BiSL op maat!

E-dienstverlening door en voor gemeenten

Agenda

• Achtergrond en aanleiding GovUnited• Aanbesteding Midoffice suite• Zaakgericht werken • Beheerorganisatie GovUnited• Uitdagingen

Aanleiding GovUnited

Achtergrond

• E-dienstverlening door en voor gemeentenGovUnited help tot stand komen van e-overheid door bundeling van kennis, hetorganiseren van de inkoopvraag en het stimuleren van de innovatie. De focus ligtop de uitvoering. Voor haar deelnemers laat GovUnited e-governmentdienstenontwikkelen, implementeren en beheren.

• MissieGovUnited wil om dit te bereiken een belangrijke rol spelen op het gebied van regievan (gezamenlijke) ontwikkeling, implementatie en beheer van e-government voorgemeenten. Gemeenten trekken samen op en staan sterk tegenover leveranciers; versterkingvan het opdrachtgeverschap is één van de hoofddoelen.

Totstandkoming GovUnited

• Gestart met 9 gemeenten (100+), nu 75 gemeenten

• ICTU-programma

• Brede samenwerking:– KING (Egem, benchmark)– Overheid heeft Antwoord– Mijn.Overheid (PIP)– VROM (Omgevingsvergunning)– CBS (statistieken)– Binnenlandse Zaken (NUP)

Organisatie GovUnited

• Programmaraad: alle gemeenten• Dagelijks bestuur: Bestuurders en GS-en• Programmabureau

• Van en voor gemeenten• Kennis van koplopers aan boord

Filosofie GovUnited

• Het gaat om de dienstverlening– Instandhouden ICT-infrastructuur is geen kerntaak van gemeenten– GovUnited “koopt” de voorzieningen om (elektronische) diensten te leveren

• Publieke regie-organisatie– Versterking opdrachtgeverschap– Zorgen voor standaardisatie– Stimuleren innovatie– Bevorderen van marktwerking

• Gemeenschappelijke voorzieningen– “Software as a Service”– Schaalvoordelen in (door)ontwikkeling en beheer– Gestandaardiseerd maatwerk

Activiteiten GovUnited

• Kennisdeling– Mijn.GovUnited: actieve community met 800 leden– Proces herontwerpen– Ontwikkel- en innovatieagenda– Opleidingen– Regioclusters

• Samenwerking en schaalvoordelen– Producten- en dienstencatalogus (incl. redactieraad en beheer)– Doorontwikkeling E-diensten– Gemnet-aansluiting– Gebruikersonderzoek– Testlocaties– Convenanten met externe partners: CBS, VROM, ICTU, BZK

• Beheer en contractmanagement– Releasemanagement, incidentmanagement, aansturing leveranciers

Ketenpartners

• Aansluiten bij landelijke ontwikkelingen– BRIKS / Landelijke omgevingsvergunning / Wabo– Gemeenschappelijke Machtiging- en Vertegenwoordigingvoorziening– Mijnoverheid.nl

Producten

GovUnited regisseert op dit moment de ontwikkeling van een complete midofficesuite door Logica, inclusief:

• Een digitaal loket met intelligente formulieren• Koppeling aan Digid en internetkassa• Systemen voor content- en document management, zaaksysteem,

producten- en dienstencatalogus, kennisbank en geo-informatie.

Scope:Top 9 E-diensten

1. Uittreksel GBA2. Afspraak maken via 'Op Afspraak’3. Binnen- en intergemeentelijke verhuizing4. Omgevingsvergunning5. Evenementenvergunning6. Generiek bezwaarschrift7. Horecavergunning8. Melding openbare ruimte9. WMO-voorziening

Zaakgericht Werken

De kern van de zaak

• Verbeteren van de dienstverlening:– Integratie van kanalen (aanvragen via post, balie, telefoon en website in één overzicht)– doorlooptijden worden bewaakt– statussen aan de klant gemeld– aanvragen en besluiten worden automatisch gepubliceerd

• Verbeteren van de bedrijfsvoering – gemeentebrede managementrapportages

• Effectievere handhaving – gemeentebreed alle informatie beschikbaar

• Integratie in de keten – uitwisseling informatie met andere overheidsorganisaties kan vanuit één systeem

Zaakgericht werken

Standaardisatie Status

• status 1: ontvangen (geregistreerd)• status 2: geaccepteerd (aan behandelende afdeling toegewezen)• status 3: in behandeling genomen• status …• status …• laatste status: afgehandeld• status 1, 2, 3 + laatste status generiek !

12 mei 2009 titel Sheet 16

Checklist (stappen)

GovUnited zaaktype catalogus

• Voorbeeld: aanlegvergunning aanvragen• Kenmerken:

– Documenttypen: aanvraag, ontvangstbevestiging, beschikking, ..– Statustype: ontvangen, geaccepteerd, in behandeling, …– Besluittype: verleend, geweigerd– Bewaren/vernietigen: verleend (b), geweigerd (3j)– Start vernietigingstermijn: na weigering– Gerelateerde zaaktypen: bezwaar awb

• Incl. Archieffunctionaliteit

Kosten

Kosten tot op heden

• Alleen contributie, maar wel– Aanbesteding (incl. rechtszaken)– Communicatie– Standaarden (ZTC)– Aansturing leveranciers: audit, testtraject– Voorsorteren op NUP, o.a.

