Bonsai Webportal

Een white paper over de webapplicatie

die het Bonsai 1-2-3-concept mogelijk maakt

Samengesteld door: Bonsai

Haarlem, maart 2012

- 2 -

Over Bonsai en de Bonsai Webportal Bonsai facility services b.v. ontwikkelde sinds 1998 het Bonsai 1-2-3-concept.

1-2-3 staat voor inkoop-beheer-controle van facilitaire en technische zaken.

Alle facilitaire zaken in e e n hand, e e n telefoonnummer, en e e n factuur uitgevoerd binnen het

mandaat van de opdrachtgever.

Voor het beheer van alle contracten en incidenten heeft Bonsai de Bonsai Webportal ontwikkeld, op

basis van Observer-technologie van Observer ISP (Infrastructure Service Planning). Middels API’s zijn

koppelingen mogelijk met tienduizenden web- en softwareapplicaties.

Meer informatie over Observer en de mogelijkheden om systemen te koppelen kunt u vinden op:

www.observer-isp.nl

© 2008 - 2012 Bonsai | SDS

INHOUD .

pag.

Stel dat... .................................................................................................................................. 4

Hoe krachtig moet het zijn? .................................................................................................. 4

Realtime in één oogopslag................................................................................................... 4

De ‘Waan-van-de-dag-business’ ......................................................................................... 5

Eenvoud in de Cloud. ............................................................................................................ 6

Veilig op je iPad. Groen is mooi. .......................................................................................... 7

Makkelijk is aardig. ................................................................................................................. 8

Alle facilitaire activiteiten. Eén planning. Eén agenda. ................................................. 15

Eureka! Geautoriseerd samenwerken. .............................................................................. 16

Regelneven van huis uit. 24/7. ............................................................................................ 17

Van incident naar actie Aangesloten op de juiste status. ............................................. 20

Notificatie per e-mail. .......................................................................................................... 21

Afmelden in het veld. .......................................................................................................... 21

De snelheid van het internet. ............................................................................................. 23

Periodiek Serviceonderhoud. Eén activiteit. Meerdere taken. ..................................... 23

Transparantie. ....................................................................................................................... 25

Van wie is kennis? ................................................................................................................. 28

11+ weken. Ohh’s en wow’s. .............................................................................................. 28

Life cycles. Meerjarenonderhoudsplanning. .................................................................... 30

Een objectief oordeel. Beschikbaar met de snelheid van het internet. ..................... 32

Dit is een white paper over de Bonsai Webportal. .......................................................... 33

Zonder compromis. .............................................................................................................. 37

Val eens binnen en ervaar het zelf. ................................................................................... 38

Laat u niet afschrikken door de lage prijs. ........................................................................ 39

- 4 -

Stel dat...

Stel dat je 1 systeem hebt voor het beheer van gebouwen en alle facilitaire

processen?

Eén systeem waarin mensen samenwerken vanuit ieders eigen rol en

verantwoordelijkheid.

Hoe zou dat zijn voor die mensen?

Hoe krachtig moet het zijn?

Een facilitair procesteam dat zorgt voor de uitvoering van het Bonsai 1-2-3-concept,

draagt verantwoording voor honderden processen in tientallen gebouwen.

Hiervoor moet er intensief samengewerkt worden met veel mensen.

Acties uitzetten. Informatie delen. Processen monitoren. Kwaliteit inspecteren.

Zorgvuldig werk.

Belangrijk ook.

Tja, hoe krachtig moet het dan zijn?

Realtime in één oogopslag.

Bent u iemand die er van houdt om volledig in control te zijn?

Dan zou het wel eens zo kunnen zijn dat u verliefd wordt op de plannings- en

agendamodule van de Bonsai Webportal.

Weet u exact welke contracttaken, projecttaken en storingstaken uw leveranciers

moeten uitvoeren? Of uw mensen? En weet u welke al uitgevoerd zijn? En of deze

ook goed zijn uitgevoerd? Realtime, in één oogopslag, na één druk op de knop?

Zeg eens eerlijk, weet u dat op dit moment allemaal van al uw leveranciers?

Onze klanten die werken met de Bonsai Webportal, onze leveranciers die werken

met de Bonsai Webportal, onze procesmanagers die werken met de Bonsai

Webportal: zij weten het 100% zeker op elk moment van de dag.

Realtime.

Hoe wij dat doen?

Als u ons toestaat, eerst dit: in het Engels is “Are we on the same page?” een mooie

uitspraak voor wederzijds begrip.

Dit inspireerde ons tot de oplossing.

Wat denkt u? Are we on the same page?

- 5 -

De ‘Waan-van-de-dag-business’

Wij vragen ons doorlopend af hoe het beter kan.

Heeft u dat ook? Dat de zaken morgen net wat beter wilt laten lopen dan ze

gisteren liepen?

Dat er meer tijd is voor de zaken die er echt toe doen, maar dat die blijven liggen?

Tja, de waan van de dag…

De waan van de dag brengt men echter niet één stap verder. Ons althans niet.

En eerlijk is eerlijk: wij zitten in de 'waan-van-de-dag-business'.

Maar het moet toch mogelijk zijn om brandjes te voorkomen in plaats van deze

doorlopend te hoeven blussen? De vraag hier is: wat kan ons helpen? Meer tijd

besteden? Nog harder werken? Er zitten grenzen aan nog harder en langer werken.

Stel dat het slimmer kan…

Dat kan, met de Bonsai Webportal.

Gebruikers over de hele wereld kunnen uw vragen over deze technologie

bevestigen: eenvoud, met volledige controle op facilitaire en technische zaken.

Wij vinden dat facilitaire dienstverlening en technisch onderhoud over het

algemeen al onnodig ingewikkeld worden gemaakt.

Ingewikkeld is tijdrovend. Ingewikkeld is duur. Daar houden wij niet van bij Bonsai.

Daarom maakten wij onze Webportal zo eenvoudig mogelijk.

Deze white paper leert u stap-voor-stap hoe krachtig de Bonsai Webportal is bij

het uitvoeren van facilitaire operaties, zoals het Bonsai 1-2-3-concept.

U leert niet alleen hoe de Bonsai Webportal werkt, maar ook waarom het zo goed

werkt en het verhaal achter de oplossingen die zijn bedacht voor de ontwikkeling

van ons systeem.

Facilitair management anno 2012, eenvoudiger dan met de Bonsai Webportal?

Zou het bestaan?

De Bonsai Webportal, op basis van Observer ISP-technologie wordt gebruikt

door de ’s werelds leidende bedrijven.

- 6 -

Eenvoud in de Cloud.

Moderner wordt het niet anno 2012.

Samenwerken met behulp van internettechnologie.

De eerste versie van de Bonsai Webportal maakte al in 1999 gebruik van

Cloud-oplossingen.

Het woord Cloud moest toen nog uitgevonden worden.

Werk onafhankelijk van medium en locatie.

