1. Fina(a)l(e) Digitaal! FelixArchief , 28 januari 2014

2. Programma - Verwelkoming en korte inleiding - 4 stappen naar een volledig digitaal informatiebeheer - Per stap evalueren waar je bedrijfseenheid/departement momenteel staat - Per stap bespreken we wat het realiseren van deze stap juist inhoudt en wat nog eventuele knelpunten zijn- Verdere acties en plannen voor 20142 3. Inleiding - In 2007 gestart met digitaal werken - In 2014 realiseren we het - We zijn er bijna! - Maar nog niet helemaalaangroei archiefdepot Den Bell (meters) 120 100 80 60 4020 0 2010 2011 2011 2011 2011 2012 2012 2012 2012 2013 2013 2013 2013 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q43 4. Inleiding - Doelstelling volledig digitaal 2014 - Manteambesluit 17/10/2012 - 4 stappen naar volledig digitaal informatiebeheer- Volledig digitaal is nodig - Omdat dit efficinter werkt - Omdat archiefdepots vol zitten4 5. Capaciteit FelixArchief vs aangroei 43.0 41.0 39.0 37.0Km35.0 33.0AangroeiCapaciteit zonder virtueel nummeren31.0Capaciteit met virtueel nummeren 29.0 27.0 25.0Jaar5 6. 4 stappen naar digitaal informatiebeheer 1. 2. 3. 4.Netwerk informatiebeheerders Centraal digitaal klasseren Goed digitaal klasseren Digitaal archiveren-Hoe scoort jouw bedrijfseenheid/departement? -Groen = stap is in orde Oranje = stap is bijna in orde Rood = stap is niet in orde6 7. Stap 1: Informatiebeheerders De dienst beschikt over een netwerk van informatiebeheerders- Hoe scoort jouw bedrijfseenheid/departement? - Groen = stap is in orde - Oranje = stap is bijna in orde - Rood = stap is niet in orde7 8. Stap 2: Centraal digitaal klasseren De medewerkers klasseren alle bedrijfsinformatie in het centrale digitale klassement of in bedrijfstoepassingen.- Hoe scoort jouw bedrijfseenheid/departement? - Groen = stap is in orde - Oranje = stap is bijna in orde - Rood = stap is niet in orde 8 9. Stap 3: Goed digitaal klasseren Alle administratieve medewerkers van de dienst weten hoe en waar digitaal te klasseren- Hoe scoort jouw bedrijfseenheid/departement? - Groen = stap is in orde - Oranje = stap is bijna in orde - Rood = stap is niet in orde9 10. Stap 4: Digitaal archiveren De dienst archiveert enkel nog digitale dossiers- Hoe scoort jouw bedrijfseenheid/departement? - Groen = stap is in orde - Oranje = stap is bijna in orde - Rood = stap is niet in orde10 11. Bonusvraag Voel je je voldoende ondersteund binnen je bedrijfseenheid/departement?- Groen = Ja - Oranje = Ja en neen - Rood = Neen11 12. Acties 2014 - Per bedrijfseenheid/departement - Formuleer 5 actiepunten om de stappen die rood of oranje kleuren te realiseren12 13. Acties 2014 - Spreekuren - Consulenten archieftoezicht verhogen aanwezigheid op werkvloer - Vaste momenten voor bespreken van vragen en problemen- Workshops - Workshops organiseren over knelpunten die naar boven komen - Uitwisselen ervaringen en ideen om tot oplossingen te komen- Communicatiecampagne Digitaal 2014 - Onder het motto Opslaan als - Boodschap = digitaal is normaal, papier is verleden tijd - Via diverse kanalen - Bell Flash, archivANT, interne nieuwsbrieven, intranet, 13 14. Acties 2014 - Kwaliteitslabels Digitaal 2014 - Alle 4 stappen zijn ok = kwaliteitslabel Digitaal 2014 - Per afdeling toe te kennen door Archieftoezicht- Ludieke acties - Digitaal werken op dienst promoten met concrete acties - Fiches met mogelijke acties - 14 dagen zonder papier vergaderen, 7 dagen zonder papier, 7 dagen niet printen, De opruimdag, Het digitale schriftje, Lege rekken prijs, - Archiefdepot is dicht - Sinds 1 januari 2014 - Geen papier meer toevoegen aan archiefdepot Den Bell - Tenzij je als dienst het kwaliteitslabel Digitaal 2014 hebt 14 15. Tot slot Ga heen en bestrijd het papier!Info? zie www.stadsarchief.local Vragen? archieftoezicht@stad.antwerpen.be15