Tips voor opdrachtgevers: werken met freelancers voor subsidieaanvragen Door: Suzanne Hoeksema en Inemarie Dekker

Het is hartje zomer. Ver weg in augustus staat met vette letters de deadline van de strategische partnerschappen in de agenda, maar zover is het nog lang niet. De sector gaat op vakantie. Plots slaat de schrik toe. Nog maar vier weken! In allerijl wordt een freelancer opgetrommeld. Die freelancer ben jij. Op een uitgestorven kantoor zoek je naar de Wi-Fi van de opdrachtgever. Elke tien minuten ontvang je een mail met een nieuwe reeks jaarverslagen, vergadernotities en evaluatierapporten in de bijlage. Nog een paar laatste instructies van de directeur: “Voor de Theory of Change moet je bij Gerda zijn!’’ verstuurd vanaf een iPhone op Ameland. De projectmedewerker met wie je zou samenwerken is op multi-stakeholder-cursus in Istanbul. Je hebt twaalf dagen voor deze klus. Wij zijn deze freelancers. Bovenstaand Worst Case scenario is gebaseerd op de ervaringen van een groep van ruim twintig ZZP’ers in internationale samenwerking (zie tekstbox). Met onze blogs willen we begrip, inzicht en tips geven over en voor de groeiende groep freelancers in de sector. Deze keer: tips voor opdrachtgevers én freelancers om samen tot de beste subsidieaanvraag te komen. Creëer zoekruimte Een freelancer wordt vaak ingevlogen terwijl de opdracht nog niet helder omschreven is. De ervaring leert dat veel Terms of References op het eerste gezicht concreet en compact lijken, maar dat al gauw blijkt dat de opdrachtgever ook nog niet precies weet waar het heen moet met een projectvoorstel. Dat is niet erg. Het is juist heel begrijpelijk. Freelancers en opdrachtgevers moeten erkennen dat het onnodig en onwenselijk is te doen alsof de klus zo klaar is als een klontje. Het eindproduct en de weg ernaartoe hebben baat bij een beetje ‘zoekruimte’. Naast de uren voor het ontwikkelen en schrijven van het voorstel, is het goed voldoende uren te reserveren voor deze verkenningstocht. Het gaat meestal niet zoals van tevoren is gepland. Vertaal deze realiteit naar reële tijd om de opdracht gaandeweg bij te stellen.

Bespaar tijd en geld Bij NGO’s komen subsidieaanvragen vaak als extra werk op ieders bordje en eigenlijk heeft niemand er echt tijd voor. En hoewel deadlines meestal ver van tevoren bekend zijn, worden freelancers vaak op de valreep ingezet. Dat is zonde van de al spaarzame tijd: gebruik juist elkaars kennis en expertise om zo efficiënt mogelijk een goed projectplan te ontwikkelen. Is er een collega die alles weet van gendergelijkheid? Laat hem of haar dan een stuk tekst aanleveren mét bijbehorende referenties – in plaats van een reeks tijdrovende rapporten naar de freelancer te sturen. Het scheelt tijd - uiteindelijk voor iedereen - en dus ook geld. Werk samen voor beste eindproduct Een freelancer, en dus ook het slagen van zijn of haar opdracht, is sterk afhankelijk van de inzet en betrokkenheid van de opdrachtgever. Wij freelancers zeggen soms te snel “Ja hoor, laat dat maar aan mij over!” en opdrachtgevers leunen iets te gemakzuchtig achterover: “Succes! Als je nog iets nodig hebt dan horen we het wel, hè!” Vanwege tijdsdruk of gebrek aan goed schrijvend personeel parkeren opdrachtgevers het hele schrijfproces graag bij een freelancer, maar alleen op een eiland kan de freelancer geen goed eindproduct leveren. Immers, de organisatie weet zelf het best wat ze kunnen en willen doen, en kunnen dit zelf het snelst in hoofdlijnen uitwerken. De freelancer kan werk uit handen nemen door de opdrachtgever te adviseren over de inhoud en logica van het plan dat op tafel ligt, en vervolgens de aanvraagtekst (deels) te schrijven en redigeren. Hetzelfde doel Kortom, een goede afstemming, taakverdeling en samenwerking levert een mooi subsidievoorstel op. En daarnaast is een goede samenwerking ook handig voor wanneer je de volgende keer externe hulp moet zoeken. Tenslotte hebben opdrachtgever en freelancer hetzelfde doel: we willen allemaal een eindproduct waar we trots op zijn. Verschenen op Vice Versa (februari 2015)

FRIS Collectief - Freelancers Internationale Samenwerking FRIS is een collectief van ruim 20 freelancers in internationale samenwerking en sociaal ondernemerschap. Wat ons verbindt is dat wij professionals zijn een frisse blik: ambitieus, energiek en we zien nieuwe mogelijkheden voor ontwikkelingsorganisaties en sociaal ondernemers. Wat doen we? De freelancers van het FRIS Collectief beslaan alle stappen van de projectcyclus in internationale samenwerking en sociaal ondernemerschap. Van projectidee tot evaluatie. Hoe doen we dat: Samen kunnen we meer opdrachten goed uitvoeren en elkaar ondersteunen: inhoudelijk en praktisch. We ontmoeten elkaar tenminste vier keer per jaar om kennis te maken en kennis te delen. We werken samen aan opdrachten of matchen de beste freelancer aan een opdracht. Contact FRIS Collectief: inemarie@svikaworks.nl

Inemarie Dekker Inemarie Dekker (1980) werkt sinds drie jaar als freelancer in internationale samenwerking en sociaal ondernemen. Zij heeft meer dan negen jaar ervaring in werken met en in Sub-Sahara Afrika op het gebied van migratie, gender en sport met name in het ontwikkelen van projecten en het vinden bijbehorende financiering. Inemarie is de initiatiefnemer van FRIS Collectief. Zie meer: nl.linkedin.com/pub/inemarie-dekker/5/3a1/a0a/ Suzanne Hoeksema Suzanne Hoeksema (1983) werkt sinds twee jaar als freelance tekstschrijver en onderzoeker voor maatschappelijke organisaties in Nederland en daarbuiten. Haar producten – publicaties, projectvoorstellen en programmaonderzoek – richten zich met name op mensenrechtenthema’s en seksualiteit. Zie meer: nl.linkedin.com/pub/suzanne-hoeksema/22/249/289