Gelukkig maar dat het bestaat. Cloud klinkt beter dan alle vreselijke namen en

afkortingen die eenvoudige applicaties zo ingewikkeld lijken te maken.

Daar houden wij niet van bij Bonsai.

Wij houden erg van eenvoud, weet u?

- 8 -

Veilig op je iPad. Groen is mooi.

Kijk, de Cloud maakt het mogelijk om realtime informatie te delen met behulp van

PC’s, smartphones, iPads en tablets, wat lijkt alsof iedereen er bij kan.

En: als de Cloud niet werkt, staat alles stil.

Dat klinkt eng allemaal. Eng is niet leuk.

Veiligheid en beschikbaarheid geven het vertrouwen dat nodig is voor een goede

relatie.

Nu kunnen we uitleggen dat een 256-bits encryptie-protocol best veilig is, maar dat

wilt u vast niet allemaal – althans, niet in detail – weten, denken wij.

Wat wij u wel kunnen vertellen over de veiligheid van de Bonsai Webportal, is dat

het een hogere standaard is dan Google momenteel gebruikt voor Google docs.

Dat het, tevens, een standaard is die Bonsai eerder had dan de standaard die de

Rabobank, ING en ABN AMRO gebruiken voor internetbankieren.

U kunt aannemen dat er op Moeder Aarde écht grote problemen zijn als onze

webapplicatie down is. Onze servers staan in databunkers in Zwitserland, Schiphol

en Haarlem. Kortom, 99,999 % van de tijd kunt u veilig op uw iPad zien wat er

gebeurt met al het facilitaire en technische onderhoud.

Dat er servers staan in Haarlem, de plaats waar ook Bonsai gevestigd is, is toeval.

Tegelijkertijd ook niet, het grootste datacentrum van Europa is immers in Haarlem.

Trouwens alle energie die noodzakelijk is voor de computers die we voor de Bonsai

Webportal gebruiken, is volledig groene energie.

Groen vonden we altijd al zo'n mooie kleur.

- 8 -

Makkelijk is aardig.

Natuurlijk is het niet eenvoudig om bedrijven bij alle kerntaken te ondersteunen met

facilitaire en technische zaken.

Het is niet altijd simpel te zorgen voor een acceptabele veiligheid in gebouwen,

een gedegen bedrijfshygiëne, het technisch onderhoud van allerlei systemen én

een goede kop koffie.

Wij helpen daarom graag om het makkelijk te maken voor alle medewerkers van

onze klant.

Wij willen écht ontzorgen.

Daarom hebben wij ervoor gezorgd dat de Bonsai Webportal heel gemakkelijk is in

het gebruik.

Gemakkelijk voor u,

gemakkelijk voor uw leveranciers,

gemakkelijk voor álle andere mensen die te maken hebben bij uw facilitaire

operatie.

Dat vinden wij best aardig van onszelf. En aardig zijn vinden wij leuk.

- 9 -

Alle contracten in één overzicht

- 10 -

Instellingen van de servicetaken van een contract

- 11 -

De activiteiten en de stappen van een contract

- 12 -

Digitaal Logboek. Als Haarlemmerolie.

In 2005 werd Roos Kleijburg lid van het Bonsaiteam. Weet u waar Roos – toen als

servicedeskmedewerker – helemaal gek van werd?

“Van het napapegaaien van informatie en het controleren of de informatie goed

was overgekomen... “, zegt zij nu zelf.

Afstemmen en vastleggen. Afstemmen en vastleggen. Afstemmen en – tja, als

spin-in-het-web is het wel belangrijk dat iedereen in het proces goed ongelijnd is.

Logboeken komen voor op alle plekken

waar het handig is; incidenten, contracten, planning.

Welnu, anno nu loopt dit proces gesmeerd, dankzij een digitale logboekfunctie. Vraag

het Roos zelf eens als u wilt (haar directe nummer is 023 – 517 57 14).

Logboeken komen in de Bonsai Webportal op allerlei plekken voor. Overal waar het

handig is.

Elk incident heeft een digitaal logboek. Elk apparaat dat onderhouden is of moet

worden heeft een digitaal logboek. Afstemmen en vastleggen is een soort

wondermiddel waardoor alles geacht wordt beter te gaan. Als Haarlemmerolie.

De term Haarlemmerolie wordt overdrachtelijk gebruikt

voor een soort wondermiddel waardoor alles geacht wordt beter te gaan.

Bron: Wikipedia

- 13 -

De agenda, taken die staan ingepland.

- 14 -

In de planning, taken die nog planning behoeven

- 15 -

Alle facilitaire activiteiten. Eén planning. Eén agenda.

Hoe weet u wanneer de vloeren van de wc’s voor het laatst zijn geschrobd?

Wanneer ze weer geschrobd moeten worden? Weet u of de brandmeldcentrale al

gekeurd is dit jaar? Wat moet er dit jaar nog allemaal ingepland worden?

Contractwerk, projectwerk, inspecties, het oplossen van storingen en klachten.

Verzoeken en taken. Ze staan allemaal in 1 planningsscherm.

Keurig gesorteerd, vanzelfsprekend.

Automatisch ingeplande contracttaken, handmatig ingeplande taken of

projectwerk-taken na autorisatie: in onze webportal is het eenvoudig.

En weet u: als het, na wederzijdse instemming, ingepland is, staat het in de agenda.

De agenda van het onderdeel waarvoor het werk ingepland is, om precies te zijn.

Zo heeft de tegelvloer van het toilet een eigen agenda, de bandmeldcentrale een

eigen agenda. Zo heeft alles eigenlijk een eigen agenda.

Ingewikkeld? Maakt u zich geen zorgen hoor. U, als gebruiker, ziet dit allemaal in

één scherm.

Bovendien heeft u de beschikking over een intelligente navigator.

Logisch? Anno 2012 is dit uniek voor dergelijke systemen.

Geniaal? Genialiteit zit 'm niet in logica.

“Elke intelligente dwaas kan dingen groter, complexer en gewelddadiger maken.

Er is een snufje genialiteit en veel moed nodig – om te bewegen

in de tegenovergestelde richting.”

Albert Einstein.

- 16 -

Eureka! Geautoriseerd samenwerken.

Is de planning in lijn met die van de mensen die het werk moeten uitvoeren?

Wist u dat 43% van de ondervraagde servicemedewerkers (zoals schoonmakers,

hoveniers, servicemonteurs) toegeven dat zij de gemaakte afspraken met de klant

onvoldoende kennen? Kijk voor meer informatie eens op bonsai-fs.nl/bonsai360/

Kunnen klanten en uitvoerders gebruik maken van dezelde informatie, zonder dat

ze elkaar hoeven na te praten?

Weet u, wat Roos anno 2005 eigenlijk wilde, is niet alleen een planning, een agenda

voor háárzelf, maar één gedeelde planning. Eén gedeelde agenda voor haar én

met uitvoerders en klanten.

Samen één planning, één agenda.

Geautoriseerd informatie delen.

