bouwen.

4.6 Conclusies De belangrijkste conclusies van de interne en externe analyse zijn gericht op het bereiken van de belangrijkste doelen van dit 5-jarenplan. Igitur moet diensten meer afstemmen op de academische partner Igitur moet de bestaande diensten beter afstemmen op de behoeften van haar klantgroepen. Deze diensten zijn op natuurlijke wijze gegroeid. Igitur zal keuzes moeten maken om de energie te besteden aan (winstgevende) diensten die nauw aansluiten op trends en behoeften van klanten.

Het accent op volume en aanbieden services bij het archief Voor het Igitur Archief geldt in de eerste plaats dat er meer content in het archief moet komen. Meer volume is nodig om de meerwaarde van repositories aan te tonen. Op de tweede plaats dient aandacht besteed te worden aan het aanbieden van services op basis van de content in het repository. Deze services vergroten de aantrekkelijkheid en hebben dus positieve invloed op het volume van het repository.

8 Bijv. een news-alerting service (een systeem dat nieuwe items, per subject/discipline, uit repositories ophaalt); personal homepages; creëren van subject-repositories, impactmetingen etc.

15


Igitur wordt sparringpartner wat betreft kennisdisseminatie voor onderzoeksorganisaties De basis voor het businessmodel voor publishing services is het principe dat de toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie beter moet. Een instrument hiertoe is Open Access. Dit businessmodel moet in de nabije toekomst minimaal kostendekkend zijn. Uit de interne en externe analyse blijkt dat Igitur in de beginfase van een onderzoek geld moet gaan verdienen (van Pay to access naar Pay to publish) Igitur speelt in op Virtuele Kennis Centra (VKC’s) i.o. De academische wereld beweegt zich richting virtuele kenniskenniscentra, waarbij het ‘lidmaatschap’ van een bepaald wetenschappelijk circuit, een academische expertise- of beroepsgroep centraal staat. Igitur kan aan deze VKC’s diensten verlenen. Werkprocessen en technische infrastructuur standaardiseren (bedrijfsvoering) Om te kunnen groeien is een noodzakelijke voorwaarde dat de werkprocessen en technische infrastructuur meer gestandaardiseerd en dus opschaalbaar worden. De producten van Igitur moeten beter zichtbaar worden (marketing & sales) De wetenschapper wil dat zijn publicaties overal zichtbaar zijn. Dit moet één van de unique selling points van Igitur worden. Acquisitie-slagkracht op een slimme manier organiseren Bij al deze inspanningen moet Igitur pro-actief zijn en daadkracht tonen in de verbinding met de wetenschappelijke wereld. De dialoog met de academische wereld is van groot belang om nieuwe projecten te kunnen verwerven..

16


5. Toekomstbeeld Igitur 2011 Gezien de wens om te groeien, de in- en externe analyse en de noodzaak om tot een verantwoord businessmodel te komen wil Igitur de term partner in science meer ‘handen en voeten’ geven. Igitur wil pro-actief, als sparringpartner, de voordelen van elektronisch publiceren bij de klanten onder de aandacht brengen. 5.1 Toekomstbeeld: missie en visie De expertise van Igitur blijft tenminste op het huidige niveau gehandhaafd. Igitur heeft een duidelijke expertise inzake elektronisch publiceren. Deze expertise is echter onvoldoende zichtbaar en onvoldoende uitgekristalliseerd in duidelijke (compacte) diensten. Igitur blijft dezelfde klantgroepen bedienen. Op dit gebied is geen verschuiving. Ook de meeste activiteiten richting klant blijven hetzelfde. De strategische uitgangspunten, met als belangrijkste het streven naar een betere toegankelijkheid van wetenschappelijke informatie, blijven onveranderd. Tegelijk zal Igitur trachten groei tot stand te brengen door eigen inkomsten te creëren. Een veranderende rol De rol van Igitur verandert wel, in lijn met de reeds ingezette koers. Igitur moet bij het verdelen van gelden een duidelijke sparringpartner (partner in science) zijn, die een adviserende rol vervult ten aanzien van kennisdisseminatie. Deze stap vraagt om een herpositionering van Igitur. Partner in science betekent concreet: op natuurlijke momenten (nieuwe onderzoeken, noodlijdende tijdschriften bij kleine uitgeverijen, etc) een adviesrol innemen en een helder en aantrekkelijk aanbod van diensten presenteren. Duidelijke voelsprieten en acquisitiekracht zijn nodig om kansen uiteindelijk te verzilveren. Waardestrategie richting klant Igitur kiest voor de rol van sparring partner inzake kennisdisseminatie: zij wil in een vroeg stadium van een nieuw onderzoeksvoorstel bij de klant aan tafel zitten en advies geven. De manier van bedienen wijzigt dus. Igitur wordt pro-actiever en heeft een sterke propositie9 op gebied van de waarde van elektronisch publiceren voor klanten en concepten van Igitur. Igitur heeft hierbij een aanbod van onderliggende concrete, ‘slimme’ totaaloplossingen, waarbij de klant een uitstekende prijs/kwaliteit verhouding ervaart.

