Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

23
Monitoren Van verantwoorden naar veranderen Bellis van den Berg Saartje Sondeijker

Transcript of Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Page 1: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

MonitorenVan verantwoorden naar veranderen

Bellis van den BergSaartje Sondeijker

Page 2: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Doel vandaag• Zes jaar lang ervaringen voorbij zien komen over

monitoren van verandertrajecten• Monitoren in verandering: van verantwoorden naar

veranderen• Kennis overbrengen: aanpak om visie te vertalen in kort

cyclisch monitoren in het werk• Tekenaar Edwin legt dit vast zodat jullie het in jullie

eigen organisatie kunnen benutten• Mogelijk verdiepingssessies vanaf het najaar: denk graag

mee!

Page 3: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Transitie gaat over het herstellen van

de verbinding

Hoe overleven we als organisatie? Hoe willen we

samenleven?

Page 4: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren
Page 5: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

T= 10T= 1,5T= 0

Ik implementeer mijn verandering langs deze lijnen….

Systeem

wereld

Leefwereld

Systeem

wereld

…maar dit wil ik ermee bereiken in de toekomst

4. Monitoren en lerenVerbinden van trajectresultaten aan de voortgang van interventies

Page 6: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

VisieBEDOELING: Wat wil je als organisatie betekenen voor de cliënt?

ANDERS: Wat moet er veranderen om dit te realiseren?

INZICHT: Hoe merken we dat we op de goede weg zijn? Merk- en meetbaar?

VERBETEREN: Hoe integreren we de feedback in het werk?

Match leef- en systeemwereld !!

Page 7: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Uitgangspunten• Monitoren is geen doel op zich – middel om leefwereld onderdeel te

maken van je dagelijkse werk (spiegel!)• Zorg dat samenhang tussen de stappen leeft op de werkvloer - aandeel

in het geheel, bijdragen aan de bedoeling en toewerken naar de stip• Laat het monitoren over aan de mensen waar het over gaat (regie &

eigenaarschap!)• Monitor niet alleen op de leefwereld, maar ook op de veranderingen in

de systeemwereld• Maak monitoren echt onderdeel van het werk – voorkom gevoel van

erbij vanuit controle management, maar zelf inzicht willen om werk goed te kunnen doen

• Sluit aan bij wat je al doet als organisatie: familiebijeenkomsten, teamoverleg, heidag, clientenpanels etc.

• Organiseer een kort cyclisch leer- en verbeterproces: laat output samenkomen in opeenvolgende dialoogmomenten en verbeteracties

Page 8: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Handleidingvan visie tot kort cyclisch verbetertraject

Page 9: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

VisieDe visie weerspiegelt het lange termijn perspectief van de organisatie. Het is opgesteld vanuit de leefwereld: wat wil de organisatie bereiken voor de cliënt? Wat is de bedoeling?

De visie: Motiveert medewerkers, het is een lonkend perspectiefHelpt medewerkers te focussen op de relevante activiteitenBiedt een kader waardoor medewerkers weten hoe zij activiteiten moeten uitvoeren.

Visie

De cliënt staat bij ons centraal, wij bieden cliëntgerichte zorg

Page 10: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Een visie is vaak algemeen van aard. Ga na wat de visie concreet betekent

voor de cliënt: Wat merkt de cliënt in zijn/ haar dagelijks leven van de visie?

Tips: Betrek hierbij verschillende stakeholders in de

organisatie: cliënten, mantelzorgers, medewerkers pp, ondersteunende dienst, MT etc.

Schrijf concrete factoren of subdoelen op waaraan je merkt dat het doel wordt behaald.

Wat betekent cliëntgerichte zorg?

Stap 1: vertaalslag naar cliënt

Ik bepaal zelf mijn dagritme

Samen komen we tot een

behandelplan

Ik kies mijn zorgverleners

Ik kan zelf kiezen wat ik eet en drink

Page 11: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Stap 2: vertaalslag naar werkgedrag

ZP stemmen bezoekuren af met naasten

Team bekijkt dagelijks hoe de dag eruit

ziet

ZP vragen in plaats

van invullen

MT en OD lopen mee op de werkvloer om ideeën op te doen hoe te faciliteren

Ga na wat de factoren die zijn benoemd bij stap 1, betekenen voor het gedrag van medewerkers.

Hoe moeten medewerkers zich gedragen en verhouden tot de cliënt om het (sub)doel te bereiken?