Als je na een wereldreis niet vindt wat je zoekt, moet het maar gemaakt

worden. In 2006 ontwikkelden computerwetenschappers Jurriaan Rot en Niels

Heisterkamp daarom voor de Bonsai Webportal een autorisatieprotocol voor het

beheren van gebouwen en facilitaire operaties dat zij FIP noemden. Het Facility

Identificatie Protocol.

Eureka! Geautoriseerd samenwerken tussen uitvoerders en klanten, zowel voor

eigenaren als hun huurders.

- 17 -

Regelneven van huis uit. 24/7.

Zorgen voor mensen en zorgen voor gebouwen is ons metier. Om te ontzorgen is

meer nodig dan de Bonsai Webportal. Er zit meer in ons DNA. Een mentaliteit –

kernwaarden als daadkrachtig, innovatief, transparant en zorgzaamheid.

Over zorgzaamheid.

Er zijn mensen nodig die achter de schermen de zaken regelen die niet te

automatiseren zijn. Regelneven van huis uit. Bereikbaar op 24-uurs basis, elke dag

van het jaar.

Regelneven van huis uit.

Bereikbaar op 24-uurs basis, elke dag van het jaar.

Relaties van Bonsai kunnen onze regelneven dag en nacht bellen om iets door te

geven dat in de Bonsai Webportal genoteerd moet worden. Of om een document

op te vragen als u toevallig niet in de buurt bent van een internetaansluiting. Of als

iets simpelweg niet duidelijk is, om een paar voorbeelden te noemen. Dat hoort er

gewoon bij, zo vinden wij.

Zo eenvoudig kan het zijn.

0800 - 5 44 44 56

- 18 -

voorbeeld van een incidentenindex

- 19 -

details van een incident

- 20 -

Van incident naar actie

Aangesloten op de juiste status.

Welke persoon moet gebeld worden als het dak lekt?

Wie moet het weten als de plinten vol dikke vlokken stof liggen?

Elke melding in de Bonsai Webportal komt direct terecht bij één persoon of afdeling

die verantwoordelijk is voor het behandelen van de melding. Dit kan een verzoek

zijn, een klacht of een storing.

Van sommige meldingen wilt u bijvoorbeeld dat deze direct bij de schoonmaker

terecht komen, van sommige dat ze eerst in behandeling genomen worden door

iemand van de technische dienst. Bij de Bonsai Webportal is dat heel slim in te

stellen en vanaf dat moment wordt de juiste persoon automatisch als eerste

geïnformeerd.

Status van een incident:

gerapporteerd in behandeling technisch gereed tevreden/opgelost.

Hoe zorg je er nu voor dat de persoon die de melding heeft gemaakt ook een berichtje

krijgt dat het probleem is opgelost?

Zullen we hem of haar een berichtje sturen? De keuze is aan u.

- 21 -

Notificatie per e-mail.

Over elke melding, planningstaak, of budgetverzoek, ontvangt u een e-mail.

Als een storing in behandeling wordt genomen, ontvangt u een e-mail. Als een

schoonmaker of servicemonteur de storing gereed meldt, ontvangt u een e-mail.

Handig aan de ene kant.

Dit kunnen echter – op deze manier – wel eens een heleboel e-mails worden.

In dat geval stelt u eenvoudigweg in, dat u eenmaal per dag een rapport per

e-mail ontvangt en uitsluitend direct geïnformeerd wordt over urgente storingen.

Dat kunt u gewoon zelf aanpassen.

.

Notificaties per e-mail,

alleen wat er voor u toe doet.

Wij zouden het prettig overzichtelijk vinden als we zo nu en dan eens een

samenvatting zouden ontvangen in een keurig overzicht. Een keurig overzicht met

recent gemelde storingen, geplande taken, nog in te plannen activiteiten,

contractaanpassingen, openstaande budgetverzoeken, resultaten van inspecties

en overschrijdingen van kwaliteitsafspraken (Service Level Agreements - SLA’s).

Als u dat ook wilt, dan is er goed nieuws.

Dit is namelijk exact zoals de Bonsai Webportal werkt.

Kreeg u ooit een duidelijkere facilitaire rapportage?

Zo actueel en zo compleet?

Afmelden in het veld.

Verantwoordelijk zijn voor een storingsmelding of een schoonmaakklacht in de

eerste lijn, is nog iets anders dan het probleem verhelpen. Hoe komt de informatie

van een schoonmaakklacht terecht bij de juiste persoon, de schoonmaker? Via het

logboek van de receptie? Nou wij denken dat u wel weet hoe effectief dat is. Hoe

gaat het met het vervangen van een kapotte lamp? Een storing aan een

goederenheffer? Een lekkende pomp? Een melding van een regelkast?

- 22 -

Leveranciers – nee beter; zij die het werk daadwerkelijk uitvoeren, kunnen met groot

gemak storingstaken of onderhoudstaken accepteren en afmelden met een

smartphone. Het enige dat zij nodig hebben zijn hun persoonlijke inloggegevens.

Met een smartphone: overal waar je bent:

accepteren, technisch gereed melden,

afmelden van incidenten.

Eerlijk gezegd maakt het trouwens niet zoveel uit of je taken accepteert met je

smartphone, een tablet of een desktop-computer. We hebben namelijk naar een

manier gezocht waardoor onze app op werkelijk elk apparaat te zien is.

Platformonafhankelijk.

De Bonsai Webportal werkt op elk platform: Apple (Mac, iPhone en iPad), Android, Windows, Linux.

Zonder ook maar één extra handeling, zorgen de mensen die de melding oplossen

en afmelden, er automatisch voor dat u en de persoon die de melding deed, met

de snelheid van het internet geïnformeerd zijn over dit resultaat.

Het afmelden van een incident kan uiteraard ook aan ons doorgegeven worden,

via nummer 0800 – 5 44 44 56.

Kortom, voor het geval u – of een van de mensen waar u mee werkt – geen

smartphone wilt, doen wij het met plezier voor u of hen.

- 23 -

De snelheid van het internet.

Een speciale tip van onze computernerds (een geuzennaam, begrijpt u?).

Wij houden van mooi werkende applicaties, die puur werken en extreem netjes zijn

geprogrammeerd.

Eerlijk gezegd zijn Bonsai’s computernerds niet altijd even gelukkig met de

internetbrowser van Microsoft (Explorer). Goed, de Bonsai Webportal werkt prima

met Microsoft Explorer, maar zó traag. Factor 4,2 (!) langzamer dan de

internetbrowsers van Mozilla en Google (respectievelijk Firefox en Chrome).

Weet u, als een servicemonteur klaar is met het verhelpen van een storing, is het

lekker als dit pats-boem zichtbaar is voor de persoon die de storing heeft gemeld en

de servicemonteur dan al zijn volgende storingsbon of werkbon elektronisch in

behandeling heeft genomen.

Eigenlijk is het woord efficiency bij Bonsai een moeilijk woord voor gemak.