9 Propositie = concept, idee, voorstel

17


Igitur kiest voor standaardisatie van diensten10, waardoor de diensten tegen een duidelijke prijs en vorm worden aangeboden. Deze stap is noodzakelijk om op een verantwoorde manier te kunnen groeien en de dienstverlening op een kwalitatief hoge manier te kunnen waarborgen. Een herpositionering van Igitur, vanwege de gewenste pro-actieve, sparrende rol, blijkt nodig. Voorgesteld wordt de missie van Igitur als volgt te veranderen. Van: Igitur, Utrecht Publishing and Archiving Services ondersteunt (met name Utrechtse) wetenschappers bij elektronisch publiceren en wil in meer algemene zin de wetenschappelijke communicatie bevorderen. Naar: Igitur ondersteunt wetenschappers, onderzoeksorganisaties en wetenschappelijke communities bij het bepalen van de voor hun onderzoek optimale publicatiestrategie en realiseert samen met de klant totaaloplossingen op het gebied van (elektronische) publicaties.

5.2 Toekomstbeeld: producten en diensten Igitur heeft drie ‘hoofddiensten’: 1. Archiving services; 2. E-publishing services; 3. Diensten t.b.v. academic communities (virtuele kennis centra). Igitur kiest ervoor alle niet-kernactiviteiten (activiteiten die vallen buiten deze 3 hoofddiensten) waar mogelijk uit te besteden en hierbij betrouwbare partners te vinden. Voorbeelden van uit te besteden activiteiten zijn bijvoorbeeld specialistisch backoffice werk als XML-tagging, drukwerk, distributie en marketing van gedrukt materiaal en tekst-editing. Igitur functioneert echter wel als een volwaardige uitgeverij: Igitur biedt totaaloplossingen aan de klant. Het uitbesteden van activiteiten, vindt voor de klant achter de schermen plaats.

10 Igitur kiest richting klant voor de waardestrategie van ‘operational excellence’. De andere mogelijke waardestrategieën (‘product leadership’ of ’customer intimacy’) liggen niet voor de hand. Immers, ‘product leadership’ veronderstelt dat Igitur qua innovaties aan kop loopt: dat kan Igitur niet waarmaken en bovendien kan (en wil) de klant hier niet voor betalen. ‘Customer intimacy’ houdt in dat Igitur keer op keer met de klant bekijkt wat voor hem de beste oplossing is (maat-oplossingen): ook een dergelijke rol kan Igitur gezien de geringe capaciteit en gering budget niet waarmaken. Al is het streven van Igitur wel om flexibel en klantgericht te zijn. De belangrijkste waardestrategie van Igitur is dus ‘operational excellence’.

18


Ad 1. Archiving services Hieronder vallen de bestaande producten/diensten van Igitur Archief en het Scripties archief. In de komende 5 jaar zal tevens aandacht besteed worden aan het ontwikkelen van diensten op basis van het materiaal dat bewaard wordt in deze archieven. Daarnaast zullen de bestaande plannen voor het ontwikkelen van datarepositories en leermiddelenrepositories (zo mogelijk binnen het PARTNER project) uitgewerkt en gerealiseerd worden. Ad 2. Publishing services De belangrijke productgroep is en blijft die van de elektronische tijdschriften en andere elektronische publicatievormen (zoals publicatiesites voor conference-proceedings). De aandacht zal zich in de eerste jaren met name richten op het verwerven van nieuwe co-publishing tijdschriften. Igitur gaat op het terrein van e-books niet actief acquireren, maar speelt wel in op vragen van klanten op dit terrein, met name wanneer die vragen een directe relatie hebben met het onderwijs en het onderzoek in de universiteit, zoals bijv. het Replica-project11. Het verzorgen van een geprinte versie en distributie en marketing van e-books zijn activiteiten die Igitur zal uitbesteden. Ad 3. Diensten t.b.v. academic communities (virtuele kennis centra) Igitur volgt de ontwikkelingen binnen het PARTNER project nauwlettenden zal actief inspelen op vragen die vanuit het PARTNER project naar voren komen t.a.v. ondersteuning van de academic communities.