• Omgevingsloket/Wabo, WMO/regelhulp, dienstenrichtlijn• Overheid heeft Antwoord (transparantieproducten) • Antwoord voor bedrijven• Mijn Overheid(PIP)• Webrichtlijnen• Open source en open standaarden (NOiV)• DigID, BSN, OSB, …

Maar inclusief

• Hosting volledige infrastructuur• Technisch beheer infrastructuur• Koppelingen naar BO/GB-systemen (“mannetje”)• Standaardconfiguratie alle componenten• Standaardconfiguratie e-diensten• Migratie/conversie• Opleidingen• Implementatie bij gemeente• Servicedesk• Service Afspraken (SLA)• Regie GovUnited (contract- , beheer-, release- en incidentmanagement)

Ervaringen

• Organisatievraagstuk (met beetje ICT)• Verwachtingsmanagement: wat, wanneer, wie, hoe, wat• Communicatie, communicatie, communicatie• Goed opdrachtgeverschap is hard werken• De wil tot standaardiseren, maar ..

– Landelijke standaarden beperkt aanwezig (NUP)

• Veel kennis bij gemeenten: groot en klein• Bundeling van kennis en expertise• Integratie-problematiek wordt onderschat• DMS-implementaties vanuit workflow en uitzonderingen• Zaakgericht werken staat in de kinderschoenen• Zicht op de ijsberg

Vraag aan de zaal?

Wie van u audit zijn/haar project door een onafhankelijke partij t.b.v. acceptatie?

Planning

• Maart: start audit met Go /Go mits (gele kaart)/No GO (rode kaart)• Juni: oplevering contractuele scope• Juni start Top20 gemeenten

– Voorbereiding implementatie– 6 maanden doorlooptijd– Afhankelijk van componenten en diensten

• Nieuwe releases 1/10 (o.a. wabo)• Snelheid wordt vanaf juni bepaald door gemeente

Beheer organisatie GovUnited

Voor en namens gemeenten

Focus

• Regie, vraagbundeling en business/ICT alignment• Contractbeheer en servicemanagement• Afhandelen van (service)calls• Wijzigingenbeheer / doorontwikkeling• In beheer houden van de IV

Aanpak

• Waar zit de meeste ‘pijn’?• Van grofmazig naar fijnmazig

– Work your way up– ‘Centraal wat moet, lokaal wat kan’– Organisatie en afstemming tussen GU, gemeenten en Logica (TBV)– Processen callbeheer, wijzigingenbeheer en beheren bedrijfsinformatie 1e prioriteit

• Input: best practices van de foundation– Rolbeschrijvingen – Callbeheer– Wijzigingsformulier

FB organisatie

Dagelijks Bestuur

directie GovUnited

Change Advisory Board (CAB)

BeheerCMS Zaak & dossier

PDC

Programmaraad

Redactieraad

E-diensten

Uitvoerende BiSL verdeling

Gebruiksbeheer

Gebruiksbeheer en Transitie grotendeels bij gemeente

– Callbeheer tussen gemeente en Logica• 1e -lijns functioneel beheer bij gemeenten• 2e -lijns bij Logica• Kennisbank voor veel voorkomende meldingen

– SNO tussen GovUnited en Logica als kader• Sturing vanuit GU op basis van rapportages en audits• Escalatieproces tussen Servicemanagers GU, Gemeenten en Logica• Regie bij gemeente overstijgende incidenten

Call beheer

GemeenteGemeente

Logica

Applicatiebeheer Technischbeheer

Ondersteuning

GovUnited

Regie

GemeenteIncidenten

Rapportages

Moeder incidenten

IP

Incident afhandeling

Info

rmat

ie Audit

Opdrachten mbt grote incidenten

Beheren bedrijfsinformatie

– Producten en Diensten Catalogus• Generieke PDC content wordt optioneel centraal vastgesteld via redactieraad• Gemeente specifieke invulling door gemeenten (o.a. lokale APV’s en andere

verschillen)

– Lokale configuratie vrijheid• Content en vormgeving• Zaaktype configuratie• Formulieren• Parametrisering (leges, leeftijden)

Wijzigingenbeheer

GemeenteGemeente

Logica

Applicatiebeheer Technischbeheer

Ondersteuning

GovUnited

Regie

GemeenteReleases

Wen

sen

IP

Requirements

Implementatie

Functionaliteitenbeheer

Wijzigingen- en functionaliteitenbeheer grotendeels via GovUnited

• Gebruikersgroepen– Meldingensysteem met status en kenmerken per wijziging– Specificeren (in samenwerking met Logica voor impactanalyse)– Vormgeven niet-geautomatiseerde IV– Toetsen en testen (acceptatietesten op de moederomgeving)

• Change Advisory Board (CAB) – Voor overkoepelende wijzigingen in onderling verband– Prioriteiten stellen– Vaststellen releasekalender– Voorbereiden Transitie

GovUnited: moeder en kind

Toetsen en Testen

Onderlinge verdeling

LogicaContract management

Logica GovUnitedGemeenteoverstijgend

GovUnitedContract management

GemeenteContract management

Gemeente

LogicaServicemanagement

GovUnitedServicemanagement

GemeenteServicemanagement

LogicaProduct management

GovunitedFunctioneel Beheer

GemeenteFunctioneel Beheer

Logica2e lijns servicedesk

Gemeente1e lijns servicedesk

Volwassenheidsniveau’s gemeenten

Bron: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Blauwdruk functioneel beheer

• Actief betrekken van gemeenten op alle niveau’s– Bedrijfsproces- en ketenontwikkelingen– Behoeftemanagement– Contract- en servicemanagement– Gebruikersondersteuning– Functionaliteitenbeheer

• Blauwdruk en checklist functioneel beheer– Opleidingen en trainingen– Handleidingen– Checklist– Processen– TBV

Groeiproces

Vragen

Mo Jaberm.jaber@govunited.nl06-48585141

Arjan Schaeffera.schaeffer@govunited.nl06-41501789