Boost your efficiency & your effectiveness

10/10/2019 – Hilde Stas

➢ Bewustwording van het feit dat we :

➢ Vaak op automatische piloot functioneren

➢ Dat we de keuze hebben

➢ Onze planning en de organisatie van onze taken optimaliseren

➢ Prioriteiten definiëren

➢ Efficiënter beheer van ons werk (mails, andere taken, …)

➢ Enkele nieuwe werkprincipes

➢ Ons welzijn

➢ Meer tijd

➢ Minder stress

➢ Beter evenwicht werk - privé

De objectieven van deze mini-opleiding

3

Tijd te kort…?Of werk te veel ?

4

Meer comfort, meer productiviteit

5

Bewust gekozen werkgewoonten

Make the invisible visible…

6

Herkenbaar ?

7

@lles onder controle ?

8

Druk in je hoofd ?

9

Ruis in de communicatie ?

10

Niet communiceren is onmogelijk

Ieder gedrag is communicatie!

De manier waarop je begrepen wordt hangt af van :

11

Lichaam

Stem/intonatie

Woorden

38

7

55

Wie stuurt?

12

Oefening

13

14

Tijd wacht op niemand …

15

Een omslag die inspireert

16

Regelgestuurd Waardengedreven

Automatisch Bewust

Korter termijn Korte én langere termijn

Reactief Proactief

Òf – óf Én – én

Goed / fout Wat wérkt

Ondoorzichtig Transparant

Ieder voor zich Samen (werken)

Nieuwe werkprincipes

17

1. Doe Het Nu!

En je beslist in 1 keer = Tijdswinst

2. Doe Het Nu!

En je doet één ding tegelijk = Focus en minder afleiding

3. Doe Het Nu!

En je lost problemen op als ze nog klein zijn = Minder crisis

4. Doe Het Nu!

En je zegt wanneer je iets doet = Minder interrupties

5. Doe Het Nu!

En je doet de dingen die je het liefst uitstelt eerst = Minder stress / meer gemoedsrust

18

Mijn mailbox en Doe Het Nu!

19

Digitale werkstroom beheersen

20

1. Work

1.1. Todo (< 30 min)

1.2. Follow up

1.3. Planned in agenda (> 30 min)

1.4. To read

2. Done

2.1. ….

2.2. ….

2.3. ….

↓

2.9. ….

Unread !!

Make the invisible visible

YES/ NO / NOW / LATER

YES : the work is for me (core task)

NO : information

to delegate

NOW : < 5 minutes

LATER : > 5 minutes - < 30 minutes → todo

> 30 minutes → to plan in agenda

Van reactief naar proactief

21

Druk, druk, druk Belangrijke zaken

Ad hoc, waan van de dag Juiste volgorde

Achter de feiten aan Overzicht, initiatief

“Ja maar zij…” “Wat kan ik nu doen ?”

Altijd redeneren Anticiperen op remmers

Plichtsbesef Verbinding, zelfsturing

Jezelf wegcijferen Ook nee kunnen zeggen

Prioriteiten stellen Realistisch proactief plannen

Automatische pilootBewust gekozen

werkgewoonten

Het kwadrant van Covey

22

Doe het nu! Plan het nu!

Delegeer! Stop!

Hoe geraakt dit allemaal in mijn planning ?

23

Small rocks, big rocks

24

Filmpje: 7 Big Rocks - Stephen Covey

25

26

REACTIEVE AGENDA’S

Vergaderingen

Afspraken met anderen

Vrije dagen

Trainingsdagen

Verjaardagen

PROACTIEVE AGENDA’S

Wanneer je aan iets werkt

Afspraken met jezelf

Afspraken met thuis

Oplever- en einddata

Mentale notities

Follow-up en voortgangsacties

Wekelijke reflectiemoment voor

zelfsturing

Reistijd

27

Thank you!