11 Replica is een net gestart project waarbij Igitur t.b.v. het onderwijs in de moderne vreemde talen vertalingen van buitenlandse literatuur die out-of-print zijn, digitaliseert en online beschikbaar stelt.

19


6. Thema’s, doelen en strategieën In dit hoofdstuk wordt aangegeven op welke thema’s Igitur zich moet richten om het gewenste toekomstbeeld te kunnen bereiken. Om de inhoudelijke thema’s (gerelateerd aan de diensten van Igitur) aan te pakken, moet echter eerst de interne basis (verder) in orde worden gemaakt. Dat betekent:

1. Werken aan een ijzersterke interne basis: gestandaardiseerd dienstenaanbod, en een efficiëntere bedrijfsvoering

2. Creëren van acquisitie slagkracht. Een belangrijk uitgangspunt is dat Igitur een sterke propositie moet hebben, d.w.z. een objectief verhaal, waarin concreet gemaakt wordt wat de meerwaarde van Igitur is. Ook een marketingplan en plan van aanpak inzake de sales is van belang.

Hoewel niet het meest strategische thema, wordt dit thema om die reden als eerste behandeld. 6.1 Thema 1: interne ontwikkeling. Efficiëntere bedrijfsvoering en creëren van acquisitie slagkracht Om te kunnen groeien is een efficiëntere bedrijfsvoering en een opschaalbare infrastructuur een harde voorwaarde. De technische infrastructuur en de werkprocessen dienen zodanig georganiseerd/ingericht te worden dat Igitur de ruimte krijgt om gestandaardiseerde oplossingen aan te bieden die daarnaast ook recht doen aan de eigenheid van de klant en de klant het gevoel geven dat er maatwerk geleverd wordt. Daarnaast is geconstateerd dat het Igitur momenteel aan acquisitie slagkracht ontbreekt, zowel kwalitatief (expertise) als kwantitatief (formatie). Deze slagkracht is nodig om te kunnen groeien. Toekomstbeeld In de loop van 2007 zijn deze manco’s opgelost: Igitur beschikt over een efficiënte bedrijfsvoering, een opschaalbare infrastructuur en heeft de benodigde acquisitie slagkracht in huis. Doel Het mogelijk maken voor Igitur om te kunnen groeien. Strategie Omdat deze 2 aspecten voorwaarden zijn om de andere doelen te kunnen halen, zal er in het eerste jaar van het plan (2006-2007) veel aandacht aan besteed moeten worden. T.a.v. de bedrijfsvoering geldt dat er zo snel mogelijk nieuwe techniek/software gevonden cq. ontwikkeld én geïmplementeerd moet worden zodat Igitur sneller en efficiënter nieuwe websites kan maken. T.a.v. de acquisitie slagkracht geldt dat eerst nader onderzocht moet worden waar binnen de huidige Igitur formatie de manco’s liggen en waar aanvulling, kwalitatief (door bijv. training) dan wel kwantitief (door vrijmaken capaciteit binnen Igitur of aantrekken extra formatie) nodig is. Daarnaast is van belang dat Igitur, om op de hoogte te blijven van de snelle

20


ontwikkelingen in de uitgeverswereld en de wereld van informatievoorziening, zich zeker stelt van (structureel) extern advies op dit terrein. In de eerste helft van 2007 zal er een marketing- en acquistieplan moeten liggen. 6.2 Thema 2: Archiving services. Accent op volume en dienstenontwikkeling De UBU heeft binnen de UU de taak om de digitale wetenschappelijke output van de UU te bewaren en wereldwijd beschikbaar te stellen en biedt deze service als onderdeel van de bibliotheekdienstverlening aan de wetenschapper aan. De wetenschapper hecht aan het duurzaam bewaren van zijn werk, maar het is voor hem nog onduidelijk wat de meerwaarde van repositories is voor de zichtbaarheid en status van zijn werk. Daarnaast moet het aanleveren hem geen extra werk kosten. Toekomstbeeld Over 5 jaar is het aanleveren aan het Igitur Archief voor de wetenschappers van de UU een vanzelfsprekend onderdeel van het werkproces geworden. Het gebruiksgemak van het archief is vergroot, er worden diensten aangeboden op basis van de inhoud van het repository, er is duidelijkheid in copyrightzaken en de toegevoegde waarde van een repository t.a.v. zichtbaarheid en impact is bewezen. De top van de Utrechtse wetenschappers is met zijn volledige publicatielijst in het archief vertegenwoordigd (Keur der Wetenschap Utrecht). Veel faculteiten leveren hun jaarlijkse productie aan aan het Igitur Archief. Daardoor is een “me too” gevoel bij de wetenschapper ontstaan en groeit het archief en het gebruik van het archief nog meer. Doel Het streven (en de verwachting) is dat in 2011 90% van de jaarlijkse wetenschappelijke output in het Igitur Archief belandt. Strategie Igitur kiest ervoor om de dienst van het Igitur Archief zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor de wetenschapper en aanlevering aan het archief voorlopig nog niet verplicht te laten stellen. Igitur moet op de volgende manieren laten zien dat het archief aansluit bij de doelen van de wetenschapper en de universiteit:

- het gebruiksgemak vergroten (vooral investeren in gemakkelijke aanlevering via Metis)

- in samenwerking met anderen (bijv. binnen DARE12) de copyrightproblematiek inzichtelijker maken en gebruikersvriendelijke oplossingen bieden aan de wetenschappers;

- aantonen dat repositories bijdragen aan de zichtbaarheid en status. Concreet moet o.a. gedacht worden aan uitbreiden van de harvesting, aanmelden van het archief bij zoveel mogelijk zoekmachines ed. en genereren van gebruikerstatistieken;

-

12 Het programma Digital Academic Repositories (DARE) is een initiatief van de gezamenlijke Nederlandse universiteiten om al hun onderzoeksresultaten digitaal toegankelijk te maken. Ook de Koninklijke Bibliotheek, de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek werken aan dit unieke samenwerkingsproject mee. DARE wordt gecoördineerd door Stichting SURF.

21

http://www.surf.nl/themas/index2.php?oid=18


- diensten ontwikkelen op basis van de inhoud van de repositories, zodat ook daarmee

het belang van repositories duidelijk wordt voor de wetenschappers. Hierbij is het belangrijk te kijken welke diensten elders, bijv. door DARE-partners, zijn ontwikkeld;

- het volume vergroten. In feite betekent dit voor Igitur doorgaan op de reeds ingeslagen weg: afspraken maken met faculteiten over aanlevering. Daarnaast is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat belangrijke wetenschappers in de UU (bijv. de deelnemers aan Keur der Wetenschap) of nieuwe hoogleraren bekend raken met Igitur. Zij kunnen dan vervolgens andere wetenschappers uitdagen om ook van het archief gebruik te maken.

Als 2011 nadert is de verwachting dat het volume van het Igitur Archief zo toegenomen is, dat verplichtstelling dan een logische laatste stap is. De archiving services kunnen ‘commerciële’ diensten opleveren: bijvoorbeeld de realisatie van digitale tijdschriften en e-books op basis van content in het repository. 6.3 Thema 3: Publishing services. Sparringpartner inzake kennisdisseminatie Igitur wil verantwoord groeien met publishing services en streeft naar een verantwoord businessmodel voor elektronisch publiceren, waarbij optimale toegankelijkheid van de wetenschappelijke informatie het uitgangspunt is. In de beginfase van nieuwe onderzoeksinitiatieven wil Igitur een strategische sparringpartner voor de klant zijn. Igitur wil de klant overtuigen van de meerwaarde van (en verleiden tot) elektronisch publiceren en hen adviseren bij de keuze en vormgeving van de publicatie-uiting (een nieuw tijdschrift, een conferentiesite, een publicatiesite of een e-book). Igitur moet binnen de klantenkring beschouwd worden als een partij met totaaloplossingen voor e-publishing. Toekomstbeeld Igitur beschikt over 2 jaar over de expertise om klanten (redacties van tijdschriften, onderzoekers, onderzoeksorganisaties, maar met name ook kleine uitgeverijen) bij de start van projecten te adviseren over de disseminatie van onderzoeksresultaten en community-vorming. Hierbij zal Igitur de toegevoegde waarde van elektronisch publiceren en het belang van een betere toegankelijkheid tot wetenschappelijke informatie concreet verbinden aan de doelen van potentiële opdrachtgevers (bijvoorbeeld research impact). Over 5 jaar ziet de klant Igitur als een serieuze sparring partner. Doel In 2011 heeft Igitur 25 publicatiewebsites/tijdschriften en zijn 3 a 5 nieuwe e-books gepubliceerd.

