Business caseHet duurzaam borgen van 3 procent verzuim

BUSINESS CASEHR

1 Unit4 - Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim

Marleen Teunis garandeert haar klanten een verzuimpercentage van maximaal

3 procent. Dankzij de zelf ontworpen methode Oplossingsgericht Verzuimma-

nagement® waarin software een belangrijke schakel is.

Een Franse chirurg begon ermee in het leger van Napoleon. Hij rangschikte de zieken en

gewonden op urgentie en niet meer op militaire rang. Triage (‘sorteren’ in het Frans) wordt

tegenwoordig niet alleen meer ingezet bij rampen en grote ongelukken. Inmiddels gebruiken

huisartsenpraktijken en de spoedeisende hulp in ziekenhuizen het ook.

Marleen Teunis van Van Campen Consulting past dit principe sinds vijfentwintig jaar toe, als

trainer en organisatieadviseur binnen de gezondheidszorg. Vijftien jaar geleden bedacht zij het

‘verzuimtriage’, waarbij zij de mate van mobiliteit van de verzuimende medewerker indeelde in

vier stadia: van geen arbeidsmogelijkheden (M1) naar in staat om het eigen werk te hervatten (M4).

“Ik zag dat dingen niet klopten in de verzuimwereld. Dat een medewerker in het privaatdomein

eerder herstelde dan op het werk”, zegt zij. Het was ook de tijd dat verzuim als een keuze werd

gezien en de vraag ‘wat kun je nog wel?’ leidend was binnen verzuimmanagement. “Dan voelt

de medewerker zich onbegrepen, niet gehoord. Toen dacht ik: er is meer.”

Zij haalde inspiratie uit Amerika waar bij therapieën al langer oplossingsgericht gewerkt werd,

op basis van de psychologie van het positieve denken. In tegenstelling tot het gebruikelijke

analytisch denken, ‘zoals de dokter doet’.

Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim

Cultuur van verzuimTegelijkertijd deed eigen onderzoek haar concluderen dat 90 procent van het verzuim

een vorm van coping is, een gevolg van de vraag: hoe deal ik met het feit dat ik niet zo fit

ben? Deze cultuur van verzuim wilde zij doorbreken en zij ontwierp daarvoor de methode

Oplossingsgericht Verzuimmanagement®. Geen ‘blijf maar lekker thuis’ en ook geen strijd

met de medewerker over het wel of niet ziek zijn. Wel het gesprek aangaan vanaf het eerste

moment. “De medewerker is prima in staat zelf te zeggen wanneer hij zijn eigen werk weer

kan hervatten of passende arbeid kan doen. Wij geven tools om daarover na te denken.

Vertrouwen, veiligheid en verantwoordelijkheid zijn onze kernwaarden daarbij.”

De medewerker moet ‘eigenaar worden van zijn herstel’ en in deze cultuuromslag heeft de

leidinggevende een cruciale rol. Bestudering van tien jaar verzuimdata leerde Teunis dat de

beïnvloeding van de medewerker naar de gewenste rol het sterkst is in de eerste week na diens

ziekmelding. Dan moet de leidinggevende dus constructief contact met de medewerker hebben.

Ook in de tweede week valt nog veel winst te boeken, daarna slinken de kansen sterk.

Ze werkte de verzuimbegeleiding haarfijn uit met verschillende tools waarmee de

leidinggevende wordt gesteund in het gesprek met de medewerker. Ze beschreef in 2010

haar methode in haar eerste boek, ‘Werken, iedereen wordt er beter van’. Het werd een

bestseller in de branche.

Voorbeeldvragen

Al doende ontdekte zij dat de methode niet perfect uitvoerbaar was. “We hadden alles

uitgewerkt in Excel maar zonder een digitaal systeem. De betrokkenen wisten daarmee nog

niet goed wanneer ze wat moesten doen en het kostte veel tijd om iedereen die ziek was

adequaat te volgen. Omdat we alles handmatig deden met bestandjes en briefjes en dingen

moesten onthouden, konden we die 3 procent verzuim niet duurzaam borgen.”

2 Unit4 - Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim

De medewerker moet eigenaar worden van zijn eigen herstel.

Een ontmoeting met Unit4 luidde een nieuwe fase in. “Zij waren de eersten van de

verzuimproviders die zeiden: wij gaan het voor jullie maken. Zij zagen het avontuur zitten en

gaven ons vertrouwen dat wat wij gemaakt hadden, ook passend was.”

De module werd gebouwd en inmiddels is VerzuimSignaal een vast onderdeel van

Oplossingsgericht Verzuimmanagement®. “Het is supertoegankelijk en de gebruikers worden

nu bij de hand genomen. Ze hoeven zich niet druk te maken over wat en hoe ze moeten doen

maar kunnen zich concentreren op de kwaliteit van het contact.” Zo krijgt een leidinggevende

in een standaardmodule allerlei voorbeeldvragen om niet per ongeluk de wet te overtreden.