Niet dat u nu een andere browser moet gebruiken. Als Microsofts Explorer goed

genoeg voor u werkt, vinden wij dat prima, maar het werkt wel allemaal wat

lekkerder met Chrome.

Periodiek Serviceonderhoud.

Eén activiteit. Meerdere taken.

Kunt u zich voorstellen wat er nodig is om een brandblussysteem te certificeren?

Weet u hoeveel organisaties betrokken zijn bij het organiseren van een dergelijke

activiteit? We hebben het dan over één installatie. U heeft echter ook te maken

met de toiletrolhouders, het afvalbeheer, het onderhoud van het terrein en allerlei

andere facilitaire zaken en – contracten.

Voor het uitvoeren van al deze taken is samenwerking noodzakelijk.

Er zijn twee soorten activiteiten waarbij er samengewerkt moet worden: spontane

activiteiten en geplande activiteiten.

Samen aan een groot zandkasteel bouwen is natuurlijk fantastisch. Het vergt

planning en coördinatie om het allermooiste en allergrootste zandkasteel te

bouwen. Het zijn van die activiteiten die altijd spontaan ontstaan.

Het certificeren van een lift of een brandblussysteem is nét wat minder spontaan te

organiseren.

- 24 -

Bonsai heeft klanten waarbij er eens in de zoveel tijd slechts één activiteit

georganiseerd wordt met tientallen taken voor tientallen personen van tientallen

organisaties.

Bij een dergelijke activiteit is – om te beginnen – het maken van de afspraak al een

hele klus.

De activiteit is pas voltooid als alle taken door alle mensen goed zijn uitgevoerd,

nietwaar?

De structuur voor het plannen van een activiteit in de Bonsai Webportal maakt

onderscheid tussen activiteiten, taken en stappen. Elke taak heeft in de Bonsai

Webportal een volgorde en een verantwoordelijke persoon. We zullen uw tijd niet

verdoen door uit te leggen dat u in één overzicht ziet welke periodieke taken

voortkomen uit alle lopende contracten en hoe het allemaal werkt, want daar gaat

het u vast niet om.

Als u het ziet snapt u het vast sneller dan als wij het u proberen uit te leggen.

Wij denken dat u meer bent geïnteresseerd in de voordelen die deze manier van

samenwerken voor u en de betrokken partijen biedt.

Wij denken dat u dat het beste zelf kan vragen aan de mensen die er wel ervaring

mee hebben, zij zullen het u beter kunnen vertellen dan wij. Op www.bonsai-

fs.nl/samenwerken/ ziet u een paar mensen aan het woord die ervaring hebben

met deze manier van samenwerken.

Voor Bonsai is het belangrijk dat de doorlooptijden van de Bonsai 1-2-3-klanten van

dergelijke evenementen flink korter zijn.

Dat is gelukt. Heel veel korter overigens.

Dat is niet alleen goed nieuws voor de Bonsai 1-2-3-klanten.

- 25 -

Transparantie.

Hoelang duurt het voordat een schoonmaakklacht is opgelost?

Wat is de uptime van de koffiemachine bij de directie?

Wat is de afspraak met de onderhoudspartij als er een serieuze storing is (bijvoorbeeld

als iemand vast zit in de lift)? Hoeveel incidenten lopen er op dit moment?

Hoeveel incidenten liepen er afgelopen week, maand, jaar?

Heeft u deze informatie? Is die compleet? Hoe actueel is deze informatie?

Kent de verantwoordelijke persoon of partij deze informatie ook?

Of is het zo dat anderen de meeste informatie wel hebben maar u niet? Of andersom?

Laten we eerlijk zijn tegen elkaar.

Facilitaire managementinformatie is in 99% van de gevallen niet tip-top.

Dat begrijpen wij heel goed. De oprichter van uw bedrijf is niet op een ochtend

opgestaan met het idee: “...weet je wat, ik start een bedrijf in facities, veel gebouw,

lekker poetsen, regels en wetten, heleboel apparaten zodat we lekker kunnen smeren

en controleren, personeel - lekker veel voor alle koffiemachines...”

Neen, uw bedrijf heeft deze hele santenkraam er ongewild bij, is het niet?

Symbool voor transparantie: de BioGlobe.

Een gesloten ecosysteem met levende kreeftjes.

Je ziet precies wat er gebeurt.

De mensen van Bonsai staan al jaren elke ochtend op met het idee:

“Facilities! Dat gaan we vandaag eens een beetje beter doen dan gisteren.”

Serieus. En wij zijn daar nog lang niet klaar mee. Wij willen realtime data over onze core

business, omdat wij er beter in moéten worden.

Sinds 2008 hebben de procesmanagers van Bonsai elke seconde van de dag

informatie over alle gebouwen die wij volgens het Bonsai 1-2-3-concept beheren. Het

aantal storingen, doorlooptijden, welke leverancier nog iets moet inplannen, wat er

vandaag gebeurt, wat er gisteren gebeurd is en wat er morgen gebeuren moet,

- 26 -

welke leverancier zijn taak nog niet afgemeld heeft, of Piet-Jan-of-Klaas de CV-ketel

heeft gerepareerd, welke contracten van toepassing zijn op een gebouw, een ruimte,

een installatie, een apparaat, een deur, een slot en zo verder. Ook wat de

sleutelprocedure is van beveiligingsbedrijf X voor schoonmaakbedrijf Y in gebouw Z.

En meer, veel, veel meer.

En weet u, u ziet het ook. Realtime.

Vanzelfsprekend alleen dat wat er voor u toe doet.

Uw leveranciers? Zij zien het ook. Realtime. Vanzelfsprekend alleen wat er voor hen

toe doet.

Zo ziet iedereen wat er gebeurt.

Transparantie.

Daar hechten wij veel waarde aan.

Documenten delen.

Wij houden het graag zakelijk, maar u moet begrijpen dat wij zo nu en dan best

eens een persoonlijke vraag kunnen stellen om een punt te maken.

We hebben eigenlijk een paar persoonlijke vragen. Heeft u thuis bijvoorbeeld het

garantiebewijs van uw televisie en de koelkast nog?

Of de handleiding van de CV-ketel?

Hoe bewaart u deze? En waar? Kent u de inhoud? Kijkt u daar zo nu en dan wel

eens naar?

Waarschijnlijker is het dat als de CV-ketel stuk is, u iemand die ter zake kundig is laat

komen, iemand waarop u kunt vertrouwen dat hij de handleiding goed kent.

Althans, bij de meeste mensen thuis gaat het op deze manier.

Nu een paar zakelijke vragen. Waar liggen het NEN 3140-rapport (verplichte

rapportage voor elektrische infrastructuur), het certificaat van de laatste SCIOS-

keuring (bewijs van goedkeuring, van verplichte keuring voor gasinstallaties) en de

EBI (het verplichte Eerste Bijzondere Inspectierapport; de formele controle direct na

installatie)? Waar liggen de installatietekeningen van de klimaatinstallaties en de

elektrotechnische installaties? De werkprogramma’s voor het reinigen en

desinfecteren van de toiletten? De gifkaarten van de schoonmakers, het

rampenbestrijdingsplan, het BHV-plan?