Tips: Betrek ook hierbij verschillende stakeholders in de organisatie: cliënten,

mantelzorgers, medewerkers pp, ondersteunende dienst, MT etc. Ga na: wat zie je in gedrag naar cliënten/ familie en in interactie tussen

medewerkers? Het gaat om alle medewerkers: MT, teamleiders/coaches, medewerkers pp, OD, BD, vrijwilligers etc.

Welk gedrag vraagt het van medewerkers als de cliënt zijn dagritme bepaalt?

Bestuurder geeft leiding vanuit de waarde ‘kwaliteit

van bestaan’

Page 12: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Informeel

Client

C

S

W

bestuurder

ondersteunende dienst

manager

HRM

Organisatie

Professional

‘match’ leef- en

systeemwereld Verbinding zit in

relaties driehoek Uitgangspunt is

stabiel evenwicht Nieuwe verhoudingen

zoeken Vraagt ander

werkgedrag Organisatie

faciliterend Wat ga je niet meer

doen? Innovatie vraagt

ruimte!

Page 13: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Ga na wat de factoren die zijn benoemd bij stappen 1 en 2, betekenen voor de organisatie. Hoe kan de organisatie het te bereiken doel en het gewenste gedrag van medewerkers faciliteren?

Tips: Wat moeten we afbreken? Bedenk samen met relevante stakeholders wat de

belemmeringen in de huidige organisatie zijn om de visie en bijbehorend gedrag te realiseren.

Wat moeten we opbouwen? Ga na wat nodig is om de visie en het gewenste gedrag te faciliteren. Denk daarbij ook aan procedures, afspraken, stijl van leidinggeven etc.

Wat moet er worden georganiseerd als de cliënt zelf zijn dagritme bepaalt?

Stap 3: vertaalslag naar organisatie

Afbraak: centraal

roosteren

Opbouw: afspraken met behandelaars op

cliëntniveau

Opbouw: regelruimte voor teams

Afbraak: verantwoording over dagindeling aan teamleider

Afbraak: aanbodgericht

activiteitenprogramma

Page 14: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Hier komt de bedoeling bij de cliënt, maar deze zit verankerd in

de dieperliggende cultuur…

Boodschap[1] Leren veranderen vanuit de bedoeling[2] Wat ga je niet meer doen?

Page 15: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Het beoogde (sub)doel voor de cliënt en gerelateerd gedrag en organisatie zijn benoemd.

Reflecteer: waaraan je kunt aflezen dat de factoren die zijn benoemd bij stappen 1 t/m 3 worden

gerealiseerd? Kies voor elke stap één of twee kritische indicatoren: Stap 1: effectindicatoren – waaraan kan je het beoogde effect voor de cliënt

aflezen? Stap 2: gedragsindicatoren – waaraan lees je af dat het gewenste gedrag wordt

vertoond?Stap 3: proces- en structuurindicatoren – wat is er georganiseerd om het subdoel

te realiseren?

Tips: Het is nuttig om verschillende (typen) indicatoren te gebruiken om vast te

stellen of een subdoel is bereikt, maar kies er nooit meer dan 5-10. Het kan gaan om kwantitatieve maar ook om kwalitatieve informatie (meetbaar

en merkbaar) Check bij iedere indicator steeds of het daadwerkelijk iets zegt over de realisatie

van de visie. Kies indicatoren die niet vanuit controle worden ingezet, maar die medewerkers

in het werk helpen om te leren, verbeteren en dialoog te starten

Stap 4: benoem KPI’s

Page 16: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

C

SW

SYSTEEMVERANDERING

LEEF

Werkgedrag?

Structuur?

Cultuur?

Mijlpalen leefwereldIndicatorIndicatorIndicator

MonitorenHoe kan ik medewerkers kort cyclisch laten reflecteren op eigen werkgedrag vanuit de bedoeling?

ProfessionalInformeel

Client

de bedoeling!

Mijlpalen systeemwereldIndicatorIndicatorIndicator

Page 17: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Ik bepaal zelf mijn dagritme

Vragen i.p.v. invullen

Cliënten ervaren voldoende

keuzevrijheid in activiteiten

Cliënten bepalen zelf hoe laat ze

opstaan

Naasten ervaren een betere

afstemming met hen over de

wensen van de cliënt

Afspraken met behandelaars

worden op clientniveau

vastgelegd in ZLP

Teams bereiken een volgende fase van zelfsturing

Minder administratieve lasten voor de teams en meer

directe tijd met de cliënt

Samen komen we tot een

behandelplan

Ik kan zelf kiezen wat ik eet en drink

Ik kies mijn zorgverleners

MT en OD lopen mee op werkvloer om ideeën op te doen over hoe te

faciliteren

Bezoekuren afstemmen met

naasten

Team bekijkt dagelijks hoe

de dag eruit ziet

Leidinggeven vanuit ‘kwaliteit van bestaan’