“Je mag een medewerker geen vragen stellen die hem uitdagen iets over zijn gezondheid

te vertellen. Dus moet je de leidinggevende ondersteunen bij de juiste verzuimbegeleiding.”

BesparingenDe workflow is vastgelegd waardoor het systeem ontzorgt, en dat geldt vooral voor

leidinggevenden. Maar ook voor HR. “Het ‘wat’ staat vast, dat hebben we tot op de

millimeter verfijnd. Per klant bekijken we dan wie wat doet. Het is maatwerk op rollen en

verantwoordelijkheden.”

Teunis en haar veertig medewerkers hebben dankzij de software snel door wat er loos is. “Op

één A4’tje kan ik zien waarom het verzuim nog geen 3 procent is. Op het dashboard staat

informatie over het gedrag van alle spelers die met verzuim bezig zijn.”

Het uitgangspunt van de methode is de codering van M1 tot en met M4. “Hierin denken we en

op basis hiervan worden ook vervolgstappen gemaakt. Dit is ook vertaald in VerzuimSignaal.”

Een spraakmakende garantie aan de gebruikers is een verzuimpercentage van maximaal 3

procent. “En dat maken we waar. We hebben genoeg voorbeelden waarbij we het verzuim

van 6, 9 en zelfs 12 procent teruggebracht hebben naar 3 procent of minder.”

3 Unit4 - Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim

Het 'wat' staat vast, dat hebben we tot op de millimeter verfijnd.

4 Unit4 - Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim

En dat tikt aan. Gemiddeld kost een verzuimende werknemer de

werkgever zo’n 300 euro per dag, maar bij een ICT-bedrijf loopt

dit op naar 800 euro. Fikse besparingen dus bij procenten minder

verzuim. “We hebben in 2016 een klant ondersteund die meer dan

30 miljoen verzuimkosten kende. Uiteraard gaat dit niet alleen over

verzuim, er is hier sprake van een HR vraagstuk.”

Aanscherpende wetgevingDe methode wordt aangeboden in verschillende vormen van

intensiteit, van volledig casemanagement en changemanagement

tot alleen het coachen van de leidinggevende tijdens de eerste

cruciale week van een ziekmelding. “We maken altijd een plan op

maat. Scholing van de leidinggevende is daar een vast onderdeel

van. Methodisch werken kun je niet van vandaag op morgen.”

In VerzuimSignaal zitten alle experts: leidinggevende, HR, bedrijfsarts

en arbeidsdeskundige. Vaak in een afgeschermde omgeving, want

het systeem is conform de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Van de betrokkenen ontbreekt alleen de hoofdpersoon in het

verhaal: de medewerker. Maar die functionaliteit is een dezer

dagen ook beschikbaar. Mede gedreven door de aanscherpende

wetgeving waarin elke medewerker zijn of haar eigen dossier moet

kunnen inzien.

De gehele methode wordt continu doorontwikkeld. “We doen

veel onderzoek op onze database. Zo bleek het gesprek tussen

medewerker en leidinggevende op de werkplek over passende

arbeid teveel tijd te kosten. Nu hebben we vanuit de bibliotheek in

VerzuimSignaal een formulier voor de medewerker om alvast in te

vullen. Daardoor gaat hij nadenken over wat hij wel en niet kan en

loopt het gesprek soepeler.”

De wetgeving schrijdt voort, en voorziet in steeds meer

betrokkenheid van de medewerker en bescherming van de privacy.

Oplossingsgericht Verzuimmanagement® met VerzuimSignaal trekt

gelijk op met die ontwikkeling. “Het bewijs daarvan is dat we een

pilot voor het UWV doen. Zij hebben ons gekozen omdat wij AP-

waardig zijn.”

Het is maatwerk op rollen en verantwoordelijkheden.

Over Unit4Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Met ruim 4.000 medewerkers wereldwijd

genereert Unit4 een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro. Unit4 levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden

organisaties uit sectoren als zakelijke en publieke dienstverlening, onderwijs, non-profit, vastgoed, groothandel en financiële dienstverlening

werken met business software van Unit4.

unit4.nl

Unit4 Business Software B.V.

Papendorpseweg 100, 3528 BJ Utrecht

Postbus 5005, 3502 JA Utrecht

T +31 88 247 17 77

E hrsolutions@unit4.com

Copyright © Unit4 Disclaimer: Alle informatie in dit document is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Voor mogelijke onjuistheid en/of onvolledigheid van de hierin verstrekte

informatie kan Unit4 geen aansprakelijkheid aanvaarden, evenmin kunnen aan de inhoud van dit document rechten worden ontleend.

Unit4 kan organisaties zoals u helpen. Wilt u weten hoe? Kijk dan op: www.unit4.nl/hr