- 27 -

Waar liggen de contracten, handleidingen, certificaten en garantiekaarten?

Hoe eenvoudig zijn deze beschikbaar als een servicemonteur er om vraagt, of

iemand van de brandweer?

Een millieuinspecteur of iemand die moet beoordelen of de gefactureerde kosten

nu wel of juist niet onder de garantie vallen? Als er een contract opgezegd moet

worden? Of als iemand moet controleren of de gefactureerde taken goed en

volgens afspraak zijn uitgevoerd, zodat u krijgt waarvoor u betaald?

Weet u hoeveel geld u en andere kennismedewerkers per jaar verspillen aan het

zoeken en reproduceren van documenten? 4.500 euro per jaar (als u hierover meer

wilt weten: op onze site staat een link naar de verborgen kosten over dit punt, zie

ww.bonsai-fs.nl/hiddencosts/).

De Bonsai Webportal heeft een hele handige module die ‘Documenten’ heet.

Duidelijke taal. Met ‘Documenten’ kun u documenten delen met uw collega’s. Of

met andere mensen waarmee u werkt. Bijvoorbeeld als u de handleiding van een

bedrijfsdeur graag wilt delen met de nieuwe leverancier die verantwoordelijk is voor

het onderhoud van de bedrijfsdeuren.

Dat is handig.

.

Bijvoorbeeld als de servicemonteur een keer op een plek staat waar hij dit

document net nodig heeft voor het goed uitvoeren van zijn werk. Dan kan hij dat

gemakkelijk ophalen met zijn smartphone, laptop of tablet. Zonder iemand te

hoeven storen.

Een kind kan de was doen. Er is echter nog een andere kwestie die er toe doet. Stel

dat u dit soort zaken tip-top in orde heeft: maakt dit u meer of maakt dit u minder

afhankelijk van uw leveranciers? U kunt van ons aannemen dat wij weten hoe link

het is als je teveel afhankelijk bent van een leverancier. Leveranciersafhankelijkheid

verstoort de goede balans tussen opdrachtgevers en leveranciers. En balans is

belangrijk voor een goede relatie. De module 'Documenten' van de Bonsai

Webportal helpt bij de balans.

- 28 -

Van wie is kennis?

U begint het unieke van de Bonsai Webportal echt goed te begrijpen, als de

volgende zin voor u al vanzelfsprekend klinkt: “U kunt documenten delen met

bijvoorbeeld uw leverancier, maar andersom kan ook, want hoe handig zou het zijn

als juist de leverancier dit soort documenten met u deelt?”

Dat scheelt u immers werk.

Van wie is informatie als het gedeeld is? Die vraag wordt ons zo vaak gesteld, en

dat vinden wij van Bonsai merkwaardig (tenzij u het over auteursrechten wil

hebben, maar dat is natuurlijk nooit het punt bij facilitaire operaties, wij geloven

namelijk niet dat u de ambitie heeft om het logo en de manuals van de

toiletrolhoudersfabrikant te stelen om daarmee in dat domein de wereld te

veroveren).

Zo kijken wij tegen kennis aan: kennis is kennis, en als het gaat om gedeelde kennis,

is en blijft deze kennis van alle mensen waarmee het gedeeld is. Ook als de

oorspronkelijke bron, of uw bron er niet meer is. Kortom: kennis blijft kennis. Zo werkt

het ook met de kennis die uw leverancier met u heeft gedeeld via de Bonsai

Webportal, of de kennis die u heeft gekregen van uw leverancier en vervolgens

deelt met uw collega of een andere leverancier. U kunt zelf wel uitmaken wat u wel

en wat u vooral niet deelt met een ander, denkt u niet?

11+ weken. Ohh’s en wow’s.

We hebben inmiddels meer dan 250 bedrijven uit de maakindustrie,

voedingsmiddelenindustrie en de grotere distributiecentra ondervraagd volgens de

methode Bonsai 360 die we met KPMG Business Performance Services hebben

ontwikkeld.

Weet u hoelang het gemiddeld duurt voordat een extra opdracht is verstrekt

volgens deze bedrijven? Van identificatie tot realisatie?

Het probleem signaleren, de behoefte onderkennen, verwoorden en bespreken

met de leverancier. De interne afstemming bij de onderhoudspartij en het

berekenen van de kosten. Het maken van een offerte om deze nog even goed af

te stemmen met de opdrachtgever.

Eventuele aanpassingen. Eindelijk een formele opdrachtbevestiging. Raad eens?

Het goede antwoord is 11,2 weken. Bijna 80 dagen.

- 29 -

Weet u ook te raden hoeveel offertes leveranciers uitbrengen voordat zij één

daadwerkelijke opdracht krijgen? Vier*.

Wij weten ook hoeveel van deze voorstellen langer uitstaan dan één jaar. Geen ja,

geen nee – hooguit een 'nog-geen-akkoord' of een 'nog-niet-aan-toegekomen'.

Het goede antwoord is twee uitstaande offertes. Twee van de vier staan dus langer

dan één jaar uit, zonder orderbevestiging of afwijzing.

Grofweg staan opdracht, afwijzing, en 'geen-ja-geen-nee' tot elkaar als 1:1:2.

Inefficiënt, denkt u niet?

Nu kunt u als opdrachtgever denken: wat maakt het uit? Dat zult u echter niet

doen, omdat u zich realiseert wie uiteindelijk voor al deze inefficiëntie de rekening

betaald.

Dat is natuurlijk de opdrachtgever (u niet natuurlijk, wel alle andere opdrachtgevers

van uw leveranciers).

Inefficiëntie in overhead zit allemaal in commerciële tarieven verwerkt. Ook de

gevallen 'nog-geen-akkoord' of 'nog-niet-aan-toegekomen' kosten opdrachtgevers

tijd en energie.

Bij KPMG noemen ze deze tijd en energie anders. Wist u dat? Zij noemen het

'indirecte kosten zonder toegevoegde waarde'. Au!

De Bonsai Webportal heeft één overzicht van alle budgetverzoeken op een rij.

Voor alle facilitaire en technische diensten van alle leveranciers. Heel handig en

overzichtelijk gesorteerd.

Als u nu bijvoorbeeld wilt dat één van uw superieuren of de huisbaas een budget

autoriseert, maakt u hem of haar verantwoordelijk voor de taak autoriseren.

Een e-mailadres intoetsen, verzenden, klaar.

Als u besluit een offerte af te wijzen, is dat geregeld met één klik van de muis of één

tik met uw vinger.

We hebben serieus lang met onze computernerds moeten nadenken voordat we

de juiste oplossingen hadden om dit proces extreem efficiënt te maken. Wij denken

dat het ook heeft geholpen om deze en andere modules slim en gebruiksvriendelijk

te maken, omdat ons team van computernerds niet alleen universitair geschoolde

computerwetenschappers zijn, maar daarnaast ook briljante muzikanten zijn en een

graad in wiskunde hebben (Jurriaan Rot) of ook psychologie hebben gestudeerd

(Niels Heisterkamp) of internationaal erkent topdesigners zijn (James Gill).

