De Belastingdienst ontvangt jaarlijks zo’n 240.000 facturen van leveranciers. De behandeling van een papieren factuur kost ongeveer 50 euro. Komt dezelfde factuur langs elektronische weg binnen, dan zijn de behandelingskosten slechts een fractie van dit bedrag. Een snel rekensommetje leert dat e-factureren een besparing van vele miljoenen euro’s oplevert.

De Belastingdienst is in 2005 gestart met het project Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F). Nu, vier jaar later, worden de in dit project ontwikkelde procedures een gangbaar onderdeel van de bedrijfsvoering. “We hebben die tijd echt nodig gehad om alles in goede banen te leiden”, vertelt inkoopmanager Douwe Bakker. “Op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie kunnen medewerkers langs elektronische weg materialen bestellen of personeel inhuren. Ook de facturering voor de afgenomen producten en diensten verloopt elektronisch.” De te bestellen artikelen zijn te vinden in een catalogus op het intranet van de Belastingdienst. “Er staat van alles in, van voetenbankjes tot alledaagse zaken als balpennen”, zegt EB&F-projectleider Lonneke Goei. “Iedereen kan die bestellen. De afdelingen hebben ook voorraadkasten met kantoorartikelen. De beheer-ders van deze kasten vullen de voorraden op dezelfde manier aan. Spullen die maar heel weinig worden ingekocht, staan niet in de catalogus. In dat geval kun je wat je nodig hebt in een vrij veld omschrijven. De inkoper gaat dan na of het gewenste artikel misschien toch in de catalogus staat of dat het apart moet worden besteld.”

Houd het simpelDe elektronische inkoop loopt bij de Belastingdienst langs vijf generieke bestelkanalen: het catalogus-, inhuur-, nacalculatie- (voor energie, water en dergelijke), abonnementen- (leaseauto’s, tijdschriften) en ‘overige’ kanaal. Bakker: “Het is altijd mogelijk een van deze kanalen te gebruiken als je iets nodig hebt. Om het elektronisch bestellen en factureren soepel te laten verlopen, is het belangrijk van tevoren goed na te denken over de inrichting van de bestelkanalen. Houd het zo simpel mogelijk, is mijn advies. Onderscheid niet te veel kanalen, want dan maak je het al gauw te complex.”In aanbestedingen neemt de Belastingdienst de voorwaarde op dat de leverancier in staat moet zijn elektronische bestellingen te verwerken en elektronisch te factureren.Volgens Bakker en Goei kan de markt inmiddels goed aan deze eisen voldoen. “Het is ook voor leveranciers handig. Tegen een

E-factureren ȟ

niet meer weg te denken bij Belastingdienst

relatief geringe investering in automatisering kunnen ook zij kosten besparen. Zij sturen hun facturen in XML-opmaak naar ons, met behulp van een speciale berichtenbox.”

Leer van anderenDe Belastingdienst maakt voor elektronisch bestellen en factureren gebruik van een Application Service Provider (ASP). De productencatalogus en het berichtenverkeer zijn onderge-bracht bij deze ASP, de administratie bij de Belastingdienst zelf.

“Denk groot, maar begin klein. Ga opschalen als alles naar behoren werkt.”Lonneke Goei, projectleider Electronisch Bestellen en Factureren

“Het is voor ons niet handig de administratie van bestellingen buiten de deur te hebben. Deze is sterk verweven met andere onderdelen van onze administratie, zoals de tijdschrijfgegevens van uitzendkrachten”, licht Bakker toe. “Elke overheidsorganisa-tie maakt daarin zijn eigen keuze. Wij staan voor een nieuwe aanbesteding van de ASP. Stel dat we op een andere aanbieder uitkomen, dan moet er veel informatie worden overgezet. Voor de administratie hoeft dit in ieder geval niet.”

EB&F is een middel om inkoopprocessen te standaardiseren en optimaliseren

Verschillende gestandaardiseerde kanalen voor verschillende type producten

In het kort

DoelenOptimaliseren van het operationele inkoopproces.Kostenbesparing verwerken facturen.

Totaal aantal facturen240.000 facturen

Ambitie eind 2010140.000 van de in totaal 240.000 facturen worden elektronisch aangeleverd. Doel is al bereikt (2009).

Aanpak2005: start project Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F).2009: EB&F is normaal onderdeel werkprocessen.

Al ingevoerde inkoopcategorieënKantoorartikelenInhuur consultants en uitzendkrachtenPost

SoftwareSAP SRM, voor bestelprocesESIZE, voor uitwisselen elektronische berichten

BerichtenopmaakcXML (vooruitlopend op UBL 2.0)HR-XML

Informatie bij:Douwe BakkerManager Unit Inkoopd_bakker@belastingdienst.nl

Websitewww.belastingdienst.nl

Het elektronisch bestellen en factureren verloopt naar wens bij de Belastingdienst. “Probeer zoveel mogelijk van anderen te leren”, tipt Goei. “De Belastingdienst is behoorlijk aan het pionieren geweest, die fase kunnen anderen overslaan.”

Begin kleinInkoopmanager Bakker benadrukt een aantal malen dat het belangrijk is vóór het afsluiten van een contract na te denken over het afhandelen van bestellingen en daarover afspraken te maken met leveranciers. “Je moet echt weten of wat de leverancier aanbiedt, aansluit bij jouw systemen. Zo niet, dan heb je een probleem.” Ook intern moeten processen goed zijn georganiseerd. “Je moet bijvoorbeeld regelen dat goederen-ontvangsten worden geregistreerd op het moment dat ze worden afgeleverd. Met leveranciers hebben we afgesproken dat ze een e-factuur niet eerder dan 5 dagen na het afleveren van de betreffende bestelling verzenden. Het risico dat factuur en

Besluit staatssecretaris van Financiën, de heer De Jager (12 febr. 2009, Staatscourant nr. 32):“De Belastingdienst wil de regels voor elektronische facturen sterk vereenvoudi-gen door aan te sluiten bij de manier waarop ondernemers het elektronisch factureren zelf toepassen. In de praktijk bestaat behoefte aan een verruiming van het huidige wettelijke kader voor elektronische facturen. Door deze maatregel kunnen ondernemers efficiënter gebruik maken van de mogelijkheden van elektronisch factureren. Ook in Europees verband is de noodzaak onderkend om de huidige belemmeringen voor elektronische facturering op te heffen en een elektroni-

sche factuur dezelfde status te geven als een papieren exemplaar.

Goedkeuring Ik keur goed dat de elektronische wijze van opmaak en versturen van de factuurgegevens vorm- en middelvrij kan plaatsvinden. Ik keur ook goed dat de verplichting om het gebruik van de (in de wet, red.) genoemde andere methode aan de inspecteur te melden, vervalt. In de praktijk valt bij die andere methode te denken aan bedrijfsspecifieke elektronische apparatuur voor het maken en versturen van elektronische facturen of aan het per e-mail versturen van facturen, die bijvoorbeeld de vorm van een pdf-bestand krijgen.”

aflevering elkaar kruisen, wordt zo tot een minimum beperkt.” In zijn algemeenheid is het verstandig kalm aan te doen met het invoeren van e-factureren: “Het is prima dat je in het groot denkt, maar begin met kleine stapjes. Dat stelt je in staat op een vrij eenvoudige manier kinderziekten aan te pakken en draagvlak te creëren.”

“Sluit pas een contract af met een leverancier als je goed afspraken hebt gemaakt over het elektronisch bestellen en factureren.”Douwe Bakker, inkoopmanager Belastingdienst