22


Strategie In eerste instantie moet Igitur een sterke propositie hebben, d.w.z. een objectief verhaal, waarin concreet gemaakt wordt wat de meerwaarde van Igitur is. Met andere woorden: ons bedrijfsrecept. Hiervan is het uitdragen van het belang van een goede toegankelijkheid tot wetenschappelijke informatie (bijv. via Open Access) een belangrijk ingrediënt. 13 Na het nader uitwerken (op basis van de propositie) van de service, wil Igitur een aantal wetenschappers benaderen voor deelname aan een “adviesraad”. Deze raad kan Igitur adviseren, maar kan ook kansen voor Igitur ontdekken en aandragen, kan Igitur introduceren bij andere wetenschappers en ervoor zorgen dat Igitur in een vroeg stadium van een onderzoeksproject aan tafel komt. Op deze manier kan Igitur de rol van sparringpartner (partner in science) effectief invullen. Hierbij moet benadrukt worden dat zowel (1) co-publishing van bestaande tijdschriften (ism kleine uitgeverijen) als (2) kennisdisseminatie onderzoeksorganisaties als (3) nieuw op te zetten tijdschriften vanuit de specifieke vraag van de klant moeten worden benaderd. De ervaring van eerdere trajecten laat zien dat duurzame financiering vanaf het startpunt de aandacht moet verdienen. In dit businessplan constateren we een duidelijk verschil in businessmodellen tussen de drie e-publishing doelgroepen: (1) co-publishing van bestaande tijdschriften (ism kleine uitgeverijen)

- Indien met kleine uitgeverijen gesproken wordt over dienstverlening (co-publishing) zal vrije toegang niet (meteen) realiseerbaar zijn, omdat de meeste tijdschriften een subscription-based model kennen. Dan zal Igitur zich inspannen om de toegankelijkheid zoveel mogelijk te bevorderen, bijvoorbeeld door af te spreken dat een issue van een tijdschrift na een bepaalde periode open toegankelijk wordt;

(2) kennisdisseminatie onderzoeksorganisaties - Indien gesproken wordt met onderzoeksorganisaties die een publicatiesite wensen,

zal Igitur optimale toegang tot onderzoeksresultaten benadrukken en als businessmodel propageren dat disseminatie betaald moet worden vanuit de onderzoeksgelden;

(3) nieuw op te richten tijdschriften - Indien gesproken wordt met redacties van (nieuw op te richten) tijdschriften, zal

Igitur een 3 stappen-plan adviseren: 1. het opzetten van een tijdschrift gebeurt met subsidiegelden (beginfase) of een

startfinanciering vanuit de klant; 2. zodra het tijdschrift gelanceerd is, moet geld beschikbaar zijn (vanuit de klant, of

vanuit een subsidie) om het tijdschrift de eerste jaren in de lucht te houden (overbruggingsfase);

3. als het tijdschrift voldoende status heeft gekregen, zal een overgang naar author-payment voorbereid worden (uiteindelijke situatie).

Als vast onderdeel van de service van Igitur is advies over een adequaat businessmodel voor dat tijdschrift inbegrepen.

13 Onder welke voorwaarden willen wetenschappers OA publiceren? 1. als er een gedegen peer review procedure (kwaliteitscontrole) is. 2. als de zichtbaarheid gegarandeerd is (indexing services, abstracting services etc) 3. als de OA uitingen (m.n. journals) voldoende status hebben (impact factor) 4. als OA breed aanvaard wordt 5. als er een goed financieel model voor OA is

