BusinessSolutionsHealthcare

De wereld om ons heen raakt steeds verder gedigi-

taliseerd. Ook “het nieuwe werken” drukt een steeds

grote stempel op het functioneren van medewerkers

binnen en buiten organisaties. Dit zorgt ervoor dat ook

binnen gezondheidszorginstellingen het werken zonder

papier steeds meer gemeengoed wordt. Zo zijn de

meeste EPD’s ingericht om volledig digitaal te werken.

Ricoh werkt vanuit een zorgspecifi eke benadering.

Door het toepassen van een sectorbenadering doet

Ricoh kennis op van de (document gerelateerde)

bedrijfsprocessen binnen deze branche. Uitgangspunt

hierbij is een ‘outside-in’ benadering, waarbij de

processen en behoeften van de Logistiek centraal staan.

Deze worden vertaald in maatwerk oplossingen met

zoveel mogelijk standaard “best-of-breed” software

componenten.

Primaire zorgproces

Ricoh speelt een duidelijke rol in het digitaliseren van

document georiënteerde processen, zowel in het

primaire zorgproces als in de ondersteunde processen.

Zo worden bestaande papieren patiëntendossiers

gedigitaliseerd, (wij noemen dat backlogscanning),

gearchiveerd en beschikbaar gesteld via het EPD. Deze

scanactiviteiten kunnen of op locatie plaatsvinden of in

een outsourcingsmodel.

Zelfs bij het volledig digitaal werken van een

EPD komen er toch patiëntgerelateerde papieren

documenten via externe partijen binnen (bijvoorbeeld

via verwijzers). Met behulp van de oplossingen van

Ricoh kunnen deze documenten op de locatie waar

deze binnenkomen, decentraal gedigitaliseerd en

gearchiveerd worden waarna ze direct beschikbaar zijn

in het EPD. (wij noemen dit scannen naar het EPD

Ondersteunende processen

Ook in de ondersteunde processen is er een tendens

om papierloos cq papierarm te gaan werken. Hierbij

moet niet het papierloos werken het primaire doel

zijn, maar het optimaliseren van het betreffende

werkproces. Door deze verschillende processen te

digitaliseren zijn zowel signifi cante kosten te besparen

alsook een verhoging van de kwaliteit. Om een aantal

voorbeelden te noemen is ter illustratie onderstaand

een aantal processen nader toegelicht.

Inkoopautomatisering

Het automatiseren van het inkoopproces valt uiteen in

een kostenverlagingsdeel en een kwaliteitsverhogings

deel. De kostenbesparing wordt gerealiseerd

doordat de inkoop gestructureerd plaatsvindt vanuit

vooraf gedefi nieerde catalogi. Hierdoor wordt het

zogenaamde maverick buying tot een minimum terug

gebracht. Door de inkoop te automatiseren kan het

totaal aantal leveranciers verminderd worden en de

bestelgrootte toenemen waardoor de inkoop tegen

betere condities kan plaatsvinden. Uiteraard zijn er

meerdere aspecten die leiden tot een kostenbesparing.

Om deze kostenbesparing voor uw organisatie

inzichtelijk te maken zijn er diverse calculatiemodellen

beschikbaar. Uit calculaties voor andere zorgorgani-

saties is gebleken dat er kostenbesparingen van EUR

250.000 per jaar op inkoopkosten en van EUR 100.000

per jaar op personeelskosten te realiseren zijn.

Inkomende factuurverwerking

Met inkomende factuurverwerking wordt het

factuurverwerkingsproces -op gebruiksvriendelijk

wijze- geautomatiseerd. Deze oplossing biedt een

volledig geautomatiseerd proces: van het digitaliseren

van gegevens tot het vrijgeven van facturen voor

betaling. Daarnaast biedt deze oplossing controle en

transparantie en maakt het grote besparingen op de

verwerkingskosten mogelijk.

Eén van de drijfveren om het proces van

inkomende facturen te automatiseren is, naast een

kwaliteitsverbetering, kostenbesparing. Cijfers van

gerenommeerde onderzoeksbureaus en ervaringen

uit eerdere projecten laten een besparing op de

Crediteuren Administratie van minimaal 30% zien.

Door ook het inkoopproces te automatiseren en daarbij

automatisch te matchen met inkooporders, kan deze

besparing nog veel hoger uitvallen.

Personeelszaken

Ook de afdeling Personeelszaken gaat meer

en meer digitaal werken. Diverse leveranciers

van personeelsmanagement systemen bieden

een volledige digitale manier van werken aan.

Voorwaarde voor het volledig digitaal werken is

dat personeelsgerelateerde documenten, zoals

bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, BIG registratie,

persoonsbewijzen, loonbelastingverklaringen e.d.

digitaal beschikbaar zijn. Ricoh kan bestaande

documenten digitaliseren (in backlog) en biedt ook de

oplossingen voor het digitaliseren van documenten

die nieuw de organisatie binnenkomen. Met name

bij het laatste is een aanzienlijke kostenbesparing

te behalendoor gebruik te maken van slimme

software. Als voorbeeld wordt er in een ziekenhuis

overgegaan van een handmatige manier van

toevoegen van documenten in het HRM systeem

naar een gedigitaliseerde manier. Deze manier levert

bij het verwerken van een nieuw personeelslid een

tijdsbesparing op van ca. 60 minuten.

Post- en correspondentie digitalisering

Naast de hierboven beschreven specifi eke processen

zijn er diverse “generieke” document intensieve

processen binnen een instelling. Dit varieert van

interne correspondentie zoals memo’s, agenda’s,

notulen, kwaliteitsdocumenten en werkvoorschriften

tot vanuit derden ontvangen brieven, e-mails of

andere documenten. Al deze processen kunnen

ondersteund worden met documentautomatisering.

Documentautomatisering omvat onder andere het

genereren van documenten, scannen van documenten,

samenwerken aan eenzelfde document , document

workfl ow, document archiveren en document output

(print, portal, email, etc). Met de introductie van

document management binnen een organisatie

kan een signifi cante verhoging van de effi ciency en

effectiviteit gerealiseerd worden. Wat de exacte impact

op uw organisatie is, zal uit verder vooronderzoek

moeten plaatsvinden.

Samenvattend

Met het automatiseren van documentprocessen

binnen zorginstellingen,, zijn kostenbesparingen te

realiseren waarbij bovendien de kwaliteit van processen

toeneemt. Denk bijv. aan de terugvindbaarheid

van documenten, een eenduidige werkwijze en

authentieke lange termijn opslag van documenten.

Een ander belangrijk voordeel is dat doordat alle

document intensieve processen in één platform zijn

ondergebracht, voor alle processen een eenduidige

werkwijze geldt en een afdeling ICT maar één platform

hoeft te onderhouden.

Graag wil Ricoh met u in gesprek treden over welk

document intensief proces het meeste en snelste baat

heeft bij automatisering. Een organisatie brengen naar

een volledige papierloze/-arme manier van werken is

een proces welke stapsgewijs plaatsvindt.

linkedin.com/in/ricohnederland Ricoh Healthcare facebook.com/RicohHealthcare

RICOH NEDERLAND B.V.Magistratenlaan 2, Postbus 931505203 DN ‘s-HertogenboschGSM: +31 (0)6 48877670pieter.rahusen@ricoh.nlwww.ricoh.nl

Pieter RahusenMarket Development Manager Healthcare

Corporate Marketing