We zijn bij Bonsai erg fier op deze functie in de Webportal. Vooral de “Ohh’s” en

“Wow’s” die we als feedback krijgen van facilitaire leveranciers die met de module

werken zijn motiverend.

* 1 op de 3,7 (afgerond 4) van de uitgebrachte offertes leidt tot een opdracht. 2,2 (Afgerond 2)

van de uitgebrachte offertes staan langer dan 1 jaar uit.

- 30 -

Life cycles. Meerjarenonderhoudsplanning.

Zullen we eens praten over techneuten? Wij denken ze te kennen, die techneuten.

Ze kunnen nogal wollig praten over technische problemen.

Meestal hebben zij gelijk.

Althans, meestal klinkt het alsof ze gelijk hebben.

Bent u de techneut al tegen gekomen die u duidelijk kan voorrekenen welk bedrag

u nodig heeft in 2014 voor een verantwoorde exploitatie van uw vastgoed? Of

waarom het zo verstandig is dat u dat geld in 2014 moet uitgeven? Is u wel eens

gevraagd hoe belangrijk de koelinstallatie is die uw serverpark koelt? Is de vraag –

door een expert – wel eens gesteld of het werkelijk noodzakelijk is dat een lift vier

keer per jaar onderhouden wordt?

Valt het u niet op dat doorgaans mensen van liftonderhoudsbedrijven u adviseren

over de onderhoudsfrequentie van liftinstallaties?

Wij en andere generalisten zijn afhankelijk van techneuten. Daarom hebben wij ons

in het verleden wel eens wat radeloos gevoeld.

Afhankelijkheid. Als u het gevoel kent, weet u hoe het voelt. Niet zo prettig.

Mensen van Bonsai houden van pragmatische beslissingen op basis van goede en

objectieve informatie. In 2007 hebben wij na een uitgebreide marktverkenning

gekozen voor een methode om de conditie van een installatie of een bouwdeel

objectief vast te kunnen stellen. Het werd de normering met code NEN 2767,

ontwikkeld door de Nederlandse Vereniging voor Doelmatig Onderhoud (NVDO).

Een goede keuze, zo blijkt nu. De methode is werkelijk een internationale hit in de

wereld van vastgoedbeheerders en asset managers (over generalisten gesproken).

Elke budgetverantwoordelijke manager zonder enige technische kennis, kan deze

methode begrijpen en er op sturen. Geen slecht idee vinden wij. Ons enthousiasme

is niet beperkt gebleven bij enthousiasme alleen (daadkrachtig hè, weet u nog?).

In de Bonsai Webportal kan elk facilitair ding – een gebouw, een ruimte, een

apparaat of een ander facilitair ding, gecodeerd worden met een minimaal

acceptabele conditie, volgens het NEN 2767 beoordelingssysteem. Als algemene

naam van zo’n facilitair ding – bijvoorbeeld een lift, een inbraakalarminstallatie, een

tafel, een stoel, een straatkolk, een vloer, een dak, een gevel, enzovoorts –

gebruiken wij meestal de term 'facilitaire entiteit',

maar als u 'facilitair ding' prettiger vindt om te gebruiken, begrijpt iedereen het ook

wel hoor.

- 31 -

Stel dat de conditie van zo’n facilitaire entiteit op enig moment slechter is dan wat

u minimaal verlangt? U raadt het al... afkeurpunt. Actie.

Wat wij u nog willen laten weten is het volgende: de conditie kan door een bij de

NVDO aangesloten techneut bepaald worden tijdens een veldinspectie met de

app van onze module 'Control'

(zie ook het hoofdstuk ‘Een objectief oordeel...’, op pagina 32).

Nu wordt het interessant voor de budgetverantwoordelijke manager; met Life

Cycles krijgt hij/zij actueel zicht op de conditie van elke facilitaire entiteit, compleet

met een actuele meerjarenonderhoudsplanning en de bijbehorende

meerjarenonderhoudsbegroting: de life cycle costs.

Die techneut van de NVDO kan u overigens wél vertellen op welk moment hij

verwacht dat zo’n facilitaire entiteit de onacceptabele conditie gaat

overschrijden. 2014 of 2015.

Wat u dan kunt doen om de conditie weer op een acceptabel niveau te krijgen:

vervangen voor 5000 euro of reviseren voor 2500 euro. Tja wat is wijsheid? Dat

scheelt van geval tot geval.

Welnu, de financiële consequentie van uw wens of beslissing is met Life Cycles tot

op de komma te begroten over meerdere jaren. Of het in de praktijk ook zo wordt

als het anno 2012 is begroot? Dat ziet u wel in 2014. Beslis dan maar op basis van de

conditie van dat moment. Als u dan besluit dat de kosten ook in 2016 gemaakt

kunnen worden, zorg dan wel dat u dan beschikt over een aangepaste

meerjarenonderhoudsplanning en de bijbehorende meerjarenonderhoudsbegroting.

Ziet u? “Je ziet het als je het snapt”, zou Johan Cruiff kunnen zeggen.

- 32 -

Een objectief oordeel.

Beschikbaar met de snelheid van het internet.

Stel dat uw ramenlapper de ramen lapt met vieze natte lappen. Denkt u dan aan

een positief resultaat? Of als een glazenwasser de glazen wast met flink schoon sop

en er met de juiste techniek een goede trekker overhaalt? De vraag stellen is hem

beantwoorden.

Stel een inspectie samen voor een gebouw,

op basis van meerdere normen op een iPad

Want waar gaat het u daadwerkelijk om? Om de inspanning of om het resultaat?

Wat is meer werk denkt u, de nattelappenmethode of de glazenwassersmethode?

Ach, wat doet het er toe, uw raam moet streeploos.

Zo zijn er duizend-en-één zaken die ook simpelweg goed moeten.

Planten moeten vrij zijn van bruine bladeren, de brandmeldinstallatie moet

goedgekeurd, het koffieapparaat moet ontkalkt worden, het toiletpapier moet op

voorraad zijn – en op de juiste plek, graag.

En meer.

Veel, veel meer.

Slim geïntegreerd in de Bonsai Webportal, is de module ‘Control’ . U raadt het al,

dat is die module die helpt om te controleren of de zaken daadwerkelijk goed zijn

uitgevoerd.

Op basis van tientallen standaardnormen, of uw zelfgemaakte normen, stelt u op

een iPad of tablet met een slimme app een inspectie samen voor een gebouw.

Easy does it.

Handig hoor om tijdens een veldinspectie 1,3 of 15 normen in één keer te

beoordelen.

Kies maar welke normen u tijdens een inspectieronde wilt (laten) beoordelen.