23


6.4 Thema 4: Verkenning rol van Igitur in PARTNER Er is behoefte aan een nieuwe infrastructuur waarin opslag, bewaring en toegankelijkheid van digitale objecten geïntegreerd aangeboden wordt en waarmee deze infrastructuur een basis kan vormen voor nieuwe dienstverlening. Kortom: een maatwerk omgeving voor academic communities / Virtule Kennis Centra (VKC’s). Toekomstbeeld Igitur biedt VKC’s de infrastructuur voor repositories (voor onderzoeksresultaten, onderzoeksdata, leermiddelen) aan en ondersteunt de VKC’s wat betreft elektronisch publiceren en archiveren. Igitur biedt additionele diensten aan tegen een goede prijs/kwaliteit verhouding, bijvoorbeeld het realiseren van een digitaal tijdschrift. Doel Igitur zal in de nabije toekomst de functionele infrastructuur en ondersteuning aanbieden om voor deze VKC’s elektronisch publiceren en archiveren te faciliteren. Strategie Gezien de zwaarte van de andere doelen van Igitur zal Igitur een bescheiden rol innemen in het Utrechtse PARTNER project. Deze rol richt zich op het functionele niveau: pro-actief haar expertise op het gebied van elektronisch publiceren vertalen in de gewenste technische functionaliteiten van eenVKC. De VKC’s kunnen in de toekomst niches zijn, die voor Igitur mogelijkheden voor nieuwe elektronische tijdschriften openen. 6.5 Thema 5: partnering (ook internationaal) Igitur zal hoe dan ook een kleine speler op de markt van informatievoorziening blijven en actieve samenwerking met anderen kan een groot voordeel blijken te zijn. Verwacht wordt dat samenwerking (bijv. internationale samenwerking met andere service providers14) positief zal bijdragen aan het imago van Igitur en ook op gebied van innovatieve denkkracht een toegevoegde waarde zal hebben. Toekomstbeeld Igitur werkt op een of meerdere terreinen samen met een aantal (internationale) partners en heeft zo meer reikwijdte en impact gekregen. Doel Over 5 jaar is de samenwerking met één of meerdere partners geïnstutionaliseerd.

14 Bijv. de Californian Digital Library, http://www.cdlib.org/

24


Strategie

In het begin van de planperiode zal Igitur onderzoek doen naar partnering. Eerst zal onderzocht worden op welke terreinen samenwerking gewenst of nodig is en zal beschreven worden wat de toegevoegde waarde van samenwerking zal moeten zijn. Als de criteria voor samenwerking duidelijk zijn, zal Igitur onderzoeken welke nationale of internationale organisaties voor samenwerking in aanmerking komen en vervolgens contacten leggen.

25


7. Globaal operationeel plan In 2006 –1e helft 2007 zal wordt vooral worden gewerkt aan het realiseren van een efficiente bedrijfsvoering en het realiseren van acquisitie slagkracht. Zoveel mogelijk zullen activiteiten die niet tot de core-business van Igitur horen worden uitbesteed. Tegelijkertijd worden de al bestaande activiteiten inzake de archiving services (volume creëren) geintensiveerd. Begin 2007 wordt een marketing- en acquisitieplan opgesteld. Echter, in 2006 zal in ieder geval alvast een start worden gemaakt met het benaderen van kleine uitgeverijen i.v.m. co-publishing, omdat we hier snel onze slag moeten slaan. Daarna, in 2007, zullen diensten toegevoegd worden aan het Igitur Archief. Welke diensten dat zijn, zal nog nader, in interactie met de klant, bepaald worden. Natuurlijk zal ook gekeken worden welke diensten binnen DARE ontwikkeld zijn die interessant zijn om over te nemen. Tevens wordt aan de voorwaarden (propositie) gewerkt waaronder Igitur een partner in publishing kan worden. Later worden daar de vruchten van geplukt: in 2006 wordt 1 e-publishing product toegevoegd, maar de echte uitbreiding vindt vanaf 2007 plaats: eerst met 2, daarna met 3 tijdschriften per jaar). Het archief zal gestaag blijven groeien. De fasering van de activiteiten voor de VKC’s is afhankelijk van het Partnerproject. Wel zullen al in 2006 voorbereidingen worden genomen tot het inrichten van leermiddelenrepositories en zal een pilot op gebied van datarepositories worden gestart. Wat betreft partnering: al in 2006 zullen contacten gelegd worden met de Californian Digital Library. In 2007 zal het onderzoek naar partnering plaatsvinden. Het operationeel plan (thema’s en activiteiten) wordt verder uitgewerkt in Bijlage 1

26

8 Financiële consequenties 8.1 Huidige financiële situatie Exploitatie overzicht Igitur 2006 I Baten LIBER 4.000 ULR 3.100 NJG 800 e-books 250 DARE 100.000-project 45.000 Invoer Metis 2.100 Extern gefinancierd personeel 82.706

Totaal 137.956 II Lasten Personeel 287.827 Materieel 40.875

Totaal 328.702

III Toegekend budget Personeel 287.827 Huishoudelijk budget 1.875 PR & Voorlichting 10.000 Extra personele lasten 29.000