Afbraak: centraal roosteren

Opbouw: afspraken met behandelaars

op cliëntniveau

Opbouw: regelruimte voor teams

Afbraak: verantwoording over

dagindeling aan teamleider

Afbraak: aanbodgericht activiteitenprogramma

Effect indicatoren Gedragsindicatoren Proces- en structuurindicatoren

De cliënt staat bij ons centraal, wij bieden cliëntgerichte zorg

Page 18: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Stap 5: kort cyclisch monitoren - leren in het werkGa na hoe je de verschillende indicatoren op regelmatige basis kunt monitoren én kan samenbrengen in een proces van kort cyclisch leren in het dagelijkse werk! Je krijgt zicht op de voortgang, je organiseert feedback op gedrag, je stimuleert dialoog en je kunt successen vieren.

Tips:Bepaal voor elke indicator hoe je de informatie ophaalt en bij wie (informatiebron)Stem de vorm, taal en frequentie af op de doelgroepMaak het onderdeel van het werk door aan te sluiten bij zaken die je al doet: teamoverleg, huiskamerbijeenkomst, spiegelgesprekken etc. Zorg dat alle informatie samen komt en in relatie tot elkaar geëvalueerd kan worden. Maak het kort cyclisch! Organiseer reflectie- en dialoogmomenten waarop de uitkomsten worden besproken en nieuwe verbeteracties worden afgesproken.Maak verbeterpunten klein en concreet, te realiseren in 2 tot 4 weken

Page 19: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Brainstorm!

Page 20: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Cliënten ervaren voldoende

keuzevrijheid in activiteiten

Cliënten bepalen zelf hoe laat ze

opstaan

Naasten ervaren een betere

afstemming met hen over de

wensen van de cliënt

Afspraken met behandelaars

worden op clientniveau

vastgelegd in ZLP

Teams bereiken een volgende fase van zelfsturing

Minder administratieve lasten voor de teams en meer

directe tijd met de cliënt

Effect indicatoren Gedragsindicatoren Proces- en structuurindicatoren

De cliënt staat bij ons centraal, wij bieden cliëntgerichte zorg

Informeel praten met cliënten tijdens Bingo avond over

activiteiten

Teambarometer

zelfsturing

Familie avonden over hoe

mantelzorg actief betrokken kan

raken

Management-registraties of

dashboard voor teams

Check ZLP + tevredenheid/wensen

tijdens bespreking daarover met cliënt

en naaste

Spiegelgesprek CR over wensen

cliënten

Dialoogmoment DialoogmomentDialoogmoment Dialoogmoment

Page 21: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Teambarometer meting

Managementregistraties of dashboard voor teams

Spiegelgesprek CR over wensen cliënten

Aangepaste CQ Light Aangepaste CQ Light

Familie avonden mantelzorg actief

Informeel praten met cliënten tijdens Bingo avond over activiteiten

Check ZLP in gesprek cliënt/naaste

Stap 5: kort cyclisch monitoren - leren in het werk

Teambarometer meting Teambarometer meting

Familie avonden mantelzorg actief

Check ZLP in gesprek cliënt/naaste

Januari 2016 Mei 2016 Sept 2016

Teamoverleg

Teamoverleg

Teamoverleg

MT heidag

Kwaliteit cirkel

Innovatie team

Kwaliteit cirkel

Monitoren

Kort cyclisch leren en verbeteren

Page 22: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Cliënten ervaren voldoende

keuzevrijheid in activiteiten

Effect indicatoren Gedragsindicatoren Proces- en structuurindicatoren

Visie:

Cliënten ervaren voldoende

keuzevrijheid in activiteiten

Cliënten ervaren voldoende

keuzevrijheid in activiteiten

Cliënten ervaren voldoende

keuzevrijheid in activiteiten

Cliënten ervaren voldoende

keuzevrijheid in activiteiten

Cliënten ervaren voldoende

keuzevrijheid in activiteiten

Page 23: Bijeenkomst 26 mei_ Handleiding van visie naar kort cyclisch monitoren

Kort cyclisch monitoren - leren in het werk

Teamoverleg

Teamoverleg

Teamoverleg

MT heidag

Kwaliteit cirkel

Innovatie team

Kwaliteit cirkel

Monitoren

Kort cyclisch leren en verbeteren