Wilt u u een sluitende inspectie, dan neemt u een 100-procents inspectie. Of – in

minder tijd – een steekproef van 1 tot 99% voor een globaler beeld.

Stel uw keuze maar in.

- 33 -

Weet u overigens hoelang het duurt voordat u een kwaliteitsrapportage ontvangt

van een willekeurige kwaliteitsinspecteur? Met de snelheid van het internet – zo’n 2

minuten ongeveer – na afronding van de inspectie. Mits de inspectie is uitgevoerd

met de Control-app. Hoeveel sneller is dat ten opzichte van wat u nu gewend

bent? Nu kunnen we in dit white paper nog beschrijven dat de afkeurpunten eenvoudig

als incidenten uitgezet kunnen worden (zodat de veranwoordelijke persoon direct

tot actie kan overgaan), maar dat doen we niet.

Dat er al heel veel standaardnormen, zoals NEN-normen, ISO-normen, CE-normen,

Arbo-normen, Millieunormen, conditiebepalingen (zie hoofdstuk 'Life cycles', pagina

30), schoonmaaknormen, ongediertebestrijdingsnormen, HACCP-normen en BRC-

normen in de module Control van de Bonsai Webportal staan, vertellen we ook niet.

Ook vertellen wij u niet dat ziekenhuizen inspecties uitvoeren voor een

desinfectieoplevering van operatiekamers, en dat (notabene) het nationaal

commandocentrum van het NIBRA geïnspecteerd wordt voor

brandpreventiesystemen op basis van deze inspectietechniek. Wij laten u ook niet

weten dat Pepsi’s bottelarij gebruik maakt van de Bonsai Webportal vanwege de

module 'Control'.

Wel vertellen wij u dat 'Control' een briljant eenvoudig dashboard heeft dat u en

de uwen intuïtief en in één oogopslag laat zien waar uw prioriteiten liggen.

Maar dat is iets dat u beter kunt zien.

Dit is een white paper over de Bonsai Webportal.

Voordat u verward raakt waarschuwen wij u alvast. Dit is een white paper over de

Bonsai Webportal. En toch gaan wij u wat vertellen over anderen. Met een reden,

want we hebben u wat uit te leggen dat er toe doet, vinden wij.

Inmiddels kent iedereen het succes van Apple: zij ontwikkelden de

gebruikersinterface – inclusief de muis – die elke Apple- en PC-gebruiker inmiddels

gewoon is. Deze techniek is commercieel voor het eerst gelanceerd door Apple

met de Apple Macintosch in 1984.

- 34 -

Steve Jobs en Steve Woziak van Apple hebben de techniek echter voor het eerst

gezien in 1981 in de laboratoria van Xerox PARC. Is de techniek nu gebruikt of heeft

deze gediend ter inspiratie?

Om een nieuwe standaard neer te zetten, is meer noodzakelijk dan zomaar iets

anders te doen. Er is iets nodig dat werkelijk nieuw is, en mensen écht tot de

verbeelding spreekt.

In 2003, toen wij begonnen met het bouwen van een cloud-oplossing, maakten we

wat we graag wilden. In 2006 hebben we over de hele wereld gezocht naar rijkere

systemen die ons houtje-touwtje-syteem kon vervangen. Niet gevonden.

In 2007 gingen we 'voor het echie'. Vanaf de bouw van de Bonsai Webportal in

2007, met onze computernerds Jurriaan en Niels, en later nog een paar slimme

kerels, is doorlopend gekeken naar best practice situaties voor comprisloze

oplossing van facilitaire problemen.

We geven eerlijk toe dat we vooral veel technologie hebben afgekeken van

supply chain-oplossingen, planningssoftware, bankensystemen en een schat aan

oplossingen hebben bestudeerd die met JavaScript zijn gebouwd. Bij al onze keuzes

is geen compromis gedaan aan gebruiksvriendelijkheid, betrouwbaarheid,

functionaliteit en snelheid.

Is het logisch dat we hebben gekeken naar de dingen die onze concurrenten

hebben gemaakt? Ja.

Onze mening? Eerlijk? Functioneel maar niet sexy.

Niet sexy. Saai. Wollig. Ingewikkeld. Vaak lelijk.

Nederlands marktleider Nederlands snelstgroeiende

www.planon.nl www.axxerion.nl

Populair onder bouwkundigen Populair onder ICT-ers

npqsolutions.com www.topdesk.nl

- 35 -

Laten we wel wezen: facilitaire dienstverlening moet vooral functioneel zijn.

En wat vind u, als u het opleidingsprogramma van Axxerion ziet, denkt u dan

“Yes, spannend! Van 10.00 tot 16.00 uur lekker ondergedompeld in onwaarschijnlijk

uitdagende materie.” ?

Nee, dat denkt u vast niet.

Met NPQ FM Solutions bent u genoodzaakt zelf alles aan te melden, af te melden, in

te plannen, rapportages samen te stellen. Alles zult u zelf moeten aanpassen in het

systeem. Maar dat is bij alle andere systemen zo, want alleen de Bonsai Webportal

maakt geautoriseerd samenwerken mogelijk (zie ook pag. 16. Hoofdstuk Eureka!

Geautoriseerd samenwerken).

En nieuwe gebruikers van de Bonsai Webportal? Die begrijpen de werking direct,

zonder een basistraining. We helpen u gewoon goed op weg. De boel inrichten en

goed uitleggen, dat doen we bij u op kantoor. Na twee dagen is alles duidelijk.

Nodig gerust collega’s uit als u wilt. We zijn er dan toch, nietwaar?

Als er ooit toch eens een keer iets niet duidelijk is, of u écht een uitdaging heeft op

facilitair gebied? Dan komt u toch gewoon een keertje bij ons langs. Of u belt met

Bonsai. Grote kans dat wij samen met u binnen tien minuten uw vraag hebben

beantwoord of uw probleem hebben opgelost. Bel zo vaak u dat nodig vindt, want

voor deze service zullen de mensen van Bonsai u echt geen extra rekening sturen.

Waar we het nog niet over gehad hebben tot dusver, is de module 'Workflows'.

Processen (workflows) zijn bijvoorbeeld de basis van een Axxerion inrichting. Dat is

echt goed gedaan, vinden wij. Het was er al sinds 2004 en het is prima.

Soms is het goed om eens helemaal opnieuw te kunnen beginnen met het bouwen

van een applicatie, zoals Bonsai heeft kunnen doen. Wij zijn – dankzij de technieken

die pas in 2007 beschikbaar waren (JavaScript, HTML5, Sencha, Sencha Touch,

ExtGTW, CSS3, PostGRE SQL) – gekomen tot het bouwen van een compromisloze

webapplicatie met een aparte module voor uw andere standaardprocedures.

Deze module heet in de Bonsai Webportal: 'Workflows'. In 'Workflows' zijn uw

standaardprocedures (workflows) in te richten en te activeren.