Totaal 328.702 Totaal: I minus II plus III 0

8.2 Huidige formatie Igitur 2006 - Manager 1.0 - Publishing Consultant 1,0 - Managing Editor 0,5 Extern

gefinancierd - Business Manager 0,5 Extern

gefinancierd - Marketeer 0,5 - Publishing assistant 2,8 Totaal 6,3


8.3 Kosten van de groei T.b.v. Thema 1: interne ontwikkeling. Efficiëntere bedrijfsvoering en creëren van acquisitieslagkracht Het zwaartepunt van deze activiteiten, die voorwaardenscheppend zijn voor de groei van Igitur in de komende jaren, ligt in 2006 en 2007. In de begroting van 2007 zal in ieder geval de volgende post opgenomen moeten worden: 0,5 fte acquisitie-medewerker 35.000 euro per jaar Na precies in kaart te hebben gebracht waar Igitur behoefte aan heeft en een profiel vastgesteld te hebben, zal eind 2006 voor deze post geworven gaan worden. Gedacht kan worden om iemand voor een periode van bijv. 2 jaar in te huren via een detacheringsbureau gespecialiseerd in marketing & sales. De voorkeur gaat uit naar een medewerker met ervaring in de uitgeversbranche. Indien mogelijk wordt deze functie al begin 2007 ingevuld, zodat de acquisitiemedewerker ook betrokken kan worden bij het opstellen van het marketingplan. Na anderhalf jaar kan worden bekeken of dit een structurele functie voor Igitur kan worden en hoeveel fte dan precies nodig is, zodat dit in de begroting voor 2009 opgenomen kan worden. extra ontwikkelkracht In eerste instantie dient de technische infrastructuur voor de e-publishing services van Igitur op korte termijn verbeterd te worden zodat deze opschaalbaar wordt. Dit betekent zeer waarschijnlijk dat nieuwe software ontwikkeld of gevonden, onderzocht en geïmplementeerd moet worden15. De vraag is steeds of daar binnen I&O, gezien het accent op de strategische projecten binnen de UBU (Omega en Partner) voldoende capaciteit vrijgemaakt kan worden. Daarnaast: als Igitur gaat groeien en de acquisitie in nieuwe producten resulteert, dient Igitur steeds snel en adequaat aan de vraag van klanten te kunnen voldoen. Het gevaar is dat het niet mogelijk is dat de sector I&O daar op korte termijn capaciteit voor vrij kan maken. Voorgesteld wordt om in 2007 hiertoe niet vooraf extra budget te reserveren, maar eerst te bezien of door nauwkeurige prognose en planning vooraf (Igitur en I&O samen) en goede monitoring van de projecten (door I&O zelf) , e.e.a. binnen de huidige formatie ontwikkelaars te realiseren is. Mocht gedurende het jaar blijken dat belangrijke Igitur plannen niet uitgevoerd kunnen worden, dan zal dit door de manager Igitur en het hoofd ontwikkelaars aangekaart worden bij de bibliothecaris, zodat alsnog een noodmaatregel getroffen kan worden. Op basis van de ervaringen in 2007 kan bij de begroting van 2008 besloten worden om voor 2008 een bedrag voor inhuur extra ontwikkelkracht te begroten. Het lijkt niet nodig om extra materieel budget voor hard/software te reserveren, buiten dat wat nu reeds in het apparatuurplan opgenomen is, ook al omdat zoveel mogelijk voor open source oplossingen gekozen zal worden.

15 Zo wordt momenteel gedacht aan Open Journal Systems, een open source pakket voor elektronisch publiceren, dat ook voorziet in ondersteuning van de redactionele workflow.

28


T.b.v. thema 2 t/m 5: Een groei van het aantal producten zoals die voorzien is vanaf 2007, zal meer inzet t.b.v. ‘going concern’ (onderhouden klantcontacten, publicatiewerkzaamheden) vragen. Daarnaast zal de publishing consultant meer tijd kwijt zijn met het opzetten van nieuwe e-publishing producten en diensten t.b.v. het Igitur Archief. Daarmee verschuift de taak van de publishing consultant van ‘going concern’ naar ontwikkeling nieuwe diensten en producten. Daarom wordt het volgende voorgesteld: in 2006 is er 0,3 fte formatie publishing assistant niet ingevuld. Deze formatieruimte

zal in 2007 ingevuld worden in 2008 zal de formatie publishing assistants met 0.6 fte verminderd worden t.b.v. een

nieuwe functie junior-publishing consultant16 (0,6 fte) Deze functionaris zal de taken van de publishing consultant op gebied van reguliere klantcontacten kan overnemen.