Denkt u dat het zinnig is als een specifiek persoon of derde partij als organisatie een

integraal onderdeel kan vormen van uw workflow? Bijvoorbeeld een leverancier,

een inspecteur, een adviseur of een medehuurder, de huisbaas, we noemen er

maar wat. Wij weten te vertellen dat dit bijzonder handig is als je te maken hebt

met facilities.

- 36 -

Stelt u zich eens voor dat er een mogelijkheid is dat een workflow automatisch

gestart wordt als de omstandigheden daarom vragen? Dat een workflow start als

bijvoorbeeld een SLA wordt overschreden? Handig? U voelt het al aankomen,

toch? Dat deze functionaliteiten in de Bonsai Webportal zitten?

Inderdaad, dat voelde u goed aan. Het klopt, deze functionaliteiten zitten

standaard in de applicatie.

Wat vindt u trouwens van Planon? Planon is sinds begin jaren ’90 Nederlands

marktleider. Dat hebben ze niet voor niets bereikt, denken wij. Wij van Bonsai hebben

gewerkt met Planon. Zes maanden lang. Wij begrijpen erg goed hoe Planon werkt.

Laten wij er dit over zeggen: het is goed dat er een business unit Planon Implentatie

Service, een business unit Planon Business Consultancy en er een business unit

Training & Opleiding en Support zijn.

Die hebben gebruikers van Planon kennelijk alle drie hard nodig om het systeem te

implementeren en het bij te kunnen houden.

Wij wensen u een oprecht “take care!” als u besluit met Planon te gaan werken.

Vergeet echter niet dat Bonsai voor Planon-gebruikers een speciale

coulanceregeling heeft voor een makkelijke overstap naar de Bonsai Webportal.

Bel ons als u over deze speciale regeling wilt praten. Wij begrijpen wat u doormaakt.

En Topdesk? Geweldige oplossingen voor IT-beheer. Fris bedrijf. Compleet met

reserveringssyteem en voorraadbeheersysteem.

Dat heeft de Bonsai Webportal niet.

Niet voor niets.

De juiste vraag om te stellen is of de oplossingen van Topdesk de beste in de markt zijn.

Wij denken dat het juiste antwoord is dat het kan werken, maar dat het niet de

beste oplossingen zijn.

Voor voorraadbeheer en reserveringen zijn er betere systemen. Dit raakt net de

essentie van Bonsai’s filosofie: als we het niet beter kunnen maken dan de beste in

de markt, kiezen we ervoor om het niet op te nemen in de Bonsai Webportal.

Zonder compromis.

- 37 -

Zonder compromis.

Dus als deze oplossingen voor u onmisbaar zijn, hier de oplossingen die wij cool

vinden.

Onze tips. Voor reserveringen is het beter om te werken met de oplossingen van

Condeco (www.condecosoftware.com/nl/). Personen en organisaties zitten

vanzelfsprekend in de Bonsai Webportal, maar voor een CRM-oplossing adviseren

wij u die van SalesForce (www.salesforce.com) te nemen, en voor voorraadbeheer

zouden wij u eerder een financieel- of een ERP-systeem adviseren.

Uw IT-afdeling weet dit allemaal ook wel, denken onze computernerds.

U ziet, wij vinden het niet erg om u door te verwijzen naar partijen die u wél kunnen

helpen met compromisloze oplossingen. Uw IT-afdeling begrijpt tevens als geen

ander dat integratie met andere systemen vandaag de dag niet zo heel moeilijk te

realiseren is.

Anders vraagt u het één van onze computernerds. Zij helpen graag met het

denkwerk, en als u er prijs op stelt: onze jongens knopen uw systemen zo aan elkaar,

dat het voor u werkt zoals u dat wilt. Compromisloos wel te verstaan.

- 38 -

Val eens binnen en ervaar het zelf.

Kom eens langs op ons kantoor in Haarlem en klooi eens wat aan met de Bonsai

Webportal in een testomgeving. Meld een storing en bekijk een handleiding van

een facilitair ding. Meld een storing af met je smartphone.

Voer eens zelf een veld-inspectie uit met een iPad.

Zie de realtime managementinformatie. Of, als het uw voorkeur heeft: heb een

rustig gesprek met een van de gebruikers of onze verkopers. In alle gevallen krijgt u

dezelfde informatie. De Bonsai Webportal is gebouwd voor gebruiksgemak. Geen

ingewikkelde schermen, geen onduidelijke knoppen, geen dure implementatie-

consultants, geen lange trainingen.

Geloof ons niet alleen op onze blauwe ogen. Probeer het zelf en trek uw eigen

conclusie.

Probeer het voor een eenvoudige melding in een klein gebouw. Probeer het

nogmaals met meerdere meldingen en contractaanpassingen van grote

vastgoedportefeuilles. U zult ervaren dat deze taken voor beide scenario’s even

eenvoudig uit te voeren zijn. Daag ons uit met een scenario dat extreem

ingewikkeld lijkt. We zijn er op voorbereid, voor alle denkbare situaties en

omstandigheden. U kunt proberen de Bonsai Webportal tot het uiterste drijven,

maar u zult haar niet verslaan.

- 39 -

Laat u niet afschrikken door de lage prijs.

2.650 euro.

Dat kost de Bonsai Webportal. Voor 1.850 euro extra komen wij het bij u ook

helemaal inrichten. Sommige mensen kopen de Bonsai Webportal niet, omdat zij

vinden dat hun bedrijf iets heel kostbaars verdient. Goed, dat is de prijs die wij

betalen voor de prijs die we vragen.

Sommige mensen geloven dat onze webapplicatie zo goedkoop is, dat het wel

slecht moet zijn.

Dit is waarom we zo’n lage prijs vragen: wij doen niet aan franjes, we houden het

graag simpel. En voor franjes die u niet krijgt, hoeft u ook niet te betalen.

Bij Bonsai krijg je waarvoor je betaald. Duidelijk, nietwaar?

De Bonsai Webportal is tevens al ontwikkeld voor het Bonsai 1-2-3-concept, dus de

meeste kosten zijn al lang gemaakt. Anno 2012 stellen we graag zoveel mogelijk

bedrijven in de gelegenheid om van deze technologie gebruik te maken. Zo kan

Bonsai nog sterker worden en nog meer geld besteden om de rest van het

facilitaire wereldje te vertellen hoe eenvoudig facilitaire dienstverlening eigenlijk is,

zodat steeds meer bedrijven de Bonsai Webportal willen kopen.

Daarom vragen wij zo’n laag bedrag voor de Bonsai Webportal.

Wilt u het eens zien werken?

Plan een online demonstratie met David onze verkoopmeneer.

U ontvangt informatie om deel te nemen aan de online demonstratie op een

afgesproken moment.

En in 30 tot 60 minuten begrijpt u alles over de Bonsai Webportal en de unieke

manier van het geautoriseerd delen van informatie van kantoor tot het veld.

David Kraaijenbrink

Telefoon: 06 1400 22 89

Email : David@bonsai-fs.nl

- 40 -

www.bonsai-fs.nl

0800 - 5 44 44 56