Bij het voorbereiden van de begroting van 2009, 2010 en 2011 zal vervolgens bekeken moeten worden of het, gezien de toename van het aantal tijdschriften van Igitur, noodzakelijk is om de formatie publishing assistants verder uit te breiden. Waarschijnlijk is dit niet het geval, omdat publicatiewerk steeds meer uitbesteed zal worden en de kosten doorberekend zullen worden aan de klant. Igitur 2006 2007 2008 2009 2010 2011 - Manager 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 - Publishing Consultant 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1.0 - Managing Editor 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0.5 Extern

gefinancierd - Business Manager 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0.5 Extern

gefinacierd - Marketeer 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0.5 - Medewerker acquisitie 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 - Senior publishing

assistant /junior publishing consultant

0,6 0,6 0,6 0,6

- Publishing assistant 2,8 2,8 2,2 2,5 2,5 2.5 Totaal 6,3 6,8 6,8 6,8 6,8 6,8 Daarnaast zal door de toenemende pr- en acquisitie activiteiten het materieel budget moeten stijgen. Voorgesteld wordt om dit met ingang van 2007 te verdubbelen tot 20.000 euro. ophogen materieel budget voor pr, acquisitie en marketing met 10.000 euro tot 20.000

euro Daarnaast lijkt het verstandig ook het opleidingsbudget voor personeel van Igitur te verhogen, i.v.m. noodzakelijke kennisverdieping en –verbreding (cursussen, bijwonen congressen). Het beschikbare budget voor opleidingen wordt jaarlijks volgens een bepaalde verdeelsleutel over de sectoren en units van de UBU verdeeld. Dit jaar (2006) was er voor Igitur 6345 euro beschikbaar. Voorgesteld wordt dit in 2007 tot 10.000 euro te laten groeien.

16 Voorlopige benaming

29


ophogen opleidingsbudget tot 10.000 euro per jaar Verwacht wordt dat deze investeringen zich na verloop van tijd zelf zullen terugverdienen, omdat nieuwe (m.n. e-publishing) producten extra inkomsten zullen betekenen. Dankwoord Het businessplan is tot stand gekomen in interactie met een ‘denktank’binnen de UBU, waarvan Jennifer Smith, Astrid van Wesenbeeck, Natalia Grygierczyk, Anja de Haan, Lilian van de Vaart en Bas Savenije deel uitmaakten. Bij het opstellen van dit businessplan is de schrijver met raad en daad terzijde gestaan door drs. Gertjan Verstoep, businesspreneur, Innovatie in Dienstverlening. Tevens is het businessplan in conceptversie voorgelegd voor advies aan drs. Mark Eligh, Eligh Management & Consultancy.

30


Dank ben ik ook verschuldigd aan mijn collega’s binnen Igitur, met name aan Erika Manten voor de nauwgezetheid waarmee zij de uiteindelijke tekst nagekeken heeft.

31


Bijlage 1: Plan van aanpak (standlijnenoverzicht) Hoofdactiviteiten Door wie ‘6/2 ‘7/1 ‘7/2 ‘8/1 ‘8/2 ‘9/1 ‘9/1 10/1 10/2 Thema 1: bedrijfsvoering en acquisitie slagkracht

(1) technische infrastructuur aanpassen

(2) acquisitie slagkracht vergroten (werving)

(3) training (4) marketing & acquisitieplan (5) werken aan commerciele activiteiten

(6) monitoring Thema 2: archiving services

(1) gebruiksvriendelijkheid vergroten

(2) uitbreiden aantal deelnemende faculteiten, grote namen binnenhalen

(3) gerichte acties om volume te vergroten (indien nodig)

* 1-10 21.000 objects

(4) status vergroten door bewezen zichtbaarheid/vindbaarheid

(5) monitoren volumetoename (6) (voorbereiden) verplichte aanlevering

Thema 3: publishing services

(1)visie aanscherpen op e-publish en OA

(2)In co-creatie met klant dienst vorm geven

(3) Raad van advies samenstellen

(4)Propositie en verkoopverhaal professionaliseren

(5) marketingplan, acquisitieplan (zie thema 1) en acties Verkoopwerkwijze ontwikkelen en inpassen

(6) Monitoren voortgang acquisitiepijplijn / status klanten

* 25 journals

Thema 4 VKC’s (1) afstemming met Partner

(2) uitvoering leermiddelenrepository

Nog nader aanvullen Thema 5 Partnering (1) contacten met CDL (2) onderzoek naar partnering (3) uitvoeren partnering

32

businessplan Igitur totaal def

Documents

Transcript of businessplan Igitur totaal def